Van Sleen Pakketdienst

Transcriptie

1 Van Sleen Pakketdienst Concept Handleiding Logicparcel.net 2.1 / De browser 2. Invoeren van de pakketten 3. Pop-up blocker uit zetten (als printen niet lukt) 4. Lopende Zendingen 5. Verzendlijst 6. Adresboek 7. Adressen uit adresboek gebruiken. 8. Pakket geschiedenis en Traceren pakketten. 9. Pick-up doorgeven. 10. Instellingen Beheer. 11. Printer instellingen 12. notificatie 13. Meerdere afzender adressen gebruiken FAQ. (komt later) Voor u begint eerst op Nederlands zetten. De handleiding is voor de Nederlandse versie. Om de taal op Nederlands te zetten gaat u naar Home, en klikt u op Settings Manger. Zie ook: hoofdstuk 10 Instellingen Beheer ( Settings Manger ). 1. De browser. Het boekingssysteem werkt het beste met Firefox van Mozilla of Chrome van Google. Als u deze browsers niet op uw PC heeft staan, is het is aan te raden deze eerst op uw PC te installeren. U kunt de browser met de volgende link gratis downloaden en installeren. Firefox: Met Internet Explorer van Microsoft werkt het boekingssysteem minder goed. Vooral oudere versies geven veel problemen. Als u Internet Explorer toch wilt gebruiken, zorg dan dat u de nieuwste versie op uw PC heeft staan. Bij het gebruik van een A6 label printer, kan dat bij gebruik in Chrome van Google problemen geven. De labels worden dan vaak verkeerd geprint. Het systeem genereert de labels in een PDF-bestand. Hiervoor is het nodig dat u Adobe Reader op u PC heeft staan. Dit staat bijna altijd standaard op uw PC. Mocht dat niet het geval zijn dan kunt u het programma met de volgende link gratis downloaden en installeren. Adobe Reader:

2 2. Invoeren van de pakketten. Afb. 1 Om pakketten in te voeren gaat u naar verzending (afb. 1) in het hoofdmenu. Afb.2 Vervolgens krijgt u bovenstaand (Afb.2) menu te zien, en zoals u kunt zien staat deze standaard op tabblad Lopende zendingen. Om een pakket in te voeren klikt u op Nieuwe Zending. Afb.3 Als u op Nieuwe Zending heeft geklikt, krijgt u een scherm voor invoeren van de adresgegevens te zien (Afb.3). Daar kunt u alle benodigde adresgegevens invullen te beginnend met land van bestemming, vervolgens de postcode en het gewicht. Wanneer u na het invullen van het gewicht de TAB-toets gebruikt (of met de muis op een leeg vlak in het scherm klikt) verschijnt er een nieuw keuzemenu bij Dienst (Afb.4 op volgende pagina). In dit keuzemenu kunt u kiezen voor Home Delivery (zendingen naar particuliere adressen), Business Delivery (zendingen naar zakelijke adressen) of Express. Bij Express krijgt u automatisch de mogelijkheden te zien wat betreft de aflever termijnen. Heeft u een zending zwaarder dan 30kg, dan wordt er ook om afmetingen gevraagd. Na het invullen van de afmetingen komt er weer een keuze optie bij.

3 Afb. 4 U kunt ook kiezen voor No Address of Default Address. Dit betekent dat wanneer u kiest voor default address dat uw eigen adres op het label komt te staan als afzender. Bij no address komt er geen adres te staan, dit is handig wanneer u bijvoorbeeld uw adres niet kenbaar wilt maken voor de ontvanger. Het is ook mogelijk om andere afzender adressen in te stellen als u bijvoorbeeld meerdere bedrijfsnamen gebruikt of pakketten wilt verzenden uit naam van een relatie van u. Zie hiervoor Hoofdstuk 13. Vervolgens kunt u het aantal pakketten aangeven dat u naar dit adres wilt versturen bij het veld Aantal en kunt u in het onderste gedeelte van het scherm de rest van de adresgegevens invoeren. Voor de mogelijkheid om een notificatie in te stellen verwijs ik u door naar het kopje notificaties (hoofdstuk 12) verder in de handleiding. Dit moet eenmalig ingesteld worden. Als alle gegevens zijn ingevuld klikt u op afdrukken om uw label uit te printen of op print later als u eerst nog een ander adres wilt invoeren en later de labels ineens wilt afdrukken(afb. 5). Zie hier hier onder bij hoofdstuk 3 (Pop-up blocker) als er nu geen label op uw scherm verschijnt. Afb.5 3. Pop-up blocker uit zetten. In de meeste gevallen lukt het printen van een verzendlabel de eerste keer niet omdat de Browser standaard de Pop-Up Blocker heeft aan staan. Er verschijnt dan meestal een balk boven of onder in beeld waar in gemeld wordt dat er een pop-up is geblokkeerd. In deze balk heeft u de mogelijkheid (vaak onder een knop Opties ) om pop-up voor deze site altijd toe te staan. Kiest u dan voor deze optie. Let op: In sommige gevallen zijn er meer programma's die een pop-up kunnen blokkeren. Bijvoorbeeld een Google toolbar in uw browser. Schakel de pop-up blokkering voor deze site (logicparcel.net) dan hier ook uit.

4 4. Lopende Zendingen Wanneer het label is geprint komt het pakket bij Lopende Zendingen te staan. Dan is deze bij ons aangemeld, maar nog niet verwerkt. Het pakket moet namelijk nog aangemeld worden om bij u afgehaald te worden. Zie hiervoor hoofdstuk 9. (Pick-up doorgeven) Afb. 6 Bij internet Explorer werk de pop-up meestal niet. Klik daarom dan eerst op Show All Parcel. Bij Firefox of Chrome klik u op uw bedrijfsnaam bij onder Customer Name. Afb. 6a Bij actie kunt u het pakket nog editen (eerste icoontje) wanneer u iets foutief in heeft gevoerd, het label verwijderen (middelste icoontje) en het label opnieuw printen (laatste icoontje)

5 5. Verzendlijst Er is ook een mogelijkheid om een Verzendlijst te printen voor de chauffeur die de pakketten op komt halen. Zo heeft u een bewijs dat de pakketten opgehaald zijn voor eventuele navragen. Dit kunt u bij Home> Verzending >Tabblad Lopende Zendingen doen door de betreffende pakketten aan te vinken helemaal links op de regel. Vervolgens gaat u naar Met geselecteerde en kiest u daar voor Print verzendlijst (Afb. 7). Er opent zich vanzelf een verzendlijst in PDF-bestand om uit te printen. Afb.7 6. Adresboek Wanneer u pakketten invoert komen deze adressen automatisch in het adresboek te staan. U kunt uiteraard zelf ook handmatig adressen invoeren of bijwerken. Hiervoor klikt u in Menu Home> verzending op tabblad Het adresboek (Afb.8). Als u daar bent dan kunt u klikken op Voeg Nieuw adres en voert u de juiste adresgegevens in. Afb.8

6 7. Adressen uit adresboek gebruiken. Ga naar Home>Verzending en dan Tabblad Nieuwe Zending en klik (soms is twee keer klikken nodig) met de muis op Toon Adresboek (Afb.9). Afb.9 Dan wordt er een nieuw scherm geopend (Als het scherm te klein is pak de rand dan op met de muis en trek het scherm groter). Voer bij Name een zoekwoord of lettercombinatie in tussen procent tekens, bijvoorbeeld %test% (Afb.10 op volgende pagina). Klik dan op de knop Search Address, er wordt nu op de lettercombinatie test gezocht. Zonder %-tekens wordt er alleen naar het eerste volledige woord van de naam gezocht en is de kans erg klein dat u een adres vindt. Afb.10 Klik op de gevonden klant en alle velden bij Nieuwe Zending worden ingevuld. Let op, het gewicht van de vorige verzending wordt automatisch ingevuld. Dit moet echter gewijzigd worden voor de nieuwe zending.

7 8. Pakket geschiedenis en traceren pakketten. U kunt de pakketten vanuit dit systeem met 1 druk op de knop gemakkelijk traceren. Hiervoor gaat u in het menu Home naar Verzending tabblad Pakket Geschiedenis (Afb.11). Daar komen alle pakketten te staan wanneer ze zijn verzonden. Om een pakket te zoeken kunt u een trefwoord invoeren of zoeken op datum. Let op: Tussen procenttekens zetten voor zoeken naar gedeelten van woorden. Bijvoorbeeld u zoekt pakketdienst, dan kunt u %ketdien% invoeren om het pakket te vinden. Afb. 11 Wanneer u het pakket heeft gevonden, dan kunt u helemaal rechts op de barcode klikken (Afb.12 op volgende pagina), en dan komt de track & trace naar voren in een pop-up. (Soms moet u in het pop-up met de trace nog een keer op het pakketnummer klikken voordat u de trace krijgt te zien) Afb.12 Aflever problemen. Wanneer een zending rood gearceerd is in de Pakket Geschiedenis zijn er problemen met de aflevering. Indien u een van de geadresseerde heeft ingevuld bij het aanmaken van het pakket wordt de ontvanger hiervan per op de hoogte gesteld en kan deze via de link in de mail hier actie op ondernemen. In de meeste gevallen hoeft u dan niets te doen. Heeft u geen van de ontvanger ingevoerd, dan moet u zelf actie ondernemen. Klik dan op het pakketnummer en er opent zich een scherm waar in u kunt aangeven wat er verder met dit pakket moet gebeuren, al dan niet in overleg met de ontvanger.

8 9. Pick-up doorgeven. Dit is nodig om aan te geven wanneer een verzending afgehaald moet worden. Afb.13 Om een pick-up te laten verzorgen gaat u weer opnieuw naar de home pagina om vervolgens naar Verzending Beheer te gaan. Afb.14 Hierboven ziet u het scherm van Verzending Beheer (Afb. 14). Om een pickup te verzorgen klik u op het autootje helemaal rechts in het het scherm. Hierna verschijnt er een venster(soms na twee keer klikken)(afb 15). Afb. 15 In dit venster voert u alle benodigde gegevens in om de pakketten op te laten halen. Het standaard afhaaladres is al ingevuld. Indien de pakketten op een ander adres afgehaald moeten worden, kunt u het afhaaladres wijzigen. Een telefoonnummer is niet verplicht, maar het is beter om dit wel te doen, dan kan de chauffeur u bellen bij problemen. Heeft u alles ingevuld? Klik dan op voorleggen. Als de pick-up paars gearceerd wordt, is de pick-up goed doorgegeven.

9 10. Instellingen Beheer Afb.16 ook: Settings Manager Het is altijd mogelijk dat u andere instellingen wilt hebben dan welke er standaard ingesteld zijn. Hiervoor gaat u weer terug naar het hoofdmenu Home, en klikt u op Instellingen beheer. Hier kunt u bijvoorbeeld ook de taal instellen. Afb.17 Hierboven ziet u welke mogelijkheden er voor u zijn om in te stellen. 11. Printer instellingen Ga eerst naar Home>Instelling beheer. Wanneer u klikt op Print Setting dan kunt u daar uw print formaat aanpassen aan uw printer. U vinkt het juiste label formaat aan en klikt op Update. Bij A4-1Position wordt een A4-blaadje met het label in het midden van de A4 geprint. Bij A4-4Position wordt een A4-blaadje geprint met de labels links-boven (1rd), rechts-boven (2rd), links-onder (3 rd ) of rechts-onder (4rd). Voor het printen kunt u dan kiezen op welke positie geprint moet worden (zie Afb, 18b). Afb.18

10 Bij de instelling A4-4 Afb.18b Om een label te printen genereert het systeem de labels in een PDF-bestand. Hiervoor is het nodig dat u Adobe Reader op u PC heeft staan. Dit staat bijna altijd standaard op uw PC. Mocht dat niet het geval zijn dan kunt u het programma met de volgende link gratis downloaden en installeren. Adobe Reader: notificaties Ga eerst naar Home>Instelling beheer. Wanneer u klikt op notificatie, kunt u een notificatie instellen voor de klanten die zij per zullen ontvangen met de melding dat het pakketje onderweg is met traceer-link. Als u het pakketje aanmeldt bij Nieuwe Zending, kunt u bij het onderste gedeelte (Afb.19) aanvinken dat de ontvanger een moet krijgen. Afb. 19

11 Afb.20 Dit is het gedeelte waar u de tekst voor uw in kunt voeren (Afb. 20). Wanneer dit een standaard mailtje wordt voor alle landen het zelfde, dan laat u de land keuze ook op STANDAARD staan. Wanneer u een tekst alleen voor een bepaald land wilt versturen, kiest u het betreffende land. U kunt ook dynamische velden invoegen, bijvoorbeeld dat de barcode automatisch in het mailtje komt te staan en een traceer-link invoegen. Hier op de volgende bladzij vindt u een aantal kant-en-klare template voorbeelden met ingevulde dynamische velden in drie talen. Deze kunt u naar uw scherm kopiëren en met uw eigen gegevens aanvullen (ondertekenen).

12 Standaard tekst voor de notificatie: 1 = Nederlands / 2 = English / 3 = Deutsch : Geachte heer/mevrouw, Uw bestelling is onderweg. Het track en tracenr. van de zending is: [TRACKING_NUMBER] U kunt de zending volgen via de link: [Tracking URL] Met vriendelijke groet, Let op:op het moment van het versturen van deze mail is de track en trace meestal nog niet actief. Dit kan enige uren duren omdat de eerste scanning in de loop van de avond of nacht wordt verwerkt : Dear Sirs, Your order is shipped. The track and tracenr. of the order is: [TRACKING_NUMBER] You can monitor the shipment by the link: [Tracking URL] Best regards, Note: At the time of sending this mail, the track and trace is mostly not yet active. This can take several hours because the first scanning is processed during the evening or night : Sehr geehrte Herr/Frau, Ihre Bestellung ist unterwegs. Sie können ihre Sendung online vervolgen mit [TRACKING_NUMBER]. Tracking link: [Tracking URL] Bei weiteren Fragen stehen wir Sie gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen, Hinweis: Zum Zeitpunkt des Versands dieser ist das Track & Trace in der Regel noch nicht aktiv. Dies kann mehrere Stunden dauern, da der erste Scan im Laufe des Abends oder der Nacht verarbeitet wird

13 13. Meerdere afzender adressen gebruiken. Hiervoor gaat u naar Home en klik op Account Beheer Klik bij de kolom actie op het icoontje: boekje. (zie afb. 21). Afb. 21. Selecteer nu het land van bestemming waarvoor het afzender adres beschikbaar moet komen (Afb. 22). Voer een afzender adres in en klik op de knop Saved Address. Het ingevoerde adres wordt nu beschikbaar bij het invoeren van een nieuw pakket met de bestemming Nederland. Zo kunt u voor elke land van bestemming afzonderlijk afzender adressen instellen en gebruiken. Afb. 22. Voor meer afzender adressen invoeren klikt u op Add more.