HUISHOUDELIJK REGLEMENT 2016 Vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van [datum]

Transcriptie

1 INHOUDSOPGAVE HUISHOUDELIJK REGLEMENT 2016 Vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van [datum] HOOFDSTUK 1 Artikel 1.1 Artikel 1.2 ALGEMENE BEPALINGEN Definities: Algemeen HOOFDSTUK 2 Artikel 2.1 LEDEN Lidmaatschap HOOFDSTUK 3 Artikel 3.1 Artikel 3.2 Artikel 3.3 Artikel 3.4. Artikel 3.5. HET BESTUUR Samenstelling van het bestuur Taken van de voorzitter Taken van de secretaris Taken van de penningmeester Bestuursvergaderingen HOOFDSTUK 4 Artikel 4.1. Artikel 4.2. Artikel 4.3. ALGEMENE VERGADERING Agenda Bijeenroepen van de algemene vergadering Wijze van stemmen HOOFDSTUK 5 Artikel 5.1. Artikel 5.2. Artikel 5.3. GELDMIDDELEN Inkomsten Uitgaven Vergoeding bestuursleden HOOFDSTUK 6 Artikel 6.1. Artikel 6.2. COMMISSIES EN CONTACTPERSONEN Bewonerscommissies en contactpersonen Commissies HOOFDSTUK 7 Artikel 7.1 Artikel 7.2. PROFESSIONALISERING Inhuren deskundigen Scholing HOOFDSTUK 8 Artikel 8.1. Pagina 1 van 8 SLOTBEPALINEN Openbaarheid en beschikbaarheid

2 HOOFDSTUK 1 Artikel 1.1 Definities: ALGEMENE BEPALINGEN Besluitquorum Een vereist minimaal aantal stemgerechtigden voor een geldige stemming. Bestuur Het bestuur van de vereniging. Bewonerscommissie Een commissie als bedoeld in artikel 1, lid 1onder g, van de Wet op het overleg huurders en verhuurders (de Overlegwet), zoals deze nu luidt of in de toekomst zal luiden. Gemeente De gemeenten waar op het tijdstip van vaststelling van deze statuten WSG huurwoningen in exploitatie heeft en of in de toekomst zal hebben. HR Het Huishoudelijk Reglement van de vereniging. Huishouden Een samenstelling van een aantal personen, die een woongemeenschap vormen. Huurder Een minder- of meerderjarig persoon een enkelvoudige huurder, die al dan niet met zijn\haar partner meervoudige huurder - middels een schriftelijke overeenkomst een woning huurt van WSG. HVG Huurdersvereniging Geertruidenberg. Lid Een huurder, die middels een schriftelijke overeenkomst een woning huurt van WSG en volgens die overeenkomst automatisch lid is van HVG. Medebewoner Een minder- of meerderjarig persoon, niet zijnde een (mede)huurder, maar voor WSG wel een rechtmatige medebewoner is. Overlegwet De Wet op het overleg huurders en verhuurders van 1 januari 2009, zoals deze nu luidt of in de toekomst zal luiden. Samenwerkingsovereenkomst Overeenkomst samenwerking tussen WSG en HVG, van 27 oktober 2014, zoals deze nu luidt of in de toekomst zal luiden. Stemgerechtigde Ieder lid, die rechtens toegang heeft tot de vergadering, heeft één stem. Vereniging Huurdersvereniging Geertruidenberg. Verenigingsjaar Is gelijk aan een kalenderjaar. Vergaderquorum Het minimaal vereiste aantal leden om te kunnen vergaderen. Woning Een gebouw of een gedeelte daarvan, dat bouwtechnisch gezien blijvend is bestemd voor permanente bewoning door één particulier huishouden. Woningwet Woningwet van 1 juli 2015, met regels waaraan corporaties zich moeten houden, zoals deze nu luidt of in de toekomst zal luiden Woningzoekende Degene die als woningzoekende staat ingeschreven bij het regionaal samenwerkingsverband, waarbij WSG is aangesloten. WSG Woningstichting Geertruidenberg. Pagina 2 van 8

3 Artikel 1.2 Algemeen Het huishoudelijk reglement heeft de bedoeling, nadere richtlijnen te geven ten aanzien van het bestuur van de vereniging, om zodoende het doel zoals omschreven in artikel 2 van de statuten zo goed mogelijk te bereiken. Bij eventuele schijnbare tegenstellingen tussen statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging, prevaleren de statutaire bepalingen. In alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Voor het bereiken van het gestelde doel, zal het bestuur zo goed mogelijk samenwerken met andere organisaties of instanties die hetzelfde nastreven. HOOFDSTUK 2 LEDEN Artikel 2.1 Lidmaatschap 1. Lid van de vereniging kunnen uitsluitend zijn: Natuurlijke meerderjarige personen voor zover zij huurder zijn van een huurwoning van WSG. Per woning kan slechts één huurder lid zijn. 2. Tenzij anders is te kennen gegeven is een huurder automatisch lid van de vereniging. 3. Indien men geen lid wil zijn van de vereniging dient men dit schriftelijk kenbaar te maken aan het bestuur. 4. Leden zijn automatisch lid van de Woonbond. De verschuldigde contributie zal door de vereniging worden gedragen. HOOFDSTUK 3 HET BESTUUR Artikel 3.1 Samenstelling van het bestuur 1. Het bestuur bestaat uit tenminste drie (3) en ten hoogste 7 personen. 2. Bestuursleden dienen als lid van de vereniging toegelaten te zijn. Hiervan kan (tijdelijk) worden afgeweken mits de algemene vergadering en de directie van de corporatie (WSG) hiermede hebben ingestemd. 3. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. 4. Het bestuur stelt een rooster van aftreden op. Bestuursleden worden gekozen en herkozen voor een periode van drie (3) jaar. 5. Bij tussentijds aftreden van een lid van het bestuur wordt zo spoedig mogelijk in de vacature voorzien 6. De overige bestuursleden nemen de opengevallen functie waar totdat een nieuw bestuurslid is benoemd. 7. Het bestuur blijft bevoegd ook als het aantal bestuursleden minder dan drie (3) bedraagt. Het bestuur moet dan wel binnen twee (2) maanden nadat het aantal bestuursleden beneden de drie is gedaald een algemene vergadering bijeen roepen om in de vacature te voorzien. Artikel 3.2 Taken van de voorzitter 1. De voorzitter heeft de algemene leiding van de vereniging, roept de bestuursvergaderingen bijeen, stelt de agenda daarvan vast en zit deze voor. 2. Hij is de officiële woordvoerder van de vereniging. Pagina 3 van 8

4 3. Hij houdt algemeen en coördinerend toezicht op de taken die aan de andere bestuursleden zijn toegewezen. Hij zorgt voor het bijeenroepen en de voorbereiding van de bestuursvergaderingen en van de algemene vergaderingen. 4. Hij houdt toezicht op het handhaven van statuten en reglementen en op het uitvoeren van de besluiten van de vereniging Artikel 3.3 Taken van de secretaris De secretaris zorgt voor het bijeenroepen van de algemene vergaderingen. 1. Hij zorgt voor het opmaken van de notulen van de algemene vergaderingen en de bestuursvergaderingen. 2. Hij beheert alle inkomende en uitgaande stukken. 3. Hij stuurt de webmaster aan. 4. Hij coördineert de communicatie van het bestuur naar de leden 5. Hij treedt op als internediair tussen de vereniging en de corporatie, Gemeenten, Woonbond en andere huurdersorganisaties. Artikel 3.4. Taken van de penningmeester 1. De penningmeester is verantwoordelijk voor het financieel beheer van de vereniging. 2. Hij zorgt voor een doeltreffend en nauwkeurig administratief en boekhoudkundig systeem. 3. Hij stelt op en presenteert in de voorjaarsvergadering het financieel verslag dat ten minste bestaat uit de balans per 31 december, de verlies- en winstrekening, het kasstroomoverzicht en afwijkingen van actuele uitgaven en inkomsten met de vastgestelde begroting. 4. Hij stelt op en presenteert in de najaarsvergadering de begroting voor het komende boekjaar. Artikel 3.5. Bestuursvergaderingen 1. Het bestuur overlegt zo dikwijls als noodzakelijk, doch minimaal 10 maal per jaar. 2. Het bestuur is beleidsvoorbereidend voor de algemene vergadering. 3. Bestuurvergaderingen kunnen ook worden gehouden: -op verzoek van de voorzitter -op verzoek van ten minste twee bestuursleden -één maal per maand, volgens een door het bestuur opgesteld vergaderschema. 4. Bij staking van stemmen heeft de voorzitter een beslissende stem. HOOFDSTUK 4 ALGEMENE VERGADERING Artikel 4.1. Agenda 1. De agenda van de algemene vergadering bevat tenminste de volgende punten a. Voorjaarsvergadering: -vaststellen van de notulen van de vorige vergadering -mededelingen van de voorzitter -jaarrekening -verslag van de kascommissie -(her)verkiezing van bestuursleden -verkiezing leden van de kascommissie -rondvraag. Pagina 4 van 8

5 b. Najaarsvergadering: -vaststelling van de notulen van de vorige vergadering -mededelingen van de voorzitter -vaststelling van de begroting voor het volgend boekjaar -rondvraag 2. De voorjaarsvergadering moet binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar en de najaarsvergadering in het laatste kwartaal van het kalenderjaar worden gehouden. 3. De bestuurswisseling als gevolg van het rooster van aftreden, alsmede de verkiezing van de leden van de kascommissie vinden plaats in de voorjaarsvergadering. 4. De kascommissie bestaat uit twee gewone leden. 5. Gewone leden kunnen het bestuur verplichten een bepaald onderwerp op de agenda te plaatsen. Een zodanig verzoek wordt schriftelijk ingediend bij de secretaris en ondertekend door tenminste twintig leden. Artikel 4.2. Bijeenroepen van de algemene vergadering 1. Een oproep voor de vergadering zal ten minste vier (4) weken voor de vergadering gebeuren door de agenda te plaatsen op de website van de vereniging en door deze op te zenden naar de haar bekende bewonerscommissies. 2. Tevens zal een oproep worden geplaatst in de door HVG uit te brengen nieuwsbrief. 3. Op verzoek van een verenigingslid zal de agenda ter hand worden gesteld of worden toegestuurd. 4. Ieder lid heeft het recht om op een vergadering agendapunten aan de orde te stellen. Deze moeten drie (3) weken voor de vergadering schriftelijk worden ingediend bij het bestuur van de vereniging. Het bestuur zal deze punten aan de agenda toevoegen en dit bekend maken op haar website. 5. De voorzitter en de secretaris treden als voorzitter en secretaris van de algemene ledenvergadering op. 6. Als minimaal vijftig (50) leden schriftelijk en met redenen omkleed een verzoek indienen om een ledenvergadering te houden, dient het bestuur een algemene vergadering bijeen te roepen. 7. De algemene vergadering moet binnen vier (4) weken na het verzoek plaats vinden. Als het bestuur niet binnen die termijn aan het verzoek gevolg heeft gegeven kunnen de verzoekers zelf tot een bijeenroeping overgaan door een advertentie te plaatsen in een veel gelezen regionaal dagblad. Zo nodig voorziet de vergadering dan zelf in haar leiding en in het notuleren van het verloop van die vergadering. 8. Alle leden hebben toegang tot de algemene vergadering, uitgezonderd geschorste leden. 9. De algemene vergadering of het bestuur kan besluiten bepaalde andere personen, die geen lid zijn, voor de vergadering uit te nodigen. Artikel 4.3. Wijze van stemmen Pagina 5 van 8

6 1. Ieder lid dat niet geschorst is heeft één stem. 2. Ieder lid kan zich door zijn/haar meerderjarige medebewo(o)n(st)er doen vertegenwoordigen, mits laatstgenoemde door het betreffende lid schriftelijk is gemachtigd en deze machtiging vóór de aanvang van de vergadering aan de voorzitter is overgelegd. 3. Niemand kan voor zich en als gemachtigde meer dan twee (2) stemmen uitbrengen 4. Tenzij een grotere meerderheid ingevolge de statuten vereist is, worden besluiten bij gewone meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen verbindend voor de minderheid en de niet aanwezige leden. 5. Het stemmen over zaken geschiedt mondeling, tenzij het bestuur of de vergadering tot schriftelijke stemming besluit. Staken de stemmen, dan is het voorstel verworpen. 6. Het stemmen over personen,anders dan bij (her)verkiezingen, geschiedt schriftelijk, tenzij niemand van de aanwezige leden dit verlangt. 7. De schriftelijke stemming gaat over maximaal twee (2) ronden. Is er dan geen beslissing gevallen, dan is het voorstel verworpen. 8. Stemmen over personen bij (her)verkiezing moet gebeuren met een absolute meerderheid van stemmen. Verwerft niemand de absolute meerderheid dan moet herstemming plaatsvinden tussen de personen die de meeste stemmen behaalden. Bij herstemming is de gewone meerderheid beslissend. 9. Bij stemming over zaken worden voor de vaststelling van de uitslag, de onthoudingen buiten beschouwing gelaten. Blanco stemmen en ongeldige stemmen tellen niet mee voor de besluitvorming. 10. Bij stemming over personen worden voor de vaststelling van de uitslag de blanco- en ongeldige stembriefjes buiten beschouwing gelaten. 11. De schriftelijke stemmen mogen niet voorzien zijn van naam en/of ondertekening. 12. Het bestuur benoemd uit de aanwezige leden een commissie van drie (3) personen die tot taak hebben, het vaststellen van de uitslag van de stemmingen. Het bestuur voorziet de commissie van een instructie. HOOFDSTUK 5 GELDMIDDELEN Artikel 5.1. Inkomsten De geldmiddelen van de vereniging kunnen bestaan uit: a. Bijdrage van de woningcorporatie; b. Contributie van de leden; c. Inkomsten uit vermogen; d. Opbrengsten van de door de vereniging gehouden activiteiten; e. Subsidies, schenkingen, erfstellingen en legaten; f. Alle andere wettigen middelen. Artikel 5.2. Uitgaven Uitgaven kunnen bestaan uit: a. Bestuurskosten; b. Reiskosten; c. Bureaukosten; d. Huisvesting; e. Kosten automatisering; Pagina 6 van 8

7 f. Kosten diverse projecten; g. Kosten professionalisering; h. Organisatiekosten; i. Verplichtingen Woonbond. Artikel 5.3. Vergoeding bestuursleden Aan bestuursleden kunnen de volgende kosten worden vergoed: a. Vrijwilligersvergoeding tot maximaal het onbelastbare bedrag; (de hoogte van het bedrag zal jaarlijks worden vastgesteld; b. Een vergoeding van de voor de vereniging gemaakte reiskosten; c. Vergoeding voor overige voor de vereniging werkelijk gemaakte kosten. HOOFDSTUK 6 COMMISSIES EN CONTACTPERSONEN Artikel 6.1. Bewonerscommissies en contactpersonen 1. Ter uitoefening van bepaalde tot de activiteiten van de vereniging behorende taken, kan per complex, wijk of straat een of meerdere contactpersonen worden aangewezen. 2. Zij kunnen in het bestuur wensen en problemen bespreken, die door de huurders zijn aangedragen. 3. Zij zullen de huurders op verantwoorde wijze inlichten over het bestuursbeleid en zullen daartoe desgewenst en na onderling overleg contacten onderhouden met de huurdersvereniging. 4. Door de verhuurder is een bedrag ter beschikking gesteld voor eventueel gemaakte onkosten. Artikel 6.2. Commissies 1. Door het bestuur kunnen ter vervulling van bepaalde opdrachten commissies ad hoc worden benoemd. 2. Geen der commissies heeft uitvoerende macht, tenzij haar die door het bestuur uitdrukkelijk is verleend. 3. Commissies ad hoc worden ontbonden zodra zij hun taak hebben volbracht en schriftelijk verslag hebben uitgebracht. HOOFDSTUK 7 PROFESSIONALISERING Artikel 7.1 Inhuren deskundigen In de Woningwet zijn m.i.v bepalingen opgenomen die het de huurorganisaties mogelijk maakt om deskundigen voor een overleg uit te nodigen en/of advies te laten uitbrengen. Artikel 7.2. Scholing In overleg met de verhuurder kunnen een aantal scholingsdagen (minimaal 3 per bestuurslid) per jaar worden vastgesteld voor de bestuursleden van de huurdersorganisatie; De kosten voor 7.1 en 7.2 moeten door de verhuurder worden vergoed. HOOFDSTUK 8 SLOTBEPALINGEN Artikel 8.1. Openbaarheid en beschikbaarheid Pagina 7 van 8

8 1. De Statuten, het Huishoudelijk Reglement en eventuele bijzondere reglementen liggen op het kantoor van de huurdersvereniging ter inzage voor ieder lid van de vereniging en zijn beschikbaar op de website vanhvg. 2. In geval van geschil over de uitleg van de Statuten en/of het Huishoudelijk Reglement beslist het bestuur. Pagina 8 van 8