VERHUUR/MEDEGEBRUIK SCHOOLGEBOUWEN

Transcriptie

1 VERHUUR/MEDEGEBRUIK SCHOOLGEBOUWEN Versie domein huisvesting en financiën datum status akkoord bestuur pagina 1 van 10

2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING DEFINITIE BEPALINGEN WAAROM VERHUUR/MEDEGEBRUIK? VERHUUR / MEDEGEBRUIK BINNEN DE STICHTING AANVRAGEN VERHUUR / MEDEGEBRUIK GEBRUIKERSVORMEN, GEBRUIKERSPERIODEN, CONTRACTEN, TARIEVEN & DECLARATIEWIJZE Vormen van medegebruik of verhuur Gebruikersperioden Contracten PERMANENT VERHUUR/MEDEGEBRUIK GEDEELTE SCHOOLGEBOUW TARIEVEN EN BETALING BIJ PERMANENT MEDEGEBRUIK TARIEVEN EN BETALING BIJ PERMANENTE VERHUUR TARIEVEN EN BETALING BIJ GEDEELD (GEZAMENLIJK) MEDEGEBRUIK EN VERHUUR AVOND VERHUUR/MEDEGEBRUIK SCHOOLGEBOUWEN Structureel en seizoensgebonden avondverhuur / -medegebruik Incidenteel avondverhuur/ -medegebruik Tarieven en betaling bij avondmedegebruik/-verhuur VERHUUR/MEDEGEBRUIK GYMZALEN WEDERDIENST VAN HUURDER/MEDEGEBRUIKER ONDERVERDELING TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN... 9 BIJLAGE INDEERING (CBS) status conceptversie 1, akkoord bestuur pagina 2 van 10

3 1 Inleiding De Stichting Primair Onderwijs De Liemers (hierna te noemen: de stichting) stelt met ingang van 1 augustus 2010 heldere kaders omtrent verhuur/medegebruik. De belangrijkste redenen om dit beleid te gaan toepassen zijn: - Het voldoen aan wettelijke regelgeving met betrekking tot het gebruik van schoolgebouwen (inlichten / instemming gemeente, voldoen aan gebruiksvergunning). - Voorkomen van verhuur- en medegebruiksituaties die niet of onvoldoende contractueel zijn vastgelegd; - Uniformering van tarieven en eenduidige toepassing hiervan; - Uitsluiten/beperken van afwijkende regelingen zoals correcties vanwege meer- en minderuren; - Efficiëntere wijze van realisatie contracten (vermindering van de administratieve last); - Efficiëntere wijze van facturering en debiteurenadministratie; - Eenduidige en heldere procedures. 1.1 Definitie bepalingen Vanuit de Wet op het Primair Onderwijs (WPO) bestaat de verplichting onderscheid te maken tussen verhuur en medegebruik van schoolgebouwen. In de WPO wordt dit onderscheid als volgt beschreven: Medegebruik Verhuur Het in gebruik geven van een ruimte aan uit de openbare kas bekostigd onderwijs, dan wel voor andere culturele, maatschappelijke of recreatieve doeleinden. Voor zover niet nodig voor uit de openbare kas bekostigd onderwijs, kan het bevoegd gezag een gedeelte van het gebouw of terrein verhuren aan een derde, voor zover het gehuurde niet bestemd zal zijn als woon- of bedrijfsruimte. De stichting dient zich aan het bovenstaande te conformeren en spreekt over medegebruik indien de aanvrager aan één van onderstaande criteria voldoet: - De aanvrager wordt uit openbare kas bekostigd (gesubsidieerd); - De aanvrager vervult een culturele of maatschappelijke rol. Indien de aanvrager handelt uit winstoogmerk wordt er altijd gesproken over verhuur. 1.2 Waarom verhuur/medegebruik? De kwaliteit van het onderwijs heeft voor elke school de hoogste prioriteit. Verhuur/medegebruik kan vanuit dit oogpunt alleen worden toegestaan als de verhuur/medegebruik een meerwaarde voor de school/het onderwijs levert. De meerwaarde wordt niet alleen gezocht in de financiële bijdrage, maar in de bijdrage die direct dan wel indirect aan het onderwijs geleverd wordt. Hierbij kan gedacht worden aan: - Bijdrage in onderwijsactiviteiten als gymnastiek en muziek - Samenwerking met voor-, naschoolse en tussenschoolse opvang en kinderdagverblijven - Binding met de buurt, waarbij de nadruk op de (basis)schooljeugd ligt. status conceptversie 1, akkoord bestuur pagina 3 van 10

4 2 Verhuur / medegebruik binnen de stichting 2.1 Aanvragen verhuur / medegebruik Bij elke aanvraag tot verhuur/medegebruik beoordeelt de directeur of de school invulling aan de aanvraag geeft. De verhuur/medegebruik dient in ieder geval aan onderstaande criteria te voldoen: a) De activiteiten in en rondom het gebouw - Mogen niet de onderwijsactiviteiten verstoren; - Kunnen alleen plaatsvinden in overleg en met instemming van de schooldirectie; - Zijn gerelateerd aan een groep/organisatie met een maatschappelijke/sociale functie in de gemeenschap. b) Medegebruikers en huurders dienen zich te allen tijde te houden aan het huishoudelijk reglement. Bij twijfel of onduidelijkheden over de toepassing van de criteria en de toekenning van de aanvraag overlegt de directeur met de centrale directie. Bij niet naleving van de afspraken en huisregels volgt beëindiging van de verhuur of het medegebruik. Daarnaast dient de verhuur/medegebruik te passen binnen de kaders die de gebruikersvergunning stelt en dient er door de gebruiker te worden voldaan aan de ARBO wet en regelgeving. Hierbij kan gedacht worden aan: Gebruiker - Noodzaak BHV ers of EHBO ers School - Aanreiken van procedure hoe te handelen bij brand (o.a. ontruimingsplan) - Toetsen gebruikersvergunning (is avondgebruik toegestaan?) Indien een mogelijke huurder of medegebruiker zich rechtstreeks tot de school wendt, kan er geen (ver)huurovereenkomst gesloten worden zonder toestemming van de gemeente. Het bestuursbureau verricht een schriftelijk verzoek tot toestemming. De gemeente zal toestemming weigeren als het in strijd is met de wet of als de te verhuren ruimte onmiddellijk nodig is voor onderwijs. Gemeentelijke aanvragen worden verricht bij elke vorm van verhuur/medegebruik, met uitzondering van incidentele aanvragen. Aanvragen dienen minimaal acht weken voor de daadwerkelijke aanvang van de gebruiksperiode gedaan te worden. Voor medegebruik en verhuur van incidentele aard is het bestuursbureau voornemens met de gemeenten overeen te komen dat het verstrekken van een kopie van het medegebruikcontract afdoende is. Aanvragen tot verhuur of medegebruik verlopen via het aanvraagformulier dat aangeboden wordt op de website van de stichting. De beoordeling over het medegebruik of verhuur gebeurt in eerste instantie door de schooldirectie. Buiten de aard van het medegebruik of verhuur zijn praktische aangelegenheden als sleutelbeheer, toezicht en beveiliging(alarmpasjes) beoordelingsfactoren om al dan niet verhuur/medegebruik toe te staan. status conceptversie 1, akkoord bestuur pagina 4 van 10

5 2.2 Gebruikersvormen, gebruikersperioden, contracten, tarieven & declaratiewijze Vormen van medegebruik of verhuur Binnen de stichting worden onderstaande vormen van medegebruik of verhuur gehanteerd: Permanent verhuur / medegebruik Avond verhuur / medegebruik In deze situatie wordt een ruimte permanent (meestal gedurende schooltijden) aan derden in medegebruik gegeven of verhuurd. De school kan in deze situatie geen gebruik meer maken van de betreffende ruimte. In deze situatie wordt een ruimte die door de school gebruikt wordt in medegebruik gegeven of verhuurd aan derden op tijden dat de school geen gebruik maakt van de betreffende ruimte Gebruikersperioden Binnen de stichting worden de volgende gebruikersperioden voor medegebruik of verhuur gehanteerd: Vorm Permanent verhuur / medegebruik Avond verhuur / medegebruik Gebruiksperiode Permanent gedurende alle schoolweken (normaliter 40 weken). In deze situatie kunnen de volgende gebruikersperioden gelden: structureel, gedurende 40 (school)weken; seizoensgebonden, gedurende 20 (school)weken; incidenteel, minder frequent dan 10 maal per jaar Contracten Alle vormen van verhuur/medegebruik worden middels het standaard contract medegebruik óf verhuur contractueel vastgelegd. Naast dit contract dient altijd een huishoudelijk reglement opgesteld te worden. Hiervoor kan het standaard huishoudelijke reglement worden gebruikt dat de stichting op de website aanbiedt. De jaarlijks herziene huur- en medegebruiktarieven zullen in de maand mei voor het nieuwe schooljaar worden doorgegeven aan de huurders en medegebruikers. Deze kunnen vervolgens binnen de contractueel vastgestelde tijd afzien van de continuering van de huur of het medegebruik. 3 Permanent verhuur/medegebruik gedeelte schoolgebouw Bij permanent verhuur/medegebruik verloopt het afsluiten van het contract altijd via het bestuurbureau. Voor het opstellen van het huishoudelijk reglement is de schooldirecteur verantwoordelijk. Beide bescheiden worden na ondertekening op het bestuursbureau gearchiveerd. 3.1 Tarieven en betaling bij permanent medegebruik Het medegebruiktarief wordt gebaseerd op de programma s van eisen bekostigingsstelsel Materiële Instandhouding basisonderwijs. Als tarief per lokaal wordt in overeenstemming met de vergoedingsformule het vergoedingsbedrag per extra groep gehanteerd, zijnde 4.445,- (prijspeil 2010). Dit bedrag is inclusief gebruik van nevenruimten, onderhoud, schoonmaakonderhoud, elektriciteit, gas, water en publieke heffingen en is vrijgesteld van omzetbelasting. Indien de huurder ervoor kiest schoonmaakonderhoud voor eigen rekening te nemen, zal het tarief per lokaal worden gereduceerd met 950,00 per jaar. Het tarief wordt jaarlijks herzien overeenkomstig met de prijsbijstelling van de Programma s van Eisen bekostigingsstelsel Materiële Instandhouding basisonderwijs. Indien dit tot een verlaging van het tarief leidt, zal het bestaande tarief gehandhaafd worden. status conceptversie 1, akkoord bestuur pagina 5 van 10

6 Het kan voorkomen dat het inhuizen van een permanente medegebruiker enige bouwkundige aanpassingen vergt. De kosten van deze aanpassingen komen voor rekening van de medegebruiker. Afhankelijk van de situatie kan eventueel gekozen worden voor het doorberekenen van deze kosten in de huurprijs (als kapitaalslasten). Bij gebruikmaking van telefonie, printer/copier en andere faciliteiten van de school dienen huurder en school onderling (prijs)afspraken te maken. Voor de betaling van de verschuldigde bedragen machtigt de medegebruiker de stichting tot maandelijkse incasso. 3.2 Tarieven en betaling bij permanente verhuur Het huurtarief is vastgesteld op 120,-- /m 2 per jaar, incl. gebruik van nevenruimten, onderhoud, elektriciteit, gas, water en publieke heffingen, exclusief schoonmaakonderhoud en is vrijgesteld van omzetbelasting. Indien de huurder ervoor kiest het schoonmaakonderhoud via de stichting uit te voeren, wordt dit op basis van werkelijke kosten doorberekend aan de huurder. De tarieven zullen jaarlijks worden geïndexeerd aan de hand van het CBS indexeringscijfer Consumentenprijsindexcijfers alle huishoudens naar consumentengoederen. Indien de indexering tot een prijsverlaging leidt blijven de bestaande tarieven van toepassing. Het kan voorkomen dat het inhuizen van een permanente huurder enige bouwkundige aanpassingen vergt. Denk aan het realiseren van een eigen ingang en een fysieke scheiding. De kosten van deze aanpassingen komen voor rekening van de huurder. Afhankelijk van de situatie kan eventueel gekozen worden voor het doorberekenen van deze kosten in de huurprijs (als kapitaalslasten). Bij gebruikmaking van telefonie, printer/copier en andere faciliteiten van de school dienen huurder en school onderling (prijs)afspraken te maken. Voor de betaling van de verschuldigde huurpenningen machtigt de huurder de stichting tot maandelijkse incasso. 3.3 Tarieven en betaling bij gedeeld (gezamenlijk) medegebruik en verhuur Bij permanent gedeeld (gezamenlijk) gebruik van een ruimte zal voor de berekening van de vergoeding voor medegebruik of huur de volgende formules worden gehanteerd. Medegebruik (totaal aantal uren gebruik/ totaal beschikbare uren (1600 op jaarbasis) * tarief voor volledig medegebruik Voorbeeld Aantal uren per week in periode van 1 januari tot 28 maart is 60 uren.. ( 60 uren/1.600 uren) * (prijspeil 2010) = 166,69 totale prijs medegebruik over periode Verhuur (totaal aantal uren gebruik/(aantal weken * 40 uur (= maximum uur))) * aantal m2 * 120 per m2 * 1,3 opslag servicekosten Voorbeeld Aantal uren per week in periode van 1 januari tot 28 maart is 60 uren. Aantal m2 is 70. (60 uren/(12 * 40) ) * 70m2 * 120 * 1,3 = totale huur over periode. status conceptversie 1, akkoord bestuur pagina 6 van 10

7 3.4 Avond verhuur/medegebruik schoolgebouwen Structureel en seizoensgebonden avondverhuur / -medegebruik De huurder of medegebruiker gaat een betalingsverplichting aan voor de volledige duur van de betreffende periode. Indien de medegebruiker/huurder tijdens zijn reguliere uren vanwege schoolactiviteiten geen gebruik kan maken van de in medegebruik of verhuur gegeven ruimte, wordt de medegebruiker/huurder in overleg met de betreffende school een alternatieve tijd aangeboden. Declaraties of verzoeken tot creditering van de medegebruiker/huurder bij geen gebruik van de in medegebruik/ in huur gegeven ruimte worden in geen geval gehonoreerd. Bij structureel en seizoensgebonden verhuur/medegebruik verloopt het afsluiten van de contracten altijd via het bestuursbureau. Voor het opstellen van het huishoudelijke reglement is de schooldirecteur verantwoordelijk. Beide bescheiden worden na ondertekening op het bestuursbureau gearchiveerd Incidenteel avondverhuur/ -medegebruik De contracten en huishoudelijke reglementen voor incidenteel verhuur/medegebruik worden door de school ingevuld. Het contract wordt aan het bestuursbureau verzonden ter archivering. Het te betalen bedrag wordt berekend aan de hand van het aantal gebruiksuren maal het geldende uurtarief. Deze handelwijze is verplicht voor alle scholen. Een niet onbelangrijke reden voor het hanteren van de standaardprocedure is dat er geen ruimte in verhuur of medegebruik kan worden gegeven, zonder dat dit aan de geldende wet en regelgeving is getoetst (gebruikersvergunning). Indien een huurder/medegebruiker vaker dan tien maal gebruik wil maken van een ruimte, dient de medegebruiker een seizoensgebonden of structurele avond medegebruiks- of verhuurcontract aan te gaan met vooraf vastgestelde gebruiksperiode. Voor de betaling van de verschuldigde huurpenningen machtigt de huurder/medegebruiker de stichting tot een eenmalige incasso Tarieven en betaling bij avondmedegebruik/-verhuur RUIMTE AVONDMEDEGEBRUIK AVONDVERHUUR Klaslokaal 10,00 per uur 20,00 per uur Gemeenschappelijke ruimte (aula) 12,50 per uur 25,00 per uur Speelzaal 12,50 per uur 25,00 per uur - Bij incidenteel verhuur/medegebruik wordt een toeslag van 25,00 aan administratiekosten in rekening gebracht. De tarieven zijn vrijgesteld van omzetbelasting en zullen jaarlijks worden geïndexeerd aan de hand van het CBS indexeringscijfer Consumentenprijsindexcijfers alle huishoudens naar consumentengoederen. Indien de indexering tot een prijsverlaging leidt blijven de bestaande tarieven van toepassing. Voor de betaling van de verschuldigde huurpenningen machtigt de medegebruiker de stichting tot een halfjaarlijkse incasso bij permanent medegebruik. Bij seizoensgebonden medegebruik betreft dit een jaarlijkse incasso. status conceptversie 1, akkoord bestuur pagina 7 van 10

8 3.5 Verhuur/medegebruik gymzalen Met betrekking tot de verhuur/medegebruik van gymzalen behoren de volgende opties tot de mogelijkheden: Hanteren van tarieven gedifferentieerd naar grootte en kwaliteit van de gymzalen. Uiteraard leidt deze optie tot maatwerk, omdat per gymzaal moet worden onderzocht welke faciliteiten (wettelijk)voldoen. Daarnaast dienen de aangeboden faciliteiten onderhouden te worden, ook indien de school zelf hier geen gebruik van maakt of geen behoefte aan heeft. Voor het medegebruik van de gymzalen gelden dezelfde voorwaarden zoals onder 3.1 en 3.2 beschreven. Voor het verhuur/medegebruik van de gymzalen zijn de volgende tarieven bepaald: Gymzaal <150 m2 12,50 / uur * Gymzaal <150 m2 + 17,50 / uur * Gymzaal >150 m2 15,00 / uur * Gymzaal >150 m2 + 20,00 / uur * * Dit zijn gymzalen waar alle faciliteiten (douches en gymzaalinrichting/inventaris) in goede staat verkeren. - Bij incidenteel verhuur/medegebruik wordt een toeslag van 25,00 aan administratiekosten in rekening gebracht. De tarieven zijn vrijgesteld van omzetbelasting en zullen jaarlijks worden geïndexeerd aan de hand van het CBS indexeringscijfer Consumentenprijsindexcijfers alle huishoudens naar consumentengoederen. Indien de indexering tot een prijsverlaging leidt blijven de bestaande tarieven van toepassing. status conceptversie 1, akkoord bestuur pagina 8 van 10

9 4 Wederdienst van huurder/medegebruiker In enkele gevallen betaalt een verhuurder/medegebruiker niet het geldende tarief, maar levert deze een wederdienst aan de school. Dit medegebruik dient ook contractactueel vastgelegd te worden. In een addendum behorende bij het contract wordt opgenomen welke wederdienst de verhuurder/medegebruiker levert. De situaties waarin een wederdienst geleverd wordt in plaats van betaling van het geldende tarief zal voor de school per saldo een voordeel moeten opleveren. De schooldirectie is verantwoordelijk voor het al dan niet toepassen hiervan. 5 Onderverdeling taken en verantwoordelijkheden Binnen verhuur/medegebruik zijn een aantal taken en onderverdeeld tussen de school(directie) en het bestuursbureau. Onderstaand overzicht geeft een samenvatting van de uit te voeren werkzaamheden onderverdeeld tussen de afdeling facilitaire zaken en de schooldirectie. Taak School-directie Bestuursbureau Aanvraag via aanvraagformulier Gemeentelijke aanvraag Permanent Avondgebruik structureel/ seizoensgebonden Avondgebruik incidenteel (verzenden contract ter kennisgeving) Opstellen contract Permanent Avondgebruik structureel/ seizoensgebonden Avondgebruik incidenteel Opstellen huishoudelijk reglement Sleutelbeheer toezicht e.d. Archivering contracten & huishoudelijk reglement Permanent Structureel Incidenteel Incasso Tariefbepaling Prijsindexatie status conceptversie 1, akkoord bestuur pagina 9 van 10

10 BIJLAGE INDEERING (CBS) Mei 2010 = 100. Mei 2011 = 105 Mei 2012 = status conceptversie 1, akkoord bestuur pagina 10 van 10