Relatiebeheerder/Office Manager

Transcriptie

1 Vacature voor Relatiebeheerder/Office Manager voor uur per week Doel van de functie Het uitvoeren van het relatiebeheer voor Stichting Opvoeden.nl en het verrichten van helpdeskwerkzaamheden. Daarnaast werkzaamheden als officemanager ter ondersteuning van de directeur en alle overige medewerkers van de stichting. De directeur van de stichting is de hiërarchisch en functioneel leidinggevende. Korte profielschets Stichting Opvoeden.nl is een kleine organisatie in de non-profit sector met als doel het aanbieden van betrouwbare opvoedinformatie voor ouders en jongeren. Onder meer gemeenten en jeugdgezondheidszorgorganisaties (waaronder CJG s) ontsluiten deze informatie via hun websites. De stichting zelf is weliswaar klein; het werkveld is heel breed. Als relatiebeheerder van Stichting Opvoeden.nl onderhoud je dan ook de verschillende contacten. Jij bent het aanspreekpunt via de telefoon en de helpdeskmail. Om goed in te kunnen springen op de signalen die via deze weg binnenkomen, zorg je dat je goed op de hoogte bent van alle ins en outs van de stichting. Je weet wat er kan en adviseert daarover. Naast het relatiebeheer voer je ook officemanagement werkzaamheden uit. - Je bent proactief, neemt initiatief en bent alert in het registreren van je contacten en afspraken en de controle daarop. - Je steekt graag de handen uit de mouwen en beschikt over een vriendelijke maar overtuigende communicatie. Daarbij is het belangrijk dat je kunt communiceren op verschillende niveaus. - Je bent servicegericht en kunt zelfstandig werken binnen de gegevens kaders. - Je schroomt niet om opdrachten van naaste collega s op te pakken. - De stichting bevindt zich in een dynamisch werkveld. Je monitort actief wat er op het gebied van opvoedinformatie in gemeenteland gebeurt, zodat je de directeur en communicatiemanager daarover kunt briefen. Resultaatgebieden Resultaatgebied 1: Het proactief en professioneel onderhouden van externe contacten. Taken: - voert contacten met gemeenten en andere organisaties uit ten aanzien van het gebruik en de afname van content - controleert en checkt beschikbaarstelling van de content op lokale websites

2 - registreert contacten en afspraken in het geautomatiseerde systeem CRM Resultaatgebied 2: Het tijdig, adequaat en zorgvuldig uitvoeren van helpdeskwerkzaamheden Taken: - voert telefonische gesprekken en handelt zoveel mogelijk de daaruit voortvloeiende werkzaamheden af - verzorgt het mailverkeer van de helpdesk, zet deze eventueel door naar medewerkers van de stichting en monitort de afhandeling Resultaatgebied 3: Het uitvoeren van Office Manager werkzaamheden zodanig dat deze tijdig, correct en accuraat worden verricht Taken: - verzorgt de telefonische bereikbaarheid van Stichting Opvoeden.nl - verzorgt correspondentie en agendabeheer - beheert en archiveert (online) gegevens, documenten, voorraadartikelen en doet bestellingen - verwerkt administratieve gegevens binnen de gestelde richtlijnen - verzorgt de inkomende en uitgaande post Profiel van de functie Kennis - HBO werk- en denkniveau - Kennis en ervaring met kantoorautomatisering (Windows, Excel, Word, etc.) - Bij voorkeur kennis en ervaring op het gebied van relatiebeheer - Bij voorkeur kennis en ervaring met Office Manager gerelateerde werkzaamheden Competenties - Communiceren Communiceert relevante informatie op heldere en beknopte wijze. Past de boodschap aan aan de ontvanger en luistert naar de zienswijze van anderen. - Organisatiebewustzijn Toont besef en begrip van de structuur, politieke verhoudingen en doelstellingen van de organisatie en de invloed die zij kunnen hebben op situaties en thema s die spelen. - Resultaatgerichtheid Is erop gericht om resultaten en doelen te bereiken. Streeft er constant naar om aan verwachtingen te voldoen of deze te overtreffen. - Kwaliteitsgerichtheid

3 Handhaaft een hoge kwaliteitsnorm in het werk en moedigt anderen aan om aan deze norm te voldoen. - Klantgerichtheid Brengt behoeften van de klant aan het licht en toont hiervoor begrip. Is erop gericht om aan deze behoeften te voldoen en streeft klanttevredenheid na. - Probleemoplossend vermogen Deelt problemen op in deelgebieden en analyseert informatie op effectieve wijze. Herkent de oorzaken van problemen en stelt realistische en praktische oplossingen voor om ze aan te pakken. - Oog voor detail Toont veel aandacht voor details, waarborgt accuratesse bij de uitvoering van het werk. - Flexibiliteit Past zich makkelijk aan aan nieuwe situaties en manieren van werken. Staat open voor veranderingen en is bereid zich hier effectief aan aan te passen. - Stresstolerantie Behoudt een kalme, gecontroleerde houding onder druk en blijft gefocust op de taak - Organiseren en prioriteiten stellen Ordent informatie en hulpmiddelen effectief. Geeft prioriteit aan taken op basis van hun noodzaak en / of belangrijkheid. Dienstverband en salariëring Het betreft een dienstverband voor de duur van één jaar (bij goed functioneren is verlenging mogelijk). Afhankelijk van de relevante ervaring is het fulltime salaris maximaal 2.800,-- bruto per maand. Sollicitatie U kunt tot 11 juni solliciteren door uw sollicitatiebrief en CV te mailen naar helpdesk@stichtingopvoeden.nl ter attentie van mevrouw E. Verkerk, directeur Stichting Opvoeden.nl.

4 Bijlage bij competenties COMMUNICEREN Definitie: Communiceert relevante informatie op heldere en beknopte wijze. Past de boodschap aan aan de ontvanger en luistert naar de zienswijze van anderen. Geeft informatie op een duidelijke en beknopte manier, waardoor het begrip wordt vergroot Past stijl en vorm van de communicatie aan aan de doelgroep Communiceert die informatie die relevant is voor de andere persoon Communiceert complexe informatie op zodanige wijze dat anderen het kunnen begrijpen Luistert actief naar standpunten van anderen en vat informatie samen om zich ervan te verzekeren dat de informatie goed is overgekomen Communicatie is onnodig complex en moeilijk te volgen Gebruikt dezelfde stijl en vorm van communiceren ongeacht de doelgroep Communiceert irrelevante informatie en is overvloedig waardoor er onduidelijkheid ontstaat Maakt gebruik van voor de doelgroep onbekende termen en jargon Luistert niet met volle aandacht naar anderen RESULTAATGERICHTHEID Definitie: Is erop gericht om resultaten en doelen te bereiken. Streeft er constant naar om aan verwachtingen te voldoen of deze te overtreffen. Richt zich op het eindresultaat en vermijd afleidingen Toont een vastberaden en betrokken benadering om resultaten te behalen Volgt taken en projecten op totdat deze voltooid zijn Levert consequent resultaten Zet uitdagende doelen en wil verwachtingen overtreffen Is gemakkelijk afgeleid door irrelevante of onbelangrijke activiteiten Toont weinig betrokkenheid bij het bereiken van de juiste resultaten Laat het voltooien van taken over aan anderen Behaalt resultaten regelmatig niet Bereikt het minimum aan resultaten behorende bij de rol

5 KWALITEITSGERICHTHEID Definitie: Handhaaft een hoge kwaliteitsnorm in het werk en moedigt anderen aan om aan deze norm te voldoen. Stelt hoge kwaliteitseisen aan het eigen werk Moedigt anderen aan, aan hoge kwaliteitseisen te voldoen in hun werk Controleert het werk om zeker te zijn dat kwaliteitseisen bereikt worden Levert consequent werk dat voldoet aan hoge kwaliteit Blijft gericht op kwaliteit zelfs onder druk Levert werk van gemiddelde kwaliteit Benadrukt kwantiteit boven kwaliteit Controleert het eigen werk of dat van anderen nauwelijks op kwaliteit Levert maar af en toe werk van hoge kwaliteit Negeert de kwaliteit van het werk onder druk KLANTGERICHTHEID Definitie: Brengt behoeften van de klant aan het licht en toont hiervoor begrip. Is erop gericht om aan deze behoeften te voldoen en streeft klanttevredenheid na. Richt zich op activiteiten die ervoor zorgen dat de klant tevreden is Begrijpt en komt tegemoet aan behoeften van klanten Overtreft de oorspronkelijke verwachtingen van de klant om toegevoegde waarde te leveren Neemt persoonlijke verantwoordelijkheid voor de vragen van klanten en zorgt voor opvolging Identificeert kansen en volgt deze op om klantenservice te verbeteren Toont weinig interesse in het garanderen van klanttevredenheid Veronderstelt wat de klant wil Richt zich op de onmiddellijke behoefte van de klant zonder verder te bekijken naar andere mogelijkheden om toegevoegde waarde te bieden Vermijdt het nemen van verantwoordelijkheid voor klantonderwerpen; laat dit over aan anderen Toont weinig interesse in het vinden van manieren om klantenservice te verbeteren

6 PROBLEEMOPLOSSEND VERMOGEN Definitie: Deelt problemen op in deelgebieden en analyseert informatie op effectieve wijze. Herkent de oorzaken van problemen en stelt realistische en praktische oplossingen voor om ze aan te pakken. Maakt onderscheidt tussen belangrijke informatie en irrelevante of minder belangrijke details Analyseert informatie op een logische en systematische manier Identificeert de oorzaak of oorzaken van een probleem Stelt praktische oplossingen voor om gesignaleerde problemen aan te pakken Bedenkt en onderzoekt verschillende oplossingsmogelijkheden Richt zich op informatie die onbelangrijk of irrelevant is Getuigt van weinig structuur of logica bij de analyse van informatie Kan moeilijk de juiste oorzaken van problemen aanwijzen Komt met oplossingen die niet praktisch of inefficiënt zijn Richt zich op een mogelijke oplossing zonder alternatieven te overwegen OOG VOOR DETAIL Definitie: Toont veel aandacht voor details, waarborgt accuratesse bij de uitvoering van het werk. Controleert de details van het eigen werk nauwkeurig Analyseert informatie op een grondige en gedetailleerde wijze Ontdekt fouten die anderen over het hoofd hebben gezien Herkent belangrijke details en verzekert dat deze correct zijn Blijft oog voor detail houden tijdens het uitvoeren van routinewerk Kijkt eigen werk niet dubbel na Beoordeelt informatie op basis van eerste indruk zonder de details te bekijken Vertrouwt op anderen om details te controleren Slaagt er niet in belangrijke details te controleren om te verzekeren dat er geen fouten zijn Toont een gebrek aan concentratie en maakt fouten in routinematig werk

7 FLEXIBILITEIT Definitie: Past zich makkelijk aan aan nieuwe situaties en manieren van werken. Staat open voor veranderingen en is bereid zich hier effectief aan aan te passen. Past zich gemakkelijk aan aan nieuwe situaties en veranderingen op het werk Verandert eigen gedrag in overeenstemming met de behoefte van de situatie Stelt zich positief op ten opzichte van verandering Toont een flexibele aanpak in de omgang met anderen Past aanpak aan op basis van nieuwe informatie of gebeurtenissen Toont tegenzin om zich aan te passen aan nieuwe situaties en veranderingen Negeert de noodzaak om het eigen gedrag te veranderen ten behoeve van de nieuwe situatie Staat niet open voor nieuwe benaderingen en veranderingen Past procedures en regels op rigide wijze toe met weinig flexibiliteit Blijft dezelfde aanpak hanteren ondanks veranderende omstandigheden STRESSTOLERANTIE Definitie: Behoudt een kalme, gecontroleerde houding onder druk en blijft gefocust op de taak. Behoudt kalmte bij confrontatie met onverwachte problemen Werkt effectief onder toenemende tijdsdruk Plaatst gebeurtenissen in een kader; reageert niet overdreven Vertoont een kalme en gecontroleerde manier van handelen in moeilijke situaties Blijft doelgericht onder druk Wordt ongerust en verliest kalmte in de omgang met onverwachte problemen Prestaties verslechteren onder groeiende tijdsdruk Reageert buiten proporties op gebeurtenissen Wordt zichtbaar nerveus en ongemakkelijk in moeilijke situaties Verliest onder druk de doelstellingen uit het oog

8 ORGANISEREN EN PRIORITEITEN STELLEN Definitie: Ordent informatie en hulpmiddelen effectief. Geeft prioriteit aan taken op basis van hun noodzaak en / of belangrijkheid. Verzamelt informatie en hulpmiddelen die nodig zijn om doelen te voltooien Herkent de noodzaak en het belang van taken en verheldert dit wanneer nodig Organiseert het werk en zijn/ haar aanpak op een systematische manier Geeft prioriteit aan taken en projecten op basis van hun relatieve belang en urgentie Organiseert en beheert tijd effectief Heeft moeite met het ordenen van informatie of hulpmiddelen voor een taak Houdt weinig rekening met de urgentie of het belang van specifieke taken Laat een weinig georganiseerde en gestructureerde aanpak zien Ziet het relatieve belang en de urgentie van bepaalde taken over het hoofd Behoeft meer tijd dan nodig om taken te voltooien