Examens Rijbewijs Beheer Afspraken. E.R.B.A. Handleiding rijscholen

Transcriptie

1 Examens Rijbewijs Beheer Afspraken E.R.B.A. Handleiding rijscholen Versie: 1.8 Release datum: 30/11/2012

2 1. Contactgegevens Login Menu Toelichting Uw toepassingen: Tijd reserveren Informatie Andere dag opvragen Reserveerbare tijd voor het examencentrum: Uw gereserveerde tijd Uw gereserveerde proeven Hoe tijd reserveren? Hoe gereserveerde tijd terug vrijgeven? Hoe een proef reserveren? Hoe een gereserveerde proef annuleren? Uw toepassingen: Kandidaten boeken Stap 1: Uw gegevens Inlezen eid Kandidaat A3 Reserveren Stap 2: Gegevens betreffende het gewenste examen Stap 3: Controleren voorwaarden voor het examen Stap 4: Kies een tijdstip voor uw examen Stap 5: Bevestiging Uw toepassingen: Overzicht gereserveerde tijd Uw toepassingen : Overzicht Beschikbare tijd examencentrum Uw toepassingen: Overzicht afspraken Overzicht geboekte afspraken per datum Overzicht geboekte afspraken (zoeken op naam, dossier, ) Acties die mogelijk zijn vanuit deze overzichten Wijzigen gegevens kandidaat Afspraak annuleren Tooltips Index Handleiding rijscholen versie 1.8 2

3 Status Categorie A/A Proef doorgeven aan andere rijschool Uw toepassingen: Overzicht beschikbare afspraken Uw toepassingen: Aanvraag aanpassing maximum minuten te reserveren per maandag Uw toepassingen: Onderhoud lesgevers Uw toepassingen: Onderhoud kandidaatgegevens Uw toepassingen: Kopiëren gereserveerde proeven De proeven van 1 dag kopiëren De proeven kopiëren naar een langere periode op basis van een referentie week Resultaat Uw toepassingen: Wijzigen wachtwoord Overnemen proef van vrije begeleiding Handleiding rijscholen versie 1.8 3

4 1. Contactgegevens Voor problemen of vragen i.v.m. de planning: contacteer de hoofdexaminator van het examencentrum of de receptie van het examencentrum. Voor technische problemen of vragen kan u terecht bij de dienst informatica: - Via telefoon: 014/ Via mail: informatica@av-btc.be 2. Login Om in te loggen in het afsprakenbeheersysteem moet je eerst op uw computer een internet browser (internet explorer) openen en dan naar volgende website gaan: Via onze website ( is hiernaartoe ook een link. Je komt dan op de startpagina terecht. Hier kan je uw login-gegevens invullen. Uw login-gegevens zijn uw rijschoolnummer en het wachtwoord dat u van het examencentrum hebt ontvangen. Indien u uw wachtwoord vergeten bent, kan je op deze pagina op de knop Verzend wachtwoord klikken. Er zal dan een gestuurd worden met het wachtwoord naar het mailadres dat uw rijschool heeft opgegeven. Opgelet: hiervoor dient wel het rijschoolnummer ingevuld te zijn! Het wachtwoord kan gewijzigd worden wanneer men aangelogd is. Handleiding rijscholen versie 1.8 4

5 3. Menu Wanneer u aangelogd bent komt in een menu terecht. Handleiding rijscholen versie 1.8 5

6 Hier vind u verschillende soorten informatie: - Uw toepassingen: dit zijn de zaken die u via deze website zelf kan gaan beheren, deze worden later verder toegelicht. o Door op de naam van het examencentra achter de toepassing te klikken kan u de toepassing openen. o Wanneer uw rijschool toegang heeft tot meerdere examencentra, zullen deze hier allemaal getoond worden - Onze examencentra: Aanduidingen van onze examencentra, met een link naar de website van dat betreffende examencentra. - Brochures: de brochures van de examens van verschillende categorieën. U kan deze vanaf hier openen en eventueel afdrukken. - Contactgegevens examencentra: de contactgegevens van al onze examencentra Bovenaan in de menu kunnen meldingen komen te staan, deze zijn enkel informatief om u eraan te herinneren dat er nog: - tijd is die nog niet gereserveerd is binnen de komende 4 dagen - proeven zijn waaraan nog geen kandidaten gekoppeld is binnen de komende 3 dagen Vanuit deze melding zie je ook voor welke dagen dit het geval is, door op de datum te klikken komt u onmiddellijk in het scherm van die dag. Handleiding rijscholen versie 1.8 6

7 4. Toelichting Voor we de verschillende toepassingen gaan bespreken, zullen we eerst het nieuwe systeem kort even toelichten. Voortaan zal het mogelijk zijn, voor u als rijschool, om zelf uw afspraken te gaan reserveren en boeken. Hiervoor hebben we een systeem ontwikkeld dat de dagen onderverdeeld in blokjes van 10 minuten. Eenvoudige voorstelling van de mogelijkheden: Tijd reserveren Proef reserveren Kandidaat boeken U kan natuurlijk niet onbeperkt tijd blijven reserveren. U krijgt per maand een aantal minuten toegewezen, dit aantal kan u volledig reserveren/boeken per maand. Er bestaat de mogelijkheid om hierop een afwijking aan te vragen, hier komen we later nog op terug. Elke proef heeft x aantal blokjes nodig. Wanneer dan een examen gereserveerd of geboekt wordt voor een bepaalde proef, wordt er gecontroleerd of er voldoende vrije blokken aanwezig zijn op het gewenste tijdstip. Hiernaast worden ook nog een aantal andere zaken gecontroleerd, o.a. de beschikbaarheid van het privéterrein (indien nodig voor dit type proef), of u nog niet al uw minuten voor die maand hebt opgebruikt, De eerste stap is tijd reserveren, dit wil zeggen op bepaalde tijdstippen worden er blokjes voor u gereserveerd. Wanneer u tijd hebt gereserveerd kan deze door niemand anders dan uw rijschool worden gebruikt. Op dit moment is er nog geen categorie of kandidaat aan gekoppeld. Daarna kan u proeven gaan reserveren. U hebt nu bepaalde tijd gereserveerd, en u weet dat er op een bepaalde dag een kandidaat een proef komt doen voor categorie x. Maar u weet nog niet welke kandidaat dat gaat zijn. Dan kan u een proef reserveren, er wordt dan een proef voor de aangegeven categorie gereserveerd. En indien nodig wordt ook al het privéterrein gereserveerd. Op dit moment bent u dus zeker dat op het gewenste tijdstip een proef van die categorie kan doorgaan. U moet niet noodzakelijk eerst proeven gaan reserveren, wanneer u onmiddellijk weet welke kandidaat er gaat komen, kan deze proef natuurlijk onmiddellijk definitief geboekt worden. Handleiding rijscholen versie 1.8 7

8 De laatste stap is de proef linken aan de gegevens van een kandidaat. Hier bent u verplicht om de kandidaat gegevens op te geven. Zonder dat deze stap is uitgevoerd kan het examen niet plaatsvinden. Natuurlijk zijn er nog meerdere acties mogelijk zijn. Deze staan afgebeeld in een uitgebreider schema: Manueel tijd reserveren Toekenning door examencentrum Gereserveerde tijd verwijderen Tijd reserveren Proef reserveren Gereserveerde proef verwijderen Geboekte proef verwijderen Kandidaat boeken In de volgende hoofdstukken zal elk van deze mogelijkheden aan bod komen. Handleiding rijscholen versie 1.8 8

9 5. Uw toepassingen: Tijd reserveren Het examencentrum zal voor u als rijschool voor elke maand automatisch tijd gaan toekennen. Nadien kunt u de gereserveerde tijd zelf gaan wijzigen naar uw eigen wensen. Vanuit dit scherm kan u tijd gaan reserveren, en ook gereserveerde tijd terug annuleren. Bovenaan ziet u de huidige maand en de 3 komende maanden. Wanneer een dag onderlijnd is, wil dit zeggen dat u hierop kan klikken en dat u dus voor deze datum tijd kan gaan reserveren. Een datum die niet onderlijnd is kan verschillende redenen hebben: - De datum ligt in het verleden - Er is nog geen tijd opengezet voor deze datum - De datum is een feestdag of weekenddag Om uw tijd voor een dag te gaan beheren, moet u op een dag klikken. U zal dan in volgend scherm terechtkomen: Handleiding rijscholen versie 1.8 9

10 De verschillende onderdelen van het scherm zullen nu besproken worden Informatie Hier ziet u de datum die u geselecteerd hebt, zodat u steeds weet voor welke datum u aan het werken bent. Verder wordt er vermeld hoeveel minuten u reeds hebt gereserveerd voor deze maand, en hoeveel u er die maand kan reserveren. En ook hoeveel minuten u op de gekozen dag reeds hebt gereserveerd. Handleiding rijscholen versie

11 5.2. Andere dag opvragen Je kan een andere dag opvragen door bovenaan in de kalenders op een datum te klikken of door de link vorige week, vorige dag, volgende dag of volgende week te gebruiken Reserveerbare tijd voor het examencentrum: Hier ziet u de tijd van het examencentrum die nog gereserveerd kan worden door rijscholen. - Rood: geen tijd beschikbaar - Groen: tijd beschikbaar 5.4. Uw gereserveerde tijd Hier ziet u de tijd die u reeds gereserveerd hebt. - Rood: geen tijd gereserveerd - Oranje: tijd gereserveerd én reeds een afspraak definitief geboekt op naam van een kandidaat - Geel: tijd gereserveerd en een proef geboekt, maar nog geen kandidaat aan toegewezen - Groen: tijd beschikbaar, maar nog niet gereserveerd en geen proef geboekt 5.5. Uw gereserveerde proeven Hier ziet u hetzelfde als in de vorige tabel, enkel de acties die u vanuit deze tabel kan doen verschillen van de vorige. Deze worden verderop nog besproken. Handleiding rijscholen versie

12 5.6. Hoe tijd reserveren? Manueel tijd reserveren Toekenning door examencentrum Gereserveerde tijd verwijderen Tijd reserveren Proef reserveren Gereserveerde proef verwijderen Geboekte proef verwijderen Kandidaat boeken Om tijd te gaan reserveren zijn er 2 mogelijkheden: - Blokje per blokje: Dit kan door in de tabel Reserveerbare tijd op een groen blokje te klikken. Het groene blokje zal dan verschuiven naar de tabel Uw gereserveerde tijd. Het is mogelijk dat u op een bepaald tijdstip meerdere blokjes hebt gereserveerd (in de praktijk wil dit zeggen dat er meerdere proeven tegelijkertijd plaatsvinden). De blokjes zullen dan onder elkaar getoond worden. - Meerdere blokjes in één keer: Dit kan door het kleine tabelletje in het midden van het scherm te gebruiken. Selecteer het aantal minuten dat u wenst te reserveren en het tijdstip waarop. En klik dan op de knop Reserveer. Al deze blokken zullen nu voor u gereserveerd worden. Handleiding rijscholen versie

13 5.7. Hoe gereserveerde tijd terug vrijgeven? Manueel tijd reserveren Toekenning door examencentrum Gereserveerde tijd verwijderen Tijd reserveren Proef reserveren Gereserveerde proef verwijderen Geboekte proef verwijderen Kandidaat boeken Ook om gereserveerde tijd terug vrij te geven zijn er 2 mogelijkheden: - Blokje per blokje: Dit kan door in de tabel Uw gereserveerde tijd op een groen blokje te klikken. Het groene blokje zal verdwijnen uit de tabel Uw gereserveerde tijd en terug zichtbaar worden in de tabel Reserveerbare tijd. Wanneer het blokje geel of oranje ziet, kan u de niet meer terug vrijgeven. U zal dan eerst de gereserveerde of geboekte proef moeten annuleren. - Meerdere blokjes in één keer: Dit is ook mogelijk door het kleine tabelletje in het midden van het scherm te gebruiken. Selecteer het aantal minuten en tijdstip van de blokken die u wilt vrijgeven. En klik dan op de knop Annuleer reservatie. De blokken zullen nu terug worden vrijgegeven. Handleiding rijscholen versie

14 5.8. Hoe een proef reserveren? Manueel tijd reserveren Toekenning door examencentrum Gereserveerde tijd verwijderen Tijd reserveren Proef reserveren Gereserveerde proef verwijderen Geboekte proef verwijderen Kandidaat boeken U kan een proef reserveren door in de tabel Uw gereserveerde proeven op een groen blokje te klikken. U zal dan volgend scherm te zien krijgen: Hier moet u de gewenste proef kiezen. Indien het gaat om een examen van categorie A/A- kan er een aantal worden opgegeven, voor examens die in groep plaatsvinden. Klik dan op de knop Reserveer, en uw proef is gereserveerd. Natuurlijk moet er wel voldoende tijd beschikbaar zijn, en moet er plaats zijn op het privéterrein De proef zal in de tabelletjes nu in het geel aangeduid worden. U zal hiervan een ontvangen op het opgegeven mailadres. Handleiding rijscholen versie

15 Een proef reserveren is mogelijk voor elke categorie, behalve voor categorie A3. De reden hiervoor is dat deze proeven steeds in groep plaatsvinden en een groep gemengd kan zijn tussen rijscholen en vrije begeleiding. Hoe u een proef voor categorie A3 kunt reserveren komt later aan bod. U kan bij het reserveren van een proef ook al een lesgever opgeven. Deze informatie is enkel te zien door jullie als rijschool, en zal dus nooit zichtbaar zijn in het examencentrum. Dit is ook niet verplicht! 5.9. Hoe een gereserveerde proef annuleren? Manueel tijd reserveren Toekenning door examencentrum Gereserveerde tijd verwijderen Tijd reserveren Proef reserveren Gereserveerde proef verwijderen Geboekte proef verwijderen Kandidaat boeken Een gereserveerde proef, waaraan nog geen kandidaat is toegewezen, kan geannuleerd worden door in de tabel Uw gereserveerde proeven op een geel blokje te klikken. Dit is wel enkel mogelijk op het startuur van de proef (u zal zien dat er slechts 1 van de gele blokjes onderlijnd is). De tijd van deze proef komt nu terug in het groen te staan. U zal hiervan een ontvangen op het opgegeven mailadres. Handleiding rijscholen versie

16 6. Uw toepassingen: Kandidaten boeken Manueel tijd reserveren Toekenning door examencentrum Gereserveerde tijd verwijderen Tijd reserveren Proef reserveren Gereserveerde proef verwijderen Geboekte proef verwijderen Kandidaat boeken Van hieruit kan u een afspraak voor een kandidaat definitief gaan boeken, zowel voor de gereserveerde tijd waar nog geen proef voor is gereserveerd, als voor de gereserveerde proeven. De kandidaat definitief gaan boeken wil dus zeggen dat de afspraak definitief geboekt wordt, en hiervoor zijn steeds de kandidaat gegevens nodig. Een proef zonder kandidaat gegevens (dit is een gereserveerde proef) zal niet kunnen starten in het examencentrum. Het maken van een afspraak bestaat uit 5 stappen. We zullen nu de verschillende stappen uitleggen. Bij elke stap vind u ook een helpknopje: Wanneer u hierop klikt komt in de helpschermen terecht, hier vindt u per stap nog extra informatie over het maken van een afspraak. Handleiding rijscholen versie

17 6.1. Stap 1: Uw gegevens De volgende velden zijn verplicht in te vullen: - Naam - Voornaam - Geboortedatum - Rijksregisternummer De overige gegevens zijn optioneel. Het adres dat uw rijschool heeft opgegeven wordt steeds gebruikt, maar er is nog de mogelijkheid om een extra adres op te geven, bijvoorbeeld dat van de kandidaat zelf zodat deze ook onmiddellijk de bevestiging krijgt toegestuurd. Het keuzelijstje bij lesgevers kan door de rijschool zelf ingevuld worden (wordt later nog besproken). Wanneer al de gegevens zijn ingevuld, klikt u op Ga naar stap 2. Handleiding rijscholen versie

18 Inlezen eid U kan ook de knop Inlezen eid gebruiken. Hiervoor hebt u een kaartlezer voor een electronische identiteitskaart nodig, en moeten de middleware hiervoor geïnstalleerd zijn. (Dit kan u doen met behulp van de website: en dan naar Hoe installeer je de eid? gaan en de stappen volgen). In de instellingen van uw browser moet hetvolgende zijn ingesteld: - Actief uitvoeren van scripts : inschakelen - Java-applets uitvoeren in scripts : inschakelen Ook moet java op de pc geïnstalleerd zijn. Dit kan u doen via de website Om de gegevens van uw identiteitskaart uit te lezen volgt u volgende stappen: - Steek uw electronische identiteitskaart in de kaartlezer die aangesloten is op uw computer - Klik daarna op de knop Inlezen eid - U kan een aantal meldingen krijgen o Bij de eerste melding vink je best Always trust content from publisher aan, en klik je daarna op run. Wanneer je dit vinkje aanvinkt, dan zal de melding de volgende keer niet getoond worden. Doe je dit niet krijg je de melding de volgende keer nog wel. o Volgende melding zal 2 keer getoond worden, de eerste keer voor het uitlezen van de identiteitsgegevens, de tweede keer voor het uitlezen van de adres gegevens. Bevestig beide met Ja of Yes. Handleiding rijscholen versie

19 o Bij volgende melding kies je best Altijd op alles. Dan zal de melding de volgende keren niet meer verschijnen. Doe je dit niet krijg je deze melding bij elke keer dat je een identiteitskaart gaat uitlezen. Deze melding kan ook 2 keer getoond worden, één keer voor de identiteitsgegevens en één keer voor de adres gegevens. - Wanneer de identiteitskaart succesvol werd uitgelezen zal volgende boodschap op het scherm verschijnen: - De gegevens die zijn ingelezen zullen niet meer gewijzigd kunnen worden! Handleiding rijscholen versie

20 Kandidaat U kan ook de knop Kandidaat gebruiken, wanneer u kandidaatgegevens hebt ingeven via het menu Onderhouden kandidaatgegevens. U krijgt dan een scherm waarin u kan zoeken op naam en/of geboortedatum. U kan de kandidaat selecteren door op het rijksregisternummer te klikken A3 Reserveren Om een proef voor categorie A3 te reserveren moet er op de knop Reserveer A3 geklikt worden. Er wordt dan in de naam Gereserveerd voor A3 door rijschool xxx ingevuld. In dit geval zijn de overige gegevens niet verplicht. De overige stappen kunnen gewoon doorlopen worden. Bij de categorie (stap 2) moet A3 gekozen worden, de dossiergegevens (stap 3) zijn niet verplicht. Handleiding rijscholen versie

21 6.2. Stap 2: Gegevens betreffende het gewenste examen In stap 2 moet aangegeven worden welk examen de kandidaat wil afleggen. Eerst moet de categorie gekozen worden. Afhankelijk van de categorie worden er 1 of meerdere mogelijke proeven getoond. Bij vakbekwaamheid is het mogelijk om proeven samen te boeken. U krijgt dan 1 afspraak waarop bijvoorbeeld vakbekwaamheid mondeling en vakbekwaamheid basiskwalificatie afgelegd worden. Wanneer de juiste proef gekozen is, klikt u op Ga naar stap 3. Handleiding rijscholen versie

22 6.3. Stap 3: Controleren voorwaarden voor het examen Er zal steeds aan de voorwaarden waaraan voldaan moet zijn alvorens het examen kan starten vermeld. Onderaan ziet u een vinkje dat aangeeft dat de kandidaat aan deze voorwaarden voldoet. Dit moet steeds aangeduid worden, anders zal de afspraak niet gemaakt kunnen worden en kan er niet naar de volgende stap verder gegaan worden. Wanneer de kandidaat reeds een afspraak heeft (ongeacht of deze afspraak gemaakt is met een rijschool of met vrije begeleiding), zal men niet voorbij deze stap kunnen gaan. Er zal een melding gegeven worden. Indien gewenst kan men vanuit de melding doorklikken om de afspraak te gaan annuleren. Het annuleren zal enkel mogelijk zijn wanneer de afspraak gemaakt is voor uw rijschool, is deze met vrije begeleiding of met een andere rijschool geboekt, dan zal u de afspraak niet kunnen annuleren. Bij al de categorieën kunnen de dossiernummer van het theoretisch examen en gegevens voorlopig rijbewijs ingevuld worden. Het dossiernummer is steeds optioneel omdat dit niet steeds correct vermeld staat op het voorlopig rijbewijs. De geldigheid van het voorlopig rijbewijs is enkel verplicht voor examens van categorie B, omdat deze nodig zijn om te bepalen wanneer de kandidaat het examen mag afleggen. Wanneer een kandidaat een omschakeling wil doen van een rijbewijs met automaat naar een handgeschakeld rijbewijs, dan kan het vinkje Omschakeling automaat naar handgeschakeld aangevinkt worden. In dit geval zijn de gegevens i.v.m. theoretische examen en voorlopig rijbewijs niet verplicht bij categorie B! Handleiding rijscholen versie

23 Handleiding rijscholen versie

24 6.4. Stap 4: Kies een tijdstip voor uw examen In stap 4 moet de datum en het uur voor het examen gekozen worden. Bovenaan ziet u de kalenders van de huidige en komende maanden. U kan enkel de dagen selecteren, waarop u als rijschool tijd of proeven hebt gereserveerd. Wanneer u een datum selecteert, verschijnt onderaan op het scherm de mogelijke uren voor de geselecteerde dag. Handleiding rijscholen versie

25 U ziet hier zowel de gereserveerde proeven staan als de proeven die nog mogelijk zijn in de door uw rijschool gereserveerde tijd waarvoor nog geen proeven gereserveerd of geboekt zijn. Handleiding rijscholen versie

26 6.5. Stap 5: Bevestiging In stap 5 wordt er eerst gevraagd om de gegevens nogmaals te controleren. Als ze correct zijn kan u de afspraak boeken door op de link Deze gegevens zijn juist, boek de afspraak! te klikken. In het geval dat de persoonsgegevens niet correct zijn, kan u op Deze gegevens zijn niet correct! klikken, u komt dan automatisch terug in stap 1 waar u dan de gegevens kan verbeteren. In het geval dat u toch nog een andere dag of tijdstip wilt, kan u op Ik wens een afspraak op een andere dag of tijdstip! klikken, u komt dan terug in stap 4 terecht waar u opnieuw een datum kan gaan selecteren. Handleiding rijscholen versie

27 Na het boeken van de afspraak krijgt u nog een bevestigingsscherm (stap 6): Handleiding rijscholen versie

28 7. Uw toepassingen: Overzicht gereserveerde tijd Vanuit dit scherm kan u een overzicht opvragen van uw tijdsindeling per dag. U ziet dan, net als bij het reserveren, een overzicht met gekleurde blokjes: - Groen : tijd door uw rijschool gereserveerd, maar waarvoor nog geen proef gereserveerd of geboekt is - Geel : tijd waarop u een proef heeft gereserveerd (zonder kandidaat) - Oranje : tijd waarop u een proef heeft geboekt (met kandidaat) - Rood : geen tijd beschikbaar voor uw rijschool Daaronder ziet u deze informatie ook in tabelvorm. U kan dit overzicht opvragen voor verschillende opeenvolgende dagen, tot maximaal 1 maand. Handleiding rijscholen versie

29 8. Uw toepassingen : Overzicht Beschikbare tijd examencentrum Vanuit dit scherm kan u voor een bepaalde periode de beschikbare tijd van het examencentrum opvragen. U kan dit overzicht opvragen voor verschillende opeenvolgende dagen, tot maximaal 1 maand. Handleiding rijscholen versie

30 9. Uw toepassingen: Overzicht afspraken Er zijn verschillende overzichten om de geboekte (en gereserveerde) afspraken te bekijken Overzicht geboekte afspraken per datum Vanuit dit scherm kan u per dag een overzicht opvragen van de afspraken die u geboekt hebt. Ook de proeven die gereserveerd staan op deze lijst vermeld. Handleiding rijscholen versie

31 9.2. Overzicht geboekte afspraken (zoeken op naam, dossier, ) Dit overzicht is eigenlijk bijna hetzelfde als dat van Overzicht geboekte afspraken per datum. Het enige verschil is dat u hier verschillende zoekmogelijkheden hebt. U kan onder andere zoeken op: - Periode langer dan 1 dag (maximum 1 maand) - Naam - Dossiernummer - Geboortedatum - Handleiding rijscholen versie

32 9.3. Acties die mogelijk zijn vanuit deze overzichten Wijzigen gegevens kandidaat Gegevens van de kandidaat, bijvoorbeeld adres of mailadres, kunnen gewijzigd worden door op de naam te klikken. Dit is niet mogelijk bij afspraken waar nog geen kandidaat aan is toegewezen. Handleiding rijscholen versie

33 Afspraak annuleren Definitief geboekte afspraken kunnen vanuit deze afspraken geannuleerd worden door op de link Annuleer afspraak te klikken. Manueel tijd reserveren Toekenning door examencentrum Gereserveerde tijd verwijderen Tijd reserveren Proef reserveren Gereserveerde proef verwijderen Geboekte proef verwijderen Kandidaat boeken Wanneer u op de link Annuleer afspraak klikt, komt u nog in een bevestigingsscherm terecht: Handleiding rijscholen versie

34 Je hebt hier nog verschillende mogelijkheden: - Annuleer deze afspraak: o De afspraak wordt geannuleerd o De tijd van deze afspraak wordt groene tijd voor uw rijschool o De geannuleerde afspraak zal nog zichtbaar zijn in de overzichten van geboekte afspraken (maar heeft de status geannuleerd, van hieruit kan eventueel vertrokken worden om een nieuwe afspraak te maken) - Annuleer deze afspraak én behoud gereserveerde proef: o De kandidaatgegevens worden van de afspraak verwijderd o De tijd van deze afspraak wordt gele tijd voor uw rijschool (de proef zal dus gereserveerd blijven) o De kandidaatgegevens zullen NIET meer zichtbaar zijn in de overzichten van de geboekte afspraken (de gereserveerde proef wordt wel getoond) o Op het moment dat deze actie wordt uitgevoerd, zullen de gegevens van de kandidaat worden weggeschreven naar Onderhoud kandidaatgegevens. Op deze manier kan u door het knopje Kandidaat te gebruiken in stap 1 bij het boeken van een afspraak, de kandidaatgegevens toch nog ophalen zonder dat u alles opnieuw moet ingeven. Wanneer u de kandidaatgegevens zelf al had toegevoegd in Onderhoud kandidaatgegevens, zal dit uiteraard niet gebeuren. - Behoud deze afspraak: klik hierop wanneer u de afspraak toch wilt behouden Wanneer een examen categorie A/A- in groep geboekt is (dus verschillende examens na elkaar, waarvan eerste het privé terrein samen wordt gedaan, en daarna de openbare weg één voor één). Kan best niet geannuleerd worden, omdat de blokjes van deze afspraak verspreid zijn. (eerst privé terrein, daarna openbare weg). Wanneer hier echter een kandidaat op geboekt is, en deze kandidaat kan toch niet komen, maar er komt wel een andere kandidaat in de plaats, moet dit gebeuren via Annuleer deze afspraak én behoud gereserveerde proef Tooltips In de lijst kan je nog verschillende extra informatie zien door middel van tooltips (met de muis over een kolom gaan): - Op datum en uur: opmerking - Op het symbooltje van een geannuleerde afspraak: wanneer de afspraak geannuleerd is Index Examens op verplaatsing, geannuleerde examens, worden aangeduid door middel van kleurtjes en symbooltjes: Handleiding rijscholen versie

35 Status Wanneer een kandidaat zich in het examencentrum heeft aangemeld, of wanneer de proef bezig of gedaan is, zal dit zichtbaar worden in de kolom status. Wanneer een examen afgelopen is of een afspraak geannuleerd is, zal de link Nieuwe afspraak in het overzicht verschijnen. Wanneer u hierop klikt, kan je een nieuwe afspraak maken voor deze kandidaat én worden de gegevens van de kandidaat overgenomen uit de vorige afspraak Categorie A/A- Examens voor categorie A of A- worden vaak in groep gereserveerd. Als achteraf blijkt dat een categorie A eigenlijk categorie A- moet zijn, kan men deze omzetten ( van A naar A- of van A- naar A ) door in een overzicht van de geboekte afspraken op de categorie te klikken. Dit zal enkel mogelijk zijn voor de categorieën A en A-, en als er nog geen kandidaat op de proef is ingegeven Proef doorgeven aan andere rijschool Soms gebeurt dat je als rijschool een proef wil doorgeven aan een andere rijschool (zetel). Dit kan je doen door in het overzicht op de rijschoolnummer te klikken. Je komt dan in een schermpje waar je de rijschool aan wie je de proef wilt doorgeven kunt ingeven. Dit is mogelijk voor een gereserveerde proef (zonder kandidaat) of een proef waar al een kandidaat aan gekoppeld is. Handleiding rijscholen versie

36 Handleiding rijscholen versie

37 10. Uw toepassingen: Overzicht beschikbare afspraken Om te kijken of een proef mogelijk is op een bepaald tijdstip, rekening houdend met privé terrein, kan het overzicht beschikbare afspraken gebruikt worden. Selecteer een proef, een datum vanaf wanneer gekeken moet worden, en een aantal dagen. Wanneer je dan op Zoek klikt, zal er naar de eerste x vrije dagen (te beginnen vanaf de opgegeven datum) gezocht worden waarop de proef mogelijk is. En voor deze dagen zullen de mogelijke uren getoond worden (er wordt hier gekeken in de algemene pot van het examencentrum die voor de rijscholen beschikbaar is). Wanneer u dit overzicht opvraagt, kan u volgende acties doen: - op een datum te klikken: zo komt u onmiddellijk in het scherm Tijd reserveren terecht van de datum waarop u geklikt hebt - op een uur klikken: zo wordt de tijd die nodig is voor deze proef gereserveerd voor uw rijschool én wordt onmiddellijk de proef gereserveerd op dat tijdstip. Daarna komt u terecht in het scherm Tijd reserveren voor die dag. Handleiding rijscholen versie

38 11. Uw toepassingen: Aanvraag aanpassing maximum minuten te reserveren per maandag Zoals eerder reeds vermeld kan u een aanpassing aanvragen van het minuten dat u maximaal per maand kan reserveren. Deze aanvragen kan u via volgend scherm doen: Dit kan voor de huidige maand en de 3 volgende maanden. U ziet steeds het huidige aantal minuten dat is toegewezen aan uw rijschool. In de kolom Gewenste kan u ingeven wat u wenst. Wanneer u op Verzend aanvraag klik wordt de aanvraag naar het examencentrum verzonden en kan de verantwoordelijke in het examencentrum deze gaan goedkeuren of weigeren. Stel dat u reeds een aanvraag hebt gedaan, maar dat deze nog niet behandeld is in het examencentrum. Maar u wil een nieuwe aanvraag doen. Dan is dit mogelijk op de normale manier. U zal wel opmerken dat er in de tabel een opmerking verschijnt die meldt dat uw vorige aanvraag zal vervallen wanneer u een nieuwe aanvraag doet. Handleiding rijscholen versie

39 12. Uw toepassingen: Onderhoud lesgevers U kan hier lesgevers gaan toevoegen: De velden Code, Naam en Voornaam zijn verplicht, al de overige velden zijn optioneel. Handleiding rijscholen versie

40 13. Uw toepassingen: Onderhoud kandidaatgegevens Op het moment dat een afspraak voor de kandidaat wordt vastgelegd, is de kandidaat niet steeds ter plaats bij de rijschool, en heeft men dus zijn identiteitskaart niet ter beschikking. Hiervoor hebben we de toepassing Onderhoud kandidaatgegevens voorzien. Hierin kunnen de kandidaatgegevens op voorhand worden ingegeven (met of zonder electronische identiteitskaart), zodat deze op een later tijdstip (bij het maken van de afspraak) gebruikt kunnen worden. Deze gegevens kan men steeds wijzigen of verwijderen. Volgende gegevens zijn verplicht in te vullen: - Rijksregisternummer - Naam - Voornaam - Geboortedatum Hier kan ook de knop Inlezen eid gebruikt worden. Via de knop Opzoeken kandidaat, kan in onze systemen naar een kandidaat gezocht worden. Dit kan op 2 manieren: - U vult het rijksregisternummer in en klikt op deze knop Handleiding rijscholen versie

41 - U vult geboortedatum én dossiernummer én examencentrum theoretische examen in en klikt op deze knop. Wanneer men een afspraak gaat maken kan men in stap 1 het knopje Kandidaat gebruiken. Hier kan je zoeken naar de ingegeven kandidaten. Als je een persoon selecteert, worden al de ingevuld gegevens overgenomen. Handleiding rijscholen versie

42 14. Uw toepassingen: Kopiëren gereserveerde proeven Wanneer de planning voor een nieuwe maand is opengezet kan u via dit menu-item op een eenvoudige manier de proeven gaan reserveren op basis van een referentiedatum of referentieweek. Je kan dit doen voor 1 dag of voor een langere periode. De afspraken van de referentiedag (of dagen van de referentieweek) zullen worden overlopen, zowel deze met als zonder kandidaat. Voor elk van de afspraken zal geprobeerd worden om deze te reserveren op de opgegeven datum. Al de gereserveerde proeven zullen worden gekopieerd, behalve de proeven A3. Deze worden niet mee gekopieerd omdat deze steeds in groep plaatsvinden en zo n groep bestaat meestal uit een stuk vrije begeleiding en een stuk rijscholen De proeven van 1 dag kopiëren - Referentieperiode : dag - Referentiedatum : de datum waarvan je de afspraken wilt gaan kopiëren - Datum van Datum Tot : de datum waarnaar je de afspraken wilt gaan kopiëren o Bij het kopiëren van 1 dag kan deze periode ook niet langer zijn dan 1 dag o De weekdag van de referentiedatum en van de datum van moeten hetzelfde zijn. (kopiëren van een maandag naar een andere maandag, van een dinsdag naar een andere dinsdag, ) Handleiding rijscholen versie

43 14.2. De proeven kopiëren naar een langere periode op basis van een referentie week - Referentieperiode : week - Referentiedatum : de maandag van de week die je als referentieweek wilt gebruiken o Opgelet wanneer er in uw referentieweek een feestdag valt, zal deze weekdag niet gekopieerd kunnen worden - Datum van Datum tot: de periode waarnaar je de proeven wilt gaan kopiëren o Dit kan 1 dag zijn, of een week, of een maand, of o Voor elke maandag binnen deze periode zullen de proeven van de maandag uit de referentieweek gekopieerd worden, voor elke dinsdag binnen deze periode zullen de proeven van de dinsdag uit de referentieweek gekopieerd worden, Resultaat Wanneer je op de knop Voer uit klikt, dan zullen al de datums uit de opgegeven periode getoond worden. Met per datum de afspraken waarvan geprobeerd is om deze te kopiëren, en dan het resultaat of het al dan niet gelukt is of niet. Een mogelijke reden waarom een proef niet gereserveerd kan worden is: - U heeft in uw referentieweek extra proeven bijgenomen die niet in uw standaard agenda zitten - U heeft reeds manueel proeven gereserveerd, of u start dit programma voor de tweede keer op voor dezelfde periode - Handleiding rijscholen versie

44 15. Uw toepassingen: Wijzigen wachtwoord U kan het wachtwoord steeds zelf gaan wijzigen: Handleiding rijscholen versie

45 16. Overnemen proef van vrije begeleiding Wanneer jullie als rijschool een proef van een kandidaat (reeds geboekt met vrije begeleiding) willen overnemen, kunnen jullie het examencentrum contacteren. Een nieuw examen voor deze kandidaat reserveren zal niet mogelijk zijn, maar het examencentrum kan deze proef omzetten naar jullie rijschool. Handleiding rijscholen versie