otari s u n Jo Baret - Sophie Maquet Benoemingscommissies Commissions de nomination Revue pour le notariat Tijdschrift voor het notariaat

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1 otari s u n Revue pour le notariat Tijdschrift voor het notariaat DECEMBER STE JAARG. DÉCEMBRE ÈME ANNÉE Afgiftekantoor: 2099 Antwerpen X P Bergstraat 30-34, 1000 Brussel Bureau de dépôt : 2099 Anvers X P Rue de la Montagne 30-34, 1000 Bruxelles Jo Baret - Sophie Maquet Benoemingscommissies Commissions de nomination - Quiz privacy - Le vade-mecum association - Interview avec Henri Meert et Anthony Leleu

2 Inhoud - Sommaire otari s u n 35 Interview Maak kennis met de nieuwe voorzitter van AVOCATS.BE op pag. 35. Faites connaissance avec le nouveau président d AVOCATS.BE en page 35. We zijn al aan het laatste nummer van 2013 toe. In deze editie doorprikken de voorzitters van de Benoemingscommissies voor het notariaat, Jo Baret en Sophie Maquet, de mythes rond het vergelijkend examen. André Michielsens, op zijn beurt, vertelt over zijn objectieven als voorzitter van de CNUE in Denkt u erover om te associëren? Lees dan zeker het artikel op pagina 12. In een nieuw vademecum leest u alles wat u over het associatieproces wil weten. Mag een collega uw toegangskaart voor het e-notariaat gebruiken? Wanneer mag u opzoekingen in het Rijksregister uitvoeren over een nieuwe cliënt? Doe de privacyquiz en kom te weten of uw werkmethode strookt met de wettelijke verplichtingen op het vlak van vertrouwelijke informatie. Alvast veel leesplezier en een prettig eindejaar! Voici le dernier numéro de Les présidents des Commissions de nomination pour le notariat, Jo Baret en Sophie Maquet, font éclater les mythes entourant le concours. André Michielsens, pour sa part, nous explique ses objectifs comme président du CNUE en Vous songez à vous associer? Ne manquez pas l article à la page 12. Un nouveau vade-mecum décrit tout sur les démarches à entreprendre en cas d association. Pouvez-vous prêter votre carte e-not à votre collègue? Sous quelles conditions pouvez-vous effectuer une recherche au Registre national sur un nouveau client? Faites le Quiz privacy et découvrez si vos méthodes de travail respectent les obligations légales en matière d informations confidentielles. D ores et déjà excellente lecture et joyeuses fêtes de fin d année! 06 Blikvanger/Coup d œil 08 Benoemingscommissies voor het Notariaat Interview Jo Baret en Sophie Maquet 10 Tour de Belgique Isabelle Van Campenhoudt 12 Nationale Kamer en Notariële Kantoororganisatie De associatie van A tot Z 14 Chambre nationale et Organisation des études notariales L association de A à Z 16 E-notariat Quiz Privacy

3 NOTARIUS 2013 DECEMBER - DÉCEMBRE Events Driejaarlijkse prijs van het Antwerps Notariaat 23 Internationaal André Michielsens, voorzitter van de CNUE 26 E-notariat Un renouveau de l infrastructure ICT 27 E-notariaat Een vernieuwing van de ICT infrastructuur 28 Chambre nationale des notaires Interview avec Henri Meert et Anthony Leleu 32 OVAM Overdracht van appartementen volgens Bodemdecreet 35 Interview Patrick Henry, nouveau président d AVOCATS.BE 38 Office Management Het evaluatiegesprek - L entretien d évaluation 39 Erevoorzitters van de federatie Karel Tobback 42 Koninklijke vereniging van het notarispersoneel - Union royale professionelle du personnel des etudes notariales Verslag familiedag Journée des Familles 43 Risques du métier 44 Info juridique/juridische info

4 4 CHAIRMAN S CORNER otari s u n Lorette Rousseau, Président FRNB - Voorzitter KFBN Charles Six Une année est si vite passée. Voilà une phrase qu on entend souvent en cette fin d année. Ces 365 jours défilent à une vitesse affolante et, avant même de s en apercevoir, on se retrouve au milieu des fêtes. On ne peut y échapper : cette période appelle un regard rétrospectif sur l année écoulée et visionnaire sur la nouvelle. Qu est-ce que 2013 a apporté au notariat? L année a commencé en force avec les réformes du droit successorale. Des modifications qui ont eu un impact considérable sur le travail du notaire. La force motrice Hélène Casman, s est concertée avec le Département juridique, la commission Droits de la famille et le Comité d Etude et de Législation en vue d une réforme du droit successoral et des régimes matrimoniaux. Un autre fait qui a marqué 2013 est encore le lancement du nouvel e-notariat. Outre un relooking, le portail a fait l objet d améliorations en matière de personnalisation et de convivialité. Le tout nouveau site a été inauguré lors du congrès du notariat, organisé cette année à Genk. Tous les participants s accordent à dire que cette édition comptera parmi les annales. Avec un programme scientifique particulièrement riche et une ambiance chaleureuse. En ce qui concerne la rue de la Montagne, nous avons fait nos adieux, après 20 ans de service, à Philippe Ch. Six en tant que CEO et nous avons fait la connaissance de son remplaçant, Pascal De Roeck. Que nous réserve 2014? Je ne dispose pas d une boule de cristal mais il est fort probable que le droit successoral sera réformé. Ce qui est certain c est qu André Michielsens deviendra le président du notariat européen, un bel honneur. Et enfin, je suis persuadée que chaque notaire exercera sa mission de conseiller du citoyen avec le sérieux professionnel nécessaire et beaucoup de plaisir. Een jaar is zo voorbij. Deze verzuchting klinkt wel vaker wanneer het einde van het jaar nadert. 365 dagen glijden voorbij en voor we het goed en wel beseffen zitten we alweer aan de feestdis. We kunnen er niet aan onderuit; deze periode vraagt om een terugblik op het voorbije jaar en een vooruitblik op het nieuwe. Wat bracht 2013 voor het notariaat? Het jaar begon met hervormingen op het vlak van het erfrecht. Een herziening die toch heel wat impact heeft op het werk van de notaris. Drijvende kracht Hélène Casman, pleegde overleg met het Juridisch Departement, de commissie Familierecht en het Comité voor Studie en Wetgeving met het oog op een hervorming van het huwelijksvermogensrecht en het erfrecht. Een ander opvallend feit dit jaar was de lancering van het nieuwe e-notariaat. Naast een uiterlijke facelift werd ook veel aandacht besteed aan de personaliseerbaarheid en het gebruiksgemak. Deze lancering gebeurde tijdens het tweejaarlijks Notarieel Congres dat dit jaar in Genk plaatsvond. Alle aanwezigen zullen beamen dat het een editie was om niet snel te vergeten. Met een interessant wetenschappelijk programma en heel veel ambiance. Wat de Bergstraat betreft, namen we na 20 jaar afscheid van Philippe Ch. Six als CEO en verwelkomden we Pascal De Roeck. Wat heeft 2014 in petto voor het notariaat? Ik heb natuurlijk geen glazen bol, maar waarschijnlijk zal het erfrecht verder hervormd worden. Vast staat dat André Michielsens de voorzitter van het Europees notariaat wordt, een hele eer. En verder ben ik er zeker van dat elke notaris met de nodige beroepsernst én plezier zijn taken als raadgever van de burger zal uitoefenen. Ik wens iedereen een fantastisch 2014 toe! Je vous souhaite à tous une année 2014 haute en couleur!

5 NOTARIUS 2013 DECEMBER - DÉCEMBRE REDACTIONNEL REDACTIONEEL 5 Nathalie Guyaux, Hoofdredacteur - Rédacteur en chef Bart Azare «A l horizon 2014 : tenons la barre pour garder le cap» Les douze coups de minuit vont bientôt sonner ; les dés sont jetés pour l année écoulée. Il est l heure pour chaque étude notariale de procéder à son bilan de santé et de s interroger, comme toute PME, sur la structure et l organisation de son entreprise ; réflexion qui aura été fort agrémentée par les mesures fiscales inscrites dans la loi programme du 28 juin 2013 et, tout récemment, par la mesure visant à limiter la responsabilité professionnelle du notaire en société. Cette période de fin d année, propice à la générosité, nous amène aussi à nous recentrer sur le rôle social que nous devons jouer dans cette conjoncture morose. Si la vie notariale n est pas un long fleuve tranquille et que l afflux de dossiers se fait de temps à autre au gré des saisons ; le baromètre des notaires nous rappelle que le notariat belge reste largement épargné par la crise. Nous devons nous en réjouir même si la prudence est de mise. Les dossiers auxquels nous sommes confrontés nous imprègnent des difficultés vécues par nos clients ; qu il s agisse de cas de saisie ou de faillite qui requièrent notre intervention, aux dossiers de crédit qui n aboutissent pas, cela ne nous rend pas insensibles pour autant. Même si ce n est qu une petite goutte dans l océan, notre conseil désintéressé et notre première consultation gratuite, chers au notariat, doivent plus que jamais faire étinceler notre costume de notaire komt eraan: we moet zorgen dat we op koers blijven Nog even en de klok slaat middernacht; het doek valt over het afgelopen jaar. Hoog tijd dus voor elk kantoor om een balans op te maken en bij zichzelf te rade te gaan, net zoals elke KMO, en na te denken over de structuur en de organisatie van zijn onderneming; de fiscale maatregelen ingeschreven in de wet van 28 juni 2013 en recent nog de maatregel die de professionele verantwoordelijkheid van de notaris in vennootschap beperkt, kunnen dit reflectieproces extra kruiden. De eindejaarsperiode, die in het teken van vrijgevigheid staat, brengt ons ook terug tot bij de essentie van de rol die we spelen in deze sombere conjunctuur. Ons beroep wordt steeds complexer en de toevloed van dossiers is vaak seizoensgebonden. Toch geeft onze Notarisbarometer aan dat het notariaat grotendeels gespaard blijft van de crisis. We moeten ons hierover verheugen, zelfs al is enige voorzichtigheid op z n plaats. De dossiers waarmee we te maken krijgen, doordringen ons van de moeilijkheden waarmee onze cliënten geconfronteerd worden; of het nu gaat om een inbeslagneming of een faillissement waarvoor onze tussenkomst vereist is, of een kredietdossier zonder resultaat, het raakt ons allemaal. Zelfs als is het maar een kleine druppel in de oceaan, onze onbaatzuchtige en eersterangs raad aan onze cliënten, geven ons beroep meer dan ooit een extra glans. Meilleurs vœux à tous pour 2014! Voor iedereen alvast mijn beste wensen voor 2014!

6 6 Isabelle Persyn, Bart Azare, K-pture, Ann Poppe 2013 in beeld en images Twee sleutelfiguren van het notariaat: André Michielsens, de voorzitter van het Europees notariaat in 2014 en Hélène Casman, drijvende kracht achter de hervorming van het erfrecht Adieu à Philippe Ch. Six, 20 ans CEO de la fédération Guy Verlinden en Bram Vuylsteke, organisatoren van het Notarieel Congres te Genk Verwelkoming van Pascal De Roeck, nieuwe CEO van de federatie De Nederlandstalige Raad sluit een protocol met CIB-Vlaanderen om het verkoopproces te optimaliseren

7 NOTARIUS 2013 DECEMBER - DÉCEMBRE BLIKVANGER / COUP D ŒIL 7 Les notaires du Namurois remettent euros à l ONG «graine de vie», à l ASBL «souffle un peu» et à la Fondation Roi Baudouin Bert Kruismans schrijft de bestseller Meneer de notaris 141 notaires et collaborateurs participent aux 20 km de Bruxelles Lancement du nouvel e-notariat

8 8 Frederic Petitjean Koen Bauters De examencommissie op de rooster gelegd Eind februari organiseren de Benoemingscommissies voor het Notariaat weer hun jaarlijks vergelijkend examen voor kandidaat-notarissen. Voor heel wat examinandi gaat dat gepaard met knikkende knieën en angstzweet. Om de mythes rond het examen de wereld uit te helpen, ging Notarius zijn licht opsteken bij de voorzitters van de Commissie: Jo Baret voor de Nederlandstalige kant en notaris Sophie Maquet voor de Franstalige. De weg naar het notarisberoep is lang en behoorlijk moeilijk: vijf jaar rechten studeren, een bijkomende master notariaat behalen en ook nog eens stage lopen. En dan, als orgelpunt, slagen voor het (beruchte ) vergelijkend examen. Dat examen wordt sinds 2001 georganiseerd door de Benoemingscommissies voor het Notariaat en sinds begin dit jaar staat die onder het voorzitterschap van Jo Baret en Sophie Maquet. Men had mij al enkele malen gevraagd om voorzitter te worden, maar dat had ik altijd geweigerd, steekt Jo Baret van wal. Ik was vroeger secretaris-generaal van de FOD Justitie en ook kabinetschef en ik vond dat eigenlijk onverenigbaar met een taak in de benoemingscommissie. De Commissie geeft adviezen en voordrachten aan de minister van Justitie en zijn administratie. Het leek mij nogal moeilijk om eerst die adviezen mee op te stellen en er daarna over te beslissen om er al dan niet iets mee te doen. Maar goed, de laatste keer dat men mij vroeg, eind 2012, had ik dat argument niet meer, dus toen heb ik wel toegestemd (lacht). Jo Baret en Sophie Maquet Dat precies Jo Baret gevraagd werd, is ook niet zo geweldig verwonderlijk. Hij was al betrokken bij de wet die de benoemingscommissie in 1999 oprichtte en schreef ook mee aan de vernieuwingen binnen de Ventôsewet. Hij kende de materie dus door en door.

9 NOTARIUS 2013 DECEMBER - DÉCEMBRE BENOEMINGSCOMMISSIES VOOR HET NOTARIAAT 9 Ook notaris Maquet mag een ervaringsdeskundige genoemd worden en ook zij werd simpelweg gevraagd om de Franstalige voorzittersrol op haar te nemen. Zo eenvoudig kan het soms gaan, ja, lacht ze. Ik was inderdaad ook al eens gewoon lid van de Commissie, namelijk in de eerste Commissie. Harde noten We moeten een kat een kat noemen: de examens die de commissies opstellen, hebben de reputatie van harde noten om te kraken. Veel mensen hebben er vooral schrik van omdat ze niet goed weten wat hen te wachten zal staan, nuanceert Jo Baret. Maar goed, ik geef toe dat het zeker geen eenvoudige klus is. Dat kan ook moeilijk anders, omdat de materie die notarissen moeten beheersen, vaak ook ingewikkeld én zeer uitgebreid is. Een notaris is betrokken bij heel wat takken van het recht en wordt natuurlijk verondersteld om daar de juiste kennis over te hebben. Komt daarbij dat alles constant evolueert en dat je je dus permanent moet bijscholen om op de hoogte te blijven. Je moet het natuurlijk ook niet overdrijven, zegt notaris Maquet. De reputatie van het examen is een beetje overtrokken en er hangen heel wat urban legends rond. Als ik op mijn eigen examen in 2001 terugkijk, kan ik alleen maar zeggen dat dat eigenlijk probleemloos gegaan is. Het grote verschil was wel dat het examen toen nog geen reputatie hád. Het was namelijk de eerste keer dat het georganiseerd werd (lacht). Mensentaal Maar niet alleen is de examenstof ingewikkeld en uitgebreid, er is nog een tweede struikelblok, zegt Jo Baret. De notaris moet niet alleen perfect op de hoogte zijn van de juridische materie die hij op zijn bord krijgt, hij moet die ook nog eens uitgelegd krijgen in een taal die zijn cliënten kunnen begrijpen. Je moet dus niet alleen de kennis hebben, je moet ze ook in mensentaal kunnen verwoorden. Dat is precies wat we testen op het mondelinge gedeelte van het examen. En dat is niet zo evident, hoor. Regelmatig zien we kandidaten die erg goed scoren op het schriftelijke examen, maar toch ontgoochelen op dat mondelinge gedeelte. Voor de examens werken de Nederlandstalige en Franstalige commissies nauw samen wat betreft de organisatie en logistiek. De inhoud van de examens en de vragen staan echter compleet los van elkaar. In de eerste Commissie zijn er examens geweest die hetzelfde waren, maar daar is men van afgestapt omdat het vertalen veel te veel werk was, legt notaris Maquet uit. De regelgeving verschilt uiteraard ook dikwijls heel erg. Er zijn heel wat decretale en regionale wetten die totaal anders zijn in de twee gewesten. Tips En welke tips zouden de voorzitters dan kunnen meegeven aan de moedigen die aan het examen deelnemen? Ik denk dat een tijdige voorbereiding cruciaal is, zegt Jo Baret. Zoals ik al zei, is er een zeer breed spectrum aan juridische materie die je moet kennen en we proberen ook over elk deelgebied wel een vraag te stellen. De wetgeving wordt ook constant geüpdatet, daar moeten de kandidaten dus voortdurend van op de hoogte zijn. Volg dus de juridische actualiteit, lees het e-notariaat en blijf bij. Als derde tip zou ik aanraden om tijdens de stage zoveel mogelijk praktijkgericht te werken. Zie dat je in de front office terechtkomt en blijf niet steken in de back office waar je constant dezelfde taken uitvoert. Want op het examen is de kans natuurlijk reëel dat je ondervraagd wordt over zaken waar je niet elke dag mee in contact komt. Dat is trouwens meteen ook een oproep aan de stagemeesters. Het ligt soms ook wel aan de kandidaten zelf, vult notaris Maquet aan. Er zijn er nog te veel die absoluut in een grote associatie willen werken. Terwijl je in een kleiner kantoor veel vaker met heel diverse zaken te maken krijgt. Ik zie ook vaak kandidaten die last hebben met tijdsmanagement, die zich op het examen verliezen in details en geen keuzes kunnen maken. Vleugels uitslaan Sinds enkele maanden huist de Commissie, die jarenlang in de Bergstraat gevestigd was, in een nieuw gebouw vlakbij het Parlement. Die verhuis is er niet toevallig gekomen en is ook wel een beetje symbolisch, zegt Jo Baret. Het was eigenlijk van in 2000 de bedoeling dat de Commissie volledig zelfstandig zou kunnen werken, maar dat heeft wel iets langer geduurd dan voorzien. We hebben dus jarenlang gesteund op de Nationale Kamer die ons personeel en ruimte ter beschikking heeft gesteld, iets waarvoor ik hen ook nadrukkelijk wil bedanken. Maar nu is dus de tijd gekomen om onze vleugels uit te slaan en onze zelfstandigheid echt concreet te maken. De verhuis gaat dus gepaard met een grotere onafhankelijkheid en met een eigen secretariaat dat uitgebouwd wordt. Als voorzitters is het onze taak om die nieuwe structuur zelfstandig te kunnen laten werken en we moeten ook zorgen voor een grote continuïteit, voor de dag dat wij hier niet meer zullen zijn. Voor zijn huisvesting werkt de Commissie nu samen met de Kamer van Volksvertegenwoordigers. Het personeel wordt geleverd door de Senaat. De banden met de Bergstraat zijn misschien een beetje losser geworden, maar het is zeker de bedoeling om de goede verstandhouding met de andere notariële instellingen te behouden, benadrukt Jo Baret. Vous pouvez consulter le texte en français sur l e-notariat.

10 10 Michel Gassée Emmanuel Crooÿ La force des évidences Au terme de ses études secondaires de latin/grec, elle savait que ce serait le droit... En licence à l UCL, que ce serait le droit civil. «Parce que c est le droit qui touche les gens»! Et, pendant son stage chez un avocat au Barreau, elle sut rapidement que ce serait le notariat... D abord comme clerc, puis comme associée et, enfin, comme notaire titulaire d une étude en forme de «coquille quasiment vide». Rencontre avec une femme qui aime les défis. Pas de clientèle, pas de bureaux, pas d informatique, pas de personnel, pas de dossier... Quand Isabelle Van Campenhoudt prête serment, le 6 novembre 2012, son étude est une coquille quasi vide. Elle prend pourtant la succession d un notaire bien connu à Schaerbeek, Xavier Wets. Explication : «Le fils de Xavier Wets, Simon, était devenu notaire dans la commune en 2002, résume Isabelle Van Campenhoudt. Père et fils partageaient les mêmes bureaux et, au bout du compte, leurs deux études avaient fini par fonctionner pratiquement comme une étude unique. C est ce qui explique pourquoi l étude au nom de Xavier Wets était devenue une sorte de coquille vide à sa démission en 2007.» Pas totalement vide néanmoins, puisque la succession comporte les minutes du notaire Xavier Wets et de ses prédécesseurs. Isabelle Van Campenhoudt Quoi qu il en soit, l étude restera encore vacante pendant quelques années. Il faut dire que le défi pour le successeur était est immense : créer une clientèle à partir de presque rien. «Pendant les deux premiers mois, on taille les crayons, raconte Isabelle Van Campenhoudt en riant. Plus sérieusement, j en ai profité pour mettre à jour mes lectures juridiques. Et puis, petit à petit, les choses se sont enclenchées à partir du mois de janvier 2013.» Les clients ont commencé à trouver le chemin de cette petite étude située à un jet de pierre du boulevard Reyers et de la RTBF à Bruxelles. Les dossiers rentrent, de plus en plus nombreux. L agenda se remplit au point qu avant les vacances d été, Isabelle Van Campenhoudt décide qu à la rentrée, elle doit engager quelqu un. «Je n avais pas besoin d aide pour gérer les dossiers

11 NOTARIUS 2013 DECEMBER - DÉCEMBRE TOUR DE BELGIQUE 11 juridiques, à vrai dire, je pouvais encore augmenter ce temps de travail-là, mais il était devenu impossible de signer des actes et, en même temps, de décrocher le téléphone, ouvrir la porte, etc. Et puis, tout de même, c est un peu gênant de devoir répondre à un appel dévié vers votre GSM pendant la signature d un acte chez un confrère... Vis-à-vis du confrère mais également vis-à-vis de votre client. Car pour le client, la signature d un acte notarial est souvent un moment important de son existence, il a droit à toute notre attention.» Reste la question clé : quel doit être le profil du premier salarié de cette étude (re)naissante? Une secrétaire pour répondre au téléphone et accueillir les clients? Un juriste licencié en notariat? Eh bien, ce sera une juriste, qu Isabelle Van Campenhoudt compte bien former «à sa sauce»... D AVENTURE EN AVENTURE Et quelle sauce... Car du caractère, Isabelle Van Campenhoudt n en manque pas. De suite dans les idées, non plus, apparemment. Les études secondaires? Elles furent littéraires et ouvrirent une voie presque naturelle vers le monde juridique puisque, avoue-telle volontiers, «le droit s est très vite imposé comme une évidence». Parfait! Mais après? Ce sera le droit civil qu elle apprend à aimer pendant ses années de licence. Là encore, Isabelle Van Campenhoudt parle d «évidence» : «Pourquoi? Parce que ça touche les gens. Voilà! Le droit civil, c est le droit de la vie quotidienne. J ai accroché très vite». Mais après? Dilemme... Le barreau ou le notariat? 90 heures de stage chez un avocat, et la réponse est... évidente : ce sera le notariat. «Cet avocat traitait essentiellement du droit administratif et du droit des étrangers, ce n était vraiment pas ma tasse de thé. En fait, c est plus par la matière que par la pratique du métier d avocat en tant que telle que j ai évité le barreau.» Encore fallait-il «accrocher» avec le monde notarial. L occasion vient avec la licence en notariat : deux journées de cours par semaine, trois jours de pratique dans une étude. C est la révélation. «J ai accroché dès le premier jour. J ai aussi eu la chance d avoir un maître de stage très chouette, très compétent, en la personne de Didier Gyselinck. On est d ailleurs restés en contact, c est quelqu un que j ai régulièrement consulté quand il m a fallu prendre des décisions importantes pour ma carrière.» C est chez lui en tout cas qu Isabelle Van Campenhoudt dit avoir appris les bases du métier. On est en Elle envoie son cv, Edouard De Ruydts l engage comme clerc dans son étude à Forest. Elle y restera jusqu en «Une très belle expérience, dit-elle aujourd hui, une excellente collaboration avec lui et son équipe. Une étude pas trop grande, un boulot varié de généraliste, avec droit de la famille, successions, ventes publiques, immobilier, sociétés aussi mais pas trop grandes, bref, une chouette tranche de vie.» Mais voilà, une nouvelle évidence se fait jour : elle sera notaire elle aussi. Elle veut présenter le concours. Elle le réussit en à sa grande surprise. Pour autant, le grand saut vers une étude à elle n est pas immédiat, notamment parce qu elle n a pas encore réussi l examen linguistique (ce sera chose faite en 2007) et qu elle veut s installer à Bruxelles où le bilinguisme est indispensable. Mais l envie d aller voir ailleurs la démange, pour se confronter à d autres méthodes de travail. «Edouard De Ruydts le comprend fort bien, raconte-t-elle. En 2006, je rejoins l étude de Bernard Dewitte comme collaboratrice. L idée de l association germe tout doucement et, en 2009, Bernard me propose de devenir son associée. J accepte, évidemment. Je dois dire qu humainement, on s entendait bien. En 2011 pourtant, je romps l association. Avec le recul, je pense que nos méthodes de travail étaient sans doute trop différentes ; ensuite, je n ai pas bien vécu mon changement de statut au sein de l étude de Bernard : de collaboratrice au départ, je suis devenue patron, co-dirigeante en tout cas. Pas simple à vivre par rapport aux autres collaborateurs de l équipe. Je me suis souvent retrouvée en porte-à-faux entre mes anciennes collègues et mon associé. On n est pas préparé à ça et le résultat, c est que l ambiance de travail ne me convenait plus.» Isabelle Van Campenhoudt s en va donc, sans savoir de quoi son avenir immédiat sera fait. Quelques mois de congé sabbatique sûrement, c est idéal pour souffler après quelques années exigeantes. Mais les mois passent, les procédures de nomination prennent plus de temps que prévu, elle commence à trouver le temps long et, pendant quelques mois, elle travaille comme indépendante pour des confrères à Waterloo jusqu à ce choix des Commissions : la succession du notaire Xavier Wets lui échoit. Elle relève le défi. Comme une évidence... Loue des bureaux, achète du matériel, reçoit les premiers coups de téléphone de clients. Le bouche à oreille commence à fonctionner. Aujourd hui, 40% de sa clientèle émane de son réseau de connaissances, 20% sont de nouveaux clients et 40%, d anciens clients qui l ont retrouvée dans l annuaire «alors, insiste-t-elle, que je n en avais recontacté aucun, par respect pour mon ancien associé». Un an après le début de cette aventure un peu folle, Isabelle Van Campenhoudt semble avoir trouvé ses marques. Elle n a pas envie, dit-elle, de développer une grosse machine, une grosse étude avec une croissance folle. Ce qui compte, c est la relation de proximité avec le client. Pour elle, c est une évidence.

12 12 Bo Bogaert NATIONALE KAMER - NOTARIËLE KANTOORORGANISATIE De associatie van A tot Z Alles wat u over het associatieproces wil weten beschikbaar op het e-notariaat Het departement Kantoororganisatie van de KFBN en de Nationale Kamer van notarissen hebben de handen in elkaar geslagen en een praktische gids geschreven over alle aspecten van het associatieproces. Het vademecum en de bijhorende checklists, modelbrieven en meest gestelde vragen vindt u terug op het e-notariaat in het submenu Associatie. Steeds meer associaties Sinds 1 januari 2000 zijn associaties in het notariaat toegestaan en de laatste jaren kent deze samenwerkingsvorm een groeiend succes. De wens om meer beschikbaar te zijn voor de cliënt, een beter evenwicht tussen professioneel en privéleven, de plicht om een continu toenemend aantal juridische en niet-juridische onderwerpen te doorgronden, zijn maar enkele van de redenen waarom (kandidaat-)notarissen kiezen om te associëren. De Nationale Kamer en het departement Kantoororganisatie van de KFBN kregen daarover steeds meer vragen: hoe moeten we dit voorbereiden en concreet aanpakken? Welke zijn de wettelijk te volgen procedures? Wie kan ons daarbij helpen? Waar vind ik informatie? Alle antwoorden op die vragen vindt u terug in het overzichtelijk vademecum dat beschikbaar is op het e-notariaat onder Beroep > Uitoefening van het ambt > Associatie of onder Kantoor > Kantoor Management > Associatie. Goed begonnen is half gewonnen We vergelijken een associatie graag met een huwelijk, steekt Catherine Van Acker, verantwoordelijke van het departement Kantoororganisatie, van wal. Net zoals voor verloofden is het voor kandidaat-associés belangrijk dat ze op voorhand goed nadenken over het waarom en met wie ze zich willen associëren en niet onmiddellijk naar het hoe pakken we dit aan overstappen. Het vademecum legt de nadruk op een goede voorbereiding. Daarmee staat of valt alles. De gids spoort toekomstige associés aan om zich te bezinnen over niet zo voor de hand liggende zaken. Ja, zelfs al over de gevolgen van het einde van de associatie. Het is belangrijk dat associés zich op dezelfde lijn bevinden en dezelfde verwachtingen hebben van hun samenwerking. Alles, van fundamentele zaken tot het kleinste detail, moet bespreekbaar zijn. Van de waarden en de visie van het toekomstig kantoor tot de praktische kantoororganisatie. Een objectieve externe persoon biedt hier vaak een toegevoegde waarde: hij kan punten bespreekbaar maken zonder dat een partij zich onwennig moet voelen. Kandidaat-associés kunnen hiervoor beroep doen op de KFBN of op een geaccrediteerd consultant die terug te vinden is via het e-notariaat. Wij raden kandidaat-associés ook aan om eens met collega s die al geassocieerd zijn te praten. Voor de juridisch-formele kant van de zaak is de Nationale Kamer verantwoordelijk. Anne Catherine Deleye, directeur van de Nationale Kamer: Het opstarten van een associatie is onderworpen aan heel wat wettelijke en deontologisch voorgeschreven bepalingen. Met behulp van checklists (bijvoorbeeld voor het opstellen van de associatieovereenkomst, het opmaken van de statuten, het huishoudelijk reglement, ) en modelbrieven (aanvraag tot aanstelling schatter, verzoek Provinciale Kamer tot goedkeuring associatie, melding eind van de associatie aan de minister, ) willen we een overzicht geven van alle stappen die kandidaat-associés moeten ondernemen. Omdat iedere individuele situatie verschillend is, hebben we er bewust voor gekozen om geen modellen ter beschikking te stellen voor de associatieovereenkomst, de statuten en het huishoudelijk reglement. In de checklists vestigen we wel de aandacht op de wettelijke voorschriften en stippen we een aantal mogelijkheden aan. Elke associatie is persoonlijk en tailor-made. We willen iedereen aanmanen om voldoende tijd te nemen om alles goed door te praten. Flexibel werkinstrument Het vademecum kwam tot stand mede door interviews met geassocieerde notarissen. Zij vertelden ons over de voor- en nadelen van de associatie, de valkuilen en de aandachtspunten. Deze gids is dan ook een continu work in progress. Uw ervaringen en aanvullingen kunnen ons helpen om de gids steeds verder te verfijnen. U mag uw suggesties doorgeven aan Catherine Van Acker: of Anne Catherine Deleye

13 NOTARIUS 2013 DECEMBER - DÉCEMBRE BERGSTRAAT 13 U hebt sneller uw lening dan dat u omzetting van vruchtgebruik in volle eigendom hebt gezegd. U KUNT REKENEN OP ONZE ADVISEURS VRIJE BEROEPEN. Maak een afspraak via of surf naar bnpparibasfortis.be/vrijberoep bnpparibasfortis.be Onder voorbehoud van aanvaarding van uw aanvraag door de kredietverstrekker. V.U.: A. Moenaert, BNP Paribas Fortis NV, Warandeberg 3, 1000 Brussel, RPR Brussel, BTW BE

14 14 Bo Bogaert CHAMBRE NATIONALE ORGANISATION DES ÉTUDES NOTARIALES L association de A à Z Un tout nouveau guide pour se lancer dans l association disponible sur l e-notariat Le département Organisation des études de la FRNB et la Chambre nationale des notaires ont collaboré à la rédaction d un guide pratique concernant tous les aspects du processus d association. Le vade-mecum mais aussi les check-lists, modèles de lettres et questions / réponses (FAQ) en rapport avec le sujet sont dès à présent disponibles sur l e-notariat dans le sous-menu «Association». Toujours plus d associations Les associations sont autorisées depuis le 1 er janvier 2000 et, ces dernières années, cette forme de collaboration connaît un succès grandissant. L envie d être plus disponible pour ses clients, un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, l obligation de devoir se pencher sur un nombre sans cesse croissant de sujets juridiques et non juridiques, ne sont que quelques-unes des raisons qui incitent les (candidats)-notaires à opter pour l association. Le nombre de questions qui parvient à ce sujet à la Chambre nationale et au département Organisation des études de la FRNB est en constante augmentation : comment se préparer concrètement pour s associer, quelles sont les règles à respecter, qui peut nous aider, où trouver des informations? Les réponses à toutes ces questions se trouvent sur l e-notariat sous Etude > Management des études > Association ou Profession > Exercice de la profession > Association. Une bonne préparation : la clef de la réussite «On peut comparer une association à un mariage», explique Catherine Van Acker, responsable du département Organisation des études. «Tout comme des fiancés, il est essentiel que les candidats associés réfléchissent d abord correctement au Pourquoi de l association et au choix du partenaire avant le Comment». Le vade-mecum met l accent sur la préparation. C est en effet la première condition du succès. Le guide encourage ainsi les futurs associés à porter leur attention sur certains aspects qui ne leur sautent pas aux yeux, mais qui ont une réelle importance pour leur projet. Cela inclut notamment les conséquences de la fin de l association. «Il est important que les associés soient sur la même longueur d onde et qu ils aient les mêmes attentes concernant leur collaboration. Tout, absolument tout depuis les fondamentaux jusqu aux plus petits détails doit pouvoir être discuté. Tant les valeurs et la vision de l avenir de l étude jusqu à son organisation pratique. Le regard objectif d une personne externe constitue bien souvent une valeur ajoutée : elle peut aider à aborder des sujets sensibles sans risquer de mettre l une des deux parties dans l embarras. Les candidats associés peuvent faire appel à la FRNB ou à un des consultants accrédités renseignés sur l e-notariat. Nous conseillons, en outre, aux candidats-notaires de s entretenir avec des confrères déjà associés.» La Chambre nationale est responsable des aspects juridico-formels. Anne Catherine Deleye, Directeur : «Le lancement d une association est soumise à toute une série de règles légales et déontologiques. Nous avons réalisé des check-lists (par exemple pour la rédaction de la convention d association, des statuts, du règlement d ordre intérieur, ) et des lettres types (demande de désignation d un estimateur, demande de l approbation d association de la Chambre nationale, déclaration de fin d association au ministre, ) afin de donner un aperçu des différentes démarches que doivent entreprendre les candidats-associés. Chaque situation individuelle étant différente, nous avons délibérément choisi de ne pas proposer de modèle de convention d association, de statuts ou de règlements d ordre intérieur. Dans les check-lists, nous attirons toutefois l attention sur le prescrit légal et nous présentons quelques solutions. Chaque association doit être conçue sur mesure pour ses membres. Nous voulons encourager les futurs associés à prendre le temps pour aborder minutieusement l ensemble des aspects.» Un outil destiné à évoluer Le vade-mecum a été élaboré notamment grâce à des entretiens avec plusieurs notaires associés. Ils nous ont confié les avantages et les inconvénients de l association, les pièges à éviter et les questions à ne pas négliger. Comme ce guide est évolutif, vos expériences et vos contributions nous aideront à l enrichir. N hésitez pas à transmettre toutes vos remarques et suggestions à Catherine Van Acker : ou Anne Catherine Deleye :

15 NOTARIUS 2013 DECEMBER - DÉCEMBRE 15 Votre prêt en moins de temps qu il n en faut pour dire acceptation de succession sous bénéfice d inventaire. VOUS POUVEZ COMPTER SUR NOS CONSEILLERS PROFESSIONS LIBÉRALES. Prenez rendez-vous au ou surfez sur bnpparibasfortis.be/professionliberale bnpparibasfortis.be Sous réserve d acceptation de votre demande par le prêteur. E.R.: A. Moenaert, BNP Paribas Fortis SA, Montagne du Parc 3, 1000 Bruxelles, RPM Bruxelles, TVA BE

16 16 Aurélie Van der Perre Quiz privacy Pour notaires & collaborateurs Confrontez vos pratiques de travail à la législation relative à la protection de la vie privée Quotidiennement, le notaire et ses collaborateurs effectuent des traitements de données à caractère personnel (recherches auprès des sources authentiques, communication de données vers les autorités publiques, etc.). Dans un contexte de dématérialisation croissante, les risques d atteinte aux données à caractère personnel des citoyens sont de plus en plus élevés. Les abus en la matière défraient d ailleurs la chronique. Le notariat peut, une fois de plus, se positionner comme garant d un droit fondamental dont la protection devient un véritable enjeu sociétal. Dans ce cadre, nous vous proposons de tester vos pratiques professionnelles relatives aux traitements de données à caractère personnel. En sus, des trucs et astuces vous sont proposés afin d améliorer facilement vos méthodes de travail et de vous conformez en douceur à la législation. QUESTIONS 1. Vous acceptez qu un collègue utilise votre carte d accès à l e-notariat : a) En lui donnant des instructions précises ; b) Sauf s il s agit d une carte eid ; c) De manière systématique ; d) En aucune façon. 2. Vous utilisez les données cadastrales : a) Sans contrainte, ces données n étant pas confidentielles ; b) En respectant les règles précisées dans l autorisation de la Commission de la vie privée ; c) À des fins privées et/ou professionnelles ; d) Uniquement avec l accord du client concerné. 3. Vous avez communiqué les données d un client pour la DB «Points de comparaison» : a) Vous en avez informé ce client ; b) Vous en avez informé ce client et déclaré le traitement à la Commission vie privée ; c) Vous n en avez pas informé ce client ; d) Vous avez demandé une autorisation à la Commission vie privée. 4. Pour utiliser le numéro national d un client, vous : a) Lui demandez son autorisation écrite ; b) Lui demandez son autorisation orale ; c) Ne faites rien ; d) Respectez les règles décrites dans les autorisations de la Commission de la vie privée. 5. Vous accédez à l e-notariat en dehors de l étude : a) Uniquement depuis votre domicile ; b) Uniquement dans le train et dans le parc ; c) Peu importe l endroit ; d) Uniquement en respectant les règles de sécurité de l étude. 6. Vous effectuez une recherche au Registre national sur un nouveau client : a) Avant de l avoir rencontré ; b) Après l avoir rencontré ; c) Après avoir jugé que la recherche était nécessaire ; d) Après lui avoir demandé l autorisation. 7. Vous publiez des photographies sur Immoweb : a) Avec ou sans passant(s) ; b) Avec ou sans plaque(s) d immatriculation de tiers ; c) Sans passant ni plaque d immatriculation de tiers ; d) Avec ou sans passant(s) et plaque(s) d immatriculation de tiers.

17 NOTARIUS 2013 DECEMBER - DÉCEMBRE E-NOTARIAT 17 Explications, trucs et astuces 1 ère question Il est évidemment interdit de prêter sa carte d accès à l e-notariat à un tiers. réponse d En effet, la carte d accès à l e-notariat qu il s agisse d une carte eid ou de tout autre carte à puce (par exemple la carte enot ou anciennement la carte REAL) ne peut être utilisée que par son titulaire. L article 16, 4 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l égard des traitements de données à caractère personnel (par après «loi vie privée»), prévoit qu «afin de garantir la sécurité des données à caractère personnel, le responsable du traitement» doit «prendre les mesures techniques et organisationnelles requises pour protéger les données à caractère personnel», notamment contre «l accès non autorisé de données à caractère personnel». La loi précise que ces mesures doivent «assurer un niveau de protection adéquat, compte tenu, d une part, de l état de la technique en la matière et des frais qu entraîne l application de ces mesures et, d autre part, de la nature des données à protéger et des risques potentiels». En d autres termes, cela signifie que la Fédération Royale du Notariat belge, en tant que responsable de l e-notariat, a dû mettre en place des mesures de sécurité particulières pour protéger les accès non autorisés vers les données à caractère personnel. Le niveau de confidentialité des données accessibles par le biais de l e-notariat est évidemment élevé 1. Parmi les mesures de sécurité mises en place, la Fédération Royale du Notariat belge a limité l accès de l e-notariat aux seules personnes détentrices d une carte à puce sécurisée. Notons que la Commission de la protection de la vie privée requiert explicitement, dans sa déclaration de conformité relative à la sécurité des systèmes 2, qu «un mécanisme d autorisation d accès conçu de façon à ce que les données à caractère personnel traitées et les traitements les concernant ne soient accessibles qu aux personnes et applications explicitement autorisées a été mis en place». Rappelons que les conditions d utilisation de l e-notariat, auxquelles ont adhéré les utilisateurs du Portail, précisent que le titulaire d une carte doit prendre les mesures nécessaires afin d éviter qu une tierce personne ne puisse l utiliser. En conclusion, le fait de prêter sa carte à un tiers sera toujours considéré comme illégal dans le chef de l utilisateur au vu des enjeux poursuivis. En cas d abus, la responsabilité pénale du titulaire de la carte pourrait être engagée. 1 A titre d exemple, les données du Registre national, de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale, du Registre central des testaments, etc. 2 Il s agit d un document que la Fédération Royale du Notariat belge doit remplir et s engager à respecter pour qu un accès vers le Registre national soit offert aux notaires. Celui-ci est disponible sur le site internet de la Commission de la protection de la vie privée :

18 18 2 ème question L accès aux données cadastrales ne peut être réalisé que dans le cadre de l autorisation spécifique délivrée au notariat par la Commission de la protection de la vie privée. réponse b Notons que chaque accès vers une source de référence (Cadastre, Registre national, etc.) doit être prévu légalement ou faire l objet d une autorisation spécifique du Comité sectoriel compétent auprès de la Commission de la protection de la vie privée. Ainsi, en vertu de l article 36bis de la loi vie privée, «toute communication électronique de données personnelles par un service public fédéral ou par un organisme public avec personnalité juridique qui relève de l autorité fédérale, exige une autorisation de principe (du comité sectoriel compétent)». Les notaires et leurs collaborateurs ont été autorisés à accéder aux données cadastrales dans le cadre des tâches qui relèvent de leur compétence par la délibération 09/2011 du Comité sectoriel pour l Autorité Fédérale. L autorisation, accessible en ligne via le site de la Commission de la protection de la vie privée 3, précise les modalités de cet accès. Bien que la plupart des données cadastrales soient librement accessibles auprès des pouvoirs communaux ou disponibles en ligne, le fait de disposer d un accès généralisé aux données cadastrales nécessite que certaines mesures soient prises afin de garantir la vie privée des personnes concernées. Afin d éviter les accès illégitimes, la FRNB est d ailleurs tenue d assurer «un système de «logging/ auditing» permettant d archiver les données relatives aux consultations et de retrouver, pour chaque consultation, le dossier dans le cadre duquel la recherche a été effectuée». Dans la délibération 09/2011 précitée, le Comité sectoriel précise que les notaires et leurs collaborateurs bénéficient d un accès automatisé au Cadastre uniquement dans le cadre de l accomplissement des missions légales du notaire. Toute autre utilisation serait constitutive d infraction pénale. 3 ème question L obligation d information et de transparence vis-à-vis des personnes dont les données à caractère personnel sont traitées est incontestablement un principe de base de la loi vie privée. réponse a Le fait d alimenter la base de données des «Points de comparaison» est somme toute légitime dans le chef du notaire et de ses collaborateurs. Cela étant, le responsable du traitement, le notaire, est tenu à un devoir de loyauté et de transparence vis-à-vis de son client lors du traitement de ses données à caractère personnel. Il est intéressant de savoir que cette obligation s applique en toutes circonstances, et donc même si le traitement est autorisé par ou en vertu d une loi. L article 9 de la loi vie privée prévoit en effet que le responsable du traitement doit fournir «à la personne concernée auprès de laquelle il obtient les données la concernant et au plus tard au moment où ces données sont obtenues», au moins les informations concernant les finalités du traitement, l éventualité d un droit d opposition au traitement et les destinataires des données. En conclusion, il est essentiel que le client puisse être informé de manière suffisamment précise des traitements effectués à son égard. La méthode d information est laissée au libre choix du notaire. Pour éviter que la responsabilité pénale du notaire et/ou de ses collaborateurs ne puisse être mise en cause, il est conseillé de remettre ces informations par écrit au citoyen et ce, dans un langage clair et compréhensible afin que ce dernier ne puisse se méprendre sur les intentions louables d une telle démarche : la protection d un droit fondamental. 3 Disponible via le lien suivant : 4 En vertu de l article 8 de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques. 5 Il vous suffit d introduire le numéro de la délibération dans le moteur de recherche accessible par le biais du lien hypertexte suivant :

19 NOTARIUS 2013 DECEMBER - DÉCEMBRE E-NOTARIAT 19 4 ème question L utilisation du numéro d identification du Registre national n est considérée comme légitime que si la loi le prévoit ou si le Comité sectoriel du Registre national (auprès de la Commission de la protection de la vie privée) en a expressément donné l autorisation 4. Chacune de ces autorisations détaille les modalités d utilisation du numéro national. réponse d Les notaires ont reçu l autorisation formelle d utiliser le numéro national comme critère de recherche pour accéder : au Registre national et à la Banque-carrefour de la sécurité sociale ; aux Registres centraux des testaments et des contrats de mariage ; au Cadastre ; au fichier central des avis de saisies, de délégation, de cession et de règlement collectif de dettes (cf. délibérations 58/2008, 15/2011, 16/2011, 12/2012). Une autorisation récente permet également au notaire d insérer le numéro national dans les actes authentiques (délibération 38/2013). Toutes les délibérations du Comité sectoriel sont librement accessibles sur le site de la Commission de la protection de la vie privée 5. Toute autre utilisation du numéro national serait susceptible d être sanctionnée pénalement. La loi organisant un registre national des personnes physiques du 8 août 1983 précise les organismes habilités à demander auprès de la Commission de la protection de la vie privée l autorisation d utiliser le numéro national. A titre informatif, seuls les organismes accomplissant des missions d intérêt général ou travaillant dans le cadre de l ordre public ont le droit de demander une autorisation auprès de la Commission. A titre d exemple, ebay avait demandé de pouvoir utiliser le numéro national de ses utilisateurs présent sur la carte à puce de leur carte eid. La demande a été jugée irrecevable. 5 ème question L accès au réseau de l étude à distance peut être utile pour le notaire et pour ses collaborateurs, par exemple pour ceux qui souhaitent travailler depuis leur domicile. Cela étant, l accès à distance doit être suffisamment sécurisé. réponse d En effet, l article 16, 4 de la loi vie privée prévoit que le responsable du traitement doit prendre «les mesures techniques et organisationnelles requises pour protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou non autorisée, contre la perte accidentelle ainsi que contre la modification, l accès et tout autre traitement non autorisé de données à caractère personnel». Afin de répondre à cette obligation, quelques précautions peuvent utilement être prises. Ainsi, le notaire s assurera (ou fera assurer par son fournisseur informatique) que l accès à internet est sécurisé, que les logiciels anti-virus des PC portables sont régulièrement mis à jour, que le système impose l utilisation de mots de passe adéquats ou encore qu une mise en veille automatique se déclenche après un certain temps. L utilisateur notaire ou collaborateur accédera à l e-notariat en bon père de famille. Il prendra soin de ne pas se connecter dans des endroits non sécurisés (train, zones publiques, etc.). S il souhaite utiliser son propre PC, celui-ci devra être configuré de manière à répondre aux critères de sécurité de l étude. Rappelons que les infractions à la loi vie privée sont punissables pénalement et que l utilisateur pourrait être personnellement sanctionnés s il ne prend pas certaines mesures de sécurité lorsqu il accède à des données à caractère personnel. Notons, bien que cela ne soit pas expressément interdit si le système est suffisamment sécurisé, qu il est déconseillé d accéder au réseau depuis un pays situé en dehors de l Europe. Cette barrière tombe si le pays n est pas considéré par la Commission Européenne comme jouissant d une protection adéquate 6. En effet, l article 21 de la loi vie privée pose le principe de l interdiction du transfert des données à caractère personnel en dehors du territoire européen, lorsque ces données seront amenées à être traitées à l étranger, sauf si le pays en question assure un niveau de protection adéquat. 6 La Suisse, le Canada, Andorre, l Argentine, les Etats-Unis, Guernesey, l île de Man, les îles Féroé, Jersey, l Australie, l Islande, le Liechtenstein, et Israël ont été considérés par la Commission Européenne comme jouissant d une protection adéquate.

20 20 6 ème question L obligation d information et de transparence vis-à-vis des personnes dont les données à caractère personnel sont traitées est incontestablement un principe de base de la loi vie privée. réponse c En effet, l article 4, 1 de la loi vie privée prévoit que les données à caractère personnel ne peuvent être collectées que pour des «finalités déterminées, explicites et légitimes». Les recherches doivent être rigoureusement encadrées et ne peuvent avoir lieu que si cela s avère nécessaire à la finalité professionnelle poursuivie. Précisons que l article 10 de la loi vie privée expose le droit à l information de la personne concernée. Ce droit permet à toute personne de s adresser au responsable d un traitement et d obtenir de ce dernier une explication détaillée quant au traitement effectué à son égard. Le responsable des traitements dispose alors de 45 jours pour répondre à la demande. Afin de garantir le droit de la personne concernée, la Fédération Royale du Notariat belge s est vu imposer à plusieurs reprises l obligation de conserver les preuves techniques d accès au Registre national. En agissant de la sorte, cette dernière est capable de répondre aux demandes de renseignements de plus en plus fréquentes des citoyens quant aux recherches effectuées à leur égard au Registre national. Ainsi, dans sa délibération n 24/2006, le Comité sectoriel du Registre national «profite de l occasion pour attirer l attention sur le fait que dans la mesure où l accès au Registre national s effectue via une application proposée par le demandeur (la FRNB), ce dernier doit tenir à jour les loggings concernant l accès, loggings qui reprennent notamment qui a obtenu quelles données à caractère personnel, relatives à qui, quand et pour quelles finalités, et doit tenir ces loggings à disposition du Registre national et du comité sectoriel du Registre national». Afin de faciliter au mieux l exercice des droits des citoyens, le SPF Intérieur a même prévu la possibilité pour ceux-ci de prendre connaissance en ligne des consultations effectuées à leur égard au Registre national. Ce service est accessible au moyen de la carte d identité électronique (eid) via l adresse belgium.be/fr/services_en_ligne/app_ dossier_personnel.jsp. Ce droit d accès justifie bien entendu le nombre élevé de demandes de renseignements introduites par les citoyens auprès de la Fédération Royale du Notariat belge. Toute recherche infondée serait évidemment constitutive d infraction pénale.

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