Selectielijst deelgemeente Delfshaven Versie 1.0 Afdeling Documentair Informatie Management 01 augustus 2012 Taak Cat. Sel.

Transcriptie

1 Selectielijst deelgemeente Delfshaven Versie 1.0 Afdeling Documentair Informatie Management 01 augustus 2012 Taak Cat. Sel. Lijst 2005 Werkproces Documenten/Producten Bewaartermijn Toelichting Looptijd Generiek 2.1 Aanwijzing van gemeentelijke vertegenwoordigers in commissies e.d. Generiek 2.2 Het deelnemen aan vergaderingen waarvan het secretariaat bij de (deel)gemeente berust (College, raad, commissies, managementteams en directies) Aanwijzingsbesluiten voorzitters en leden bestuurlijke commissies (Cie. BS&V, B&E) Verslagen, besluiten, jaarverslagen inhoudende deelgemeentebeleid B Lidmaatschappen van niet-bestuurlijke commissies, stembureaus, werkgroepen e.d.: 1 jaar na verstrijken van de termijn waarvoor de benoeming/aanwijzing is geschied B Alle stukken ontvangen van het College van Burgemeester en Wethouders welke direct betrekking hebben op het beleid van de deelgemeente Delfshaven 1 jaar Bewaren indien nodig om de context van beleidsstukken te begrijpen B In geval van vervallen: na vervallen Geen betekenis voor deelgemeente: 1 jaar Generiek 2.2 Het deelnemen aan vergaderingen waarvan het secretariaat niet bij de deelgemeente berust Uitnodigingen, agenda s, vergaderstukken en verslagen Generiek 2.4 Toepassing van voorschriften en richtlijnen van Aanschrijvingen, P&O-circulaire, P&Ccirculaire derden Generiek 2.6 Behandeling van een WOB verzoek Aanvraag, correspondentie, besluit 1 jaar na afhandeling Generiek 2.6 Publiciteit en voorlichting Website, deelgemeentegids, persberichten, folders et cetera 1 jaar Verstrekken van inlichtingen, opdrachten en andere gegevens die voor de gemeente zelf van geen belang zijn. Generiek 2.9 Uitvoering van toezicht of controle op de naleving Rapportages in het kader van overlast 5 jaar Bescheiden naar aanleiding van de aanpak van van wettelijke regelingen of gestelde voorwaarden overlast door interventieteam. Generiek 2.11 Documenteren van gegevens over gegevens Documentair Structuurplan, informatieplan, B Gegevens, noodzakelijk voor het bepalen van de gegevens, noodzakelijk voor het bepalen van de authenticiteit, de volledigheid, de context alsmede voor het beheer van permanent te bewaren archiefbescheiden (metadata) authenticiteit, de volledigheid, de context alsmede voor het beheer van op termijn te vernietigen archiefbescheiden (metadata): 1 jaar na vervallen belang Generiek 2.12 en beveiliging programmatuur Documenten inzake de technische en 1 jaar na vervallen belang administratieve inrichting en werking, het beheer en de beveiliging van geautomatiseerde administraties Generiek 2.13 Voortijdige beëindiging zaken van eenvoudige aard 3 jaar Behoudens de vergunningen vermeld onder 2.7 selectielijst 1996 Generiek 2.14 Kennisneming van documenten van derden Rappelbrieven, ontvangstbevestigingen, afschriften, drukwerken 1 jaar Bescheiden die voor kennisgeving zijn aangenomen en niet hebben geleid tot een nieuwe zaak of deel uitmaken van een bestaande zaak Generiek 2.15 Inkoop van producten of diensten Inschrijvingen/offertes van aanbestedingen en leveringen 7 jaar na vervallen van het belang Aanbiedingen waar geen gebruik van is gemaakt: 1 jaar 1

2 Generiek 2.16 Kennisneming van jaarlijkse verantwoording door buitengemeentelijke instellingen (stichtingen etc) Jaarverslagen, begrotingen, rekeningen, periodieke overzichten, vergaderstukken Generiek 2.18 Vaststelling en wijziging van beleid en regelgeving Beleidsnotities, beleidsadviezen, plaatselijke verordeningen, uitvoeringsbesluiten Generiek 2.19 Voorbereiding van deelgemeentelijk beleid, regelgeving, overeenkomsten en realisering van objecten Generiek 2.20 Toekenning van subsidies en opdrachten Aanvraag, tussentijdse correspondentie (aanvulling, toetsbrief, verantwoording), Generiek 2.20 Verkrijging van subsidies en opdrachten Aanvraag, tussentijdse correspondentie (aanvulling, toetsbrief, verantwoording), Gegunde aanbiedingen: 7 jaar na vervallen van het belang 1 jaar Indien financiële consequenties (subsidies, garanties e.d.): 7 jaar B Beleidsnotities, beleidsadviezen 7 jaar Indien van belang voor reconstructie van de zaak: blijvend bewaren 7 jaar na de laatste verantwoording 7 jaar na laatste verantwoording Afdeling Financiën beheert haar eigen archief Afdeling Financiën beheert haar eigen archief Generiek 2.24 Behandeling klachten in het kader van AWB Ontvangen klachten en reactie 5 jaar na afhandeling Klachten die deel uitmaken van een te bewaren zaak blijven bewaard. Generiek 2.24 Behandeling meldingen en inspraak Meldingen overlast, klachten, 1 jaar na afhandeling Klachten die deel uitmaken van een te bewaren publieksreacties zaak blijven bewaard Generiek 2.25 Behandeling bezwaar- en beroepschriften Bezwaar-, beroepschriften, aanvullingen, 7 jaar Zaken die hebben geleid tot beleidsherziening, besluit precedentwerking hebben en/of deel uitmaken van een te bewaren zaak blijven bewaard. Generiek 2.25 Aanwijzing van leden van de Commissie voor de Bezwaarschriften Samenstelling en besluiten van de Commissie voor de Bezwaarschriften B Financieel Voorbereiding van begroting en begrotingswijziging 7 jaar na vaststellen van de gemeenterekening Voor zover niet aan het bestuur voorgelegd: 1 jaar. Afdeling Financiën beheert haar eigen archief Financieel Financieel Financieel Bepaling algemeen financieel beleid Beleidsplannen, meerjarenbegrotingen, jaarbegrotingen en begrotingswijziging B Uitvoering financiële administratie en boekhouding Debiteuren- en crediteureninformatie, 7 jaar Afdeling Financiën beheert haar eigen archief facturen, bankafschriften et cetera Verificatie en verantwoording Controlerapport jaarrekening B Periodieke rapportage kas, boeken, administratie, jaarrekening: 7 jaar Personeel Vrijwilligers en stagiairs Algemene contracten en dossiers van vrijwilligers en stagiairs 7 jaar na vervallen Verwezen wordt naar de circulaire P&O bescheiden in het kader van archivering. Personeel Openstelling en behandeling van vacatures Niet-benoemde sollicitanten en de naar aanleiding van sollicitaties opgemaakte stukken Direct vernietigen na vervallen Verwezen wordt naar de circulaire P&O bescheiden in het kader van archivering. Personeel Ondernemingsraden en georganiseerd overleg Jaarverslagen, samenstelling, B Verwezen wordt naar de circulaire P&O 2

3 verkiezingsuitslag en besluiten bescheiden in het kader van archivering Bijkomende voorzieningen aan het deelgemeentekantoor Bescheiden met betrekking tot nietgebouwgebonden voorzieningen (ICT/telefoon) Plaatsen/verwijderen van straatmeubilair APV-vergunning aan Stadstoezicht met betrekking tot gebruik buitenruimte voor plaatsen fietstrommels 10 jaar na afhandeling of vervallen van het belang 10 jaar na afhandeling of vervallen van het belang kunstwerken in de openbare ruimte Besluiten, opdrachten 10 jaar na afhandeling of vervallen van het belang Huur externe locaties Huurovereenkomst en onderhuurovereenkomst Wijkkantoor West 5 jaar na vervallen of beëindiging het deelgemeentekantoor Huurovereenkomst 5 jaar na vervallen of beëindiging Onderhoud van het deelgemeentekantoor Dienstverleningsovereenkomst Servicedienst Onderhoud van kunstwerken in de openbare ruimte Jaaropdracht en tussenrapportages Gemeentewerken Onderhoud van straatmeubilair Jaaropdracht en tussenrapportages Gemeentewerken en Roteb Groenvoorziening en onderhoud Jaaropdracht en tussenrapportages Gemeentewerken en Roteb Onderhoud sport- en recreatieterreinen Jaaropdracht, tussenrapportages en correspondentie dienst Sport&Recreatie Bewaking, bescherming en bedrijfshulpverlening Handboek BHV, BHV-plannen, bescheiden met betrekking tot oefeningen en cursussen Besluiten, beleidsbepalende bescheiden en bescheiden ten aanzien van de realisering blijven bewaard Gebouw is eigendom van een externe organisatie 5 jaar Jaarlijkse voorzieningen: 5 jaar Meerjarige voorziening: 5 jaar na vervallen Jaarlijkse voorzieningen: 5 jaar Meerjarige voorziening: 5 jaar na vervallen Jaarlijkse voorzieningen: 5 jaar Meerjarige voorziening: 5 jaar na vervallen Jaarlijkse voorzieningen: 5 jaar Meerjarige voorziening: 5 jaar na vervallen 5 jaar na vervallen benodigdheden en hulpmiddelen Aanschaf, leasen, huren van verbruiksartikelen en gebruiksartikelen Offerte, opdracht, overeenkomst Verbruiksartikelen: 1 jaar Gebruiksartikelen: 1 jaar na vervallen 3

4 Bestuur en Organisatie Bestuur en Organisatie Bestuur en Organisatie Bestuur en Organisatie Organisatorisch handelen Bescheiden met betrekking tot de gemeentelijke organisatiestructuur, informatiserings- en automatiseringsplannen / Advisering over straatnaamgeving binnen het grondgebied van de deelgemeente Adviezen van de straatnamencommissie, reacties hierop van de deelgemeente en besluiten straatnaamgeving Mandatering Mandaatbesluiten van bestuurders naar ambtenaren (Re)presentatie Uitnodigingen, gelukwensen, rouwbeklag, dankbetuigingen B, indien uitgevoerd 1 jaar Secretariaat van de straatnamencommissie van het Stadsarchief Rotterdam beheert originele stukken. De stukken van de deelgemeente kunnen als afschriften (kopieën) worden beschouwd. 30 jaar na vervallen Mandaatbesluiten tussen bestuurders onderling besluit blijvend bewaren 1 jaar / / Bestemmingsplan Bestemmingsplan Advies van Delfshaven op gebiedsbestemmingsplannen 5 jaar Gemandateerd aan Stadsontwikkeling die 5 jaar Gemandateerd aan Stadsontwikkeling die / Verlening van bouwvergunning Verlening van sloopvergunning Verlening monumentenvergunning Verlening van omgevingsvergunning of doorgezonden aan Bureau Omgevingsvergunning (Stadsontwikkeling)

5 Verlening toestemming tot gebruikswijziging Verlening splitsingsvergunning / onttrekkingsvergunning / vergunning tot samenvoegen Verbetering van woningen en gebouwen Burgerlijke Stand en Bevolking/GBA Onderhouden gegevens in de registers van de Burgerlijke Stand en Gemeentelijke Basisadministratie Bescheiden voor het opmaken, inschrijven, wijzigen en aanvullen van registers 2 jaar De stukken worden vanuit de Stadswinkel regelmatig overgedragen aan de dienst Publiekszaken Rotterdam. Milieu / Milieu / Milieu / Milieu / Milieu / Verlening Milieuvergunning Handhaving milieuvoorschriften: opleggen dwangsom Verlening vergunning voor vuurwerk of doorgezonden aan DCMR of doorgezonden aan DCMR of doorgezonden aan DCMR 5 jaar Gemandateerd aan DCMR die tevens zorg 1 jaar Gemandateerd aan DCMR die tevens zorg 1 jaar Gemandateerd aan DCMR die tevens zorg Beoordeling bodemonderzoek en sanering Onderzoeksrapporten 3 jaar Gemandateerd aan DCMR die tevens zorg Handhaving naar aanleiding van overlast muziekgeluid of doorgezonden aan DCMR 1 jaar Gemandateerd aan DCMR die tevens zorg Weigering en intrekking van vergunningen Weigering, melding van 3 jaar intrekking 2.7 Intrekking en niet honoreren Weigering, melding van 1 jaar 5

6 van aanvragen intrekking 2.7 Verlening Kapvergunning Aanvraag, aanvulling, advies en 2.7 Verlening In- en uitritvergunning Aanvraag, aanvulling, advies en 2.7 Verlening Vuurwerkverkoopvergunning Aanvraag, aanvulling, advies en Verlening Parkeervergunning voor invalideparkeerplaatsen Aanvraag, aanvulling, advies en 1 jaar Weigering, intrekking en vervallen verklaring 1 jaar Weigering, intrekking en vervallen verklaring 1 jaar Weigering, intrekking en vervallen verklaring Proces is sinds 2008 niet meer in gebruik - vergunningvrij 1 jaar Parkeervergunningen worden verleend door Publiekszaken Verlening Standplaatsvergunning Verlening Drank- en Horecavergunning Verlening Tap-ontheffing Verlening Exploitatievergunning Verlening vergunning voor Seksinrichting Verlening Leidingenvergunning Verlening Evenementenvergunning voor grootschalige evenementen Vergunningen voor verkoopstallen op straat. Aanvraag, aanvulling, advies en of doorgezonden aan Gemeentewerken 1 jaar Gemandateerd aan Gemeentewerken die 1 jaar Gemandateerd aan Bestuursdienst Bureau Vergunningen die tevens zorg draagt voor de bewaring gedurende de bewaartermijn. De stukken van de deelgemeente worden als kopieën beschouwd. 6

7 2.7 Verlening Evenementenvergunning voor kleinschalige evenementen Aanvraag, aanvulling, advies en 2.7 Verlening vergunning voor het plaatsen van Aanvraag, aanvulling, advies en voorwerpen aan of op de openbare weg / Uitstalvergunning 2.7 Verlening Avond- en nachtwerkvergunning Aanvraag, aanvulling, advies en 2.7 Verlening Collectevergunning Aanvraag, aanvulling, advies en 2.7 Verlening vergunning Geluidswagen Aanvraag, aanvulling, advies en 2.7 Verlening Loterijvergunning Aanvraag, aanvulling, advies en 2.7 Verlening Ontheffing winkeltijden/zondagswet Aanvraag, aanvulling, advies en Maatregelen ter voorkoming van criminaliteit, vandalisme e.d Controle op naleving brandveiligheidsvoorschriften of doorgezonden aan de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 1 jaar Gemandateerd aan de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond die tevens zorg draagt voor de bewaring gedurende de bewaartermijn. De stukken van de deelgemeente worden als kopieën beschouwd. 1 jaar Gemandateerd aan de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond die tevens zorg draagt voor de bewaring gedurende de bewaartermijn. De stukken van de deelgemeente worden als kopieën beschouwd. Verkeer en Vervoer Verkeer en Vervoer Treffen van verkeersmaatregelen Verkeersbesluiten met betrekking tot het instellen van eenrichtingswegen, parkeerverboden, het aanwijzen van voetpaden en fietspaden et cetera Onderhoud en controle van wegen Jaaropdracht en tussenrapportages van Gemeentewerken -Tijdelijke maatregelen: 1 jaar na vervallen - Voor onbepaalde tijd: 3 jaar na vervallen 5 jaar Arbeid Uitvoering van werkgelegenheidslannen en projecten 5 jaar Stimulering vrijwilligerswerk Welzijnszorg Organisatie van welzijnswerk, gemeentelijke welzijnsprogramma s WMO, voorzieningenplan, welzijnswerk B Deelgemeentelijk programma voor de uitvoer van maatschappelijk werk, sociaal cultureel werk en opbouwwerk (bijvoorbeeld SOED) Voorzieningenplan Cultuur, recreatie en Uitvoering van periodieke sportgebeurtenissen Jaaropdracht en tussenrapportages dienst Sport & Recreatie 5 jaar 7

8 Sport 8