Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Weert 2006

Transcriptie

1 Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Weert 2006 Maart 2006 Inclusief aanpassing drempelbedragen Europese aanbesteding per en wijziging drempelbedragen overige aanbestedingen m.i.v. 19 februari Aanbestedingsbeleid Weert 2004

2 Aanbestedingsbeleid Weert INLEIDING OPZET EN LEESWIJZER HET AANBESTEDINGSBELEID DE BESLISBOOM ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN EFFECTEN VAN HET AANBESTEDINGSBELEID EVALUATIE VAN HET BELEID...19 BIJLAGEN...20 Aanbestedingsbeleid Weert 2004

3 1 Inleiding De gemeenteraad van Weert heeft zijn inkoop- en aanbestedingbeleid voor de 1 e keer vastgesteld in In 2004 is door de gemeenteraad een herzien inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Omdat de richtlijnen van de Europese unie sinds 1 december 2005 vernieuwd zijn, dient het inkoop- en aanbestedingbeleid opnieuw te worden vastgesteld. Aanleiding De vijf sectoren en de brandweer van de gemeente Weert sluiten voor de realisatie van projecten en voor de aanschaf van producten jaarlijks vele contracten af met veel verschillende leveranciers. De afgelopen jaren is de behoefte aan beleid voor aanbesteden, oftewel INKOPEN, toegenomen. Enerzijds om tot verdere uniformering en professionalisering te komen, anderzijds omdat een goed inkoop- en aanbestedingsbeleid bijdraagt aan een efficiënte bedrijfsvoering. Er geldt bovendien dat een inzichtelijk en transparant beleid aansluit op termen als controleerbaar, doelmatig, integer en sociaalmaatschappelijk verantwoordelijk. Aanbesteden krijgt via adequaat beleid een koppeling met een doelmatige en zorgvuldige wijze van het doen van overheidsbestedingen. De rekenkamer heeft in de gewijzigde Gemeentewet de bevoegdheid gekregen om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur te onderzoeken. De rekenkamer kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen. Het doel van aanbesteden is vanzelfsprekend het verkrijgen van een zo goed mogelijk product tegen een zo laag mogelijke prijs en zo laag mogelijke risico s. De pijlers van het aanbestedingsbeleid zijn: - Het gelijkheidsbeginsel; - Het openbaarheidbeginsel; - Het bedrijfseconomische beginsel. Uitvoering De uitvoering van het beleid geschiedt vanuit de diverse kenniscentra van het organisatieapparaat: de sectoren. Het aanbestedingsbeleid dient ter ondersteuning van de sectoren in hun werkprocessen. In de beschrijving van het aanbestedingsbeleid wordt de rol van de inkoopfunctie benadrukt. Deze functie is in de diverse sectoren reeds actief, echter niet in de rol zoals hier geschetst. In voorliggend beleid worden de rol en verantwoordelijkheid van de inkoopfunctie nader aangegeven in relatie tot die van de operationele sectoren. Overigens zal in lijn met het voorgestelde beleid waar nodig de administratieve organisatie (A&O) rondom deze inkoop- en aanbestedingsprocessen moeten worden aangepast. Het beleid zal periodiek geactualiseerd - en waar nodig bijgesteld - dienen te worden. Integraal management De gemeente Weert heeft gekozen voor integraal management. Dit betekent dat de directeuren financieel verantwoordelijk zijn voor hun sectoren, maar niet voor ondersteunende budgetten. De inkoopfunctie, waar in het onderliggende document regelmatig naar gerefereerd wordt, heeft een adviesfunctie. Proces De gemeente heeft in de uitoefening van haar taken op zeer veel fronten te maken met aanbesteden. Aanbesteding is het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor levering van diensten of producten dan wel voor de uitvoering van werken. Inkoop is alles waar een factuur voor binnen komt. Conclusie: inkoop = aanbesteding en andersom. Bij de gemeente Weert is sprake van een grote diversiteit in het kader van aanbesteden; er zijn 38 productgroepen. Daarmee is een groot bedrag aan investeringen gemoeid. Het aanbestedingsvolume was over 2005 ruim 55 miljoen euro. Er zijn veel medewerkers betrokken bij deze inkoopprocessen. Waar in deze nota over aanbesteden wordt gesproken wordt het gehele spectrum van werken, leveringen en diensten bedoeld. Voor het aanbesteden van de grotere opdrachten is de Europese richtlijn van toepassing; bij kleinere opdrachten en voor de interne organisatie van het aanbesteden bestaat alle beleidsvrijheid binnen de gestelde regels. Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 3

4 In 2004 is door de raad van de gemeente Weert een integraal inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Dit beleid was gericht op aanbestedingen van zowel werken, leveringen als diensten. Dit nieuwe beleid is tot stand gekomen op basis van het beleid van 2004 met dien verstande dat het beleid is aangepast aan de nieuwe Europese wet en regelgeving. De effecten De effecten van een geformaliseerd aanbestedingsbeleid kunnen velerlei zijn. In ieder geval leert de ervaring dat de bewustwording van het belang van een goed uitgevoerd aanbestedingsproces toeneemt wanneer er sprake is van vastgesteld beleid. Dat betekent niet dat één en ander vanzelf gaat. Het beleid zal de sectoren - als zelfstandige en verantwoordelijke entiteiten - verder ondersteunen in hun werkprocessen. Er is in de organisatie behoefte aan meer kennis van het aanbestedingsbeleid. Daarbij spelen aspecten als coaching, vorming en opleiding een belangrijke rol. De gemeente Weert is medio 2004 gestart met een adviserende inkoopfunctie bij de afdeling Financiën en Belastingen. Het totale proces van aanbesteden kent vele stappen met daaraan verbonden kwaliteiten en vaardigheden. Er is daarom gekozen om de inkoopfunctie de eerste 2 jaar extern in te vullen door het inhuren van een inkoopadviesbureau. Na deze twee jaar vindt er een evaluatie plaats en wordt er gezocht naar een nieuwe invulling van de inkoopfunctie. In deze nota wordt aangegeven op welke wijze de gemeente omgaat met het aankoopbeleid in de ruimste zin van het woord. De uitvoering van het inkoop en aanbestedingsbeleid 2006 betekent wel dat rollen en verantwoordelijkheden opnieuw duidelijk vastgesteld zijn. Daarnaast moet het communicatie- en verantwoordingstraject herzien worden en opnieuw vastgelegd worden; bij hoofdstuk vijf van de nota wordt daar nader op ingegaan. Middels een goed aanbestedingsbeleid wordt bijgedragen aan het bevorderen van de integriteit van het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie. Tot slot Het is mogelijk dat na het lezen van de beschrijving van deze herziening van het aanbestedingsbeleid de indruk ontstaat dat de gemeente een bureaucratisch beleid gaat vaststellen. Echter uit de praktijk blijkt dat het werken volgens deze procedures eenvoudig is. Het opschrijven van een goed beleidsstuk kost ruimte, maar een groot deel van de beschreven processen behoort al tot de dagelijkse werkzaamheden. Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 4

5 2 Opzet en Leeswijzer In de inleiding van deze nota (Het Waarom van het Aanbestedingsbeleid) worden zowel aanleiding als doel van de nota besproken. Het beleid wordt beschreven in hoofdstukken 3 en 4. De daarop volgende paragrafen gaan in op de diverse begrippen, waaronder wettelijke regelgeving, het aanbestedingsproces en de diverse vormen van aanbesteden. Tevens worden rollen en verantwoordelijkheden, effecten van het aanbestedingsbeleid, de implementatie en evaluatie belicht. In de 16 bijlagen treft u aan: 1. Het begrip aanbesteden ; 2. Wettelijke regelgeving; 3. Concurrentiestelling; 4. Het aanbestedingsproces; 5. Mantelovereenkomsten; 6. Selectie en gunningscriteria; 7. Aankondigingen; 8. De inkoopfunctie; 9. Verantwoording beleid en controle; 10. Belangrijke afwijkende artikelen uit de BAO t.o.v. de oude richtlijnen 11. Passages uit de BAO; 12. Procedures en mogelijke redenen om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid 13. Uitzonderingen op de U.A.R Uitzonderingen op de DNR Inkoopvoorwaarden gemeente Weert; 16. Samenwerkingsvormen. Het is niet de bedoeling dat met dit aanbestedingsbeleid een star keurslijf wordt voorgeschreven waar geen flexibiliteit mogelijk is. Er zullen altijd situaties zijn waarin dit beleid niet voorziet of waarin het beter is anders te acteren. Hiervoor zijn afspraken vastgelegd. Waar het om gaat is dat het proces van aanbesteden altijd voldoet aan de uitgangspunten van de Europese wet- en regelgeving. Deze uitgangspunten zijn: transparantie, non-discriminatie en objectiviteit. Deze uitgangspunten zijn van toepassing op de gehele organisatie en op de personen die namens die organisatie optreden en handelen. Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 5

6 3 Het aanbestedingsbeleid Zoals in de inleiding al aangegeven, staat aanbesteden voor zowel opdrachten aan derden op het gebied van werken als op het terrein van leveringen en diensten. Wel zijn er zekere verschillen tussen deze segmenten aan te geven, zoals marktsegmenten en culturen. Voor alle drie de componenten geldt dat er een eenduidig beleid met daaraan verbonden aanbestedingsprocessen moet zijn. Voor dit beleid is o.a. uitgegaan van de volgende kenmerken: - Het beleid dient eenduidig hanteerbaar te zijn; - Duidelijk - internationaal en nationaal - vastgelegde aanbestedingsregels; - Weinig ruimte voor interpretatieverschillen. Aanbesteden Wanneer men uitgaat van het feit dat met aanbesteden en inkopen in wezen hetzelfde wordt beoogd, gaat de volgende stelling op: Aanbesteden (inkopen) is het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van werken of de levering van diensten of producten. Men kan ook stellen: Aanbesteden is elk proces dat leidt tot een factuur. Gezien deze stellingen worden voor het aanbesteden van werken, leveringen en diensten gemeentebreed dezelfde procedures gevolgd (zie ook bijlage 1). Aanbestedende dienst Volgens de Europese richtlijn dient de gemeente Weert in het geheel als één aanbestedende dienst te worden beschouwd. Hier vloeit uit voort dat de gemeentelijke sectoren geen zelfstandige entiteiten zijn. De gemeente Weert dient alle gelijksoortige werken, leveringen en diensten, bijvoorbeeld op basis van Common Procurement Vocabulary Codes (voortaan: CPV-codes), gemeentebreed in te kopen (Bao art. 9 lid 4). De Gemeenschappelijke Woordenlijst Overheidsopdrachten (Common Procurement Vocabulary, CPV) is een uniform classificatiesysteem voor overheidsopdrachten. Het stelt aanbestedende en inschrijvende diensten in staat bij een aanbesteding aan alle mogelijke producten en diensten te identificeren door middel van een cijfercode van ballroomdanslesdiensten ( ) en dierlijk haar ( ) tot raketten ( ) en aquaducten ( ). Omdat de CPV werkt met cijfercodes, heeft de gebruiker geen last van taalbarrières. (bron: Europa Decentraal). Binnen de gemeente Weert is gekozen voor eigen verantwoordelijkheid per sector voor de gevoerde aanbestedingspraktijk. De inkoopfunctie zal hierin een rol spelen, omdat de inkoopfunctie jaarlijks een inkoopplan schrijft, waarin ze op basis van de inkoopbehoefte van de sectoren inzichtelijk kan maken wanneer er gemeentebreed Europees aanbesteed moet worden. Door de inkoopfunctie zullen tevens vooraankondigingen (enuntiatieve aankondigingen) verzorgd worden. De sectoren leggen jaarlijks de inkoopbehoefte voor aan de inkoopfunctie die de plannen toetst om te komen tot een gezamenlijke aanpak van sectoroverstijgende producten. Het betreft hier aflopende contracten en incidentele posten, voornamelijk investeringen. Europese Richtlijn en publicatie In 1958 heeft Nederland het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap (EEG) ondertekend. Hierbij was de belangrijkste doelstelling de totstandkoming van een gemeenschappelijke markt tussen de lidstaten van de EEG; een gemeenschappelijke markt waarin vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal onbelemmerd, dus vrij, kan plaatsvinden. Door dit verdrag is de gemeente gehouden haar opdrachten op non-discriminerende wijze voor alle marktpartijen toegankelijk te maken. Boven de Europese drempelbedragen zullen daarom de Europese richtlijnen gevolgd moeten worden. Bij deze vorm van aanbesteding zal de inkoopfunctie altijd als aanspreekpunt geraadpleegd kunnen worden. De Europese regelgeving is natuurlijk ook van toepassing op door Europa gesubsidieerde projecten. Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 6

7 In de subsidiebeschikkingen wordt echter niet altijd expliciet vermeld hoe de procedures uitgevoerd moeten worden, omdat Europa er vanuit gaat dat de Europese regelgeving dienaangaande wordt uitgevoerd. Ingeval van een noodzakelijke samenwerking met een marktpartij zal daarom, vóór het leggen van het contact, bepaald moeten worden of de daaruit voortvloeiende samenwerkingsvorm Europees moet worden aanbesteed. Waar de gemeente als subsidiegever of als subsidieontvanger functioneert, zal onderzocht moeten worden hoe de betreffende subsidiebeschikkingen zich verhouden tot de Europese regelgeving inzake aanbestedingen. Dit houdt tevens in dat, in het geval dat de gemeente partijen subsidieert, zij eisen over de wijze waarop de subsidie wordt uitgegeven zal moeten formuleren. Waar de vorige Richtlijnen nog met behulp van een verwijzing in de Nederlandse wet geïmplementeerd zijn, is de huidige Richtlijn (2004/18/EG) geïmplementeerd met behulp van overschrijving. Dit heeft als gevolg dat de Richtlijn niet van toepassing is in Nederland maar dat de inhoud van de Bao is overgenomen in de Besluit Aanbestedingen Overheidssector (BAO) en Besluit Aanbestedingen Speciale Sectoren (BASS). Europese aanbestedingen moeten worden aangekondigd in het supplement van het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen (zie bijlage 7). Daarnaast dient er per openbare aanbesteding gekeken te worden naar andere goede publicatiemogelijkheden. De gemeente Weert hanteert daarbij het volgende uitgangspunt: Werken op basis van de UAR 2001: Via en via met een miniaankondiging in de COBOUW (Bouw) of in de Aanbestedingskrant (GWW-Civiele projecten) Werken op basis van de ARW 2005: Via en via Leveringen: Via en via Diensten: Via en via Eventueel kan een budgethouder een miniadvertentie plaatsen in dag- en vakbladen. Naast de verplichte advertenties in de daarvoor bestemde publicatiebladen wordt per aanbesteding bekeken wat eventueel andere goede manieren zijn om het voornemen tot aanbesteding kenbaar te maken. Meer informatie over de Europese Richtlijn en de Bao is te vinden in bijlagen 2,10 en 11. Bureau Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB) Vanaf de jaren negentig groeit het besef dat criminele personen steeds vaker infiltreren in het economische leven. Ze maken gebruik van bestuurlijke faciliteiten door de aanvraag van vergunningen en subsidies. Daarnaast schrijven zij zich in voor overheidsopdrachten om illegaal verdiend geld wit te wassen. Naast onwenselijke gevolgen als oneerlijke concurrentie en het met witgewassen geld opbouwen van machtsposities, wordt hiermee ook de integriteit van de overheid aangetast. Zij verleent immers (onbedoeld) haar medewerking aan criminele praktijken. Om deze ontwikkeling tegen te gaan is de wet BIBOB ter beschikking van de aanbestedende dienst. De Wet BIBOB beoogt onder meer te voorkomen dat door aanbesteding van overheidsopdrachten als bedoeld in de Wet BIBOB, de overheid onbedoeld mogelijk bepaalde criminele activiteiten faciliteert. De gemeente Weert kan aan het Bureau BIBOB bij een opdracht (en), die zie(t)(n) op een bij Besluit BIBOB aangewezen sector, zijnde [ICT, milieu en/ of bouw], om advies vragen: (i) voordat een beslissing wordt genomen inzake de gunning van een dergelijke overheidsopdracht; of (ii) in het geval de gemeente Weert een Overeenkomst heeft bedongen dat de Overeenkomst ontbonden wordt, indien -kort gezegd- een BIBOB-advies daartoe aanleiding geeft; of (iii) ten aanzien van een onderaannemer, uitsluitend met het oog op diens acceptatie als zodanig, indien de Aanbestedende partij in [het bestek] als voorwaarde heeft gesteld dat onderaannemer(s) niet zonder toestemming van die Aanbestedende partij wordt (worden) gecontracteerd en in het kader van die voorwaarde zich het recht heeft voorbehouden aan Bureau BIBOB advies te vragen. Hoewel bestuursorganen zelf verantwoordelijk blijven voor de beslissing om al dan niet een beschikking af te geven of een overheidsopdracht te gunnen binnen de gestelde BIBOB-sectoren, is het wenselijk om deze beslissing goed te kunnen onderbouwen. Het bedrijf dat meedingt naar een overheidsopdracht zal willen weten waarom het van inschrijving wordt uitgesloten. Daarnaast moet een beslis- Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 7

8 sing overeind blijven wanneer iemand een bezwaar- of beroepsprocedure in gang zet. Hierin ligt de taak voor het Bureau BIBOB. Dit bureau zal een kwalitatief hoogwaardig en duidelijk advies afgeven dat bijdraagt aan de onderbouwing van het bestuursorgaan en dit staande houdt tijdens een bezwaarof beroepsprocedure bij de bestuursrechter. Bureau BIBOB is sinds medio 2003 operationeel. Op verzoek van bestuursorganen doet het onderzoek naar het gevaar dat door de toekenning van een bepaalde vergunning of subsidie dan wel het gunnen van een overheidsopdracht criminele initiatieven worden ondersteund. De onderzoeken worden verricht aan de hand van verschillende screeningsprofielen. Een screeningsprofiel geeft aan welke informatiebronnen voor welke onderzoeken bevraagd moeten worden. Het gaat hierbij voornamelijk om justitiële, politiële en financiële bronnen. Met behulp van de profielen kan bovendien worden bekeken welke kwetsbaarheden in bepaalde branches aanwezig kunnen zijn en welke indicatoren daarop duiden. Definities van veel gebruikte termen Volgens de Bao wordt onder "aanbestedende diensten" verstaan: - De Staat; - Zijn territoriale lichamen, d.w.z. regionale en lokale autoriteiten; - Publiekrechtelijke instellingen; - Verenigingen gevormd door een of meer van deze lichamen of instellingen. Definitie Werken De letterlijke weergave van het begrip werk in de Bao is: 'het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. In het algemeen kan gesteld worden dat een werk iets nieuws creëert van bouwkundig of civieltechnische aard. Voorbeelden zijn alle overeenkomsten op het gebied van de bouwnijverheid, zoals gebouwen, bruggen, baggerwerkzaamheden, wegen en tunnels. Definitie Leveringen Onder een "levering" wordt in de Bao verstaan schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel tussen een aanbestedende dienst en een leverancier (natuurlijk persoon of rechtspersoon) voor de aankoop, leasing, huur of huurkoop (met of zonder koopoptie) van producten. Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich meebrengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht van levering. Dit is vooral van belang om te bepalen of de opdracht een bepaalde drempelwaarde overschrijdt, waarboven de Bao moet worden toegepast. N.B. "Producten" ziet enkel op roerende zaken; de aankoop van onroerende zaken valt buiten de werkingssfeer van de Bao. Definitie Diensten De Bao voor diensten bevat geen echte definitie en vormt een vangnet: overheidsopdrachten die niet onder de werking van de Bao en voor werken of leveringen (en voor de nutssector) vallen. De Bao maakt onderscheid in twee soorten diensten. Te weten 2 A en 2 B diensten, welke terug te vinden zijn in bijlage 2 van de Bao. 2B-diensten zijn diensten die niet geschikt zijn om in een Europese markt aan te besteden. Op de 2A diensten is de volledige Bao van toepassing (artikel 23 t/m 55), op de 2B diensten is een beperkt regiem (alleen artikel 23 en artikel 35 lid 4) van de Bao van toepassing. Indien de raming van een dienst boven de Europese drempel komt moet een budgethouder in het aanbestedingsdossier gemotiveerd aan geven of er sprake is van een 2A- of een 2B-dienst. Indien deze motivatie ontbreekt, is er sprake van een 2A dienst en is dus de volledige Bao van toepassing. Er is een grijs gebied aangaande onderhoudsdiensten: is het een dienst of een werk? Als algemene regel kan men stellen dat onderhoudsopdrachten in de zin van de Bao, sectie Diensten betrekking hebben op: reparaties en onderhoud van machines, voertuigen, technische installaties; het onderhoud van gebouwen in de zin van het beheer van gebouwen en op het schoonmaken van gebouwen; Het onderhoud van de groenvoorziening van de gemeente. Ingrijpend onderhoud aan gebouwen (renovatie) en wegen echter, waarbij werkzaamheden worden uitgevoerd die voorkomen in de opsomming van activiteiten in de bouwnijverheid, bijvoorbeeld het aanbrengen van een wegdek, valt onder opdrachten in de zin van de Bao, sectie Werken. Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 8

9 Aanbestedingsreglementen en inkoopvoorwaarden De algemene beginselen van behoorlijk bestuur worden bevorderd door het gebruiken van aanbestedingsreglementen, inkoopvoorwaarden en standaardbestekken. Om de aanbestedingsprocedures te regelen bestaan er diverse reglementen die regels bevatten voor de wijze van aanbesteden, de bekendmaking, de keuze van inschrijvers, de opdrachtverlening en de wijze van het beslechten van geschillen. Een objectieve benadering van de markt wordt ook bewerkstelligd door het toepassen van standaardbestekken. Voor zover mogelijk en toegestaan zal de gemeente daarom uniforme aanbestedingsreglementen volgen en de eigen inkoopvoorwaarden gebruiken. De inkoopvoorwaarden gelden voor alle sectoren. Bijzondere algemene voorwaarden In sommige sectoren is het niet mogelijk om de gemeentelijke inkoopvoorwaarden van toepassing te verklaren. Dit geldt alleen indien: Er gewerkt wordt met de DNR 2005, SR 97 of de RVOI. Deze kunnen dan van toepassing worden verklaard met de uitzondering waarin o.a. de aansprakelijkheid en de auteursrechten voor de gemeente Weert worden geregeld. Er gewerkt wordt met de UAV 89 of UAV GC Deze administratieve voorwaarden regelen alle belangen voor zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer. Keuze aanbestedingsvorm Opdrachten van de gemeente Weert worden primair aanbesteed volgens de openbare aanbestedingsprocedures. In de Beslisboom in hoofdstuk 4 en de in hieronder weergegeven tabel met gemeentelijke en Europese drempelbedragen zijn de financiële grenzen per aanbestedingsvorm aangegeven. Hierbij geldt dat opdrachten voor werken, leveringen en diensten waarvan de geraamde waarde boven de in de Bao vermelde drempelbedragen valt, volgens de Europese aanbestedingsprocedures worden uitgevoerd. Voor aanbestedingen die onder de in de Bao vermelde drempelbedragen vallen gelden gemeentelijke regels. De gemeentelijke regels schrijven voor dat er openbaar, meervoudig onderhands of enkelvoudig onderhands aanbesteed moet worden, afhankelijk van het beschikbare budget c.q. raming van de kosten. De verschillende aanbestedingsvormen worden verder uitgewerkt in hoofdstuk 4 en de drempelbedragen zijn opgenomen in onderstaande tabel. Voor het aanbesteden van Werken onder de Europese drempelbedragen geldt de verplichting dat er gewerkt wordt met het meest recente aanbestedingsreglement, zoals dit door het college vastgesteld is. Voor het aanbesteden van Diensten en Leveringen is er voor niet-europese aanbestedingen geen aanbestedingsreglement. Wel dient de gemeente Weert te voldoen aan de basisbeginselen van de Europese wet en regelgeving. Dat wil zeggen dat de procedure: transparant, non discriminerend en objectiviteit moet zijn. Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 9

10 In onderstaande tabel zijn de drempelbedragen opgenomen welke bepalend zijn voor welke procedure er bij een bepaald budget/ raming gevolgd moet worden: Aanbestedingsvorm Werken * Leveringen * Diensten * Opmerking Europees 1 Per > Per > Per > Openbaar 2 Per > > > Drempel wordt eens per 2 jaar herzien Meervoudig onderhands Per > Per > Per > Minimaal 3 offertes Meervoudig onderhands Per < Per < Per < Minimaal 2 offertes Enkelvoudig onderhands < < < Minimaal 1 offerte * Voor wat betreft de uitsplitsing naar soorten opdrachten is aansluiting gezocht bij de definities die de Europese Regelgeving hanteert voor werken, leveringen en diensten. Bovenstaande drempelbedragen kunnen 4-jaarlijks geïndexeerd worden, met uitzondering van de Europese drempelbedragen welke vastgesteld worden door de Europese Commissie. Indien er door een afdeling van het inkoop en aanbestedingsbeleid afgeweken wil worden, dan bestaat er die mogelijkheid. De betrokken afdeling meldt afwijking bij de sectordirecteur en deze bepaalt of hij de afwijking gerechtvaardigd vindt. Indien de sectordirecteur de afwijking gerechtvaardigd vindt dan vraagt de afdeling om toestemming aan het college van B&W. In die gevallen zal moet de inkoopfunctie om advies worden gevraagd. Afwijkingen zijn alleen mogelijk als er politieke, strategische of financiële redenen zijn. Afwijkingen van een Europese procedure zijn nooit mogelijk. Iedere aanbesteding vanaf een bedrag vanaf dient gemeld te worden aan de inkoopfunctie. Het splitsen van opdrachten om een openbare of meervoudig onderhandse aanbesteding te ontlopen of om onder de Europese drempelbedragen te blijven is bij wet verboden. De gemeente Weert is één aanbestedende dienst en zou, volgens de Europese Wet en regelgeving organisatiebreed, bijvoorbeeld op basis van de CPV-code, collectief alle geplande inkopen moeten bundelen en in een keer moeten aanbesteden. Volgens de richtlijn mag men niet bewust splitsen of bijzondere regels gebruiken om onder de richtlijn uit te komen. De inkoopfunctie maakt jaarlijks op basis van de financiële analyse en de sectorplannen een inkoopjaarplan, waarin zij oa adviseert aan het college van B&W welke geplande inkopen gebundeld zouden moeten worden. Door te werken op basis van een inkoopjaarplan wordt rekening gehouden met de strekking van de richtlijn en wordt het zoveel collectief aanbesteden gewaarborgd. Selectie- en gunningscriteria Om bij een aanbesteding in aanmerking te komen voor een opdracht, moet voldaan worden aan door de aanbestedende partij opgestelde criteria. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen selectiecriteria (bedrijfssituatie van de inschrijver) en gunningscriteria (aanbieding). In bijlage 6 wordt dit onderscheid verder toegelicht. Tijdsduur aanbesteden Aanbesteden is een complex proces met vele procesfasen. Goed aanbesteden betekent vorm en inhoud geven aan dat proces en dus tijd inruimen voor de onderscheiden fasen. In de planning van de werkprocessen dient de nodige tijd voor het aanbestedingsproces te zijn ingeruimd daar, zeker bij Europese en openbare procedures, termijnen al gauw oplopen tot enige maanden. De tijdsduur zal nimmer een 1 Met of zonder voorselectie 2 Met of zonder voorselectie Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 10

11 rol spelen bij de aanbestedingsprocedure. In ambtelijke adviezen dient de consequentie van een goede aanbestedingsprocedure volledig te zijn opgenomen. Het is dan ook noodzakelijk dat de sectoren direct na het vaststellen van de begroting door de gemeenteraad een inkoopjaarplan opstellen, hiervan melding maken bij de inkoopfunctie en de aanbestedingsprocedures tijdig plannen. Het inkoopjaarplan wordt ter goedkeuring aan het College voorgelegd. Ook het aanvragen van subsidies kan aanleiding zijn om de aanbestedingsprocedure te starten. Bij het verkrijgen van een positieve beschikking wordt daaraan immers vaak een voorwaarde verbonden over het tijdstip van de aanvang dan wel de oplevering van het project. Om deze kritieke data te halen kan met het aanbestedingsproces niet worden gewacht op het afkomen van de definitieve subsidiebeschikking. Aanbestedingsdossier Van iedere aanbestedingsprocedure wordt een aanbestedingsdossier bijgehouden. Een dergelijk dossier is bedoeld om: - Te worden gebruikt voor het opstellen van Sector rapporten aan het bestuur; - Als sturingsinstrument te dienen voor nog in procedure te brengen aanbestedingen. - In geval van een rechtszaak het verloop van het aanbestedingsproces aan te kunnen tonen; - Bij de jaarlijkse accountantscontrole aan te kunnen tonen dat de gemeente rechtmatig gehandeld heeft. Het aanbestedingsdossier bevat alle bij een aanbesteding verzamelde gegevens, waaronder de verschillende offertes, de selectie- en/of gunningscriteria die gebruikt zijn om tot een keuze te komen en een kopie van de gunningsbrief. Conform huidige regelgeving worden de aanbestedingsdossiers 5 jaar bewaard, gezien de omvang per dossier verdient het wellicht aanbeveling aanbestedingsdossiers te digitaliseren. Hiermee kan ruimte bespaard worden en kunnen de verschillende sectoren toch alle bij de aanbesteding gebruikte stukken archiveren. Het dossier is in beginsel openbaar volgens de Wet Openbaarheid van Bestuur, voor zover geen vertrouwelijke en concurrentiegevoelige gegevens van bedrijven in het geding zijn. Met deze dossiervorming wordt tevens de openheid en de transparantie van de aanbesteding bevorderd. De dossiers worden aangelegd en bijgehouden door de aanbestedende afdeling. Na gunning van de opdracht worden relevante gegevens van het proces gearchiveerd in het centrale archief. In de Archiefwet 1990 worden in de artikelen eveneens regels gesteld in het kader van de openbaarheid. Bij de aanmelding van de aanbesteding zal door de inkoopfunctie worden aangegeven welke gegevens worden verlangd. In geval de inkoopfunctie de organisatie van het aanbestedingsproces verricht, verstrekt zij een volledige kopie van het aanbestedingsdossier aan de betreffende afdeling c.q. sector. Sectoren zijn verantwoordelijk voor het aanleggen en bijhouden van een aanbestedingsdossier en de levering van relevante gegevens aan de inkoopfunctie. Inkoopfunctie Teneinde tot een efficiënt uitgevoerd aanbestedingsbeleid te komen waarin de naleving van Bao centraal gecoördineerd kan worden, is er binnen de sector Middelen, afdeling F+B een voor alle sectoren opererende inkoopfunctie geformeerd. Deze inkoopfunctie heeft een adviesrol richting de sectoren. In hoofdstuk 5 van deze nota zijn de verantwoordelijkheden van de sectoren en de centraal faciliterende inkoopfunctie aangegeven. Vanwege o.a. de specifieke (juridische) deskundigheid, de mogelijke kwetsbaarheid, de beschikbaarheid van een extern netwerk is besloten de inkoopfunctie vooralsnog in te vullen door mede gebruik te maken van een extern inkoopbureau. In algemene zin kan worden gesteld, dat de taak van de inkoopfunctie het adviseren betreft van de sectoren en/of afdelingen inzake aanbestedingen. Door in een vroeg stadium al te bedenken welke opdrachten kunnen worden geclusterd, komt men tot grotere projecten die door een openbare aanbesteding goedkoper op de markt gebracht kunnen worden dan kleine opdrachten die snel onderhands aanbesteed worden. Het mes snijdt in dat geval aan twee kanten: het voordeel van clustering en het voordeel door openbaar aanbesteden. Een mogelijk nadeel van clusteren is echter dat het kan leiden tot vertraging voor één of meerdere sectoren. De sectoren zullen zich dan ook vooraf in overleg met de inkoopfunctie beraden op de mogelijkheid tot het inzetten van deze functie in de specificatiefase van een aanbesteding (zie ook bijlage 4). De inkoopfunctie begeleidt de meer complexe aanbestedingsprocessen. Afhankelijk van de aanbeste- Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 11

12 ding kan de inkoopfunctie de uitvoering van haar discipline aan een ander onderdeel van het verwervingsteam overdragen. Voorts kan de inkoopfunctie op verzoek het aanbestedingsproces voor de afdelingen of sectoren uitvoeren. Daarnaast wordt door de inkoopfunctie de inkoopbehoefte gemeentebreed geïnventariseerd, om te komen tot een gezamenlijke aanpak van de aanbesteding van sectoroverstijgende producten. De inkoopfunctie registreert de doorlopende aanbestedingen, coördineert het samenvoegen van opdrachten en ontwikkelt beleid voor aanbesteden en contractvorming. Verder rapporteert de inkoopfunctie jaarlijks aan de Belastingdienst Douane door het invullen van de gegunde Europees aanbestede opdrachten. Ook als er voor het opstellen van het bestek of het pakket van eisen een externe adviseur ingeschakeld wordt, is de inkoopfunctie als aanspreekpunt binnen de organisatie voor (Europees) aanbesteden bij het traject betrokken. De inkoopfunctie is ondergebracht bij de sector Middelen. De inkoopfunctie rapporteert aan de concerncontroller en deze rapporteert aan het Management Team over de door hun sectoren via de inkoopfunctie gemelde en/of uitgevoerde aanbestedingen. Van deze rapportages wordt gebruik gemaakt bij het opstellen van de jaarverslagen van de sectoren. Door de inkoopfunctie wordt ook gerapporteerd aan het Management Team over de door haar uitgebrachte adviezen en/of de uitgevoerde aanbestedingen; deze rapportage gaat ter kennisname naar College en Cie A.Z. Meer informatie over de inkoopfunctie staat in bijlage 9. Mandatering en Administratieve Organisatieprocedures (A&O-procedures))* B en W hebben de bevoegdheid tot het vaststellen van bestekken, aanbesteden en gunnen van werken, leveringen en diensten tot een bedrag van , - gemandateerd aan de directeuren van de betreffende sectoren. Dit bedrag van staat altijd gelijk aan het drempelbedrag van Europees aanbesteden van leveringen en is van toepassing op diensten, leveringen en werken. Via submandaat of ondermandaat mogen zij deze bevoegdheid aan medewerkers van hun sectoren doorgeven. Deze submandatering/ondermandatering heeft tot gevolg gehad dat vele functionarissen bevoegd zijn tot het verstrekken van opdrachten. Het (sub)mandaat is in de Mandatenregeling 2002, opgesteld door de sector Middelen en vastgesteld door B&W en gemeenteraad. Deze mandaatregeling dient actueel gehouden te worden door de sector Middelen. Om risico s van een inconsistent, onjuist, onzorgvuldig en ondoelmatig procedureverloop te voorkomen, worden de bestaande A&O-procedures opnieuw beoordeeld en zo nodig verbeterd. De inkoopfunctie toetst de aanbestedingen aan de regelgeving en zorgt dat een optimale objectiviteit is gewaarborgd. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt vastgelegd in A&O-procedures; de inkoopfunctie geeft hiervoor algemene aanwijzingen. )* bovenstaand voorstel loopt thans Concurrentiestelling en één-op-één relaties Het bedrijfsleven heeft baat bij een goede concurrentiestelling van de gemeente. Wanneer de gemeente een goed aanbestedingsbeleid voert zal dit naar verwachting ook tot positieve ontwikkelingen leiden bij het bedrijfsleven. De effectiviteit van eerlijke concurrentie wordt bevorderd door het tegengaan van: - De procedure waarbij alleen bepaalde leveranciers toegestaan worden een offerte in te dienen; - De preferente behandeling van een leverancier die ook anderszins belangen heeft (reciprociteit); - Het toestaan van een speciale behandeling van een bepaalde leverancier die aangeraden of geprefereerd wordt door het hogere management en/of de politiek. Een vaste één-op-één en/of huisleveranciersrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer houdt voor beide partijen groot gevaar in op het moment dat zich omstandigheden voordoen die de relatie verstoren. Het door externe oorzaken wegvallen van de belangrijkste opdrachtgever kan zelfs het gevaar van een faillissement van de opdrachtnemer inhouden. Verder is voor de opdrachtgever het gevaar aanwezig van contractinflatie. Lokaal of regionaal leveranciersbeleid Lokale leveranciers kunnen als onderdeel van het aanbestedingsbeleid worden uitgenodigd tot het doen van een aanbieding. De selectie en keuze van de uiteindelijke leverancier voor een product of dienst zal alleen op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie en gunningscriteria plaatsvinden. Er geldt geen lokaal of regionaal voorkeursbeleid. Er mogen wel eisen gesteld worden aan de opdrachtgever als er specifieke ervaring noodzakelijk is van de Weerter gemeenschap. Een voorbeeld is het inkopen van Reïntegratietrajecten. Duurzaam inkopen De sectoren zijn zelf verantwoordelijk voor het aan de orde stellen van duurzaamheidsaspecten in de specificatiefase. Deze zogenaamde checklijsten worden door de sector opgesteld. Het behoort tot de Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 12

13 ethiek van de sector om zichzelf aan deze verantwoordelijkheden te herinneren en, als ter zake doende specificaties worden opgenomen, deze zo goed mogelijk te realiseren. Uitgangspunt bij de inkoopfunctie is het behalen van de beste prijs/kwaliteitverhouding. Sectoren zijn daarom verantwoordelijk voor de keuze en eventuele (financiële) consequenties bij implementatie van duurzaamheidsaspecten voor een product of dienst. ARBOwet en -regelgeving Al het geleverde dient te voldoen aan de Nederlandse ARBO wet en -regelgeving, o.m. door de op dat gebied door de Arbeidsinspectie (Ministerie van Sociale Zaken) gegeven aanwijzingen in publicatiebladen in acht te nemen. Mantelovereenkomsten Onder een mantelovereenkomst wordt verstaan elke vorm van overeenkomst of contract, waarin voor een langere periode met een leverancier is overeengekomen dat bepaalde producten tegen van tevoren overeengekomen condities worden ingekocht. Mantelovereenkomsten worden gebruikt voor gebundelde opdrachten (zie verder bijlage 5). Positie sociaal werkvoorzieningschap Het sociaal werkvoorzieningschap, de Rissebedrijven, is geen onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Hierdoor is de gemeente niet verplicht om van hun diensten gebruik te maken. De gemeente Weert kan ervoor kiezen om deelneming aan een aanbestedingsprocedure voor te behouden aan de sociale werkvoorziening De Risse. Een voorwaarde hierbij is dat de meerderheid van de bij de uitvoering van de voorbehouden overheidsopdracht betrokken werknemers arbeidsgehandicapten zijn. (art. 19 van de Boa) Indien er gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om een opdracht rechtstreeks te gunnen aan een SW-bedrijf, dan dienen het prijsniveau en de kwaliteit marktconform te zijn. De marktconformiteit dient aangetoond te kunnen worden door op gezette tijden een benchmark op lopende overeenkomsten uit te voeren. Voor alle duidelijk moet hierbij vermeld worden dat het gaat om een concurrentiestrijd tussen SWbedrijven, dit is niet hetzelfde als rechtstreeks gunnen. Dit zou dus betekenen dat er wel een reguliere procedure gevolgd dient te worden, maar dat hierop alleen SW-bedrijven kunnen inschrijven. Er is op dit moment nog geen duidelijkheid, lees: jurisprudentie, over de status en de concurrentie tussen SW-bedrijven, tot die tijd kan er rechtstreeks gegund worden aan de Risse. Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 13

14 4 De beslisboom Vanuit de hiervoor aangegeven uitgangspunten - transparant, inzichtelijk en verifieerbaar - is de hoofdlijn van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid openbaar aanbesteden afgeleid. Uiteraard geschiedt dat boven de drempelbedragen Europees. Ingeval het werk, de levering of de dienst onder de drempel voor Europees aanbesteden ligt, zijn er keuzemogelijkheden. Deze hangen vooral samen met de omvang van de opdracht in financiële zin en overige criteria (zie pagina 10 e.v.). Gemeenten met een vastgesteld inkoop- en aanbestedingsbeleid koppelen de financiële omvang van het product aan de te kiezen aanbestedingsvorm. De voor de gemeente Weert geldende grenzen zijn in de hierna volgende beslisboom aangegeven voor enerzijds werken en anderzijds voor de categorie diensten en leveringen. Per beslispunt worden er toelichtingen gegeven om onder meer interpretatieverschillen tot een minimum te beperken. Alle bedragen die in deze nota voorkomen zijn exclusief BTW. De volgende vormen van aanbesteden worden onderscheiden met tussen haakjes de Europese equivalenten: Openbare aanbestedingsprocedures 1 De openbare aanbesteding (openbare Europese procedure) Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven (dat wil zeggen een prijsaanbieding kan doen). 2 De aanbesteding met voorafgaande selectie (niet-openbare Europese procedure) Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor - na selectie van de gegadigden - één of meer van de aanbiedende partijen (bij Europese procedure minimaal vijf) tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd. Meervoudig Onderhandse aanbestedingsprocedures 3 De onderhandse aanbesteding Hierbij is een onderscheid te maken in onderstaande vormen: a) De meervoudig onderhandse aanbesteding (onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, slechts in uitzonderlijke omstandigheden toegelaten). Dit is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie (EU-richtlijnen: minimaal drie) natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de aanbesteder aan te wijzen) tot inschrijving of tot onderhandeling wordt uitgenodigd. b) De meervoudig onderhandse aanbesteding na selectie (onderhandelingsprocedure na voorafgaande bekendmaking). Een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de aanbesteder aan te wijzen) in de gelegenheid wordt gesteld deel te nemen aan een selectie, waarna één of meer van hen (EU-richtlijnen: minimaal drie) tot inschrijving of tot onderhandelingen kunnen worden uitgenodigd. 4 Enkelvoudige onderhandse aanbesteding In geval van een enkelvoudige onderhandse aanbesteding bepaalt de budgethouder zelfstandig welke potentiële leverancier een offerteaanvraag krijgt. Dit vereist een korte marktanalyse waarbij de ervaring en kennis van de inkoopadviseur veel toegevoegde waarde kan geven. Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 14

15 Herziene aanbestedingsbeleid Gemeente Weert 2006 Aanbesteden? Reden aanwezig om af te wijken van voorgeschreven procedure? Nee > of > ? Nee < en > Nee < en > Ja Ja Nee Bundeling conform de CPV-code lijst? Advies college van B&W positief? Nee Ja Ja Ja / nee Nee Ja Drempel europees aanbesteden overschreden? Aanbestedingsprocedure conform B&W advies Inschrijving Openbare aanbesteding Meervoudig onderhandse aanbesteding (minimaal 3 offertes) Meervoudig onderhandse aanbesteding (minimaal 2 offertes) Enkelvoudig onderhands aanbesteden Ja Europees aanbesteden Besluit tot gunning voorleggen aan college van B&W Einde Einde Einde Einde Einde Einde Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 15

16 Samenvattend kan worden gesteld: - Boven de drempelbedragen van de Europese richtlijnen wordt Europees aanbesteed voor werken, leveringen en diensten. - Werken onder het drempelbedrag, maar boven worden openbaar aanbesteed. - Werken kleiner dan maar groter dan worden meervoudig onderhands aanbesteed (punt tien van de beslisboom ) met minimaal drie offertes. - Werken kleiner dan maar groter dan worden meervoudig onderhands aanbesteed met minimaal 2 offertes. - Leveringen en diensten boven worden openbaar aanbesteed, tenzij er dringende redenen zijn om hiervan af te wijken (zie o.a. toelichting 6 in beslisboom ). - Leveringen en diensten kleiner dan en groter dan worden meervoudig onderhands aanbesteed (punt tien van de beslisboom ) met minimaal drie offertes. - Leveringen en diensten kleiner dan maar groter dan worden meervoudig onderhands aanbesteed met minimaal 2 offertes. - Werken, leveringen en diensten kleiner dan worden enkelvoudig onderhands m.a.w. éénop-één aanbesteed tenzij de opdracht. Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 16

17 5 Rollen en verantwoordelijkheden In voorgaande hoofdstukken is op veel plaatsen gewezen op rollen en verantwoordelijkheden van de sectoren en de inkoopfunctie. Naast het vastleggen van een eenduidige structuur voor aanbesteden of beter gezegd, juist voortvloeiend hieruit, dienen rollen en verantwoordelijkheden duidelijk te zijn. Het proces van aanbesteden kent vele fasen, zoals aangegeven in bijlage 4; fasen waarin zowel de sectoren als de inkoopfunctie een rol spelen. En juist die samenwerking moet garanties bieden op de verdere ontwikkeling van een kwalitatief hoogwaardig aanbestedingsproces binnen de gemeente. In onderstaand schema zijn stapsgewijs per fase de rollen en verantwoordelijkheden weergegeven. Sectoren Inkoopfunctie Opmerkingen Vaststellen beleid Ja Ja Opdrachtgever MT; jaarlijkse evaluatie en besluitvorming B&W. Uitvoeren procedures Inkoopbehoefte per sector per jaar Doormandatering aanbestedingsbevoegdheden Vastlegging in A&O procedures Afwijken van procedures Aanbestedingsdossier Jaarlijkse rapportage door de inkoopfunctie Leveranciersbestand Ja Facilitair Sectoren primair verantwoordelijk. Controle vindt plaats door de sectorcontrollers Ja Ja Sectoren leggen inkoopplan voor; de inkoopfunctie toetst op sectoroverstijgende producten. Ja - Directeur van de sector regelt; toezicht door concerncontroller. Ja Ja Sectoren verantwoordelijk; de inkoopfunctie geeft aanwijzingen. Ja Ja Directeur van de sector beslist. Altijd advies van de inkoopfunctie. Ja - Per project een dossier. Jaarlijkse rapportage aan de inkoopfunctie. - Ja De inkoopfunctie rapporteert jaarlijks bevindingen aan sectoren en MT. Ja - De inkoopfunctie beheert het centraal aangelegde leveranciersbestand en fungeert als vraagbaak voor de sectoren. - Ja De inkoopfunctie beheert de centraal aangelegde contractenregistratie en fungeert als vraagbaak voor de sectoren Ja Ja De inkoopfunctie coördineert; sectoren leveren gegevens aan. Contractenregistratie Leveranciersbeoordeling Evaluatie beleid Ja Ja Jaarlijkse evaluatie. De inkoopfunctie coördineert. Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 17

18 Rol concerncontroller Bij het aanbesteden is een specifieke taak weggelegd voor de concerncontroller. Indien er een afwijking op het inkoop en aanbestedingsbeleid plaats vindt, dan dient deze gemeld te worden bij de concerncontroller. Daarnaast dient hij zich er van te vergewissen dat dit aanbestedingsbeleid bestaat. Uiteraard kan de concerncontroller op door hem gewenste momenten bij sectoren een audit laten uitvoeren over de wijze waarop het aanbestedingsbeleid in de praktijk gestalte wordt gegeven. Sectorcontroller De sectorcontroller coördineert de contacten binnen de Sector en treedt op als tussenpersoon tussen de inkoopfunctie en de budgethouder en materiedeskundige van de Sectoren. Rol accountant De accountant, die door de raad aangewezen wordt, is verplicht een rechtmatigheidscontrole uit te voeren. Hij geeft niet langer alleen een oordeel over het getrouwe beeld, maar over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid tezamen. Bij de rechtmatigheid gaat het erom, dat baten en lasten en de balansmutaties in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving en de relevante raads- en collegebesluiten tot stand zijn gekomen. Ook beoordeelt de accountant de uitvoering van het aanbestedingsbeleid. De rekenkamer is tenslotte bevoegd een onderzoek uit te voeren naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. De rekenkamer kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen. Regionale samenwerking Wie niet sterk is moet slim zijn. Bij een aantal productgroepen van voornamelijk repeterende inkoop geldt massa = kassa. Weert is op zich te klein van omvang om grote volumes te kunnen genereren. Een mogelijke oplossing is dan samenwerking met buurgemeenten. Op die wijze wordt een interessant volume bereikt voor potentiële leveranciers welke ook nog logistieke voordelen voor hen opleveren die terug te vinden moeten zijn in betere prijzen voor de samenwerkende gemeenten. Productgroepen als elektriciteit, uitzendkrachten, WVG hulpmiddelen en reïntegratietrajecten zijn uitermate geschikt voor gezamenlijke aanbesteding. Het zoeken naar samenwerking mag echter het in te zetten proces van professionalisering van de inkoop niet vertragen door kansen op dit vlak. Rol inkoopadviseur De inkoopadviseur heeft, zoals zijn functienaam reeds aangeeft, een adviserende functie. Hij begeleidt aanbestedingen en functioneert als vraagbaak voor de sectoren. Daarnaast geeft de inkoopadviseur gevraagd en ongevraagd advies aan de budgethouders over mogelijke verbeteringen en besparingen bij het inkoopproces. Sectoren dienen de inkoopadviseur te raadplegen bij aanbestedingen met een (geschatte) opdrachtsom vanaf ,-. Daar er één FTE beschikbaar zal zijn voor de inkoopfunctie, is de daadwerkelijke rol die de inkoopadviseur kan spelen afhankelijk van de werkdruk waar hij mee geconfronteerd wordt. Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 18

19 6 Effecten van het aanbestedingsbeleid Het geformaliseerde aanbestedingsbeleid heeft een eenduidig structurerend karakter. Alle sectoren werken conform de vastgestelde richtlijnen van het voorliggende beleid. Uitvoering van dit beleid betekent, naast kennis over de spelregels, tevens de verdere ontwikkeling van vaardigheden m.b.t. aanbesteden. Aanbesteden is een complexe materie, een proces met vele deelfasen. Elke fase vereist specifieke vaardigheden. Enkele aspecten: - Strategische kennis van de markt voor het uitvoeren van marktanalyses; - Kennis van en het correct toepassen van selectie- en gunningscriteria; - Vaardigheden voor beoordeling van open begrotingen aan de hand van zelf op te stellen of door een derde geleverde gemeentebegrotingen ; - Onderhandelingsvaardigheden. In samenhang met het voorliggende beleid kunnen sectoren in hun vorming- en opleidingsplannen inspelen op bovenstaande aspecten. Zo kunnen vervolgens individuele - maatwerk - opleidingsprogramma s of sectoroverstijgende opleidingen worden opgesteld. 7 Evaluatie van het beleid Beleid vastleggen is één; de uitvoering ervan vraagt naast kennis in veelal technische contractvoorwaardelijke zin, ook vaardigheden in andere zin. Vaardigheden op het terrein van onderhandelen en kennis van de markt lijken de belangrijkste. Immers, naast het proces van openbaar aanbesteden, waarbij de beste prijs/ kwaliteitsverhouding vaak doorslaggevend is, zal er bij alle andere vormen regelmatig sprake zijn van een onderhandelingspositie. Waar nodig zullen de A&O-plannen van de verschillende sectoren daarop kunnen inspelen. Uiteraard zal er wat dat betreft nog het een en ander ontwikkeld moeten worden in 2004, zoals: - A&O-procedures 3 ; - Leveranciers evaluatiesysteem; - Bijstelling drempelbedragen beslisboom d.m.v. indexering. Tenslotte zal het beleid jaarlijks geëvalueerd - en waar nodig bijgesteld worden. 3 A&O wordt gedefinieerd als het geheel van organisatorische maatregelen m.b.t. het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, welke zijn gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van zowel het functioneren en besturen van de gemeente als de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 19

20 Bijlagen inkoop- en aanbestedingsbeleid 1. Het begrip aanbesteden ; 2. Wettelijke regelgeving; 3. Concurrentiestelling; 4. Het aanbestedingsproces; 5. Mantelovereenkomsten; 6. Selectie en gunningscriteria; 7. Aankondigingen; 8. De inkoopfunctie; 9. Verantwoording beleid en controle; 10. Belangrijke afwijkende artikelen uit de BAO t.o.v. de oude richtlijnen 11. Passages uit de BAO; 12. Procedures en mogelijke redenen om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid 13. Uitzonderingen op de U.A.R Uitzonderingen op de DNR Inkoopvoorwaarden gemeente Weert; 16. Nieuwe ontwikkelingen en Samenwerkingsvormen. Aanbestedingsbeleid Weert 2006 pagina 20