PROGRAMMAPLAN DOORONTWIKKELING INFORMATIEBEHEER & STADSARCHIEF

Transcriptie

1 PROGRAMMAPLAN DOORONTWIKKELING INFORMATIEBEHEER & STADSARCHIEF Programma voor het in september 2012 door de Concerndirectie vastgesteld Plan Stadsarchief Handtekening ambtelijk opdrachtgever Handtekening programmamanager J. Steenhuis G. van Wijhe

2 Inhoudsopgave 1. Programmagegevens 3 2. Programmabeschrijving Aanleiding Doelstelling Resultaat Uitgangspunten en randvoorwaarden 7 3. Aanpak van het programma Aanpak van het programma Programmalijnen Programmaorganisatie Planning Geld Personeel, communicatie & informatie Veranderaanpak 20 Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20

3 1. Programmagegevens Basisgegevens Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever ambtelijk opdrachtgever Wethouder J. Kriens Y.J. van Stiphout, clusterdirecteur dienstverlening J. Steenhuis, Stadsarchivaris Telefoon ambtelijk opdrachtgever Programmamanager projectmanager G. van Wijhe Telefoon projectmanager Startdatum project 1 oktober 2012 Verwachte einddatum project 1 oktober 2014 Huidige fase Initiatieffase Versiehistorie en distributie projectplan Nr. Datum Status Auteur(s) Verstuurd aan Gevraagde actie* Concept G. van Wijhe J. Steenhuis / MT Stadsarchief Ter bespreking Concept G. van Wijhe Y. van Stiphout / A. Hoogvliet / J. Ter bespreking Steenhuis Concept G. van Wijhe CIO, RSO I&A, RSO Facilitair, Ter bespreking Programma Concernhuisvesting Concept G. van Wijhe Y. van Stiphout / A. Hoogvliet Ter vaststelling voor verzending aan Adviesgroep Bedrijfsvoering en Concerndirectie Concept G. van Wijhe Adviesgroep Bedrijfsvoering Ter vaststelling voor verzending aan Concerndirectie Concept G. van Wijhe Concerndirectie Ter vaststelling Definitief G. van Wijhe Vastgesteld (incl. scenario 2) door de Concerndirectie Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20

4 2. Programmabeschrijving 2.1 Aanleiding Er is een aantal belangrijke trends en ontwikkelingen in de samenleving en de gemeentelijke organisatie, die verandering van het informatiebeheer 1 en het Stadsarchief noodzakelijk maakt: - Het proces van creatie tot opslag van informatie verandert. Vooral door digitalisering is er een forse toename van de hoeveelheid informatie die mensen genereren, iedereen kan eenvoudig zelf nieuwe informatie genereren. Het opslaan van de informatie heeft een brede toevlucht en kan op servers, individuele apparaten (mobiel, ipads, pc s) of in the cloud. Ook de manieren van het ontsluiten van informatie groeien, social media, websites, e.d. zorgen voor snelle verspreiding. De werkprocessen veranderen hierdoor snel (denk aan HNW010 en dienstverlening) en vragen om ander informatiebeheer. Ook wet- en regelgeving stelt digitaliseringseisen, bijvoorbeeld de WABO of Basisregistraties. - Kwaliteitseisen nemen toe. De eisen voor de kwaliteit en transparantie nemen toe. Dit uit zich op een aantal manieren: 1 De sterkere wens meer gebruik te maken van aanwezige informatie. Zowel voor de werkprocessen van de gemeentelijke organisatie als voor versterking van de identiteit van de stad, zoals de cultuurhistorische identiteit. 2 De eis om informatie á la minute te ontsluiten. Met name bij verantwoordingsinformatie wordt verwacht dat alle informatie direct voor iedereen toegankelijk is. 3 Vergrote aandacht voor verantwoording en procesbeheersing (accountability). Er wordt verwacht dat op elk moment verantwoording moet kunnen worden afgelegd over informatie-intensieve onderwerpen, bijvoorbeeld bij archivering van informatie zoals vergunningaanvragen, personeelsdossiers, e.d. - Samenwerken en integraliteit is de norm. Onderwerpen in de samenleving worden integraler benaderd. Dit stelt aan organisaties de eis om zich open te stellen en proactief nieuwe verbindingen te leggen. Keteninformatisering is hierbij een belangrijk begrip. Zowel in de eigen organisatie als bij andere publieke instellingen en bedrijven, en zowel naar gebruikers als ondersteuners (denk aan ICT, CIO). - Financiële middelen zijn schaars geworden. Organisaties staan in de huidige tijd financieel sterk onder druk. Bij bezuinigingsdoelstellingen wordt ook gekeken naar informatiebeheer en de wijze waarop een bijdrage kan worden geleverd, bijvoorbeeld met standaardisatie. - Rotterdam voldeed in de periode niet aan wettelijke archiefverplichtingen. Het gaat met name om wettelijke eisen voor het bewaren en het vernietigen van archiefbescheiden. De verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer werd veelal op operationeel niveau belegd en kreeg nog te weinig strategische aandacht. Met name bovenstaande trends en ontwikkelingen leiden ertoe dat de gemeente Rotterdam het Informatiebeheer en het Stadsarchief wil doorontwikkelen. De Stadsarchivaris, tevens Concern Proceseigenaar (CPE) Informatiebeheer, is een programma gestart om dit te realiseren. 1 Definitie informatiebeheer opgesteld door CIO, RSO en Stadsarchief augustus 2012: Het management verantwoordelijk voor de efficiënte en systematische controle over het opmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en de schoning van records (archiefstukken), inclusief de processen voor het vastleggen en onderhouden van bewijs van en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties in de vorm van records. Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20

5 2.2 Doelstelling De gemeente Rotterdam wil zich maximaal aanpassen aan de veranderende context. Daarom moeten ook het Informatiebeheer en het Stadsarchief worden doorontwikkeld voor een optimale bijdrage aan de doelstellingen van het concern Rotterdam. De doelstelling van het Programma Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief is in september door de Concerndirectie vastgesteld. Enigszins aangescherpt en nader geconcretiseerd luidt de doelstelling als volgt: Hoofddoel Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief Het vergroten van de kwaliteit en de doelmatigheid van het Informatiebeheer en het Stadsarchief voor het concern Rotterdam. Subdoelen 1. Het faciliteren van verbeteringen van de werkprocessen van het concern Rotterdam op het gebied van informatiebeheer. 2. Het optimaliseren van het financiële resultaat van het Informatiebeheer en het Stadsarchief. 3. Het vergroten van de bijdrage met archieven aan beleidsdoelen van het concern Rotterdam. 2.3 Resultaat In lijn met de doelen zijn de beoogde resultaten van het programma geïnventariseerd. Concreet zijn de onderstaande 9 programmaresultaten benoemd: A. Centrale regie informatiebeheer. Binnen het concern Rotterdam is de centrale regie op informatiebeheer gerealiseerd en ingevuld. Hiermee wordt nadrukkelijk een bijdrage geleverd aan de één-concern gedachte en de centrale aansturing. B. Uniforme kaders en werkwijzen voor informatiebeheer. Binnen het concern Rotterdam worden uniforme kaders en werkwijzen voor informatiebeheer gehanteerd. Hiermee wordt een bijdrage geleverd aan de doelen van het concern voor uniformiteit en standaardisatie, en het ontwikkelen van operational excellence. C. Werkprocessen van het concern voldoen aan de kaders voor informatiebeheer Kaders en werkwijzen voor informatiebeheer zijn verankerd in de werkprocessen, zodat een kwaliteitssprong is gerealiseerd in de keten van documentatie, archivering en ontsluiting van verantwoordingsinformatie. D. Verbetering producten, diensten en samenwerking. Het financiële resultaat is geoptimaliseerd met verbeteringen van de producten, de diensten, de werkwijzen en de samenwerking. Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20

6 E. Efficiëntere processen in het werkveld informatiebeheer. Processen in het werkveld van informatiebeheer zijn getoetst op efficiency en maatregelen voor verbetering zijn in kaart gebracht en worden geïmplementeerd. F. Herziene taken. Vanuit de missie, visie en doelen van de gemeente Rotterdam zijn de doelen en taken voor het Stadsarchief in kaart gebracht en doorgevoerd in de organisatie. G. Optimale dienstverlening met archieven. De doelgroepen voor in- en externe dienstverlening van archieven zijn in kaart gebracht en er zijn keuzes gemaakt voor het optimaal (kwalitatief en financieel) verlenen van de dienstverlening. De gemaakte keuzes worden geïmplementeerd in de organisatie. H. Effectievere inzet archieven voor beleidsdoelen in de stad. Er is een scherp beeld van de beleidsdoelen van de stad, waarvoor het archief wordt ingezet. Gemaakte keuzes zijn leidraad voor het handelen door medewerkers en de organisatie is hierop ingericht. I. Effectief en efficiënt beheer archieven. De archieven worden binnen de kaders van wet- en regelgeving zowel qua materieel beheer als organisatorisch en bedrijfsmatig efficiënt beheerd. Na afronding van het programma is de verdere doorontwikkeling of uitvoering van de genoemde resultaatsgebieden onderdeel geworden van de staande organisatieonderdelen voor Informatiebeheer. Op dit moment zijn dat het Stadsarchief en de Serviceorganisatie. In onderstaande figuur is de samenhang tussen de programmadoelen en resultaten schematisch weergegeven. Hoofddoel Vergroten kwaliteit en doelmatigheid voor het concern Subdoelen Faciliteren verbeteringen werkprocessen concern Optimaliseren financieel resultaat Vergroten bijdrage aan beleidsdoelen van het concern Resultaten A. Centrale regie informatiebeheer B. Uniforme kaders en werkwijzen voor Informatiebeheer C. Werkprocessen concern voldoen aan kaders D. Verbetering producten, diensten en samenwerking E. Efficiënter processen in werkveld informatiebeheer F. Herziene taken G. Optimale dienstverlening H. Effectieve inzet archieven voor beleidsdoelen concern I. Effectief en efficiënt beheer archieven Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20

7 2.4 Uitgangspunten en randvoorwaarden De Concerndirectie heeft met het vaststellen van het plan Stadsarchief in september 2012 de Stadsarchivaris opdracht gegeven tot het uitwerken van het Programma Informatiebeheer. In deze paragraaf zijn de belangrijkste uitgangspunten en randvoorwaarden benoemd. 1 Het Dienstencentrum DIV/DIM wordt gepositioneerd bij de Serviceorganisatie conform de governance en het proces en de aanpak van de bedrijfsvoeringsfuncties van het concern. 2 Het centraal Expertisecentrum Informatiebeheer wordt gepositioneerd bij het Stadsarchief en ingericht als programmaorganisatie. 3 De bestaande formatie van DIV/DIM (en Informatiebeheer) wordt niet uitgebreid. 4 De capaciteit van de huidige organisatieonderdelen, die belast zijn met informatiebeheer, is in eerste aanleg leidend. In de uitvoering betekent dit dat het Dienstencentrum DIV/DIM en het Expertisecentrum Informatiebeheer qua capaciteit gezamenlijk moeten worden beschouwd. De eerste opbrengst van personele reductie bij DIV/DIM vormen de formatieve capaciteit en het budget voor het Expertisecentrum. 5 De capaciteit voor de programmaorganisatie wordt gevormd door medewerkers uit de staande organisatie, hoofdzakelijk op tijdelijke of flexibele basis. Hiervoor worden conform de concernafspraken geen kosten doorberekend. Voor de programmaleiding is aan het Stadsarchief wel een beperkt budget toegekend. 6 De uitvoering van het programma gebeurt grotendeels door de staande organisatie. Er wordt in de uitvoering expliciet gemaakt hoe de verantwoordelijkheden en de taken zijn georganiseerd. 7 Het programma heeft als scope de gemeentelijke organisatie, vooralsnog exclusief deelgemeenten, deelnemingen en derden. 8 Van belang is dat snel resultaten worden gerealiseerd op het gebied van informatiebeheer. De eerste resultaten worden dan ook eind 2012 al zichtbaar. 9 Voor de betrokkenheid en het onderling begrip moet de gemeentelijke organisatie goed geïnformeerd zijn over de voortgang en de ontwikkelingen. Dit is verankerd in een projectorganisatie waarbij alle clusters zijn vertegenwoordigd. Tevens moet in de uitvoering de communicatie nadrukkelijk worden betrokken. 10 Veel verbeteracties zijn uitsluitend te halen met (naar verwachting forse) investeringen op ICT-gebied vanuit de proceseigenaren van de werkprocessen. Hiermee is dit een kritische succesfactor geworden, die in het programma nadrukkelijk gemonitord zal worden. Indien blijkt dat de realisatie van de programmadoelen in de knel komt, zal dit aan de beslissers worden voorgelegd. 11 Benodigde investeringen voor de ontwikkeling van informatiebeheer zullen tijdens de uitvoering in kaart worden gebracht, zodat expliciete besluitvorming hierover mogelijk is. 12 In de gemeente lopen veel trajecten, die een relatie hebben met het Programma Informatiebeheer. De exacte samenhang met de lopende programma s en activiteiten, en de wijze waarop hiermee zal worden omgegaan, zullen in het programma verder worden uitgewerkt. Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20

8 3. Aanpak van het programma 3.1 Aanpak van het programma Het programma initieert in eerste aanleg de komende 2 jaar projecten en initiatieven om de geformuleerde programmadoelen en resultaten te behalen. Het programma coördineert en stemt deze onderling op elkaar af, zodat er geen dubbelingen plaatsvinden en onderlinge verbanden en afhankelijkheden worden georganiseerd. Het programma kent zoals in september 2012 vastgesteld door de Concerndirectie 3 hoofdsporen. Per hoofdspoor is een aantal concrete programmalijnen uitgewerkt. Per hoofdspoor is een projectleider benoemd die verantwoordelijk is voor de opzet en de uitvoering ervan binnen de kaders van het programma. De 3 sporen en de bijbehorende programmalijnen zijn in onderstaande figuur weergegeven. Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20

9 Hoofddoel Vergroten kwaliteit en doelmatigheid voor het concern Subdoelen Faciliteren verbeteringen werkprocessen concern Optimaliseren financieel resultaat Vergroten bijdrage aan beleidsdoelen van het concern Programmalijnen Resultaten A. Centrale regie informatiebeheer B. Uniforme kaders en werkwijzen voor Informatiebeheer C. Werkprocessen concern voldoen aan kaders D. Verbetering producten, diensten en samenwerking E. Efficiënter processen in werkveld informatiebeheer F. Herziene taken G. Optimale dienstverlening H. Effectieve inzet archieven voor beleidsdoelen concern I. Effectief en efficiënt beheer archieven 1. Ontwikkelen, vaststellen en bewaken kaders en uitgangspunten informatiebeheer 2. Records Management implementeren in generieke systemen Sppor informatiebeheer 3. Records Management implementeren in werkprocessen 4. Ondersteunen concernhuisvesting en invoeren HNW010 bij verhuisbewegingen 5. Optimaliseren DIV/DIM-processen en inrichten informatiehuishouding 6. Ontwikkelen, implementeren/uitrollen en beheren e-dpot Sppor Ondernemerschap 7. Optimaliseren dienstverlening en beschikbaar stellen van archief 8. Vergroten ondernemerschap, productgebruik en samenwerking 9. Inrichten Dienstencentrum DIV/DIM * Sppor Organisatie 10. Inrichten Expertisecentrum Informatiebeheer 11. Doorontwikkelen organisatie, beleid en bedrijfsvoering

10 3.2 Programmalijnen Zoals aangegeven, is er een aantal programmalijnen, waarlangs de projectdoelen en resultaten worden gerealiseerd. Per (logische bundeling van) programmalijn(en) wordt een projectplan (conform de Rotterdamse standaard voor projectmatig werken) opgesteld, waarin wordt vastgelegd op welke wijze de programmalijn wordt uitgevoerd en met welke fasering (GvW: deze projectplannen zijn al gereed). De onderlinge afstemming en afbakening van de projectplannen worden gecoördineerd door het programma. Gelet op de doelen en de resultaten is de scope per projectlijn vastgesteld als vertrekpunt voor de verdere uitwerking. In onderstaande figuur is dit aangegeven. Tijdens de uitvoering kan overwogen worden aanpassingen door te voeren, indien blijkt dat de programmadoelen onvoldoende worden gerealiseerd of zijn afgerond. Programmalijnen Scope van de opdracht 1. Ontwikkelen, vaststellen en bewaken kaders en uitgangspunten informatiebeheer Huidige kaders in beeld incl. records management, ambities formuleren, ontwikkelen nieuwe kaders, bewustwording, afstemmen concernbreed, concernbreed vaststellen, bewaken 2. Records Management implementeren in generieke systemen Formuleren eisen obv kaders, afstemmen met systeemeigenaar, borgen implementatie in systemen, op orde brengen beheer Sppor informatiebeheer 3. Records Management implementeren in werkprocessen 4. Ondersteunen concernhuisvesting en invoeren HNW010 bij verhuisbewegingen Implementeren RM in te digitaliseren werkprocessen, adviseren over RM bij verbetering werkprocessen, digitaliseren keten van werkproces tot edpot Ondersteunen bij (vereenvoudigen van) digitaliseren werkprocessen, begeleiden medewerkers nieuwe werkwijze, opruimen papieren archieven, aansluiten bij programma concernhuisvesting 5. Optimaliseren DIV/DIM-processen en inrichten informatiehuishouding Verbetervoorstellen in kaart brengen, concernbreed vaststellen, implementeren besluiten Sppor Ondernemerschap 6. Ontwikkelen, implementeren/uitrollen en beheren e- dpot 7. Optimaliseren dienstverlening en beschikbaar stellen van archief 8. Vergroten ondernemerschap, productgebruik en samenwerking Technisch op orde, implementeren in werkprocessen (prioritering), uitrollen in concern, technisch beheer, functioneel beheer Dienstverleningsmodel, doelgroepen, ontsluiting informatie, producten, website, tarieven, digitaliseren bestaand archief Inzet collectie voor concern, samenwerking met burgers/instellingen/bedrijven, prioriteren, zakelijk denken en handelen, contractmanagement 9. Inrichten Dienstencentrum DIV/DIM * Organisatieplan, formatieplan en plaatsingstraject uitvoeren Sppor Organisatie 10. Inrichten Expertisecentrum Informatiebeheer 11. Doorontwikkelen organisatie, beleid en bedrijfsvoering Doelen en taken, rol en positionering in concern, relatie met andere afdelingen, competenties, organisatieplan, plaatsingstraject, operationaliseren Missie, visie, uitgangspunten (bijdrage aan concern), rol concern/burgers/instellingen/bedrijven, organisatiestructuur, inrichting organisatie, bedrijfsvoering (kosten), selectie- en collectiebeleid, positionering, bezuinigingsmogelijkheden * Dit onderdeel wordt volgens de afspraken in de Concerndirectie uitgevoerd door de Serviceorganisatie

11 3.3 Programmaorganisatie In onderstaande figuur is de programmaorganisatie schematisch weergegeven. Per spoor worden aanvullende maatregelen genomen voor de organisatie. Deze zijn opgenomen in de separate projectplannen. Hierin is ook aangegeven op welke wijze met clusters, CIO en Serviceorganisatie wordt samengewerkt in een vorm en samenstelling die recht doen aan de breedte van het programma. PROGRAMMA DOORONTWIKKELING INFORMATIEBEHEER & STADSARCHIEF Communicatie adviseur Financieel adviseur College van B& W Concerndirectie Concerndirecteur Dienstverlening Stadsarchivaris Programmamanager Programmasecretaris PROGRAMMAGROEP STADSARCHIEF Concerndirectie en college van burgemeester & wethouders Het Programma Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief is een concernopdracht in opdracht van de Concerndirectie. De Concerndirectie is dan ook het besluitvormend orgaan en zal indien nodig het college van burgemeester & wethouders informeren of besluiten voorleggen. De Concerndirecteur Dienstverlening is de portefeuillehouder binnen de Concerndirectie. Opdrachtgever De Concerndirecteur Dienstverlening is de opdrachtgever en de Stadsarchivaris is gemandateerd voor de rol van opdrachtgever. De gemandateerde opdrachtgever is eindverantwoordelijk en verzorgt in overleg met de opdrachtgever de afstemming en de communicatie met de Concerndirectie. Spoor organisatie - Acties - Acties Spoor ondernemerschap - Acties - Acties Spoor informatiebeheer - Acties - Acties Expertisecentrum informatiebeheer Opdrachtgeversoverleg De programmamanager zal periodiek overleggen met de opdrachtgever en de gemandateerde opdrachtgever. Hierbij zal de voortgang worden gemonitord en vindt besluitvorming plaats op tactisch niveau. Tevens is dit overleg het voorportaal richting de Concerndirectie. De programmasecretaris schuift aan voor ondersteuning, advisering en toelichting. 1 x per 8 weken vindt overleg plaats met de opdrachtgever, 1 x per 4 weken met de gemandateerde opdrachtgever. Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20

12 Programmamanager De programmamanager is namens de gemandateerde opdrachtgever verantwoordelijk voor de inrichting en de uitvoering van het programma, alsmede voor de voorbereiding van de besluitvorming. De programmamanager wordt parttime ondersteund door een secretaris, een communicatieadviseur en een financieel adviseur, die breed inzetbaar zijn binnen het programma. Daarnaast worden, indien nodig, de aan het Stadsarchief toegewezen P&Oadviseurs erbij betrokken. Programmagroep De dagelijkse uitvoering wordt gedaan door de programmamanager en de projectleiders, aangevuld met de projectsecretaris, communicatieadviseur en financieel adviseur. In de programmagroep vindt (onderlinge) afstemming over de voortgang plaats. De P&O-adviseur schuift desgewenst aan. De programmagroep komt 1 x per 4 weken bij elkaar. Projectleiders Elke projectleider is verantwoordelijk voor de uitvoering van een spoor en de realisatie van de vooraf vastgestelde resultaten. Hiervoor wordt een projectplan opgesteld. De projectleiders leggen in de programmagroep verantwoording af over de voortgang, met een voortgangsmonitor conform de Rotterdamse Standaard. Vanuit de projectgroepen zal de verbinding worden gelegd met de clustervertegenwoordigers (strategisch adviseurs Informatiebeheer). Elke projectleider heeft 1 x per 2 weken een bilat met de programmamanager. 3.4 Planning Het programma is in eerste aanleg opgesteld voor een periode van 2 jaar. Door de Concerndirectie zijn in september de eerste mijlpalen vastgesteld. Deze vormen de leidraad voor de exacte en meer gedetailleerde invulling, zoals in de projectplannen wordt uitgewerkt: - Globaal ontwerp Dienstencentrum DIV/DIM zal medio oktober ter behandeling worden aangeboden aan de Adviesgroep Bedrijfsvoering. Vervolgens zal uitwerking plaatsvinden van het Dienstencentrum DIV/DIM in lijn met de transitie van alle bedrijfsvoeringsfuncties, zoals door de serviceorganisatie wordt uitgevoerd. - Organisatieplan Stadsarchief in 4 de kwartaal 2012 gereed. - Plan van aanpak digitalisering Informatiebeheer gereed ter vaststelling in 4 de kwartaal Plan van aanpak Ondernemerschap gereed ter vaststelling in 4 de kwartaal De uitvoering van het programma is later gestart dan beoogd. Met name de gestelde mijlpalen voor het organisatieplan Stadsarchief hebben hierdoor vertraging opgelopen. In de planning is hiervoor een nieuwe aanpak opgenomen. Per spoor zijn alle uit te voeren acties benoemd en is een meer gedetailleerde planning opgesteld. In onderstaande figuur is het samenvattende overzicht hiervan opgenomen. Dit wordt gehanteerd als de routekaart voor het programma. Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20

13 1 okt 12 1 jan 13 1 apr 13 1 jun 13 1 okt 13 1 jan 14 1 apr 14 1 jun 14 1 okt 14 Uitvoeringsprogramma Planvorming Plan Stadsarchief Sppor organisatie 1a Verdieping visie, missie, uitgangspunten 1b Org. plan Expertisecentr. 1c Inrichten organisatie(uitvoeren acties, opleiden mensen, etc) 1d Verkenning verbeteringen 1e Org. plan Stadsarchief 1f Inrichten organisatie 1g Effectueren Sppor Ondernemerschap 2a Inventarisatie huidige producten en diensten 2i Tarieven herzien 2b Concernen cluster workshops (concerndoelen en samenw.) 2c Vaststellen doelgroepe n en opstellen concern actieprogr amma 2e Dienstverleningsmodel incl. business case efficiënte ontsluiting 2g Acquisitie- en collectiebeleid 2j Contractmanagement (contracten, beheer en naleving) 2d Effectueren actieprogramma in samenwerking met clusters en partners 2f Effectueren fysieke, digitale dienstverlening 2h Effectueren acquisitie- en collectiebeleid 2k In de markt zetten commerciële dienstverlening en alternatieve financieringsbronnen 3a Kader risicotool 3b Kader format info.beheerplan 3h Kader metadatamodellen 3c 3d 3j Beheer kaders, PDC, Zaaktypes 3e Projectplan edocs/ebus 3f Aanpassingen edocs/ebus/applicaties 3g Beheer DMS 3m Advisering records management in werkprocessen 3i Opstellen informatiebeheerplannen Sppor informatiebeheer 3k Opleidingen ontwikkelen 3o Aanpak decentrale archieven (ism HNW, concernhuisvesting, clusters) 3p Ondersteuning CHV 3n Implementeren records management in werkprocessen 3q Communicatie 3l Opleidingen verzorgen 3r Aanpak decentrale DIV/DIM (verbeterplan) 3s Concern postregistratie Implementatie 4a Onderzoek e-depot 4b Plan e- depot op orde 4c E-depot op orde

14 3.5 Geld Uitgangspunten Het programma heeft een grote reikwijdte in het concern. Het grijpt in op de primaire werkprocessen, de informatiestromen, het archief, de ontsluiting en de documentsystemen. Daarnaast is de hoofdtrend digitalisering. Om de onderlinge relatie scherp te houden, zijn enkele uitgangspunten voor de financiële uitwerking geformuleerd: 1 Het Expertisecentrum Informatiebeheer heeft als hoofdtaak mee te werken en te helpen (via bijvoorbeeld participatie in projectteams) bij aanpassing van werkprocessen of andere voorzieningen binnen het concern, en via die aanpak ervoor te zorgen dat informatiebeheer op een professioneel niveau via nader vast te stellen kaders wordt geïmplementeerd. 2 Het Expertisecentrum Informatiebeheer wordt gevormd door: a) De formatie van het huidige programma Concern Records Management. Deze wordt 1- op-1 ingezet vanuit het Stadsarchief (5 fte). b) De formatie en bezetting van huidige medewerkers DIV/DIM, die direct geschikt of snel geschikt te maken zijn. Deze worden 1-op-1 ingezet vanuit de RSO (inschatting 5 fte). c) Nieuw inrichtingsplan met functieprofielen en een formatie (tot een max. van ca. 10 fte), dat gedekt wordt uit financiële en formatieve ruimte van het Dienstencentrum DIV/DIM van de RSO. Hiervoor moeten reductiemaatregelen worden geïmplementeerd bij de RSO. Vanwege het verschil in kennis en competenties wordt de formatie niet 1-op-1 overgezet. Nadat het Expertisecentrum is ingericht, zullen aanvullende reductiemaatregelen leiden tot verdere krimp op het gebied van informatiebeheer (DIV/DIM incl. Expertisecentrum). In onderstaande figuur is het bovenstaande schematisch weergegeven. 143 Ca. 20% Reductie 2010 tot begin/medio 2013 Gerealiseerde krimp Stadsarchief Concern Records Management fte (1-op-1) - 5 fte (1-op-1) - Tot 10 fte (formatief + budgettair) Reductie tbv Expertisecentrum Aanvullende reductie als verdere bezuiniging Uitgewerkt in separate reductievoorstellen voor de Concerndirectie Stadsarchief (incl. bedrijfsvoering) Expertisecentrum Informatiebeheer (programmasturing) DIV/DIMpopulatie

15 3 De programmaorganisatie (programmaleiding) wordt gefinancierd uit de begroting van het cluster Dienstverlening. Hiervoor is voor 2013 en 2014 in totaal beschikbaar. De staande organisaties (clusters, Stadsarchief, CIO, RSO) werken vanuit hun reguliere verantwoordelijkheden voor de primaire taken mee aan de uitvoering. Tevens wordt ervan uitgegaan dat tijdelijke krachten (bijvoorbeeld voor het wegwerken van achterstanden in archieven) om niet worden geleverd, bijvoorbeeld door de inzet van herplaatsingskandidaten. Deze kosten worden daarom niet meegenomen in de meerjarige doorrekening van het programma. Aanvullend zal samen met het Cluster Werk & Inkomen en RSO HRM worden nagegaan of er vanuit werkgelegenheidsoptiek mogelijkheden zijn voor uitvoering van werkzaamheden, bijvoorbeeld door het inzetten van werkzoekenden voor het wegwerken van achterstanden in archieven en voor het digitaliseren. Ook kan gedacht worden aan het uitbesteden van dit soort activiteiten aan bedrijven, die werklozen of herplaatsingskandidaten hiervoor inzetten. 4 Belangrijke randvoorwaarde voor de verdere professionalisering van en bezuiniging op informatiebeheer is het digitaliseren van werkprocessen en de bijbehorende keten van klantwerkproces-edepot-ontsluiting in het concern. - Kosten voor digitalisering van werkprocessen en daarmee de aansluiting op de centrale voorzieningen, zoals het document managementsysteem (DMS), worden verondersteld te zijn opgenomen in de project- of beheerkosten van de specifieke werkprocessen van de clusters en/of concernbrede trajecten. - Kosten voor het doorontwikkelen of wijzigen van het document managementsysteem (DMS) worden in eerste aanleg betaald uit de reeds gereserveerde concernbudgetten (respectievelijk Stadsarchief en CIO per jaar dat in principe ook als uitgangspunt dient voor de komende jaren). Deze kosten zijn niet meegerekend in dit programma. Mogelijk zal intensiever gebruik van het DMS de komende jaren leiden tot hogere beheerkosten of extra investeringen. In eerste instantie zal dit gedekt moeten worden uit vrijvallende middelen bij de clusters door niet of minder gebruik van huidige niet-standaard systemen. Op dit moment is daarvoor geen directe inschatting te maken. - Op dit moment loopt een project om het e-depot als werkend systeem af te ronden. Inschatting is dat voor afronding eenmalig circa nodig is. Deze kosten zijn meegerekend in het programma en zullen apart worden geregeld. - De komende jaren zal het e-depot intensiever gebruikt gaan worden door de gemeentelijke organisatie. Dat vergt uitbreidingen van onder andere opslagcapaciteit. Naast de reguliere jaarlijkse budgetten van orde grootte is daarom in dit programma aanvullend gerekend met een ingeschatte indicatieve meerjarige lineair oplopende investering van in 2014 tot in Kosten voor ondersteunende activiteiten voortkomend uit het Programma Concern Huisvesting worden verondersteld te zijn opgenomen in dat specifieke programma. Het gaat hierbij om acties, zoals communicatie, verhuizingen, eventueel digitaliseren van semistatische archieven en opleiding. Deze kosten worden daarom niet meegenomen in de doorrekening van het programma. Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20

16 6 Investeringen in specifieke DIV/DIM-processen die in ieder geval effect hebben op de directe werkzaamheden van de DIV/DIM-populatie zijn opgenomen in voorliggend programma voor een bedrag van in 2013 en vanaf 2014 jaarlijks Bij specifieke investeringen zal afzonderlijke besluitvorming plaatsvinden. 7 Voor het spoor ondernemerschap is een belangrijk doel extra inkomsten te genereren voor de gemeente (baten hoger dan kosten). De verwachting is dat met de bestaande capaciteit dit financiële multipliereffect kan worden gerealiseerd. Mogelijk komen hier extra eenmalige investeringen bij kijken. Dat wordt de komende tijd duidelijk. Zodra dit aan de orde is, zal hiervoor expliciete besluitvorming volgen. 8 Reductie in informatiebeheer in de primaire processen (bijvoorbeeld secretarieel werk) als gevolg van vereenvoudiging en automatisering van de informatiestromen zijn niet meegnomen omdat hierin geen bruikbaar centraal inzicht is. 9 Vraaguitval door het stoppen en/of uitbesteden van primaire processen van de gemeente is niet meegenomen in de financiële raming. Mochten er gemeentebreed substantiële maatregelen worden genomen dan zal het effect ervan op Informatiebeheer en DIV/DIM worden aangegeven en meegenomen. Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20

17 Business case met scenario s Om inzicht te krijgen in de financiële consequenties van het doorontwikkelen en het verder professionaliseren van informatiebeheer in het concern is een eerste business case opgesteld. Deze geeft in dit stadium voor de komende jaren zicht op de ontwikkeling van personeel, kosten en investeringen. De lijnen die worden geschetst zijn indicatief en orde van grootte. Gedurende de uitvoering van het programma zal dit concreter en specifieker worden. Bij de doorontwikkeling van informatiebeheer is sprake van verschillende invloedssferen. Zo zijn er maatregelen, die direct in het werkveld van informatiebeheer kunnen worden genomen (denk aan postrondes, koeriersdiensten of dossiervorming). Aan de andere kant is er een grote mate van afhankelijkheid van de veranderingen van het primaire proces in het concern (denk aan digitalisering van werkprocessen, zoals subsidies en dienstverlening). Om desondanks toch inzicht te krijgen in de financiële ontwikkelingen wordt gewerkt met een aantal scenario s, zoals weergegeven in onderstaand schema. Scenario Scenario 0 Handhaven werkwijze 1/1/2013 (tevens de 0-meting) Scenario 1 Verbeteren werkprocessen DIV/DIM en Informatiebeheer Scenario 2 Digitaliseren primaire werkprocessen concern (scenario 2+ positieve inschatting, 2- negatieve) Kenmerken Voorbeelden Omschrijving Met de huidige formatie de huidige werkwijze continueren n.v.t. Hard Onafhankelijk Zekerheid Eenvoudig Analoog Lage investeringen Korte termijn Met centralisatie en betere capaciteitsplanning efficiënter werken. Tevens toepassen PDC en verbeteren werkprocessen DIV/DIM - Toepassen PDC - Centrale capaciteitsplanning -Standaardisatie - Verbeteringen werkprocessen DIV/DIM Bovenop scenario 1 met integrale digitalisering van primaire werkprocessen en informatiestromen efficiënter werken op basis van benchmark en best guess - Primaire en secundaire werkprocessen gedigitaliseerd incl. informatiestromen in de keten van klantwerkproces-edpotontsluiting Zacht Afhankelijk Onzekerheid Complex Digitaal Hoge investeringen Lange termijn Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20

18 Financiële doorkijk De belangrijkste financiële component is de personeelskosten. De hoofdmoot van het huidige informatiebeheer wordt gevormd door de medewerkers DIV/DIM (met grof samengevat als taken voor postverwerking en verspreiding en beheer van semi-statische archieven) en daarnaast een beperkte groep medewerkers van het programma concern records management. Sinds 2010 is met diverse meer en minder ingrijpende maatregelen in het concern deze groep gereduceerd met 18% (26 fte). Begin/medio 2013 wordt het oorspronkelijke doel van 20% reductie gehaald. Indien de komende jaren verbetermaatregelen worden doorgevoerd in het directe werkveld van DIV/DIM (scenario 1) dan wordt stapsgewijs uiteindelijk rond 2020 een reductie van zo n 35% bereikt ten opzichte van Het gaat hier bijvoorbeeld om maatregelen, zoals toepassen PDC, verdere standaardisatie, betere capaciteitsplanning, afschaffen postrondes en afstemmen van DIV/DIM-systemen op elkaar. Een echt substantiële reductie is uitsluitend mogelijk, indien de primaire processen van het concern zodanig geautomatiseerd worden dat de informatiestromen digitaal verlopen (scenario 2). In dat geval wordt een groot deel van de huidige DIV/DIM-werkzaamheden overbodig. De verwachting is dat die reductie zich gaat inzetten na de grote verhuisbewegingen zoals gepland in het Programma Concern Huisvesting. De ervaring leert dat deze reductie vooraf zeer lastig is in te schatten. Op basis van inschattingen van ervaringsdeskundigen kan aangenomen worden dat de reductie kan uitkomen binnen een bandbreedte van 55% tot 75% ten opzichte van In onderstaande grafiek is het personeelsverloop voor de verschillende scenario s weergegeven. 160 Indicatief aantal fte formatie DIV/DIM + Expertisecentrum Informatiebeheer 26 fte / 18% reductie 1/1/2010-1/1/ Fte Totaal scenario 2- Totaal scenario 2+ Totaal scenario 1 Totaal scenario Jaar Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20

19 Indien gekeken wordt naar de ontwikkeling van de kosten dan is het belangrijk te realiseren dat er (beperkte) investeringen nodig zijn om tot besparingen te kunnen komen. Bij het doorvoeren van verbetermaatregelen in het directe werkveld van DIV/DIM (scenario 1) is in eerste instantie een beperkte financiële investering nodig, die ongeveer gelijke tred houdt met de eerste personele besparingen. De eerste jaren zijn de kosten daarmee gelijk aan het huidige kostenniveau (1/2003). Daarna gaan de maatregelen substantieel effect opleveren tot een reductie van bijna 25% ten opzichte van de kosten in Echter, de grote beweging in het concern is het maken van een kwaliteitssprong via digitalisering en automatisering van primaire werkprocessen (scenario 2). Dat betekent dat het informatiebeheer verankerd moet worden in de werkprocessen. Voor die professionaliseringsslag is een extra investering nodig in de vorm van een iets groter Expertisecentrum Informatiebeheer en verdere ontwikkeling van het e-depot en DMS. Indien we kijken naar de indicatieve raming hiervan dan zal ten opzichte van het huidige kostenniveau gedurende zo n 2,5 jaar (afhankelijk van het tempo van digitalisering in het concern) een totale extra investering in orde grootte 1 miljoen euro nodig zijn. Daarna wordt een forse reductie ingezet. Binnen een tijdsbestek van circa 1 jaar daarna wordt die investering terugverdiend. Het totale kostenniveau voor informatiebeheer zal uiteindelijk structureel zo n 35% tot ruim 55% lager zijn dan in 2010; ofwel zo n 3 tot 4,5 miljoen euro structureel per jaar. In onderstaande grafiek is het verloop van de kosten voor de scenario s weergegeven. 10 Indicatieve kosten Informatiebeheer en DIV/DIM (orde van grootte) 9 8 Kosten per jaar ( ) x Totaal scenario 2- Totaal scenario 2+ Totaal scenario 1 Totaal scenario Jaar Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20

20 3.6 Personeel, communicatie & informatie Het programma is breed en complex en vraagt veel van de aansturing van de leidinggevenden, en het verandervermogen en de veranderbereidheid van medewerkers in de gemeentelijke organisatie. Communicatie is daarom van essentieel belang. Per programmalijn zullen voorstellen worden opgesteld over de wijze van communiceren en het laten participeren van de medewerkers. Vanuit het programma zal dit met een communicatieplan worden gecoördineerd, waarbij inzet enacties worden afgestemd. Uitgangspunt zal met name zijn om de leidinggevenden en medewerkers aangehaakt te houden bij het proces voor een optimaal draagvlak. Daarom zal tevens worden nagegaan of medewerkers in tijdelijke teams of in samenwerkingsverbanden onderwerpen nader kunnen uitwerken of realiseren. Van alle begeleidingsgroeps- en programmaoverleggen worden verslagen opgesteld. Deze worden de eerstvolgende keer ter vaststelling in de betreffende vergadering geagendeerd. Via een voortgangsrapportage of monitor zal de programmamanager aan de begeleidingsgroep rapporteren over de stand van zaken. Ook de projectleiders stellen periodiek een voortgangsrapportage op, die in de programmagroep wordt geagendeerd. Voor het programma zal centraal een digitaal archief worden aangemaakt. Alle documenten worden vervolgens hierin opgeslagen door de programmasecretaris, de projectleiders en de medewerkers. 3.7 Veranderaanpak Het Programma Informatiebeheer sluit direct aan bij de ontwikkelingen tot de modernisering van het concern, zoals vastgelegd in het Programma Organisatie & Financiën. Het Programma Informatiebeheer ondersteunt deze ontwikkeling en geeft hier invulling aan. Het gaat hier om een traject dat ingrijpt in de manier van werken van de medewerkers in het concern. Daarnaast is er een urgentie vanuit financieel oogpunt en vanuit een aantal andere gemeentetrajecten, zoals concernhuisvesting. Hierbij past een veranderaanpak, die recht doet aan beide invalshoeken. Daarom wordt gekozen voor een combinatie van top-down en bottom-up: - Bottom-up: leidinggevenden en medewerkers van de staande organisatie worden nadrukkelijk uitgenodigd mee te werken aan de projecten die worden geïnitieerd en de eigen professionaliteit, passie en creativiteit in te brengen. - Top-down doelen: centraal worden visie, doelen en procesaanpak opgesteld passend bij de kaders, die vanuit het concern zijn meegegeven. Dit zal in de aanpak een expliciete plek krijgen in de communicatie met maximale transparantie. Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief 1.0 ir. G. van Wijhe 14 februari van 20