uw bericht van uw kenmerk Ons kenmerk Bijlagen DDB/2006/63 3

Transcriptie

1 Federale Overheidsdienst FINANCIËN PATRIMONIUMDOCUMENTATIE Kabinet van de Administrateur-generaal Brussel, 3 januari 2007 Algemene administratie van de North Galaxy, toren B bus 50 Koning Albert II laan, Brussel Aan de Colleges van Burgemeesters en Schepenen van alle Belgische gemeenten uw bericht van uw kenmerk Ons kenmerk Bijlagen DDB/2006/63 3 Project Applicatie URBAIN Mevrouw, Mijnheer de Burgemeester, Op 5 juli werd de testomgeving van de applicatie URBAIN aangekondigd. Ik dank de gemeentebesturen die constructief hebben meegewerkt aan de testfase en daardoor actief hebben bijgedragen tot de verbetering van de toepassing. Vanaf 1/1/2007 wordt de productieomgeving van URBAIN operationeel. Dit betekent dat de stedenbouwkundige vergunningen en wijzigingen aan onroerende goederen vanaf die datum onder digitale vorm kunnen worden verstrekt aan de van de (AAPD). De modaliteiten voor het gebruik van dit nieuwe kanaal worden toegelicht in de hierbij gevoegde brief uitgaande van de respectieve administrateurs van de pijlers Opmetingen en Waarderingen en Informatieverzameling en uitwisseling. Deze datum vormt dan ook een mijlpaal in de samenwerking tussen de gemeenten en de AAPD op het vlak van de uitwisseling van gegevens met betrekking tot stedenbouwkundige vergunningen. De definitieve overstap door uw gemeente van de papieren lijsten 220 naar een digitale gegevensuitwisseling zal bijdragen tot de evolutie naar een eenmalige inzameling van stedenbouwkundige informatie en hergebruik door de betrokken overheidsinstanties. Voor een goede start van het jaar 2007 Daniel De Brone Administrateur-generaal

2 Federale Overheidsdienst FINANCIËN PATRIMONIUMDOCUMENTATIE Kabinetten van de Administrateurs Opmetingen en Waarderingen Gegevensinzameling- en uitwisseling Brussel, 3 januari 2007 Algemene administratie van de North Galaxy B bus 50 Koning Albert II laan, SCHAARBEEK Aan de Colleges van Burgemeesters en Schepenen van alle Belgische gemeenten uw bericht van uw kenmerk Ons kenmerk Bijlagen KAB.O&W/7/BL/111 Project Applicatie URBAIN Beschikbaarheid van de productieomgeving. Mevrouw, Mijnheer de Burgemeester, Aansluitend op onze brief van 5/7/2006 met referte KAB.O&W/7/LB/21/2 melden wij u dat de vooropgestelde testperiode werd afgesloten op 15/11/2006. De productieomgeving van de applicatie URBAIN is beschikbaar vanaf 1/1/2007. Deze brief bevat richtlijnen voor de toegang tot en het gebruik van de productieomgeving. De toepassing URBAIN vervangt de lijst 220 van de uitgereikte bouw- en verkavelingsvergunningen en de veranderingen die zich hebben voorgedaan aan de eigendommen. Een uitgebreide gebruiksaanwijzing kan gedownload worden via de rubriek Documentatie van de toepassing. 1. Toegang tot URBAIN 1.1 Adres van de productieomgeving De applicatie is via internet toegankelijk op het volgende adres: Authentificatie van de gebruikers De identificatie van de gebruiker gebeurt met behulp van de elektronische identiteitskaart of een burgertoken.

3 1.3 Gebruik van de E-ID Om te kunnen inloggen met de elektronische identiteitskaart is nodig dat: een kaartlezer is aangesloten op de PC het stuurprogramma van de kaartlezer geïnstalleerd is; de software Belgian Identity Card Run-time geïnstalleerd is; het certificaat voor authentificatie in Windows geregistreerd is. In de handleiding en op de website (tab Burgers rubriek E-ID op je PC ) staat elk van deze stappen gedetailleerd beschreven. 1.4 Gebruik van het burgertoken s die reeds over een burgertoken beschikken, kunnen dit ook gebruiken voor de toegang tot URBAIN. Anderen kunnen het burgertoken aanvragen bij FEDICT via de volgende url: Autorisatie De login-procedure onderzoekt met behulp van het nationaal nummer of de gebruiker opgenomen is in de lijst van de toegelaten gebruikers. Zo ja, krijgt hij/zij toegang om vergunningen, werken en veranderingen toe te voegen en aan te vullen voor de gemeente die hem/haar hiertoe volmacht heeft gegeven. In punt 1.6 hierna wordt uiteengezet op welke manier het bestand van de toegelaten gebruikers wordt beheerd. 1.6 Volmacht voor toegang tot URBAIN De gemeentebesturen die nog geen formulier Volmacht hebben ingestuurd worden verzocht dit vóór 1/2/2007 alsnog te doen met behulp van het bijgevoegd formulier. Voortaan kunnen ze kiezen tussen de volgende twee profielen : De personen van het profiel gebruiker worden door de AAPD ingevoerd in de gebruikerstabel en kunnen vanaf dat ogenblik de applicatie URBAIN gebruiken voor de gemeente waarvoor zij werden aangeduid. De persoon met het profiel verantwoordelijke wordt eveneens door de AAPD ingevoerd, maar vanaf dat ogenblik kan hij/zij zelf gebruikers voor zijn gemeente toevoegen of schrappen. Het College wordt dus gevraagd om ofwel één verantwoordelijke, ofwel minstens twee gebruikers aan te duiden. In het eerste geval moet de verantwoordelijke zelf de gewone gebruikers toevoegen of schrappen. Het College wordt ook verzocht de intrekking te melden van een volmacht aan een verantwoordelijke of een gebruiker met behulp van het formulier Einde volmacht in bijlage. Er bestaan verschillende gebruikersbestanden voor de testomgeving en de productieomgeving. De verantwoordelijke zal toegang krijgen tot het gebruikersbeheer van elk van de twee omgevingen.

4 2. Gebruik van de testomgeving De testomgeving van de applicatie is toegankelijk via internet op het de volgende adres: De testomgeving blijft beschikbaar om zich vertrouwd te maken met het gebruik van de toepassing, zonder enig risico voor de productiegegevens. Zij zal gebruikt worden voor de opleiding die lokale vertegenwoordigers van Opmetingen en Waarderingen zullen verstrekken aan de personeelsleden van de gemeentebesturen (zie hierna). De testomgeving blijft ook beschikbaar voor de firma s die software ontwikkelen voor het beheer van de aanvragen om stedenbouwkundige vergunningen door de gemeenten. Deze kunnen de testomgeving gebruiken voor het analyseren van foutieve XML-bestanden, die hun klanten niet kunnen opladen in de productieomgeving. Omdat de gegevens ingevoerd in de testomgeving soms fictief zijn, worden zij niet overgenomen in de productieomgeving. 3. Gebruik van de productieomgeving 3.1 Invoer informatie door de gemeentebesturen Welke informatie? De gemeentebesturen kunnen via de applicatie URBAIN de volgende informatie ter kennis brengen van de AAPD: de uitgereikte stedenbouwkundige vergunningen en de verkavelingsvergunningen; de vastgestelde wijzigingen aan onroerende goederen zonder vergunning; beschikbare aanvullende informatie over de meegedeelde vergunningen en wijzigingen, bv. datum van begin en/of einde van de werken, datum van eerste ingebruikname, datum en resultaat van conformiteitscontroles Hoe invoeren? o o ofwel een globale invoer van alle vergunningen en werken voor een bepaalde periode met behulp van een XML-bestand; ofwel een afzonderlijke invoer via de schermen beschikbaar in de applicatie URBAIN ; De gemeente kan de gegevens ingevoerd per bestand ook aanvullen met behulp van de schermen.

5 3.1.3 Vanaf wanneer? Vergunningen verleend vóór 1/1/2007 De aangiften voor 2006 die met succes werden uitgevoerd in de testomgeving werden niet automatisch overgenomen in de productieomgeving. Zij mogen wel worden opgeladen in de productieomgeving met behulp van de optie aangifte per bestand. De aangifte 220 op papier blijft echter vereist. Vergunningen verleend vanaf 1/1/2007 Vóór de 10 e van elke maand worden de vergunningen uitgereikt in de loop van de vorige maand ingevoerd. Voor deze vergunningen is geen aangifte op papier meer nodig. Aanvullende informatie over reeds meegedeelde vergunningen. Telkens de gemeente beschikt over aanvullende informatie, wordt deze eveneens meegegeven vóór de 10e van de maand volgend op de gebeurtenis of de vaststelling. Deze mededeling kan automatisch gebeuren (begrepen in maandelijkse extractie XML bestand) of manueel (invoer bijkomende informatie via schermen). De opsplitsing van de aangifte 220 per kadastrale afdeling is niet meer vereist binnen URBAIN. Eén enkele aangifte per maand voor de volledige administratieve gemeente volstaat Opleiding en ondersteuning De ondersteuning bij het gebruik van de applicatie URBAIN zal als volgt georganiseerd worden. Opleiding on the job door lokale ambtenaren van de AAPD in de loop van de maand januari Deze ambtenaren blijven ook stand-by voor eventuele problemen na de opleiding. Voor acute problemen kan beroep worden gedaan op een centrale servicedesk met nummer De toepassing bevat een rubriek FAQ met het antwoord op de meest gestelde vragen. De gebruiker die geen antwoord vindt op zijn vraag, kan een nieuwe vraag stellen via deze rubriek. In de rubriek Documentatie van de toepassing URBAIN kunnen de volgende documenten worden gedownload: o De gebruikershandleiding; o het XSD-bestand met de structuur van het XML-bestand voor invoer via bestand; o het XSD-bestand met de structuur van het XML-bestand dat geëxporteerd kan worden na het uitvoeren van een selectie met behulp van de optie Opzoeking ; o het formulier voor het verlenen en intrekken van een volmacht door het college van Burgemeester en Schepenen.

6 3.2 Invoer informatie door de AAPD Welke informatie? De AAPD (pijler Opmetingen en Waarderingen - administratie van het Kadaster) gebruikt de applicatie URBAIN om aan de gemeentebesturen de informatie mee te delen van de aanvullende lijsten 220, meer bepaald : - de vastgestelde werken die door de gemeente niet werden meegedeeld via de lijsten 220 of de applicatie URBAIN; - de vastgestelde afwijkingen tussen de uitgevoerde werken en de bouwplannen bij de vergunning Vanaf wanneer? Werken zonder gekende vergunning vastgesteld vóór 1/1/2007. Deze worden aan de gemeentebesturen meegedeeld met behulp van de aanvullende lijst 220 op papier Werken zonder gekende vergunning vastgesteld vanaf 1/1/2007. Deze worden ingevoerd in URBAIN zo vlug mogelijk na de vaststelling. Aanvullende informatie over vergunningen of veranderingen opgenomen in URBAIN. Als de AAPD beschikt over aanvullende informatie, wordt de bestaande inschrijving aangevuld zo vlug mogelijk na de vaststelling Raadpleging door de gemeentebesturen. Na invoer in de applicatie URBAIN door ambtenaren van de AAPD wordt een elektronisch bericht verstuurd naar het gemeentebestuur. De gemeentebesturen kunnen steeds de volledige informatie toegevoegd door de AAPD raadplegen met behulp van het scherm Opzoeking. De informatie kan gefilterd worden door voor het criterium Bestuur dat het onroerend goed bezocht heeft de optie kadaster te selecteren en eventueel de gewenste periode aan te duiden voor het criterium Datum van de aangifte. 4. Kopie van de bouwvergunning In de brief van 5/8/2004 met referte KAB.O&W/7/LB/21 uitgaande van Opmetingen en Waarderingen werd gevraagd om een kopie van het vergunningsdossier ter beschikking te stellen van de diensten van Opmetingen en Waarderingen, inzonderheid voor de bouwplannen die deel uitmaken van de vergunning. Deze vraag blijft van toepassing aangezien de huidige versie van URBAIN nog niet toelaat om bouwplannen in een digitaal formaat toe te voegen aan een vergunning.

7 5. Slot Krachtens art 17 van het gewijzigd KB van 12 april 1966 delen de gemeentebesturen aan de administratie van het kadaster de wijzigingen mee die zich hebben voorgedaan aan de gebouwde en ongebouwde eigendommen ten gevolge van nieuwe opbouw, gehele of gedeeltelijke herbouw, verhoging, gedeeltelijke vernieuwing, vergroting, verandering van bestemming, vereniging, verdeling, merkelijke verbetering, gehele of gedeeltelijke afbraak en aanmerkelijke beschadiging der gebouwen; in puin vervallen gebouwen, enz. Met behulp van de applicatie URBAIN kan de informatie over de uitgereikte bouw- en verkavelingsvergunningen en de opgetreden wijzigingen, bedoeld in de vorige paragraaf, gemakkelijk worden meegedeeld aan de AAPD. Indien uw administratie echter om één of andere reden niet bij machte is om vanaf 1/1/2007 over te schakelen naar een digitale lijst 220 via URBAIN, blijft de mededeling via de papieren lijsten 220 strikt van toepassing. In dat geval zullen onze medewerkers samen met u onderzoeken wat de oorzaak van het probleem is en u in de mate van het mogelijke een afdoende oplossing aanreiken. Pierre De Clercq Administrateur Opmetingen en Waarderingen Karel Vanhoecke Administrateur Informatieverzameling en uitwisseling

8 Afzender Federale Overheidsdienst FINANCIËN van de PATRIMONIUMDOCUMENTATIE Pijler Informatieverzameling en -uitwisseling North Galaxy B10 Koning Albert II laan 33 bus Schaarbeek VOLMACHT Het College van Burgemeester en Schepenen verzoekt om toegang tot de applicatie URBAIN voor de hierna vermelde personen in de hoedanigheid van verantwoordelijke of gebruiker. De personen met het profiel gebruiker zullen de applicatie uitsluitend gebruiken om aan de de entiteit op elektronische wijze de informatie mee te delen over de afgeleverde bouwen verkavelingsvergunningen en de wijzigingen die zich hebben voorgedaan aan de gebouwde en ongebouwde percelen overeenkomstig artikel 17 van het Koninklijk Besluit van 12 april 1966 tot wijziging van het reglement voor de bewaring van het kadaster. De personen met het profiel verantwoordelijke zullen bovendien de mogelijkheid hebben om via de applicatie URBAIN gebruikers toe te voegen of te schrappen voor hun gemeente. Zodra iemand van de vermelde personen niet meer belast wordt met deze opdracht zal de intrekking van de volmacht worden gevraagd met behulp van het formulier Einde opdracht. Stad of gemeente : dienst Stedenbouw & Ruimtelijke Ordening Naam volmachthouder Nationaal nr volmachthouder volmachthouder Profiel Verantwoordelijke Plaats, datum: Voor het College van Burgemeester en Schepenen, De Burgemeester De Gemeentesecretaris

9 Afzender Federale Overheidsdienst FINANCIËN van de PATRIMONIUMDOCUMENTATIE Pijler Informatieverzameling en -uitwisseling North Galaxy B10 Koning Albert II laan 33 bus Schaarbeek EINDE VOLMACHT Het College van Burgemeester en Schepenen verzoekt om een einde te maken aan de toegang tot de applicatie URBAIN voor de hierna vermelde personen. Deze personen zijn niet langer meer belast met een opdracht in het kader van de mededeling van veranderingen die zich hebben voorgedaan aan de eigendommen aan de entiteit overeenkomstig artikel 17 van het Koninklijk Besluit van 12 april 1966 tot wijziging van het Reglement voor de bewaring van het kadaster. Stad of gemeente : Naam gewezen volmachthouder : Profiel Verantwoordelijke Plaats, datum: Voor het College van Burgemeester en Schepenen, De Burgemeester De Gemeentesecretaris