Privacybeleid, Algemene Voorwaarden Gegevensbescherming en Gebruiksvoorwaarden van PAUWELS CONSULTING NV

Transcriptie

1 Privacybeleid, Algemene Voorwaarden Gegevensbescherming en Gebruiksvoorwaarden van PAUWELS CONSULTING NV Algemeen Dit beleid en deze voorwaarden zijn van toepassing vanaf 25 mei 2018 en gaan uit van PAUWELS CONSULTING NV, met zetel te 1831 DIEGEM, Lambroekstraat 5A en ingeschreven in KBO onder het nummer (hierna Pauwels Consulting). Pauwels Consulting stelt alles in het werk om uw privacy te beschermen. Tijdens uw contact met Pauwels Consulting kan het voorkomen dat u persoonlijke informatie met ons deelt, zodat wij u kunnen identificeren als individu, medewerker van een bedrijf, (zoals uw volledige naam, adres, adres en telefoonnummer). Dit zijn uw "persoonsgegevens". Deze Privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die we over u verzamelen met als doel u onze diensten aan te bieden. Door gebruik te maken van de site of door ons uw persoonsgegevens mee te delen bij onze diensten, aanvaardt u de praktijken die in deze Privacyverklaring worden beschreven. De verwerking van persoonsgegevens Pauwels Consulting verzamelt, registreert en verwerkt persoonsgegevens van klanten, kandidaten en gebruikers van haar diensten. Gegevens worden bijvoorbeeld meegedeeld door personen zelf bij een contactopname of wanneer door Pauwels Consulting diensten worden verleend. De persoonsgegevens worden steeds verwerkt met inachtneming van de principes van de privacywetgeving en de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zijnde de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden verwerkt op een rechtmatige, behoorlijke en transparante manier conform de regelgeving voor hun categorie en dit voor een welbepaald en uitdrukkelijk doel. De gegevensverwerking wordt beperkt tot wat noodzakelijk is en de bewaartermijn van de persoonsgegevens is beperkt tot zolang als nodig met betrekking tot het realiseren van de doeleinden van de verwerking. De persoonsgegevens worden op een passende manier beveiligd door technische en organisatorische maatregelen; Pauwels Consulting verwerkt uw persoonsgegevens, onder andere voor de volgende doelen: Klantenbeheer; Rekrutering van nieuwe medewerkers Informatie over onze professionele en sociale activiteiten, of een ander onderwerp dat u kan aanbelangen; Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder; U te kunnen contacteren indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren; Voor de verdere uitvoering van overeenkomsten; U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten; Om uw onze dienst te kunnen aanbieden; Het afhandelen van uw betaling; Om wettelijke verplichtingen na te komen; Voor statistisch verwerking; Wanneer het legitiem belang van de onderneming dit vereist, maar dit steeds duidelijk is naar de betrokkene toe; Andere gegevens worden op geautomatiseerde wijze verzameld door cookies en andere systemen/applicaties die informatie verzamelen. Meer informatie kan u terugvinden via volgende link:

2 In het kader van deze doelen kunnen verwerkers/onderaannemers worden aangesteld door Pauwels Consulting die ervoor zorgen dat onze diensten optimaal worden uitgevoerd, dit betreffen onze leveranciers, boekhouders, advocaten, verzekeringen, administratie, Het is mogelijk dat persoonsgegevens aan deze partijen worden doorgegeven indien dit nodig is. Deze partijen handelen conform de geldende privacywetgeving. U kan hieromtrent inlichtingen verkrijgen op de wijze zoals weergegeven onder de paragraaf rechten van de betrokkene. Pauwels Consulting als Verwerker Bij de diensten die Pauwels Consulting levert telkens in opdracht van de klant, krijgt Pauwels Consulting soms toegang tot persoonsgegevens van de klant. In dergelijke situaties zal de klant de rol van Verwerkingsverantwoordelijke en Pauwels Consulting de rol van Verwerker hebben, zoals beschreven in de GDPR. Pauwels Consulting hanteert met haar Klanten Voorwaarden inzake Gegevensbescherming die u in dit document kan terugvinden. Rechten van de betrokkene Wil u uw gegevens raadplegen, overdragen, wijzigen, corrigeren, beperken of verwijderen dan kan u hiervoor kosteloos een sturen, mits bewijs door kopie van uw identiteitskaart, naar het adres waarmee u onze data protection officer kan bereiken; gdpr@pauwelsconsulting.com. Via deze weg en op dezelfde wijze kan u ook bezwaar indienen tegen de verwerking van persoonsgegevens of wanneer u de communicatie wenst te beëindigen. De gegevens worden aangepast of verwijderd in de mate van het mogelijke en naargelang de technische mogelijkheden het toelaten. Uw aanvraag zal zo snel mogelijk worden behandeld. Er zal zoveel als mogelijk aan uw vraag worden voldaan, behalve als dit door het belang van de onderneming of een wettelijke verplichting niet mogelijk blijkt te zijn. Wanneer er sprake is van een datalek waardoor uw rechten en de bescherming van uw persoonsgegevens dreigen te worden geschonden zal de toezichthoudende autoriteit hiervan op de hoogte worden gesteld en u, bij een hoog risico voor uw rechten en vrijheden van natuurlijke personen, als betrokkene worden geïnformeerd. Veiligheid en vertrouwelijkheid Pauwels consulting heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld, die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld op de website, te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. In geen geval kan Pauwels Consulting aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens. Alle gegevens worden steeds vertrouwelijk behandeld. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via gdpr@pauwelsconsulting.com. Juistheid van uw gegevens Iedereen die gegevens meedeelt aan Pauwels Consulting garandeert dat die gegevens juist en volledig zijn. Het meedelen van onjuiste gegevens of gegevens die toebehoren aan derden kan ertoe leiden dat de gebruiker, tijdelijk of definitief, iedere toegang, geheel of gedeeltelijk, wordt ontzegd tot de producten en diensten van de Pauwels Consulting.

3 Aangaande minderjarigen Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een websitebezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via dan zullen wij deze informatie verwijderen. Intellectuele eigendomsrechten De inhoud van deze site, met inbegrip van de merken, logo s, tekeningen, data, product- of bedrijfsnamen, teksten, beelden e.d. zijn beschermd door intellectuele rechten en behoren toe aan Pauwels Consulting of rechthoudende derden. Informatie op de website Door gebruik te maken van deze website verbindt u zich ertoe volgende gebruiksvoorwaarden na te leven en te aanvaarden. Pauwels Consulting bezit het exclusieve copyright en de intellectuele rechten van deze website, zijn design en de volledige inhoud ervan. Gebruik van deze website, of delen ervan, in welke vorm dan ook, is verboden zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Pauwels Consulting. Het is verboden zonder voorafgaand schriftelijk akkoord de op en via deze website aangeboden informatie op te slaan (anders dan noodzakelijk om de website te kunnen bekijken), te reproduceren, te wijzigen, openbaar te maken, te distribueren of te verzenden, te verkopen of anderszins over te dragen of enige rechten hierop te verlenen aan derden. De informatie op de website is van algemene aard. De informatie is niet aangepast aan persoonlijke of specifieke omstandigheden, en kan dus niet als een persoonlijk, professioneel of juridisch advies aan de gebruiker worden beschouwd. De website kan hyperlinks bevatten naar websites of pagina's van derden, of daar onrechtstreeks naar verwijzen. Het plaatsen van links naar deze websites of pagina s impliceert op geen enkele wijze een impliciete goedkeuring van de inhoud ervan. Pauwels Consulting verklaart uitdrukkelijk dat zij geen zeggenschap heeft over de inhoud of over andere kenmerken van deze websites en kan in geen geval aansprakelijk gehouden worden voor de inhoud of de kenmerken ervan of voor enige andere vorm van schade door het gebruik ervan. Algemene voorwaarden inzake gegevensbescherming met betrekking tot de professionele relaties van Pauwels Consulting Algemeen Pauwels Consulting en Partijen waarmee Pauwels Consulting professionele relaties heeft (Klanten/Leveranciers/ ) leven alle wettelijke verplichtingen na, dus ook de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679 - hierna GDPR) wanneer ze persoonsgegevens verwerken. De persoonsgegevens worden verwerkt op een rechtmatige, behoorlijke en transparante manier en dit voor een welbepaald en uitdrukkelijk doel. De gegevensverwerking wordt beperkt tot wat noodzakelijk is met betrekking tot professionele prestatie en de bewaartermijn van de persoonsgegevens is beperkt tot zolang als nodig met betrekking tot het realiseren van de doeleinden van de verwerking.

4 De persoonsgegevens worden op een passende manier beveiligd door technische en organisatorische maatregelen. Zowel Pauwels Consulting, de klant, hun medewerkers, gelieerde bedrijven en hun verwerkers behandelen de persoonsgegevens op een vertrouwelijke manier. Pauwels Consulting levert inspanningen om te voorzien in passende administratieve, fysieke en technische veiligheidsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding en onbevoegde toegang. De persoonsgegevens zullen niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden overgebracht, tenzij voldoende waarborgen worden gegeven conform de GDPR. De Klant stemt Pauwels Consulting uitdrukkelijk toe om Verwerkers aan te stellen met het oog op het uitvoeren van de verwerkingsactiviteiten die voorwerp zijn van de tussen Partijen geldende overeenkomst/ relatie (hierna de Overeenkomst ). Pauwels Consulting zal met deze Verwerkers een verwerkersovereenkomst of andere rechtshandeling afsluiten die tenminste evenwaardige beschermende bepalingen zullen bevatten als de bepalingen in dit document. Op verzoek van de Klant wordt een lijst van actieve en systematische Verwerkers van persoonsgegevens van de Klant meegedeeld. De klant krijgt informatie over veranderingen inzake toevoeging of vervanging van verwerkers met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die door de klant worden aangeleverd en kan bezwaar maken tegen deze Verwerkers binnen de 7 dagen. Als binnen deze termijn geen bezwaar wordt ontvangen, gaat Pauwels Consulting ervan uit dat het gebruik van die andere Verwerkers goedgekeurd is. De Klant aanvaardt dat dit gaat over Verwerkers die persoonsgegevens actief en systematisch verwerken en dat er geen goedkeuring nodig is bij incidentele prestaties zoals in het geval van leveren van technisch onderhoud. Pauwels Consulting en de klant erkennen en aanvaarden dat dit artikel een samenvatting is en dat geheel het privacybeleid van Pauwels Consulting van toepassing is. De Klant zal verzekeren dat alle Persoonsgegevens die door of namens de klant aan Pauwels Consulting worden verstrekt conform de geldende regelgeving, eerlijk en op transparante manier verzameld werden. Pauwels Consulting zal, rekening houdend met de aard van de verwerking door passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij het beantwoorden van verzoeken over rechten van de Betrokkene. De klant zal deze bijstandsprestaties vergoeden. Op schriftelijk verzoek van de klant zal Pauwels Consulting de informatie ter beschikking stellen die nodig is om de nakoming van de in artikel 28 GDPR neergelegde verplichtingen aan te tonen en daarnaast audits, inspecties of controles mogelijk te maken. Daarnaast stelt Pauwels Consulting de klant in kennis indien een instructie kennelijk een inbreuk oplevert op de GDPR en Pauwels Consulting hiervan op de hoogte is. De klant zal al deze bijstandsprestaties vergoeden. Pauwels Consulting als Verwerkingsverantwoordelijke De partijen verklaren dat Pauwels Consulting als Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens mag verwerken met het oog op of in verband met: (i) de levering van haar diensten, indien van toepassing; (ii) toepasselijke wettelijke of reglementaire voorschriften; (iii) verzoeken en mededelingen van bevoegde overheden; (iv) administratieve, financiële of boekhoudkundige doeleinden, risicoanalyses en klantenrelaties; (v) het informeren van de klant en/of zijn vertegenwoordigers, werknemers en bestuurders over de professionele en sociale activiteiten van Pauwels Consulting en elk ander onderwerp dat hen kan aanbelangen, met dien verstande dat indien de klant en/of zijn vertegenwoordigers, werknemers en bestuurders dergelijke informatie in de toekomst niet langer wensen te ontvangen, zij via een gratis verzoek naar Pauwels Consulting kunnen sturen (de Doeleinden ). Pauwels Consulting als Verwerker Bij de diensten die Pauwels Consulting levert telkens in opdracht van de klant, krijgt Pauwels Consulting soms toegang tot persoonsgegevens van de klant. In dergelijke situaties zal de klant de rol van Verwerkingsverantwoordelijke en Pauwels Consulting de rol van Verwerker hebben, zoals beschreven in de GDPR. Pauwels Consulting zal deze persoonsgegevens verwerken volgens de instructies van de klant en/of in overeenstemming met de levering van de diensten uit de overeenkomst tussen Pauwels Consulting en de klant, of zoals wordt vereist door de wet, regelgevende instantie of bevoegde autoriteit. In dat laatste geval zal Pauwels Consulting de klant vooraf informeren voor zover als mogelijk, tenzij de relevante wet, regelgevende instantie of

5 bevoegde autoriteit dat verbiedt. Het voorgaande bepaalt het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen. De klant aanvaardt dat hij de primaire verantwoordelijke is voor de verwerking van Persoonsgegevens. Pauwels Consulting zal, rekening houdende met de aard van de verwerking en de hem ter beschikking staande informatie, de klant in de mate van het mogelijke bijstand verlenen bij het doen nakomen van de verplichtingen uit hoofde van de artikelen 32 tot en met 36 GDPR. De klant zal al deze bijstandsprestaties vergoeden. Bijstand inzake beveiliging van de verwerking (Artikel 32 GDPR). Bijstand inzake datalek (Artikelen 33 en 34 GDPR) - Pauwels Consulting informeert de klant zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met Persoonsgegevens. Bijstand inzake een Privacy Impact Assessment (Artikelen 35 en 36 GDPR) - Wanneer een soort verwerking een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen voert de klant vóór de verwerking een beoordeling uit van het effect van de beoogde verwerkingsactiviteiten op de bescherming van persoonsgegevens conform artikelen 35 en 36 GDPR. Bij de beëindiging van deze Overeenkomst zal Pauwels Consulting, indien de Klant hierom verzoekt, de Persoonsgegevens en/of bestaande kopieën onmiddellijk teruggeven of vernietigen, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is. Pauwels Consulting zal bevestigen dat het dit heeft gedaan (behalve indien een relevante wet of Autoriteit Pauwels Consulting verplicht om een kopie van de Persoonsgegevens te bewaren). Voor alle duidelijkheid, niets in dit punt verplicht Pauwels Consulting om kopieën van gegevens te vernietigen die het in eigen naam als Verwerkingsverantwoordelijke houdt. Aansprakelijkheid Aansprakelijkheid algemeen De totale aansprakelijkheid van Pauwels Consulting zal in ieder geval, om het even welke schade, niet groter kunnen zijn dan het totale bedrag aan kosten dat door de Klant betaald werd zoals bepaald in huidige Overeenkomst, met een maximum van 2500 euro behoudens daar bij overeenkomst werd van afgeweken. Bij om het even welke andere schade is er een maximum van 1000 euro. Deze algemene bepaling is ook van toepassing op de volgende bepalingen inzake aansprakelijkheid in dit document, tenzij anders overeengekomen tussen partijen. De aansprakelijkheid van Pauwels Consulting is in elk geval steeds beperkt tot de directe schade veroorzaakt door zware fout of bedrog. Aansprakelijkheid door gebruik website Pauwels Consulting kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die ontstaat uit het gebruik van de informatie op deze site. Indien u onjuistheden zou vaststellen in de informatie die via de site ter beschikking wordt gesteld, kan u de beheerder van de site contacteren. De inhoud van de site (links inbegrepen) kan te allen tijde zonder aankondiging of kennisgeving aangepast, gewijzigd of aangevuld worden. Pauwels Consulting geeft geen garanties voor de goede werking van de website en kan op geen enkele wijze aansprakelijk gehouden worden voor een slechte werking of tijdelijke (on)beschikbaarheid van de website of voor enige vorm van schade, rechtstreekse of onrechtstreekse, die zou voortvloeien uit de toegang tot of het gebruik van de website. Pauwels Consulting kan in geen geval tegenover wie dan ook, op directe of indirecte, bijzondere of andere wijze aansprakelijk worden gesteld voor schade te wijten aan het gebruik van deze site of van een andere, inzonderheid als gevolg van links of hyperlinks, met inbegrip, zonder beperking, van alle verliezen, werkonderbrekingen, beschadiging van programma's of andere gegevens op het computersysteem, van apparatuur, programmatuur of andere van de gebruiker. Aansprakelijkheid inzake gegevensbescherming De Klant vrijwaart Pauwels Consulting voor alle kosten, uitgaven (ook juridische), schadeloosstellingen, verliezen (met inbegrip van zakelijk verlies of verlies van baten), schulden, eisen, vorderingen, procedures of rechtszaken, waarvan Pauwels Consulting het voorwerp zou kunnen worden als gevolg van: (i) De uitvoering door Pauwels

6 Consulting van instructies die de Klant geeft in verband met de verwerking van Persoonsgegevens (met inbegrip van instructies in verband met verzoeken van personen die hun rechten volgens de Wetgeving Gegevensbescherming uitoefenen, en instructies om Persoonsgegevens te bewaren, te onthullen, aan te passen of op andere manieren te verwerken); of (ii) elke inbreuk door de Klant op deze voorwaarden. De aansprakelijkheid van Pauwels Consulting is steeds beperkt tot deze gevallen specifiek voorzien in de GDPR. Pauwels Consulting is slechts aansprakelijk voor de schade die door verwerking is veroorzaakt wanneer bij de verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot Verwerkers gerichte verplichtingen van de GDPR of buiten dan wel in strijd met de rechtmatige instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke is gehandeld. De aansprakelijkheid van Pauwels Consulting is in alle gevallen steeds beperkt tot de directe schade en in het geval een zware fout of bedrog werd gemaakt/gehanteerd. De Klant vrijwaart Pauwels Consulting te allen tijde voor alle aanspraken van derden. Overige bepalingen Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd onder andere rekening houdende met de nieuwe wet- en regelgevingen of evoluties hieromtrent. De wijzigingen worden automatisch van kracht na publicatie. Indien één van de voorgaande bepalingen inzake de verwerking van persoonsgegevens of enig andere bepaling niet geldig zou zijn, dan aanvaarden alle partijen dat deze wordt vervangen door een bepaling die het onderliggend doel van de vooropgestelde bepaling zoveel als mogelijk zal benaderen. Het privacybeleid bij Pauwels Consulting is onderworpen aan het Belgisch recht. De Belgische Autoriteiten (bv. de Gegevensbeschermingsautoriteit) en de rechtbanken bevoegd voor de maatschappelijke zetel zijn, bij uitsluiting van alle andere, bevoegd om kennis te nemen van geschillen en klachten die zouden rijzen met betrekking tot deze website of het gebruik ervan of aangaande de verwerking van persoonsgegevens of enig ander geschil. Inzake de overeenstemming met de geldende wetgeving, omtrent rechten en verplichtingen die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming of voor de opvolging van een eventueel informatiebeveiligingsincident kan u contact opnemen met gdpr@pauwelsconsulting.com. PAUWELS CONSULTING NV