Algemene offerteaanvraag. BESTEK nr. 2009/0245

Transcriptie

1 STAD ANTWERPEN Stedelijk marketing en communicatiebedrijf CENTRALE AANKOOP EN LOGISTIEK Luchtbalcomplex - Blok C - Havanastraat 5 1 Antwerpen Prijs: 40, 00 Algemene offerteaanvraag BESTEK nr. 2009/0245 HET UITWERKEN VAN EEN OPLEIDINGSCURRICULUM VAKGEBIED MARKETING EN COMMUNICATIE VOOR MEDEWERKERS STAD ANTWERPEN Uiterste datum voor het indienen van de offertes: donderdag 10 december 2009 om uur, op het bedrijf Patrimoniumonderhoud/stafdienst/aanbestedingen (gelijkvloers), Desguinlei 33, 2018 Antwerpen. Dan zal de afgevaardigde schepen of zijn plaatsvervanger overgaan tot het openen van de offertes.. VOOR BIJKOMENDE INLICHTINGEN OF OPMERKINGEN KAN U TERECHT OP NAVOLGENDE NUMMERS: wat betreft het indienen of inzenden en de opening van de offertes: bedrijf patrimoniumonderhoud/stafdienst/aanbestedingen, Desguinlei 33, 2018 Antwerpen: tel wat betreft inhoudelijke inlichtingen m.b.t. het dossier : zie artikel 1.7. van het bestek

2 1 HOOFDSTUK 1: ALGEMENE INLICHTINGEN 1.1 Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Stad Antwerpen, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden de burgemeester Patrick Janssens en de stadssecretaris Roel Verhaert. 1.2 Voorwerp & Duurtijd van de opdracht Het geven van opleidingen en het coachen in het vakgebied marketing en communicatie voor medewerkers van de stad Antwerpen. De opdracht bestaat uit 10 percelen: 1. copy en tekstredactie: redactionele vaardigheden voor verschillende dragers (flyers, affiches, brochures, artikels in het magazine de Nieuwe Antwerpenaar, het personeelsblad Antenne) creatief en effectief schrijven, redigeren van teksten. 2. web: schrijven voor het web, wat is goede online communicatie en hoe schrijf je goede elektronische nieuwsbrieven? 3. pers: het schrijven van persberichten, interviewtechnieken, omgaan met de media, crisis communicatie. 4. communicatie: het opmaken van een communicatieplan, opstellen van een doeltreffende communicatiebriefing. 5. basis-marketing: Wat is marketing? De marketingmix, segmentatie en positionering, het opstellen van een marketingplan. 6. strategische marketing en communicatiebeleid merkstrategie, mediamix, conceptontwikkeling, inzicht in marktonderzoek, proces van marketingplanning, de marketingomgeving. 7. nieuwe technologieën: e-marketing, e-communicatie, social media, 8. inhoudelijke coaching: inhoudelijke coaching op vlak van marketing en communicatie van het MC personeel van strategie tot uitvoering. 9. grafische communicatie: grafische communicatie en drukwerkbegeleiding voor niet grafici. 10. creativiteit: conceptdenken, probleemoplossend denken, creatieve technieken waarbij rekening gehouden wordt met de huisstijl die ontwikkeld werd door en voor de stad Antwerpen, hoe creativiteit bewaren op de werkvloer? De doelgroep zijn medewerkers en klanten (niveau: Ba/Ma) van het stedelijk marketing en communicatiebedrijf van de stad Antwerpen. Zie verder Hoofdstuk 4: Technische Bepalingen 1.3 Wetgeving overheidsopdrachten van toepassing op de procedure en de uitvoering van de opdracht De Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. Het Koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage tot vaststelling van de Algemene Aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (AAV).

3 1.4 Aard van de opdracht De opdracht is een aanneming van diensten. 1.5 Gunningwijze De opdracht wordt gegund bij algemene offerteaanvraag. Herhaling van diensten kunnen binnen de voorwaarden van artikel 17 2, 2, a) en b) van de wet van 24 december 1993 gegund worden aan de aannemer die onderhavige opdracht toegewezen zal krijgen. 1.6 Procedureverloop De inschrijver heeft de mogelijkheid om voor één, meerdere of alle percelen in te schrijven. De gunningprocedure bestaat uit één fase. Er wordt onderzocht of de inschrijver zich niet in één van de gestelde uitsluitingsgronden bevindt en of hij voldoet aan de selectiecriteria (zie 2.1.) De offerte wordt beoordeeld op grond van de gunningcriteria. (zie 2.2.) De opdracht/perceel wordt toegewezen aan de inschrijver met de meest voordelige regelmatige offerte. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht/perceel niet toe te wijzen en bij een nieuwe procedure te lanceren. 1.7 Info, inzage documenten en plaatsbezoek Voor eventuele bijkomende inlichtingen of antwoorden op inhoudelijke vragen over het bestek en de procedure, kunnen de inschrijvers terecht bij : Kaat Maeseele, deskundige vorming Marketing en Communicatie. De vragen worden uiterlijk schriftelijk gesteld per mail : kaat.maeseele@stad.antwerpen.be en per fax : Indien de aanbestedende overheid van oordeel is dat de door een inschrijver gestelde vragen relevant zijn voor alle kandidaten, dan zal hij die vraag schriftelijk reproduceren in neutrale, algemene termen, zonder de identiteit van de vraagsteller bloot te geven, en samen met het antwoord schriftelijk bezorgen aan alle kandidaten. De antwoorden worden door de aanbestedende overheid meegedeeld uiterlijk 1 week na het verstrijken van de hierboven vermelde indieningsdatum van de vragen. 1.8 Communicatie Alle communicatie (zowel in woord als in schrift) tussen de betrokken partijen zal in het Nederlands gebeuren.

4 2 HOOFDSTUK 2: ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 2.1 Uitsluitingsgronden De betrouwbaarheid van de inschrijvers wordt getoetst op grond van de uitsluitinggronden. De inschrijver kan uitgesloten worden van de verdere procedure, indien hij zich in één of meerdere van de volgende situaties bevindt: 1. in staat van faillissement of van vereffening verkeren, werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. aangifte hebben gedaan van faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of het voorwerp zijn van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraal aantast; 4. bij een beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken; 5. niet in orde zijn met bijdragen aan de Sociale Zekerheid; 6. niet in orde zijn met de betaling van belastingen in overeenstemming met de Belgische wetgeving of die van het land waar de kandidaat gevestigd is; 7. zich in ernstige mate hebben schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen Als bewijs van het tegendeel zal de inschrijver een verklaring op eer indienen m.b.t. de punten 1-4, 6-7 (zie Hoofdstuk 5: Modeldocumenten). Het RSZ-attest zal opgevraagd worden door de aanbestedende overheid voor wat betreft de Belgische inschrijvers. De Buitenlandse inschrijvers dienen de nodige bewijsstukken in. 2.2 Selectiecriteria De inschrijver dient voor elk perceel waarvoor een offerte ingediend wordt, referenties in van de afgelopen drie jaar. Deze referenties hebben betrekking op gelijkaardige opdrachten: het organiseren van opleidingen rond marketing en communcatie, specifiek rond het voorwerp van de betrokken percelen, en het coachen van mensen specifiek voor perceel 8. Er moeten minimum 2 referenties voorgelegd kunnen worden per perceel. De inschrijver vermeldt duidelijk per referentie: 1) gegevens opdrachtgever met contactpersoon + tel 2) begin en einddatum 3) voorwerp van de opleiding + korte beschrijving van de verschillende opleidingen 4) doelgroep van de opleiding 5) aantal deelnemers en aantal sessies 6) kostprijs 7) certificaat goede uitvoering

5 2.3. Gunningcriteria 1. kwaliteit van de opleiding (50%) 2. kwaliteit van de trainers (20%) 3. prijs (30%) De gunningcriteria zullen beoordeeld en vergeleken worden op grond van de volgende documenten in te dienen bij de offerte door de inschrijver : a) Visie en aanpak van elk perceel waarvoor ingeschreven wordt - Wat is uw visie, aanpak en werkwijze m.b.t. de opleiding/de coaching (specifiek perceel 8)? Beschrijf de inhoud en methodiek en het verloop van hetleerproces. - Op welke manier wordt er rekening gehouden met de verschillende leerstijlen en de integratie van de waarden van stad Antwerpen: klantgerichtheid, diversiteit, integriteit, kostenbewust-zijn, samenwerken? -? b) Uitgewerkt voorstel voor elk perceel waarvoor ingeschreven wordt Programma, inhoud, methodiek en tools, lesplan, duur traject en syllabus c) Curriculum Vitae van de trainers voor elk perceel waarvoor ingeschreven wordt - Gevolgde opleidingen - Aantoonbare praktijkervaring in het vakgebied - Werkervaring : Lijst van 5 relevante trainingen van de afgelopen drie jaar zie bijlage : overzicht CV d) Inventaris De volgende formule wordt gebruikt bij puntentoekenning: p = Pmax. L x waarbij p = aantal behaalde punten Pmax = maximaal te behalen punten L = laagste offerte x = onderzochte offerte Overeenkomstig artikel 88 van het KB van 8 januari 1996 moeten de inschrijvers, indien nodig, vóór de gunning van de opdracht, alle inlichtingen verstrekken om de aanbestedende overheid in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken en kunnen de daartoe door de aanbestedende overheid aangewezen personen alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uitvoeren, teneinde de juistheid van de verstrekte gegevens na te gaan. prijs per dagdeel (4 uur) voor opleiding voorzien voor medewerkers of prijs per uur opgeven voor perceel 8 - coaching voorzien voor medewerkers ( 25 punten) prijs per uur voor voorbereidende én afstemmende vergaderingen ( 5 punten)

6 2.3 Offerte algemeen De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op art. 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken in verband met de onverenigbaarheden inzake de prestaties van studies en de procedures voor de gunning van hun uitvoering. Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden. Ter aanvulling van de door de wetgeving voorziene onverenigbaarheden verbindt de inschrijver er zich toe om tijdens de duur van de opdracht geen opdrachten te aanvaarden van in de Antwerpse gemeenteraad vertegenwoordigde politieke partijen. Bij inbreuk op deze bepaling behoudt de stad zich het recht toe om de uitvoering van de opdracht met onmiddellijke ingang stop te zetten zonder dat de inschrijver recht heeft op enige schadevergoeding m.b.t. de resterende looptijd van de overeenkomst. De inschrijver zal geen informatie aan derden meedelen die hij vanwege de aanbestedende overheid ontvangt met het oog op de opmaak van de offerte Vormvereisten, opmaak & ondertekening van de offerte De offerte moet in het Nederlands zijn opgesteld. De inschrijvers horen hun offerte van paginanummers te voorzien, en dienen hun offerte bij voorkeur in op recto/verso-bedrukt papier, staand formaat. Alle correcties, schrappingen, doorhalingen, overschreven stukken of aanvullingen in de eigenlijke offerte, in de inventaris of in de antwoorden, dienen van een handtekening door de bevoegde persoon voorzien te zijn. Opgelet: een parafering volstaat niet! Er moet gebruik gemaakt worden van de bij dit bestek gevoegde formulieren (zie Hoofdstuk 5 : Modeldocumenten). Indien deze niet gebruikt worden, moet op ieder van deze documenten verklaard worden dat het document conform het bij het bestek behorend model is. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ingevuld en ondertekend. De inschrijver dient zijn offerte in 5 exemplaren in (één origineel en vier kopieën). Op elk exemplaar wordt aangeduid of het een origineel dan wel een kopie betreft. De offerte wordt eveneens elektronisch ingediend: op CD-rom of DVD in PDF of MS/Word/MS Excel formaat Indiening en openingszitting De offerte wordt per brief of per bode aan de aanbestedende overheid overgemaakt. Ze wordt in een definitief gesloten omslag geschoven waarop het volgende vermeld wordt : de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend de verwijzing naar het bestek offerte orgineel of offerte kopie Bij verzending per post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met opgave van : het adres dat in het bestek is aangegeven en " offerte ".

7 De offertes moeten ingediend worden op het volgend adres: Stad Antwerpen Patrimoniumonderhoud Dienst Aanbestedingen Desguinlei 33 Gelijkvloers 2018 Antwerpen De opening van de offertes gebeurt op bovenvermeld adres Verplichte inhoudsopgave & bij te voegen bescheiden 1. Offerteformulier 2. Bewijs ondertekeningsbevoegheid 3. Documenten inzake uitsluitingsgronden 3.1. Verklaring op eer 4. Documenten inzake kwalitatieve selectiecriteria per perceel 4.1. Referenties per perceel 5. Documenten inzake gunningcriteria per perceel 5.1. visie en aanpak 5.2. uitgewerkte opleidingen/coaching (perceel 8) 5.3. curriculum vitae van de trainers 5.4. inventaris 6. Documenten ter info: 6.1. De stad Antwerpen evolueert naar een papierloos kantoor: voorstel voor digitale versies van de opleidingstrajecten Gestanddoeningtermijn De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 200 kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste datum voor de indiening van de offertes Varianten Niet toegelaten

8 3 HOOFDSTUK 3: CONTRACTUELE BEPALINGEN 3.1 Controle en opvolging Controle De controle op de uitvoering van de opdracht gebeurt door de leidend ambtenaar. De identiteit en de bevoegdheden van deze persoon zal bij aanvang van de opdracht bekendgemaakt worden Opvolging Vast periodiek opvolgmoment Er wordt een vast periodiek opvolgmoment georganiseerd tussen de aanbestedende overheid en de aannemer(s) die betrokken zijn, waarop de voortgang van de opdracht 'globaal' besproken wordt. De bedoeling is om structurele problemen en pijnpunten aan te kaarten en op te lossen. De te ondernemen acties van alle partijen worden besproken en vastgelegd. Van elk opvolgmoment wordt door de aanbestedende overheid een verslag opgesteld dat wordt voorgelegd aan de aannemer(s). Opvolgmoment na afroeping Telkens wanneer de aanbestedende overheid dit nodig acht, wordt een extra opvolgmoment georganiseerd. Modaliteiten De aanbestedende overheid wordt tijdens deze periodieke opvolging vertegenwoordigd door de leidend ambtenaar. De aannemer(s) wordt/worden vertegenwoordigd door de hoofdverantwoordelijke van de opdracht. De modaliteiten van de opvolging worden bij begin van de uitvoering, meegedeeld. 3.2 Borg De borgtocht dient als onderpand voor het nakomen van de verplichtingen van de aannemer tot de opdracht volledig is uitgevoerd. Zij wordt bepaald op 5 percent van de aannemingssom. De borgtocht kan hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de Wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de Wet van 9 juli 1975 betreffende de conrole der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht) De borgtocht moet door de aannemer of door een derde gesteld worden binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht en bewezen worden door: 1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. hetzij een debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3. hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

9 5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, de voornamen en het volledige adres van de aannemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de aannemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde" naar gelang van het geval. Wanneer de aannemer binnen de termijn het bewijs niet voorlegt, geeft deze vertraging van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot het toepassen van een straf van 0,02 % van de oorspronkelijke aannemingssom per dag vertraging tot een maximum van 2 % van de oorspronkelijke aannemingssom. 3.3 Uitvoeringsmodaliteiten Bestelling De aannemer verkrijgt geen exclusiviteitrecht tot het uitvoeren van de opleidingen/coaching (perceel 8) die voorwerp uitmaken van zijn overeenkomst. De stad Antwerpen biedt geen garantie dat alle opleidingen zullen worden besteld. Elke opleiding kan maar uitgevoerd worden na effectieve bestelling en goedkeuring door de aanbestedende overheid Personeel De aannemer moet ervoor zorgen dat er voldoende bekwaam personeel op de opdracht aan het werk wordt gezet, en hij moet voorzien in beschikbaar stand-in personeel, zodat zowel de kwaliteit van het veldwerk als de samenwerking en rapportering continu worden gewaarborgd, zowel bij voorzien als onvoorziene omstandigheden (bijvoorbeeld ongevallen of ziektes). Aangezien er mogelijk onder tijdsdruk zal moeten worden gewerkt, maakt dat de nood aan ervaren personeel groter. Van de aannemer wordt verwacht dat hij een engagement aangaat om flexibel te zullen meewerken aan het tot stand brengen van de samenwerking. De omvang van de opdracht impliceert dat het engagement dient te worden aangegaan voor een volgens de aanbestedende overheid adequate vervulling van de opdracht, inclusief deelnames aan vergaderingen, enz... (zie ook hoofdstuk 4) De aannemer verbindt zich ertoe de samenstelling van het team dat voor de uitvoering van de opdracht opgegeven is, niet te wijzigen, tenzij het niet anders kan. In dat geval doet hij hiervan onmiddellijk en gemotiveerd mededeling aan de aanbestedende overheid, die kan beslissen tot inperking of stopzetting van de opdracht, indien deze door de wijziging niet naar behoren uitgevoerd kan worden. Onderdelen van de opdracht kunnen slechts met het schriftelijk voorafgaand akkoord van de aanbestedende overheid worden uitbesteed aan niet in de offerte bij naam vernoemde derden. Zie tevens Artikel 12 van de Wet van 24 december 1993 en Artikel 10 van de AAV Overdracht van de opdracht De aannemer kan zijn rechten en plichten slechts met de schriftelijke en voorafgaande instemming van de aanbestedende overheid overdragen. De aanbestedende overheid kan onder geen enkel beding verplicht worden een opdracht te aanvaarden.

10 3.4 Financiële modaliteiten Prijsbepaling De opdracht is een opdracht tegen prijslijst. De prijzen zijn all-in. Er worden geen extra kosten aanvaard. De aannemer wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. De aantallen opgegeven zijn vermoedelijk en verbinden de aanbestedende overheid niet: zie Prijsherziening Niet van toepassing Betalingsmodaliteiten & Facturatie Zie Artikel 15 2 AAV. De betalingen worden uitgevoerd door het bedrijf financiën van de stad Antwerpen. Schuldvorderingen en facturen worden aan dit bedrijf verstuurd: Het college van burgemeester en schepenen p/a bedrijf financiën tav PO-CAL bestek 2009/0245 Hofstraat Antwerpen Facturen kunnen pas worden betaald na verstrekte en aanvaarde diensten; tussentijdse facturatie kan, maar alleen voor afgewerkte en aanvaarde deelprestaties. Facturen moeten verder de volgende gegevens bevatten : 1) post- of bankrekeningnummer (voor aannemers uit het buitenland : ook het international bank account number of de IBAN-code) 2) adres van de bank (voor aannemers uit het buitenland : ook de bank identifier code of de BIC-code, vroeger Swift-code genoemd) 3) factuurnummer 4) factuurdatum 5) de vermelding: bestek 2009/0245, het uitwerken van een opleidingscurriculum vakgebied marketing en communicatie medewerkers van stad Antwerpen 6) de betreffende bestelling (perceel opleiding- groep) 7) De prestaties en bedragen zullen in detail worden weergegeven met vermelding van BTW tarief 8) BTW-tarief en toegepast tarief (aannemers uit het buitenland dienen een factuur op te maken zonder BTW. Het verschuldigd BTW-bedrag zal door de stad Antwerpen zelf gekweten worden aan de Belgische BTW-administratie) Facturen worden opgemaakt in drievoud en moeten de volgende vermelding bevatten : "Waar en onvergolden verklaard voor de som van (het totale bedrag in letters)", gevolgd door een originele handtekening van de aannemer. Indien een factuur wordt aanvaard door de aanbestedende overheid (nl. goedgekeurd overeenkomstig geleverde diensten), zal ze intern worden doorgestuurd voor betaling. De controleur der vastleggingen zal het bedrag van de factuur toetsen aan het vooraf vastgelegde bedrag. Pas na de goedkeuring door deze controleur, kan de factuur in betaling worden gesteld.

11 3.4.4 Verwijlintresten Artikel 15 4 en 6 van de AAV is van toepassing, indien de aanbestedende overheid de betalingstermijnen niet respecteert. Artikel 15 4 van de AAV is van toepassing, indien de aanbestedende overheid de termijn voor teruggave van de borgtocht niet respecteert (zie art. 9 AAV). 3.5 Keuringen Zie Art. 12, 53 en 55 4 AAV. 3.6 Oplevering(en) Zie Art. 19 en 74 AAV. 3.7 Aansprakelijkheid, overmacht en verzekeringen De aannemer gaat op zijn kosten de verzekeringspolissen aan die zijn aansprakelijkheid dekken. Vijftien kalenderdagen na aanvang van de opdracht overhandigt de aannemer de nodige bewijzen aan de aanbestedende overheid. De polissen bevatten een clausule op basis waarvan de verzekeringsmaatschappijen zich ertoe verbinden aan de aanbestedende overheid kennis te geven van elke schorsing of verbreking van de polis. Bovenvermelde polissen moeten eveneens een clausule bevatten waarbij alle schadeloosstellingen uit hoofde van de borgen rechtstreeks tot het patrimonium van de aanbestedende overheid of van de benadeelde derde behoren, vanaf het ogenblik waarop ze door de verzekeraar verschuldigd zijn. 3.9 Intellectuele rechten Zie Artikel 14 AAV. De indiening van de offerte geldt bij gunning als een belofte van overdracht aan de aanbestedende overheid van alle vermogensrechten op alle grafische, audiovisuele of anderssoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht. De overdracht geldt zowel ten aanzien van de indiener van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht en heeft betrekking op alle mogelijke exploitatiewijzen die de aanbestedende overheid wenselijk acht. Alle producten of documenten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht en aan de aanbestedende overheid bezorgd, worden eigendom van de aanbestedende overheid. Het eindproduct wordt in zijn geheel aangeleverd op digitale drager, van waaruit reproductie mogelijk is (cf. hoofdstuk 2). De aanbestedende overheid verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde rechten op alle producten die vanaf dat ogenblik in het kader van de opdracht worden aangemaakt : 1. het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht, 2. het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling, 3. het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht, en 4. het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek, en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten.

12 De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding Ingebrekestelling, boetes, straffen en maatregelen van ambtswege Zie Artikel 20 en 75 van de AAV. De maatregelen van ambtswege die van toepassing zijn in geval van in gebreke blijven bij de uitvoering van de opdracht zijn: het eenzijdig verbreken van de opdracht; in dit geval verwerft de aanbestedende overheid van rechtswege het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding; het sluiten van één of meerdere overeenkomsten voor rekening met één of meerdere derden voor het geheel of een deel van de nog uit te voeren opdracht. De maatregelen onder 2 worden getroffen op kosten en risico van de in gebreke gebleven aannemer. De beslissing van de aanbestedende overheid om tot de maatregelen van ambtswege over te gaan wordt bij ter post aangetekende brief aan de in gebreke gebleven aannemer of aan zijn afgevaardigde bekendgemaakt Diverse uitvoeringsmodaliteiten Vertrouwelijk De aannemer dient alle maatregelen te treffen om het confidentieel karakter van de gegevens en de onderzoeksresultaten te bewaren door hemzelf en door iedereen die er toegang toe heeft. Vastgestelde inbreuken op deze verbintenis worden bestraft met een uitsluiting van deelname aan kandidaatstellingen voor overheidsopdrachten voor een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de datum waarop de inbreuk werd vastgesteld. Door in te schrijven, verklaart de aannemer uitdrukkelijk dat hij alle bepalingen mee zal naleven van de deontologische code voor overheidscommunicatie van de stad Antwerpen. De aannemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. Die informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid worden meegedeeld aan derden. De aannemer mag deze opdracht wel gebruiken als referentie of case, maar enkel indien hij daarvoor onmiddellijk na de voltooiing van de opdracht schriftelijk de toestemming heeft gevraagd en ook gekregen van de bedrijfsdirecteur stadsontwikkeling van de stad Antwerpen. Deze opdracht mag niet eerder als case worden voorgelegd aan derden, en ook achteraf niet indien de opdracht door omstandigheden niet werd uitgevoerd of indien ze volgens de bedrijfsdirecteur niet naar behoren werd uitgevoerd. Er wordt geen agentschapidentificatie of andere identificatie van de "uitvoerder" toegestaan op welk communicatief product dan ook. Bovendien moet de aannemer tevens zo anoniem mogelijk te werk gaan in alle andere aspecten van de opdracht.

13 3.12 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank Onderhavige opdracht is onderworpen aan het Belgische recht. Indien enige bepaling van dit bestek niet rechtsgeldig mocht blijken, blijven de overige bepalingen in stand. De ongeldige bepaling zal geacht worden te zijn vervangen door een bepaling die de oorspronkelijke bedoeling van de contracterende partijen zoveel als mogelijk benadert. De contracterende partijen erkennen alle bepalingen van het huidige bestek te kennen en onvoorwaardelijk te aanvaarden. De partijen erkennen voor alle geschillen de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement binnen welk ambtsgebied de aanbestedende overheid gelegen is.

14 4 HOOFDSTUK 4: TECHNISCHE BEPALINGEN 4.1 Omschrijving van de opdracht Algemeen Een stad is per definitie wij samen. Want hoe verschillend we ook allemaal zijn, we hebben gemeen dat we de stad delen met elkaar. Precies daarom is het zo belangrijk dat de stad via één heldere en duidelijk herkenbare stem spreekt met haar burgers: over de publieke ruimte die de stad is en hoe we die met zijn allen best gebruiken (zwerfvuil, ), over evenementen (Geen zomer zonder A, ), over toekomstprojecten (park Spoor Noord, ),, met als doel de appreciatie voor stedelijke initiatieven en identificatie met die initiatieven voortdurend te verbeteren. Wij zien de communicatie van de stad met haar burgers als een belangrijk bindmiddel. Wij willen bijdragen tot een positief wij-gevoel, een gevoel van samenhorigheid. Een gevoel van Antwerpen, dat zijn wij. Zoals elk merk, elk bedrijf, elke organisatie heeft ook de stad haar eigenheid. De identiteit onderscheidt de stad van andere entiteiten en bindt de leden onderling. Als we willen dat de stad met één stem spreekt, moeten we erop toezien dat elke stedelijke communicatie éénduidig is, naar vorm, toon en opportuniteit. De vorm: conform het huisstijlhandboek ( De toon: van volwassene tot volwassenen, gericht op iedereen, gedreven, positief ingesteld, helder, professioneel, ambitieus en bescheiden zelfzeker. De opportuniteit: de beperkte middelen efficiënt inzetten Voorwerp Het geven van opleidingen en het coachen in het vakgebied marketing en communicatie voor medewerkers van de stad Antwerpen. De opdracht bestaat uit 10 percelen: 11. copy en tekstredactie: redactionele vaardigheden voor verschillende dragers (flyers, affiches, brochures, artikels in het magazine de Nieuwe Antwerpenaar, het personeelsblad Antenne) creatief en effectief schrijven, redigeren van teksten. 12. web: schrijven voor het web, wat is goede online communicatie en hoe schrijf je goede electronische nieuwsbrieven? 13. pers: het schrijven van persberichten, interviewtechnieken, omgaan met de media, crisis communicatie. 14. communicatie: het opmaken van een communicatieplan, opstellen van een doeltreffende communicatiebriefing. 15. basis-marketing: Wat is marketing? De marketingmix, segmentatie en positionering, het opstellen van een marketingplan. 16. strategische marketing en communicatiebeleid merkstrategie, mediamix, conceptontwikkeling, inzicht in marktonderzoek, proces van marketingplanning, de marketingomgeving. 17. nieuwe technologieën: e-marketing, e-communicatie, social media, 18. inhoudelijke coaching: inhoudelijke coaching op vlak van marketing en communicatie van het MC personeel van strategie tot uitvoering. 19. grafische communicatie: grafische communicatie en drukwerkbegeleiding voor niet grafici. 20. creativiteit: conceptdenken, probleemoplossend denken, creatieve technieken waarbij rekening gehouden wordt met de huisstijl die ontwikkeld werd door en voor de stad Antwerpen, hoe creativiteit bewaren op de werkvloer? De doelgroep zijn medewerkers en klanten (niveau: Ba/Ma) van het stedelijk marketing en communicatiebedrijf van de stad Antwerpen.

15 Specifieke Modaliteiten per perceel Compententiewoordenboek In het competentiewoordenboek vindt u alle waardegebonden competenties; deze moeten geïntegreerd zijn in elke opleiding. Waarden van stad Antwerpen: klantgerichtheid, diversiteit, integriteit, kostenbewust-zijn, samenwerken Voorbereiding Voorbereiding en overleg betreffende de opleidingen/coachting. Opleidingstrajecten Uitwerken en organiseren van de opleidingstrajecten volgens bestekvoorwaarden en goedgekeurde offerte. In de opleidingen willen we deelnemers trainen in hoe zij de stedelijke communicatie kunnen vorm geven. Daarom willen we stilstaan bij belangrijke communicatievragen: Wat is mijn communicatief doel? Wie is mijn doelgroep? Wat is mijn boodschap? Hoe formuleer ik mijn boodschap op een heldere, duidelijke manier? Welk communicatiemiddel kan ik best gebruiken? Als bijlage vindt u van elke opleiding een infofiche met beknopte info over de naam, de doelgroep en de inhoud van de opleiding. Trainingen voor de stad Antwerpen moeten praktijkgericht zijn. We verwachten ook een doelgerichte aanpak zodanig dat een effectieve implementatie op de werkvloer zichtbaar is. Syllabus en andere documenten Moeten digitaal aangeleverd worden in de nieuwe huisstijl. Evaluatie cursisten Na elke traject moet een evaluatie van de cursisten voorzien worden. De trainer moet iedere cursist evalueren én samen met hem/ haar een actieplan opstellen. De evaluatieprocedure wordt met de stad Antwerpen afgesproken Trainers Enkel senior trainers met praktijkervaring Minimum twee en maximum 6. daadwerkelijk inzetten van de voorgestelde trainers, met aan het hoofd een projectverantwoordelijke en bijgestaan door een aanspreekpunt het op korte termijn vervangen met evenwaardig trainers telkens wanneer dit nodig mocht zijn; Wanneer uit de praktijk blijkt dat een lesgever niet (meer) voldoet aan de kwaliteitsnormen bepaald door de stad Antwerpen, kan hij of zij geweigerd worden voor verdere opdrachten. Nieuwe begeleiders/ lesgevers moeten vooraf aan de stad Antwerpen voorgesteld worden en moeten ook uitdrukkelijk en schriftelijk door de coördinator vorming aanvaard worden. Bij ziekte van een trainer, vragen we een alternatieve opleidingsdatum binnen 14 werkdagen. Hoeveelheden Uit elk perceel wordt jaarlijkse een opleiding georganiseerd afhankelijk van de interne vraag, mogelijks meerdere. Uitvoeringsplaats De sessies zullen plaats hebben in de kantoren van stad Antwerpen. Indien daartoe noodzaak ontstaat moet er kunnen uitgeweken worden naar lokalen van de aannemer.

16 Uitvoeringstijdstip De sessies zullen plaats hebben in de volgende 3 jaar na gunning. De spreiding over de voormelde jaren is evenredig voorzien. De data waarop de sessies plaatsvinden worden in gemeenschappelijk overleg bepaald volgens de noodwendigheden van de stad Antwerpen. Dit gebeurt in principe ten laatste 14 kalenderdagen voor de aanvang van de opleiding. De stad Antwerpen heeft steeds het recht af te gelasten tot 5 kalenderdagen voor de aanvang ervan Algemeen De aannemer verbindt zich tot flexibel meewerken aan het tot stand brengen van de samenwerking met de aanbestedende overheid en diens andere partners; tot overleg en inspanning tot oplossing bij eventuele discussies over de uitvoering van de opdracht. Bij de uitvoering van elk onderdeel wordt verwacht van de aannemer dat: de contacten met de aanbestedende overheid pragmatisch, praktisch en resultaatgericht zijn hij rekening houdt met alle opmerkingen en suggesties van de aanbestedende overheid en daar professioneel op reageert (bv. door constructief een oplossing te bedenken eerder dan op oeverloze discussies aan te sturen) hij zelfstandig kan werken, met een minimum aan vergaderingen (ook eerder informele contacten via een snelle of telefoon kunnen pragmatisch gepast zijn) hij het stedelijk Marketing en communicatiebedrijf respecteert als eerste en enig aanspreekpunt hij proactief optreedt en zelf de vooruitgang en de kwaliteit van het project bewaakt. De stad organiseert informatiesessies voor firma s waarmee raamcontracten zijn afgesloten. Tijdens deze informatiesessies komen een aantal thema s aan bod die belangrijk zijn binnen de stad (bv. huisstijl, omgaan met diversiteit, klantenmanagement, ) en die impliciet aan bod kunnen komen tijdens de vorming. De trainers die uitgenodigd worden voor deze informatiesessies dienen deze bij te wonen. Het niet naleven kan aanleiding geven tot het verbreken van het contract.

17 5 HOOFDSTUK 5: MODELDOCUMENTEN

18 5 MODEL OFFERTEFORMULIER ALG OFFERTEFORMULIER bestek nr. 2009/0245 DE INSCHRIJVER OFWEL De vennootschap (handelsnaam of benaming en rechtsvorm) : Nationaliteit : Maatschappelijke zetel : Telefoonnummer : Inschrijvingsnummer R.S.Z. : Nummer kruispuntbank ondernemingen : Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) : Hoedanigheid : OFWEL De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze opdracht 1. De vennootschap (handelsnaam of benaming en rechtsvorm): Nationaliteit : Maatschappelijke zetel: Telefoonnummer : Inschrijvingsnummer R.S.Z. : Nummer kruispuntbank ondernemingen : Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): Hoedanigheid : 2. De vennootschap (handelsnaam of benaming en rechtsvorm): Nationaliteit : Maatschappelijke zetel: Telefoonnummer : Inschrijvingsnummer R.S.Z. : Nummer kruispuntbank ondernemingen : Registratienummer (indien van toepassing) : Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): Hoedanigheid : 3..

19 VERBINDT/VERBINDEN ZICH BIJ DEZE OP ZIJN/HAAR ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN, DE OPDRACHT UIT TE VOEREN OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN DE VOORWAARDEN ZOALS OMSCHREVEN IN HET BESTEK ' uitwerken opleidingscurriculum vakgebied marketing en communicatie mederwerkers stad Antwerpen' tegen de som van : in te vullen per perceel in cijfers, exclusief btw EUR in letters, exclusief btweur BTW-tarief:..% A. ALGEMENE INLICHTINGEN. - Inschrijving op de lijst van de erkende aannemers: Catergorie(ën): Ondercategorie(ën): Klasse: - Inschrijving op de lijst van de geregistreerde aannemers : Nummer: - Aantal werknemers: - minder dan tien (1) - meer dan tien B. INLICHTING BETREFFENDE DE ONDERAANNEMERS Gegevens onderaannemer 1 : Naam:. Adres:. Contactpersoon + tel:. Zal verantwoordelijke zijn voor:. Gegevens onderaannemer 2 : Naam:. Adres:. Contactpersoon + tel:. Zal verantwoordelijke zijn voor:. Mijn onderaannemers van vreemde nationaliteit hebben hun woonplaats in : (land en gemeente)... Het bedrag van de werken die zullen worden opgedragen aan mijn onderaannemers :... 1 onderdanen van een E.E.G. -lid-staat, beloopt... euro (per land) 2 onderdanen van een ander land, beloopt... euro (per land) C. INLICHTINGEN BETREFFENDE HET PERSONEEL. Mijn personeel heeft de volgende nationaliteit :...

20 D. OORSPRONG DER GEBRUIKTE PRODUCTEN. 1 Voor de uitvoering van deze opdracht zullen geen producten gebruikt worden die niet afkomstig zijn uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap. ( 1 ) ( 2 ) OF 2 Overeenkomstig de bepalingen van art , van het K.B. dd , gaat hierbij een afzonderlijke nota, gedateerd en ondertekend, houdende vermelding van de herkomst van de te leveren producten en/of van de te gebruiken materialen die niet afkomstig zijn uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap. - Zij vermeldt per land van oorsprong het bedrag, exclusief douanerechten, dat die producten en/of materialen in de inschrijving vertegenwoordigt. - Wanneer het gaat om op het grondgebied van de lidstaten van de Europese Gemeenschap af te werken of te verwerken producten en/of materialen vermeldt zij de prijs van de grondstoffen. (1)([1])([2]) E. BETALINGEN. De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door: Overschrijving: - op rekening nr. - van de volgende financiële instelling(4) - geopend op naam van (5 ) F. BIJ DIT FORMULIER ZIJN EVENEENS GEVOEGD: Zie bestek, Verplichte inhoudsopgave Gedaan te..., de INSCHRIJVER BESTAANDE VENNOOTSCHAP Vennootschap handtekening vertegenwoordigd door Functie: OF INSCHRIJVER THV, bestaande uit Partner 1. vennootschap vertegenwoordigd door Functie: handtekening Partner 2. vennootschap vertegenwoordigd door Functie: handtekening