Mandaatregeling Facilitair Service Centrum. 1 juli 2014

Transcriptie

1 Mandaatregeling Facilitair Service Centrum 1 juli 2014

2 Mandaten en ondermandaten Facilitair Service Centrum (FSC) Deze mandaatregeling is goedgekeurd en vastgesteld door het College van Bestuur op 1 juli 2014 en vervangt alle eerdere mandaatregelingen bij het FSC. Wijzigingen dienen op voorstel van de Directeur FSC te worden goedgekeurd en vastgesteld door het College van Bestuur. N.B.: De mandaten worden op functie verleend. De namen die bij de functies vermeld staan zijn slechts ter informatie toegevoegd en kunnen gedurende de geldigheidsduur van deze regeling wijzigen. De mandaatregeling wordt jaarlijks geactualiseerd. 1 Voor meer informatie over de mandaatregeling kunt u contact opnemen met Juridische Zaken (ext. 3075). Inhoud Hoofdstuk 1 Facilitair Service Centrum Mandaten van het College van Bestuur aan de Directeur FSC Hoofdstuk 2 Facilitair Management Ondermandaten personeel en financiën afdelingen Hoofdstuk 3 Onderhoud Ondermandaten personeel en financiën afdelingen Hoofdstuk 4 Operationele Services A. Ondermandaten personeel en financiën afdelingen B. Bijzondere mandaten veiligheidsfunctionarissen Hoofdstuk 5 Overig FSC Ondermandaten personeel en financiën afdelingen Toelichting Bijlage: Organogram FSC 1 Zie toelichting onder Mandaten op functie

3 Hoofdstuk 1 Facilitair Service Centrum ( FSC ) Mandaten van het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur Universitaire Bestuursdienst ( AD UBD ) AD UBD Dhr. drs. J.M.M. Kessels Plaatsvervanger: Drs. L.A. van de Zande PERSONEEL FSC Besluiten (1) aangaande het bij de dienst geplaatste personeel. Besluiten over het aanstellen, bevorderen en ontslaan van OBP-personeel in schaal 14 of hoger worden genomen in overeenstemming met het College van Bestuur Besluiten (1) aangaande de arbeidsomstandigheden bij de dienst. Besluiten (2) aangaande het opleggen en ten uitvoer brengen van disciplinaire maatregelen aan het bij de dienst geplaatste personeel. NB: Deze bevoegdheid kan niet aan medewerkers worden doorgemandateerd. Uitzondering: - besluiten aangaande de eigen persoon; - beslissingen op bezwaar. Besluiten (3) die gevolg hebben voor de financiële toestand van de universiteit, voor zover het op geld waardeerbare verplichtingen betreft die ten laste of bate komen van de dienst conform de vastgestelde begroting van de dienst. besluiten met een op geld waardeerbare verplichting ten laste of bate van de dienst hoger dan ,- (zegge vijfhonderdduizend euro); het oprichten van, deelnemen in of liquideren van aan de UU gerelateerde rechtspersonen; besluiten tot het aangaan of verstrekken van geldleningen en het doen van beleggingen; het openen of sluiten van een aan de UU gerelateerde bankrekening. HUISVESTING (gebouwbeheer) Met betrekking tot besluiten (4) in het kader van het dagelijks beheer en het treffen van ordemaatregelen met betrekking tot ruimten waarvoor de Directeur FSC als dagelijks beheerder is aangewezen. Dit betreft in ieder geval besluiten omtrent: de huishoudelijke orde, met inbegrip van het vaststellen van huisregels en het treffen van ordemaatregelen; het gebruikersonderhoud en de technische voorzieningen; de algemene huishoudelijke dienstverlening. November

4 Eerste ondermandaat van de AD UBD aan de Directeur FSC Directeur FSC Dhr. drs. E.A. Verzendaal Plaatsvervanger: Manager Facilitair Management (FM) PERSONEEL FSC Besluiten (1) aangaande het bij de dienst geplaatste personeel. Besluiten over het aanstellen, bevorderen en ontslaan van OBP-personeel in schaal 14 of hoger worden genomen in overeenstemming met het College van Bestuur Besluiten (1) aangaande de arbeidsomstandigheden bij de dienst. Besluiten (2) aangaande het opleggen en ten uitvoer brengen van disciplinaire maatregelen aan het bij de dienst geplaatste personeel. NB: Deze bevoegdheid kan niet aan medewerkers worden doorgemandateerd. Uitzondering: - besluiten aangaande de eigen persoon; - beslissingen op bezwaar. Besluiten (3) die gevolg hebben voor de financiële toestand van de universiteit, voor zover het op geld waardeerbare verplichtingen betreft die ten laste of bate komen van de dienst conform de vastgestelde begroting van de dienst. besluiten met een op geld waardeerbare verplichting ten laste of bate van de dienst hoger dan ,- (zegge vijfhonderdduizend euro); het oprichten van, deelnemen in of liquideren van aan de UU gerelateerde rechtspersonen; besluiten tot het aangaan of verstrekken van geldleningen en het doen van beleggingen; het openen of sluiten van een aan de UU gerelateerde bankrekening. HUISVESTING (gebouwbeheer) Met betrekking tot besluiten (4) in het kader van het dagelijks beheer en het treffen van ordemaatregelen met betrekking tot ruimten waarvoor de Directeur FSC als dagelijks beheerder is aangewezen. Dit betreft in ieder geval besluiten omtrent: de huishoudelijke orde, met inbegrip van het vaststellen van huisregels en het treffen van ordemaatregelen; het gebruikersonderhoud en de technische voorzieningen; de algemene huishoudelijke dienstverlening. (1) Kaders: Arbeidsvoorwaarden UU en richtlijnen in het kader van de Arbeidsomstandighedenwet. Overig vastgesteld en bekendgemaakt personeels- en arbeidsomstandighedenbeleid UU. (2) Kaders: CAO NU, Regeling Orde- en disciplinaire maatregelen. (3) Kaders: Vastgesteld en bekendgemaakt beleid UU. (4) Kaders: Aanwijzingen Directeur V&C. November

5 Hoofdstuk 2 Facilitair Management (FM) 2 e ondermandaat van Directeur FSC aan manager FM Manager FM Mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Directeur FSC is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en limitatief te willen zijn - ouderschapsverlof; afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van (zegge vijfentwintigduizend euro) November

6 3 e ondermandaat van manager FM aan Lokaal facility manager/parkmanager Lokaal facility manager Regio Oost dhr. M.L.J. de Wilde Lokaal facility manager Regio Centrumgebied mw. J.H.L. Noordhof Lokaal facility manager Regio West dhr. J.S. Petrusma Lokaal facility manager Regio Binnenstad mw. J.M. Ligteringen Parkmanager openbare ruimten dhr. J. Verwoerd Mandaat Personeel zoals dat door de Directeur FSC aan de manager FM is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van: limitatief te willen zijn - ouderschapsverlof; afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van 500 (zegge vijfhonderd euro) November

7 4 e ondermandaat van Lokaal facility manager aan Teamleider FM Teamleider meld- & uitgiftepunt Regio Oost dhr. A.W. van Helmondt Teamleider gebouwzorg Regio Oost dhr. A.H. Lenting Teamleider gebouwzorg Regio Centrumgebied mw. M. Bloemink Teamleider gebouwzorg Regio Centrumgebied Dhr. F.J. Verissimo Teamleider AV ondersteuning Regio Centrumgebied dhr. T.G.J. Hijman Teamleider gebouwzorg Regio West dhr. R.A. van Vliet Teamleider gebouwzorg Regio West dhr. N.G.H. Willers Mandaat Personeel zoals dat door de manager FM aan de Lokaal facility manager is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en limitatief te willen zijn - ouderschapsverlof; afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van 500 (zegge vijfhonderd euro) Teamleider uitgiftepunt Regio West mw. A.J. Wouters - Ernens Teamleider gebouwzorg Regio Binnenstad dhr. B. Firet Teamleider gebouwzorg Regio Binnenstad dhr. P.H. van der Lugt Teamleider meldpunt Regio Binnenstad mw. M.M. Green van Meeuwen November

8 Hoofdstuk 3 Onderhoud 2 e ondermandaat van Directeur FSC aan manager Onderhoud Manager Onderhoud dhr. W. Huijgens Mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Directeur FSC is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en limitatief te willen zijn - ouderschapsverlof; afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van (zegge vijfentwintigduizend euro) November

9 3 e ondermandaat van manager Onderhoud aan teamleider Onderhoud Teamleider Onderhoud Afdeling materiaal dhr. O.J. van de Beek Teamleider Onderhoud Regio Oost dhr. M.H.C.M. Thien Teamleider Onderhoud Regio Centrumgebied dhr. H. van de Kraats Teamleider Onderhoud Regio West dhr. H.J. Hellwich Teamleider Onderhoud Regio Binnenstad dhr. W.J. van Schaik Mandaat Personeel zoals dat door de Directeur FSC aan de manager Onderhoud is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en limitatief te willen zijn - ouderschapsverlof; afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van 500 (zegge vijfhonderd euro) November

10 Hoofdstuk 4 Operationele Services (OS) A. ONDERMANDATEN PERSONEEL EN AFDELINGEN 2 e ondermandaat van Directeur FSC aan manager OS Manager OS mw. L.M. Broere Doornkamp MSc Mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Directeur FSC is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en limitatief te willen zijn - ouderschapsverlof;; afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van (zegge vijfentwintigduizend euro) November

11 3 e ondermandaat van manager OS aan Hoofd afdelingen OS Afdelingshoofd Logistiek dhr. W. Gjaltema Afdelingshoofd Reststoffenbeheer dhr. ing. F.P. Kooiman Afdelingshoofd Security dhr. L.J.A. van Kuijk Mandaat Personeel zoals dat door de Directeur FSC aan de manager OS is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van: limitatief te willen zijn - ouderschapsverlof;; afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van 500 (zegge vijfhonderd euro) November

12 4 e ondermandaat van Hoofd afdeling OS aan Teamleider OS Teamleider Logistiek dhr. A.R. van den Berg Teamleider Security dhr. A. Engels jr. Teamleider Security dhr. H.J. van der Linden Teamleider Security dhr. M. van Milligen Teamleider Security dhr. R.P.A. Mulder Teamleider Security dhr. I. Schenk Mandaat Personeel zoals dat door de manager OS aan de Hoofd afdeling OS is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en limitatief te willen zijn - ouderschapsverlof;; afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van 500 (zegge vijfhonderd euro) B. BIJZONDERE MANDATEN VEILIGHEIDSFUNCTIONARISSEN Bijzonder mandaat van het College van Bestuur aan Veiligheidsfunctionarissen Stralingsdeskundige De uitoefening van bevoegdheden uit hoofde van de dhr. ing. F.P. Kooiman complexvergunning krachtens de Kernenergiewet November

13 Hoofdstuk 5 Overig FSC 2 e ondermandaat van Directeur FSC aan managers IAC & stafafdelingen Manager IAC dhr. ir. E.J. Faase Mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Directeur FSC is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en limitatief te willen zijn - ouderschapsverlof;; afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van (zegge vijfduizend euro) Manager Bedrijfsbureau dhr. M.J.M. van Kinderen Mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Directeur FSC is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en limitatief te willen zijn - ouderschapsverlof;; November

14 afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van (zegge vijfduizend euro) Manager KRM dhr. H.W. Strikwerda Mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Directeur FSC is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en limitatief te willen zijn - ouderschapsverlof;; afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van (zegge vijfduizend euro). TOEZICHT Het in het kader van de Arbeidsomstandighedenwet geven van richtlijnen en aanwijzingen aan de mandatarissen m.b.t. de uitoefening van de bevoegdheden ten aanzien van de zorg van de arbeidsomstandigheden. Controller dhr. drs. W.J. Jongerius Mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Directeur FSC is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en November

15 limitatief te willen zijn - ouderschapsverlof;; November

16 Toelichting Algemeen Dit register geeft limitatief aan wie binnen de dienst (beslissings)mandaathouder kunnen zijn. Plaatsvervanging Een plaatsvervanger heeft geen zelfstandig mandaat, maar treedt op bij afwezigheid van de mandaathouder (zoals in het normale spraakgebruik); Een (onder)mandaathouder hoeft strikt genomen geen plaatsvervanger te hebben. Indien hij geen plaatsvervanger heeft oefent degene, die hem de bevoegdheid heeft verleend, de bevoegdheid zelf uit. Uitzondering hierop vormt de Directeur FSC. Mandaten op functie / ad interim invulling door externen Zoals aan het begin van deze mandaatregeling al opgemerkt worden de mandaten op functie verleend. De namen die bij de functies vermeld staan zijn slechts ter informatie toegevoegd en kunnen gedurende de geldigheidsduur van deze regeling wijzigen. De mandaatregeling wordt jaarlijks geactualiseerd. Echter, in het geval een functie op interim basis door een persoon wordt vervuld die niet bij de Universiteit Utrecht is aangesteld, worden bij plaatsing van de betreffende persoon op de betreffende functie afspraken gemaakt over de bevoegdheden en mandaten die aan de betreffende persoon verleend zullen worden. In deze gevallen zal de mandaatregeling ad interim ingevuld door persoon niet aangesteld bij de Universiteit Utrecht vermelden in plaats van de naam van de betreffende persoon. Limitering mandaten Personeel en Financiën Personele bevoegdheden: De bevoegdheden met betrekking tot het aanstellen, bevorderen en ontslaan (m.u.v. disciplinair ontslag) zijn voorbehouden aan de Directeur FSC. Financiële bevoegdheden: Het financieel mandaat is beperkt tot de vastgestelde begroting van de eenheid. Dit betekent, dat uitgaven en inkomsten die niet in een begroting zijn voorzien altijd goedgekeurd dienen te worden door de mandaatgever. Binnen de vastgestelde begroting van de eenheid gelden voorts in beginsel de volgende limieten: Directeur FSC ,= Managers van de lijnafdelingen Managers van het IAC en de stafafdelingen BB, KRM en Control Hoofden van de onderafdelingen 500 Teamleiders binnen de afdelingen 500 Overige uitgangspunten bij de mandaatregeling FSC: Het betreft structurele mandatering van reguliere, routinematige handelingen. Bijzondere, eenmalige of projectgerelateerde mandaten worden hier niet in geregeld (CvB kan hiervoor ad hoc mandaat verlenen). Een mandaat als bedoeld in deze regeling houdt tevens in een volmacht om de UU te vertegenwoordigen. Mandaten en ondermandaten worden op functie verleend, de namen zijn alleen ter verduidelijking genoemd. Dit betekent dat de mandaatregeling niet bij iedere personeelswijziging hoeft te worden aangepast: degene die benoemd is in een functie heeft automatisch de bevoegdheden die in deze mandaatregeling zijn opgenomen. De mandaatregeling wordt eenmaal per jaar geactualiseerd. Bij die gelegenheid worden de nieuwe namen vermeld. In beginsel volgen de (onder)mandaten de hiërarchische lijn. Uitzonderingen hierop zijn bijzondere mandaten rechtstreeks aan medewerkers (op grond van wetten of regelingen UU). In deze gevallen verleent het College van Bestuur rechtstreeks mandaat aan de leidinggevende van de directie of aan een individuele medewerker. Het is de ondermandaathouder toegestaan om praktische redenen een zgn. ondertekenings- of afdoeningsmandaat te verlenen. Dit houdt in dat de ondermandaathouder inhoudelijk akkoord is met (een serie) besluiten of overeenkomsten, maar de verdere afhandeling overlaat aan een medewerker (denk aan bestellingen van potloden door een secretariaat etc.). De ondermandaathouder houdt een registratie bij van degenen aan wie hij/zij (regulier) ondertekeningsmandaat heeft verstrekt. Bij November

17 ondertekeningsmandaat luidt de ondertekening als volgt: namens het college van bestuur, overeenkomstig het besluit van de <mandaathouder>. Beheer mandaatregeling FSC De Directeur FSC legt jaarlijks een geactualiseerde versie van de mandaatregeling ter vaststelling voor aan het College van Bestuur. November

18 Teamleiders regio Oost Teamleiders regio Centrumgebied Teamleiders regio West Teamleiders regio Binnenstad Teamleider Post & Logistiek Teamleiders Security Lokaal Facility Manager Oost Lokaal Facility Manager Centrumgebied Lokaal Facility Manager West Lokaal Facility Manager Binnenstad Teamleider materiaal Teamleider Oost Teamleider Centrumgebied Teamleider West Teamleider Binnenstad Hoofd afdeling Post & Logistiek Hoofd afdeling Reststoffenbeheer Hoofd afdeling Security Mandaatregeling FSC Organogram FSC Directeur FSC Mandaat CvB Controller Manager BB 1 e ondermandaat Manager KRM Manager FM Manager Onderhoud Manager Operationele Services Manager IAC 2 e ondermandaat 3 e ondermandaat November