Beleidsplan. In dit hoofdstuk wordt de historie, praktijk op dit moment, missie en visie van de praktijk besproken.

Transcriptie

1 2015 Beleidsplan 1. Inleiding Dit is het beleidsplan van Fysiocentrum Huta Galung te Hillegom. In het beleidsplan staat het beleid van de praktijk voor beschreven. Het beleidsplan bestaat uit de beschrijving van de praktijk, visie, missie, analyse van de praktijk, doelstellingen en een activiteitenlijst voor de komende 5 jaar. Er wordt gebruikt gemaakt van de PDCA-cyclus, hierdoor vindt er een continue evaluatie plaats, waardoor de kwaliteit van de praktijk wordt behouden en verbeterd kan worden. 2. Beschrijving praktijk In dit hoofdstuk wordt de historie, praktijk op dit moment, missie en visie van de praktijk besproken. 2.1 Historie De praktijkhouder (M.S.F. Huta Galung) heeft in 1993 Fysiotherapie Westergracht opgericht. Daarnaast heeft hij in 2008 de praktijk Fysioplaza opgestart gevestigd aan de Stationsweg 47a te Hillegom. Vanwege uitbreiding is de praktijk in 2011 verhuist naar de wilsonweg 28 te Hillegom en is de praktijk Fysiocentrum Huta Galung gaan heten. Gezien de uitbreiding van Fysiocentrum Huta Galung, heeft Marthin besloten om per ingaande van november 2014 te stoppen met Fysiotherapie Westergracht. Toen Fysiocentrum Huta Galung in september 2011 werd opgestart waren en 3 therapeuten werkzaam, waarvan 1 de praktijkhouder. Dit team werd versterkt met 2 baliemedewerksters, osteopaat, dieëtiste en psycholoog. Later werd het team versterkt met twee extra fysiotherapeuten. Fysiocentrum Huta Galung werkt samen met onder andere de sportpoli Spaarne Gasthuis Hoofddorp, SV Hillegom, Hillegomse Tennisclub, Schouderpoli Spaarne Gasthuis Hoofddorp, SMA regio Haarlem, Voettech, FysioQ, Olympisch Netwerk Noord-Holland, Schoudernetwerk, Steunpunt Talent en Topsport, Kampioensschappen Lawn Tennis Bond, Koninklijke Nederlandse Genootschap voor Fysiotherapeuten, Nederlandse Accosiatie Orthopedische Manuele Therapie, Nederlandse vereniging voor Manuele Therapie en Fysiotopics. In november 2013 heeft de praktijk de Achmea plus Audit behaald. Een plus status betekend dat een praktijk aantoonbaar hoge kwalitatieve zorg verleend. De kwaliteit van de zorg gemeten wordt door middel van meetinstrumenten. De kwaliteit van de behandelaar goed is. Er sprake is van een goede 1

2 en adequate scholing onder de werknemers. De praktijk een breed netwerk heeft met diverse specialistische zorg, maar ook dat de patiënt adequater en effectiever behandeld wordt en daarmee sneller van zijn klachten af geholpen wordt om tevens recidief te voorkomen. Achmea stelt hoge eisen aan de zorgaanbieders, daar zij de beste zorg willen inkopen. Een plus status staat garant voor een aantoonbare kwaliteit voor zowel de cliënt als voor de zorgverzekeraar. Daarnaast betekent dit voor de cliënt een beter zorg, een groot multidisciplinair netwerk, ruimere openingstijden, geen wachtlijsten en een hoog patiënt tevredenheid. Voor deze zorg hoeft de cliënt geen extra vergoeding te bekostigen, men krijgt voor dezelfde vergoeding een betere zorg aangeboden. Indien men wel op of aanmerkingen heeft, zal de praktijk ervoor zorgen dat deze zo goed mogelijk verholpen zullen worden. 2.2 Praktijk op dit moment In deze paragraaf worden de algemene zaken, medewerkers, samenwerkingen, therapievormen, testvormen, producten, organisatie van de zorg, waarneming en patiëntenpopulatie besproken Algemene zaken Onder de algemene zaken vallen de contactgegevens van de praktijk, de openingstijden en tarievenlijst Fysiocentrum Huta Galung Wilsonweg LR Hillegom Openingstijden Maandag 08:00-21:00 Dinsdag 08:00-21:00 Woensdag 08:00-18:00 Donderdag 08:00-21:00 Vrijdag 08:00-18:00 Zaterdag* 08:00-12:00 * Alleen indien er doordeweeks geen patiënten meer geplaatst kunnen worden 2

3 Tarievenlijst In bijlage 1 vindt u een tarievenlijst van het jaar Medewerkers In bijlage 2 vindt u een overzicht van de werkzame werknemers van Fysiocentrum Huta Galung. In bijlage 3 vindt u een organogram waar welke therapeut werkzaam is. Tevens vindt u in bijlage 4 een tabel waar per therapeut de uitgebreide specialismes besproken worden. Alle fysiotherapeuten zijn BIG geregistreerd, hebben een KNGF relatienummer en sinds dit jaar lid van het Keurmerk i.p.v. het CKR. Daarnaast werkt iedere fysiotherapeut volgens het beroepsprofiel fysiotherapeut van het KNGF Samenwerkingen Instanties Het team werkt samen met de volgende instanties: Sportpoli Spaarne Gasthuis Hoofddorp; Sport Verenging Hillegom; Schouderpoli Spaarne Gasthuis Hoofddorp; Paramedische Schouderkliniek Spaarne Gasthuis Hoofddorp; Sport Medisch Adviescentrum Regio Haarlem Netwerk De netwerken worden onderhouden door middel van het bijwonen van bijeenkomsten, symposia en het ontwikkelen van protocollen. Er wordt met de volgende instanties genetwerkt: FysiQ; Olympisch Netwerk Noord-Holland; Schoudernetwerk; Steunpunt Talent en Topsport; Kampioenschappen van de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond; Daarnaast levert de praktijk diensten aan: S.V. Hillegom. Koninklijke Nederlandse Genootschap voor Fysiotherapeuten; Nederlandse Associatie Orthopedische Manuele Therapie; Nederlandse Vereniging voor Manuele Therapie. Fysiotopics De diensten bij S.V. Hillegom houden in aanwezig zijn en het verlenen van fysiotherapeutische zorg bij de selectietraining en wedstrijden. In de praktijk staat een map waar alle informatie en notules betreft S.V. Hillegom staan opgeslagen Interne paramedische disciplines Fysiocentrum Huta Galung biedt u ook de mogelijkheid om deel uit te maken van een 3

4 multidisciplinaire aanpak. Diverse paramedici zijn binnen dit centrum aanwezig, namelijk: Diëtiste P. Adamse Tel.: Website: Osteopaat D. Martijn Tel.: Website: Sportpsycholoog L. Duvekot Tel.: Website: Paulien de Haan Tel: Website: Externe paramedische disciplines Fysiocentrum Huta Galung verwijst indien nodig naar: Voettech Podotherapie Praktijk Lisse Tel.: Beroepsvereniging KNGF Postbus AE Amersfoort Website: NAOMT Postbus CA Rijswijk Website: NVMT Postbus AE Amersfoort Website: NVSF Postbus AE Amersfoort Website: Myopain Hettenheuvelweg BN Amsterdam Website: Keurmerk Sportlaan PG Zwolle Website: Therapievormen Binnen de praktijk zijn er diverse therapievormen, namelijk: Orthopedische Manuele therapie; Fysiotherapie; Sportfysiotherapie; Dry Needling; Cyriax; Mckenzie Therapie; 4

5 Medical Taping Concept; Medische Trainings Therapie; Mulligan Concept; Sportspreekuur; Aanbieden van een afvalprogramma; Verkoop producten, voor het bevorderen van het herstel v/d patiënt Diverse testvormen Naast de standaard testen uit de KNGF-richtlijn, beschikt Fysiocentrum Huta Galung over andere diverse testvormen, namelijk: Fitmate testen; Leg press test; Jump mat; Functional Movement Screen; Inclinometer; Microfet Organisatie van de Zorg Een aanmelding voor een consult/behandeling zijn op afspraak. Een afspraak duurt minimaal 20 minuten en maximaal 30 minuten. De behandelingen zijn gebaseerd op klacht en indicatie. Tevens is medische training mogelijk binnen deze organisatie. Voor het verwerven van verdere voorlichting kunt u terecht bij een van de medewerkers, welke hierboven genoemd zijn. Daarnaast krijgt iedere patiënt die voor de eerste keer de praktijk bezoekt een praktijkbrochure aangereikt. De praktijkbrochure staat in bijlage 5. Er wordt naar gestreefd de patiënt binnen twee werkdagen te behandelen Waarneming Tijdens afwezigheid van één van de therapeuten in verband met vakanties en dergelijken, zal dit intern worden opgelost. Uiteraard zal dit in overleg zijn met de patiënt. De praktijk heeft hier een waarneming protocol voor gemaakt. Dit protocol is opgenomen in bijlage Patiëntenpopulatie De doelgroep van Fysiocentrum Huta Galung is breed. Er wordt zorg aangeboden aan sporters op allerlei niveau's. Ook is Fysiocentrum Huta Galung gespecialiseerd in nek-, rug-, knie-, heup-, enkel-, schouder- en elleboogproblematiek. In bijlage 7 vindt u een overzicht van het managementrapportage uit het jaar

6 2.2.9 Milieu De praktijk is bewust bezig met het milieu en streeft er dan ook naar om een positieve bijdrage te leveren aan het milieu en de duurzaamheid. Wij stimuleren zowel de medewerkers als de patiënten tot het uitvoeren van milieuvriendelijk gedrag. Zo wordt papier en karton verzameld en één keer per week naar de papierbak gebracht voor recycling. Daarnaast wordt er met printen bezuinigd, door dubbelzijdig te printen en meerdere pagina s op 1 A4. De plasticbekers die behoren bij de F-max watercooler in de oefenruimtes, worden in een speciale bak verzameld, zodat dit samen met al het ander verzamelde plastic in de plasticbak geworpen kan worden. Batterijen, lampen en naalden worden verzameld om naar de milieustraat te worden gebracht. Tot slot wordt eventueel tuinafval in de groenbak verzameld. 2.3 Visie De praktijk is het erover eens, dat alleen behandelen slechts een deel van het te behalen resultaat levert. Zij zijn van mening dat het herstel niet alleen wordt bewerkstelligd door fysio- of manuele therapeutische behandelingen, maar dat een combinatie met actieve hersteltraining ook een belangrijke rol speelt. Dit versnelt het herstel, het lichaam wordt getraind en het werkt gelijk preventief. Hiermee wordt de kans op nieuwe blessures beperkt. 2.4 Missie De praktijkhouder en de medewerkers hebben als missie om mensen met problemen aan het bewegingsapparaat zo efficiënt, effectief en kwalitatief mogelijk te helpen herstellen. Dit wordt bewerkstelligt door te werken volgens het beleidsplan, scholing en continue evaluatie. 3. Analyse van de praktijk In het hoofdstuk analyse van de praktijk wordt besproken welk beleid de praktijk op dit moment voert qua personeel, kwaliteit, klachten, privacy, hygiëne, veiligheid en bejegening. 3.1 Huidige situatie De huidige situatie is in het organogram vastgelegd, in bijlage Personeelsbeleid Onder het personeelsbeleid vallen de contracten van de medewerkers, handboek, werving en selectie, welzijn en functioneren van de werknemers, deskundigheidsbevordering, stagiaires en waarneming. 6

7 Contract en handboek Contract Het arbeidscontract is mede opgesteld door een advocaat ( Jeroen Pijtak) gespecialiseerd in het arbeidsrecht. Hierdoor is het arbeidscontract onderhevig aan de laatste wijzigingen omtrent het arbeidsrecht. Er is gekeken naar het laatste CAO fysiotherapeuten van 2003 als richtlijn. Alle werknemers van Fysiocentrum Huta Galung werken onder een arbeidscontract. Zie onderstaand schema. Olivia Wulms Contract onbepaalde tijd Anno Anouk van Ballengooijen Contract onbepaalde tijd Anno Pim Spaargaren Contract onbepaalde tijd Anno Talitha Huta Galung Contract onbepaalde tijd Anno Yvonne Huta Galung praktijkhouder Marthin Huta Galung Praktijkhouder Handboek Dit arbeidscontract is sinds december 2014 aangevuld met een handboek. In dit handboek worden meerdere onderwerpen verduidelijkt en uiteengezet. Daar er veel vragen omtrent verscheidene onderwerpen resten. Nu is er vaste informatie in de vorm van een handboek waar altijd op terug gevallen kan worden door zowel de praktijkhouder als de werknemers. Tevens is deze informatie mede opgesteld door een advocaat zich gespecialiseerd in het arbeidsrecht. Het handboek is daardoor onderhevig aan de laatste wijzigingen omtrent het arbeidsrecht. De volgende onderwerpen zijn opgenomen in het handboek: Hoofdstukken: Arbeidstijd, verlof en opleidingen Algemene richtlijnen Dienstverband Beëindiging en schorsing Bijlages: Protocol Fysioroadmap Beleid verslaglegging Verzuim reglement/ beleid Declaratieformulier Professioneel Statuut Fysiotherapeuten in dienstverband in de vrijgevestigde praktijk 7

8 Urenregistratieformulier Gebruik intramed Het handboek is de vinden in bijlage Werving en selectie Vaststelling behoefte De praktijkhouders stellen vast of er behoefte is aan nieuwe werknemers. In samenspraak met de baliemedewerkers wordt er vervolgens een vacature opgesteld met daarin opgenomen een functieomschrijving na gelang de behoefte in de praktijk. Er is voor zowel een fysiotherapeut als manueel fysiotherapeut een standaard vacature waarin de minimale vereisten van de praktijk zijn verwerkt. Vanuit daar kan er naar behoefte aangevuld worden. De standaard vacature staat in bijlage 9 opgenomen Werving Vervolgens wordt er een vacature op de site van de beroepsgroep KNGF geplaatst. Tevens is het ook mogelijk dat er potentiële sollicitanten mondeling benaderd worden voor een openstaande vacature van de praktijk. Alle schriftelijke reacties worden door de baliemedewerkers verzameld en aan de praktijkhouders voorgedragen. De praktijkhouders selecteren de sollicitanten en de baliemedewerkers plannen de gesprekken in en voorzien de sollicitant van de benodigde informatie. De sollicitanten die niet uitgekozen zijn voor een gesprek worden netjes per mail daarvan op de hoogte gesteld door de baliemedewerkers. Dit wordt in een daarvoor bestemde map bewaard Uitvoeren gesprekken Beide praktijkhouders zijn aanwezig bij het 1 e ofwel 2 e solicitatiegesprek en vindt plaats op de locatie Wilsonweg 28 in Hillegom. Bij twijfel kan er gevraagd worden aan de sollicitant een dag mee te lopen in de praktijk Selectie Naar aanleiding van beide gesprekken besluiten de praktijkhouders de sollicitant wel of niet aan te nemen. Sollicitanten die niet worden aangenomen worden mondeling hiervan op de hoogte gesteld door één van de praktijkhouders. Wanneer de sollicitant een schriftelijke bevestiging wil, dan wordt dit verder door de baliemedewerkster verzorgd Welzijn en functioneren van werknemer Functioneringsgesprek Eenmaal per jaar worden er functioneringsgesprekken ingepland. De praktijkhouders hanteren daarbij het format functioneringsgesprek, zie bijlage 10. Als het format is ingevuld en ondertekend door beide partijen zal het worden bewaard in de persoonlijke dossiers. De medewerker ontvangt een kopie van de notulen binnen twee weken nadat het gesprek heeft plaatsgevonden. De baliemedewerkster zal hiervoor zorgdragen. De praktijkhouder zal de overeengekomen activiteiten bijwerken in de jaar agenda. Tevens is hij verantwoordelijk voor het nagaan of deze ook worden 8

9 opgevolgd door zijn medewerkers Tevredenheid van de medewerkers Een gemotiveerd team is de sleutel tot succes. Vandaar dat wij vanaf keer per jaar een intern tevredenheidsonderzoek willen doen onder de werknemers. De praktijkhouders hebben een vragenlijst opgesteld waarin de praktijk, de praktijkhouders, de inhoud van het werk, samenwerking met collega s allemaal aanbod komen. De administratieve medewerker verstuurt de vragenlijst op en biedt de werknemers de mogelijkheid aan deze anoniem in te leveren. De resultaten worden geëvalueerd volgens de PDCA cyclus en verwerkt in een verslag door de administratieve medewerker in samenspraak met de praktijkhouders. Vervolgens wordt er een vergadering ingepland waarin de resultaten worden gepresenteerd. Samen met de medewerkers wordt er gezocht naar eventuele verbeteringen. De praktijkhouder besluit uiteindelijk welke verbeteracties worden doorgevoerd. Deze uitkomsten worden opgeslagen in een map. In bijlage 11 staan de vragen van het tevredenheidsonderzoek onder de werknemers opgenomen RI&E Alle aspecten ten aanzien van de veiligheid, gezondheid en het welzijn van de medewerkers komen tijdens de risico inventarisatie en evaluatie ( RI&E) aan bod. Zie bijlage 12. De praktijken hebben een contract ziektekosten Amersfoortse met een arbo-arts / gecertificeerde Arbodienst 365. Contactgegevens arbodienst 362: info@arboned.nl Tevens vindt u in het handboek (bijlage 8) het verzuim reglement Klachtbehandeling medewerker De medewerker wendt zich met zijn klacht tot de praktijkhouder en deze besluit in goed overleg over de vervolgactie. De klacht, de oorzaak en de oplossing wordt geregistreerd op het klachtenformulier medewerkers. De fysiotherapeut brengt de praktijkhouder schriftelijk op de hoogte van de klacht als die niet in goed overleg opgelost kan worden; er wordt een aantekening gemaakt op het klachtenformulier. Het klachten formulier wordt gearchiveerd door de praktijkhouder. De praktijkhouder bevestigt zo spoedig mogelijk de ontvangst van de klacht en nodigt de medewerker uit om opnieuw in een persoonlijk gesprek te proberen tot een oplossing te komen. De praktijkhouder schakelt bemiddeling van de KNGF in indien er geen oplossing gevonden kan worden (zie document Mediation door het KNGF). De praktijkhouder besluit tot een corrigerende maatregel en geeft dit door aan de medewerker. 9

10 De praktijkhouder evalueert drie maanden na invoering van de corrigerende maatregel van een klacht of de maatregel werkt. De praktijkhouder registreert de evaluatie van de maatregel op het klachtenformulier. De medewerker wendt zich met verbetervoorstel tot de praktijkhouder en deze besluit in goed overleg over de vervolgactie. De praktijkhouder bespreekt een verbetervoorstel, welk betrekking heeft op de algemene gang van zaken in de praktijk tijdens een werkoverleg met alle medewerkers en besluit tot corrigerende of preventieve maatregelen. Acties worden geregistreerd in het verslag van het werkoverleg of als doelstelling in het kwaliteitsbeleid opgenomen. De praktijkhouder evalueert drie maanden na invoering van een verbetervoorstel of de corrigerende maatregel werkt. De praktijkhouder registreert de evaluatie van de invoering van de maatregel via de notulen van het werkoverleg. Voor klachten onder de medewerkers hebben we een drietal vertrouwenspersonen (dit staat in het handboek opgenomen) met wie deze kan worden besproken. De vertrouwenspersoon die de klacht in behandeling neemt werkt volgens de klachtenregeling die wij ook voor patiënten hanteren zie bijlage 13. De vertrouwenspersoon is in dit geval dan de klachten coördinator Werkoverleg 1 keer per maand vindt er een werkoverleg plaats op de praktijk. Hier wordt er gewerkt met een aantal vaste onderwerpen die per maand geëvalueerd worden. Zie format bijlage 14. De administratieve medewerker is verantwoordelijk voor het notuleren en verspreiden ervan. Daarnaast is er elke dag de mogelijkheid te overleggen tijdens de lunch met de dan aanwezige collega s en 1 op 1 voor of na werktijd. De praktijkhouder heeft op de woensdagmiddag in zijn agenda geen patiënten. Dan heeft hij de ruimte om gesprekken met werknemers te voeren of zakelijke afspraken af te handelen Deskundigheidsbevordering Functie vereisten De praktijkhouder heeft opleidingseisen opgesteld voor alle fysiotherapeuten. Opleidingseisen fysiotherapeuten: Afgerond en in het bezit van een diploma van een HBO opleiding fysiotherapie Beroeps gebonden papieren ( handboek Fysiocentrum Huta Galung hoofdstuk 3.1), waarin vanaf 2015 de fysiotherapeuten niet meer CKR geregistreerd zijn, maar bij het Keurmerk zijn geregistreerd; Werken volgens het beroepsprofiel fysiotherapie van het KNGF. 10

11 Aan deze opleidingseisen moet elke werknemer minimaal voldoen en aan blijven voldoen. Daarnaast wordt er individueel met elke werknemer in 2015 een scholingsplan opgesteld en afgesproken overeenkomstig met de doelen deskundigheid in het kwaliteitsbeleid. Dit wordt opgeslagen in het persoonlijke dossier van elke medewerker Scholings/ loopbaanplan Loopbaanbeleid binnen de praktijken zijn gerelateerd aan deskundigheidsbevordering, vervanging en capaciteit. Een loopbaan/scholingsplan van een medewerker wordt (waar van toepassing) op basis van de wens en persoonlijke eigenschappen van de medewerker, behoefte van de organisatie en marktontwikkelingen, in overleg vastgesteld. De praktijkhouder stelt jaarlijks een loopbaan/ scholingsplan ( zie bijlage 15) op per werknemer overeen stemmig met de doelstellingen in het kwaliteitsbeleid. Het loopbaan/ scholingsplan besproken en vastgezet in het jaarlijkse functionerings gesprek, wordt halfjaarlijks geëvalueerd. Hierbij wordt gekeken of de werknemer voldoet aan de na- of bijscholing zoals afgesproken en opgenomen in het scholingsplan. De werknemer kan beroep doen op een bijdrage aan na- of bijscholing. Dit is opgenomen in het handboek van Fysiocentrum Huta Galung onder paragraaf Tevens zijn vereisten en regels omtrent de vergoeding van na- en bijscholing opgenomen in dit handboek. Alle werknemers die hun opleiding/ cursus/ training hebben afgerond wordt gevraagd een korte presentatie te geven tijdens een werkoverleg. De werknemers leveren na het afronden van hun functie/ beroeps gerelateerde en goedgekeurde opleiding hun diploma s, bewijzen van inschrijving etc. aan de administratief medewerker. Deze worden in de personeelsdossiers bewaard. Tevens heeft elke werknemer bij de beroepsgroep het keurmerk zijn na- en bijscholing toonbaar gemaakt in zijn/ haar toekomst plannen Inwerken nieuwe werknemers In de week voorafgaand aan de eerste werkdag van de nieuwe werknemer wordt deze gevraagd een week mee te draaien. Aandachtspunten in deze week zijn: Kennismaking met de collega s; Handboek doorlezen; Praktijkbrochure doorlezen; Beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag doorlezen; 11

12 Arbeidsvoorwaarden en regelingen, arbeidsomstandigheden en overige regels; Diagnosecodelijst ontvangen; Informatie betreft declaratie naar verzekeraars. De nieuwe medewerker wordt de eerste twee maanden ingewerkt/ ondersteund door de praktijkhouder en collega s. In deze twee maanden kan de nieuwe werknemer altijd terecht bij de collega s en de praktijkhouder voor vragen en begeleiding. Na die inwerkperiode van 2 maanden wordt geacht dat de werknemer zelfstandig zijn patiënten kan behandelen. Er zal na deze 2 maanden nog wel een evaluatie gesprek plaatsvinden tussen werknemer en praktijkhouder. In dit gesprek komen de volgende onderwerpen aan boord; Ervaringen van beide partijen tot nu toe; Werkdoelen voor de komende tijd vaststellen; Afspraak voor vervolggesprek( ken); Afspraak voor eventuele vervolg activiteiten als begeleiding of opleiding. Tevens wordt er binnen een jaar een functioneringsgesprek gepland met de praktijkhouders. De notulen van deze gesprekken worden bewaard in de persoonlijke dossiers. De praktijkhouder is verantwoordelijk voor de opvolging van de actiepunten opgenomen in de notulen Ontslag en exitgesprekken Indien de praktijken en medewerkers al dan niet gedwongen besluiten de arbeidsrelatie te beëindigen zal, indien mogelijk, deze relatie geëvalueerd worden tijdens een exitgesprek. Dit met als doel dat zowel de medewerker als praktijk voordeel kunnen behalen uit de feedback die aan elkaar gegeven wordt en eventuele niet uitgesproken gevoelens naar elkaar uit te spreken. Voor de ontslag en exitgesprekken is een format opgesteld. Deze is te vinden in bijlage 16. Daarnaast dient de medewerker waarbij de arbeidsrelatie is beëindigd de sleutel en kleding in te leveren. Bij het in dienst treden heeft de medewerker een sleutelverklaring getekend. Deze wordt in de daarvoor betreffende map bewaard Stagiaires en waarneming Waarneming De desbetreffend behandelend fysiotherapeut bepaalt in eventueel samenspraak met de praktijkhouder welke patiënten overgedragen dienen te worden en draagt dit over aan collega's tijdens lunchoverleg of ander vrij moment. Behandelend fysiotherapeut vraagt de patiënt toestemming voor waarnemend fysiotherapeut voordat er een afspraak wordt ingepland. De behandelend fysiotherapeut zorgt tevens voor een schriftelijke overdracht van de informatie via het patiënten dossier en bij de MTT-overdracht als notitie in de agenda. Zie voor verdere informatie bijlage 6. 12

13 Stage beleid Fysiocentrum Huta Galung werkt alleen samen met de Hoge school van Amsterdam. 3 e en 4 e jaars studenten mogen hun stage EFLP 2 of EFLP 3 lopen op de praktijk Fysiocentrum Huta Galung. De criteria eisen die Fysiocentrum Huta Galung heeft zijn: De stagiaire moet 3 e of 4 e jaars student zijn; De stage moet een EFLP 2 of een EFLP 3 zijn; De stagiaire heeft eerst een kennismakingsgesprek met zijn of haar stagebegeleider; De stagebegeleider bepaalt wanneer hij of zij wil kan beëindigen; De stagiaire loopt minimaal 28 uur per week stage voor de praktijk; Duur van stage is minimaal 20 weken; De stagiaire draagt werkkleding van Fysiocentrum Huta Galung; De stagiaire veschijnt altijd verzorgd op de praktijk (geschoren, haar vast, gewassen, geen zichtbare piercings of sieraden om); De stagiaire dient 10 minuten voor aanvang aanwezig te zijn op de praktijk; De stagiaire dient zich aan de regels van het handboek van Fysiocentrum Huta Galung te houden; De stagiaire krijgt geen stagevergoeding of reiskostenvergoeding. Binnen Fysiocentrum Huta Galung zijn 2 fysiotherapeuten die stagiaires begeleiden. Dat zijn Pim Spaargaren (algemeen fysiotherapeut) en Anouk van Ballegooijen (algemeen fysiotherapeut). Wanneer er bij ziekte of vakanties beide therapeuten de stagiaire niet kunnen begeleiden, zijn Olivia Wulms (master manueel therapeut) en Marthin Huta Galung (praktijk eigenaar) back-up voor het begeleiden van de stagiaire. Contact tussen de Hoge school van Amsterdam en Fysiocentrum Huta Galung wordt door de 2 stagebegeleiders (Pim Spaargaren, Anouk van Ballegooijen) zelf onderhouden. De stagiaire wordt tijdens de stage begeleid om onder supervisie, in voldoende tempo matig complexe en complexe patiënten te onderzoeken, behandelen en te begeleiden. Hierbij mag de stagiaire onder supervisie van de stagebegeleider de behandeling uitvoeren. De patiënt moet altijd eerst toestemming geven of de stagiaire in de kamer aanwezig mag zijn. De stagebegeleider is altijd eindverantwoordelijk voor het handelen van de stagiaire. In de eerste week van de stage loopt de stagiaire mee met de stagebegeleider om behandelingen mee te kijken. De stagiaire hoeft dan nog geen behandelingen uit te voeren, maar mag wel. In de eerste week maakt de stagiaire een Plan Van Aanpak (PVA) waarin realistische doelen (SMART) te stellen passend bij de stage-instelling worden gemaakt. Tijdens de stage heeft de stagiaire recht op één uur per week overleg met zijn of haar 13

14 stagebegeleider. Beoordeling van de stagiaire wordt door middel van eigen observatie van de stagebegeleider gedaan en conform stage studiehandleiding van de Hoge School van Amsterdam gedaan. Vakanties en vrije dagen moet de stagiaire altijd in overleg doen met de stagebegeleider. De stagiaire heeft recht op het aantal vakanties dagen conform de stage studiehandleiding. Halverwege de stage en aan het einde van de stage zal let leerproces en de SMART doelen van de stagiaire geëvalueerd worden met de stagebegeleider conform stage studie handleiding. De stagiaire dient na zijn stage een stageverslag in te leveren, wat beoordeeld zal worden door de stagebegeleider. De stagebegeleider beschikt over het stage handboek, die wordt opgeslagen in de daarvoor bestemde map Kwaliteitsbeleid De praktijk werkt volgens de Wet op de Geneeskundige Behandelingovereenkomst (WGBO), de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), Arbeidsomstandighedenwet, Wet op Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (Wet BIG), Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector (WKCZ), Kwaliteitswet Zorginstellingen, Wet Algemene Bepalingen Burgerservicenummer (WABB), Beroepsethiek en gedragsregels voor de fysiotherapeut van de KNGF en volgens de algemene kwaliteitscriteria van de NPCF. Dit staat ook aangegeven in de praktijkbrochure. Om de kwaliteit van de praktijk qua organisatie, medewerkers en behandeling van patiënten te behouden en te verbeteren zijn er een aantal eisen opgesteld waar elk personeelslid van Fysiocentrum Huta Galung zich aan moet houden. Deze eisen houden in patiënten mee laten doen met de CQ-index, denken aan het behandelgemiddelde, benchmark evalueren, patiënten laten meedoen met het interne tevredenheidsonderzoek, regelmatige scholing van de werkzame fysiotherapeuten, werken volgens het verslagleggingsprotocol, interne audit, externe audit, werkwijze, tevredenheidsonderzoek voor ketenpartners en casussen bespreken. De praktijkhouder heeft de eindverantwoordelijkheid voor alles wat er binnen de praktijk gebeurt, zowel op patiënten-, fascilitair en financieel gebied CQ-index De CQ-index is een gestandaardiseerde methodiek om klantervaringen in de zorg te meten, te analyseren en te rapporteren. De CQ-index meet de ervaringen van patiënten met de zorg en het belang dat zij aan bepaalde kwaliteitsaspecten hechten. Tijdens de intake dient elke fysiotherapeut aan de patiënt mondeling toestemming te vragen of deze wil deelnemen aan de CQ-index. Zodra de patiënt wel of niet wil deelnemen wordt dit in intramed en Fysioroadmap aangevinkt. Wanneer de behandeling van de patiënt is beëindigd wordt het dossier in Intramed en Fysioroadmap afgesloten, volgens het verslagleggingsprotocol (handboek; bijlage 1; hoofdstuk 10). Wanneer dit niet gebeurd, kan de CQ-index niet worden verzonden naar de patiënt. 14

15 De verzending van de CQ-index gebeurd automatisch. Elk kwartaal komt de uitslag van de CQ-index binnen. Dit kan worden gezien door naar de site: te gaan. De praktijk heeft afgesproken dat elke half jaar de CQ-index wordt geëvalueerd en vergeleken met het voorgaande halfjaar. Deze evaluatie vindt plaats volgens de PDCA-cyclus. De nieuwe activiteiten/doelen worden door de praktijkhouder (M.S.F. Huta Galung) beoordeeld op goedkeuring. De nieuwe activiteiten worden vervolgens per mail aan de collega's doorgestuurd en tijdens het werkoverleg besproken. De evaluatie van de CQ-index wordt gedaan door T.E. Huta Galung met hulp van A.E.J. Van Ballegoooijen. De evaluatie is te vinden in de daarvoor bestemde mappen en wordt aan de patiënten in de wachtkamer kenbaar gemaakt Behandelgemiddelde Elk kwartaal krijgt de praktijk van Achmea, Menzis, CZ en Zorg en Zekerheid een overzicht van het behandelgemiddelde. Voor Achmea, Menzis en CZ gelden dat het behandelgemiddelde voor pluspraktijken 90 of lager moet zijn. Ligt het behandelgemiddelde tussen de 90 en 115 dan dienen er resultaten afspraken gemaakt te worden. Ligt het behandelgemiddelde tussen de 115 en 150 dan wordt het pluscontract teruggebracht naar het basiscontract. Ligt het behandelgemiddelde hoger dan 150 dan biedt de zorgverzekeraar de praktijk geen contract meer aan. Wanneer de praktijk het behandelgemiddelde binnenkrijgt evalueert A.E.J. van Ballegooijen de uitkomst, via de PDCA-cyclus. Om het behandelgemiddelde goed te evalueren print T.E. Huta Galung een lijst met de patiënten en diagnosecodes uit van de betreffende verzekeraar. Op deze manier kan A.E.J. van Ballegooijen zien om welke patiënten het gaat, die 'te' veel behandeld zijn en dit evalueren volgens de PDCA-cyclus. Vorig jaar was ons behandelgemiddelde te hoog en dit heeft tot verschillende acties/doelen geleid. Namelijk wanneer er niet of nauwelijks verbetering optreedt na 5 behandelingen wordt er een collega bijgeroepen voor advies of de patiënt wordt doorgestuurd. In het verleden werden chronische patiënten (bv. MS, COPD) het hele jaar door behandeld. De praktijk heeft de afspraak gemaakt dat er tijdens de intake een duidelijk hoofddoel wordt vastgelegd. Dit hoofddoel dient binnen 3 maanden, zonder complicaties, realiseerbaar te zijn, waarbij deze patiënten 2x in de week mogen komen. Wanneer het hoofddoel is behaald, wordt de behandeling beëindigd. Onderhoudt wordt door de verzekeraars namelijk niet gezien als fysiotherapie. A.E.J. van Ballegooijen heeft met behulp van de KNGF beweeginterventies, beweegprogramma's geschreven voor artrose heup/knie, COPD, Coronaire hartziekten, DMII, Oncologie en Osteoporose. Daarnaast zijn er nog KNGF-beweeginterventies voor chronische pijn en overgewicht/obesitas bij kinderen. Echter zijn er voor deze twee beweeginterventies nog geen programma's voor onze praktijk geschreven. A.E.J. Van Ballegooijen heeft via het NPI de cursus standaard beweegprogramma deel 1 en beweegprogramma deel 2: moduul 'COPD' gedaan. In eerste instantie had de praktijkhouder besloten nog niet te starten met de beweegprogramma's, maar gezien bovenstaande ontwikkelingen, is er nu toch besloten om in 2015 te starten met de beweegprogramma's. Op deze manier leren chronische patiënten hoe ze met hun aandoening om moeten gaan en leren zelfstandig bewegen. 15

16 Hierdoor wordt de kans op verergering van de aandoening en co-morbiditeit verminderd. Dit zal tengoede komen aan het behandelgemiddelde van de praktijk en kosten vermindering in de zorg. De praktijk wil starten met twee beweegprogramma's Oncologie en artrose heup/knie. Verder dient dit in 2015 verder opgestart te worden. Daarnaast zijn de protocollen waar de fysiotherapeuten mee werken aangepast en up to date gemaakt. Dit wordt onder andere gedaan door J. van Straten. Met de fysiotherapeuten is afgesproken dat er volgens de protocollen moet worden gewerkt, om te voorkomen dat het behandelgemiddelde te hoog wordt. Onder deze protocollen vallen onder andere de KNGF-richtlijnen en zorgplannen van Fysiotopics. Deze staan in Fysioroadmap opgenomen. Verdere uitleg over deze protocollen is te vinden in de daarvoor bestemde mappen. De nieuwe opgestelde acties/doelen worden voorgelegd aan de praktijkhouder. Wanneer deze ze heeft goedgekeurd zullen de nieuwe acties/doelen aan de medewerkers worden g d en tijdens het werkoverleg worden besproken. De evaluatie is te vinden in de daarvoor bestemde mappen Benchmark De praktijk neemt deel aan ParaBench. Het doel van ParaBench is om gegevens binnen de paramedische beroespgroepen vergelijkbaar te maken en te komen tot objectieve gegevens op diverse aspecten binnen de paramedische zorg. J. van Straten evalueert elk kwartaal deze gegevens volgens de PDCA-cyclus. De acties/doelen worden aan de praktijkhouder voorgelegd. Wanneer deze ze heeft goedgekeurd worden de acties/doelen per mail naar de overige collega's verstuurd en tijdens het werkoverleg besproken. De evaluatie is te vinden in de daarvoor bestemde mappen Interne tevredenheidsonderzoek Elk jaar rond mei start de praktijk 6 maanden met het interne tevredenheidsonderzoek. Na afloop worden de gegevens door T.E. Huta Galung met hulp van A.E.J. Van Ballegooijen geëvalueerd volgens de PDCA-cyclus. De acties/doelen die hieruit voortkomen worden aan de praktijkhouder voorgelegd. Wanneer deze ze heeft goedgekeurd worden de acties/doelen aan de overige collega's g d en tijdens het werkoverleg besproken. Uit de evaluatie van het interne tevredenheidsonderzoek kunnen nieuwe vragen komen, die beter aan de wensen en verwachtingen van de patiënt voldoen. Het tevredenheidsonderzoek wordt dan aangepast, zodat deze beter past bij de wensen en verwachtingen van de patiënten. De evaluatie is te vinden in de daarvoor bestemde mappen. De uitslagen van het interne tevredenheidsonderzoek worden in de wachtkamer opgehangen Scholing De werkzame fysiotherapeuten dienen elk jaar verplichte scholing (deskundigheid personeel) te volgen om deskundig en op de hoogte van de nieuwst ontwikkelingen te blijven. Dit dient in 16

17 samenspraak te gaan met de praktijkhouder. De scholing dient namelijk wel aan te sluiten bij de missie, visie en dus de doelen van de praktijk. Op deze manier kan de kwaliteit van de medewerkers en werk behouden en verbeterd worden. Hoe de scholingseisen zijn vastgelegd in de praktijk, staat vastgelegd in paragraaf deskundigheidsbevordering van dit document en het handboek (hoofdstuk 1; paragraaf 1.10). Wanneer collega s een cursus/opleiding hebben gevolgd dienen zij hier een presentatie over te geven. Op deze manier worden andere collega s ook geïnformeerd over nieuwe inzichten/behandelmethodes. Uit deze presentaties kunnen nieuwe doelen/acties naar voren komen. Dit wordt schriftelijk genoteerd en bewaard in de daarvoor bestemde mappen Verslaglegging Fysiocentrum Huta Galung heeft een intern kwaliteitssysteem ontwikkeld. Qua verslaglegging is er een document voor Fysioroadmap en Intramed opgesteld, waarin staat aangegeven waar de verslaglegging aan moet voldoen volgens de auditeisen van Health Care Auditing en de richtlijnverslaglegging van het KNGF. Daarnaast heeft de praktijk een document waar alle eisen van de verzekeraars instaan, waaraan voldaan moet worden. Dit houdt in aantal behandelingen bij DTF, machtigingen, diagnosecodes etc. Alle collega's hebben deze documenten ontvangen en hebben deze door moeten lezen. Elk jaar controleert A.E.J. Van Ballegooijen of de eisen veranderd zijn en deze worden zondig aangepast in bovenstaande documenten. Het verslagleggingdocument voor Fysioroadmap en intramed en het verslagleggingsbeleid staan als bijlage 1,2,7 opgenomen in het handboek, die elke collega heeft ontvangen. Verder wordt er elk jaar een kwaliteitsjaarverslag en beleidsplan gemaakt. Dit wordt gedaan door Talitha Huta Galung en Anouk van Ballegooijen. Na goedkeuring van de praktijkhouder wordt deze documenten per mail naar de overige collega's verstuurd. De patiënt heeft ook de mogelijkheid om deze stukken in te zien. Op de website; kan de patient het kwaliteitsjaarverslag en beleidsplan van dat jaar inzien. Uitwerkingen van het behandelgemiddelde, CQ-index, parabench, interne tevredenheidsonderzoek worden uitgeprint en in een map opgeslagen. Daarnaast worden er documenten in mappen bewaard betreft score formulieren en informatie/uitleg voor Fitmate testen, Functional Movement Screen, overige testen, huiswerkoefeningen, informatieve powerpointpresentaties etc., leg press test en jump mat Interne Audit Er is een kwaliteitsmanager aangesteld, J. van Straten. Deze controleert 3 dossiers, per week, per medewerker of deze aan bovenstaande eisen voldoet. Ook controleert deze elke maand alle patiënten die die maand door de medewerker zijn behandeld op bepaalde punten. Deze staan in bijlage 17 opgenomen. Er is een beleid opgesteld, wanneer de gemaakte fouten, niet op tijd verbeterd worden. Dit beleid staat opgenomen in het handboek, beleid verslaglegging (bijlage 8). Wanneer de kwaliteitsmanager de dossier heeft gecontroleerd wordt dit per mail naar de collega s verstuurd. Ook als de dossier juist of onjuist zijn verbeterd laat de kwaliteitsmanager dit per mail 17

18 weten. Deze mails worden bewaard in de daarvoor bestemde map Externe Audit De externe audit hebben we elke 2 jaar. De laatste keer was 26 november Dit jaar hebben we 26 november 2015 audit. De audit in 2013 heeft de praktijk ruim behaald. De praktijk heeft een audit rapport gekregen, waarin verbeterpunten stonden opgenomen. Deze verbeterpunten zijn geëvalueerd volgens de PDCA-cyclus. De doelen/acties die hieruit zijn gekomen, zijn goedgekeurd door de praktijkhouder. Hierna zijn de doelen/acties per mail naar de overige collega's verstuurt en tijdens het werkoverleg besproken. Er zijn vervolgens aanpassingen gemaakt in het verslagleggingprotocol Werkwijze De patiënt komt de praktijk binnen (al dan niet verwezen) via de baliemedewerkers. Aan de hand van de klachten wordt de patiënt geplaatst, binnen 2 werkdagen, bij een therapeut die de intake van de patiënt verzorgd. Hiervoor is een urgentiesysteem gemaakt, zie bijlage18. Deze therapeut blijft de coördinator gedurende het gehele zorgproces binnen de praktijk. Afhankelijk van het klachtenbeeld van de patiënt besluit de therapeut of hij/zij deze patiënt zelf zal behandelen of dat er nog nader onderzoek en/of behandeling nodig is door een andere discipline of dat een andere discipline geïndiceerd is. De coördinerende therapeut vraagt eventueel consult aan bij zijn/haar collega s. Er is van deze patiënt één dossier en alle therapeuten die zorg geven aan deze patiënt dienen hun bevindingen en journaal in betreffend dossier weer te geven. Alle afsluitprocedures als verslaggeving naar arts, afsluiten van het dossier en administratieve verwerking behoren tot de functie van de coördinator. Verder is er in de praktijk de afspraak dat bij onvoldoende inzicht in de problematiek; bij het niet bezitten van de juiste competentie er (bij instemming van de patiënt) voor onderzoek of behandeling onmiddellijk een collega (intern of extern) wordt ingeschakeld ter optimale behandeling van de betreffende patiënt. Indien een ingestelde behandeling niet tot het gewenste/verwachtte resultaat heeft geleid mag de therapeut deze behandeling niet zonder meer voortzetten, doch is hij bij uiterlijk de vijfde behandeling verplicht een collega te raadplegen. Voor verdere informatie wordt verwezen naar bijlage 1 van het handboek. Tijdens de behandeling van de patiënten vindt er continu evaluatie plaats. Tijdens de intake worden er doelen gesteld. Er wordt gebruik gemaakt van klinimetrie en evaluatie van de gevonden grootheden in het onderzoek. Tijdens elke behandeling vindt het vooraf een kort onderzoek plaats waar de problemen (nog) liggen. Dan vindt de behandeling plaatst en na de behandeling wordt er opnieuw getest of er verbetering heeft plaatsgevonden. Over het gehele behandeltraject vindt evaluatie plaatst via klinimetrie en de CQ-index. Via de klinimetrie kan er bepaald worden of er voortgang zit in de behandelingen. Via de CQ-index kan er worden bekeken of de patiënten tevreden over ons zijn en aan welke punten we moeten werken. Daarnaast doet de praktijk mee aan onderzoek, hiervoor worden de gegevens van de klinimetrie en CQ-index gebruikt. De patiënt worden mondeling via toestemming gevraagd. Daarnaast staat dit op de website en in de wachtkamer aangegeven. 18

19 Er wordt gewerkt met behulp volgens de Adviesbrochure Zorgvuldig handelen bij bijzondere voorbehouden handelingen, indien hier sprake van is Tevredenheidsonderzoek ketenpartners Het is belangrijk om een goed contact met de verwijzers te hebben en hun meningen te peilen betreft Fysiocentrum Huta Galung. Dit heeft de praktijk nog niet gedaan. In het jaar 2015 wil de praktijk een tevredenheidsonderzoek/enquete maken, die aan de verwijzers wordt verstuurd. Op deze manier wordt het de praktijk duidelijk waar de verwijzers tevreden en minder tevreden over zijn en kunnen wij dit als praktijk verbeteren. Talitha Huta Galung gaat deze enquête maken. Deze dient in het tweede kwartaal naar de ketenpartners verstuurd te worden, waarna de enquête in he t 3 e kwartaal geëvalueerd kan worden volgens de PDCA-cyclus. Wanneer de uitkomsten zijn geanalyseerd, dient de praktijkhouder de nieuwe acties/doelen goed te keuren, voordat de overige medewerkers hierover worden geïnformeerd via de mail en tijdens het werk overleg Casus bespreken/nieuwe behandeltechnieken Om de kwaliteit van het behandelen op een kwalitatief hoog niveau te houden is het van belang dat er regelmatig patiëntencasussen worden besproken en/of het handelen wordt geëvalueerd. Op dit moment gebeurd dat onvoldoende. Binnen de praktijk is de afspraak mocht de fysiotherapeut binnen 5 behandelingen er niet uitkomen dat hij overleg pleegt met een collega. Dit overleg kan plaatsvinden voor werktijd, tijdens de lunchpauze of worden ingepland in de agenda. Wanneer een collega een cursus heeft gehad wordt dit altijd besproken in het werkoverleg of er wordt een presentatie over gegeven. Dit geldt ook voor het implementeren van nieuwe protocollen, zoals het protocol lage rugpijn of nekpijn. Hiervoor wordt tijd geblokt in de agenda, zodat er uitleg kan plaatsvinden over het nieuwe protocol. Uit deze uitleg kunnen nieuwe doelen/acties naar voren komen. Dit wordt schriftelijk genoteerd en bewaard in de daarvoor bestemde mappen. In deze mappen zijn ook de presentatie en uitleg van het betreffende onderwerp te vinden. Er is geen vastmoment in de maand waarop de praktijk patiëntencasussen of behandeltechnieken bespreekt. Het is de bedoeling dat de praktijk dit in 2015 wel gaat doen in de vorm van een Peer Review. De praktijkhouder in samenwerking met Olivia Wulms nemen contact op met omliggende praktijken om te inventariseren wie hier interesse voor heeft. Zij zijn dan ook contactpersoon voor onze praktijk voor het Peer Review. Vervolgens wordt er een groep gevormd. Vier keer per jaar dient het Peer Review plaats te vinden. In de praktijk bevindt zich een map bestemd voor uitleg en overige documenten van het Peer Review. In het jaar 2015 wil de praktijk tenminste 1 peer review bijeenkomst bijwonen Administratie De financiële administratie en planning van patiënten gebeurt door de baliemedewerksters. Voor de ICT ondersteuning maken de alle medewerkers van de praktijk gebruik van Intramed en Fysioroadmap. Het handelen staat onder directe supervisie van de praktijkhouder. 19

20 Voor declaratie aan de zorgverzekeraars wordt gebruik gemaakt van Intramed. De directe patiëntenadministratie gebeurt door de therapeuten zelf, die wordt gedaan via protocollen van Fysioroadmap, Intramed (bijlage 1 en 7 van het handboek) en de diagnosecodelijst (bijlage 19). De patiëntendossiers zijn geborgen op vertrouwelijkheid door de afgesloten server en zijn slechts toegankelijk voor medewerkers van de praktijk. De dossiers worden 15 jaar bewaard (volgens huidige voorschriften). Dossiers die ouder zijn van 15 jaar worden vernietigd Samenwerkingsbeleid extern Fysiocentrum Huta Galung heeft verschillende samenwerkingsverbanden met diverse instanties, netwerken, interne- en externe paramedische disciplines. Dit draagt bij aan een zo adequaat mogelijke overlegstructuur omtrent de patiënten. Deze samenwerking gebeurd op diverse manieren, patiënten worden geadviseerd naar deze instanties te gaan of gebruik te maken van de interne- en exteren paramedische diensten. Tevens worden regelmatig (orthopedische)patiënten uit het Spaarne Gasthuis Hoofddorp naar de praktijk verwezen. De therapeuten adviseren, indien nodig, patiënten naar de podotherapeut Voettech te gaan indien zij profijt hebben van inlays betreffende de blessure of aandoening. Extern wordt er regelmatig overlegd over de kwaliteit van de zorg. Dit gebeurt onder andere met orthopeden van het Spaarne Gasthuis te Hoofddorp. Dit gebeurt telefonisch of op de poli, waarin M.S.F. Huta Galung als tussenpersoon (tussen de therapeuten en de artsen) fungeert. Daarnaast overleggen de therapeuten telefonisch of persoonlijk met diverse verwijzers, zoals een huisarts maar ook met de podotherapeut. Met de huisartsen zijn er concrete afspraken gemaakt omtrent de directe toegankelijkheid fysiotherapie. Er zullen in het eerste kwartaal van 2015 brieven naar de huisartsen worden verstuurd over DTF procedure en informatie over de praktijk. Via patiënten bleek dat een aantal huisartsen niet op de hoogte waren van de behandelingen die wij in de praktijk aanbieden en wanneer de patiënt geen verwijsbrief heeft, deze bij een aantal zorgverzekeraars, bij de intake 2 behandelingen kwijt is. Er zal aan de huisartsen worden gevraagd om in deze gevallen toch een verwijsbrief mee te geven. Communicatie met de huisarts geschiedt volgens de NHG/KNGF-richtlijn gestructureerde informatie uitwisseling tussen huisarts en fysiotherapeut en de KNGF-richtlijn Fysiotherapeutische verslaglegging, waar de handreikingen communicatie huisarts en fysiotherapeut in zijn te vinden. Dit zijn vijf handreikingen: indicatiestelling, verwijsbrief, consultatie, tussentijds contact en verslaggeving. De therapeuten zijn verplicht een DTF brief te sturen, bij complicaties (telefonisch of per brief) contact op te nemen met de huisarts en/of de patiënt terug te sturen naar de huisarts. Dit wordt gedaan volgens de KNGF-richtlijn gestructureerde informatie uitwisseling tussen huisarts en fysiotherapeut. Aan het einde van de behandeling krijgt de huisarts hier bericht over. Wanneer de contracten door de verzekeraars worden aangeboden, leest M.S.F. Huta Galung deze door en tekent deze voor de deadline. Jaarlijks vinden er regelmatig bijeenkomsten plaats met specialisten die de nieuwste onderzoeken/therapievormen voorleggen. 20

21 Intern worden en afspraken gemaakt met de diëtiste, de osteopaat, (sport)psycholoog, indien te patiënt hiervoor in aanmerking komen. Zo werk A.E.J. Van Ballegooijen nauw samen met de dieëtiste, indien patiënten graag een afvalprogramma willen volgen. De praktijk is van plan om in 2015 gesprekken met een ergotherapeut en haptonoom te hebben, over een samenwerkingsverband. De praktijk neemt ook deel aan het schoudernetwerk, een netwerk dat voorkomt uit de Schouderpoli van het Spaarne Gasthuis te Hoofddorp. Verder wordt er samengewerkt met SV Hillegom, sportpoli, SMA Haarlem. Er zijn samenwerkingscontracten gemaakt voor de interne disciplines waar de praktijk mee samenwerkt. Een format van deze samenwerkingscontracten is te vinden in bijlage 20. Deze contracten worden opgeslagen in de daarvoor bestemde mappen. Mochten er wijzigingen plaatsvinden, dan wordt dit ook vastgelegd. In 2015 wil de praktijk in gesprek gaan met de korfbalvereniging, hockey vereniging en basketbalvereniging voor het leveren van diensten. Binnen de praktijk is de afspraak gemaakt dat patiënten tijdens de intake een informatie boekje over de praktijk meekrijgen. Hierin staat onder andere de algemene informatie over de praktijk, openingstijden, inschrijving, toestemming, voorlichting, bejegening, behandelplan, bereikbaarheid, wijze van betaling, klachtenprocedure en privacybeleid. De praktijkbrochure is te vinden in bijlage 5. Wanneer een patiënt niet aanvullend is verzekerd of zijn verzekering op is, dient hij de behandeling zelf te betalen. Dit kan contact of met pin, na afloop van de behandeling. Ook deze afspraak is laatst afgesproken, gezien veel patiënten hun behandelingen niet betaalde. Er wordt gewerkt met informed consent. De patiënt wordt mondeling gevraagd of hij het eens is met de behandeling, voordat deze wordt uitgevoerd. Verder wordt de patiënt mondeling gevraagd of deze wil deelnemen aan de CQ-index, versturen van klinimetrie en het versturen naar brieven naar de huisarts. Daarnaast wordt dit op de website en in de wachtkamer kenbaar gemaakt. Wanneer de uitslagen van het tevredenheidsonderzoeken bekend zijn wordt dit aan de patiënt kenbaar gemaakt, door deze uitslagen in de wachtkamer te leggen. Wanneer een patiënt een MTT abonnement afsluit. Zal deze het MTTformulier moeten invullen (zie bijlage 21). Op het ingevulde formulier wordt de startdatum opgeschreven en de naam van de therapeut die de MTT groep begeleid. Op managementniveau worden er contractafspraken gemaakt met de zorgverzekeraars en personeel. Rond september krijgt de praktijkhouder de nieuwe contracten van de zorgverzekeraars binnen. De praktijkhouder beoordeelt het contract of deze in staat is om de overeengekomen bepalingen na te kunnen komen als in materiële als in personele zin. Als dit het geval is, dan tekent hij het contract. M.S.F. Huta Galung neemt contact met de verzekeraars op indien er onduidelijkheden zijn over declaraties. Wanneer een medewerker vragen heeft over een declaraties, gaat deze hiervoor naar M.S.F. Huta Galung. Wanneer M.S.F. Afgekeurde declaraties ontvangt, geeft hij dit aan bij de 21

22 betreffende medewerker, die moet dit in het systeem aanpassen. Wanneer de fout is aangepast, kan M.S.F. Huta Galung opnieuw declareren. A.E.J. Van Ballegooijen neemt contact op met de verzekeraars op indien er onduidelijkheden zijn over diagnosecodes en machtigingen. Wanneer collega's vragen hebben over diagnosecodes en machtigingen nemen deze contact op met A.E.J. Van Ballegooijen. De praktijk wil in 2015 een lijst met specifieke deskundigheden van fysiotherapeuten en praktijken in de omgeving maken, zodat mocht het nodig zijn patiënten doorgestuurd kunnen worden naar de juiste zorgverlener. De lijst is in bijlage 22 te vinden Samenwerkingsbeleid intern In Fysiocentrum Huta Galung vindt de interne communicatie plaats via werkoverleg, en tijdens de lunch. Voorheen werd er tijdens de behandeling ook gecommuniceerd, maar uit het interne tevredenheidsonderzoek en de CQ-index werd dit als storend ervaren. Het is belangrijk dat er een goed overlegstructuur is. Tijdens de het maandelijkse werkoverleg komen begjeging, professioneel handelen en privacy ter sprake. Ook kwaliteit, afwijkingen (zoals fouten, ongevallen, indicenten en klachten) en maatregelen ter verbetering van de kwaliteit zijn vaste onderwerpen om tijdens het werkoverleg te bespreken. Tijdens het werkoverleg is er 1 voorzitter en 1 notulist. De voorzitter wordt per jaar gekozen. De notulist is één van de baliemederwerksters. Op dit moment is de voorzitter P. Spaargaren. Twee weken voor de vergadering dient hij een mail naar alle collega's te sturen of zij vergaderpunten hebben over bovengenoemde punten. Een week voor de vergadering dient hij al deze punten naar de collega's te sturen, dit kan ook informatie zijn bijvoorbeeld een artikel. De vergadering wordt geopend, daarna volgt er een vragenronde. Hierna worden de agendapunten besproken, na afloop vindt er weer een vragenronde plaats en wordt de vergadering afgesloten. De notulist werkt de vergadering uit en mailt deze binnen 1 week naar de collega's. Deze worden vervolgens in de daarvoor bestemde map bewaard. In bijlage 14 staat een format van het werkoverleg opgenomen. In het handboek van Fysiocentrum Huta Galung staat in hoofdstuk 2, paragraaf 2.7 een korte uitleg gegeven over het werkoverleg. Intern hebben de fysiotherapeuten ook samenwerkingsverbanden. Indien de ene collega niet uit een bepaalde klacht of therapie komt, zal één van de andere therapeuten om hulp gevraagd worden. Er is 22

23 tevens een mogelijkheid om de patiënt over te dragen aan een andere therapeut indien hij/zij baat heeft bij een andere therapievorm. Daarnaast kan het voorkomen dat een patiënt door twee therapeuten wordt behandeld, omdat dit een goed combinatie kan vormen, bijvoorbeeld een combinatie van DNS door M.S.F. Huta Galung en de therapie van één van de andere therapeuten. Met iedere medewerker wordt jaarlijks een functioneringsgesprek gevoerd. Tijdens dit gesprek komt zowel het functioneren van de medewerker als het functioneren van zijn leidinggevende ten opzichte van de medewerker ter sprake. In de toekomst zullen deze functioneringsgesprekken halfjaarlijks plaatsvinden. Op deze manier wordt gehoopt de communicatie te verbeteren en frustraties te voorkomen. De praktijkhouder is altijd bereikbaar, indien een medewerker over een bepaald onderwerp al dan niet een vertrouwelijk gesprek wenst. Dit onderwerp mag ook buiten de werksfeer liggen, indien het de werksituatie beïnvloedt. Bij probleem in het arbeidsverhouding streeft de praktijkhouder ernaar dat, waar mogelijk, deze in goed onderling overleg worden opgelost. Er zijn drie vertrouwenspersonen in de praktijk aangewezen dit zijn de praktijkhouder (M.S.F. Huta Galung), Y. Huta Galung en A.E.J. van Ballegooijen. Dit staat opgenomen in het handboek, hoofdstuk 2. Wanneer medewerkers problemen met elkaar hebben, dient dit zo snel mogelijk uitgesproken te worden, al dan niet met behulp van de vertrouwenspersoon. De praktijkhouder dient ervoor te zorgen dat de medewerkers gemotiveerd blijven. De interne communicatie bevordert dat de medewerkers zich ervan bewust zijn dat hun handelen invloed heeft op de kwaliteit van de zorgverlening en dus op de tevredenheid van de patiënten. Dit wordt bewerkstelligd door het uitvoeren van een tevredenheidsonderzoek onder de medewerkers. Deze wordt geëvalueerd volgens de PDCA-cyclus door de baliemedewerkster. De doelen/acties die hieruit zijn gekomen, worden goedgekeurd door de praktijkhouder. Hierna worden de doelen/acties per mail naar de collega's verstuurt en tijdens het werkoverleg besproken. Patiënten zullen overgenomen worden door een collega, in overleg met de patiënt. De praktijk heeft als afspraak gemaakt indien deze op vakantie of verlof gaat, deze bij elke patiënt die naar een collega gaat een notitie in he dossier of bij het laatste bezoek te zetten wat hij moet doen. Daarnaast is het belangrijk om de bezoeken op de juiste manier, volgens de verslaglegging vast te leggen (zie handboek; bijlage 1). Mocht er een collega onverwacht ziek worden er terug kan worden gelezen, wat er gedaan moet worden bij de patiënt. Mocht de collega weer terugkeren en mochten er complicaties zijn bij een patiënt, dan dient er een notitie in het betreffende dossier worden gezet. Bij alle andere patiënten is de bezoeken op de juiste manier noteren voldoende. 23

24 3.1.5 Klachtenbeleid Fysiocentrum Huta Galung heeft een eigen klachtenregeling/ beleid voor haar patiënten zie bijlage 11. Op moment van inschrijving wordt de patiënt er altijd op geattendeerd dat er een interne klachten regeling is, maar mocht de patiënt dat liever niet intern willen afhandelen kan zij dat ook altijd via het KNGF kan doen. De folder van het KNGF staat altijd in de wachtkamer in het folder rek. Fysiocentrum Huta Galung werkt volgens de Wet klachtrechts cliënten zorgsector, de tuchtrechtspraak en de kwalititeitsdocumenten die door het KNGF zijn ontwikkeld: regeling klachtenbehandeling door klachtencommissie, regelement voor de klachtencommissie fysiotherapie en reglement tuchtrechtspraak Privacy beleid In deze paragraaf wordt het privacy beleid van de gehele praktijk besproken. Hieronder vallen de werknemers en de patiënten Privacy van werknemers Voor de privacy van de werknemers geldt dat er geen contactgegevens worden verstrekt aan de patiënten van de behandelaars indien de behandelaar daarvoor toestemming geeft. De werknemer is altijd in de gelegenheid om privacy gevoelige situaties met de praktijkhouder te bespreken en samen naar een eventuele oplossing te zoeken. Bijv. Bij het kolven van een collega is er afgesproken dat er een briefje op de deur wordt geplakt met niet storen wanneer zij hiermee bezig is. Dit is in overleg met de praktijkhouder afgesproken. Onderling met collega s wordt er met respect omgegaan met privacy gevoelige onderwerpen. Wij vinden het belangenrijk dat wij als bedrijf vertrouwen, kennis en kwaliteit uitstralen en dat is niet het geval als privacy gevoelige onderwerpen met patiënten worden besproken en/of onderling besproken wordt in het bijzijn van de patiënten. Daarnaast werkt de praktijk volgens de 'Beroepsethiek en gedragsregels voor de fysiotherapeut van de KNGF'. Mocht er niet juist worden omgegaan met privacy gevoelige onderwerpen, dan kan hiervoor ook altijd de vertrouwenspersoon worden ingeschakeld Privacy van patiënten Wat betreft de privacy van de patiënten werken wij volgens de wettelijke overeenkomsten; WGBO /WBP. Zie bijlage 5 Praktijkbrochure, paragraaf huisregels. Daarnaast bieden wij de patiënt ook de comfort van privacy in de behandelkamer. Alle behandelkamers zijn voorzien van geluid proof wanden en er kan van buiten niet de behandelkamer in worden gekeken. Mocht de behandelaar met een patiënt bezig zijn en er moet even gestoord worden door een collega of baliemedewerker, dan zal er altijd eerst worden geklopt. De behandelaar geeft dan aan of de collega/ baliemedewerker kan binnen komen. 24

25 Op het moment dat de behandelaar de patiënt vraagt om zich van bepaalde kledingstukken te ontdoen, gaat de behandelaar even uit de behandelkamer of hij neemt plaats achter zijn computer om zo de patiënt van haar privacy te voorzien. Tevens hebben de vrouwen douches nu een scherm daar het tevredenheidsonderzoek van 2013 uitwees dat er vraag was naar een scherm bij de vrouwen douches voor hun privacy. Elke medewerker heeft een eigen wachtwoord, waarmee hij of zij in de patiëntendossier kan komen. Op deze manier blijft de privacy van de patiënt beschermd. Wanneer een arbeidsrelatie van een collega wordt beëindigd, krijgen de overige collega's een nieuw wachtwoord. Hierdoor blijft de privacy ten alle tijde gewaarborgd Hygiëne en veiligheid beleid In deze paragraaf wordt de hygiëne, controle legionella, contact met patiënten en de veiligheid besproken Hygiëne Representativiteit is een belangrijk facet in de praktijk. Dit dient overal in terug te komen, zowel direct patiëntencontact, als in niet direct patiëntencontact. Aan het gebouw, de wachtkamer, administratieruimte, behandelkamers, oefenzaal, toiletten, parkeerruimte wordt de grootste zorg besteed. De toestellen en apparaten zijn steeds in goede staat. De tafelbedekking is voor elke patiënt schoon, dit doormiddel van een hoeslaken en een door de patiënt meegenomen handdoek. Bewassing kan in de praktijk zelf plaats vinden, in de toiletruimten zijn wasbakken aanwezig. Tevens zijn er douches in de kleedkamers aanwezig. Voor facilitaire zaken is de balie verantwoordelijk gesteld. Deze medewerker ziet er op toe dat de regels worden nageleefd en zorgt (zorgen) voor aankoop van materialen en herstel van niet goed functionerende materialen en toestellen. Daarnaast dient iedere medewerker ervoor te zorgen dat zijn/haar behandelkamer en toebehoren netjes, op orde en hygiënisch is. Mocht dit niet het geval zijn, dan wordt dit mondeling aangegeven door de praktijkhouder. Om de praktijk en zijn faciliteiten schoon te houden wordt er drie keer per week schoongemaakt. De praktijkhouders hebben samen met het schoonmaakbedrijf van Heiningen een bestek opgemaakt van welke dingen er schoongehouden moeten worden. De schoonmakers houden een logboek bij waarin ze aan kunnen geven wanneer ze zijn geweest en waarin wij kunnen aangeven als er niet volgens de afspraken schoon is gemaakt. Tevens is er de afspraak dat bij elke nieuwe schoonmaker die in onze praktijk schoonmaakt, er een kopie van het legitimatiebewijs aan ons wordt toegestuurd. Daar de schoonmakers buiten openingstijden aanwezig zijn is het van belang voor de veiligheid en controle van de praktijk en de schoonmakers dat wij weten wie er zich in de praktijk bevinden Legionella Daar wij patiënten de gelegenheid aanbieden zich na het sporten te douchen, hebben wij daarnaast 25

26 ook de verantwoordelijkheid te zorgen dat de patiënten niet besmet raken met legionella. Het loodgietersbedrijf; van Brakel draagt zorg voor het legionella beleid. Zij spoelen 1 x per week de douches door volgens de legionella normen. Ook hebben zij in overleg met het bedrijf Strooming, dat 2 x per jaar monsters afneemt om te meten of er geen legionella is, de nodigen aanpassingen gedaan aan het loodgieter werk om de risico s te beperken. Alle rapporten van de monsters en het logboek van Van Brakel is gedocumenteerd en in beheer van de balie Contact met patiënten Voor de werknemers is er de gelegenheid om in elke behandelkamer hun handen te wassen. Daarnaast is er in elke behandelkamer genoeg handdoeken en overtrekken om de hygiëne te bewaken. Tevens is er altijd deodorant, rubberen handschoenen, verbandmateriaal, tissues enz. aanwezig om zowel de hygiëne als de comfort van patiënt en behandelaar te bewaken. In de openbare toiletten staat erbij de dames altijd een doos met tampons, maandverband, luchtverfrisser en deodorant. Bij de heren uiteraard alleen luchtverfrisser en deodorant. Voor de werknemers is er een aparte toiletruimte, waarin dames en heren gescheiden zijn. Hier is tevens de mogelijkheid voor het wassen van de handen Veiligheid Alle werknemers van Fysiocentrum Huta Galung zijn in het bezit van een BHV diploma. Dit wordt jaarlijks herhaald bij de het bedrijf ABH veiligheidsgroep. Zowel het onderdeel EHBO als het onderdeel brandpreventie en ontruiming is getraind. Jaarlijks wordt er in de praktijk tevens een ontruimingsoefening gedaan. Dit wordt geëvalueerd volgens de PCDA-cyclus en bij eventuele verbeterpunten de volgende keer weer extra geoefend/ op gelet. T.E. Huta Galung is hier verantwoordelijk voor. De rest van de risico s omtrent veiligheid van de werknemer en de patiënt is opgenomen in het RI& E. Zie bijlage 12. Mocht er onverhoopt een ongeval of risico zijn, dan wordt dit geëvalueerd volgens de PCDA-cyclus en opgeslagen en de daarvoor bestemde map. Daarnaast controleren de therapeuten de oefenapparatuur en materialen. Indien er iets niet adequaat werkt zal dit doorgegeven worden aan de praktijkhouder én aan de baliemedewerkster. Daarnaast is de balie verantwoordelijk voor een optimaal onderhoud van het gebouw, zowel aan de binnen als buitenkant Bejegeningbeleid Fysiocentrum Huta Galung werkt volgens de 'Beroepsethiek en gedragsregels voor de fysiotherapeut van de KNGF' en volgens de algemene kwaliteitscriteria van de NPCF. Daarnaast werkt de praktijk volgens de modelregeling fysiotherapeut-patiënt. De praktijk heeft tevens een specifiek beleid omtrent minderjarige. Dit is terug te vinden in de map Calamiteiten deel 3. Al documenten zijn 26

27 uitgeprint en bewaard in de map. Daarnaast zijn deze documenten naar de collega's en de interne disciplines gestuurd en is hen gevraagd dit te lezen. Daarnaast heeft Fysiocentrum Huta Galung een bejegeningbeleid in het Handboek, Hoofdstuk 2, paragraaf 2.1 en 2.2 opgenomen Registratie Alle documenten die vereist zijn door het kwalitetismanagementsysteem worden beheerst. De vereiste documenten zijn gemaakt door de baliemedewerkster of door een collega. Wanneer het document klaar is, wordt deze aan de praktijkhouders voorgelegd. Als deze het goedkeurt, kunnen de overige collega's de documenten inzien. In het handboek en in dit beleidsplan van Fysiocentrum Huta Galung staat beschreven hoe en wanneer en door wie documenten geëvalueerd worden. Mocht tijdens de evaluatie blijken dat er veranderingen plaats moeten vinden, dan wordt dit beschreven en voorgelegd aan de praktijkhouders. Als de praktijkhouder dit heeft goedgekeurd zal de verandering doorgevoerd worden. Dit zal schriftelijk worden vastgelegd. Daarna zullen de collega's per mail hierover geïnformeerd worden. Alle documenten worden schriftelijk opgeslagen in de daarvoor betreffende mappen. Deze mappen staan op onderwerp en jaar en bij sommige documenten op maand geordend. Deze zijn alle in de kast op de gang te vinden en achter de balie. Op deze manier wordt voorkomen, dat er onbedoeld oude documenten kunnen worden gebruikt, gezien ze ook op jaar zijn geordend. De patiëntendossiers zijn de enige dossiers die digitaal worden bewaard. De verwijzingen van huisartsen worden bewaard in mappen en ingescand in patiëntendossier. Het inscannen van de verwijzing wordt gedaan door J. van Straten. T.E. Huta Galung is daarnaast hoofdverantwoordelijk en bevoegd tot het beheer van de documentatie. Van de digitale documenten wordt er ook een back-up gemaakt. De software providers Fysioroadmap en Intramed verzorgen de back-ups van de patientengegevens. Zij maken dagelijkse back ups. Van elke registratie is de bewaartermijn en vernietigingsmethoden bekend. Het bewaartermijn van de gebruikte documenten, is hieronder te vinden. Alle documenten zijn terug te vinden in mappen, in de kasten in de gang of achter de balie. De mappen zijn op onderwerp, jaar en sommige op maand geordend. De mappen waar privacygevoelige informatie instaat, worden opgeslagen in de kasten die op slot kunnen. Wanneer schriftelijke documenten vernietigd moeten worden, worden deze door de papier versnipperaar gehaald. Digitale documenten worden van de computer verwijderd. De patiëntendossier zijn digitaal opgeslagen, om hier bij te kunnen, dienen er een aantal wachtwoorden moeten worden ingevuld. Elke medewerker heeft zijn eigen wachtwoorden. 27

28 Document Gegevens bedrijfmatig ontroerend goed Administratieve gegeven en interne mail (jaarrekening, accountansverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie) Personeelsadministratie Bewaartermijn Minimaal 10 jaar Minimaal 7 jaar Minimaal 5 jaar na beëindiging dienstverband (loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAWgegevens, burgerservicenummer van personeelsleden) Solicitant Wanneer de sollicitant daar om vraagt, uiterlijk 4 weken na beeïndiging solicitatieprocedure. Salarisadministratie Debiteuren en crediteuren Klanten en leveranciers Arbeidsovereenkomst en wijzigingen Correspondentie over ontslag, promotie, demotie, benoeminigen Uiterlijk 2 jaar na beëindiging dienstverband Uiterlijk 2 jaar nadat de laatste rekening is voldaan Uiterlijk 2 jaar nadat de laatste transactie is afgehandeld Uiterlijk 2 jaar na beëindiging dienstverband Minimaal 2 jaar na beëindiging dienstverband Verslagen van functioneringsgesprekken Verslaglegging in het kader van Wet verbetering Poortwachter Minimaal 2 jaar na beëindiging dienstverband Uiterlijk 2 jaar na beëindiging dienstverband Afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden Minimaal 7 jaar na beëindiging dienstverband Burgelijke staat werknemer Beveiligingscamara's Computersysteem Minmaal 7 jaar na beëindiging dienstverband Maximaal 24 uur Maximaal 6 maanden 28

29 /internetmonitoring Gegevens met betrekking tot toegangscontrole Patiëntendossier Algemene documenten (alle documenten die niet onder bovenstaande punten genoemd staan, maar wel door de praktijk worden gebruikt en/of gemaakt zijn). Maximaal 6 maanden Uiterlijk 6 maanden nadat rechts toegang is vervallen, bv na beëindiging dienstverband Minimaal 15 jaar Minimaal 10 jaar 29

30 3.2 Functieomschrijving medewerkers Marthin Huta Galung Titel van Functie Hoofdfunctie: Praktijk eigenaar. Bijfunctie: Orthopedisch Manueel therapeut, sportfysiotherapeut, Dry Needling therapeut. Bijfunctie: Medewerker Sportpoli Spaarne Gasthuis Hoofddorp. Doel van Functie: Hoofdfunctie: Management van de praktijk Bijfunctie: behandelen van patiënten. Bijfunctie: bijdrage leveren in het diagnose stellen in samenwerking met orthopeden en sportartsen m.b.t. patiënten. Plaats in de praktijk Mede eigenaar en eind verantwoordelijke. Functie/taakinhoud. Hoofdfunctie: Stelt bedrijfsdoelen en strategieën vast; Analyseert de bedrijfsvoering en evalueert met mede praktijk eigenaar; Maakt en controleert budgetten, omzet prognoses; Vertegenwoordigt het bedrijf tijdens bijeenkomsten, conferenties en seminars; Is verantwoordelijk voor het afsluiten van contracten met de verzekeraars m.b.t. de behandel tarieven. Bijfunctie: Werkzaam als orthopedische manuele therapeut. DTF/ verwijzing; Anamnese; Differentiaal diagnose; Diagnose; Lichamelijk onderzoek; 30

31 Prognose; Behandelplan; Behandeling; Evaluatie; Afsluiting. Bijfunctie: In een team van orthopeden, sportartsen en fysiotherapeuten wordt een patiënt door meerdere disciplines gezien en geadviseerd. Marthin is verantwoordelijk voor de zorg tak fysiotherapie. Anamnese; Diagnose; Differentiaal diagnose; Lichamelijk onderzoek; Prognose; Behandelplan. Tijdsbesteding Totaal urige werkweek verspreidt over 6dagen. Maandag: / Dinsdag: / Woensdag: Donderdag: Vrijdag: Zaterdag: Yvonne Huta Galung-Leenders Titel van Functie Hoofdfunctie: Praktijk eigenaar Bijfunctie: ondersteuning aan mede praktijk eigenaar Bijfunctie: ondersteuning aan balie medewerkster Doel van Functie Praktijk eigenaar ; Geeft leiding aan personeel; Ondersteuning van mede praktijk eigenaar; Analyseert met de mede praktijk eigenaar de bedrijfsvoering en evalueert de ontwikkeling en implementatie van de doelen in de praktijk; Ondersteuning van de baliemedewerkster; Bij afwezigheid van medewerkster, alle voorkomende activiteiten. 31

32 Plaats in de praktijk Praktijkhouder en eind verantwoordelijke van de praktijk samen met mede eigenaar Functie/taakinhoud Ondersteuning mede praktijkeigenaar; Geeft leiding aan personeel; Voert besprekingen met personeelsleden, coördineert activiteiten en helpt problemen op te lossen. Ondersteuning baliemedewerkster: Telefonisch te woord staan van patiënten en derden; Beantwoorden, filteren, en doorsturen van mail; Agendabeheer van de fysiotherapeuten; Bestellingen van fysio benodigdheden, huishoudelijk en overig; Facturen maken van de medische training en verkoop oefenartikelen; Verantwoordelijk voor het, verspreiden, evalueren van de tevredenheidsonderzoeken voor patiënten/ werknemers/ verwijzers; Verantwoordelijk voor het personeelshandboek, contract opmaak, urenregistratie personeel, verzuimregistratie personeel, bijhouden van persoonlijke dossiers, verwerken van functionering-/ evaluatie-/ exit-/ sollicitatiegesprekken, scholingsplannen, plaatsen vacatures, aanwezigheid van beroepsgebonden papieren werknemers; Legionella beheer; Meehelpen ontwikkelen van kwaliteitssystemen, zoals HKZ; Verwerken van klachten; Meehelpen met ontwikkelen van praktijkfolders. Tijdsbesteding Totaal 34-urige werkweek verspreidt over 6 dagen. Maandag: / / Dinsdag: / / Woensdag: / Donderdag: / / Vrijdag: / Zaterdag:

33 3.2.3 Talitha Huta Galung Titel van Functie: Hoofdfunctie: baliemedewerker Bijfunctie: ondersteuning aan het management Bijfunctie: ondersteuning aan de fysiotherapeuten Doel van Functie: Baliemedewerkster: Is verantwoordelijk voor alle ondersteunende administratieve handelingen van de praktijk. Tevens is de baliemedewerkster verantwoordelijk voor het telefonisch te woord staan van de patiënten en het inplannen van de behandelingen in de agenda. Zij is het algemeen aanspreekpunt voor zowel de fysiotherapeuten als patiënten. Ondersteuning van het management: Voert alle administratie uit dat voortvloeit uit het management. Biedt hierbij ondersteuning aan de praktijkhouders. Ondersteuning aan de fysiotherapeuten: Biedt de fysiotherapeuten ondersteuning aan in hun werk door administratieve werkzaamheden over te nemen waar nodig. Plaats in de praktijk: Qua baliemedewerkster werkt Talitha zelfstandig, maar wordt ondersteund door Yvonne Huta Galung ( praktijkhouder) en Joris van Straten ( kwaliteitsmanager) waar nodig. Daarnaast wordt ze aan door Marthin en Yvonne Huta Galung ( praktijkhouders). Qua ondersteuning bij de communicatie en verbeteren van de kwaliteit van de praktijk werkt Talitha samen met Anouk( fysiotherapeute) en Marthin (praktijkhouder), waarbij Marthin eindverantwoordelijk is. De andere collega's dienen bij Anouk of Talitha te zijn met vragen over deze onderwerpen. Functie/taakinhoud: Baliemedewerkster: Telefonisch te woord staan van patiënten en derden; Beantwoorden, filteren, en doorsturen van mail; Agendabeheer van de fysiotherapeuten; Bestellingen van fysio benodigdheden, huishoudelijk en overig; Facturen maken van de medische training en verkoop oefenartikelen; Opmaken van de kas per maand, bijhouden van de verkoopgegevens; Facturen versturen van fysiotherapiebehandelingen; 33

34 Openstaande rekeningen beheer, contact incassobureau; Verantwoordelijk voor het systeembeheer van Intramed en Fysioroadmap; Verantwoordelijk voor het maken, verspreiden, evalueren van de tevredenheidsonderzoeken voor patiënten/ werknemers/ verwijzers; Beheert alle cijfermatige informatie uit de systemen Intramed en Fysioroadmap Verantwoordelijk voor het personeels handboek, contract opmaak, urenregistratie personeel, verzuimregistratie personeel, bijhouden van persoonlijke dossiers, verwerken van functionering-/ evaluatie-/ exit-/ sollicitatiegesprekken, scholingsplannen, plaatsen vacatures, aanwezigheid van beroepsgebonden papieren werknemers; Inplannen van BHV cursus, BHV plan, inplannen/ uitvoeren en evalueren van de ontruimingsoefening; Legionella beheer; Schrijven van de motivational papers voor de plusaudits; Meehelpen ontwikkelen van kwaliteitssystemen, zoals HKZ; Meehelpen maken en controle van het beleidsplan en het kwaliteitsjaarverslag; Meehelpen met het evalueren van de CQ-index; Beheer en bijhouden van de website; Verwerken van klachten; Meehelpen met ontwikkelen van praktijkfolders; Maken van samenwerkingsovereenkomsten disciplines, contactpersoon administratie; Maken van documenten en formulieren voor de praktijk; Maken van samenwerkingsovereenkomsten sportclubs, contactpersoon administratie. Tijdsbesteding: Totaal 23-urige werkweek verspreidt over 5 dagen. Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Joris van Straten Titel van de functie: 34

35 Hoofdfunctie: Kwaliteitsmedewerker Bijfunctie: Ondersteuning voor de baliemedewerksters Bijfunctie: Ondersteuning voor administratie Praktijkhouder Doel van functie: Kwaliteitsmedewerker: Verantwoordelijk voor de kwaliteit in de praktijk, vooral gericht op de verslaglegging van alle fysio(manueel)therapeuten. Dit wordt gedaan door een wekelijkse en maandelijkse controle op volledigheid van alle FysioRoadmap kaarten van de fysio(manueel)therapeuten. Dit wordt gedaan met het kwaliteitscontrole formulier, zie bijlage... Alle kaarten moeten aan de Pluspraktijk norm voldoen. Ondersteuning baliemedewerkster: Bij afwezigheid van de baliemedewerksters (Yvonne en Talitha) wordt deze functie overgenomen. Ondersteuning administratie praktijkhouder: Helpen en ondersteunen met de praktijkadministratie van de praktijkhouder. Plaats in de praktijk: Als kwaliteitsmedewerker werkt Joris zelfstandig, indien er vragen over de verslaglegging zijn, worden deze aan Anouk gevraagd. Qua ondersteuning van de baliemedewerksters werkt Joris samen met Talitha en Yvonne, waarbij Talitha de eindverantwoordelijke is. Indien hier vragen over zijn, stelt Joris deze bij Talitha. Qua ondersteuning voor de administratie van Marthin, werkt Joris samen met Marthin. Marthin geeft in deze duidelijk aan wat er moet gebeuren. Marthin is eindverantwoordelijke in deze. Bij vragen gaat Joris naar Marthin. Functie/taakinhoud: Kwaliteitsmedewerker: - Wekelijks controleren van 2 FRM-kaarten per fysiotherapeut. - Aansturen van fysiotherapeuten op het gebied van verslaglegging volgens de plus-norm. - Ondersteuning FRM-kaarten administratie van de prakeigenaar. - Maandelijkse kwaliteitscontrole van alle behandelde patiënten per fysiotherapeut. Ondersteuning baliemedewerksters: - Ondersteunen van de baliemedewerkster (Talitha) in het proces voor het behalen van de HKZ- 35

36 audit en de (her) Plus-audit. - Het wekelijks inscannen van alle verwijzingen, verslagen en resultaten van (huis)artsen en deze aan het patiëntendossier koppelen. - Aannemen telefoon. - Helpen van patiënten aan de balie. - Inplannen nieuwe patiënten of verzetten bestaande afspraken. Ondersteuning administratie praktijkhouder: - Verantwoordelijk voor alle zorgplannen/protocollen. Het invoeren en bijstellen hiervan. - Verantwoordelijk voor het updaten en informeren collega s over Parabench. Tijdsbesteding: Totaal 15 uur per werkweek: - Gemiddeld 10 uur per week als kwaliteitsmedewerker. - Gemiddeld 4 uur per week als balieondersteuning. - Gemiddeld 1 uur ondersteuning administratie Olivia Wulms Titel van Functie Hoofdfunctie: Fysiotherapeute en Master Orthopedisch Manueeltherapeute; Bijfunctie: Implementeren van protocollen Bijfunctie: Het verbeteren van de vakinhoudelijke kwaliteit van de praktijk. Doel van Functie Fysiotherapeute: Het verbeteren van een lichamelijke klachten van een patiënt. Dit wordt gedaan door middel van een anamnese, lichamelijk onderzoek en het opstellen van een behandelplan, waarna de behandeling kan worden ingezet. Olivia behandeld met name wervelkolom gerelateerde klachten, schouderheupklachten. Implementeren van protocollen: Het ontwikkelen en invoeren van bestaande en nieuwe protocollen in Fysioroadmap. Vervolgens deze 36

37 protocollen uitleggen/ Implementeren bij de medewerkers. Het verbeteren van de vakinhoudelijke kwaliteit van de praktijk: Collega`s adviseren bij de behandeling van een patiënt Nieuwe inzichten bespreken en uitleggen Peer uren aanbieden aan collega`s. programma aanbieden/ organiseren en leiden. Plaats in de praktijk Olivia Werkt zelfstandig als therapeut, wanneer er echter hulp van een collega nodig is bij een behandeling van een patiënt, zal er hulp worden gevraagd aan Marthin (praktijkhouder). Met het ontwikkelen van protocollen werkt Olivia samen met Joris Bij het verbeteren van de kwaliteit van de praktijk werkt Olivia samen met Joris en Anouk. Functie/taakinhoud Fysiotherapeute: DTF/verwijzing; Anamnese; Differentiaal diagnose; Lichamelijk onderzoek; Diagnose; Prognose; Behandelplan; Behandeling; Evaluatie; Afsluiting. Implementeren van protocollen: Nieuw protocol invoeren in FRM samen met Joris. Vervolgens uitleggen aan collega s hoe er te werk gegaan zal worden. Dit door mondeling uitleg of evt dmv een PowerPoint en oefenmiddag. Het verbeteren van de vakinhoudelijke kwaliteit van de praktijk: Vragen aan collega`s waar behoefte aan is. Casuïstiek bespreken/ artikelen bespreken Vakinhoudelijke informatieavonden organiseren. 37

38 Collega`s adviseren bij de behandeling van een patiënt Implementeren van zorgplannen, zoals lage rugpijn en nekpijn van Fysiotopics. Tijdsbesteding Totaal 25-urige werkweek: Gemiddeld 25 uur werk als Fysiotherapeute/ Orthopedisch manueeltherapeut; Alle andere uren zijn extra in eigen tijd/ geen betaalde uren Anouk van Ballegooijen Titel van Functie Hoofdfunctie: Fysiotherapeute; Bijfunctie: Ondersteunend bij het communiceren van informatie van de verzekeraars naar de collega's; Bijfunctie: Ondersteunend bij het verbeteren van de kwaliteit van de praktijk. Doel van Functie Fysiotherapeute: Het verbeteren van enkele lichamelijke klachten van een patiënt. Dit wordt gedaan door middel van een anamnese, lichamelijk onderzoek en het opstellen van een behandelplan, waarna de behandeling kan worden ingezet. Anouk behandeld met name lage rugklachten, nek-boven rugklachten, schouderklachten, blessures door paardrijden. Ondersteunend bij het communiceren van informatie van de verzekeraars naar de collega's: Communicatie over het behandelgemiddelde, diagnosecodes, regelgeving. Ondersteunend bij het verbeteren van de kwaliteit van de praktijk: Meehelpen met meedenken en opzetten van kwaliteitssystemen. 38

39 Plaats in de praktijk Qua Fysiotherapeute werkt Anouk zelfstandig, wanneer er echter hulp van een collega nodig is bij een behandeling van een patiënt, zal er hulp worden gevraagd aan Marthin (praktijkhouder). Qua ondersteuning bij de communicatie en verbeteren van de kwaliteit van de praktijk werkt Anouk samen met Talitha (baliemedewerkster) en Marthin (praktijkhouder), waarbij Marthin eindverantwoordelijk is. De andere collega's dienen bij Anouk of Talitha te zijn met vragen over deze onderwerpen. Functie/taakinhoud Fysiotherapeute: DTF/verwijzing; Anamnese; Differentiaal diagnose; Lichamelijk onderzoek; Diagnose; Prognose; Behandelplan; Behandeling; Evaluatie; Afsluiting. Communicatie verzekeraars vertalen naar collega's: Behandelgemiddelde evalueren. Wanneer er spiegelinformatie binnenkomt, evalueert Anouk dit en deelt dit schriftelijk mee aan de collega's. Het opstellen van de schriftelijke documenten betreft diagnosecodes en regelgeving van de verzekeraars, waar de collega's op moeten letten bij het invoeren van de financiële administratie in Intramed. Verbeteren van kwaliteit: Meehelpen ontwikkelen van kwaliteitssystemen, zoals HKZ; Meehelpen maken en controle van het beleidsplan en het kwaliteitsjaarverslag; Meehelpen met het evalueren van de CQ-index; Implementeren van zorgplannen, zoals lage rugpijn en nekpijn van Fysiotopics. Tijdsbesteding Totaal 40,75-urige werkweek: Gemiddeld 38,75 werk als Fysiotherapeute; Gemiddeld 1 uur in de week communicatie verzekeraars vertalen naar collega's; Gemiddeld 1 uur in de week verbeteren van kwaliteit. 39

40 3.2.7 Pim Spaargaren Titel van Functie Hoofdfunctie: Fysiotherapeut Bijfunctie: Het begeleiden en verzorgen van de voetballers SV Hillegom op de praktijk tijdens sportspreekuur en op de vereniging op trainingsavonden. Bijfunctie: Onderhouden oefenzaal. Controleren apparatuur, controleren oefenmateriaal en doorgeven als er gebreken zijn. Bijfunctie: voorwaarden van de VelDon en de LegPress gebruik en flowchart maken. Doel van Functie Fysiotherapeut Het verbeteren van een lichamelijke klachten van een patiënt. Dit wordt gedaan door middel van een anamnese, lichamelijk onderzoek en het opstellen van een behandelplan, waarna de behandeling kan worden ingezet. Pim behandeld met name sportblessures, knieklachten, schouderklachten, en orthopedische klachten. Bijfunctie: Op maandag avond het sportspreekuur verzorgen. Sporters uit de regio een vrijblijvend consult en advies geven betreffende hun sportklacht. Bijfunctie: Op de voetbalvereniging SV Hillegom de dinsdag avond de blessures van de selectie spelers behandelen en verzorgen. Daarbij ook spelers apart een performance training geven. Bijfunctie: ondersteunen bij het verbeteren van de kwaliteit van de praktijk doormiddel van een flowchart te maken voor het VelDon apparaat en de Legpress. Plaats in de praktijk Qua Fysiotherapeut werkt Pim zelfstandig, wanneer er echter hulp van een collega nodig is bij een behandeling van een patiënt, zal er hulp worden gevraagd aan Marthin (praktijkhouder). Bij het begeleiden en verzorgen van de voetballers van SV Hillegom werkt Pim samen met Marthin (praktijkhouder). Pim plant hierbij ook het rooster in van de verzorgers (Jos, Harry, Nadine) Functie/taakinhoud Fysiotherapeut DTF/verwijzing; Anamnese; Differentiaal diagnose; Lichamelijk onderzoek; Diagnose; 40

41 Prognose; Behandelplan; Behandeling; Evaluatie; Afsluiting. Bijfunctie: Verzorgen en behandelen voetballers op de voetbalvereniging SV Hillegom. Performance training geven op de dinsdag training bij SV Hillegom. Roosters inplannen van verzorgers, hersteltrainer en fysiotherapeuten. Testen afnemen 3x per jaar op de praktijk. Sportspreekuur op maandag avond begeleiden. Onderhouden oefenzaal. Tijdsbesteding Totaal 40,75-urige werkweek: Gemiddeld 39 uur werk als Fysiotherapeut Gemiddeld 2 uur in de week het begeleiden en verzorgen van de voetballers SV Hillegom. 3.3 SWOT-analyse SWOT staat voor: Strength, Weakness, Opportunity en Threats. Deze analyse brengt sterke- en zwakke punten in kaart, maar laat ook zien welke kansen de praktijk gekregen heeft en wat een bedreiging (kan) vormt in de toekomst. Deze analyse zal tevens helpen bij het reflecteren op het handelen en zal een indruk geven over de doorgemaakte ontwikkelingen van de afgelopen jaren. In de twee paragrafen hieronder wordt een confrontatiematrix en een resultatenmatrix van de praktijk besproken Confrontatiematrix Positief Sterkte Negatief Zwakte 41

42 Intern Adequate onderbouwde therapieën; Opleidingen en onderzoek binnen de praktijk; Samenwerkingsverbanden; Intern tevredenheidsonderzoek; Behouden van plus status; Toepassen van de nieuwste inzichten in de zorg; Deelname CQ-index; Analyses volgens PDCA-cyclus; Analyse behandelgemiddelde; Verplichte scholing; Deelname ParaBench; Presentaties/uitleg cursussen en/of opleidingen; Mondeling kenbaar maken informed consent; Versturen klinimetrie voor onderzoek; Notule vergaderingen; Handboek; Functioneringsgesprek per jaar; Maandelijks werkoverleg; Vertrouwenspersoon; Kwaliteitsjaarverslag en beleidsplan; Deelname klachtenregeling; Werken volgens RI&E. Kansen Meer gestructureerde organisatie, door het hanteren van taakverdelingen onder de medewerkers; Alle regels vastleggen en bij elkaar in mappen; Uitslag CQ-index en intern tevredenheidsonderzoek kenbaar maken aan patiënten; Aanpassen intern tevredenheidsonderzoek, indien nodig; Scholingseisen/plan op papier vastleggen; Controle punten voor interne audit vastleggen; Informed consent op website en wachtkamer kenbaar maken; Tevredenheidsonderzoek ketenpartners; Deelname Peer Review; Contact met huisartsen via brief betreft DTF; Collega voor begeleiding MTTgroepen vinden; Halfjaarlijkse functioneringsgesprekken; Motivatieplan werknemers vastleggen; Intern tevredenheidsonderzoek medewerkers; Lijst maken met specifieke deskundigheden van fysiotherapeuten en praktijken in de omgeving. Bedreigingen 42

43 Extern Multidisciplinair samenwerken, zowel intern als extern; Uitbreiden van een praktijk binnen een sportcentrum naar een multidisciplinair centrum; Gebruik gaan maken van kwaliteitssystemen; Meedoen aan de plus-audit in 2015; Aanpassen én uitbreiden van het team; Toepassen van de nieuwste inzichten in de zorg; Volledige kamerbezetting; Beweegprogramma's. Grote patiënten groei; Extra administratie voor de medewerkers doordat de zorgverzekeraars hier meer eisen aan stellen; Verhouding vergoedingen therapie staat niet in verhouding met de extra kosten die gemaakt worden; Te hoog behandelgemiddelde; Niet coöpererende collega s Resultatenmatrix Kansen Sterkte Door continue analyse, wordt er al een start gemaakt met werken met een kwaliteitssyteem en het behalen van de plus-audit Zwakte Beter vastleggen van gegevens en taken, maken het gebruik maken van een kwaliteitssysteem en het behalen van de plus-audit makkelijker. Met behulp van deelname van het Peer Review en het houden van een tevredenheidsonderzoek onder de ketenpartners en zal de multidisciplinaire samenwerking intern en extern verbeteren. 43

44 Bedreigingen Met behulp van de verschillende analyses en deelname aan de beweegprogramma's kan het behandelgemiddelde worden teruggedrongen. Met behulp van de functioneringsgesprekken, maandelijkse werkoverleg, intern tevredenheidonderzoek onder de medewerkers en het hebben van een vertrouwenspersoon wordt getracht niet coöpererende collega's te voorkomen. Door een slechte taakverdeling en nog niet gebruik maken van de Fysioroadmap SMART versie, zal de administratieve last hoog blijven. Dit zou de motivatie van de medewerkers kunnen verminderen. 4. Doelstellingen In dit hoofdstuk worden de doelen besproken, die via de SWOT-analyse naar voren zijn gekomen. De doelen zijn in verschillende paragrafen verdeeld en bestaan uit korte- en lange termijn doelen. 4.1 Doelen waardering van patiënten CQ-index en Tevredenheidsonderzoek Plan: Uitslag CQ-index en intern tevredenheidsonderzoek kenbaar maken aan patiënten. Do: De uitslag van de CQ-index en het interne tevredenheidsonderzoek dient herkenbaar gemaakt te worden aan de patiënten. Dit zal gedaan worden, door de uitslagen in de wachtkamer op te hangen. De CQ-index wordt 2 keer per jaar geëvalueerd en het interne tevredenheidsonderzoek (Talitha HutaGalung) 1 keer per jaar. Check: Na de analyse van de CQ-index en het tevredenheidsonderzoek zal de uitslag door de praktijkhouder beoordeeld worden. Met de goedkeuring van de praktijkhouder (M.S.F. Huta Galung) zal de uitslag in de wachtkamer worden gehangen. Act: Na elke evaluatie, voor de CQ-index 2 keer per jaar en het interne tevredenheidsonderzoek 1x per jaar, worden de uitslagen in de wachtkamer opgehangen, zodat dit aan de patiënt kenbaar wordt 44

45 gemaakt. 4.2 Doelen resultaten van de zorgverlening Tevredenheidsonderzoek ketenpartners Plan: Tevredenheidsonderzoek ketenpartners. Do: Er zal een tevredenheidsonderzoek onder de ketenpartners moeten worden uitgevoerd. Met de uitkomsten kan de praktijk evalueren op welke punten ze moeten verbeteren. Onder de ketenpartners vallen de huisartsen, orthopeden, diëtiste, (sport) psycholoog en osteopaat. Dit onderzoek zal door een medewerker (Talitha Huta Galung) worden geschreven en gecontroleerd worden door de praktijkhouder (M.S.F. Huta Galung), voordat het naar de ketenpartners wordt gestuurd. Check: Na het maken van het tevredenheidonderzoek voor de ketenpartners, zal de praktijkhouder de vragen controleren. Wanneer deze ze heeft goedgekeurd, kan het tevredenheidsonderzoek worden verzonden. Act: In het derde kwartaal van 2015 zal er een tevredenheidsonderzoek naar de ketenpartners toe worden gestuurd Behandelgemiddelde Plan: Het eerste kwartaal van 2015 willen we ons behandelgemiddelde bij Achmea onder de 90 hebben. Do: Over heel 2014 is het behandelgemiddelde 120. Dit is te hoog voor een pluspraktijk. Om de plus status te behouden, dient deze onder de 115 en liefst 90 te zijn. Om dit te verbeteren. Dienen er striktere maatregelen te worden genomen, wat betreft de patiënten behandeling. Namelijk als er sprake is van onderhoud, kan er niet door behandelt worden. Ook dient het protocol in FRM te worden aangehouden. Dit wordt aan de collega s duidelijk gemaakt via mail, evaluaties van het behandelgemiddelde en dossier controle. Check: Om te controleren dat iedereen hieraan voldoet. Zal Joris van Straten (kwaliteitsmederwerker) hier toezicht op houden, door de dossier op bovenstaande te controleren. Act: Het eerste kwartaal van 2015 willen we ons behandelgemiddelde bij Achmea onder de 90 hebben. 4.3 Doelen primaire en relevante ondersteunende processen Verandering systeem Plan: De planning is wanneer we de audit hebben gehad op 26 november 2015, we willen overschakelen van intramed en FRM, naar alleen FRM of een ander programma als Fysio One. Dit om 45

46 de kosten lager te houden en tijd te besparen met het invoeren van de dossiers en de declaraties. Do: Dit plan wordt na 26 november 2015 opgestart. Dit dient auditproef te gebeuren. Hiervoor zal een presentatie worden gegeven, waarin wordt verteld waar iedereen op moet letten om het dossier auditproef in te vullen. Binnen 3 maanden dienen alle collega s met dit systeem overweg te kunnen. Check : Dit wordt gecontroleerd door Joris van Straten (kwaliteitsmanager) de dossiers te laten controleren of deze auditproef zijn. Act: Januari 2016 wil de praktijk het declaratiesysteem en het dossiersysteem in één hebben, om op deze manier kosten en tijd te besparen Beweegprogramma's Plan: Eind 2015 wil de praktijk zijn gestart met de beweegprogramma's oncologie en artrose heup/knie. Do: Olivia Wulms en Anouk van Ballegooijen zullen deze beweegprogramma's inplementeren. Daarnaast zal er via de website en de praktijkfolder de patiënt geïnformeerd worden over deze dienst. Hier zal Talitha Huta Galung zorg voor dragen. Check: Of het plan is behaald wordt door eind 2015 door Anouk van Ballegooijen en Talitha Huta Galung gecheckt. Act: Eind 2015 wil de praktijk zijn gestart met de beweegprogramma's oncologie en artrose heup/knie Zorgplannen Plan: Eind 2015 wil de praktijk het nekzorgplan en lage rugzorgplan van FysioTopics in de praktijk geïmplementeerd hebben. Do: Olivia Wulms en Anouk van Ballegooijen volgen de cursussen, maken hierover een powerpointpresenatie en zorgen ervoor dat de protocollen in FRM staan. Rond juni 2015 zullen ze deze powerpoints houden. Hierna kunnen de collega s met het protocol aan de slag. Check: Of het plan is behaald wordt door onze kwaliteitsmedewerker (Joris van Straten) gecheckt of iedereen volgens deze protocollen werkt, mocht er een indicatie hiervoor zijn. Act: Eind 2015 wil de praktijk het nekzorgplan en lage rugzorgplan van FysioTopics in de praktijk geïmplementeerd hebben Lijst deskundigheden van fysiotherapeuten en praktijken in de omgeving Plan: In het derde kwartaal van 2015 is de lijst met specifieke deskundigheden van fysiotherapeuten en praktijken in de omgeving af. Do: Op dit moment is er geen lijst met deskundigheden van fysiotherapeuten en praktijken in de omgeving. Hierdoor kunnen we patiënten onvoldoende doorsturen naar disciplines, die niet bij ons 46

47 in de praktijk aanwezig zijn. Check: De lijst wordt door een medewerker gemaakt en wordt gecontroleerd op juistheid en volledigheid door de praktijkhouder (M.S.F Huta Galung). Act: In het derde kwartaal van 2015 is er een lijst met specifieke deskundigheden van fysiotherapeuten en praktijken in een straal van 20 km van onze praktijk Tevredenheidsonderzoek medewerkers Plan: Tevredenheidsonderzoek medewerkers. Do: Er zal een tevredenheidsonderzoek onder de medewerkers moeten worden uitgevoerd. Met de uitkomsten kan de praktijk evalueren welke punten moeten verbeteren, volgens de PDCA cyclus. Dit onderzoek zal door een medewerker (Talitha Huta Galung) worden geschreven en gecontroleerd worden door de praktijkhouder (M.S.F. Huta Galung), voordat het aan de medewerkers wordt verstuurd om in te vullen. Check: Na het maken van het tevredenheidonderzoek voor de medewerkers, zal de praktijkhouder de vragen controleren. Wanneer deze ze heeft goedgekeurd, kan het tevredenheidsonderzoek worden verzonden. Act: In het derde kwartaal van 2015 zal er een tevredenheidsonderzoek naar de medewerkers worden gestuurd, dit zal elk jaar opnieuw gebeuren. 4.4 Bedrijfsdoelen Overname Plan: De praktijk Fysiocentrum Huta Galung te Hillegom in bezit van Marthin en Yvonne Huta Galung binnen een tijdsbestek van 4 jaar te verkopen aan een collega fysiotherapeut/ praktijkhouder voor de huidige marktwaarde. Do: Om het bovenstaande plan te kunnen realiseren moet de praktijk aan de volgende punten werken: Het behalen van het HKZ-certificaat. Hiervoor zal er eerst onderzoek moeten worden gedaan en worden gestart met de voorbereidingen van de HKZ-certificering; De her plus-audit Dient behaald te worden; Er dient een omzet van per jaar te zijn (financieel gezond bedrijf); Er dienen genoeg competenties onder de collega's te zijn (minimaal 2 masters). Dit wordt onder andere bewerkstelligd door het maken van een scholingsplan. Bij gebrek aan competentie zal er een nieuwe collega gezocht moeten worden. De praktijk kan een compleet aanbod van disciplines in en rondom de praktijk aanbieden (psycholoog, ergotherapeut, diëtiste, haptonoom, osteopaat); Er dient een uitgebreid netwerk van samenwerkingen met verwijzers te zijn. Om deze samenwerking te verbeteren zal er een tevredenheidsonderzoek onder de verwijzers worden afgenomen; USP in de regio versterken (kwaliteit op het hoogste niveau). Dit zou de praktijk willen doen met een regionaal onderzoek, met de vraagstelling: 'Hoe kunnen wij onze positie in de regio versterken'?; Er dienen meerdere samenwerkingsverbanden met sportclubs in de buurt te zijn (voetbal, basketbal, hockey, korfbal). Daarbij wordt hen het gratis sportspreekuur aangeboden en eventuele betaalde verzorging bij wedstrijden; 47

48 De praktijk is op de hoogte van de actuele behandelingen en nieuwste apparatuur. Op deze manier kan de beste behandeling worden gegeven. Dit wordt bewerkstelligd door scholing en lezen van vakbladen; Het behandelgemiddelde dient 90 of lager te zijn. Dit zal in samenwerking met de praktijkhouder elk kwartaal worden bekeken en indien nodig zullen er acties worden ondernomen om dit gemiddelde te laten dalen; De verslaglegging dient bij alle collega's op orde te zijn, hier is de kwaliteitsmanager verantwoordelijk voor. Check: De baliemedewerkster dragen zorg voor het naleven van de acties. Aan het einde van het jaar evalueren zij wat er nog gerealiseerd moet worden en informeren de praktijkhouders daarover. Actie: Binnen 4 jaar zal de praktijk 'Fysiocentrum Huta Galung' te Hillegom, in bezit van Marthin en Yvonne Huta Galung, aan een collega fysiotherapeut/ praktijkhouder voor de huidige marktwaarde verkocht worden. Dit doel zal worden behaald, door aan bovenstaande doelen te werken, die wordt gecheckt door de baliemedewerkster HKZ keurmerk of ISO Plan: De praktijk wil het HKZ keurmek of ISO certificaat verkrijgen. Do : Er moet worden uitgezocht wat voor ons voordeliger is qua kosten en kwalititeit, het HKZ keurmerk of ISO en welke eisen hieraan verbonden zijn. Wij moeten ervoor zorgen dat we aan deze eisen voldoen. Check: Het doel is om het HKZ-keurmerk of ISO te verkrijgen, dit wordt getoetst aan de hand van het verkregen certificaat. Act: Eind 2015 beschikken we over een HKZ keurmerk of ISO certificaat, zodat we kunnen voldoen aan de AA-plusstatus van Zorg en Zekerheid Audit Plan: November 2015 plus-audit voor de tweede maal behalen. Do: Controle van alle dossier door Joris van Straten (kwaliteitsmanager) of deze auditproef zijn en controle van Talitha Huta Galung en Anouk van Ballegooijen of er aan de verdere auditeisen voldaan wordt. Check: Het behalen van de plus-audit zal gecheckt worden door de auditcontroleurs, die wij die dag ontvangen. Act: 26 november 2016 zullen wij de plus-audit voor de tweede maal behalen. 48

49 4.5 Beleidsdoelen Activiteitenlijst Plan: Een activiteitenlijst maken voor de jaarlijkse activiteiten die ondernomen moeten worden. Do: Er zal een activiteitenlijst gemaakt moeten worden, waarin staat welke activiteiten, door wie en wanneer deze af moeten zijn. Op deze manier wordt de organisatie beter gestructureerd en is er meer duidelijkheid, wat er van de medewerkers wordt verwacht. Check: Een medewerker (Talitha Huta Galung en Anouk van Ballegooijen) maakt deze activiteitenlijst. Deze lijst wordt door de praktijkhouder (M.S.F. Huta Galung) gecontroleerd op volledigheid. Act: Eind 2015 is er een activiteitenlijst aanwezig in de praktijk, voor de activiteiten die in elk jaar ondernomen moeten worden Scholingsplan Plan: Een scholingsplan maken voor elke medewerker voor de komende 5 jaar. Do: Er zal in het eerste kwartaal van 2015 een scholingsplan per medewerker worden gemaakt. Dit wordt in samenspraak met de praktijkhouder gedaan. Gezien de scholing wel samen moet gaan met de missie en visie van de praktijk.. Check: Elke medewerker maakt in samenspraak met de praktijkhouder een scholingsplan. Die moet worden goedgekeurd door de praktijkhouder. Deze plannen worden in het persoonlijke dossier van de medewerkers bewaard en elke jaar opnieuw geëvalueerd en wellicht bijgesteld. Act: In het eerste kwartaal van 2015 maakt elke medewerker in samenspraak met de praktijkhouder een scholingsplan voor de komende 5 jaar. 5. Activiteitenlijst In onderstaande tabel staat de activiteitenlijst voor de komende jaren opgesteld. 49

50 Onderwerp Activiteit Uitvoerende/verant woordelijke Periode Uren Kwaliteit CQ-index T.E. Huta Galung Half jaarlijks (eind december en eind juni) Klinimetrie versturen T.E. Huta Galung Einde elk kwartaal (maart, juni, september, december) ParaBench J. van Straten Einde elk kwartaal Behandelgemiddelde A.E.J. Van Ballegooijen Elk kwartaal, wanneer de spiegelinfor matie van de zorgverzeker aars binnen is. 50

51 Beweegprogramma's Kwaliteitsjaarverslag/beleidspl an Interne tevredenheidsonderzoek patiënten Tevredenheidsonderzoek ketenpartners Intern tevredenheidsonderzoek Medewerkers A.E.J. Van Ballegooijen, O. Wulms en T.E. Huta Galung T.E. Huta Galung en A.E.J. van Ballegooijen T.E. Huta Galung T.E. Huta Galung T.E. Huta Galung 2e kwartaal 2015: aanpassen website en praktijkfolder 3e kwartaal 2015: Implementat ie beweegprogr amma oncologie en artrose heup/knie. 4e kwartaal 2015: start beweegprogr amma's. Januari t/m maart elk jaar Mei t/m november elk jaar Juli elk jaar Juli elk jaar Interne Audit J. van Straten Wekelijks Externe Audit Auditoren buitenaf 1 keer per 2 jaar Werkoverleg P. Spaargaren Maandelijks Agendapunten verzamelen P. Spaargaren 2 weken voor werkoverleg Agendapunten naar collega's versturen P. Spaargaren 1 week voor werkoverleg 51

52 Notule werkoverleg Y.C. Huta Galung 1 week na werkoverleg mailen Peer Review O.P.I.J. Wulms en M.S.F. Huta Galung 1x elk kwartaal, 2015 alleen kwartaal 4 Lijst deskundigheden van fysiotherapeuten en praktijken in de omgeving T.E. Huta Galung Juli 2015 HKZ-keurmerk certificaat Alle medewerkers November 2015 Systeem verandering J. van Straten en M.S.F. Huta Galung Januari 2016 Presentatie systeemverandering J. van Straten December 2015 Acitiviteitenlijst T.E. Huta Galung en A.E.J. van Ballegooijen Maart 2015 Externe samenwerking Brieven sturen huisartsen T.E. Huta Galung en A.E.J. van Ballegooijen April 2015 Contact leggen met hockey, basketbal en korfbalvereniging Contact leggen met haptonoom en ergotherapeut M.S.F. Huta Galung Juni 2015 M.S.F. Huta Galung Juni 2015 Verzekeraars Contracten verzekeraars M.S.F. Huta Galung September elk jaar Lijst debiteurenrisico, machtigingen, verwijzingen A.E.J. Van Ballegooijen Januari t/m Februari elk jaar Declaraties M.S.F. Huta Galung Einde van elke maand Personeel Functioneringsgesprekken M.S.F. Huta Galung 2 keer per jaar 52

53 Vakanties T.E. Huta Galung en M.S.F. Huta Galung December elk jaar Scholingsplan T.E. Huta Galung April 2015 Klachten Evaluatie klachten T.E. Huta Galung Elk half jaar Hygiëne Controle legionella T.E. Huta Galung 2x per jaar monster, elke week spoelen Veiligheid BHV cursus T.E. Huta Galung Novemberdecember elk jaar Ontruimingsoefening en evaluatie T.E. Huta Galung September elke jaar RI&E T.E. Huta Galung September elk jaar Bijlage 1: Tarievenlijst Tarievenlijst Fysiocentrum Huta Galung 2015 Zitting 35,00 Zitting kinderfysiotherapie Zitting manuele therapie 45,00 Zitting oedeemtherapie Zitting bekkentherapie Lange zitting voor patiënten met complexe én/of meervoudige zorgvragen 45,00 Telefonische zitting 14,00 Screening 14,00 Intake en onderzoek na screening 35,00 Intake en onderzoek na verwijzing 45,00 Eenmalig fysiotherapeutisch onderzoek 58,00 Eenmalig kinderfysiotherapeutisch rapport Groepszitting voor specifieke behandeling van twee personen Groepszitting voor specifieke behandeling van drie personen Groepszitting voor specifieke behandeling van vier personen Groepszitting voor behandeling van vijf tot tien personen Groepszittinq van meer dan tien personen Toeslag voor uitbehandeling 18,00 Inrichtingstoeslag 11,00 Instructie/overleg ouders van de patiënt 34,00 Now Show fysiotherapie/ manuele therapie 28,00/ 36,00 Verstrekte verband- en hulpmiddelen inclusief btw 6 % 15,00/ 22,00 Eenvoudige, korte rapporten 30,00 Meer gecompliceerde, tijdrovende rapporten, inclusief btw 21% 50,00 53

54 Bijlage 2: Werknemers Werknemers Fulltime / Parttime Specialisme CKRregistratie AGB-code M.S.F. Huta Galung Fulltime Orthopedisch manueel therapeut Dry needling therapeut Sportfysiotherapeut O.P.I.J. Wulms Fulltime Master orthopedisch manueel therapeut A.E.J. van Ballegooijen Fulltime Fysiotherapeut P. Spaargaren Fulltime Fysiotherapeut K. in t Veld Parttime Fysiotherapeut K. Hoelandt Parttime Sportfysiotherapie i.o B. Koning Waarnemer Fysiotherapeut T.E. Huta Galung Parttime Baliemedewerkster n.v.t. n.v.t. Y. Huta Galung Parttime Baliemedewerkster n.v.t. n.v.t. 54

55 Bijlage 3: Organogram Bijlage 4: Specialisme per therapeut zie bijlage 2. Bijlage 5: Praktijkbrochure 55