20.00 uur tot uur Hoofdkantoor Het Oosten, Sarphatistraat 410 te Amsterdam

Transcriptie

1 - Onderwerp Uitnodiging ALV 26 augustus 2003 Datum 8 augustus 2003 Ons kenmerk Con tactpersoon VvE/w0/2003 R.C. Plein Telefoon Fax r.plein@hetoosten.nl Geachte heerlmevrouw, Namens het bestuur van de Verenging Van Eigenaars "Haventweeling" nodigen wij u uit voor het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering op dinsdag 26 augustus 2003 a.s. Tijdstip Plaats uur tot uur Hoofdkantoor Het Oosten, Sarphatistraat 410 te Amsterdam Bijgaand treft u aan de agenda. De relevante vergaderstukken zullen wij u op korte termijn doen toekomen. In afwachting van een goede vertegenwoordiging zien wij u graag tegemoet. Mocht u niet in de gelegenheid zijn om de vergadering bij te wonen, dan verzoeken wij u vriendelijk gebruik te maken van het bijgevoegde machtigingsformulier. U kunt dan één van uw medeleden (mede eigenaar) machtigen om namens u te stemmen enlof het woord te voeren. Uw stem gaat hierdoor niet verloren. Met vriendelijke groet, namens het bestuur van uw vereniging, R. C. Plein Account Manager Het Oosten VVE Beheer Bijlagen: - agenda - machtigingsformulier

2 Datum 8 augustus 2003 Kenmerk VvE/ah/2002. Bladnummer 213 Agenda t.b.v. Algemene Ledenvergadering van VVE "Haventweeling" op 26 augustus Opening en vaststellen Quorum. 2. Vaststellen agenda. 3. Mededelingen en ingekomen stukken. 4. Notulen ALV d.d. 24 april 2002 (reeds in bezit). 5. Toelichting op de jaarstukken 2002 (wordt nagezonden). 6. Jaarrekening 2002 (wordt nagezonden) Verslag kascommissie Goed keuring jaarrekening Goedkeuring bestemming resultaat. 7. Bespreking en vaststelling Begroting 2003 (wordt nagezon- den) Goedkeuring begroting en servicekosten. 8. Rondvraag. 9. Sluiting.

3 VVE Haventweeling Begroting 2003 Concept 18 juli 2003

4 zon 15 jaar groting ~e~iceko~ten 2003 Jaarbasis Algemeen e deel Alaemene kosten Schoonmaak algemene ruimten Overige bestuurskosten 300 Beheervergoeding Elektra Water 325 Diverse kosten Totaal Algemeen 1M397e deel Kosten Lift 1140e deel Kosten Garage deel Verzekering Onderhoud tuin Divers onderhoud Reservering voorziening Kosten Lift Contract Lifl Onderhoud lifl Liftkeuring Reservering voorziening Totaal Kosten parkeeraaraae -ervergoeding L-. mnrnaak bestrating D~erse onderhoudskosten Reservering voorziening I TOTAAL BEGROTING Inkomsten Servicekosten op basis van de begroting Resultaat O

5 ;~icekosten Begroting 2003 terdeling over de appartementen Aandeel in Aandeel adres splitsingsakte splitsingsakte 1/ /39 totaal Per maand per maand verschil aandeel parkeren I I Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof ;rrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof epothof epothof Herengracht 392-e O Stuurmankade O Zeeburgerkade O Sloterkade O Totaal

6 MJO Algemeen I Onderhouds- Onderhouds- Onderhouds- Totaal Onderhouds- 1 Jaar: kosten reserve Rente totaal toevoeging beschikbaar reserve Begin jaar Eind jaar Gemiddelde per jaar Minimum 111e Renteperc. 3,25%

7 ~ ~ MJO Parkeer I Onderhouds- Onderhouds- Onderhouds- Totaal Onderhouds- 1 Jaar: kosten reserve Rente totaal toevoeging beschikbaar reserve Begin jaar Eind jaar l Minimum Gemiddelde per jaar Renteperc. 3,25%

8 Begrote uitgaven t.l.v. voorziening Omschrijving Bedrag Schilderwerk VT Toeslag 7% Subtotaal BTW 19% 391 r Totaal Specificatie begrote vergoedingen Het Oosten Beheervergoeding Beheervergoeding parkeer 824 7% jaarlijkse kosten % kosten t.l.v. voorzieningen 134 Totaal vergoedingen BTW 19% Totaal t.l.v. vereniging

9 VVE Haventweeling Jaarrekening 2002 Concept 26 februari 2003

10 INHOUD Bijlage I: Balans per 31 december 2002 Bijlage 2: Exploitatierekening over 2002 Bijlage 3: Toelichting op de balans per 31 december 2002 Bijlage 4: Afrekening servicekosten 2002

11 Bijlage I : BALANS per 31 december 2002 AKTIVA Vorderingen Liquide middelen BNG ING Postbank Rabo Te ontvangen servicekosten 3.067, ,31 Overige vorderingen 4.498, , , ,56 TOTAAL , ,77 PASSIVA Voorzieningen Algemeen Lift Parkeer 3 Kortlopende schulden Resultaat boekjaar Nog te betalen kosten TOTAAL , ,77

12 Bijlage 2: Staat van Baten en Lasten 2002 Kosten 1/44 Schoonmaak algemene ruimten Overige bestuurskosten Beheervergoeding Elektra Water Diverse kosten Overige kosten Verzekering Onderhoud tuin Divers onderhoud Reservering voorziening 3 Kosten lift 1/40 Contract lift Onderhoud lift Liftkeuring Reservering voorziening Onderhoud garage 1/39 Beheervergoeding Schoonmaak bestrating Diverse onderhoudskosten Reservering voorziening Totaal Kosten Jaarrekening Begroting Verschil ,OO 150,OO -150,OO Totaal , ,OO , ,OO 6.766,OO 0,OO Totaal , ,OO 8.614, , ,OO -233,32 793,72 0,OO 793,72 251,O9 757,OO -505,91 0,oo 0,oo 0,oo Totaal 5.384, ,OO 54, ,OO 1.510,OO 0,OO Totaal 6.587, ,OO -487,70 Opbrengst servicekosten Resultaat boekjaar

13 Bijlage 3: Toelichting op de balans per 31 december 2002 AKTIVA Liquide middelen De vereniging heeft de volgende bankrekeningen: BNG-bank Op deze rekening wordt momenteel 3% rente vergoed. Postbank CT PASSIVA Voorzieningen Algemeen beginsaldo ,02 Resultaat oude boekjaren 3.095,21 stortirig 6.766,OO onderhoudsuitgaven (11.447,44) rente 1.962,22 eindsaldo ,OO P Lift Parkeer beginsaldo 3.941,65 storting 0,OO rente 121,35 eindsaldo 4.063,OO beginsaldo 2.273,04 storting 1.510,OO rente 115,96 eindsaldo 3.899,OO

14 Bijlage IV: Afrekening seiviceko~ten 2002 Verdeling over de appartementen adres Aandeel Aandeel splitsingsakte splitsingsakte 1/ /39 totaal betaald verschil appartementen parkeren 'F Entrepothof 25 Entrepothof 26 Entrepothof 27 Entrepothof 28 Entrepothof 29 Entrepothof 30 Entrepothof 31 Entrepothof 32 Entrepothof 33 Entrepothof 34 Entrepothof 35 Entrepothof 36 Entrepothof 37 Entrepothof 38 Entrepothof 39 Entrepothof 40 Entrepothof 41 Entrepothof 42 Entrepothof 43 Entrepothof 44 Entrepothof 45 Entrepothof 46 Entrepothof 50 Entrepothof 51 Entrepothof 52 Entrepothof 53 Entrepothof 51 Entrepothof 55 Entrepothof 56 Entrepothof 57 Entrepothof 58 Entrepothof 59 Entrepothof 60 Entrepothof 61 Entrepothof 62 Entrepothof 63 Entrepothof 64 Entrepothof 65 Entrepothof 66 Entrepothof 67 Entrepothof 68 Entrepothof 69 Entrepothof 70 Entrepothof 71 Herengracht 392-e Stuurmankade 352 Zeeburgerkade 134 Sloterkade O O Totaal

15 --P Uw kenmerk VVE "De Haventweeling" Onderwerp Uitnodiging ALV 24 september 2003 Datum 9 september 2003 Ons kenmerk VvE/pd/2003 Contactpersoon R.C. Plein Telefoon Fax r.plein@hetoosten.nl Geachte heer/mevrouw, In de vergadering van 26 augustus jl. waren te weinig stemmen vertegenwoordigd, teneinde rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Ingevolge art. 37, lid 5 van het modelreglement dient derhalve een "tweede" vergadering geconvoceerd te worden. In deze "tweede" vergadering kan ongeacht het aantal vertegenwoordigde stemmen wel tot rechtsgeldige besluitvorming worden overgegaan. In de vergadering van 26 augustus jl. zijn de agendapunten reeds inhoudelijk behandeld. In de "tweede" vergadering, welke gehouden zal worden op woensdaq 24 se~ternber a.s. zal slechts tot stemming worden overgegaan. Uw hoeft derhalve niet aanwezig te zijn. U kunt door middel van het bijgevoegde machtigingsformulier uw stem uitbrengen. Tijdstip Plaats : uur tot uur : Hoofdkantoor Het Oosten, Sarphatistraat 410 te Amsterdam Bijgaand treft u aan de agenda. Het machtigingsformulier kunt u deponeren in de brievenbus, p/a Entrepothof 45 of 54. LI kunt het machtigingsformulier ook retourneren aan Het Oosten VVE Beheer B.V. Met vriendelijke groet, namens het bestuur van uw vereniging, R. C. Plein Account Manager Het Oosten VVE Beheer Bijlagen: agenda, machtigingsformulier notulen d.d. 26 augustus 2003 Het Ooten V! t. Hehrcr H.V Po\tbris 700 \vww.hetoosten.iil 1000 AS.Anisterdam vvc.beheer(~hetooste11.11l Sarphatisti-aai 410 KvK 33 l OR874

16 Datum 9 september 2003 Kenmerk VvE/ah/2002. Bladnummer 213 Agenda t.b.v. Algemene Ledenvergadering van VVE "Haventweeling" op 24 september Opening. 2. Mededelingen en ingekomen stukken. 3. Notulen ALV d.d. 24 april 2002 (reeds in bezit). 4. Vaststelling Jaarrekening Verslag kascommissie (wordt nagezonden) Goed keuring Jaarrekening. Goedkeuriug bestemming resultaat (zie notulen d.d. 26 augustus 2003) 5. Vaststelling Begroting Goedkeuring begroting en servicekosten. 6. Sluiting.

17 Datum Kenmerk Bladnummer 9 september 2003 VvElah Machtiqinqsformulier VVE "Haventweeling" U kunt door middel van het machtigingsformulier uw stem uitbrengen. VERKLARING: De eigenaar van appartement: Naam eigenaar: Handtekening eigenaar: Datum: Besluitvormina Notulen d.d. 24 april 2002 * voor / tegen / onthouding Vaststelling Jaarrekening 2002 Goed keuring Jaarrekening 2002 Bestemming resultaat 2002 * voor / tegen / onthouding * voor / tegen / onthouding Begroting 2003 * voor / tegen / onthouding Het machtigingsformulier kunt u deponeren in de brievenbus van het bestuur, pla Entrepothof 45 of 54. U kunt het machtigingsformulier ook retourneren aan Het Oosten VVE Beheer B.V. * Omcirkel uw keuze

18 VERSLAG Vergaderinglbespreking Vergaderdatum Tijd Plaats Algemene Ledenvergadering VVE "Haventweeling" 26 augustus :OO uur Hoofdgebouw Het Oosten, Sarphatiestraat 410 Aanwezigen Zie presentielijst; namens het bestuur zijn aanwezig de heren R. Schalk (voorzitter) en J. Visser. Namens Het Oosten WE Beheer is de heer R. Plein aanwezig. Afwezigen Zie presentielijst Verzonden aan C.C. Verslag gemaakt door Eerste versie d.d. Gewijzigde versie d.d. Henri Zwols 28 augustus september 2003 Volgende verg.lbespreking Tijd Plaats Actie door1 Uit. gereed Besluit Actie bestuur 1. Openina en vaststellina quorum De voorzitter (de heer R. Schalk) opent de vergadering om 20:lO uur en heet alle aanwezigen hartelijk welkom. Aanwezig enlof vertegenwoordigd zijn 687 stemmen van de mogelijke stemmen. De vergadering kan met deze vertegenwoordiging ingevolge art. 37 lid 5 geen rechtsgeldige besluiten nemen. Conform art. 38 lid 6 zal een tweede vergadering bijeen geroepen worden, waarbij ongeacht het aantal aanwezige enlof vertegenwoordigde stemmen tot besluitvorming kan worden overgegaan. Er wordt echter besloten om de vergadering wel doorgang te laten vinden, opdat in de tweede vergadering slechts tot stemming kan worden overgegaan. De eigenaars kunnen in de tweede vergadering vervolgens bij volmacht hun stem uitbrengen. Roberto C. Plein van Het Oosten WE Beheer stelt zich nader voor aan de vergadering. Hij is de nieuwe account manager voor de vereniging van eigenaars Haventweeling. 2. Vaststellen aaenda De agenda wordt zonder aanpassingen vastgesteld door de vergadering. 3. Mededelingen en inaekomen stukken De voorzitter bedankt de organisatoren van de barbecue. Deze was zeer geslaagd. De organisatie wil volgend jaar weer een barbecue organiseren. De barbecue zal volgend jaar ruim van tevoren worden aangekondigd.

19 Actie door/ Uit. gereed Vergaderingbespreking ALV "Haventweeling" Vergaderdatum 26 augustus 2003 Bladnummer 217 Het project ter verfraaiing van de hal is niet tot uitvoering gebracht. Het ontwerp was te laat gereed en bleek te kostbaar vanwege de veiligheidsvoorschrifien van de brandweer. Er is nog gedacht aan een soberder ontwerp, maar de ontwerper wilde geen half werk leveren. 4. Notulen ALV d.d. 24 april 2002 Er zijn geen opmerkingen op of vragen naar aanleiding van voornoemde notulen. De voor- zitter stelt de actiepunten ter discussie. Actie contact- persoon Actie bestuur Actiepunten: 1. Is reeds gebeurd. 2. Is reeds gebeurd. De voorzitter dringt er op aan deze nummers te gebruiken in ge- val van een klacht. 3. Is reeds gebeurd. 4. Is komen te vervallen. Komt bij eerstvolgende periodieke onderhoud aan de orde. 5. Extra rubbers onder de tegels is duur en het nut is beperkt. Alleen wanneer een te- gel stuk is wordt overgegaan tot volledige vervanging. 6. Is reeds gebeurd. 7. De nieuwe eigenaar is er nog niet.. 8. Als nieuwe werkwijze opgenomen. Is in de afgelopen periode echter niet zo gebeurd. Het Oosten W E Beheer zal dit punt oppakken. 9. De bewoner reageert niet. 10. Is reeds gebeurd. Er is nu een goedwerkende alarmbel. 11. Is in behandeling. Er is nog niets mee gedaan. Actiepunt: uitzoeken. 12. Niet gebeurd. Is niet ernstig. Vraag 4.1 Antwoord 4.1 N.a.v. actiepunt 10: Werkt de bel ook als de stroom uitvalt? Nee, en daar is niets aan te doen. De notulen zullen in de volgende vergadering worden vastgesteld. Actie bestuur 5. Toelichtina op de iaarstukken2002 Het aangekondigde agendapunt toelichting Jaarrekening 2002 is niet verzonden. De voorzitter legt uit, dat er nog wat onduidelijkheid bestaat over de Jaarrekening Het bestuur heefi veel aandacht besteed aan de begroting 2003 en het meerjarenonderhoudsplan, De voorzitter stelt deswege voor een kascommissie in het leven te roepen, die zich nogmaals buigt over de Jaarrekening De Kascommissie zal de vergadering vervolgens informeren over haar bevindingen op basis waarvan de vergadering vervolgens een besluit kan nemen. Opmerkelijk waren de werkelijke kosten voor het klachtenonderhoud in De kosten zijn ruim E 6.000,- euro hoger dan afhankelijk is begroot. Er wordt vermoedt dat de vervanging van de borstels van de ramen de oorzaak zijn van de hoge kosten. De vereniging zal nader worden geïnformeerd over de aanzienlijke stijging van deze kosten. Vraag 5.1 I Waarom is er een begrotingsverschil in de opbrengstvan de servicekosten?

20 Actie door1 Uit. gereed Vergaderinglbespreking ALV "Haventweeling" Vergaderdatum 26 augustus 2003 Bladnummer 317 Antwoord 5.1 In de vergadering van vorig jaar, is besloten de bijdragen per 1 juni 2002 in te laten gaan, waardoor een overschot is ontstaan van 5 maanden. 6. Jaarrekeninq Verslag kascommissie: Er was dit jaar geen kascommissie. De voorzitter stelt voor de Jaarrekening 2002 alsnog door een te vormen kascommissie te controleren, opdat deze in de tweede vergadering ter vaststelling kan worden voorgelegd. Alle eigenaren ontvangen voor de "tweede" vergadering een verklaring van de kascommissie, waarin een toelichting gegeven zal worden op de Jaarrekening De eigenaren kunnen vervolgens in de tweede vergadering bij volmacht hun stem uitbrengen. Actiepunt kascommissie De vergadering gaat hiermee unaniem akkoord. Menno Goebbels en Wouter van de Souwe stellen zich beschikbaar voor de kascommissie en worden bij acclamatie gekozen. De kascommissie zal de jaarrekening 2002 alsnog toetsen. In de tweede vergadering wordt de Jaarrekening 2002 vervolgens ter stemming voorgelegd aan de eigenaren. Vraag 6.1 Antwoord 6.1 Er was toch al een kascommissie? Bij vergaderbesluit is ooit besloten dat de kascommissie ieder jaar opnieuw wordt benoemd. Antwoord 6.2 Antwoord 6.2 Vorig jaar had de W E een groot saldo op een depositorekening. Is hier iets mee gebeurd? Het geld is uitgezet bij de BNG en de Rabobank t.b.v. toekomstige kosten. Zie daarvoor de balans van de Jaarrekening. 7. Beqrotinn 2003 De voorzitter geeft een korte toelichting op de begroting voor het boekjaar Vraag 7.1 Antwoord 7.1 Wat is de begrotingspost onderhoud tuin? Dat is onder andere de heg bij de flat en de plantenbakken op het garagedak. Vraag 7.2 Antwoord 7.2 Zijn de stroomkosten gedaald door het nieuwe ventilatiesysteem in de garage? Inderdaad. De nieuwe motoren zijn zuiniger en draaien's nachts op halve kracht. De voorzitter geeft aan dat uit kostenovennregingen de hekwerken in het (nood)trappenhuis dit jaar niet geschilderd worden. Het geld wordt gereserveerd voor toekomstige noodzakelijke uitgaven. De kosten ten behoeve van het schildennrerk zijn namelijk groter dan begroot. Er is meer slijtage, o.a. door fietsen die in de ruimte worden gestald. Er ontstaat een discussie over de toekomst van de hal naar aanleiding van een vraag hierover. Er blijken niet veel mogelijkheden te zijn i.v.m. de brandvoorschriften. Een aantal mensen is wel tevreden met het huidige (eenvoudige) uiterlijk van-de hal.

21 - Actie door/ Vergaderinghesprekhg ALV "Haventweeling" Uit. gereed 1 Vergaderdatum 26 augustus 2003 I Bladnummer 417 Actie halcommissie Besluit Voorstel Het hal-verbeteringsproject is vorig jaar opgezet, omdat er geld beschikbaar was gekomen door een gewijzigde inning van de elektriciteitskosten. Aangezien is gebleken dat de vereniging de reserves nodig heeft voor de geprognosticeerde onderhoudswerkzaamheden, is de vergadering van mening dat verfraaiingen ten behoeve van de hal niet zo zeer noodzakelijk zijn. De vergadering is van mening dat slechts bij voldoende reserves (zonder verhoging van de servicekosten) geld beschikbaar kan worden gemaakt voor verfraaiingen van de hal. Na ampele discussie wordt besloten de halcommissie wederom in het leven te roepen. In deze commissie nemen plaats: Jeroen de Riik, Carla van Ginniken en nieuw lid Martiin Steane. De halcommissie zal onderzoeken of met beperkte middelen de hal alsnog verfraaid kan worden. Besluit Het bestuur heeft zich voornamelijk beziggehouden met het meerjarenonderhoudsplan. Het plan gaat uit van een tijdshorizon van 15 jaar, waarbij de liftinstallaties in 2016 aan de nodige onderhoudswerkzaamheden toe zijn. Het is van belang om hier in de begroting 2003 reeds rekening mee te houden. Ook de garagedeuren staan in de tijdshorizon opgenomen in de planning voor onderhoud c.q. vervanging. Op basis van alle geprognosticeerde kosten in het meerjarenonderhoudsplan is de reservering voor 2003 vastgesteld, hetgeen resulteert in een stijging van de servicekosten voor De vergadering stemt vooralsnog met unaniem in met de begroting In de tweede vergadering kan de begroting worden vastgesteld. Vraag 7.3 Antwoord 7.3 N.a.v. het eerder geconstateerde verschil in werkelijke- en begrote kosten voor de diverse onderhoud van 2002: als de werkelijke kosten lager blijken te zijn, gaan de servicekosten dan omlaag. Na sluiting van het boekjaar zal beoordeeld worden of een teruggave van de servicekosten aanvaardbaar en gerechtvaardigd is. Deze afweging wordt gemaakt aan de hand van het meerjarenonderhoudsplan en de jaarlijkse reservering van de VVE. Vraag 8.1 Antwoord *. Rondvraag Er is een inbraak geweest op de tweede verdieping waarbij de schuifpui geforceerd is. Valt de schade onder de verzekering? Ja, de schade valt onder de opstalverzekering. Vraag 8.2 Actie bestuur Kunnen er inbraakwerende maatregelen komen tegen omhoogklimmen? Het bestuur gaat hier aandacht aan besteden bij de volgende jaarlijkse inspectieronde. Vraag 8.3 Antwoord 8.3 Van wie zijn de afzonderlijke parkeerplaatsen, welke staan vermeld op de presentielijst? Dit zijn parkeerplaatsen van eigenaars die zelf niet in het gebouw woonachtig zijn. De parkeerplaatsen zijn namelijk conform de akte van splitsing vrij verhandelbaar. Hier valt weinig tegen te doen. -.

22 Actie door/ Uit. gereed Vergaderingrbespreking ALV "Haventweeling" Vergaderdatum 26 augustus 2003 Bladnummer 517 Vraag 8.4 Er gaan circulaires rond waarin garages worden aangeboden tegen woekerprijzen Is daar iets aan te doen? Antwoord 8.4 Nee, conform de notariële akte van splitsing is dit niet verboden. Een wijziging van de akten is zeer kostbaar. Daarnaast dienen alle eigenaren alsmede alle zakelijk gerechtigden (hypotheeknemers) unaniem in te stemmen met een akte wijziging. Vraag 8.5 Antwoord 8.5 In de statuten staat dat garages eerst aangeboden moeten worden aan bewoners. Dit valt echter niet te controleren. Vraag 8.6 Actie bestuur Antwoord 8.6 Vanuit de garages kan men zo de hal inlopen, dus ook eigenaren van garages die geen bewoner zijn. Kan er een slot op deze deuren? Nee, deze deuren zijn vluchtroutes in verband van brand in de desbetreffende garage. De deur moet vrij te openen zijn. Vraag 8.7 Antwoord 8.7 Ik ruik geregeld een gaslucht in de centrale hal. Het bestuur gaat er meteen naar kijken. Ter info: er bleek inderdaad een gaslek te zijn. Dit is reeds gerepareerd door Nuon. Dank voor de oplettendheid van de bewoners. Vraag 8.8 Antwoord 8.8 Diverse woningen worden onderverhuurd. Hebben we daar zicht op en mag dat? Hierover staat niets in het huishoudelijk reglement en de akte opgenomen. Hier kan derhalve niets tegen worden opgetreden. Feitelijk gaat het hier om verhuur, niet onderhuur, omdat er sprake is van koopwoningen die worden verhuurd aan derden. Verhuur van de woningen wordt niet gemeld en valt moeilijk te controleren door het bestuur. Vraag 8.9 Antwoord 8.9 Wie zitten er achter de services van 'digitale Zeeburg' en kunnen we het gebruiken voor onderlinge communicatie? Niet bekend. Niet iedereen heeft internet. Vraag Antwoord 8.10 We hebben een mededelingenkast. Deze is vaak op slot. Dit is bekend. Blijkbaar valt de kast weer in het slot. De voorzitter zal de kast weer open zetten. Vraag Antwoord In mijn afwezigheid is het alarm afgegaan. Is het een idee om telefoonnummers uit te wisselen, zodat de bewoner geïnformeerd kan worden? Dat regelen we in dit geval even onderling. Vraag 8.12 Antwoord 8.12 Vorig jaar heb ik, omdat de sloten van de berging defect waren, mijn fietsen in de gang gezet. Na de vergadering waren ze weg. Heeft iemand ze gezien? Nee. In de vergadering is overigens gezegd dat er niets in de hal en gang gezet mag worden. Wellicht heeft een bewonerze buiten gezet en zijn ze vervolgens gestolen.

23 Actie door/ Uit. gereed Vergaderingbespreking ALV "Haventweeling" Vergaderdatum 26 augustus 2003 Bladnummer 617 Het verlies van spullen in gemeenschappelijke ruimtes is voor eigen risico. Vraag Antwoord Het slot van de hal naar de garage is defect. Deze worden regelmatig vervangen. Het slot slijt heel snel. Vraag 8.14 Antwoord 8.14 Wat is het telefoonnummer van de klachtenlijn? Het algemene (klachten) nummer van Het Oosten W E Beheer is , zowel tijdens als buiten kantoortijden. Vraag Antwoord Als er een defect is ten aanzien van gemeenschawweliike zaken, wie kan dan een monteur bellen? Wat is het protocol? Ten aanzien van de gemeenschappelijke ruimten kan iedere eigenaar contact opnemen met Het Oosten WE Beheer onder nummer Onderhoud binnen de woning is voor rekening van de eigenaar. Vraag Antwoord 8.16 Er is een conflict tussen bepaalde bewoners en het bestuur. Wat gaat het bestuur daar aan doen? Er is officieel niets bekend over een conflict. Er is wel geklaagd, de voorzitter heeft de officiële paden genoemd, maar daar wordt door deze mensen geen gebruik van gemaakt. Vraag Antwoord Wat is er misgegaan bij de reparatie van de kapotte garagedeur? De deur heeft vijf dagen open gestaan. Iemand heeft per ongeluk de monteur afgebeld. Dit is destijds hersteld. 9. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering om uur onder dankzegging van een ieders komst. Alle eigenaren ontvangen op korte termijn een uitnodiging en agenda voor de tweede vergadering. Actie-lafsprakenlijst na de vergadering van 26 augustus 2003 Verg.lAg.pnt Volgnr. Actie door Actiepunt Bestuur Nieuwe vergadering uitschrijven Contactpersoon Bestuur informeren bij mutaties Bestuur Onderzoek naar scheuren in trappen nabij 37-43

24 Actie door1 Uit. gereed Vergaderingibespreking ALV "Havenhveeling" Vergaderdatum 26 augustus 2003 Bladnummer Voorzitter Toelichting op de Jaarrekening 2002 schrijven Kascommissie Jaarrekening 2002 controleren Beheerder Fout in toelichting op de balans herstellen Bestuur Inbraakwering (beklimming gevel) onderzoeken Halcommissie Ontwerp maken voor hal Beheerder Gaslucht in hal opsporen en verhelpen Voorzitter Mededelingenkast open zetten

25 VERSLAG Vergaderinglbespreking Vergaderdatum Tijd Plaats Algemene Ledenvergadering VVE "Haventweeling" I (2e vergadering) 24 september :OO uur Hoofdgebouw Het Oosten, Sarphatiestraat 410 vertegenwoordiging Zie presentielijst; namens het bestuur is aanwezig de heer J. Visser. Namens Het Oosten WE Beheer is de heer R.C. Plein aanwezig. Verzonden aan C.C. Verslag gemaakt door Eerste versie d.d. Gewijzigde versie d.d. R. C. Plein 1 oktober 2003 Volgende verg.lbespreking Tijd Plaats Actie door1 Uit. gereed - 1. Openinq en vaststellinq quorum Vertegenwoordigd zijn 517 van de mogelijke stemmen. Conform art. 37 lid 5 en art. 38 lid 6 kunnen ongeacht het aantal vertegenwoordigde stemmen rechtsgeldige besluiten worden genomen. In deze vergadering zal zoals afgesproken in de vergadering van 26 augustus jl. slechts tot stemming worden overgegaan. 2. Mededelinqen en inqekomen stukken Er zijn 15 volmachten ontvangen. 3. Notulen d.d. 24 april 2002 De stemming is als volgt; Voor; 437 stemmen Tegen; 44 stemmen Onthouding; 36 stemmen Totaal 517 stemmen De notulen overeenkomstig zijn hierbij vastgesteld.

26 Actie door1 Uit. gereed Vergaderingíbespreking ALV "Haventweeling" Vergaderdatum 24 september 2003 Bladnummer Vaststellen Jaarrekeninci 2002 De stemming is als volgt; Goedkeurinq Jaarrekeninq 2002 Voor; 495 stemmen Tegen; O stemmen Onthouding; 22 stemmen Totaal stemmen 51 7 stemmen De Jaarrekening 2002 wordt vastgesteld en het bestuur wordt hiermee décharge verleend voor het door haar gevoerde (financiële) beleid over het boekjaar Goedkeurinq bestemminq resultaat; Voor; 495 stemmen Tegen; O stemmen Onthouding; 22 stemmen Totaal stemmen 51 7 stemmen De appartementsrechten die een bedrag dienen bij te betalen conform de afrekening 2002 krijgen de mogelijkheid dit bedrag vanaf 1 november a.s. in twee termijnen te voldoen. 5. Vaststellinq Becirotinq 2003 De stemming is als volgt; Voor; 495 stemmen Tegen; O stemmen Onthouding; 22 stemmen Totaal 51 7 stemmen De begroting 2003 is hiermee vastgesteld. Afgesproken wordt dat de nieuwe bijdragen voor het boekjaar 2003 per 1 november 2003 ingaan met terugwerkende kracht. Dit bedrag kan in twee termijnen worden voldaan aan de VVE. 6. Sluiting De vergadering wordt om uur gesloten.