Studieloopbaan-Toolkit Applicatie voor het Persoonlijk Dossier (PD) Guideline voor de studieloopbaancoach

Transcriptie

1 Studieloopbaan-Toolkit Applicatie voor het Persoonlijk Dossier (PD) Guideline voor de studieloopbaancoach Contact (vragen, opmerkingen, tips e.a.) Louis I van der Linden / linli@hro.nl WdKA-IT / kamer 1.7.E / INHOUD 01 Introductie bladzijde Inloggen bladzijde Menu-item, Zoek Student bladzijde Menu-item, Student bladzijde Menu-item, Persoonlijk dossier bladzijde Gesprekken bladzijde Documenten bladzijde Dossier-overzicht bladzijde SLC Tools bladzijde Help bladzijde Notities bladzijde 13 #01 Introductie De studieloopbaan-toolkit is een applicatie voor het maken, gebruik en beheer van een digitaal dossier. Het bevat o.a. afspraken en verslagen van gesprekken met de slc, een pop en pap, cv en beoordelingen. Ook worden in het dossier, in dialoogvorm in tekst en beeld, de studiekeuzes en studievoortgang in proces en product gedocumenteerd. Gebruikers: studenten en hun studieloopbaancoaches. Informatie, online Zie intranet, - Studieloopbaancoach - Persoonlijk dossier - Showcaseportfolio Techniek De toolkit wordt ondersteund door de volgende browsers: MACINTOSH: Safari en Firefox. PC: Internet Explorer en Firefox. 1

2 #02 Inloggen De studieloopbaan-toolkit is beveiligd door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord. Stap_01 - Ga naar - Klik op Ga verder. Stap_02 - Log in met je eigen accountgegevens (username (zonder wdk) en password) van de Hogeschool + digipass. 2

3 #03 Menu-item, Zoek Student Alle studenten die onder jouw supervisie als slc vallen, zijn door de dekooningoffice (DKO) ingevoerd. Bij Zoek Student vind je derhalve al je eigen studenten. De inloggegevens zijn nameijk aan de toolkit gekoppeld dwz dat als je als slc inlogt, je alleen de beschikking hebt over je eigen studenten. De toolkit wordt voor verschillende taken noteren van gesprekken, maken van notities, gebruikt. Om deze taken te kunnen uitvoeren, moet je eerst een student selecteren. Ook de notitiemodule blijft inactief zolang er geen student is gekozen. De menu-items SLC Tools en Help zijn wel direct beschikbaar. Het zoeken, ondersteund door eventuele waarschuwingen c.q. aanwijzingen, wijst zich verder vanzelf. Stap_01 De applicatie opent default op Zoek Student. Kies een student door op de naam te klikken. Er wordt een nieuw menu-item Student toegevoegd, met de gekozen student actief. 3

4 #04 Menu-item, Student Onder student staan ondermeer de NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats) van de student. Bij links kunnen studenten én slc een aantal belangrijke links toevoegen, zoals bijvoorbeeld het webadres van de portfoliowebsite. Om dit te doen vul je een webadres in (volledig invullen incl. achter het kopje links. Klik daarna op toevoegen. De NAW-gegevens zijn geïmporteerd uit het studieinformatiesysteem Osiris, dat door de DeKooningOffice (DKO) gebruikt wordt. Vraag studenten, als hun NAW-gegevens gewijzigd zijn, dit te melden bij de DKO. Dan kan de DKO de gegevens vervolgens in de studieloopbaan-toolkit-applicatie updaten. 4

5 #05 Menu-item, Persoonlijk dossier Onder het menu-item Persoonlijk dossier vind je de belangrijkste inhouden van de studieloopbaan- Toolkit: Gesprekken, Documenten en het Dossieroverzicht. #06 Gesprekken Eén van de belangrijke onderdelen van de slc-toolkit is de mogelijkheid om de verplichte gesprekken, die je als slc met je studenten moet voeren, te laten voorbereiden, aan-te-vullen en te beheren. Om dit, in proces en product, zo goed mogelijk te laten verlopen, is het aan te raden de gesprekken door de studenten in de Toolkit te laten voorbereiden. De gesprekken hebben een vaste opzet c.q. inhoud. Dat garandeert een vaste structuur in/van het gesprek. Alle gesprekken worden geactiveerd. Werkwijze - Ga naar het menu-item Persoonlijk dossier, - Kies Voorbereid Als de student het gesprek heeft voorbereid, kun je hier opteren voor dit voorbereid gesprek. - Als de student het gesprek niet heeft voorbereid, kan er voor een blanco template geopteerd worden, onder Nieuw gesprek. De gesprekken hebben een vaste opzet c.q. inhoud. Dat garandeert een vaste structuur in/van het gesprek. Gesprekken en/of vragen kunnen, enkel door de slc-coördinator, in het template-format aangepast en/of bijgevoegd worden. Alle gesprekken worden geactiveerd. - Nadat voor een gesprek is gekozen, is het gesprekformulier actief. De vragen en invulvelden staan klaar. Als slc voer je vervolgens het gesprek en maakt notities (gelijktijdig en/of (aanvullend) achteraf) in de vraagvelden van het gespreksformulier. - Om op te slaan, klik op Save, helemaal onderaan het formulier. - Voor een print met paraaf kun je de printoptie, onderaan de archiefpagina, gebruiken. 5

6 Voorbereid Hier worden alle gesprekken geplaatst die door de student zijn voorbereid. Nadat de student het gesprek bewaard heeft, kan het hier (Persoonlijk dossier, Voorbereid) terug gevonden worden. Het gesprek kan nu ook nog door de student bewerkt, aangevuld worden, zolang het document enkel door de student bewaard is, blijven aanpassingen mogelijk. Zodra je het echter als slc bewaard, wordt het gesprek in het persoonlijk dossier geplaatst. Wijzigingen zijn dan, nà het verstrijken van een (afgesproken) tijdstermijn (default is drie maanden), niet meer mogelijk! 6

7 7

8 #07 Documenten In documenten plaats de student zijn persoonlijk ontwikkelplan (POP), persoonlijk activiteitenplan (PAP), cv en beoordelingen. Ook documenteren de studenten, in dialoogvorm in tekst en beeld, de studiekeuzes en studievoortgang in proces en product. Alle verschillende documenten kunnen hier, tot een bestandgrootte van 20 MB per bestand, geupload worden. Na het uploaden zie je direct alle bestanden in een overzichtslijst, direct onder de upload-faciliteit, bij het menu-item documenten en vervolgens ook in je dossieroverzicht. STANDAARD: Word-document en/of (interactieve) pdf. Let op: - Documenten kunnen door studenten NIET verwijderd worden! Dit kan enkel jij, als slc. - Ook de naam van een document kan achteraf niet gewijzigd worden. Studenten moeten leren documenten een duidelijke en logische naam te geven. Dwz: Maak de naam niet te lang en gebruik géén vreemde karakters en/of tekens (het koppelteken - en de underscore _ kunnen wel gebruikt worden). - De SL-Toolkit is NIET bedoeld als archief voor de opslag van (alle) bestanden voor de Schouw en/of IB s. De SL-Toolkit is SPECIAAL ingericht voor opslag van de pop-pap, het cv en de analyse-, reflectieverslagen. Voor tussentijdse gesprekken is het natuurlijk mogelijk relevant materiaal, bijvoorbeeld ter ondersteuning en/of als uitgangspunt van het gesprek, in de SL-Toolkit te uploaden. Mogelijke bestandtypen: Documenten uit Word:.doc /.docx Acrobat Reader Document.pdf Tekstdocumenten:.txt /.rtf Imageformaten:.jpg /.png /.gif Tekst en beeld:.psd /.ps /.ai Microsoft-documenten:.ppt /.xlsx /.xls Mediaformaten:.swf Gecomprimeerd:.zip 8

9 - Het uploaden van video-bestanden is NIET mogelijk. Video vraagt om speciale applicatieen servervoorzieningen, waar, bij de SL-Toolkit gezien de doelstelling en het gebruik, niet in voorzien is. WdKA-IT adviseert studenten derhalve, voor het tonen van video(-fragmenten) gebruik te maken van VIMEO. Basic-gebruik is hier gratis en video s kunnen, indien gewenst, achter password-protectie geplaatst worden. De link(s) (en eventueel login en pw) naar de video( s) kunnen eenvoudigweg in het analyse-, reflectie document, of bij tussentijdse gesprekken in een apart document, opgenomen worden. 9

10 #08 Dossieroverzicht Bij het Dossieroverzicht vind je een overzicht van alle geaccordeerde gesprekken*, met de bijbehorende documenten. dwz na afloop van het gesprek, volgens afspraken, door de slc (geaccordeerd en) opgeslagen. Algemeen geldt dat de gesprekken nog drie maanden aangepast/bewerkt kunnen worden, waarna ze definitief in het archief worden opgenomen. 10

11 11

12 #09 SLC Tools Een heel praktische en eenvoudige module om een mail aan een groep studenten te versturen. - Selecteer de studenten die u een wilt sturen. - Druk daarna op de "Verstuur " button om uw mail-applicatie te openen. 12

13 #10 Help Onder het menu-item Help vind je een link naar de twee guideline-documenten Handleiding SLC en Handleiding Student en een link naar een mailadres voor het melden van fouten en bugs. #11 Notities De functie Notities koppelt notities aan de student. Ook kunnen er notities aan de gesprekken en aan de documenten toegevoegd worden. Hier kunnen dan bijvoorbeeld ook afspraken, die door de student moeten worden nagekomen, geplaatst worden. In de notitie-module vind de student dus alle gerelateerde notities kanttekeningen, afspraken e.a. die de slc gemaakt heeft. - De zwarte notities zijn nergens aan gekoppeld. - De oranje notities zijn notities die aan een gesprek gekoppeld zijn. - De blauwe notities zijn aan POP/PAP gekoppeld. - Een al dan niet gekleurd blokje voor de notitie geeft aan of er een afspraak gekoppeld is aan de notitie, en of dat de afspraak nagekomen is. 13

14 Stap_01 - Klik op Maak nieuwe notities. - Aan de linkerkant kan men nu de notitie editen. - Als je een afspraak aan de notitie wilt koppelen, kan je dat aangeven via de opties in de drop-down-velden. - Klik op Save, onderaan het notite-veld om op-te-slaan. 14

15 Om een notitie aan een gesprek te koppelen moet er eerst een gesprek bewaard zijn door de student voorbereid en opgeslagen / door de slc geaccordeerd en opgeslagen / door de slc zèlf aangemaakt, ingevuld en opgeslagen. - Klik op Voeg gespreksnotitie toe. - Nu kan er een notitie gemaakt worden; zie stap_01. - Ook hier kan een afspraak aan worden gekoppeld. Alle notities die gemaakt zijn, zijn terug te vinden in de notitie-module, aan de rechterkant van de studieloopbaan-toolkit. De legenda onder het notitie-veld spreekt voor zich. 15