Gebruikershandleiding Tripolis Mail 2.8.0

Transcriptie

1 Tripolis Mail Aug 2007

2 Inhoudsopgave 1 Introductie Wat is Tripolis Mail? De onderdelen van de Tripolis Mail applicatie Lijstbeheer (List management) Inhoud (Content) Mailings Statistieken (Statistics) Gebruikersaccounts (Administration) Een mailing aanmaken in Tripolis Mail een schematisch overzicht In deze handleiding gebruikte termen 6 2 Tripolis Mail op uw pc Systeemvereisten Inloggen in Tripolis Mail Navigeren door Tripolis Mail 8 3 Lijstbeheer (List Management) Over dit onderdeel Over databases en lijsten Over CSV-bestanden Databases en lijsten aanmaken in Tripolis Mail (Import Wizard) CSV-bestand importeren Lege database aanmaken CSV-bestand importeren in een bestaande database Rapport van de importactie bekijken Testlijsten specificeren Abonneebeheer De eigenschappen van een database of een lijst bekijken Abonnee-overzicht in een database Abonnee-overzicht in een lijst Abonnees zoeken Abonnees deleten Abonneestatus Gegevens selecteren in een database of lijst (Selection Wizard) Verwijderen van dubbele gegevens uit een database of lijst (Exclude Wizard) Samenvoegen of splitsen van lijsten Abonneegegevens wijzigen Abonnee toevoegen aan een mailinglist Abonnees exporteren (Export Wizard) Veritate CSV-bestand importeren in Microsoft Access of Microsoft Excel CSV-bestand importeren in MS-Access CSV-bestand importeren in MS-Excel 24 4 Inhoudbeheer (Content Management) Overzicht Navigeren door de inhoudmodule Over sjablonen (Templates) CMS-sjabloon Visual Editor-sjabloon Static HTML-sjabloon Tellers (Counters) reacties van abonnees op uw s registreren Aanmaken van een nieuwsbrief Stap 1 Sjabloontype kiezen en ontwerpen Stap 2 Een e-zine aanmaken Stap 3 Een editie aanmaken 31 pagina 2 van 56

3 Nieuwsbrief aanmaken met gebruikmaking van een CMS-sjabloon Nieuwsbrief aanmaken met gebruikmaking van een Visual Editor-sjabloon Met gebruikmaking van een Visual Editor In de Visual Editor gebruikte icoontjes Invoegen interne links Nieuwsbrief aanmaken met gebruikmaking van een statisch HTML-sjabloon Nieuwsbrief printen 38 5 Mailing aanmaken en verzenden aan abonnees Lijst van verzonden nieuwsbrieven bekijken Editie versturen naar een lijst abonnees Mailings personaliseren notificatie 41 6 Statistieken Database en mailinglist statistieken Mailinglist statistieken Mail statistieken Quick View Mail Opens Clicks Click Channels (klik-kanalen) Statistieken vergelijken Query statistieken Gebruikte operatoren voor query s in mail-statistieken Statistieken exporteren Click Channels (klik-kanalen) Nieuw klik-kanaal toevoegen 50 7 Gebruikersaccounts (Administration) Appendix Over Mail-Types bevat HTML en platte tekst (Multipart) Type 0: ASCII + HTML afbeeldingen niet ingesloten Type 1: ASCII + HTML afbeeldingen ingesloten bevat alleen HTML Type 2: HTML afbeeldingen niet ingesloten Type 3: HTML afbeeldingen ingesloten bevat alleen tekst Type 4: tekstversie RSS RSS-feeds invoegen RSS-feeds publiceren Tips voor succesvolle publicaties Kies relevante onderwerpen Houd uw abonneelijst up-to-date Scheid kerninhoud van commerciële informatie Vermijd tekst in hoofdletters Zorg voor voldoende lege ruimten Verstuur geen ellenlange s Wees kort en krachtig Gebruik korte alinea s Streef naar een regelmatig verzendschema 55 9 Index pagina 3 van 56

4 1 Introductie 1.1 Wat is Tripolis Mail? Tripolis Mail is web-gebaseerde software waarmee u elektronische nieuwsbrieven en direct marketing s kunt samenstellen. Tripolis Mail biedt u een set gebruiksvriendelijke tools voor het opmaken van de inhoud in HTML of tekstformat. Met Tripolis Mail is het heel eenvoudig om nieuwsbrieven op te stellen in overeenstemming met uw bedrijfsimago en uw wensen. Uw abonnees, de ontvangers van uw nieuwsbrief, uiten online, via uw website, hun belangstelling voor uw bedrijf of producten, maar u kunt ook een database van abonnees in Tripolis Mail importeren. Met gebruikmaking van een of meerdere door web-developers van Veritate speciaal voor uw bedrijf ontworpen sjablonen zult u snel en efficiënt nieuwsbrieven kunnen samenstellen, waarbij geen speciale kennis van HTML-code is vereist. Naast tekstinhoud kunt u in uw mailing ook afbeeldingen en links naar andere sites opnemen. U koppelt de nieuwsbrief aan een lijst van abonnees en verstuurt hem op een door u gekozen datum en tijdstip. Tripolis Mail biedt u een uitgebreide set tools voor het beheer van uw abonneebestand. Met behulp van Tripolis Mail wizards kunt u lijsten met elkaar vergelijken en abonnees die dubbel voorkomen verwijderen, abonnees selecteren en nieuwe lijsten maken op basis van uw selectiecriteria (in algemene bewoordingen: een lijst die bestaat uit een selectie uit een database). U kunt bijvoorbeeld abonnees selecteren in een bepaalde stad of binnen een specifieke leeftijdsgroep. Vervolgens maakt en verstuurt u een nieuwsbrief die speciaal gericht is op deze belangengroep. U kunt een abonneebestand exporteren en openen in Microsoft Excel of Access. Voorbeeld: u beheert een grote sport outlet. Uw assortiment omvat onder andere surfplanken, duiken zeiluitrusting. Uw klanten schrijven zich in op een mailinglist op uw website. Bij hun inschrijving geven ze op in welke sporten ze geïnteresseerd zijn. In uw database kunt u dan bijvoorbeeld de mensen selecteren die duiken hebben gekozen en een nieuwsbrief opstellen en verzenden met een speciaal op duiken toegespitste inhoud. Tripolis Mail biedt u tools voor het bijhouden van statistieken met betrekking tot verstuurde s en het openen daarvan door ontvangers. U kunt bijvoorbeeld informatie oproepen over het aantal geslaagde transmissies en het aantal klikken op een link in uw mailing. 1.2 De onderdelen van de Tripolis Mail applicatie Tripolis Mail is bijzonder gemakkelijk in het gebruik - de onderdelen van de applicatie worden geopend door het aanklikken van opties in een werkbalk en vervolgens door een boomstructuur te navigeren. In algemene bewoordingen: deze opties corresponderen met de functionele onderdelen (modulen) in de applicatie. Onderstaand vindt u een korte beschrijving van elke module (alle modulen worden later in de handleiding uitvoerig behandeld). Wanneer u Tripolis Mail opstart, zult u zien dat de onderdelen corresponderen met de knoppen op het opstartscherm van Tripolis Mail. De knoppen die u ziet in uw Tripolis Mail browser zijn gebruikersafhankelijk - wat u ziet hangt af van de bevoegdheden van de gebruiker Lijstbeheer (List management) Dit is de module waarin u uw databases en lijsten aanmaakt en onderhoudt. Een database in Tripolis Mail kunt u zien als een container voor een of meerdere lijsten; u kunt bijvoorbeeld uit een database waarin gegevens zijn opgenomen over sporten waarvoor belangstelling bestaat, een lijst samenstellen van abonnees die geïnteresseerd zijn in kanovaren. Een lijst is dus een selectie van abonnees uit de database. Een lijst dient als de verzendeenheid voor een nieuwsbrief: wanneer u abonnees een nieuwsbrief stuurt, selecteert u een lijst en verstuurt u de nieuwsbrief aan de abonnees op de lijst. De database bevat alle abonnees en een abonnee kan voorkomen op verschillende lijsten in een en dezelfde database. Voor meer informatie: zie sectie 3. pagina 4 van 56

5 1.2.2 Inhoud (Content) In deze module maakt u de inhoud van uw mailings aan. U stelt een mailing samen in HTML of plattetekstformat met gebruikmaking van kant-en-klare sjablonen die door web-developers van Veritate voor u zijn ontworpen. U kunt natuurlijk ook uw eigen HTML of tekstversie uploaden. Dit is tevens de plaats waar u statische informatie invoert die niet in elke nieuwsbrief verandert, zoals bijvoorbeeld Default Subject, From, Return-Path enzovoort. Deze onderwerpen worden behandeld in sectie Mailings U voegt een nieuwsbrief samen met een lijst en verstuurt de brief aan de betreffende geadresseerden. U kunt een mailing direct versturen of inplannen voor verzending op een later tijdstip. Deze onderwerpen worden behandeld in sectie Statistieken (Statistics) Na het versturen van een mailing kunt u verscheidene statische gegevens inzien met betrekking tot het gedrag van de geadresseerden, online en rechtstreeks. Naast gegevens over het aantal succesvolle en mislukte afleveringen is tevens informatie beschikbaar over het aantal openingen (geadresseerde opent de ), en het aantal klikken (de geadresseerde klikt op een URL die in the is opgenomen). Deze onderwerpen worden behandeld in sectie Gebruikersaccounts (Administration) In deze module kunt u bevoegdheden toekennen aan de gebruikers van Tripolis Mail, dat wil zeggen, medewerkers in uw organisatie die gebruik maken van Tripolis Mail. Voor meer informatie: zie sectie Een mailing aanmaken in Tripolis Mail een schematisch overzicht Het onderstaande diagram geeft een overzicht van hoe een mailing in Tripolis Mail wordt aangemaakt en aan geadresseerden wordt verstuurd. In de begeleidende alinea s vindt u een korte samenvatting van elke fase. E-zine ontwerpen of selecteren Gebruik e-zine om editie samen te stellen Beheer database abonnees: abonnees schrijven zich on line in importeer CSV-bestand van abonnees Mailing: proefeditie op proeflijst abonnees Proefmailing Oké? Verstuur mailing aan complete lijst Bekijk statistieken m.b.t. opening- en klikgedrag abonnees De e-zine ontwerpen pagina 5 van 56

6 Samen met een web-developer van Veritate ontwerpt u een e-zine die zal dienen als basis voor het samenstellen van uw edities. Doorgaans zult u dit slechts eenmaal hoeven doen. Uw e-zine vormt de sjabloon die u zult gebruiken om edities samen te stellen and bevat de statische informatie die van editie naar editie niet verandert. Voor meer informatie: zie sectie 4. De editie samenstellen Met gebruikmaking van de sjabloon in the e-zine, voert u in een nieuwe editie tekst, afbeeldingen en links (URL s) in. Voor meer informatie: zie sectie 4. Abonnees beheren Uw abonnees abonneren zich online op uw nieuwsbrief, of u importeert een database van abonnees. Voor meer informatie: zie sectie 3. Mailing aanmaken Als u klaar bent om de editie te testen, verstuurt u die naar een kleine testlijst van abonnees. Als u tevreden bent over het resultaat, verstuurt u de editie aan de volledige lijst. Voor meer informatie: zie sectie 5. Statistieken m.b.t. de mailing inzien Na het versturen van de mailing zult u de gegevens willen inzien m.b.t. het aantal geslaagde en mislukte afleveringen, het aantal geopend en het aantal klikken, dat wil zeggen, hoe vaak een in de opgenomen URL is aangeklikt. Voor meer informatie: zie sectie In deze handleiding gebruikte termen In de volgende tabel vindt u een kort overzicht van de in deze handleiding gebruikte termen. Term e-zine Sjabloon Editie Mailing Abonnee Gebruiker Omschrijving Dient als de basis voor al uw edities; de e-zine bevat de statische, nietveranderende gegevens van edities die u zult opstellen, inclusief de te gebruiken sjabloon en mailkoppen. Een bestand dat de basisstructuur vormt voor een editie. Elke keer dat u een editie aanmaakt, baseert u de inhoud op de in de e-zine uitgewerkte sjabloon. Een bestand in HTML of tekstformat dat u voor uw mailing aanmaakt. Een editie is te vergelijken met de editie van een tijdschrift en bevat de tekst, afbeeldingen en links die u uw abonnees wilt sturen. De die aan abonnees wordt verstuurd; tevens nieuwsbrief of genoemd. Personen of bedrijven in uw abonnee-database; in deze handleiding ook geadresseerde of ontvanger genoemd. De werknemers in uw organisatie die werken met de Tripolis Mail-applicatie. De in de tekst voorkomende seksespecifieke aanduidingen (zijn of zijn bestand) worden louter voor het gemak gebruikt en zijn van toepassing op beide seksen. Iedere klant dient een key-user aan te wijzen. Dit is de contactpersoon voor Veritate. Tevens zal deze persoon de programma-updates ontvangen. Een zogenaamde certified user (bevoegd gebruiker) is een gebruiker die bij Veritate een training heeft gevolgd. Zowel de certified als de key-user is het toegestaan de Veritate-helpdesk te raadplegen( ); ze hebben beiden de training gevolgd. Andere gebruikers dienen hun vragen voor te leggen aan certified users of de key-user. pagina 6 van 56

7 2 Tripolis Mail op uw pc 2.1 Systeemvereisten Tripolis Mail is een volledig web-gebaseerde applicatie inloggen in en werken met Tripolis Mail gaat via uw webbrowser. U dient te beschikken over Microsoft Internet Explorer for Windows, versie 5.5 of hoger of Mozilla (1.7 of hoger)/firefox (1.0 of hoger) op om het even welk besturingssysteem. Voor het aanmaken van edities (zie sectie 4) met de Visual Editor is Internet Explorer for Windows versie 5.5 of hoger vereist. Uw browser dient te worden ingesteld op het accepteren van cookies en JavaScript. In IE kunt u instellen wanneer er op nieuwe versies van pagina s moet worden gecontroleerd (controleren of een webpagina up-to-date is). Voor werken met Tripolis Mail moet dit worden ingesteld op bij elk bezoek aan een pagina. Dit doet u als volgt: start IE op en selecteer Tools > Internet options (Extra > Internet-opties). In het vak Temporary Internet files (Tijdelijke internet-bestanden) van dit scherm, klikt u op Settings (Instellingen). Op het Settings scherm, klikt u Every visit to the page (Bij elk bezoek aan een pagina) aan. Een proxyconfiguratie wordt ten strengste afgeraden om te voorkomen dat dynamische webpagina s worden gecached. Zorg voor een zo snel mogelijke internetverbinding. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw systeembeheerder of de Tripolis Mail-helpdesk. Opmerking over pop-up killers: wanneer u in Tripolis Mail een voorbeeld van een editie wilt bekijken, verschijnt op uw scherm een HTML-pagina. Als u op uw pc een pop-up killer gebruikt, zou de applicatie het voorbeeldscherm als een pop-up kunnen beschouwen en het onderdrukken. Om dit te voorkomen moet u ervoor zorgen dat uw pop-up killer pop-ups van de Tripolis Mail-site toestaat. 2.2 Inloggen in Tripolis Mail Inloggen in Tripolis Mail doet u met de URL die u tijdens uw trainingssessie is verstrekt. Type in op uw browserscherm. In het eerste scherm voert u uw Client name (klantnaam), User name (gebruikersnaam) en Password (wachtwoord) in en dan klikt u op Enter. pagina 7 van 56

8 - Uw Tripolis Mail-sessie sluit zich automatisch na 30 minuten inactiviteit. Niet opgeslagen gegevens gaan verloren. Opnieuw inloggen om uw sessie te hervatten. U kunt handmatig uitloggen door te klikken op de log out - link rechts in het hoofdmenu van Tripolis Mail. 2.3 Navigeren door Tripolis Mail Navigeren in Tripolis Mail is intuïtief en gemakkelijk te leren en is gebaseerd op een zogenaamd random access (willekeurige bestandstoegang) structuur elk scherm en elk onderdeel van de applicatie is toegankelijk vanaf het scherm waarin u op een bepaald moment werkt. Het navigeren: veel Veritate-schermen bestaan uit twee gedeelten (zie onderstaand voorbeeld) links een boomstructuur die bijvoorbeeld een lijst laat zien van databases of e-zines en rechts een gedeelte met meer informatie over het door u in de boomstructuur geselecteerde item of van een van de items boven aan het scherm. Voorbeeld: start Tripolis Mail op en klik op List Management. Links op het scherm verschijnt een container-icoontje met de naam My Databases. Deze bevat een of meerdere databasemappen, die op hun beurt elk een of meerdere lijsten bevatten (ervan uitgaande dat u testlijsten hebt of dat er al lijsten op uw systeem aanwezig zijn). Om te zien welke lijsten een database bevat, klikt u op het + icoontje voor de database, als de map niet al opengevouwen is. Rechts vindt u het List Management submenu met de keuzeknoppen New Database, Import Wizard, Export Wizard, Selection Wizard en Exclude Wizard. Deze keuzeknoppen worden uitgelegd in sectie 3 hieronder. Verder navigeren: Als u een van de submenu s op het List Management scherm aanklikt, bijvoorbeeld New Database, zult u zien dat het rechterdeel van het scherm verandert. In dit geval wordt u gevraagd de naam van een nieuwe database in te voeren. Klik op Cancel om dit scherm te verlaten. De You are here - balk: De You are here-balk vindt u onder de submenu s deze geeft aan waar u zich bevindt in Tripolis Mail, en terwijl u door de applicatie navigeert, verandert de locatie-aanduiding mee. Deze dient tevens als een navigatie-tool: klik op een van de items in de balk om naar het gewenste onderdeel te navigeren. Om bijvoorbeeld terug te gaan naar het eerste scherm klikt u op Tripolis Mail. Om snel naar een onderdeel van de applicatie te gaan: - Vanaf uw huidige locatie klikt u op List Management, Content, Mailing, Statistics, Administration of Help om vervolgens verder te navigeren, of - Klik op een item in de boom of klik op een item in de You are here-balk. Uw data opslaan: Op veel data-invoerschermen, bijvoorbeeld het Add subscriber-scherm, moet u op Save klikken om uw data op te slaan Tripolis Mail vraagt niet of u uw data wilt opslaan bij het sluiten van een scherm. pagina 8 van 56

9 3 Lijstbeheer (List Management) 3.1 Over dit onderdeel List Management is de module waarin u uw abonneegegevens beheert; hier maakt u databases en lijsten aan en worden abonnees toegevoegd, geïmporteerd, geëxporteerd, geselecteerd of verwijderd. Tevens kunt u nieuwe lijsten aanmaken door selecties uit de database of door de functie split list (lijst splitsen). Eerst moet u iets meer weten over databases en lijsten. Deze twee onderwerpen worden hieronder besproken Over databases en lijsten Elke record in een Tripolis Mail-database zal verplichte velden bevatten voor adres, wachtwoord en mailtype van de ontvanger (in het mailtype-veld staat de format van de mailing die de abonnee zal ontvangen). Daarnaast zal de record een aantal optionele profielvelden bevatten, bijvoorbeeld voor leeftijd, sekse, aanhef, titel, beroep, hobby s enzovoort, die door een gebruiker worden gedefinieerd. Profielvelden hebben betrekking op het doel of het onderwerp van uw database. De database bevat alle abonnees. Een lijst is een container voor een aantal records in de database. U kunt bijvoorbeeld een lijst aanmaken door in de database alle abonnees te selecteren die jonger zijn dan 35 of degenen die in Engeland of Zweden wonen, of u kunt een bestand importeren en tijdens de importprocedure een nieuwe lijst aanmaken. Een abonnee kan in verschillende lijsten voorkomen; in een sportdatabase kan een abonnee bijvoorbeeld zijn opgenomen in een lijst voor kanovaren en een lijst voor surfen. Wanneer u een abonnee ophaalt uit de database toont Tripolis Mail u de lijsten waarin de abonnee is opgenomen. Een lijst is de eenheid die u samenvoegt met een nieuwsbrief, dat wil zeggen, u maakt de mailing aan door een editie te koppelen aan een lijst van abonnees in de Mailing-module Over CSV-bestanden U zult waarschijnlijk een database en een lijst aanmaken door een bestand in CSV (Comma Separated Values - kommagescheiden waarden)-format te importeren, dus zullen we dit bestand als eerste bekijken. Een CSV-bestand bestaat uit rijen data. Alle rijen bevatten hetzelfde aantal datavelden. De velden zijn gescheiden door een komma of een puntkomma en elk veld staat tussen aanhalingstekens (zie onderstaand voorbeeld). Elk veld heeft een naam, die wordt gespecificeerd in de eerste rij van het bestand (ook wel header row genoemd). Elke rij in een CSV-bestand begint op een nieuwe regel. Een veldnaam mag bestaan uit alfabetische karakters (grote of kleine letters) en/of cijfers. Gebruik geen tekens als $, {, } of spatietekens; deze kunnen niet worden gebruikt voor personalisering en kunnen leiden tot fouten tijdens de importprocedure. De maximale lengte van een veldnaam is 40 karakters. U kunt een CSV-bestand bewerken met een editor zoals bijvoorbeeld Windows Notepad. Voorbeeld van een CSV-bestand: " ","password","mailtype","salutation","hobby" "robert@abcpress.com","a21q","0","dear Mr. Johnson","diving" "peter@abcpress.com","a22q","4","dear Mr. Brady","photography" "jane@abcpress.com ","A23Q","1","Dear Dr. Casey","shopping" Zoals u ziet zijn de veldnamen alleen gescheiden door een komma geen spatie tussen de veldnamen invoegen. U kunt een CSV-bestand aanmaken door een Excel-bestand op te slaan als CSV-bestand. Veritate adviseert het gebruik van MS Access. In Tripolis Mail moet elk CSV-bestand dat u importeert een veld bevatten genaamd , en optioneel twee velden genaamd password en mailtype. Het veld is optioneel als u een andere sleutelwaarde gebruikt, zoals hieronder beschreven. pagina 9 van 56

10 Key values (sleutelwaarde): tijdens de importprocedure zult u een veld selecteren dat zal dienen als key value of identifier (variabele naam). De waarde in dit veld zorgt dat de record (rij) in de database als uniek wordt herkend. Meestal wordt het adres als sleutel gebruikt, dus u kunt niet twee records met hetzelfde adres in een database opnemen. Wanneer een record niet uniek is, geeft Tripolis Mail dit aan tijdens de importprocedure, samen met het aantal gevonden dubbele velden. Wanneer u het adres als sleutel kiest, slaat Tripolis Mail het adres slechts eenmaal in de database als sleutel op. Twee andere velden, password en mail type worden door Tripolis Mail standaard aangemaakt, maar u kunt deze naar eigen keuze in uw database importeren. In de meeste gevallen zal uw CSV-bestand optionele profielvelden bevatten zoals salutation of hobby in het bovenstaande voorbeeld. 3.2 Databases en lijsten aanmaken in Tripolis Mail (Import Wizard) U kunt in Tripolis Mail op twee manieren een database aanmaken: - Importeer een CSV-bestand en maak tijdens de importprocedure de bijbehorende database en lijst aan. Dit is de gebruikelijke methode om een database in Tripolis Mail aan te maken. - Maak in Tripolis Mail een lege database aan, vervolgens een bijbehorende lijst en voeg dan abonnees aan de lijst toe. Dit kunt u doen door een CSV-bestand van abonnees in de database te importeren, of door de abonnees een voor een in te voeren. Aangezien u waarschijnlijk de eerste methode zult gebruiken, zullen we die als eerste onder de loep nemen CSV-bestand importeren Hieronder wordt stap voor stap uitgelegd hoe u een CSV-bestand kunt importeren en tijdens de importprocedure een nieuwe database en een lijst kunt aanmaken. Voor een uitleg van CSVbestanden, zie sectie Voor u begint: aanbevolen wordt om een klein CSV-bestand aan te maken vergelijkbaar met het bestand in sectie hierboven en dat te gebruiken als testbestand. 1. Start Tripolis Mail op en klik op de knop List Management. 2. Klik op de knop Import Wizard. De wizard leidt u door de importprocedure. Voor elke stap klikt u op de knop Next om verder te gaan of op de knop Back om een stap terug te gaan. Met gebruikmaking van de wizard doet u het volgende: 3. Stap 1: de wizard vraagt u om aan te geven welk bestand u wilt importeren. Klik op de knop Browse en navigeer naar het CSV-bestand dat u wilt importeren. In het scherm Choose File (selecteer bestand), plaatst u uw cursor op het bestand en klikt Open. Het bestand is nu geselecteerd. 4. Stap 2: de wizard vraagt u een bestaande database te selecteren of een nieuwe database aan te maken. Selecteer [create new] in de vervolgkeuzelijst. Een apart pop-upscherm vraagt u een naam voor de database op te geven. Voer een naam in en klik op OK om dit scherm te verlaten. 5. Stap 3: de wizard vraagt u een mailinglist te selecteren of een nieuwe aan te maken. Selecteer [create new] in de vervolgkeuzelijst. Een apart pop-upscherm vraagt u een naam op te geven voor de lijst. Voer een naam in en klik op OK om dit scherm te verlaten. 6. Stap 4: nu vraagt de wizard u om een field mapping te maken, dat wil zeggen, u geeft aan hoe Tripolis Mail elk veld in het CSV-bestand moet overnemen als u dat in de database importeert. Voor profielvelden kunt u kiezen uit: (i) maak een nieuw veld aan met dezelfde naam of (ii) het veld niet importeren. Voor het verplichte -veld, raadt Tripolis Mail u aan dat u het veld selecteert met dezelfde naam in het CSV-bestand. De verplichte velden mail type en password staan altijd in de database. Als uw CSV-bestand deze velden bevat, zullen ze in de database worden geïmporteerd. Op dit scherm staan de volgende drie kolommen: a. Column header (kolomkop) : hierin staan de veldnamen (header row) van het CSVbestand dat u importeert. pagina 10 van 56

11 b. Database field (databaseveld): bevat de door Tripolis Mail voorgestelde veldnamen in de database. Voor profielvelden kunt u kiezen uit [Create New] of [None]Als u [Create New] selecteert, zal Tripolis Mail in de database een veld aanmaken met een naam die identiek is aan de naam in het corresponderende header row -veld. Om een veld van de import uit te sluiten, klikt u op de pijl en selecteert u [None]. Voor een overzicht van mailtypes, zie sectie 8.1 hieronder. c. Identity field (identiteitsveld): een veld dat elke record die u wilt importeren identificeert. Klik op het keuzerondje in het veld dat u wilt selecteren als identity field. Standaard is dit het -veld, maar u kunt ook een ander veld selecteren. Door het selecteren van een ander veld is het mogelijk dat de importprocedure langer duurt. Velden die u niet kunt selecteren zijn password en mailtype. Default Mail Type (standaard mailtype): een mailtype definieert de format en inhoud van de mailing die de abonnee zal ontvangen. Het default Mail Type definieert het mailtype voor rijen in het importbestand waar geen waarde is ingevuld in de mailtype header, of wanneer het te importeren CSV-bestand geen mailtype header bevat. Voor meer informatie over mailtypes, zie sectie 8.1 hieronder. 7. Stap 5: Klik op de knop Next om de importprocedure te starten. 8. Stap 6: Tripolis Mail houdt u op de hoogte van de voortgang van de import. Dit scherm zal doorgaan naar stap 7 als de importprocedure is voltooid. Door op de knop Refresh te klikken, kunt u het voortgangsbericht updaten. 9. Stap 7: Importbevestiging Tripolis Mail maakt van de importactie een rapport aan. Dit rapport wordt toegelicht in sectie 3.4 hieronder. - Alle records die u aan een lijst toevoegt, worden automatisch toegevoegd aan de database waarmee de lijst verbonden is. - Kolomkoppen kunnen niet beginnen met een cijfer Lege database aanmaken De procedure is als volgt: 1. Start Tripolis Mail op en klik op de knop List Management. 2. Klik op de knop New Database. 3. In het scherm Specify database properties dat verschijnt, voert u een naam in voor de database en klikt u op de knop Save. Op het volgende scherm toont Tripolis Mail u een lijst van al uw databases. 4. Klik op de knop Edit in het actieveld van de database die u zojuist hebt aangemaakt. Het scherm Edit Database: specify database properties verschijnt, waarin u de database-eigenschappen kunt definiëren. Zoals u ziet staan de velden , password en mail type al in de database. (Het veld Mail Type wordt toegelicht in sectie 8.1 hieronder.) In dit scherm maakt u een of meerdere profielvelden aan voor het vastleggen van abonneekenmerken zoals bijvoorbeeld leeftijd, aanhef, sekse, hobby s enzovoort. pagina 11 van 56

12 Voor elk veld dat u aanmaakt, voert u eerst een naam in en dan klikt u op de pijl om het soort veld dat u wilt aanmaken te selecteren. U hebt drie keuzemogelijkheden: a. Een tekstveld voor het invoeren van letters of combinaties van letters en cijfers. b. Een numeriekveld waarin u alleen cijfers invoert. c. Een dataveld voor geboortedatums in de format dd-mm-jjjj. 5. Voor elk nieuw veld klikt u op de knop Add om het veld aan de database toe te voegen. Er verschijnen twee extra knoppen: Change en Delete. Deze maken het u mogelijk de door u aangemaakte velden te wijzigen of te verwijderen. Uw database is nu toegevoegd aan Tripolis Mail. Als u klikt op de knop List Management, staat uw nieuwe database in de lijst van databases. Nu gaat u een lijst aanmaken voor de nieuwe database en abonnees aan de lijst toevoegen. a. Klik op het container-icoontje My Lists van de database en vervolgens op de knop New List. b. Voer in het scherm New list: Specify list properties een naam in voor de nieuwe lijst en klik op de knop Save. c. In het scherm My Lists dat verschijnt, klikt u op de knop Add subscriber. d. Voer een geldig adres in in het -veld (verplicht) en een wachtwoord in het password-veld (optioneel) en selecteer een Mail type in de vervolgkeuzelijst. e. Voer gegevens in in de profielvelden die u hebt aangemaakt. 3.3 CSV-bestand importeren in een bestaande database De procedure voor het importeren van een CSV-bestand in een bestaande database is dezelfde als voor een nieuwe database, zoals uitgelegd in sectie hierboven, alleen selecteert u tijdens de importprocedure een bestaande database en lijst in de vervolgkeuzelijsten. Bij stap 7 toont Tripolis Mail u een rapport van de importactie (zie sectie 3.4 hieronder). 3.4 Rapport van de importactie bekijken De volgende tabel is een voorbeeld van het rapport dat Tripolis Mail na elke importactie aanmaakt. zowel voor een bestaande als een nieuwe database. Dit rapport wordt aangemaakt in stap 7 van de Import Wizard. Onderstaand voorbeeld heeft betrekking op bestanden die werden geïmporteerd in een bestaande database; de inhoud van uw rapport zal dus enigszins afwijken als u een nieuwe database aanmaakt zoals beschreven in sectie 3.2. pagina 12 van 56

13 Message Uitleg Total number of records: 10 Het aantal records in het import (CSV) bestand, inclusief de header row. Records with syntax errors: 0 Het aantal rijen in het CSV-bestand dat niet gelezen kon worden door een of andere fout, bijvoorbeeld een komma in een adres. Subscribers added to database: 9 Het aantal records dat aan de database is toegevoegd. Subscribers already in database: 0 Het aantal records in het importbestand dat al in de database was opgenomen. Let wel: wanneer u een bestand importeert in een bestaande database, zullen velden die wel in het importbestand maar niet in de database voorkomen, in de database worden aangemaakt voor alle abonnees. Omgekeerd, wanneer een veld niet geïmporteerd wordt of ontbreekt in een volgende importactie voor een abonnee die al in de database is opgenomen, zal dat veld voor de abonnee in de database worden gehandhaafd. Existing subscribers not in import file: 11 Het aantal abonnees in de database voordat het bestand werd geïmporteerd. Total number of subscribers: 20 Het totaal aantal abonnees in de database, inclusief het aantal dat werd geïmporteerd. Subscriptions added to list: 9 Het aantal tijdens de importprocedure aan de lijst toegevoegde abonnees. Subscriptions already in list: 0 Het aantal abonnees in het importbestand dat al in de lijst was opgenomen. Existing subscriptions not in import file: 0 Het aantal abonnees in de lijst dat niet in het importbestand voorkwam. U kunt deze abonnees uit de lijst verwijderen (zie de aantekening over de knop Synchronize hieronder). Total number of subscriptions: 9 Het totaal aantal abonnees in de lijst na de importprocedure. Synchroniseren Aan het eind van het rapport verschijnt een boodschap vergelijkbaar met: Click Synchronize to synchronize your list with your import file. This will delete 6 recipients in the list which are not present in the import file. Met deze actie worden de abonnees verwijderd die in een bestaande lijst voorkwamen, maar niet in het geïmporteerde bestand. Als u een nieuwe lijst hebt aangemaakt, is de waarde natuurlijk 0. Klik op de knop Synchronise om deze actie uit te voeren. 3.5 Testlijsten specificeren In de Mailing Wizard (zie sectie 5.2) kunt u kiezen uit twee types testmailings. Een normale testmailing zal een HTML- en een tekstversie van de nieuwsbrief verzenden aan alle geadresseerden in de geselecteerde mailinglist. Als u op het list properties -scherm test list aanvinkt, zal in de Mailing Wizard automatisch Test mailing worden geselecteerd. Het tweede type testmailing genaamd Sample test is alleen beschikbaar als u in het list properties - scherm een sample source en sample amount definieert. pagina 13 van 56

14 Als test list is aangevinkt, zal een lijst van beschikbare mailinglisten in dezelfde database worden getoond. Selecteer de lijst die u als bron wilt gebruiken. Voor een sample test mail zullen de abonnee-profielgegevens van een willekeurige selectie geadresseerden van de sample source list (bronlijst waaruit de willekeurige abonnees worden gehaald) worden gebruikt om voorbeeld-testmails aan te maken die zullen worden verzonden aan de geadresseerden in de testlijst. Sample amount geeft aan hoeveel voorbeeld-testmails aan iedere geadresseerde worden verstuurd. De voorbeeld-testmailing kan worden gebruikt om de personaliseringselementen zoals bijvoorbeeld de aanhef, of de inhoud-personalisering in uw nieuwsbrief te controleren. Voor een realistischere test kunt u in plaats van de data van uw testlijst ook de echte data van uw voorbeeld-bronlijst gebruiken. Voorbeeld: De nieuwsbrief maakt gebruik van een gepersonaliseerde aanhef met samenvoegvelden als: Dear $!{firstname} $!{lastname}, Lijst geadresseerden: firstname lastname peterk@gmail.com Peter Keller a3452@hotmail.com Anna info@abcpress.com steve@miller.net Steve Miller jdk@freenet.org Janet Kirsten bambler@gmx.net B. Ambler Wanneer u deze lijst geadresseerden gebruikt als bron-mailinglist voor uw sample data met een sample amount van 5, zal iedere geadresseerde in uw testlijst 5 voorbeeld-test s ontvangen inclusief een aanhef: 1) Dear Steve Miller, 2) Dear Anna, 3) Dear, 4) Dear Janet Kirsten, 5) Dear B. Ambler, Iedere geadresseerde in uw testlijst zal de test-mails precies zo ontvangen als Steve, Anna enz., zodra de daadwerkelijk aan hen wordt verstuurd, inclusief alle headers en links. Wees voorzichtig met links voor unsubscribe (uitschrijven) en change (wijzigen). 3.6 Abonneebeheer In dit gedeelte zult u het volgende leren: 1. Een weergave oproepen van de eigenschappen van een database of een lijst. 2. Een overzicht opvragen van alle abonnees in een database of een lijst. 3. Abonnees zoeken. 4. Abonnees verwijderen uit een database of een lijst. 5. Abonnees selecteren in een database of een lijst. 6. Abonneegegevens wijzigen. 7. Abonneestatus wijzigen. 8. Dubbele adressen uit een database verwijderen. pagina 14 van 56

15 9. Abonnees toevoegen aan een mailinglist. Om praktische ervaring in deze acties op te doen, is het raadzaam een testdatabase aan te maken zoals beschreven in sectie 3.2.2, of ervoor te zorgen dat uw container My Databases voorbeelddatabases en lijsten bevat De eigenschappen van een database of een lijst bekijken Veel bewerkingen op een database of een lijst, zoals abonnees opvragen (retrieve), bewerken (edit) of verwijderen (delete) worden opgestart in een scherm waarop de eigenschappen van de database of lijst worden getoond (het scherm Database properties of het scherm List properties ). Het is dus handig om vertrouwd te raken met de manier om dit scherm te benaderen. Om de eigenschappen van een database of lijst te bekijken: 1. Klik op de knop List Management. Tripolis Mail toont een boom van databases in de container My Databases. 2. Open de container My Databases en klik op de database die u wilt bekijken. Tripolis Mail toont de eigenschappen van de database rechts op het scherm. In dit scherm kunt u tevens de naam van de database of de profielvelden wijzigen. De eigenschappen van een lijst bekijken: 1. Klik op de knop List Management. Tripolis Mail toont een lijst van databases in de container My Databases. 2. Selecteer een database, vouw hem open en vouw vervolgens de container My Lists open. 3. Klik op een van de lijsten in de container My Lists. Tripolis Mail toont de eigenschappen van de lijst rechts op het scherm. In dit scherm kunt u desgewenst de naam van de lijst wijzigen. pagina 15 van 56

16 Web-enabling : web-developers van Veritate kunnen uw lijsten web-enablen, met andere woorden: uw geadresseerden kunnen online inschrijven op uw mailinglist of hun abonnement opzeggen. Als een database web-enabled is, is het niet raadzaam zonder overleg met Veritate veldnamen te wijzigen. Database-, lijst- of profielnaam: als een lijst of database door web-developers van Tripolis Mail web-enabled is en u verandert de naam, is die niet langer via internet te benaderen Abonnee-overzicht in een database Een overzicht opvragen van alle abonnees in een database: 1. Ga naar het scherm Database properties zoals hierboven beschreven. 2. Klik op de knop List all subscribers in dit scherm. Tripolis Mail toont een lijst van alle abonnees in de database Abonnee-overzicht in een lijst Een overzicht opvragen van alle abonnees in een lijst: 1. Ga naar het scherm List properties zoals hierboven beschreven. 2. Klik op de knop List all subscribers in dit scherm. Tripolis Mail toont een lijst van alle abonnees in de lijst Abonnees zoeken U kunt in een database of lijst zoeken naar abonnees. De procedure is als volgt: 1. Ga naar het scherm Database properties zoals hierboven beschreven. 2. Klik op de knop Find subscriber, selecteer een databaseveld. Beschikbare velden: het adres van de abonnee en alle aanwezige databasevelden. Wachtwoord, mailtype en status zijn niet beschikbaar als zoekveld. 3. Voer een zoekstring in en start de query door op de OK-knop te klikken. U zoekt een abonnee door de volledige veldwaarde van de abonnee in te voeren, of een deel daarvan waar nodig met gebruikmaking van de wildcards * of?. U kunt ook een zoekstring gebruiken om meerdere abonnees te zoeken. Een abonnee zoeken door middel van het adres: 1. Ga naar het scherm Database properties zoals beschreven in sectie hierboven. 2. Op het properties-scherm klikt u op de knop Find subscriber. pagina 16 van 56

17 3. In het zoekscherm dat verschijnt selecteert u address. Dan voert u een zoekstring in en klikt u op OK. Gebruik het teken * (asterisk) als vervanging van nul of meer letters of cijfers. Gebruik het vraagteken? als vervanging van één letter of cijfer. Voorbeeld: de string *bert*@abcpress.com zal de volgende abonnees vinden: bert@abcpress.com norbert@abcpress.com robert@abcpress.com roberto@abcpress.com Om adressen als norbert@hotmail.com of bert@abcpress.com op te halen, voert u *bert*@* in en niet *bert*. Door ber?@abcpress.com in te voeren zal alleen bert@abcpress.com worden gevonden. Bij het zoeken naar adressen moet de zoekstring bevatten. De functie zoek abonnee is hoofdlettergevoelig. Het systeem zal norbert@hotmail.com en Norbert@hotmail.com als twee verschillende adressen zien. Als uw mailinglist maar een klein aantal abonnees bevat, kunt u de abonnee zoeken door te browsen door de lijst plaats uw cursor op de lijst en klik op de knop List all subscribers Abonnees deleten U kunt een abonnee schrappen (delete) uit een lijst of database. Als u een abonnee van een lijst schrapt zal de actie de abonnee ook schrappen uit de database en uit alle lijsten waarin hij is opgenomen. U kunt ook een abonnee verwijderen (remove ) uit een lijst; in dit geval wordt de abonnee niet verwijderd uit de database of uit andere lijsten waarin die eventueel is opgenomen. U kunt op drie manieren een abonnee uit een database deleten: - Zoek de abonnee zoals beschreven in sectie hierboven. In de lijst van abonnees die verschijnt, plaatst u de cursor op een abonnee en klikt u op de knop delete in het actieveld. - Vraag een overzicht op van alle abonnees in de database zoals beschreven in sectie hierboven. Plaats uw cursor op een abonnee en klik op de knop delete in het actieveld. - Gebruik de knop Delete subscribers in het scherm database-eigenschappen. In dit geval hebt u een lijst met adressen of abonnees die u wilt deleten. Deze methode wordt hieronder beschreven. Een of meerdere abonnees deleten uit een database: 1. Ga naar het scherm Database properties zoals beschreven in sectie hierboven. 2. Klik op de knop Delete subscribers. Het onderstaande scherm verschijnt. 3. Type of plak de adressen van de abonnees die u wilt deleten. 4. Klik op de knop Delete. Tripolis Mail toont u het aantal verwijderde abonnees. 5. Klik op de knop Finish om te stoppen of op Delete More om stap 3 and 4 te herhalen. pagina 17 van 56

18 Een abonnee deleten uit een lijst: 1. Ga naar het scherm List properties zoals beschreven in sectie hierboven. 2. Klik op de knop List all subscribers. Tripolis Mail toont een lijst van alle abonnees. 3. Plaats in het actieveld uw cursor op de delete-knop van de abonnee die u wilt deleten. 4. Tripolis Mail vraagt u de delete-actie te bevestigen: 5. Klik op OK of Cancel. Een abonnee van een lijst verwijderen (remove): 1. Ga naar het scherm List properties zoals beschreven in sectie hierboven. 2. Klik op de knop List all subscribers of Find a subscriber en voer op het zoekscherm een zoekstring in. Tripolis Mail toont een lijst van alle abonnees of de abonnee die u zoekt. 3. Plaats in het actieveld uw cursor op de knop remove van de abonnee die u van de lijst wilt verwijderen. 4. Tripolis Mail vraagt u de remove-actie te bevestigen: Abonneestatus Een abonnee kan enabled of disabled zijn. Als een abonnee disabled is, zal hij via Tripolis Mail geen s ontvangen. pagina 18 van 56

19 Wanneer is een abonnee disabled? De abonnee heeft de double opt-in (dubbele toestemming) inschrijfprocedure niet afgerond. In een double opt-in procedure moet de abonnee zijn abonnement bevestigen door een link aan te klikken. Wanneer de abonnee dit niet doet, is hij disabled. Web-developers van Tripolis Mail kunnen een routine implementeren (automatic bounce handling) waarmee abonnees van wie bekend is dat aan hen verzonden s worden geweigerd, disabled worden; het abonnement blijft bestaan, maar de status verandert. De enige manier om de status te veranderen is door de abonnee-eigenschappen te wijzigen of door een abonnee opnieuw te importeren Gegevens selecteren in een database of lijst (Selection Wizard) U kunt in Tripolis Mail niet alleen databaserecords importeren en exporteren, maar ook records selecteren. U ondervraagt een database of lijst met gebruikmaking van selectiecriteria die u online invoert. Tripolis Mail biedt een aantal opties: u kunt het resultaat opslaan in een nieuwe lijst, toevoegen aan een bestaande lijst of verwijderen uit een bestaande lijst. Deze procedure is bijzonder handig als u bijvoorbeeld een mailing wilt verzenden naar een selectie uit uw abonneelijst. Records uit een database of lijst selecteren en verwerken: 1. Klik op de knop List Management. 2. Klik op de knop Selection Wizard. De Selection Wizard start op en zal u door de selectieprocedure leiden. 3. Stap 1: Selecteer een bron. Tripolis Mail vraagt u de database of mailinglist te selecteren waaruit u een selectie wilt maken. In de vervolgkeuzelijst selecteert u een database of lijst en dan klikt u op de knop Next. 4. Stap 2: Specificeer de condities. Dit is waar u uw query invoert. Tripolis Mail toont een scherm dat vier kolommen bevat, te weten: a. een lijst van de velden in uw database b. een veld voor een AND of OR operator (dit veld wordt getoond in de tweede regel van een selectiereeks, zoals u in onderstaand voorbeeld kunt zien). c. een lijst van operatoren (bijvoorbeeld equals, contains of starts with) d. een value(s)-veld waar u een waarde invoert. 5. Selecteer de voor uw doel vereiste AND en OR operatoren (zie NB 1 en NB 2 hieronder). Voor de velden Field en Operator, klikt u op de pijl en selecteert u een veld en een operator. Voer in het value-veld een waarde in. Klik op de knop Add om de regel toe te voegen aan uw query. Klik op de knop Remove om een regel uit uw query te verwijderen. Voorbeeld: stel dat uw mailinglist velden bevat voor gender, birthday_year en profession. Om alle mannelijke abonnees die geboren zijn na 1965 te selecteren ziet uw query-scherm er als volgt uit: Klik op Next om de query te starten. Om een selectieprocedure af te breken terwijl Tripolis Mail uw query uitvoert, klikt u op de knop Stop. Dit zorgt ervoor dat de selectie niet wordt voortgezet op de achtergrond. 6. Stap 3: Tripolis Mail toont het totaal aantal abonnees dat aan uw query voldeed en het aantal hits per conditie. De details van de eerste record die aan de query voldeed, worden eveneens getoond. 7. Tripolis Mail biedt u nu vier opties: pagina 19 van 56

20 i. Het resultaat opslaan in een nieuwe mailinglist voer de naam in van een nieuwe lijst en klik op de knop Create new. ii. Het resultaat toevoegen aan een bestaande mailinglist klik op de pijl, selecteer een lijst en klik op de knop Add to. iii. Het resultaat verwijderen uit een bestaande mailinglist klik op de pijl, selecteer een lijst en klik op de knop Remove from. iv. Op de knop Finish klikken zonder verder iets met het resultaat te doen. NB 1: De AND operator wordt gebruikt om twee condities te koppelen die allebei waar moeten zijn. In bovenstaand voorbeeld, moet een abonnee een man zijn en na 1965 geboren zijn om geselecteerd te worden. De OR operator wordt gebruikt om twee condities te koppelen waarvan er een waar moet zijn (beide kan ook). NB 2: De volgorde waarin u de query invoert is belangrijk. De condities worden namelijk geëvalueerd in de volgorde waarin ze staan: van boven naar beneden. De condities 1 OR 2 AND 3 OR 4 worden bijvoorbeeld geëvalueerd als: ((1 OR 2) AND 3) OR 4. NB 3: Het Value-veld mag meer dan één waarde bevatten. Als u bijvoorbeeld de between operator gebruikt in een age-veld, zal het Value-veld twee waarden bevatten, in dit geval het leeftijdsinterval, gescheiden door een komma of puntkomma, bijvoorbeeld 40,45. Als u twee leeftijdsintervallen wilt selecteren, bijvoorbeeld tussen 20 en 25 en tussen 40 en 45, moet u in de query twee regels invoeren: age between 20,25 OR age between 40,45. NB 4: Zoekstrings zijn hoofdlettergevoelig Verwijderen van dubbele gegevens uit een database of lijst (Exclude Wizard) In Tripolis Mail kunt u twee lijsten of databases met elkaar vergelijken met het oogmerk om dubbele adressen te verwijderen, dat wil zeggen records met identieke adressen in de bron- en doellijst. U selecteert een doellijst en een bronlijst. Tripolis Mail vergelijkt de lijsten en verwijdert de records die in beide lijsten voorkomen uit de doellijst. Uw doel kan ook een database zijn, inclusief alle daaraan gekoppelde lijsten. De Exclude Wizard heeft veel toepassingen. U kunt bijvoorbeeld een te verzenden -mailinglist vergelijken met een verzonden -lijst en de verzonden records verwijderen uit de te verzenden - lijst. NB: In onderstaande procedure staat de term mailinglist zowel voor database als voor mailinglist. Dubbele adressen verwijderen: 1. Klik op de knop List Management. 2. Klik op de knop Exclude Wizard. De Exclude Wizard start op en zal u door de exclude-procedure leiden. 3. Selecteer een target (doel): Tripolis Mail vraagt u een target-mailinglist te selecteren. Dit is de lijst waaruit dubbele records verwijderd zullen worden. Klik op de knop Next om verder te gaan. 4. Selecteer een source (bron): Tripolis Mail vraagt u een source-list (bronlijst) of database te selecteren. U klikt op de knop Next en Tripolis Mail vergelijkt de lijsten en toont de eerste 10 dubbele records. Afhankelijk van de grootte van de mailinglisten, kan deze procedure soms twee minuten in beslag nemen. 5. Om de dubbele records uit de doellijst te verwijderen, klikt u op de knop Next. - Als u een lijst als doel selecteert, zullen dubbele records alleen uit de lijst verwijderd worden en niet uit de database waaraan de lijst hangt. - Als u een database als doel selecteert, zullen dubbele records ook uit de aan de database gekoppelde lijsten verwijderd worden. - U kunt dubbele adressen niet verwijderen wanneer u als bron en als doel dezelfde lijst selecteert. pagina 20 van 56

21 3.6.9 Samenvoegen of splitsen van lijsten Tripolis Mail stelt u in staat om op lijstniveau twee lijsten samen te voegen. Dit is alleen mogelijk binnen een en dezelfde database. De abonnees in een geselecteerde bronlijst zullen worden toegevoegd aan de doellijst. Na het samenvoegen zal Tripolis Mail u laten zien hoeveel abonnees aan de doellijst zijn toegevoegd. Tripolis Mail stelt u in staat om op lijstniveau een lijst te splitsen in twee aparte lijsten. Door een splitspositie in te voeren (bijv. de 5 de positie in een lijst van 10 records) en een naam voor de nieuwe lijst, zal Tripolis Mail deze routine uitvoeren Abonneegegevens wijzigen Als u een bepaalde abonnee hebt gevonden, kunt u zijn gegevens wijzigen of de abonnee toevoegen aan een lijst. 1. Ga naar het scherm Database properties zoals beschreven in sectie hierboven. 2. Klik op de knop List all subscribers of op de knop Find a subscriber en voer in het zoekscherm een zoekstring in. Tripolis Mail toont een lijst van alle abonnees of de abonnee naar wie u zoekt. 3. In het actieveld klikt u op de knop Edit. Het scherm Specify subscriber properties verschijnt. 4. Wijzig de gegevens in dit scherm en klik op de knop Save. Hieronder ziet u een voorbeeld van een record uit een database. Naast de verplichte velden voor e- mailadres, wachtwoord en mailtype bevat de database tevens zes velden met profielgegevens. Alle aan de database gekoppelde mailinglisten worden getoond in het Subscriptions-veld, en de lijsten waarin deze abonnee is opgenomen zijn aangevinkt. Voor een overzicht van mailtypes, zie sectie 8.1 hieronder Abonnee toevoegen aan een mailinglist Er zijn twee manieren om een abonnee toe te voegen aan een mailinglist: - Een groep abonnees importeren in een bestaande lijst. - Abonnees een voor een aan een lijst toevoegen. Dit is een snelle manier om een testlijst aan te maken met een klein aantal abonnees. De eerste optie wordt uitvoerig behandeld in sectie hierboven. De procedure voor de tweede optie is als volgt: pagina 21 van 56

22 1. Vouw het + icoontje open naast de container My Databases. 2. Vouw het + icoontje open naast de database die de lijst bevat die u wilt bewerken. 3. Klik op de lijst die u wilt bewerken. 4. Klik op de knop Add subscriber. 5. In het scherm dat verschijnt, voert u het adres, wachtwoord, mailtype en de profielgegevens in (voor een overzicht van mailtypes, zie sectie 8.1 hieronder). 6. Neem de abonnee op in andere mailinglisten die aan de database gekoppeld zijn (de lijst die u hebt geselecteerd is al aangevinkt) Abonnees exporteren (Export Wizard) U kunt een lijst exporteren als een CSV-bestand en vervolgens bewerken in een teksteditor zoals Microsoft Notepad, of importeren in Microsoft Access of Excel-applicaties. Voor een uitleg van CSVbestanden, zie sectie hierboven. De procedure is als volgt: 1. Klik op de knop List Management. 2. Klik op de knop Export Wizard. De export wizard start op en zal u door de exportprocedure leiden. 3. Stap 1: in de vervolgkeuzelijst van databases selecteert u de database die de mailinglist bevat die u wilt exporteren en vervolgens klikt u op de knop Next. 4. Stap 2: in de vervolgkeuzelijst van mailinglisten selecteert u de mailinglist die u wilt exporteren en vervolgens klikt u op de knop Next. 5. Stap 3: klik op de knop Download. Het volgende scherm verschijnt. Zoals u ziet is de tweede optie (Save this file to disk) automatisch geselecteerd. 6. Klik op OK, voer in het dialoogvenster Save As dat verschijnt een bestandsnaam in en klik op de knop Save. Een Tripolis Mail-database zal waarschijnlijk constant veranderen als abonnees online op een mailinglist inschrijven of het abonnement opzeggen. Wanneer u een mailinglist exporteert en vervolgens weer importeert, bestaat de mogelijk dat u onbedoeld abonnees importeert die hun abonnement hebben opgezegd in de tijd tussen export en import. pagina 22 van 56

23 Veritate CSV-bestand importeren in Microsoft Access of Microsoft Excel Als u in Tripolis Mail een CSV-bestand exporteert (hoe dit in zijn werk gaat wordt uitgelegd in sectie hierboven), kunt u het importeren in Microsoft Access- of Excel-applicaties. Omgekeerd kunt u in deze applicaties aangemaakte databasetabellen of spreadsheetbestanden in CSV-format opslaan en in Tripolis Mail importeren. De volgende secties beschrijven de procedure om een CSV-bestand te importeren in MS-Access en MS-Excel. Voor aanvullende informatie kunt u het helpbestand voor deze applicaties raadplegen CSV-bestand importeren in MS-Access 1. Start Microsoft Access op (hierna MS-Access genoemd). 2. Als MS-Access u in het eerste dialoogvenster vraagt of u een nieuwe database wilt aanmaken (Blank Access database), selecteert u deze optie, of u klikt op het icoontje in de werkbalk. 3. Voer in het dialoogvenster File New Database de naam van een databasebestand in en klik op de knop Create. De databasetabel waarin u het CSV-bestand gaat omzetten zal in deze database worden opgeslagen. 4. In de werkbalk selecteert u File > Get External Data > Import. 5. In het Import-dialoogvenster navigeert u naar het CSV-bestand dat u wilt importeren (selecteer Text Files in het veld Files of type en klik op de knop Import. MS-Access start nu de Import Text Wizard op. Na elke hieronder beschreven stap klikt u op de knop Next om naar de volgende stap door te gaan. a. Klik het selectievakje Delimited aan. b. Selecteer een puntkomma als veldscheiding (field delimiter) en vink het selectievakje voor First Row contains Field Names aan. De namen van de eerste rij van het CSV-bestand worden dan gebruikt om de veldnamen in de database aan te maken. c. Maak een nieuwe tabel aan: selecteer New Table. d. Voor elke kolom in het CSV-bestand dat u importeert, vraagt de wizard u de volgende keuzes te maken: i. Voer een nieuwe veldnaam in of gebruik de naam uit de header-rij. ii. Kolom overslaan (niet importeren). iii. Selecteer een datatype. iv. Indexeer het veld. Plaats uw cursor op elke kolom en pas de eigenschappen naar wens aan. 6. Klik de knop Choose my primary key aan en selecteer de kolom of de kolom die u in Tripolis Mail als sleutel hebt gebruikt. De waarde in dit veld zorgt dat de record (rij) in de database als uniek wordt herkend. 7. Voer de naam in van de databasetabel die u wilt aanmaken en klik op de knop Finish. De databasetabel die u zojuist hebt aangemaakt wordt in het databasescherm getoond. pagina 23 van 56

24 CSV-bestand importeren in MS-Excel 1. Start Microsoft Excel op (hierna MS-Excel genoemd). 2. Klik op het icoontje in de werkbalk om een nieuw leeg Excel-document aan te maken. Een andere mogelijkheid is om een bestaand Excel-document te openen. 3. In de werkbalk selecteert u Data > Get External Data > Import Text File. 4. In het dialoogvenster Import Text File dat verschijnt, navigeert u naar het CSV-bestand dat u wilt importeren (selecteer All Files in de lijst Files of type). MS-Excel start nu de Excel Text Import Wizard op. Na elke hieronder beschreven stap klikt u op de knop Next om naar de volgende stap door te gaan. a. Selecteer Delimited als bestandstype en rij 1 (standaard) als de eerste rij die geïmporteerd moet worden. b. Klik het selectievakje voor Semicolon (puntkomma) aan om de veldscheiding aan te geven. c. Voor elke kolom in het CSV-bestand dat u importeert, vraagt de wizard u de volgende keuzes te maken: i. Selecteer de format voor de kolomgegevens. ii. Kolom overslaan (niet importeren). Plaats uw cursor op elke kolom en pas de eigenschappen naar wens aan. De wizard vraagt u nu om voor de importgegevens de bestemming aan te geven en de locatie op het werkblad. Selecteer het huidige werkblad of een nieuw werkblad and voer de kolomrijspecificatie in (bijv. $D$8 in het werkblad). De eerste cel met data (rij 1, kolom 1) zal worden ingevoegd op de locatie die u specificeert. Klik op OK. MS-Excel importeert nu het CSV-bestand. 5. Klik op het icoontje in de werkbalk om het werkbladbestand op te slaan. pagina 24 van 56

25 4 Inhoudbeheer (Content Management) 4.1 Overzicht Het Content-onderdeel is de module waarin u de inhoud van uw nieuwsbrieven aanmaakt en beheert, en de sjabloon die de basis vormt voor uw nieuwsbrieven. In Tripolis Mail beheert u inhoud op twee niveaus: op e-zineniveau en op editieniveau. Op e-zineniveau voert u statische informatie in die van editie naar editie niet verandert, bijvoorbeeld het van adres, een standaardonderwerp voor de en een adres waarnaar niet-afleverbare s worden doorgezonden. Tevens specificeert u de sjabloon die u zult gebruiken om de edities op te stellen die met behulp van deze e- zine worden gemaakt. U moet de e-zine aanmaken voor u de edities kunt opstellen, en aangezien de informatie in een e-zine niet vaak verandert, zal dit slechts nu en dan moeten gebeuren. Op editieniveau voert u de inhoud van een mailing in; u voert tekst, grafische afbeeldingen en hyperlinks in. Afhankelijk van de sjabloon die u gebruikt, zal de mailing die u verstuurt worden opgemaakt in HTML- of tekstformat of in beide. Doorgaans zult u regelmatig een editie aanmaken, bijvoorbeeld elke week of maand. 4.2 Navigeren door de inhoudmodule Deze sectie beschrijft hoe u door het inhoud-onderdeel kunt navigeren. Het is raadzaam dit door te lezen voor u probeert e-zines en edities aan te maken. Wellicht zult u niet alle opties die worden beschreven nodig hebben, maar het kan nuttig zijn u een idee te vormen van de geboden mogelijkheden voor u zich aan het echte werk waagt. Voor een stap-voor-stap beschrijving van het aanmaken van een e-zine en een editie met gebruikmaking van elk type sjabloon, zie sectie 4.3 hieronder. Klik in het hoofdmenu op Content. U navigeert door content door gebruik te maken van de boomstructuur aan de linkerkant van het scherm en de knoppen aan de rechterkant. Wanneer u een e-zine en een reeks corresponderende edities hebt aangemaakt, worden die getoond in een boomstructuur vergelijkbaar met het voorbeeld hiernaast. Elke e-zine bevat een container My Editions, die opengevouwen de edities toont die met behulp van de e-zine zijn aangemaakt. In het scherm hierboven bevat de e-zine newsletter een editie genaamd U navigeert door e-zines en edities door te klikken op de icoontjes + en om de mappen of containers open of dicht te vouwen. Ook kunt u de eigenschappen van e-zines en edities bekijken. Plaats uw cursor op een e-zine en klik eenmaal. Aan de rechterkant van het scherm verschijnt het scherm e-zine properties. Dit scherm wordt uitvoerig behandeld in sectie hieronder. Om de eigenschappen van een editie te bekijken, vouwt u de desbetreffende container My Editions open en dan klikt u op de editie die u wilt bekijken. Het scherm edition properties wordt dan getoond. Voor meer informatie over de velden in dit scherm, zie sectie hieronder Over sjablonen (Templates) De bedoeling van een sjabloon in Tripolis Mail is om de procedure voor het aanmaken van een nieuwsbrief zo eenvoudig en efficiënt mogelijk te maken. Een sjabloon scheidt inhoud van structuur, met andere woorden, de sjabloon maakt het u mogelijk edities aan te maken terwijl u niet over een diepgaande kennis van de technische details hoeft te beschikken, zoals bijvoorbeeld HTML-codering. In de meeste gevallen zult u uw sjabloon ontwerpen samen met de web-developer van Veritate, en u zult uitgebreide instructies krijgen voor het gebruik ervan. pagina 25 van 56

26 Een sjabloon is gestructureerd omdat u inhoud invoert in vooraf gedefinieerde velden. Ook kunt u binnen een specifiek deel van de editie die u aanmaakt blokken inhoud naar boven en naar beneden verplaatsen, in sommige gevallen kunt u interne links invoegen of automatisch een inhoudsopgave laten aanmaken, en u kunt blokken inhoud deleten. Het resultaat van uw input wordt opgemaakt in HTML- of tekstformat of beide. Sommige onderdelen van een sjabloon, bijvoorbeeld de titel van een nieuwsbrief, kunnen door een nieuwsbriefopsteller niet gewijzigd worden deze constante gegevens worden volgens uw wensen vastgelegd terwijl u samen met een web-developer van Veritate de sjabloon ontwerpt. U voert inhoud in in de delen die van editie tot editie veranderen, en de sjabloon stelt u in staat dit heel eenvoudig en snel te doen. Een sjabloon kan tekstverwerkingsfuncties bevatten deze kunnen relatief eenvoudig zijn (CMS-sjabloon) of meer geavanceerd (Visual Editor-sjabloon). Als u ervaring hebt met HTML-codering en vertrouwd bent met de sjabloon die u gebruikt, kunt u een versie van de sjabloon wijzigen en in Tripolis Mail binnenhalen. De manier waarop dit wordt gedaan wordt beschreven in sectie hieronder. Waar wordt een sjabloon voor een e-zine gedefinieerd? U selecteert een sjabloontype als u de e-zine aanmaakt en de andere eigenschappen definieert. Hoeveel sjabloontypes zijn er? Er zijn momenteel drie sjabloontypes beschikbaar. Deze worden hieronder samengevat. Naam Content Management System (CMS) Visual Editor (VE) Static HTML Opmerkingen Voor een snelle, frequente invoer van data. Deze sjabloon kan automatisch een inhoudsopgave generen uit de koppen in de inhoud, en een tekstversie uit een HTML-versie die u hebt aangemaakt. Er zijn sjablonen beschikbaar voor HTML- en tekstversies. Eenvoudige tekstverwerkings en lay-outfuncties zijn beschikbaar. Bevat een meer geavanceerd tekstverwerkingsinterface dan een CMSsjabloon. Bevat functies voor het tijdelijk verbergen van tekst en het invoegen van interne links. Geen automatische generatie van tekstversie uit HTML-versie. U bewerkt de tekst- of HTML-versie (zonder gebruik van een editor); HTML-coderingsvaardigheden vereist. U kunt Tripolis Mail-sjablonen voor de Visual Editor alleen gebruiken met Microsoft Internet Explorer for Windows, versie 5.5 of hoger. CMS-sjablonen zijn tevens compatibel met Firefox. Tekst die u vanuit MS-Word naar het Content Management System of de Visual Editor kopieert en plakt zou tot formatproblemen op de webpagina kunnen leiden. Om dit te voorkomen, kopieert u eerst uw tekst naar een editor zoals bijvoorbeeld Notepad, of typt u de tekst in Notepad voor u die naar de editie kopieert. De artikeleditor van het Content Management System biedt speciale kopieer en plak -filters om deze problemen te voorkomen CMS-sjabloon Een CMS (Content Management System)-sjabloon is een gestructureerde container en interface voor het invoeren van tekst, grafische afbeeldingen of hyperlinks in een editie. De configuratie is vastgelegd u voert inhoud in in velden (secties en artikelen) met een vooraf gedefinieerde structuur. U ziet of bewerkt geen HTML-code, maar het resultaat van uw werk is een editie in zowel HTML- als tekstformat. Uw CMS-sjabloon is opgebouwd uit een reeks secties die u kunt bewerken. De structuur is door een web-developer van Veritate volledig aangepast aan uw wensen. Een CMS-sjabloon kan een inhoudsopgave genereren uit de artikelen die u in de editie invoert. pagina 26 van 56

27 U kunt eveneens artikelen deleten en de positie van een artikel binnen een sectie wijzigen. Voor meer informatie over het aanmaken van een nieuwsbrief met gebruikmaking van een CMS-sjabloon, zie sectie hieronder Visual Editor-sjabloon De Visual Editor is een web-gebaseerde WYSIWYG edit-interface voor artikelen. Net als het CMS, gebruikt ook de Visual Editor vooraf gedefinieerde velden voor het invoeren van inhoud. - U kunt binnen een sectie de positie van een artikel veranderen, artikelen deleten en artikelen (tijdelijk) onzichtbaar maken. - Terwijl u werkt aan de HTML-versie van een editie, kunt u het voorlopige resultaat bekijken en de pagina opslaan, of teruggaan naar de laatst opgeslagen versie. Van de tekstversie kunt u alleen het voorlopige resultaat van de tekst bekijken. U kunt zowel HTML- als tekstversies exporteren. - U kunt in een editie interne links naar artikelen invoegen. Dit is een handige manier om een inhoudsopgave aan te maken. - De VE-sjabloon genereert geen tekstversie van een editie uit de HTML-versie. Dit is alleen mogelijk met CMS-sjablonen. - Een sjabloon voor een teksteditie is niet beschikbaar. - Voor elke editie die u aanmaakt, kunt u specificeren welke URL s in de editie u wilt opnemen in click tracking (klikregistratie) Static HTML-sjabloon De CMS- en Visual Editor-sjablonen zijn ontwikkeld om opstellers van nieuwsbrieven in staat te stellen de inhoud aan te maken zonder ook maar enige kennis van HTML-code. Het is ook mogelijk een sjabloon te wijzigen, mits u over de vereiste vaardigheden beschikt, dat wil zeggen: uitgebreide kennis van de sjabloonstructuur en van HTML-code. Elke keer dat u een nieuwe editie aanmaakt, wordt de sjabloon geladen Tellers (Counters) reacties van abonnees op uw s registreren Een van de nuttigste kenmerken van Tripolis Mail is de mogelijkheid om reacties van abonnees op uw s te registreren. Reacties refereert aan het klikken op links en het openen van s. U kunt dus antwoorden vinden op vragen als welke hyperlinks in mijn werden door abonnees aangeklikt? en hoe vaak hebben abonnees mijn geopend? Om dergelijke informatie te verzamelen kunt u click counters (klikkentellers) opnemen in de HTML- en tekstversies van uw e- mail en open counters in de HTML-versie van uw . Click counters: een click counter registreert de reacties van geadresseerden op hyperlinks in uw e- mail, bijvoorbeeld het aantal keren dat een geadresseerde een hyperlink in uw mailing heeft aangeklikt. In een CMS-sjabloon kunt u automatisch het aantal klikken op alle hyperlinks in uw registreren. In een Visual Editor-sjabloon selecteert u de links waarvan u de reacties wilt laten registreren op editieniveau door te klikken op de knop Manage click counters in het scherm Edit edition: Specify edition properties. Voor elke URL in de mailing voert de klikkenteller een gecodeerd adres in dat refereert aan de echte URL en registreert tevens het klikken op de URL. De echte URL wordt normaal geopend. pagina 27 van 56

28 Op de pagina Click counter properties kunt u een naam invoeren voor de counter, de URL van de targetlink editen en een link als special markeren. Dit is handig om speciale links, zoals bijvoorbeeld een unsubscribe -link, te scheiden van links die bij een campagne horen als de statistieken worden geanalyseerd. Een kikkenteller kan ook worden toegewezen aan een klik-kanaal (zie 6.3). Open counters: een open counter registreert het aantal keren dat s worden geopend ( open tracking ), per abonnee en per mailing. U zet op editieniveau de open counter op aan door te klikken op de knop Add open counter in het scherm Edit edition: Specify edition properties. Test alle tellers voor u ze gebruikt op een actuele abonneelijst. Hiervoor gebruikt u de testoptie in het Mailings-onderdeel (zie sectie 5 hieronder). Als u een test- opent in de inbox van uw applicatie, klikt u op alle links waarvoor een teller is ingesteld. Vervolgens bekijkt u de resultaten in de Statistics-module (zie sectie 6 hieronder). Tripolis Mail staat niet in voor het correct functioneren van tellers wanneer die worden gebruikt in combinatie met tellers anders dan die van Tripolis Mail, bijvoorbeeld tellers van DoubleClick. De Tripolis Mail-tellers zullen correct functioneren, maar de DoubleClick-tellers wellicht niet. 4.3 Aanmaken van een nieuwsbrief Hieronder wordt beschreven hoe in Tripolis Mail een nieuwsbrief wordt aangemaakt. Raak eerst vertrouwd met de sjablonen die in Tripolis Mail worden gebruikt, die zijn beschreven in sectie hierboven. De stappen zijn als volgt: 1. Selecteer de sjabloon die u wilt gaan gebruiken en ontwerp de structuur. 2. Maak een e-zine aan. 3. Maak een editie aan die gekoppeld is aan de e-zine. 4. Maak de editie verzendklaar en bekijk het voorlopige resultaat. Waarschijnlijk zult u de stappen 1 en 2 slechts eenmaal uitvoeren, samen met een web-developer van Veritate Stap 1 Sjabloontype kiezen en ontwerpen Samen met een web-developer van Veritate zult u uw behoeften inventariseren en de structuur van uw nieuwsbrieven ontwerpen. Bijvoorbeeld: wilt u korte zakelijke onderwerpen zonder tierelantijntjes, of wilt u een groot aantal afbeeldingen om een visueel aantrekkelijke nieuwsbrief samen te stellen? Hoeveel secties zal uw nieuwsbrief bevatten? Dit zijn maar een paar voorbeelden van zaken waarover u zult moeten nadenken Stap 2 Een e-zine aanmaken Klik in het opstartscherm op Content en klik vervolgens op de knop New e-zine. Een e-zine properties-scherm vergelijkbaar met het scherm hieronder wordt getoond. In dit scherm selecteert u de sjablonen die worden gebruikt voor het aanmaken van edities in HTML- en tekstformat, en voert u gegevens in die niet veranderen per editie, bijvoorbeeld het Reply-To adres. In onderstaande afbeelding worden de e-zine-eigenschappen van een nieuwsbrief genaamd Newsletter getoond. De velden in het e-zine-eigenschappenscherm worden beschreven in onderstaande tabel. Voer in dit scherm uw gegevens in en klik dan op de knop Save (zie hieronder). Headers: In deze sectie voert u gegevens in die zullen worden gebruikt in de velden From, To en Subject in het Reply-To adres (optioneel) en het adres waarnaar niet-afleverbare s worden doorgezonden (Return-Path). pagina 28 van 56

29 Veld Gebruikt voor Voorbeeld Name De naam van de e-zine. Deze naam wordt alleen gebruikt binnen Tripolis Mail en is voor abonnees niet te zien. HEADERS From Name De naam die verschijnt in het veld From van de die geadresseerde ontvangt. From To Name To Reply-To Return- Path Het adres waarvandaan de lijkt te zijn verstuurd. De naam die verschijnt in het veld Mail-to. Het adres dat verschijnt in het veld mail-to. Het adres dat verschijnt in het to veld als de abonnee de beantwoordt. Als in dit veld geen waarde is ingevuld, zal de waarde in het veld From als het reply-to adres worden gebruikt. Weekly Newsletter Our Weekly Newsletter Subscriber ${ } Met deze code selecteert u het e- mailadres van iedere abonnee. Voor meer informatie over personalisering van s zie sectie hieronder. Het adres waarnaar niet-afleverbare s worden doorgezonden. De standaardwaarde is bounce@veritate.com. Als u van plan bent de Tripolis Mail-handler te gebruiken om nietafleverbare s te verwerken, voert u hier bounce@veritate.com in. Als u niet-afleverbare s intern wilt afhandelen, voert u het desbetreffende adres in, bijv. bounce@mycompany.com. U kunt ook afspreken dat mail aan bounce@mycompany.com wordt doorgestuurd naar bounce@veritate.com Default subject Een naam of onderwerp gebruikt als standaardonderwerp voor de editie, bijv. ABC Press Newsletter.U kunt ook een onderwerp invoeren in het veld Subject in het scherm edition properties. pagina 29 van 56

30 Geavanceerde opties De informatie in de sectie hieronder is puur informatief. Hoogstwaarschijnlijk zal een web-developer van Veritate de gegevens selecteren of invoeren, dus normaalgesproken zult u de waarden in deze velden niet hoeven aanpassen. Sjablonen: In dit gedeelte worden de sjablonen omschreven die zullen worden gebruikt voor de HTML- en tekstversies van uw nieuwsbrief. Sjablonen (templates) Veld Omschrijving Voorbeeld Type HTML Tekst Specificeert het type sjabloon dat u zult gebruiken om edities aan te maken. Voor een overzicht van sjablonen, zie sectie hierboven. Om een sjabloon te selecteren, klikt u op de knop Browse, navigeert u naar het bestand dat u als sjabloon wilt gebruiken and klikt u op de knop Open in het dialoogvenster. Als een sjabloon geselecteerd is, zal in deze velden geen waarde worden getoond en worden de knoppen View, Delete en Export getoond. - Content Management System - Visual Editor Character set (tekenset): hier kunt u de tekensetcodering voor de nieuwsbrief specificeren. De standaardwaarde is Western European (Latin 1), die het meest geschikt is voor West-Europese talen zoals Engels, Duits, Nederlands of Frans. De geselecteerde tekenset wordt ondersteund voor CMS- en statische edities. Counters: In dit gedeelte worden de URL-adressen beschreven van open - en klik -counters. Voor een omschrijving van counters, zie sectie hierboven. Veld CMS click counters: Replace links in HTML with counters (CMS) Replace links in text with counters (CMS) Omschrijving Klik deze selectievakjes aan als u een CMS-sjabloon hebt geselecteerd en click tracking wilt gebruiken op de hyperlinks in de HTML- of tekstversie van uw . Als u een Visual Editorsjabloon hebt gekozen, selecteert u de URL s waarvan u wilt dat de klikhandelingen worden geregistreerd in het scherm Edit edition Specify edition properties (zie sectie hieronder). Quick Mailing Wizard: als de e-zine altijd naar dezelfde mailinglist en testlist wordt gestuurd, kunt u gebruik maken van de Quick Mailing Wizard. Vink enabled aan en selecteer zowel een mailing als een testlist. Deze e-zine is nu beschikbaar in de Quick Mailing Wizard en de mailinglists worden automatisch geselecteerd. pagina 30 van 56

31 Manage sections (secties beheren - alleen beschikbaar voor CMS-sjablonen) Klik op deze knop om een lijst op te roepen van de CMS-secties in de e-zine Stap 3 Een editie aanmaken 1. Vergewis u ervan dat er een e-zine bestaat voor de editie die u wilt aanmaken. Voor informatie over het aanmaken van een e-zine, zie sectie hierboven. 2. Klik op de container My Editions van de e-zine. De inhoud wordt getoond (zie onderstaand voorbeeld). De volgende stap is afhankelijk van het type sjabloon dat u hebt geselecteerd tijdens het aanmaken van de e-zine (zie sectie hierboven). Hieronder zetten we de opties voor een CMS-sjabloon, een Visual Editor-sjabloon en een Static HTML-sjabloon voor u op een rij Nieuwsbrief aanmaken met gebruikmaking van een CMS-sjabloon Uitgangspunt: u hebt een e-zine aangemaakt met een CMS-sjabloon en daarvoor de waarden gespecificeerd. 1. Selecteer de e-zine en klik op de container My Editions. 2. Klik op de knop New edition aan de rechterkant van het scherm. Het scherm New edition Specify edition properties verschijnt. Dit is waar u de eigenschappen van de nieuwe editie invoert, inclusief een specifiek onderwerp voor deze editie, bijvoorbeeld ABC Press Newsletter Voer een naam en een onderwerp in voor de nieuwe editie en klik op de knop Save. Nu gaat u artikelen voor deze editie invoeren. 4. Een lijst van edities, inclusief de editie die u zojuist hebt aangemaakt, verschijnt op het volgende scherm. Klik op de knop Edit van de editie die u zojuist hebt aangemaakt. Het scherm Edit edition: Specify edition properties verschijnt. 5. Klik op de knop Articles in dit scherm en vervolgens op de knop New Article op het volgende scherm. De edit-interface voor de artikelen in uw editie verschijnt. De editie die u zojuist hebt pagina 31 van 56

32 aangemaakt staat al ingevuld in het editie-veld van de editor, maar desgewenst kunt u een andere editie selecteren. Icoontjes en functies van de CMS-editor: Voor de meeste bovengenoemde functies geldt dat u eerst de tekst selecteert die u wilt veranderen en dan op het desbetreffende icoontje klikt. De afbeelding hierboven toont de geavanceerde modus van de CMS-editor met alle beschikbare functies. Er is ook een basismodus beschikbaar met minder functies. De modus kan worden veranderd op de gebruikersinstellingenpagina van de sectie Administration (Gebruikersaccounts). Als u het insert image -icoontje aanklikt, wordt een Insert Image -scherm getoond. In dit scherm kunt u een afbeelding selecteren van de server of nieuwe afbeeldingen uploaden. Het scherm biedt tevens de mogelijkheid een aantal eigenschappen van de afbeelding te wijzigen: de afmetingen of positie, een naam die wordt getoond met mousover, of een rand. Klik op de knop Insert in content om de afbeelding in te voegen in het Content-veld van het artikel. 6. Voer waar gewenst tekst, afbeeldingen en hyperlinks in. Als u klaar bent, klikt u op de knop Save. Tripolis Mail toont u nu het artikel dat u zojuist hebt aangemaakt. Onderstaand voorbeeld laat een reeks artikelen zien die zijn aangemaakt voor een nieuwsbrief van de overheid. U kunt een artikel bewerken of deleten door te klikken op de of -icoontjes. 7. Om een artikel aan de editie toe te voegen, klikt u op de knop New article. De edit-interface verschijnt. Voer een nieuw artikel in en sla de inhoud op. Het nieuwe artikel wordt getoond onder het voorgaande artikel op een scherm vergelijkbaar met onderstaand voorbeeld. In sommige gevallen afhankelijk van het ontwerp van uw sjabloon en van het aantal artikelen in een sectie kunt u artikelen binnen een sectie naar boven of naar beneden verplaatsen met gebruikmaking van de pijlen of in het Action-veld of de positie rechtstreeks selecteren in het Order-veld. pagina 32 van 56

33 Als u de data opslaat, wordt de sectie die u zojuist hebt gewijzigd getoond in de lijst van artikelen voor deze editie: Een groep artikelen in één bewerking editen Als u een serie artikelen hebt aangemaakt, kunt u deze bewerken in een Editor-scherm. Hiervoor gaat u naar het scherm Edit edition: Specify edition properties voor de editie en dan klikt u op de knop Editor. Met behulp van de editor-interface die verschijnt (zie onderstaand voorbeeld, gebruikt u het icoontje of het icoontje om artikelen te editen of te deleten. Met de pijlen of, waar die aanwezig zijn, kunt u een artikel binnen de sectie naar boven of naar beneden verplaatsen. Uw content bekijken Om (interne) links in de editie te bekijken en te testen, klikt u op de knop Preview in het scherm Edit edition: Specify edition properties. Tripolis Mail toont de inhoud van de velden From, To en Subject en de editie in HTML- en tekstformat Nieuwsbrief aanmaken met gebruikmaking van een Visual Editor-sjabloon Uitgangspunt: u hebt een e-zine aangemaakt met een Visual Editor-sjabloon. U hebt in het scherm e- zine properties de van toepassing zijnde waarden ingevoerd. Als u met de Visual Editor een HTML-versie van een editie aanmaakt, zal Tripolis Mail niet automatisch een tekstversie van dezelfde editie aanmaken. U moet voor beide formats inhoud opstellen. 1. Selecteer de e-zine, klik op de container My Editions en klik op de knop New edition aan de rechterkant van het scherm. 2. Voer voor de editie in het Name-veld een naam in en in het Subject-veld een waarde. 3. Klik op de knop Save. In de lijst van edities die verschijnt, klikt u op de knop edit van de editie die u zojuist hebt aangemaakt. Het scherm Edit edition Specify edition properties verschijnt (zie hieronder). pagina 33 van 56

34 In dit scherm kunt u de HTML- en tekstversies van de editie editen. In de HTML-versie gebruikt u de Visual Editor in het scherm Visual Editor; in de tekstversie bewerkt u de tekst in een Edit Text version-scherm. De functie van elke knop wordt hieronder omschreven. HTML-versie Knop Edit Visual Editor Preview Export Manage click counters Add open counter Functie Edit de pagina, dat wil zeggen, edit de structuur ontleend aan de sjabloon die zal worden gebruikt om de actuele editie aan te maken. Dit doet u niet zelf, tenzij u over voortreffelijke vaardigheden beschikt op het gebied van HTMLcodering en een ruime kennis hebt van de Visual Editor-sjabloon die voor uw bedrijf is ontworpen. Edit en bekijk het resultaat in de Visual Editor. Zie stap 4 hieronder Bekijk het voorbeeld van de editie (geen edit-functies). Tripolis Mail opent een apart venster met een weergave van de HTML-versie van de editie. Exporteer de pagina in HTML-format. Tripolis Mail vraagt u om een downloadlocatie. Klik op de knop Save, navigeer naar de locatie en klik nogmaals op de knop Save. Het geëxporteerde bestand kan worden gebruikt als statisch HTML-bestand op uw website, maar kan beter niet naar Tripolis Mail worden teruggeïmporteerd. Als u de HTML van een editie wilt editen, gebruikt u de knop Edit. Toont een lijst van alle links die in de editie zijn opgenomen en biedt de mogelijkheid links te selecteren die u wilt laten opnemen in click-tracking. Klik het desbetreffende selectievakje voor de link aan en klik dan op de knop Save. Als u op deze knop klikt, wordt de standaard Veritate-counter of de in de e- zine gespecificeerde counter (Open URL-veld) aan de editie toegevoegd. Deze knop is grijs als de open-counter reeds aan de editie is toegevoegd. Tekst-versie Knop Edit Preview Export Manage click counters Functie Edit een tekstversie van de pagina in een teksteditor. Bekijk het voorbeeld van de editie (geen edit-functies). Tripolis Mail opent een apart venster met een weergave van de tekstversie van de editie. Exporteer de pagina als een tekstbestand. Tripolis Mail vraagt u om een download-locatie. Klik op de knop Save, navigeer naar de locatie en klik nogmaals op de knop Save. Toont een lijst van alle links die in de editie zijn opgenomen en biedt de mogelijkheid links te selecteren die u wilt laten opnemen in click-tracking. Klik het desbetreffende selectievakje voor de link aan en klik dan op de knop Save. 4. Klik op de knop Visual Editor. De Visual Editor-sjabloon verschijnt. 5. Klik op de knop Edit linksboven in het scherm. De Visual Editor verschijnt. Dit is de edit-interface voor de artikelen die u in de editie wilt opnemen. Sectie bevat een uitvoerige omschrijving van de Visual Editor. 6. Als u klaar bent met het invoeren van de inhoud, klikt u op de knop Preview om de pagina te bekijken zoals die voor geadresseerden te zien zal zijn. Als u tevreden bent met de inhoud, klikt u op de knop Save. Klik op de knop Revert om terug te keren naar de laatst opgeslagen versie van de pagina. Klik op de knop Cancel om terug te keren naar het scherm Edit edition Specify edition properties. pagina 34 van 56

35 Met gebruikmaking van een Visual Editor De bovengenoemde eigenschappen kunnen het best worden geïllustreerd met een voorbeeld. We bekijken de nieuwsbrief van een persagentschap. Stel dat u een e-zine hebt aangemaakt met een Visual Editor-sjabloon. Ook hebt u de eigenschappen van de eerste editie bepaald. Als u klaar bent om het eerste artikel in deze editie in te voeren, wordt een scherm vergelijkbaar met het scherm hieronder getoond: Als u klikt op het Edit-icoontje van uw editie, verschijnt het edit-scherm. Om met de Visual Editor de editie te editen, klikt u op de knop Visual Editor. De edit-interface verschijnt, zoals te zien is in onderstaand voorbeeld. Linksboven in het scherm ziet u de knoppen Edit en Cancel. Om de editie in de Visual Editor te bewerken, klikt u op de knop Edit linksboven in het scherm. pagina 35 van 56

36 Kenmerken van de Visual Editor: Structuur: de pagina is onderverdeeld in secties, te herkennen aan een naam of label, bijvoorbeeld artikel1, die elk een of meerdere artikelen bevatten. Wanneer u een artikel kopieert, houdt de kopie de naam van de sectie (dit is de standaardmethode om in de VE een artikel aan te maken). Een edit-interface boven aan de pagina maakt het u mogelijk tekstverwerkingshandelingen uit te voeren. De icoontjes in deze editor werken op dezelfde manier als de icoontjes in MS-Word. Elk icoontje heeft een tool-tip, die zichtbaar wordt als u uw cursor over het icoontje beweegt. De Insert image- en Image align-vervolgkeuzelijsten maken het u mogelijk een afbeelding in te voegen die u al hebt binnengehaald en de positie van de afbeelding te bepalen (zie Images hieronder). Images: in de Visual Editor kunt u op twee manieren afbeeldingen invoegen: (i) een afbeelding die u selecteert uit een vervolgkeuzelijst invoegen in een sectie die is ontworpen om alleen afbeeldingen te bevatten, of (ii) een afbeelding invoegen in secties die niet specifiek zijn ontworpen voor afbeeldingen. U kunt de afbeelding van uw harde schijf halen, van het netwerk, of u kunt een voorgeladen afbeelding gebruiken. In optie (ii) kunt u de afbeelding eventueel klikbaar maken de gebruiker klikt op de afbeelding en krijgt dan een webpagina te zien die u hebt gespecificeerd. Een afbeelding invoegen: 1. Plaats uw cursor in het artikel waarin u de afbeelding wilt invoegen en klik op het lijst-icoontje. 2. In het scherm dat verschijnt (zie links), navigeert u naar het bestand dat u wilt invoegen. 3. Klik op de knop Add image file. De afbeelding wordt ingevoegd op de plek waar uw cursor staat. Om de afbeelding horizontaal uit te lijnen, selecteert u de afbeelding en kiest u een positie in de Image alignvervolgkeuzelijst. De afbeelding die u zojuist hebt binnengehaald wordt tevens toegevoegd aan de Insert Image-vervolgkeuzelijst. Hierdoor kunt u de afbeelding ook op een andere locatie invoegen. Dit doet u door de cursor op de gewenste locatie te plaatsen, te klikken op de pijl naast de Insert Image-vervolgkeuzelijst en de afbeelding te selecteren. Afbeeldingen gebruiken als links: een afbeelding die u in een sectie hebt ingevoegd (zie optie (ii) hierboven) kan worden gebruikt als een klikbare afbeelding naar een ander document (webpagina), als alternatief voor tekstlinks. Dit gaat als volgt: de afbeelding invoegen zoals beschreven in optie (ii) hierboven. Selecteer de afbeelding (plaats uw cursor op de afbeelding) en klik op het -icoontje in de Visual Editor-werkbalk. In het Hyperlink-scherm dat verschijnt, voert u een URL in en vervolgens klikt u op de knop OK. Test uw resultaat door te klikken op de knop Preview en vervolgens te klikken op de afbeelding. U kunt deze handeling niet uitvoeren op voorgeladen afbeeldingen. Hyperlinks aanmaken: om een hyperlink aan een tekst te koppelen selecteert u eerst de tekst die u wilt gebruiken en vervolgens klikt u op het icoontje op de Visual Editor-werkbalk. In het Hyperlinkscherm dat verschijnt, voert u de URL in en klikt u op de knop OK. Test uw resultaat door te klikken op de knop Preview en vervolgens te klikken op de tekst In de Visual Editor gebruikte icoontjes In de Visual Editor vindt u een reeks icoontjes die het u mogelijk maken artikelen te verbergen, te kopiëren of te deleten, of een artikel binnen de sectie naar boven en naar beneden te verplaatsen. Onderstaande voorbeelden hebben betrekking op een artikel in de sectie article. Artikel verbergen: gebruik het oog om een artikel (tijdelijk) te verbergen. Om het artikel te verbergen, klikt u eenmaal op het oog. Op het oog verschijnt een rood kruis. U maakt het artikel weer zichtbaar door nogmaals op het oog te klikken. pagina 36 van 56

37 Artikel kopiëren: het copy-icoontje geeft aan dat het artikel gekopieerd kan worden. Als u op dit icoontje klikt, wordt de gehele inhoud van het artikel gekopieerd. Voer in het nieuwe artikel tekst in en verplaats het desgewenst naar een nieuwe locatie. Artikel deleten: klik op het erase-icoontje Invoegen interne links Artikel verplaatsen: klik op de pijl omlaag of omhoog om een artikel binnen de sectie naar beneden of naar boven te verplaatsen. Deze pijlen worden soms wel, soms niet getoond, afhankelijk van het aantal artikelen per sectie. Het is ook mogelijk om interne links in te voegen, bijvoorbeeld vanaf de bovenkant van uw editie naar een artikel. Terwijl de ontvanger de editie bekijkt, kan hij met een klik op de interne link in de inhoudsopgave naar het artikel gaan. Een interne link in een pagina invoegen: 1. Lokaliseer de doelpositie als anker. Het anker zal het doel zijn van uw interne link. Voer de identifier in; die moet beginnen met #-teken en tussen vierkante haakjes moet staan, bijvoorbeeld [#3]. Dit anker blijft zichtbaar in de editor, maar niet in de uiteindelijke nieuwsbrief. 2. Selecteer de tekst waar u de interne link wilt invoegen en klik op het -icoontje (set link icon). 3. In het Hyperlink-scherm dat verschijnt, voert u de identifier in van het anker dat u zojuist hebt benoemd, zonder de haakjes, bijvoorbeeld #3, en dan klikt u op OK. Test uw resultaat door te klikken op de knop Preview en vervolgens op de hyperlink Nieuwsbrief aanmaken met gebruikmaking van een statisch HTML-sjabloon Uitgangspunt: u hebt een e-zine aangemaakt dat een statisch HTML-sjabloon specificeert. Uw HTMLcoderingsvaardigheden zijn uitmuntend en de sjabloon die u gebruikt heeft geen geheimen voor u. 1. Selecteer de e-zine en klik op de container My Editions. 2. Klik op de knop New edition aan de rechterkant van het scherm. 3. Voer voor de editie in het Name-veld een naam in en in het Subject-veld een waarde. 4. Klik op de knop Save om uw wijzigingen op te slaan. In de lijst van edities die verschijnt, klikt u op de knop Edit van de editie die u zojuist hebt aangemaakt. Het scherm Edit edition Specify edition properties verschijnt. Dit scherm biedt de mogelijkheid de HTML-versie en de tekstversie van de pagina afzonderlijk te bewerken. In de HTML-versie bewerkt u de HTML in een Edit HTML version-scherm; in de tekstversie bewerkt u de tekst in een Edit Text version-scherm. HTML-versie: Knop Edit Preview Functie Edit de HTML in de editie die u zojuist hebt aangemaakt of laad een optionele sjabloon. Om een optionele sjabloon te laden, klikt u op het veld Browse, navigeert u naar het bestand dat u wilt laden en vervolgens klikt u op de knop Open in het dialoogvenster. Bekijk het voorbeeld van de pagina in HTML (geen edit-functies). Tripolis Mail opent een apart venster met een weergave van de pagina zoals uw abonnees die zullen zien. pagina 37 van 56

38 Export Manage click counters Add open counter Exporteer de pagina als HTML-bestand. Tripolis Mail vraagt u om een downloadlocatie. Klik op de knop Save, navigeer naar de locatie en klik nogmaals op de knop Save. Toont een ljst van alle links die in de webpagina zijn opgenomen en biedt de mogelijkheid links te selecteren die u wilt laten opnemen in click tracking. Klik het desbetreffende selectievakje voor de link aan. Als u op deze knop klikt, wordt de standaard Veritate-counter of de in de e-zine gespecificeerde counter aan de editie toegevoegd. Deze knop is grijs als de opencounter reeds aan de editie is toegevoegd. Tekstversie Knop Edit Preview Export Manage click counters Functie Edit de tekst in de editie die u zojuist hebt aangemaakt of laad een optionele sjabloon. Om een optionele sjabloon te laden, klikt u op het veld Browse, navigeert u naar het bestand dat u wilt laden en vervolgens klikt u op de knop Open in het dialoogvenster. Houd hyperlinks zo mogelijk korter dan 70 karakters. Als u de knop wrap text aan zet, bestaat de kans dat links met meer dan 70 karakters worden afgekapt en dat ze niet meer correct zullen functioneren. Als dit gebeurt, zet u wrap text uit en corrigeert u de afgekapte links. Bekijk het voorbeeld van de tekstversie zoals uw abonnees die zullen zien. Exporteer de pagina als tekstbestand. Tripolis Mail vraagt u om een downloadlocatie. Klik op de knop Save, navigeer naar de locatie en klik nogmaals op de knop Save. Toont een lijst van alle links die in de editie zijn opgenomen en biedt de mogelijkheid links te selecteren die u wilt laten opnemen in click tracking. Klik het desbetreffende selectievakje voor de link aan en klik dan op de knop Save Nieuwsbrief printen U kunt een nieuwsbrief printen, maar dit geeft enige problemen die verband houden met MS Windows. Het eerste probleem betreft afbeeldingen deze kunnen te zien zijn als lege witte vakken. Dit wordt niet veroorzaakt door Tripolis Mail of door een fout in de nieuwsbrief, maar door MS- Windows. Het tweede probleem betreft de achtergrond van een mailing, die in de geprinte versie onzichtbaar kan zijn, maar in de nieuwsbrief zichtbaar. Deze problemen kunt u oplossen door in Internet Explorer een printoptie te wijzigen. De printoptie in Internet Explorer stelt u als volgt in: 1. Start Internet Explorer. 2. Klik op de Tools-optie in de werkbalk en vervolgens op Internet Options. 3. Clik op de tab Advanced op het Internet Options-scherm. 4. Zoek de optie Print background colors and images en klik het selectievakje aan. pagina 38 van 56

39 5 Mailing aanmaken en verzenden aan abonnees Dit is de module in Tripolis Mail waarin u een nieuwsbrief en een lijst met abonnees samenvoegt en de nieuwsbrief aan de abonnees verstuurt. U hebt inmiddels een editie van een nieuwsbrief aangemaakt (beschreven in sectie 4.3 hierboven) en ook een lijst met abonnees die de nieuwsbrief zullen ontvangen (beschreven in sectie 3.2 hierboven). U bent klaar om de nieuwsbrief te testen op een testlijst met abonnees die u hebt geselecteerd uit de volledige abonneelijst. Als u tevreden bent met het resultaat kunt u de nieuwsbrief aan de volledige lijst verzenden. 5.1 Lijst van verzonden nieuwsbrieven bekijken Klik in het hoofdmenu op Mailings. Aan de linkerkant van het scherm toont Tripolis Mail een container My Mailings. Als u op deze container klikt, verschijnt aan de rechterkant van het scherm een lijst van mailings die u hebt verzonden. Boven aan het scherm tonen de knoppen Personalized, Test en All het type mailing dat u hebt verstuurd (u selecteert het type in de Mailing wizard, die hieronder wordt beschreven). Met een klik op een van de knoppen wordt de desbetreffende lijst getoond. Personalized Test Sample All Toont uw gepersonaliseerde mailings, d.w.z. mailings die tekst bevatten zoals Geachte mw. Casey i.p.v. Geachte Abonnee. Voor meer informatie over het personaliseren van , zie sectie Dit is de standaardformat voor nieuwsbrieven. Toont de testmailings die u hebt verstuurd. Bij dit type mailing (kleine mailinglist) ontvangen geadresseerden de mail zowel in HTML- als in tekstformat. Het woord TEST staat in de subject-regel. Er worden ontvangststatistieken bijgehouden (zie sectie 6 hieronder). Testversies kunnen ook gepersonaliseerd worden. Alle testmailings waarin voorbeeldgegevens zijn gebruikt. Als voor een testlijst een voorbeeldbron is gedefinieerd, kunt u in de mailing wizard Sample test als mailingtype selecteren. Alle geadresseerden in de testlijst zullen een bepaald aantal testmails ontvangen met willekeurige gegevens van ontvangers in uw voorbeeld-bronlijst. (zie sectie 3.5 voor meer informatie) Toont een lijst van alle verstuurde mailings. Onderstaand een omschrijving van de velden in de lijst van verzonden nieuwsbrieven. Action ID e-zine Edition Database List Embargo Recipients Type Status Heeft betrekking op de handelingen die u op de mailing kunt uitvoeren (zie stap 9 hieronder). Identificeert de mailing; dit nummer wordt tijdens de mailingprocedure door Tripolis Mail gegenereerd. De e-zine waaruit de editie werd aangemaakt. De in de mailing gebruikte editie. Als u klikt op een item in deze lijst verschijnt er een voorbeeld van de nieuwsbrief. De database waaruit de lijst werd aangemaakt. De voor de mailing gebruikte lijst. Datum en tijd van verzending van de mailing. Het aantal ontvangers. Type mailing (zie bovenstaande tabel). De transmissiestatus van de mailing. De opties zijn pending, sending of sent. pagina 39 van 56

40 5.2 Editie versturen naar een lijst abonnees Dit doet u als volgt: 1. Klik in het hoofdmenu op Mailings en vervolgens op de knop Mailing Wizard. U wordt nu stap voor stap door de mailing wizard geleid. Bij elke stap klikt u op de knop Next om verder te gaan en op de knop Back om terug te gaan naar een vorige stap. 2. Stap 1: selecteer een database in de vervolgkeuzelijst. 3. Stap 2: selecteer een lijst in de in stap 1 geselecteerde database. 4. Stap 3: selecteer een e-zine in de vervolgkeuzelijst. 5. Stap 4: selecteer een editie in de in stap 3 geselecteerde e-zine. 6. Stap 5: Tripolis Mail toont een lijst met mailingtypes. Selecteer een type in de getoonde lijst (zie 5.1 hierboven). 7. Stap 6: Selecteer een embargodatum en -tijd, d.w.z. een datum en tijdstip voor verzending van de editie. 8. Stap 7: Tripolis Mail toont een samenvatting van uw selecties. Controleer of u de correcte keuzes hebt gemaakt. De knop Preview maakt het u mogelijk een voorbeeld te bekijken van de HTML- of tekstversies van de editie. 9. Als u in stap 7 op de knop Next klikt, start Tripolis Mail de transmissieprocedure op, maar de mailing wordt nog niet verzonden. De mailing wordt toegevoegd aan de transmissielijst en in uw scherm wordt een lijst van al uw mailings getoond. Klik op de knop Personalized, Test of All om de mailing te bekijken die u zojuist hebt gepland. De huidige status wordt getoond in het Statusveld. Als u de mailing niet verwijdert of wijzigt, ontvangt dit veld de waarde pending tot aan het tijdstip van verzending, de waarde sending terwijl de mailing wordt verstuurd en de waarde sent zodra de mailing is verzonden. Als u de mailing (tijdelijk) annuleert, toont dit veld de waarde not ready. Een mailing herplannen of deleten: bij een mailing met de status pending of not ready ziet u in het actieveld de knoppen delete en edit. Deze knoppen stellen u in staat (i) de mailing definitief van de transmissielijst te verwijderen of (ii) de mailing tijdelijk van de transmissielijst te verwijderen of (iii) de verzendtijd en -datum te wijzigen. Om de mailing definitief van de transmissielijst te verwijderen, klikt u op de knop delete en op OK als u gevraagd wordt dit te bevestigen. Om en mailing tijdelijk te annuleren, klikt u op de knop edit en vervolgens op de knop Cancel in het Edit/view mailing-scherm dat verschijnt. De waarde in het statusveld van de mailing verandert in pagina 40 van 56

41 not ready en de transmissielijst wordt weer getoond. Nu kunt u de embargotijd- en datum wijzigen of de mailing herplannen. Om de embargotijd- en datum te wijzigen, klikt u op de knop edit. Dan voert u in het Embargo-veld een nieuwe datum en tijd in en klikt op de knop Save. Om de mailing weer in te voegen in de transmissielijst klikt u op de knop Schedule. De waarde in het Status-veld van de mailing field verandert nu in pending en de mailing wordt verstuurd op de door u ingevoerde datum en tijd Mailings personaliseren U kunt in Tripolis Mail (mail merge) uw s personaliseren, d.w.z. u voert veldcodes in in de headers (e-zine properties) of in de tekst van uw mailing. Wanneer de wordt verstuurd, wordt de code omgezet in de desbetreffende waarde. Een abonnee kan bijvoorbeeld worden aangeschreven met zijn titel en achternaam Geachte heer Jones in plaats van als Geachte Abonnee. Voor elk veld voert u de code $!{veldnaam}in, waarbij veldnaam verwijst naar de naam van het veld in de database. Om een lijst te bekijken van velden in een database, gaat u naar de eigenschappen van de database (zie sectie hierboven). Veldnamen zijn hoofdlettergevoelig. Als de naam van het veld AccountNumber is, voert u $!{AccountNumber} in als code. Het is tevens mogelijk om uw content te personaliseren, op basis van regels die afhangen van veldwaarden in de database. Web-developers van Veritate zullen u assisteren bij het instellen van inhoud-personalisering. Test een gepersonaliseerde mailing altijd uit op een testlijst voor u de mailing verzendt. Deze testlijst dient u aan te maken uit dezelfde database als de volledige lijst notificatie U kunt automatisch per op de hoogte worden gebracht als er een mailing naar een mailinglist van een database wordt gepland. Om de notificatie in te stellen, gaat u naar List Management en selecteert u een database. Op de pagina Database properties (zie sectie hierboven) vinkt u Notification aan (zie onderstaand voorbeeld). pagina 41 van 56

42 6 Statistieken 6.1 Database en mailinglist statistieken Tripolis Mail kan voor elke database en geselecteerde mailinglist basisstatistieken tonen, zoals bijvoorbeeld het aantal gebruikte mailtypes, de meest voorkomende domeinen en aan- en afmeldhandelingen. U benadert de databasestatistieken als volgt: 1. Klik in het hoofdmenu op de knop Statistics. Aan de linkerkant van het scherm ziet u een container My Statistics. 2. Vouw de databases-container open door te klikken op My Databases. Een lijst van beschikbare databases zal worden getoond. 3. Klik op het statistics-icoontje of op de naam van de database aan de linkerkant om de database te selecteren en de daarbij behorende statistieken op te roepen. Subscriber Subscriber not in any mailing list 5 Status 0, 1 or 2 Mail type 0-4 Totaal aantal abonnees in de database. Toont het aantal abonnees dat op geen enkele mailinglist voorkomt. Aantal abonnees per status. Als de bounce handling of de double opt-in inschrijf -procedure is gebruikt, kan een abonnee status 0 (disabled) hebben. Status 1 (enabled) is de normale conditie. Status 2 (imported) geeft aan dat een abonnee is geïmporteerd met de Import Wizard; deze abonnees zijn ook enabled en zullen allemaal de mailings ontvangen. Toont hoeveel abonnees welk mailtype ontvangen. Behalve dit overzicht zijn ook domeinstatistieken beschikbaar. Selecteer Domains in het navigatiemenu om de domeinstatistieken op te roepen. De top-25 van alle domeinen van de e- mailadressen van abonnees in de database zal worden getoond. Een volledige lijst met alle domeinen kan als Microsoft Excel-bestand worden geëxporteerd. pagina 42 van 56

43 6.1.1 Mailinglist statistieken Voordat statistieken kunnen worden getoond, moet op de editpagina van de mailinglist display statistics worden aangevinkt. De statistics display van een mailinglist activeren: 1. Klik in het hoofdmenu op de knop List Management en vouw aan de linkerkant van het scherm de database open die de mailinglist bevat. 2. Klik op de naam van de mailinglist en vink Display statistics aan. Alle aangevinkte mailinglists zullen nu op de Statistics-pagina worden getoond, net als in de List Management-sectie. Selecteer een mailinglist om een gelijksoortig overzicht op te roepen als de database statistics. Klik op de knop Subscribes/Unsubscribes in het menu voor een overzicht van de aan- en afmeldhandelingen van de geselecteerde lijst. Alleen die handelingen die zijn uitgevoerd via het web of de XML-RPC interface werden geregistreerd. Abonnees die werden toegevoegd met de Import Wizard of andere Tripolis Mail-functies worden niet geregistreerd als subscribes (of unsubscribes). U kunt de periode selecteren waarvan u de statistieken wilt zien en het resultaat exporteren als een Microsoft Excel-bestand. pagina 43 van 56

44 6.2 Mail statistieken Tripolis Mail houdt van elke mailing statistieken bij. U kunt bijvoorbeeld zien hoeveel geadresseerden de lijst bevatte, hoeveel abonnees de mailing daadwerkelijk hebben ontvangen, hoeveel abonnees de mailing hebben geopend ( opens ) of hoeveel abonnees op een link in de mailing hebben geklikt ( clicks ). Per adres kunt u het IP-nummer en andere relevante gegevens bekijken. De statistics-sectie biedt u dus online, real-time toegang tot statistische data over de test- of gepersonaliseerde nieuwsbrieven die u hebt verstuurd. Om toegang te krijgen tot de module doet u het volgende: 1. Klik in het hoofdmenu op de knop Statistics. Aan de linkerkant van het scherm ziet u de container My Statistics. 2. Vouw deze container open en klik op de container My Mailings of My Mailings per Database. Aan de rechterkant van het scherm toont Tripolis Mail een lijst van transmissies. De lijst is onderverdeeld in de secties Personalized, Test en All. Deze verwijzen naar het mailingtype dat u in de mailing wizard hebt geselecteerd. Klik op de desbetreffende knop om voor elk type een lijst van verstuurde mailings op te roepen. De knoppen Quick View, Mail, Opens, Clicks en Click Channel boven in het scherm geven u toegang tot statistische data over een mailing. De eerste tabel hieronder geeft een korte omschrijving van elke knop. Compare statistics maakt het u mogelijk de resultaten van verschillende mailings met elkaar te vergelijken. De knoppen Query Statistics en Export Statistics maken het u mogelijk abonnees te selecteren op basis van het mailinggedrag, en statistische data te exporteren als een CSVbestand. De knoppen worden hieronder omschreven. 3. Klik op de knop select van de mailing die u wilt bekijken en klik vervolgens op een van de knoppen Quick View, Mail, Opens, Clicks of Click Channel. De overige velden in dit scherm (Action, ID enz.) bevatten informatie over de mailings en worden beschreven in sectie 5.1 hierboven. De eerste tabel hieronder geeft een korte beschrijving van elke knop. Voor meer informatie, zie de daaropvolgende tabellen. Quick View Mail Opens Clicks Click Channel De standaardweergave als u een mailing selecteert. Deze weergave bevat een overzicht van de hoofdindicators (aantal verzonden, aantal daadwerkelijk afgeleverd, aantal niet-afleverbaar). Een overzicht van afleveringsstatistieken: het aantal verzonden en het aantal daadwerkelijk afgeleverde s. Het verschil tussen deze twee aantallen wordt uitgelegd in het zogeheten bounce report. U kunt de algemene resultaten van deze statistieken exporteren als Microsoft Excel-bestand en de gedetailleerde data als CSV-bestand. Een overzicht van het aantal ontvangers dat de geopend heeft ( opens ); het aantal opens in bijvoorbeeld een uur, een week, een maand. U kunt de resultaten bekijken in grafische format, het overzicht exporteren als Microsoft Excel-bestand of de gedetailleerde data exporteren als een CSV-bestand. Toont statistieken over het klikgedrag van ontvangers. U kunt een rapport opvragen over klikgedrag voor elke URL in de . U kunt de algemene resultaten van deze statistieken exporteren als Microsoft Excel-bestand en de gedetailleerde data als CSV-bestand. Toont de klik-kanaal statistieken van de geselecteerde mailing. pagina 44 van 56

45 Query Statistics Export Statistics Selecteer abonnees op basis van statistische data (afgeleverd, nietafleverbaar, klikken enz.). Download een CSV-bestand dat de profielvelden van abonnees combineert met hun open - en klik -gedrag voor een specifieke mailing Quick View Algemene statistieken van de mailing. Recipients Not delivered Het aantal adressen in de mailinglist. Het aantal niet-afleverbare s. Delivered Het aantal daadwerkelijk afgeleverde s. - not opened Het aantal niet-geopende s. - opened Het aantal ontvangers dat de heeft geopend, maar nog niet op een link heeft geklikt. - opened and clicked Het aantal ontvangers dat de heeft geopend en op een link heeft geklikt. Bounced Mail Een overzicht van de mailingstatistieken Het aantal adressen dat een bounce message heeft teruggestuurd. Recipients Pending Sending Delivered Bounced Het aantal adressen in de mailinglist. Het aantal adressen met de status pending. Het aantal s dat wordt verstuurd. Het aantal s dat al is afgeleverd. Het aantal adressen dat een bounce message heeft teruggestuurd. pagina 45 van 56

46 6.2.3 Opens Statistieken over het wel of niet openen van s. Delivered Total opens Recipients opened Recipients not opened Opens per recipient Het aantal geadresseerden dat de mailing heeft ontvangen. Het totaal aantal keer dat de is geopend. Het aantal ontvangers dat de heeft geopend. Het aantal ontvangers dat de (nog) niet heeft geopend. Het gemiddelde aantal opens voor alle ontvangers Clicks Statistieken over klik-handelingen door ontvangers. pagina 46 van 56

47 Total clicks Recipients clicked Average clicks per recipients Average clicks per link Response Ratio Click/open ratio Het totaal aantal klikken in de mailing. Het aantal ontvangers dat op om het even welke URL in the mailing met een click counter heeft geklikt. Het gemiddelde aantal klikken op om het even welke URL in de mailing per ontvanger. Het gemiddelde aantal klikken per actieve click counter. Het percentage van het totaal aantal ontvangers dat een URL heeft aangeklikt. Het percentage van het aantal klikken in verhouding tot het aantal opens. Klik op de knop Click details voor een weergave van de gedetailleerde resultaten voor elke URL in de mailing met een click counter. Selecteer Export click details (csv) om deze resultaten op te slaan als een kommagescheiden bestand. Selecteer een URL en klik op View data om te zien welke ontvangers op de URL hebben geklikt en wanneer Click Channels (klik-kanalen) Statistieken over klik-handelingen per klik-kanaal door ontvangers. Klik-kanalen worden uitgelegd in sectie 6.3 hieronder. CTR Clicks Click-through rate van de mailing, het klik-kanaal of de link. Dit is de verhouding tussen het aantal klikken en het aantal opens. Het totaal aantal klikken per mailing, klik-kanaal of link Statistieken vergelijken De algemene resultaten (zoals bijvoorbeeld opens en clicks ) van verschillende mailings kunnen met elkaar worden vergeleken. Eerst selecteert u een database, een lijst of een e-zine. Een lijst van alle beschikbare mailings voor de selectie zal worden getoond. Selecteer de mailings die u met elkaar wilt vergelijken. De geselecteerde mailings en de basisresultaten van deze mailings zullen in de onderste helft van het scherm worden getoond. Een meer gedetailleerde lijst en een lijst van alle klikresultaten kunnen als Excel-bestand worden geëxporteerd Query statistieken In Tripolis Mail kunt u query s uitvoeren in de mailing statistieken die Tripolis Mail bijhoudt en de resultaten voor diverse doeleinden gebruiken. U kunt bijvoorbeeld de abonnees selecteren die een mailing hebben geopend of die een specifieke link in de mailing hebben aangeklikt. U kunt met de selectie een nieuwe lijst aanmaken of de abonnees van een bestaande lijst afvoeren. Bij het maken van een selectie gebruikt u, na het speciferen van een mailing, de volgende criteria (hier operatoren genoemd) om abonnees te selecteren. Hoe de operatoren worden gebruikt wordt hieronder beschreven Gebruikte operatoren voor query s in mail-statistieken Bounced Delivered Not opened Opened Not clicked Clicked een niet-afleverbare die is teruggestuurd een die daadwerkelijk werd afgeleverd adressen die de mail niet hebben geopend adressen die de mail hebben geopend adressen die niet hebben geklikt op een gespecificeerde link in de adressen die een gespecificeerde link in de hebben aangeklikt pagina 47 van 56

48 De procedure voor het uitvoeren van query s in de statistieken is als volgt: 1. In het hoofdmenu klikt u op de knop Statistics. 2. Klik op de knop Query Statistics. Een wizard leidt u door een reeks stappen om de query aan te maken. Bij elke stap klikt u op de knop Next om verder te gaan of op Back om terug te gaan naar een voorgaande stap. In de wizard doet u het volgende: 3. Stap 1: In de vervolgkeuzelijst selecteert u de database of de lijst waaraan u informatie wilt onttrekken. 4. Stap 2: Tripolis Mail toont in een vervolgkeuzelijst de mailingen die werden verstuurd met gebruikmaking van de database of lijst die u hebt geselecteerd. U selecteert nu een mailing en een operator en voegt deze toe aan de query. a. Selecteer een mailing in de Mailing-vervolgkeuzelijst. b. Selecteer een operator in de Operator-vervolgkeuzelijst. Als u de click operator selecteert, toont Tripolis Mail een vervolgkeuzelijst van links die in de door u geselecteerde mailing werden opgenomen. Selecteer een link in de lijst. c. Klik op de knop Add om de regel aan uw query toe te voegen. d. Herhaal de voorgaande stappen tot u alle gewenste regels in de query hebt ingevoegd. Om een regel te verwijderen, klikt u op de knop Remove naast de betreffende regel. Het scherm hieronder is een voorbeeld van twee query-regels voor links in een mailing. 5. Als uw query resultaat oplevert (een of meerdere abonnees zijn geselecteerd), verschijnt een scherm zoals het voorbeeld hieronder. In dit scherm kunt u: a. Een nieuwe lijst aanmaken: voer in het Create new-veld een naam in. b. De selectie toevoegen aan een bestaande lijst: selecteer een lijst in het vervolgkeuzeveld. c. De selectie verwijderen uit een bestaande lijst: selecteer een lijst in het vervolgkeuzeveld. Dit is bijvoorbeeld handig als u de abonnees die de in uw queryregels gespecificeerde mailings niet hebben geopend, uit een lijst wilt verwijderen. pagina 48 van 56

49 6. Voer de naam in van een nieuwe lijst en klik op de knop Create new of op de knop Add to of Remove from. Als u verder niets met de resultaten wilt doen, klikt u op de knop Finish Statistieken exporteren Deze optie maakt het u mogelijk een bestand te exporteren met informatie over het open en klik - gedrag van ontvangers van een specifieke mailing. Naast een variabele naam (identifier) voor de mailing en de ontvanger, zal het CSV-bestand dat u exporteert informatie bevatten over open - en klik -gedrag (hoe vaak de gebruiker de heeft geopend en op welke links de gebruiker heeft geklikt). De procedure is als volgt: 1. Klik in het hoofdmenu op de knop Statistics. Aan de linkerkant van het scherm ziet u een container My Statistics. 2. Vouw deze container open en klik op de container My Mailings die dan verschijnt. Tripolis Mail toont aan de rechterkant van het scherm een lijst van transmissies. Klik op een van de knoppen Personalized, Test of All om de mailing op te roepen die u wilt exporteren (zie sectie 5.1 hierboven voor een omschrijving van deze knoppen). 3. Klik op de knop Select van de mailing die u wilt exporteren. 4. Klik op de knop Export Statistics en vervolgens op de knop Next. 5. Klik als u dit gevraagd wordt op Save en voer in het Save As dialoogvenster de naam van een bestand in. De downloadtijd hangt af van het aantal ontvangers in het CSV-bestand en het aantal links dat Tripolis Mail heeft verwerkt. U kunt het resulterende CSV-exportbestand importeren in Microsoft Excel. Voor informatie over een CSV-bestand importeren in MS Access of Excel, zie sectie hierboven. Hieronder ziet u een voorbeeld van een record van een exportbestand. Een exportbestand bevat kolommen voor alle profielvelden in de lijst, maar voor de duidelijkheid zijn die hier weggelaten. Mailing Status Reason Opened URL x URL y 1546 jjanssen@abcpress.com sent :06:21 " :10:18" Het bestand kan als volgt worden gelezen: Mailing 1546 voor Ms Janssen is daadwerkelijk afgeleverd (status = sent). Op 20 juni 2004 om 16:06:21 is de voor het eerst geopend (dit datum/tijdstempel wordt niet overschreven door volgende open -handelingenen). URL x is aangeklikt om 16:10:18; URL y is (nog) niet aangeklikt. Als de niet door ontvanger is geaccepteerd (bounced), wordt de reden vermeld in de kolom Reason als een driecijferige code. 6.3 Click Channels (klik-kanalen) Met Click Channels kunt u klikkentellers van verscheidene mailings groeperen. Zo kunt u het klikrespons op bepaalde hyperlinks in verscheidene mailings vergelijken. pagina 49 van 56

50 6.3.1 Nieuw klik-kanaal toevoegen 1. Klik in het hoofdmenu op de knop Statistics. Aan de linkerkant van het scherm wordt een lijst van Statistics-containers getoond. 2. Klik op de container My Click Channels die verschijnt. 3. Klik op Add Click Channel of klik op het edit-icoontje. Het onderstaande scherm verschijnt. 4. Voer voor het klik-kanaal een unieke naam in. 5. Voer een optionele prefix-url in. Deze prefix-url zal worden gebruikt om klikkentellers automatisch aan een kanaal toe te kennen wanneer u klikkentellers aanmaakt. 6. Klik op de knop Save om de wijzigingen op te slaan. De lijst van klik-kanalen zal worden getoond. Hierin kunt u het statistics-icoontje selecteren om de resultaten van elk kanaal te bekijken of de kanaaleigenschappen te wijzigen. pagina 50 van 56