Handleiding Beveiligde site

Transcriptie

1 Handleiding Beveiligde site

2

3 Handleiding Beveiligde site Auteur DSO/KLC/Instructie & Kwaliteit Datum november 2015

4 Inhoud 1 Inleiding 5 2 Algemeen Beschikbaarheid beveiligde site Systeemeisen Informatiesymbool 6 3 Aanmelding van uw organisatie 7 4 Handleiding beheerder Inloggen Uw contactgegevens wijzigen Aanvragen autorisatie Nieuwe gebruiker Koppelen rollen Koppelen kenmerken Overzicht Inloggevens en tokengenerator naar nieuwe gebruiker Resetten wachtwoord gebruiker Wijzigen contactpersoon Raadplegen contactpersonen Afmelden gebruiker Afmelden, andere of extra beheerder Afmelden van uw organisatie Uitloggen 24 5 Handleiding gebruiker Inloggen Mijn gegevens wijzigen Uitloggen Uitwisselen bestanden Ophalen bestanden Downloaden examendocumenten Terugtrekken bestanden (Raadplegen verstuurde bestanden) Versturen bestanden 35 7 Contact 37 4 van 37

5 Inleiding De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) gebruikt een beveiligde site voor de gegevensuitwisseling met haar zakelijke klanten. Om toegang te krijgen tot de nieuwe beveiligde site krijgt u van DUO een tokengenerator 1. Deze tokengenerator maakt een cijferreeks (token) aan. Met deze cijferreeks een inlognaam en een wachtwoord kunt u inloggen op om gegevens uit te wisselen met DUO. Inloggen via de internetsite van DUO, tabblad Zakelijk. Voor de uitwisseling via de beveiligde site is er een belangrijke rol weggelegd voor de beheerder 2 en de gebruiker(s) binnen uw organisatie. De beheerder is verantwoordelijk voor het actueel houden van de bij ons vastgelegde gegevens over uw organisatie. Hieronder valt ook het bijhouden van een actuele registratie van de gebruikers. Gebruikers kunnen gegevens uitwisselen via de beveiligde site, maar zij hebben geen beheertaken. Daarom treft u zowel een handleiding voor de beheerder (hoofdstuk 4) als een handleiding voor de gebruiker (hoofdstuk 5) aan. 1 Tokengenerator: een apparaat dat op verzoek een nummer (token) aanmaakt. Dit nummer wordt, naast de inlognaam en het wachtwoord, gebruikt voor de authenticatie en autorisatie van een Gebruiker van de beveiligde site. 2 Beheerder: een door de Afnemer aan te wijzen en bij DUO aangemelde functionaris (bijvoorbeeld de huidige contactpersoon), die namens de Afnemer de administratie van Gebruikers kan voeren en de bevoegdheden van die Gebruikers kan uitoefenen. 5 van 37

6 2. Algemeen In dit hoofdstuk 2.1 Beschikbaarheid 2.2 Systeemeisen 2.3 Informatiesymbool 2.1. Beschikbaarheid beveiligde site Als de beveiligde site niet beschikbaar is, bijvoorbeeld door een technische storing, dan kunt u op een later tijdstip opnieuw proberen in te loggen. Gebeurt de storing voor u op een kritiek moment of houdt deze langere tijd aan? Dan kunt u contact opnemen met het voor u relevante Informatiepunt (zie hoofdstuk 7 Contact ) Systeemeisen Om de beveiligde site te kunnen gebruiken, heeft u een computer met internetverbinding nodig. Als u een recente versie van de browsers Internet Explorer of Mozilla Firefox gebruikt, zijn er geen verdere systeemeisen. Als uw internetbrowser cookies blokkeert, kunt u niet inloggen. Raadpleeg dan de helpfunctie van uw browser om de instellingen voor het toestaan van cookies te wijzigen. Als het beveiligingsniveau binnen uw netwerk op een te hoog niveau is ingesteld, kunt u mogelijk ook niet inloggen. Neem in dat geval contact op met uw systeembeheerder Informatiesymbool Wilt u extra informatie over een invoegveld? Klik dan op het symbooltje? Informatiesymbool 6 van 37

7 3. Aanmelding van uw organisatie Wil uw organisatie voor het eerst gebruikmaken van de diensten die via de beveiligde site worden aangeboden? Dan moet uw organisatie zich aanmelden met het Aanmeldformulier beveiligde site. Dit formulier kunt u aanvragen bij DUO. Uw organisatie moet bij de aanmelding een beheerder opgeven, die verantwoordelijk wordt voor het beheer van de beveiligde site. Deze beheerder krijgt specifieke beheerderautorisaties toegekend en eventueel autorisaties die verbonden zijn aan de aangevraagde diensten. Ook moet het bevoegd gezag de gebruikersvoorwaarden accepteren. In die voorwaarden worden de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden die verbonden zijn aan het gebruik van de beveiligde site geregeld. Na de acceptatie van uw organisatie krijgt de beheerder persoonlijk een informatieen beveiligingspakket overhandigd. In het pakket zit ook een tokengenerator die aan de beheerder is gekoppeld. 7 van 37

8 4. Handleiding beheerder In dit hoofdstuk 4.1 Inloggen 4.2 Mijn gegevens wijzigen 4.3 Aanvragen autorisatie Nieuwe gebruiker Koppelen rollen Koppelen kenmerken Overzicht 4.4 Inloggegevens en tokengenerator naar nieuwe gebruiker 4.5 Resetten wachtwoordgebruiker 4.6 Afmelden gebruiker 4.1. Inloggen Om toegang tot de beveiligde site te krijgen, moet u beschikken over een: inlognaam wachtwoord tokengenerator. Tokengenerator Het eigendom van de tokengenerator gaat vanaf de uitreiking ervan op de beheerder over. De tokengenerator is persoonsgebonden. Uw collega s kunnen er dus geen gebruik van maken. Nadat u bent ingelogd, heeft u toegang tot die diensten waarvoor u binnen de beveiligde site geautoriseerd bent. De startpagina voor u als beheerder is de site Klik in het rechtermenu op Inloggen zakelijk en daarna op Inloggen beveiligde site. Vul daarna uw inlognaam, wachtwoord en token in. Het token krijgt u door op het knopje van de tokengenerator te drukken. De cijferreeks die daarna in het display verschijnt, is het token. 8 van 37

9 Inlogscherm Knop Heeft u de gevraagde gegevens ingevuld? Klik dan op de knop Inloggen. Als u alle gegevens juist heeft ingevuld, verschijnt een welkomstscherm met mededelingen. Inloggen Als u voor de eerste keer inlogt, verschijnt het scherm Uw wachtwoord is verlopen. U moet dan uw wachtwoord voor de beveiligde site wijzigen. In het scherm staat aan welke eisen het nieuwe wachtwoord moet voldoen. Nadat u een nieuw wachtwoord hebt ingevuld, klikt u op wijzig wachtwoord. Het welkomstscherm met mededelingen wordt daarna weer getoond. Scherm Wijzigen wachtwoord U kunt uw wachtwoord ook wijzigen als dit nog niet is verlopen. Klik dan op de link verander wachtwoord rechtsboven in het scherm. Een autorisatie die gewijzigd is, werkt nadat u bent uitgelogd en daarna weer inlogt. 9 van 37

10 Scherm Verander wachtwoord Mogelijke problemen bij inloggen: Als u vijf keer verkeerd inlogt, wordt uw account vijftien minuten geblokkeerd. Daarna kunt u opnieuw proberen in te loggen. Als u het wachtwoord bent vergeten, kunt u per (zie hoofdstuk 7 Contact ) verzoeken om een nieuw wachtwoord. Het nieuwe wachtwoord sturen wij u per brief toe. Uw account wordt geblokkeerd totdat u zich opnieuw heeft geregistreerd. De nieuwe registratie is pas afgerond als u uw nieuwe wachtwoord heeft gewijzigd. NB Dit geldt alleen als u beheerder bent. Als beheerder kunt u het wachtwoord voor de gebruiker resetten Als de door u ingevoerde autorisatiegegevens onjuist zijn, ziet u nadat u op Inloggen heeft geklikt een leeg scherm. Neem contact op met de Helpdesk beveiligde site als de inlogproblemen aanhouden (zie hoofdstuk 7 Contact ). Mogelijke problemen met de tokengenerator: Het eigendom van de tokengenerator gaat vanaf de uitreiking ervan op u over. Mocht de tokengenerator zijn gedeactiveerd, dan moet u deze terugsturen aan DUO. Als uw tokengenerator kwijt of defect is, moet u dit direct melden aan DUO (zie hoofdstuk 7 Contact ). DUO deactiveert de tokengenerator zo spoedig mogelijk en stuurt u per aangetekende post een vervangend exemplaar toe. Als u de tokengenerator niet meer gebruikt, moet u deze terugsturen naar DUO. Als u op de link inloggen klikt, wordt onderstaand welkomstscherm met mededelingen geopend. Welkomstscherm 10 van 37

11 Links Inhoud tonen Inhoud verbergen Als u op de link Inhoud tonen onder de betreffende mededeling klikt, wordt de inhoud van de mededeling volledig zichtbaar. U kunt daarna de inhoud weer verbergen door te klikken op Inhoud verbergen Uw contactgegevens wijzigen Wilt u uw telefoonnummer, faxnummer of adres wijzigen? Klik dan in het linkermenu op Beheren zakelijke klant en vervolgens Mijn gegevens wijzigen. U ziet dan onderstaand scherm. Scherm Mijn gegevens wijzigen Beheren autorisatie Uitwisselen bestanden Beheren zakelijke klant > Beheren autorisatie gebruikers > Reset wachtwoord (beheerder) > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden > Mijn gegevens wijzigen > Wijzigen contactpersoon > Raadplegen contactpersonen Knop Heeft u uw gegevens gewijzigd? Klik dan op de knop Opslaan. U krijgt dan opnieuw het scherm Mijn gegevens wijzigen te zien, inclusief de wijziging(en) die u heeft gedaan. Opslaan 4.3. Aanvragen autorisatie Nieuwe gebruiker Als beheerder kunt u voor nieuwe gebruikers autorisatie voor de beveiligde site aanvragen. U kunt gebruikers rollen en diensten toekennen waarvoor u, in uw rol als beheerder, toestemming heeft gekregen. U kunt alleen gebruikers autoriseren voor organisatiedelen waarvoor u zelf als beheerder geautoriseerd bent. DUO stelt de rollen vast. Enkele voorbeelden van rollen zijn: administrateur, deurwaarder, DUO-medewerker, behandelaar inschrijvingen VO, examensecretaris 11 van 37

12 VO. Als een rol aan een gebruiker is toegekend, krijgt hij of zij autorisatie om bepaalde diensten uit te voeren. U kunt ook aan uzelf gebruikersrollen toekennen. Ga dan naar Beheren autorisatie gebruikers en kies uw naam in het scherm Selecteren gebruiker. Bij het koppelen van de rollen kiest u de door u gewenste gebruikersrol(len). Bij de kenmerken koppelt u de kenmerken waarvoor u de rol gaat uitvoeren. Na het afronden van de transactie heeft u dezelfde rechten als een gebruiker. De handleiding voor gebruikers is dan ook voor u van toepassing (hoofdstuk 5). Beheren autorisatie gebruikers Klik in het linkermenu op Beheren autorisatie gebruikers. Vervolgens wordt het scherm Selecteren gebruiker getoond. Als u in dit scherm op de knop Zoeken klikt, wordt een lijst getoond met alle gebruikers van de organisatie(s) waarvoor u de autorisaties mag beheren. Controleer of de gebruiker in de lijst voorkomt. Als dit het geval is, kunt u het proces beëindigen, een andere gebruiker opvoeren of bij een bestaande gebruiker rollen en selectiekenmerken toevoegen en/of verwijderen. Controleer eerst of de gebruiker al is geregistreerd. De bestaande gebruikers ziet u onder het blauwe vlak. Scherm Selecteren gebruiker Knoppen Als u op de knop Zoeken klikt, wordt een lijst getoond met alle gebruikers van de organisatie(s) waarvoor u autorisaties mag beheren. U kunt een specifieke gebruiker zoeken door de naam van diegene in het invoervak Gebruiker in te vullen en op de knop Zoeken te klikken. Zoeken Is de gebruiker nog niet geregistreerd? Dan kunt u de gebruiker toevoegen door op de knop Nieuw te klikken. U krijgt dan het scherm 1. Gebruiker te zien. Vul op dat scherm de gegevens van de nieuwe gebruiker in. De velden waar een sterretje (*) voor staat, zijn verplichte invulvelden. Nieuw 12 van 37

13 Scherm 1 Gebruiker Beheren autorisatie Uitwisselen bestanden Beheren zakelijke klant > Beheren autorisatie gebruikers > Reset wachtwoord (beheerder) > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden > Mijn gegevens wijzigen > Wijzigen contactpersoon > Raadplegen contactpersonen Meldingen Naam komt al voor Als de achternaam en de voorletters van de gebruiker al voorkomen bij het betreffende organisatiedeel, geeft het systeem een melding. U kunt er dan voor kiezen om de gebruiker toch op te voeren of om het proces beëindigen. Inlognaam komt al voor Als de inlognaam van de gebruiker al voorkomt, geeft het systeem een melding. U kunt dan een andere inlognaam kiezen of het proces beëindigen. Knoppen Als u op de knop Annuleren klikt, wordt er niets vastgelegd. U keert dan terug naar het beginscherm van Selecteren gebruiker. Als u op de knop Vorige klikt, keert u terug naar het vorige scherm. Klik op de knop Volgende nadat u de velden heeft gevuld. U moet nu de rol(len) aan de nieuwe gebruiker koppelen (4.3.2.). Annuleren Vorige Volgende 13 van 37

14 Scherm 2 Koppelen rollen Koppelen rollen Nadat u de nieuwe gebruiker heeft opgevoerd (4.3.1.), wordt het scherm 2. Koppelen rollen getoond. U kunt nu rollen aan de gebruiker koppelen door een rol in het selectievak Te koppelen rollen te selecteren. Verplaats deze rol vervolgens met de knop naar het vak Gekoppelde rollen. Met de knop kunt u een rol bij een gebruiker weer verwijderen. Beheren autorisatie Uitwisselen bestanden Beheren zakelijke klant > Beheren autorisatie gebruikers > Reset wachtwoord (beheerder) > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden > Mijn gegevens wijzigen > Wijzigen contactpersoon > Raadplegen contactpersonen Melding Geen rollen aanwezig Als u geen rol aan de gebruiker heeft gekoppeld, geeft het systeem een melding. U kunt er dan voor kiezen om de gebruiker toch op te voeren of om het proces te beëindigen. NB. Als de nieuwe gebruiker zonder rol(len) wordt opgevoerd, kan deze geen gegevens met DUO uitwisselen. Knoppen Als u op de knop Annuleren klikt, wordt er niets vastgelegd. U keert dan terug naar het beginscherm. Als u op de knop Vorige klikt, keert u terug naar het scherm Nieuwe gebruiker. Als u op de knop Volgende klikt, gaat u naar een volgende scherm. In dat scherm moet u selectiekenmerken aan de rol(len) koppelen (4.3.3.). Annuleren Vorige Volgende Koppelen kenmerken Aan een rol zijn kenmerken (organisatiedelen) gekoppeld. Is er sprake van meer dan één rol? De rol met de oranje link wijzigen is actief. Bij die rol kunt u kenmerken koppelen of ontkoppelen. Wilt u een andere rol aanpassen, klik dan op de blauwe link wijzigen. 14 van 37

15 De kenmerken die u aan de gekoppelde rol kunt toewijzen, worden in het linkervenster getoond. Selecteer de kenmerken die u wilt toevoegen bij de nieuwe gebruiker. Klik vervolgens op de knop om die kenmerken aan de nieuwe gebruiker te koppelen. De knop gebruikt u als u kenmerken bij de gebruiker wilt verwijderen. Scherm 3 Koppelen kenmerken Beheren autorisatie Uitwisselen bestanden Beheren zakelijke klant > Beheren autorisatie gebruikers > Reset wachtwoord (beheerder) > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden > Mijn gegevens wijzigen > Wijzigen contactpersoon > Raadplegen contactpersonen Melding Geen selectiekenmerken aanwezig Er zijn geen selectiekenmerken aanwezig die aan de geselecteerde gebruiker gekoppeld kunnen worden. U kunt dan een andere gebruiker of rol selecteren of u kunt het proces beëindigen. Als er geen kenmerken worden gekoppeld, kan de nieuwe gebruiker geen gegevens via de beveiligde site zien. Links De rol met de oranje link wijzigen is actief. Bij die rol kunt u kenmerken koppelen of ontkoppelen. Klik op de blauwe link wijzigen als u een andere rol wilt aanpassen. 15 van 37

16 Knoppen Als u op de knop Annuleren klikt, wordt er niets vastgelegd. U keert dan terug naar het beginscherm. Als u op de knop Vorige klikt, keert u terug naar het scherm Koppelen rollen. Als u op de knop Volgende klikt, gaat u naar het volgende scherm. In dat scherm krijgt u een overzicht van uw aanvraag (4.3.4.) Overzicht In het laatste scherm, Overzicht aanvraag krijgt u een overzicht te zien van de door u ingevoerde gegevens. Annuleren Vorige Volgende Scherm 3 Overzicht aanvraag Beheren autorisatie Uitwisselen bestanden Beheren zakelijke klant > Beheren autorisatie gebruikers > Reset wachtwoord (beheerder) > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden > Mijn gegevens wijzigen > Wijzigen contactpersoon > Raadplegen contactpersonen 16 van 37

17 Knoppen Als u op de knop Annuleren klikt, wordt er niets vastgelegd. U keert dan terug naar het beginscherm. Als u op de knop Vorige klikt, keert u terug naar het scherm Koppelen kenmerken. Als u op de knop Print klikt, kunt u het overzicht printen. Als u op de knop Verstuur klikt, wordt uw autorisatieverzoek ter afhandeling naar DUO verstuurd. Hierna krijgt u de mededeling te zien dat uw aanvraag is verstuurd. De transactie is hiermee geëindigd. U ontvangt geen ontvangstbevestiging. Annuleren Vorige Print Verstuur Scherm Aanvraag verstuurd Knop Als u op de knop Ok klikt, gaat u naar het beginscherm. Als u in het scherm Selecteren gebruiker klikt op Zoeken, dan worden de gegevens van de nieuw opgevoerde gebruiker zichtbaar (zie onderstaand scherm). De opgevoerde gebruiker kan dan echter nog geen gebruikmaken van de beveiligde site. Hiervoor heeft de gebruiker eerst een wachtwoord en een tokengenerator van DUO nodig. Ok Scherm Selecteren gebruiker Beheren autorisatie Uitwisselen bestanden Beheren zakelijke klant > Beheren autorisatie gebruikers > Reset wachtwoord (beheerder) > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden > Mijn gegevens wijzigen > Wijzigen contactpersoon > Raadplegen contactpersonen 17 van 37

18 4.4. Inloggegevens en tokengenerator nieuwe gebruiker De inloggegevens worden aangetekend naar de nieuwe gebruiker gestuurd. De (persoonsgebonden) tokengenerator voor de nieuwe gebruiker wordt afzonderlijk naar de beheerder gestuurd via aangetekende post. De beheerder overhandigt vervolgens de tokengenerator aan de nieuwe gebruiker Resetten wachtwoord gebruiker U kunt het wachtwoord van een gebruiker resetten, bijvoorbeeld als de gebruiker het wachtwoord vergeten is. Klik in het linkermenu op Beheren autorisatie en vervolgens op Reset wachtwoord. Het onderstaande scherm wordt dan geopend. Scherm Reset wachtwoord Beheren autorisatie Uitwisselen bestanden Beheren zakelijke klant > Beheren autorisatie gebruikers > Reset wachtwoord (beheerder) > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden > Mijn gegevens wijzigen > Wijzigen contactpersoon > Raadplegen contactpersonen Knop Als u op de knop Zoeken klikt, wordt een lijst getoond met alle gebruikers van de organisatie(s) waarvoor u de autorisaties mag beheren. Wilt u een specifieke gebruiker opzoeken? Vul dan de naam van de gebruiker in bij Gebruiker en klik op de knop Zoeken. Als u op de naam van een gebruiker klikt, wordt het vervolgscherm (zie volgende pagina) getoond. In dit scherm wordt automatisch een nieuw wachtwoord voor de gebruiker gegenereerd. Het wachtwoord ziet u onderaan het scherm bij Nieuw wachtwoord. Zoeken 18 van 37

19 Scherm Reset wachtwoord Beheren autorisatie Uitwisselen bestanden Beheren zakelijke klant > Beheren autorisatie gebruikers > Reset wachtwoord (beheerder) > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden > Mijn gegevens wijzigen > Wijzigen contactpersoon > Raadplegen contactpersonen Knoppen Als u op de knop Annuleren klikt, wordt het wachtwoord niet gereset. U keert dan terug naar het beginscherm. Als u op de knop Accepteer klikt, accepteert u het automatisch gegenereerde wachtwoord. De gebruiker moet dit wachtwoord gebruiken bij het inloggen. Vervolgens moet de gebruiker het wachtwoord wijzigen in een nieuw, zelf te bedenken wachtwoord. Annuleren Accepteer 4.6. Wijzigen contactpersonen Als u de gegevens van een contactpersoon wilt wijzigen, moet u in het linkermenu op Beheren zakelijke klant en vervolgens op Wijzingen contactpersoon klikken. 19 van 37

20 Het onderstaande scherm wordt dan getoond. Scherm Selecteren gebruiker Beheren autorisatie Uitwisselen bestanden Beheren zakelijke klant > Beheren autorisatie gebruikers > Reset wachtwoord (beheerder) > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden > Mijn gegevens wijzigen > Wijzigen contactpersoon > Raadplegen contactpersonen Als u op de naam van de betreffende contactpersoon klikt, wordt het onderstaande scherm getoond. U kunt hierin de gegevens van de contactpersoon wijzigen. Scherm Wijzigen contactpersoon door beheerder 20 van 37

21 Knoppen Als u op de knop Annuleren klikt, wordt er niets vastgelegd. U keert terug naar het beginscherm. Als u op de knop Opslaan klikt, worden de gewijzigde gegevens opgeslagen. Annuleren Opslaan 4.7. Raadplegen contactpersonen Wilt u de gegevens van een contactpersoon raadplegen, bijvoorbeeld omdat er problemen zijn met het gebruik van de beveiligde site? Klik dan in het linkermenu op Beheren zakelijke klant en vervolgens op Raadplegen contactpersonen. Het onderstaande scherm wordt dan getoond. Scherm Raadplegen contactpersonen (1) 21 van 37

22 Klik op de naam van de contactpersoon van wie u de gegevens wilt raadplegen. Het onderstaande scherm met de gegevens van de contactpersoon wordt dan getoond. Scherm Raadplegen contactpersonen (2) Knop Als u op de knop Annuleren klikt, keert u terug naar het beginscherm. Annuleren 4.8 Afmelden gebruiker Voor een actuele administratie moet u als beheerder van uw organisatie gebruikers afmelden die geen rollen meer uitvoeren bij uw organisatie. Als u een gebruiker wilt afmelden of als u diens gegevens wilt wijzigen, dan moet u in het linkermenu klikken op Beheren autorisatie. Klik vervolgens op Beheren autorisatie gebruikers. 22 van 37

23 Het onderstaande scherm wordt dan getoond. Scherm Selecteren gebruiker Knop Als u op de knop Zoeken klikt, wordt een lijst getoond met alle gebruikers van de organisatie(s) waarvoor de u autorisaties mag beheren. Selecteer vervolgens de gebruiker die u wilt afmelden of van wie u de gegevens wilt wijzigen. Daarna wordt onderstaand scherm 1. Gebruiker getoond. Zoeken Scherm 1. Gebruiker Knop Als u op de knop Annuleren klikt, wordt de gebruiker niet afgemeld. U keert dan terug naar het vorige scherm. Als u op de knop Verwijderen klikt, worden de gegevens van de gebruiker verwijderd en is de gebruiker afgemeld voor het gebruik van de beveiligde site. 23 van 37

24 4.9. Afmelden, andere of extra beheerder Stopt u als beheerder van uw organisatie voor de uitwisseling van gegevens via de beveiligde site? Dan moet u dit schriftelijk melden aan de afdeling van DUO waar u contact mee onderhoudt (zie hoofdstuk 7 Contact ). Autoriseren van een andere of een extra beheerder Moet er een tweede beheerder worden aangesteld? Gebruik dan weer het Aanmeldformulier beveiligde site (zie hoofdstuk 3). Uw bevoegde gezag zal dit ook moeten tekenen. Vermeld op het formulier dat het om een aanmelding van een tweede beheerder gaat. Nadat de aanvraag is verwerkt, ontvangt de tweede beheerder een persoonsgebonden token, een inlognaam en een wachtwoord Afmelden van uw organisatie Wil uw organisatie, ongeacht de reden, geen gebruik meer maken van de beveiligde site? Dan moet u dit schriftelijk doorgeven aan de afdeling van DUO waarmee uw organisatie contact onderhoudt. Bij het afmelden van uw organisatie worden ook alle betrokken gebruikers afgemeld. De afmelding van uw organisatie regelt u dus niet via de beveiligde site. U hoeft op de site dus ook geen gegevens te wijzigen. U ontvangt van DUO een bevestigingsbericht van de afmelding Uitloggen Als u in een menuscherm rechtsboven op Uitloggen klikt, verlaat u de beveiligde site. Scherm Uitloggen 24 van 37

25 5. Handleiding gebruiker In dit hoofdstuk 5.1 Inloggen 5.2 Mijn gegevens wijzigen 5.3 Uitloggen 5.1 Inloggen Om toegang tot de beveiligde site te krijgen, moet u beschikken over een: inlognaam wachtwoord tokengenerator. De beheerder van uw organisatie heeft u als gebruiker van de beveiligde site aangemeld. Uw inlognaam wordt bij de aanmelding door de beheerder ingevuld. Uw inloggegevens onvangt u, met een gebruikershandleiding, per aangetekende post van DUO. De tokengenerator krijgt u van de beheerder van uw organisatie. U hebt toegang tot de diensten waarvoor u door de beheerder van de beveiligde site bent geautoriseerd. De ontvangen tokengenerator is persoonsgebonden en mag dus niet worden gebruikt door één van uw collega s. De startpagina voor u als gebruiker is de site Klik in het rechtermenu op Inloggen zakelijk en daarna op Inloggen beveiligde site. Vul daarna uw inlognaam, wachtwoord en token in. Het token krijgt u door op het knopje van de tokengenerator te drukken. De cijferreeks die daarna in het display verschijnt, is het token. Scherm Inloggen 25 van 37

26 Link Inloggen Als u voor de eerste keer inlogt, verschijnt het scherm Uw wachtwoord is verlopen. U moet dan uw wachtwoord voor de beveiligde site wijzigen. In het scherm staat aan welke eisen het nieuwe wachtwoord moet voldoen. Nadat u een nieuw wachtwoord hebt ingevuld, klikt u op wijzig wachtwoord. Het welkomstscherm met mededelingen wordt daarna weer getoond. Scherm Wijzigen wachtwoord Link Wijzig wachtwoord Vul uw oude en nieuwe wachtwoord in en klik daarna op de link wijzig wachtwoord. Uw wachtwoord is nu gewijzigd. U kunt uw wachtwoord ook wijzigen als dit nog niet is verlopen. Klik dan op de link verander wachtwoord rechtsboven in het scherm. Een autorisatie die gewijzigd is, werkt nadat u bent uitgelogd en daarna weer inlogt. Mogelijke problemen bij inloggen: Bent u het wachtwoord vergeten? Dan kunt u het wachtwoord laten resetten door de beheerder van uw organisatie. Als u vijf keer verkeerd inlogt, wordt uw account vijftien minuten geblokkeerd. Daarna kunt u opnieuw proberen in te loggen Problemen met de tokengenerator: Het eigendom van de tokengenerator gaat vanaf de uitreiking ervan op u over. Mocht de tokengenerator zijn gedeactiveerd, dan moet u deze terugsturen aan DUO. Als uw tokengenerator kwijt of defect is, moet u dit direct melden aan DUO (zie hoofdstuk 7 Contact ). DUO deactiveert de tokengenerator zo spoedig mogelijk en stuurt u per aangetekende post een vervangend exemplaar toe. U krijgt een melding te zien als: u niet als gebruiker bent geregistreerd als er geen menu-item beschikbaar is. 26 van 37

27 Links Als u op de link inloggen klikt, wordt onderstaand welkomstscherm met mededelingen geopend. Welkomstscherm Als u op de link Inhoud tonen onder de betreffende mededeling klikt, wordt de inhoud van de mededeling volledig zichtbaar. U kunt daarna de inhoud weer verbergen door te klikken op Inhoud verbergen Uw contactgegevens wijzigen Als u in het linkermenu op Beheren zakelijke klant en daarna op Mijn gegevens wijzigen klikt, wordt onderstaand scherm geopend. U kunt in dit scherm uw telefoonnummer, faxnummer en adres wijzigen. Scherm Mijn gegevens wijzigen Als u op de knop Opslaan klikt, krijgt u opnieuw bovenstaand scherm inclusief wijziging(en) te zien. Opslaan 27 van 37

28 5.3. Uitloggen Als u in een menuscherm rechtsboven op Uitloggen klikt, verlaat u de beveiligde site. Scherm Uitloggen 28 van 37

29 6. Uitwisselen bestanden In dit hoofdstuk 6.1 Ophalen bestanden Downloaden examendocumenten 6.2 Versturen bestanden 6.3 Raadplegen verstuurde bestanden en terugtrekken Nadat u bent ingelogd, kunt u via de beveiligde site bestanden ophalen, versturen en terugtrekken. 6.1 Ophalen bestanden LOG IN OP BEVEILIGDE SITE KIES IN LINKERMENU: UITWISSELEN BESTANDEN KIES: OPHALEN BESTANDEN Als u bestanden ophaalt, wordt het onderstaande scherm Ophalen bestanden getoond. Scherm Ophalen bestanden Uitwisselen bestanden > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden Als er bestanden klaarstaan op de beveiligde site stuurt DUO u een . U kunt ervoor kiezen om alle beschikbare bestandssoorten waarvoor u bent geautoriseerd op te halen, of om een bestandssoort in het dropdown veld te selecteren en dit op te halen (bijvoorbeeld Terugkoppeling gereed; Overzicht uitslagen). U moet met een vinkje aangeven of het een nieuw of een al opgehaald bestand betreft. Het is ook mogelijk om beide aan te vinken. 29 van 37

30 Knop Als u op de knop Zoeken klikt, worden onder het blauwe vak (zie bovenstaand scherm) de bestanden die aan uw selectie voldoen getoond. Als u op een van de bestandsnamen klikt, wordt onderstaand scherm getoond. In dit geval wordt het bestand met Internet Explorer opgehaald. Zoeken Scherm Ophalen bestanden Uitwisselen bestanden > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden Knoppen Als u op de knop Openen klikt, kunt u het bestand inzien. Als u op de knop Opslaan klikt, kunt u het bestand op de gewenste locatie opslaan. Als u op de knop Annuleren klikt, annuleert u het ophalen van het bestand. Er wordt een melding getoond als: er geen bestanden zijn gevonden. het bestand al aanwezig is. U krijgt deze melding als een bestand met dezelfde bestandsnaam al op de gekozen locatie aanwezig is. U kunt kiezen uit Overschrijven of Afbreken. Als u kiest voor Overschrijven, wordt het bestand dat al aanwezig is overschreven met de wijziging van datum/tijd ontvangst. Openen Opslaan Annuleren 30 van 37

31 het bestand niet juist kan worden opgeslagen. De reden hiervan wordt dan getoond. U kunt het bestand nogmaals proberen op te halen, een ander bestand kiezen of stoppen Downloaden examendocumenten In het kader van het noodscenario centrale examens vo, kan er besloten worden om geheime examendocumenten te verstrekken via de beveiligde site. Als er bestanden (documenten) voor u klaar staan, ontvangt u hierover een . In dit hoofdstuk staat beschreven hoe u de bestanden via de beveiligde site kunt downloaden en hoe u de geheimhouding waarborgt. Log in op de beveiligde site Ophalen bestanden Selecteer alle bestandssoorten ; Vink zowel nieuw als reeds opgehaald aan; Klik op zoeken. De bestanden die aan uw selectie voldoen worden getoond (zie onderstaand scherm); Selecteer het benodigde bestand en klik op Download Geselecteerde Bestanden. Voorbeeldscherm ophalen bestanden 31 van 37

32 Let op! Nadat u een bestand heeft geselecteerd, krijgt u de mogelijkheid om het bestand te openen of op te slaan (zie onderstaand voorbeeld). Als u kiest voor openen zal het bestand opgeslagen worden op uw computer of netwerk (op een willekeurige plaats) en dit kan de geheimhouding schaden. Daarom is het uiterst belangrijk dat uzelf het pad kiest. Voorbeeldscherm downloaden bestand opgehaald met Internet Explorer Kies Opslaan Sla het bestand op een beveiligd netwerk, dan wel een extern medium (bijvoorbeeld een usbstick) op, zodat de geheimhouding gewaarborgd is; Let op! De bestandsnaam wijzigt mogelijk en kan door uzelf aangepast worden. Voorbeeld opslaan examendocument 32 van 37

33 Openen bestand vanaf het beveiligde netwerk of een extern medium Geheime examendocumenten zijn altijd extra beveiligd met een wachtwoord. Dit wachtwoord wordt in een aparte verzonden aan de verantwoordelijke medewerkers van uw school, te weten de examensecretaris, de (plaatsvervangend) examensecretaris en de directeur (die geregistreerd staan op de persoonlijke pagina van Examenblad.nl). Bij het openen van het bestand moet u het wachtwoord invullen; Voorbeeld invoerscherm wachtwoord Daarna kunt u het bestand dat op uw scherm verschijnt uitprinten met inachtneming van de onderstaande richtlijnen: Richtlijnen voor de vermenigvuldiging van examendocumenten die gedownload worden van de beveiligde site van DUO a) U, als verantwoordelijk examensecretaris, downloadt in aanwezigheid van minimaal één collega (bij voorkeur de plaatsvervangend examensecretaris), de examendocumenten van de beveiligde site en slaat deze op een beveiligd netwerk of een extern medium (bijvoorbeeld een usbstick) op. b) Om de geheimhouding te waarborgen, zorgen u en uw collega ervoor dat de examendocumenten niet op een onbeveiligd netwerk zijn opgeslagen. c) U en uw collega printen onmiddellijk na het downloaden, de examendocumenten in de benodigde hoeveelheid. Indien gewenst kunnen enige reserve exemplaren geprint worden. d) U en uw collega doen alle geprinte examendocumenten in een envelop. Op de envelop wordt het aantal exemplaren vermeld. De envelop wordt door de verantwoordelijke examensecretaris verzegeld en voorzien van diens handtekening; e) U en uw collega zorgen ervoor dat de envelop en indien van toepassing het externe medium op een veilige plaats (bijvoorbeeld de kluis) worden bewaard zolang het geheime examendocumenten betreft. f) U en uw collega zorgen ervoor dat er geen kopieën of originelen van de examendocumenten bij of in het geheugen van de printer zijn achtergebleven. g) Dit alles voeren u en uw collega tijdig uit, bij voorkeur één schooldag vóór afname van het betreffende examen. 33 van 37

34 6.2 Terugtrekken bestanden (Raadplegen verstuurde Bestanden) LOG IN OP BEVEILIGDE SITE KIES IN LINKERMENU: UITWISSELEN BESTANDEN KIES: TERUGTREKKEN BESTANDEN Het onderstaande scherm wordt getoond. U kunt verstuurde bestanden raadplegen en/of terugtrekken. Scherm Raadplegen verstuurde bestanden Uitwisselen bestanden > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden Het meest recente bestand staat bovenaan. De sortering is op datum/tijd van aanmaak. Linkjes Inzien Klik op de link inzien als u een verstuurd bestand wilt bekijken. Het scherm op de volgende pagina wordt dan getoond (in dit geval via Internet Explorer). Terugtrekken Als u op de link terugtrekken klikt, kunt u het betreffende bestand terugtrekken. U kunt verstuurde bestanden terugtrekken van de bestandssoorten waarvoor u geautoriseerd bent en die nog niet zijn verwerkt. Alle bestanden worden getoond. Als u in het dropdown veld een bestandsoort kiest, worden de bijbehorende bestanden getoond. Wachttijd is verstreken Als de wachttijd van het bestand is verstreken, wordt het bestand wel in het overzicht getoond, maar kunt u dit bestand niet meer terugtrekken. De link terugtrekken ontbreekt dan. 34 van 37

35 Scherm Raadplegen verstuurde bestanden Uitwisselen bestanden > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden 6.3. Versturen bestanden LOG IN OP BEVEILIGDE SITE KIES IN LINKERMENU: UITWISSELEN BESTANDEN KIES: VERSTUREN BESTANDEN Het onderstaande scherm Versturen bestand wordt getoond. Scherm Versturen bestand 35 van 37

36 Uitwisselen bestanden > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden Knoppen Klik op de knop Bladeren om de locatie te selecteren van het bestand dat u naar DUO wilt sturen. Als u op de knop Annuleren klikt, wordt er geen bestand verstuurd en keert u terug naar het beginscherm. Als u op de knop Versturen klikt, wordt het geselecteerde bestand naar de beveiligde site van DUO verstuurd. Bladeren Annuleren Versturen U ontvangt een melding met daarin de datum en de tijd van ontvangst van het verstuurde bestand. Er wordt een melding getoond als: u geen bestand heeft geselecteerd. U kunt dan alsnog een bestand kiezen of het proces beëindigen. de bestandsnaam niet overeenkomt met de vastgelegde bestandsnaam in het dropdown veld. U kunt een ander bestand kiezen of het proces beëindigen. de maximale grootte van het te versturen bestand wordt overschreden. U kunt een ander bestand kiezen of het proces beëindigen. het geselecteerde bestand niet aanwezig is. U kunt een ander bestand kiezen of het proces beëindigen. er al een of meer bestanden met dezelfde naam en van dezelfde bestandsoort zijn verstuurd. U ontvangt hiervan een overzicht. een bestand dat verzonden is niet juist is. U moet u het betreffende bestand terugtrekken (zie 6.2). het bestand niet juist is verstuurd. Er volgt een melding met een opgave van de reden. 36 van 37

37 7. Contact Helpdesk beveiligde site (IPO/IPD) Wilt u meer informatie of heeft u hulp nodig met betrekking tot de beveiligde site? Dan kunt u terecht bij een van de onderstaande servicedesks (op werkdagen telefonisch bereikbaar van tot uur). Onderwijsnummer/Informatiepunt onderwijs (IPO) Telefoon: (050) ipo@duo.nl Onderwijsnummer/Informatiepunt Hoger Onderwijs (IHO) Telefoon: (050) iho@duo.nl Klantenservice/Informatiepunt Deurwaarders (IPD) Telefoon: (050) deurwaarder@duo.nl Helpdesk Levering Personeelsgegevens (RNE) Telefoon: (050) (NB bereikbaar op werkdagen van tot uur) personeelsgegevens@duo.nl Retouradres token (indien niet meer in gebruik) Dienst Uitvoering Onderwijs OS/Onderwijsnummer / IPO Antwoordnummer VB Groningen 37 van 37

38