BergOp 3.2 Praktikon, 2014

Transcriptie

1 BergOp 3.2 Praktikon, 2014

2 1

3 Praktikon B.V. Postbus GK Nijmegen tel fax Praktikon B.V. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Praktikon. No part of this book/publication may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher. 2

4 Voorwoord Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers van het webbased softwareprogramma BergOp. BergOp bevat een uitgebreid vragenlijstbestand om zorgtrajecten te monitoren, effecten van behandelingen in beeld te brengen, of systematisch te meten voor Routine Outcome Monitoring. Deze handleiding is bedoeld om de basis van het werken met BergOp helder weer te geven. In deze handleiding wordt stapsgewijs besproken wat je moet doen om een cliënt in BergOp in te voeren, vragenlijsten in te (laten) vullen en gegevens te beheren. Ben je beheerder van BergOp, dan kun je de BergOp handleiding voor beheerders raadplegen. Informatie over de ROM Module van BergOp vind je in de BergOp handleiding ROM-Module. Beide handleidingen zijn te downloaden via Wil je meer weten over praktijkgestuurd onderzoek en het implementeren daarvan, dan kun je het Handboek voor praktijkgestuurd effectonderzoek (Yperen, T.A. van & Veerman, J.W, red. 2008) raadplegen of contact opnemen met Praktikon. Veel succes bij het in gebruik nemen van BergOp! 3

5 Inhoud 1. Toegang & Account Home Cliënten en gezinnen Cliënten Adresboek Gezinnen Vragenlijsten Vragenlijsten in het Vragenlijstenoverzicht Een nieuwe afname Het Cliëntenportaal Profiel opvragen Vragenlijsten Cliëntenportaal Vragenlijsten: via Vragenlijsten: via wachtwoord Doelen Einddoelen invoeren Werkdoelen invoeren Doelen scoren Monitoring Bijzonder gebruikersrecht: Export Cliënten Contactpersonen ROM-metingen per cliënt Vragenlijsten Doelen Gebruikers Organogram Bijzonder gebruikersrecht: MIS

6 1. Toegang & Account Het scherm dat verschijnt na invoer van de inlognaam en het wachtwoord is de homepagina van BergOp. 2. Home Onder Autorisatiegegevens staan je persoonlijke gegevens en de Locaties, Modules en Teams die voor jou toegankelijk zijn. Op de homepagina staan iconen die toegang geven tot de verschillende menu-onderdelen van BergOp. Deze menu-onderdelen zijn ook te vinden in het uitklapmenu boven in het scherm, dat op iedere pagina zichtbaar is. Het kan dat de menu-onderdelen in deze handleiding niet precies overeenstemmen met de menuonderdelen op jouw scherm. Het hangt af van je specifieke gebruikersrechten tot welke menuonderdelen je toegang hebt. De onderdelen MIS en Export zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met een Gebruiker + account. 5

7 In deze handleiding komen de volgende menu-onderdelen aan de orde: Beheren of wijzigen van eigen gegevens Toevoegen van cliënten (algemene gegevens en zorg) Toevoegen van gezinsleden Invoeren of versturen van vragenlijsten Overzicht van vragenlijsten uit het Cliëntenportaal Opstellen van doelen Monitoren van respons op de vragenlijsten Bijzondere gebruikersrechten: Exporteren van gegevens (vragenlijsten, doelen, cliënten, gebruikers, organogram) Analyseren van resultaten via het Management Informatie Systeem 6

8 3. Cliënten en gezinnen In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe je individuele cliënten en gezinnen in BergOp kunt registreren. Doorgaans wordt een cliënt individueel aangemeld voor zorg of behandeling en ook zodanig geregistreerd in BergOp (3.1). Bij jeugdigen zijn andere gezinsleden zoals (pleeg/adoptie-)ouders vaak medeverstrekkers van informatie over de jeugdige. Zij ontvangen zelf geen zorg en worden dus ook niet als cliënt in BergOp geregistreerd, maar worden bij het invullen van vragenlijsten aangemerkt als informant. Daarvoor is het Adresboek van belang. Hoe je contactgegevens invoert wordt in paragraaf 3.2 uitgelegd. Wanneer gezinsleden ook zorg ontvangen (bijvoorbeeld bij gezinsbehandeling) kunnen de leden van het gezin ook worden geregistreerd als cliënt in BergOp (3.3). Zij krijgen naast een cliënt-id (dat iedere individuele cliënt toegekend krijgt) ook een gezamenlijk gezins-id. Het gezins-id is van belang voor analyse en monitoring van het gezinssysteem. 3.1 Cliënten Ga in Home of via het uitklapmenu Cliënten linksboven in het scherm naar Cliënten en klik op Nieuw. Het volgende scherm verschijnt. In de eerste kolom komen de algemene gegevens van de cliënt te staan. Alle velden met (*) zijn verplicht. Algemene gegevens cliënt - Selecteer het Type cliënt. Het Type cliënt is degene waarover de vragenlijst wordt ingevuld. Bij individuele cliënten is dit doorgaans het aangemelde kind of de patiënt. Bij gezinsbehandelingen kunnen dit ook andere gezinsleden zijn. - Vul voornaam, achternaam en geslacht in. - Vul de geboortedatum in. Dit kan handmatig (dd-mm-jjjj), of met behulp van de kalender. 7

9 - De volgende gegevens kunnen optioneel worden ingevuld: BSN: het Burger Service Nummer van de cliënt. EPD-ID: het cliëntnummer van een Elektronisch Patiënten Dossier (zoals Care4 of IJ(ZA)). Gegevens uit BergOp kunnen op deze manier aan een cliëntregistratieprogramma gekoppeld worden. - In het schermvoorbeeld staat vervolgens 'Academische werkplaats (ACYN)' en nog enkele andere aanduidingen. In je eigen scherm vind je deze velden niet. Het zijn vrije velden. De instelling bepaalt welke gegevens (zoals externe ID-nummers, postcode of dossiernummers) relevant zijn en bij de algemene gegevens worden gevraagd. - In het laatste invulveld is ruimte voor opmerkingen. In de tweede kolom vul je de gegevens over de eerste module van het zorgpakket in. Als de cliënt is aangesloten bij meerdere modules is de eerste module de hoofdmodule (de centrale of meest intensieve module). Eerste module zorgpakket De velden worden als volgt ingevuld: - Startdatum/Einddatum: vul de startdatum en eventueel een einddatum int. - Selecteer achtereenvolgens de Locatie, de Module en het Team waarbinnen de zorg plaatsvindt, en de betrokken hulpverlener. - De zorgaanspraak is gekoppeld aan de module en wordt automatisch ingevuld. - Het vakje voor Hoofdmodule wordt aangevinkt als er sprake is van een hoofdmodule. - Indien de cliënt deelneemt aan een ROM-proces kan onderaan een ROM-proces worden geselecteerd. Alle informatie over het opzetten en inzetten van ROM-processen kun je lezen in de Handleiding voor BergOp ROM. Na het opslaan van de ingevoerde gegevens verschijnt het Cliëntenscherm met de zojuist ingevoerde gegevens. Op het eerste tabblad staan de algemene gegevens (tabblad Algemeen). Behalve de ingevoerde gegevens staat er een vinkje voor 'Actief'; dit betekent dat de cliënt nu is geregistreerd in het systeem als actieve cliënt. Als je het vinkje weghaalt krijgt de cliënt een inactieve status. Meer informatie over het (belang van) inactiveren van cliënten vind je in het informatiekader. Het roze envelopje in het Cliëntenscherm biedt toegang tot het Adresboek. In de volgende paragraaf wordt uitgelegd hoe je gegevens in het Adresboek kan invoeren. Inactieve cliënten Op het tabblad 'Algemeen' kunnen cliënten en gezinnen inactief worden gemaakt door het vinkje in het vakje voor Actief te verwijderen. Het is van belang om cliënten of gezinnen die (tijdelijk) geen zorg (meer) ontvangen op 'inactief' te zetten; inactieve cliënten worden niet meegeteld in de berekening van de licentiekosten. Inactieve cliënten kunnen geen nieuwe vragenlijsten meer invullen. Wel kan het profiel van reeds ingevulde vragenlijsten deze cliënten worden opgevraagd door in de overzichten te zoeken op 'inactieve cliënten' door het vakje aan te vinken. 8

10 Op het tweede tabblad van het overzicht staan de gegevens over het zorgpakket. Hier kun je de zorgmodules bewerken, verwijderen of -als een cliënt is aangemeld voor meerdere modules- een nieuwe module aanmaken. Voor het toevoegen van een nieuwe module klik je op 'Nieuw'. Er opent dan een nieuw tabblad. De verschillende modules verschijnen als aparte tabbladen op het tabblad van het zorgpakket. Om een module te bewerken klik je op het tabblad van die module. Wijzigingen Zorgpakket Wanneer er tijdens de zorg wijzigingen in het zorgaanbod plaatsvinden pas je dat in het zorgpakket aan. Dit is bijvoorbeeld aan de orde wanneer: -De ene module wordt beëindigd en een andere module start (voortzetting zorg); -Eén of meer extra module(s) worden gestart naast reeds bestaande modules; -Eén of meer modules eindigen (vul Einddatum in). LET OP: als een module eindigt en de cliënt start met een vervolgbehandeling, maak dan voor de vervolgbehandeling een nieuwe module aan. Het is NIET aan te raden om de naam van de bestaande module aan te passen, omdat alle informatie dan wordt gekoppeld aan de nieuwe naam. Als alle zorg van de cliënt wordt beëindigd, kan de cliënt op 'inactief' worden gezet. Licentiekosten worden alleen berekend voor actieve cliënten. 3.2 Adresboek In het Adresboek kunnen adressen van de cliënt en andere informanten (zoals familieleden, behandelaars of leerkrachten) worden opgeslagen. Deze adressen worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen om de vragenlijst in te vullen. Een contactpersoon kun je als volgt invoeren: - Open het Adresboek op het tabblad Algemeen van het cliëntenoverzicht via het envelopje en klik op Nieuw. Het volgende scherm verschijnt. 9

11 - Bij Nieuw selecteer je het Contacttype. Het Contacttype wordt bepaald door de relatie die de informant met de cliënt heeft. Dit kan bijvoorbeeld de moeder of de therapeut van de cliënt zijn. - Vul vervolgens de naam en het adres van de Contactpersoon in. - Kies vervolgens Opslaan. Het Contacttype, de naam van de Contactpersoon en diens verschijnen nu in het Adresboek. adressen kunnen op ieder moment worden bewerkt ( Bewerken ) of verwijderd ( Verwijderen ). 3.3 Gezinnen Wanneer er meerdere gezinsleden zijn aangemeld voor een zorgtraject kunnen zij worden geregistreerd onder een gezins-id. Ga in Home of via het uitklapmenu Cliënten linksboven in het scherm naar Gezinnen en klik op 'Nieuw'. - Vul in het scherm (dat overeenkomt met het cliëntenscherm) op dezelfde manier de gegevens van het gezinslid in. - Nadat je de ingevoerde gegevens hebt opgeslagen verschijnt het volgende scherm. - Via de knop Nieuw Gezinslid kun je de gegevens van de andere leden van het gezin invoeren. Alle gezinsleden verschijnen als afzonderlijke cliënten in het cliëntenoverzicht en als afzonderlijke cliënten in het gezinnenoverzicht, maar krijgen wel een gedeeld gezins-id. 10

12 4. Vragenlijsten Nu de cliëntgegevens zijn ingevoerd zijn we toe aan het invoeren (of het laten invullen) van vragenlijsten. Eerst nemen we een kijkje in het Vragenlijstenoverzicht (4.1), daarna wordt uitgelegd hoe je een nieuwe vragenlijstafname start (4.2) en nemen we een kijkje in het Cliëntenportaal (4.3); de online omgeving waarin cliënten of contactpersonen (informanten) de vragenlijsten invullen. Ten slotte wordt uitgelegd hoe je een profiel van een ingevulde vragenlijst opvraagt (4.4). 4.1 Vragenlijsten in het Vragenlijstenoverzicht Om het Vragenlijstenoverzicht te openen ga je in Home of via het uitklapmenu naar Vragenlijsten. Het overzicht met cliënten verschijnt eerst. Wanneer je een cliënt selecteert opent het Vragenlijstenoverzicht met de vragenlijsten van die cliënt. Hieronder is een voorbeeld te zien. Aanpassen van overzichten in BergOp Het is mogelijk de overzichten in BergOp in te richten zoals jij dat wenst. 1. Je kan zelf bepalen welke gegevens (kolommen) je in het overzicht wil zien: klik op het pijltje achter een willekeurige kolom en ga naar Columns, alle kolomcategorieën verschijnen nu. Vink de kolommen die je in het overzicht wil tonen aan. 2. Kolommen kunnen op alfabetische volgorde worden gezet door op de kolomtitel te klikken. 3. Om snel en effectief in het overzicht te zoeken kun je gebruikmaken van de zoekfunctie ( Zoekcriteria ) naast het overzicht waar je op trefwoorden kan zoeken en kan filteren op categorieën. 4. Onder de overzichten vind je vaak de volgende knoppen en hun betekenis. Wijzigen van gegevens. Gegevens uit het overzicht verwijderen. Toevoegen van nieuwe gegevens. Terugkeren naar de homepagina. In het Vragenlijstenoverzicht zijn de verschillende acties mogelijk: - Afname : het aanpassen van de afnamegegevens. - Vragen : de antwoorden van de vragenlijst inkijken of aanpassen. 11

13 - Profiel : het profiel bekijken en eventueel opslaan of afdrukken (meer in paragraaf 4.2) - 'Printversie': een vragenlijst in PDF-formaat afdrukken. 4.2 Een nieuwe afname Om een nieuwe vragenlijstafname te starten klik je op Nieuw onder het Vragenlijstenoverzicht. Het volgende scherm verschijnt. Bovenin staan de modules waarvoor de cliënt is aangemeld. - Vink de module aan waarvoor de vragenlijst wordt afgenomen en kies het meetmoment. Er kunnen meerdere modules en meetmomenten worden geselecteerd. Vragenlijsten koppelen aan meerdere modules Bij afname van een vragenlijst kan sprake zijn van meerdere modules en meetmomenten. Bijvoorbeeld: bij een overplaatsing kan een vragenlijst de eindmeting zijn van een afgesloten module en de beginmeting van een nieuwe module. In dat geval vink je de afgesloten hoofdmodule aan en selecteer je bij meetmoment Einde. Daarnaast vink je de nieuwe module aan, en selecteer je bij meetmoment Aanvang. Een vragenlijst kan ook een begin- of eindmeting zijn voor meerdere modules tegelijk. - Kies de gewenste invoerwijze. Vragenlijstgegevens kunnen op verschillende manieren in BergOp worden ingevoerd. We onderscheiden twee invoertypes voor medewerkers van de instelling (A en B) en twee voor cliënten of informanten, die in BergOp contactpersonen worden genoemd (C en D). Invoertypes C en D worden via het Cliëntenportaal afgehandeld. A. Overnemen van papier De cliënt of contactpersoon heeft de vragenlijst eerder op papier ingevuld en de antwoorden worden door een medewerker van de instelling (bijvoorbeeld het secretariaat) ingevoerd in BergOp. B. Op het scherm 12

14 De medewerker (bijv. behandelaar) vult de antwoorden direct op het scherm in. C. Met wachtwoord Een cliënt of contactpersoon vult de antwoorden op de vragenlijst direct op het scherm in. Via een gegenereerd wachtwoord krijgt hij of zij toegang tot een eigen Cliëntenportaal (meer over het Cliëntenportaal in paragraaf 4.3). D. Per De cliënt of contactpersoon wordt per uitgenodigd om een of meerdere vragenlijsten online in te vullen. Via een link in de mail krijgt hij of zij toegang tot het Cliëntenportaal. Vragenlijsten overnemen van papier Het is belangrijk dat bij invoerwijze A en B voor medewerkers de juiste keuze wordt gemaakt. Deze invoermogelijkheden verschillen namelijk op enkele belangrijke punten: 1. Bij invoertype A ('Overnemen van papier') dienen papieren versies te worden gebruikt voor het invullen; die zijn veelal bij een uitgever besteld. Voor papieren versies zijn vaak al kosten aan de uitgever betaald. Indien voor invoer van vragenlijsten in BergOp afnamekosten moeten worden betaald aan uitgevers, zijn die kosten voor afname via type A doorgaans lager dan voor de andere invoertypes. 2. Bij keuze voor type A wordt een vragenlijstversie geopend die geschikt is voor het overnemen van antwoorden van een vragenlijst die reeds op papier is ingevuld. In deze versie wordt bijvoorbeeld de instructie voor het invullen van de vragenlijst weggelaten, is de lay-out anders en zijn de vragen anders geformuleerd (bijvoorbeeld met steekwoorden). 3. Bij afname van vragenlijsten voor medewerkers op het scherm (type B) gelden dezelfde regels als voor online invullen van vragenlijsten door cliënten (type C en D): de vragenlijst verschijnt volledig op het scherm en voor online afname dient de volledige vergoeding voor afname aan uitgevers te worden betaald. De vervolgprocedure van het invoeren of klaarzetten van de vragenlijsten worden voor de medewerker (A en B) en de cliënt of contactpersoon (C en D) afzonderlijk toegelicht. A Overnemen van papier & B Op het scherm - Nadat je de voor 'Overnemen van papier' of 'Op het scherm' hebt gekozen selecteer je de invuldatum. Let op: als de antwoorden worden overgenomen van papier is de invuldatum de datum waarop de cliënt of contactpersoon de vragenlijst heeft ingevuld, en niet de datum waarop de vragenlijst wordt verwerkt in BergOp. - Selecteer vervolgens: in te vullen vragenlijst de juiste informant - Na Opslaan wordt de vragenlijst direct geopend. C Met wachtwoord en D Per - Nadat je voor de 'Met wachtwoord' of Per ' hebt gekozen vul je de vervaldatum in. Let op: de vervaldatum is de uiterste datum waarop de vragenlijst kan worden ingevuld. - Selecteer vervolgens: de vragenlijst de informant de contactpersoon - Het is mogelijk meerdere vragenlijsten voor meerdere Contactpersonen tegelijk klaar te zetten. Via 'Voeg vragenlijst toe' kun je een nieuwe vragenlijst voor dezelfde of een nieuwe Contactpersoon klaarzetten. 13

15 De afronding van de afname wordt voor een afname met wachtwoord en per afzonderlijk uitgelegd. C Met wachtwoord In het volgende scherm zijn de gegevens voor een afname via wachtwoord ingevuld. Er zijn vragenlijsten klaargezet voor moeder (Annabel) en de jongere (Jaap). Na Opslaan verschijnen de volgende gegevens in een nieuw venster: Het internetadres voor het online portaal: ( Degene die de vragenlijst behoort in te vullen (de contactpersoon). Het wachtwoord om in het online Cliëntenportaal in te loggen; iedere contactpersoon krijgt een eigen wachtwoord dat toegang biedt tot zijn Cliëntenportaal. De vervaldatum. Deze gegevens kunnen worden afgedrukt via Printen. Met de gegevens kan de contactpersoon inloggen in het Cliëntenportaal. 14

16 D Per In het volgende scherm zijn de gegevens voor een afname via te zien. Er zijn twee vragenlijsten klaargezet; één voor de onderzoeker (Lies), en één voor de jongere (Jaap). Er zijn ook twee templates ingesteld: een uitnodiging voor volwassenen en een uitnodiging voor jongeren. Deze uitnodigingen worden automatisch gekozen. Het is mogelijk gebruik te maken van templates die inhoudelijk zijn afgestemd op een bepaalde doelgroep. Indien deze gebruikt worden binnen jouw instelling kun je deze handmatig selecteren. Als je op 'Verzenden' klikt wordt er een naar de geselecteerde contactpersonen gestuurd. De Contactpersoon ontvangt dan een 'Verzoek tot invullen vragenlijst' met een link die naar het Cliëntenportaal leidt waar de Contactpersoon de vragenlijst(en) kan invullen. In paragraaf 4.3 nemen we een kijkje in het Cliëntenportaal. Contacttype en Informant Wanneer het aan de Contactpersoon gekoppelde Contacttype overeenkomt met de Informant die aan de vragenlijst is gekoppeld, wordt de bijbehorende Contactpersoon automatisch vanuit het Adresboek geselecteerd en aan de vragenlijst gekoppeld (op voorwaarde dat deze Contactpersoon al eerder in het Adresboek is ingevoerd. Is dat niet het geval, dan kan deze Contactpersoon alsnog aan het Adresboek worden toegevoegd en geselecteerd worden voor de betreffende vragenlijst). Het aan de Contactpersoon gekoppelde Contacttype hoeft echter niet gelijk te zijn aan de Informant die voor de vragenlijst geselecteerd is. Bijvoorbeeld: Een pleegvader wordt uitgenodigd om een vragenlijst over zijn pleegkind in te vullen. De pleegvader is onder Contacttype Pleegvader in het Adresboek opgeslagen. Bij bepaalde vragenlijsten kan echter de Informant Pleegvader ontbreken en bijvoorbeeld alleen Vader als informant worden gekozen. In dat geval wordt bij Informant gekozen voor Vader en kun je de Pleegvader handmatig uit het Adresboek selecteren als Contactpersoon. 15

17 4.3 Het Cliëntenportaal Een cliënt of andere informant (de contactpersoon) vult vragenlijsten in via zijn eigen Cliëntenportaal. De contactpersoon krijgt toegang tot dit portaal via een wachtwoord (waarmee kan worden ingelogd via of een directe link in de . Het Cliëntenportaal biedt een helder overzicht van de door de contactpersoon in te vullen (of reeds ingevulde) vragenlijsten. We nemen een kijkje in het Cliëntenportaal van Maria Jansen (een fictieve contactpersoon). Maria kan zelf zien (bij 'Open vragenlijsten') dat zij nog één vragenlijst in moet vullen. Ook kan zij zien welke vragenlijsten al zijn ingevuld ('Gesloten vragenlijsten') of zijn vervallen ('Vervallen vragenlijsten'). Als de contactpersoon op 'Open vragenlijst' klikt, wordt de vragenlijst geopend. In het voorbeeld zie je de DASS-21 zoals die verschijnt in het Cliëntenportaal. 16

18 De contactpersoon kan de vragenlijst tussentijds opslaan (via 'Tijdelijk opslaan'). De contactpersoon kan zo de vragenlijst op een later tijdstip afronden. Als de contactpersoon de gehele vragenlijst heeft ingevuld klikt hij op Definitief opslaan en verzenden. De vragenlijst verschijnt dan in het overzicht van het Cliëntenportaal bij 'Gesloten vragenlijsten' en wordt verstuurd naar BergOp (de vragenlijst verschijnt ingevuld in het Vragenlijstenoverzicht). Als de vragenlijst nog niet volledig is ingevuld en de contactpersoon klikt op 'Definitief opslaan en verzenden, verschijnt er een melding met het verzoek de vragenlijst eerst af te ronden. De contactpersoon kan de vragenlijst afdrukken via 'Printen', zowel tijdens het invullen als na afronding van de vragenlijst. Via 'Terug' kan de contactpersoon terugkeren naar de overzichtspagina van het Cliëntenportaal. Twee weken na de vervaldatum van de laatst in te vullen vragenlijst heeft de contactpersoon geen toegang meer tot het Cliëntenportaal. Pas wanneer er een nieuw verzoek voor het invullen van een vragenlijst wordt gestuurd krijgt de contactpersoon weer toegang tot zijn Cliëntenportaal (via een nieuw wachtwoord of link in de ). Adresboek wijzigen en Cliëntenportaal Iedere contactpersoon in het Adresboek is gekoppeld aan een persoonlijk Cliëntenportaal. Deze koppeling blijft bestaan, ook als er gegevens in het Adresboek (contacttype, naam of adres) worden gewijzigd. Bijvoorbeeld: van de vader van cliënt X ontvang je het bericht dat hij sinds kort een nieuw e- mailadres heeft. Je kan dan het adres van vader in het Adresboek van cliënt X zonder problemen aanpassen. Het Cliëntenportaal verandert daardoor niet; vader behoudt zijn eigen Cliëntenportaal en ontvangt in het vervolg een toegangslink via zijn nieuwe adres. Hetzelfde geldt voor wijzigingen van het contacttype of de naam van de contactpersoon. 17

19 Let op: De hierboven beschreven aanpassingen zijn gerechtvaardigd zolang de wijzigingen betrekking hebben op dezelfde contactpersoon. Als er sprake is van een nieuwe contactpersoon dienen alle gegevens (Contacttype, naam, ) altijd nieuw ingevoerd te worden in het Adresboek (via 'Toevoegen'). Inactieve contacten kun je uit het Adresboek verwijderen: in dat geval verdwijnt ook het gekoppelde Cliëntenportaal. 4.4 Profiel opvragen Via de knop Profiel onder de vragenlijst kun je het profiel met de resultaten van een ingevulde vragenlijst opvragen. Je kunt de vragenlijst eerst openen of de vragenlijst selecteren in het Vragenlijstenoverzicht. Druk dan op Profiel. Het profiel wordt geopend. Ieder profiel ziet er anders uit. Op het volgende scherm is een profiel van de CBCL/6-18 te zien. Zoals je ziet heeft het profiel van de CBCL/6-18 meerdere tabbladen. Het profiel kan worden afgedrukt (via 'Profiel Printen') of worden opgeslagen (via 'Profiel Opslaan als PDF'). 18

20 Effectprofiel opvragen In een effectprofiel worden in één profiel twee meetmomenten van eenzelfde vragenlijst weergeven (bijvoorbeeld een SDQ die bij aanvang en aan het eind van een behandeling is ingevuld). Dit werkt als volgt: -Houd de CTRL-toets ingedrukt. -Selecteer de twee vragenlijsten die je in één profiel wilt weergeven. -Klik op Profiel. Het effectprofiel verschijnt. Ook dit profiel kun je opslaan of afdrukken. Naast een effectprofiel is het voor enkele vragenlijsten (zoals de SRS en de ORS) ook mogelijk een verloopprofiel op te vragen, hierin worden meer dan twee meetmomenten met elkaar vergeleken. Daarnaast kun je bij een aantal vragenlijsten (zoals de CBCL) de lange versie vergelijken met de korte versie. 19

21 5. Vragenlijsten Cliëntenportaal In hoofdstuk 4 is uitgelegd hoe je via het Vragenlijstenoverzicht een overzicht van de vragenlijsten van een cliënt kan opvragen. Voor de vragenlijsten die via het Cliëntenportaal worden (of al zijn) ingevuld bestaat nog een apart overzicht: het overzicht Vragenlijsten Cliëntenportaal. In dit overzicht vind je enkel de vragenlijsten die via het Cliëntenportaal worden afgehandeld. Klik in het hoofdmenu of in het uitklapmenu bij 'Vragenlijsten' op Vragenlijsten Cliëntenportaal. Het overzicht bestaat uit twee tabbladen, op het eerste tabblad staan de vragenlijsten waarvoor een verzoek per is verzonden, op het tweede tabblad staan de vragenlijsten waarvoor een wachtwoord is gegenereerd. Voor de duidelijkheid: zowel de als het wachtwoord geven toegang tot het (zelfde) Cliëntenportaal. In het overzicht kun je in de kolom 'Status' eenvoudig zien welke vragenlijsten in het Cliëntenportaal zijn klaargezet ('Verzonden'), welke vragenlijsten volledig zijn ingevuld ('Ingevuld'), welke vragenlijsten met een reden niet zijn ingevuld ( Nonrespons ) en van welke vragenlijsten de vervaldatum is verstreken zonder opgave van reden ('Vervallen'). De afnamegegevens kunnen op verschillende manieren worden aangepast. In de volgende paragrafen bespreken we de bewerkingsmogelijkheden van beide overzichten afzonderlijk. 5.1 Vragenlijsten: via Voordat je een actie of bewerking van (de afname van) een vragenlijst kunt uitvoeren, dien je een vragenlijst te selecteren. Om een actie voor meerdere vragenlijsten tegelijk uit te voeren kun je ook meerdere vragenlijsten selecteren door de muis en CTRL en SHIFT toetsen tegelijk te gebruiken. - Reminder sturen Voor vragenlijsten die nog niet zijn ingevuld en waarvan de vervaldatum nadert (status Verzonden ) kun je een Reminder sturen. Er verschijnt een pop-up zoals hieronder te zien is. Als er meerdere templates voor herinneringen zijn ingesteld selecteer je een passend template. Klik daarna op 'Verzenden'. De herinnering wordt direct verzonden. 20

22 - Bewerken Als je klikt op 'Bewerken' verschijnt het scherm met afnamegegevens. Je kunt de afnamegegevens bekijken of wijzigen. Let wel op: Wanneer je na wijziging van de afnamegegevens op Opslaan klikt zullen de oorspronkelijk afnamegegevens worden overschreven. - Opnieuw verzenden Vragenlijsten waarvan de vervaldatum inmiddels verstreken is kun je Opnieuw verzenden. Er verschijnt een pop-up zoals hieronder te zien is. Hier kun je een nieuwe vervaldatum invoeren. Wanneer je meerdere vragenlijsten hebt geselecteerd geldt de nieuwe vervaldatum voor alle geselecteerde vragenlijsten. Selecteer vervolgens een passend mailtemplat. Na het klikken op Verzenden worden de vragenlijsten direct opnieuw verzonden. Wijzigingen in het Vragenlijstenoverzicht Wijzigingen in status en vervaldatum als gevolg van het opnieuw verzenden van vragenlijsten worden ook meteen zichtbaar bij andere overzichten van vragenlijsten, zoals het Vragenlijstenoverzicht. - Exporteren naar Excel De afnamegegevens van de vragenlijsten in het overzicht kunnen worden geëxporteerd naar Excel, door op de knop Excel 2003 of Excel 2007 te klikken. Let op: een overzicht van de ingevulde gegevens van de vragenlijsten vind je bij 'Export' in het hoofdmenu. - Profiel opvragen Net als in het Vragenlijstenoverzicht kun je hier het profiel van een (geselecteerde) vragenlijst opvragen via de knop Profiel. Dat kan alleen als de vragenlijst de status 'ingevuld' heeft. - Printversie opvragen Net als in het Vragenlijstenoverzicht kun je hier een afdrukbare versie van een vragenlijst opvragen (in PDF-formaat) via de knop Printversie. De vragenlijst hoeft niet (volledig) ingevuld te zijn. 21

23 5.2 Vragenlijsten: via wachtwoord Op het tweede tabblad staan de vragenlijsten die via een wachtwoord in het Cliëntenportaal zijn ingevuld. In dit overzicht kun je slechts één vragenlijst tegelijk selecteren en bewerken. - Bewerken Als je op Bewerken klikt wordt het scherm met afnamegegevens van de geselecteerde vragenlijst getoond. Je kunt de gegevens hier bekijken of wijzigen. Een vervallen vragenlijst kan opnieuw worden geactiveerd door de vervaldatum te wijzigen; er verschijnt een nieuw wachtwoord voor de Contactpersoon. - Exporteren naar Excel De gegevens van alle vragenlijsten in het overzicht kunnen worden geëxporteerd naar Excel, door op de knop Excel 2003 of Excel 2007 te klikken. - Profiel opvragen Net als in het Vragenlijstenoverzicht kun je hier het profiel van een (geselecteerde) vragenlijst opvragen via de knop Profiel. Dat kan alleen als de vragenlijst de status 'ingevuld' heeft. - Printversie opvragen Net als in het Vragenlijstenoverzicht kun je hier een afdrukbare versie van een vragenlijst opvragen (in PDF-formaat) via de knop Printversie. De vragenlijst hoeft niet (volledig) ingevuld te zijn. 22

24 6. Doelen In de zorg wordt vaak gebruik gemaakt van doelstellingen die op bepaalde momenten gedurende het zorgtraject worden geëvalueerd. Doelen kunnen op verschillende manieren worden geregistreerd. Sommige instellingen werken met standaarddoelen en doelcategorieën. Een instelling kan ook zijn eigen doelen formuleren en categoriseren. In BergOp is het mogelijk om einddoelen (6.1) en daaraan gekoppelde werkdoelen (6.2) te registeren en te scoren (6.3). 6.1 Einddoelen invoeren Om een einddoel in te voeren klik je in het hoofdmenu of in het uitklapmenu bij Vragenlijsten op Doelen. Selecteer de cliënt voor wie je een doel wilt invoeren en klik op Bewerken. In onderstaand scherm zie je dat er een nieuw doel kan worden ingevoerd voor Jeroen van Nijmegen. - Selecteer bij Module de module waaraan het doel gekoppeld is (optioneel). - Voer bij Naam doel een korte omschrijving in van het doel (dit kan ook een code zijn). Bij Omschrijving doel kun je een uitgebreidere omschrijving geven. - Bij Type doel kun je kiezen uit Einddoel of Werkdoel. - Selecteer de doelcategorie waartoe het doel behoort. - Voer de startdatum en eventueel de einddatum in. Als je op 'Opslaan' klikt verschijnt linksboven onder de naam van de cliënt het doel dat je hebt ingevoerd. Onderaan de pagina is een knop Scores toegevoegd. Via deze knop kun je scores invoeren. Wanneer je werkdoelen wilt toevoegen aan dit einddoel of een volgend einddoel wilt invoeren, klik dan op nieuw doel onder de naam van de cliënt 6.2 Werkdoelen invoeren Na het invoeren van het einddoel kunnen er werkdoelen aan het einddoel worden gekoppeld. Voor het invoeren van een werkdoel kan grotendeels dezelfde procedure worden gevolgd als bij het invoeren een einddoel, alleen selecteer je nu bij Type doel 'Werkdoel' in plaats van 'Einddoel'. Tevens koppel je bij 'Gekoppeld einddoel' het werkdoel aan het bijbehorende einddoel. 23

25 Wanneer je op 'Opslaan' klikt verschijnt linksboven het werkdoel onder het einddoel (als je op '+' klikt). In onderstaand scherm is dat te zien. Je kunt een doel bewerken door linksboven op het desbetreffend eind- of werkdoel te klikken en de gegevens te wijzigen. Met de knop 'Verwijderen' kun je het doel verwijderen. Als dit een einddoel is, dan worden werkdoelen en toegekende scores die aan het einddoel gekoppeld zijn, ook verwijderd. 6.3 Doelen scoren Bij Scores kun je vastleggen in welke mate een doel behaald is volgens de betrokkenen: de hulpverlener, ouder(s), pleegouders, cliënt, en/of hulpverlener BJZ. Ook kan een consensusscore worden vastgesteld: de score die in overeenstemming wordt bepaald. Er wordt bij de scoring gebruikgemaakt van GAS (Goal Attainment Scoring), de scoremogelijkheden zijn: (-1) Verslechterd (0) Onveranderd (+1) Deels gehaald (+2) Gehaald Behalve de individuele en consensusscore kan in de tweede kolom een eindscore worden toegekend. Daarbij kun je aangeven wie die eindscore bepaald heeft, zoals in het scherm op de volgende pagina te zien is. Vul ook een datum in. 24

26 Hetzelfde doel kan op meerdere momenten gescoord worden. Daarbij is het van belang telkens de datum in te voeren. Met Vorige score en Volgende score kan gebladerd worden tussen de diverse momenten van scoren. 25

27 7. Monitoring Via de toepassing 'Monitoring' kan de respons op vragenlijsten in BergOp in beeld worden gebracht. Dit kan op verschillende manieren. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe dat in zijn werk gaat. Klik in het hoofdmenu of in het uitklapmenu bij Overzichten op Monitoring. Het volgende scherm verschijnt. Bij het opvragen van de respons kun je een selectie maken op basis van: Type cliënt Vragenlijst Meetmoment Wanneer er niets wordt geselecteerd worden automatisch alle vragenlijsten meegenomen. Bij 'Selectie Tijdvak Monitoring' onder in het scherm kun je kiezen waarop het tijdvak van de monitoring wordt gebaseerd: op 'Datum afname vragenlijst' of op 'Datum aanvang en/of einde module'. In beide gevallen vul je een start- en einddatum in. 26

28 Naast de basisgegevens kun je op het tweede tabblad 'Eenheden' nog filteren op Locaties, Teams, Modules of Hulpverleners. Op het voorbeeldscherm is te zien dat de vragenlijsten van Locatie 1 en Locatie 2 geselecteerd zijn. Na selectie van de gewenste eenheden kun je het responsoverzicht opvragen via Excel, PDF of op het scherm via de gelijknamige knoppen onderaan de pagina. In onderstaand scherm is een responsoverzicht te zien met het aantal en percentage ingevulde vragenlijsten per locatie en per afnamemoment. Via 'Details' kun je meer informatie opvragen over de cliënt. 27

29 8. Bijzonder gebruikersrecht: Export Via het exportmenu kun je gegevens uit BergOp exporteren naar een overzicht in Excel. De volgende gegevens (categorieën) kunnen geëxporteerd worden: Cliëntgegevens (8.1) Contactpersonen (8.2) ROM-metingen per cliënt (8.3) Vragenlijstgegevens (8.4) Doelen(realisatie) (8.5) Gebruikersgegevens (8.6) Organogram (8.7) Let op: het is mogelijk dat niet alle categorieën in jouw menu staan. Het is afhankelijk van je gebruikersrechten binnen BergOp welke exportmogelijkheden je hebt. 8.1 Cliënten Ga in het hoofdmenu of via het uitklapmenu via Overzichten naar Export. Klik op 'Cliënten'. Het volgende scherm verschijnt. - Vink aan of je Alle cliënten, alleen Actieve cliënten of alleen Niet actieve cliënten wilt exporteren. - Je kan kiezen voor een begin- en einddatum van een module. Als er geen begin en/of geen einddatum van belang is kun je het vinkje voor 'Onbepaald' laten staan. - Klik op Exporteren. In het exportbestand komen de cliëntgegevens te staan. 8.2 Contactpersonen Klik op 'Contactpersonen'. In het overzicht verschijnen de Contactpersonen (die zijn opgenomen in het Adresboek) per cliënt. 28

30 8.3 ROM-metingen per cliënt Deze export is alleen bruikbaar wanneer er gebruik wordt gemaakt van de ROM-module. Meer informatie vind je in de Handleiding voor BergOp ROM (te downloaden via Vragenlijsten Klik op 'Vragenlijsten'. Het volgende scherm verschijnt. - Kies de periode waarvan je vragenlijst gegevens wilt exporteren met behulp van de datumvelden Invuldatum Vragenlijst van: en Tot en met. Het tijdvak kan gebaseerd zijn op de invuldatum van de vragenlijst óf de aanvangs- en einddatum van een module. In het tweede geval kun je een begin- en einddatum voor zowel de aanvangs- als einddatum van de module selecteren. 29

31 - Je kan ervoor kiezen om alle gegevens te exporteren of een selectie te maken op basis van locatie(s), module(s) en/of vragenlijsten. - Vragenlijsten die inmiddels niet meer in gebruik zijn kun je exporteren door inactieve vragenlijsten onderin het overzicht te selecteren. - Klik op Exporteren. De vragenlijsten met bijbehorende gegevens verschijnen op verschillende tabbladen in Excel. 8.5 Doelen Klik op 'Doelen'. Het volgende scherm verschijnt. - Kies de periode waarvan je de gegevens wilt exporteren. - Je kan ervoor kiezen om alle gegevens te exporteren of een selectie te maken op basis van type cliënt, locatie(s), module(s) en/of team(s). - Klik op Exporteren. De doelen en bijbehorende gegevens verschijnen in het Excelbestand. 8.6 Gebruikers - Voor de export van Gebruikers klik je op 'Gebruikers' en vervolgens op 'Exporteren'. Er hoeft geen selectie te worden gemaakt. In het Excelbestand staan de gegevens van de gebruikers van jouw instelling. 8.7 Organogram - Voor de export van het Organogram klik je op 'Organogram' en vervolgens op 'Exporteren'. Er hoeft geen selectie te worden gemaakt. In het Excelbestand wordt de organisatie hiërarchisch weergegeven. 30

32 9. Bijzonder gebruikersrecht: MIS Met behulp van het MIS (Management Informatie Systeem) kunnen gegevens (o.a. ruwe scores, gemiddelden, percentages in de klinische range en verschillen tussen metingen) over de scores van vragenlijsten in BergOp op een eenvoudige manier worden gegenereerd. Het MIS biedt naar keuze overzichten op het niveau van locaties, modules, teams of hulpverleners. Gegevens worden zowel in tabellen als in grafieken gepresenteerd. Er is een aparte handleiding voor het MIS. De handleiding is te downloaden op 31

33 Colofon BergOp is ontwikkeld door Praktikon. Praktikon BV is een zelfstandige en onafhankelijke organisatie voor onderzoek en ontwikkeling in de jeugdzorg en onderwijsgerelateerde zorg. Meer informatie over Praktikon vindt u op: Meer informatie over BergOp vindt u op: 32