Beleid vrijwilligers Vereniging Voor Aangepast Sporten Tytsjerksteradiel

Transcriptie

1 Beleid vrijwilligers Vereniging Voor Aangepast Sporten Tytsjerksteradiel Postadres: Dr. A. Plesmanlaan 81, 9269 PJ Veenwouden Telefoonnr.: of mailadres voor info: website:

2 Vrijwilligersbeleid De Vereniging Voor Aangepast Sporten Tytsjerksteradiel drijft voor een zeer belangrijk deel op vrijwilligers. Om voor de leden van de vereniging en de vrijwilligers zelf de positie van de vrijwilligers binnen de vereniging duidelijk te maken en om te zorgen voor structuur in het omgaan met de vrijwilligers is door de vereniging een vrijwilligersbeleid opgezet. De essenties van dit beleid is in dit stuk geformaliseerd. A. Werving van vrijwilligers De VVAST heeft altijd sterk geleund op de werving van persoonlijke relaties, met name familieleden, van de leden als vrijwilliger. Gezien de ambitie van de VVAST om meer jongeren als leden te werven verandert ook de sociale structuur om de leden heen. Dit houdt onder andere in dat bij de werving van vrijwilligers ook veel meer dan tot nu toe moet worden gekeken naar de sociale omgeving van de leden, zoals vrienden en buurtgenoten. B. Taak van de vrijwilliger De vereniging kent een grote verscheidenheid aan taken die door vrijwilligers worden uitgevoerd. Naast de bestuurlijke taken zijn er ook een veelheid van functies die vooral te maken hebben met de directe begeleiding van de leden tijdens het uitoefenen van hun sport. De bestuurlijke taken zijn de volgende: Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, en secretaris en een penningmeester. Het dagelijks bestuur wordt aangevuld met de coördinatoren van zwemmen, kanoën, priksleeën, zeilen, handboogschieten, en van de loodscommissie en een pr-medewerker om tot het volledige bestuur te komen. Daarnaast zijn er vrijwilligers ter ondersteuning van de uitvoering van en begeleiding bij de diverse sporten. Een onderhoudsgroep van vrijwilligers zorgt voor het onderhoud van het gebouw. Waar er betaalde instructeurs zijn, zijn deze eindverantwoordelijk voor de instructie bij de diverse sporten. De vrijwilligers begeleiden hierbij. De taken kunnen, zo nodig, jaarlijks bijgesteld worden via de werkplannen. Soms is er sprake van speciale activiteiten. Waar nodig worden hiervoor vrijwilligers gerekruteerd die alleen voor de betreffende activiteit een, meestal kortlopende, taak krijgen. Een beschrijving van de meest voorkomende functies wordt gegeven in Bijlage A. C. Inwerkperiode en begeleiding De inwerkperiode is afhankelijk van de vrijwilliger en van de taak die de vrijwilliger op zich neemt. We kennen geen proeftijd. Pag. 2 van 14

3 De bestuursleden worden ingewerkt door hun voorgangers. De overige vrijwilligers worden afhankelijk van hun taken ingewerkt door hun voorganger of de coördinator van de betreffende sport. De duur van de inwerkperiode hangt af van de te vervullen taak en wordt bepaald door de persoon die de vrijwilliger inwerkt. Na de inwerkperiode wordt men verder op wat meer afstand begeleid door de persoon die de vrijwilliger heeft ingewerkt. De duur van deze begeleidingsperiode hangt af van de behoefte van de vrijwilliger. D. Minimale werkperiode en opzegtermijn Bestuursleden worden aangesteld voor de periode van 4 jaar. Dit kan 1x worden verlengd. De andere vrijwilligers blijven zo lang zij het leuk vinden. Wel wordt van te voren besproken dat vrijwilligerswerk wel vrijwillig, maar niet vrijblijvend is. We kennen geen formele opzegtermijn omdat dit toch niet af te dwingen is. Wel wordt dringend aan de vrijwilligers gevraagd om ruim van te voren (enkele maanden) te melden als zij overwegen hun taak neer te leggen. De vrijwilliger zal zich tot het uiterste inspannen om zelf een opvolger voor zijn of haar taken te vinden. Er wordt geen getuigschrift gegeven. E. Hoe worden afspraken vastgelegd Met nieuwe vrijwilligers wordt een vrijwilligersovereenkomsten afgesloten waarin de afspraken die over en weer worden gemaakt schriftelijk worden vastgelegd. De volledige vrijwilligersovereenkomst staat in Bijlage C. F. Onkostenvergoeding Er is een beperkt budget beschikbaar voor de onkosten van de vrijwilligers. Dit wordt jaarlijks via de begroting geregeld. Voor de bestuursleden geldt dat de in overleg op zich genomen taken die onkosten met zich meebrengen zoals portokosten en reiskosten worden vergoed. Het doen van uitgaven en het maken van andere onkosten door een vrijwilliger moet vooraf worden gemeld aan het bestuur in de vorm van één van de bestuursleden. Pas na toetsing aan het budget en toestemming van het bestuur mogen de uitgaven worden gedaan. De onkosten die door de vrijwilligers ten behoeve van de vereniging worden gemaakt worden volledig vergoed. Autokosten van zowel bestuursleden als andere vrijwilligers worden vergoed volgens het tarief dat door de belastingdienst wordt gehanteerd als maximaal aftrekbare autokostenvergoeding (op het moment van opstellen van dit vrijwilligersbeleid 0,19 per km). Pag. 3 van 14

4 De onkosten kunnen worden gedeclareerd door kassabonnen of facturen met een omschrijving van de gemaakte kosten in te leveren bij de penningmeester. G. Immateriële vergoedingen De vrijwilligers zijn lid van de vereniging en mogen derhalve van alle faciliteiten van de vereniging gebruik maken. Zij betalen hiervoor geen contributie. Bij het afscheid na meer dan een jaar een bijdrage aan de vereniging te hebben geleverd krijgt de vrijwilliger een dankbetuiging in de vorm van een door het bestuur te bepalen attentie. Door het automatische lidmaatschap hebben de vrijwilligers ook recht op deelname aan diverse festiviteiten, zoals de jaarlijkse ledendag e.d. Als blijk van waardering wordt elk jaar rond Kerstmis een kerstattentie bij de vrijwilligers thuisbezorgd. H. Verzekeringen Voor de vrijwilligers zijn verzekeringen afgesloten voor de wettelijke aansprakelijkheid en voor ongevallen. Een overzicht van de verzekeringen en een omschrijving van de dekkingen staat in Bijlage B. I. Scholing en training De vrijwilligers mogen cursussen volgen die voor het uitvoeren van hun taken nuttig of nodig zijn. De kosten voor deze cursussen worden gedragen door de vereniging. Voor structurele scholing en training wordt een post opgenomen in de begroting. Voor het volgen van een cursus moet een vrijwilliger door de coördinator met een motivering worden voorgedragen bij het bestuur. Het bestuur toets de voordracht op nut en noodzaak en op passen in het budget. Op basis daarvan verleent het bestuur al dan niet toestemming de gevraagde cursus te volgen. J. Inspraak en medezeggenschap De vrijwilliger is lid van de vereniging en kan via de ledenvergadering invloed uitoefenen. K. Conflicten- en geschillen regeling Pag. 4 van 14

5 Wanneer er een conflict is, dan probeert men dat eerst met de coördinator van de desbetreffende sport op te lossen. Lukt dat niet, dan wordt het conflict in het bestuur besproken en neemt het bestuur een besluit. Het besluit van het bestuur is bindend. Aldus opgemaakt en door het voltallige bestuur goedgekeurd. Veenwouden, December 2015 Vereniging voor aangepast Sporten Tytsjerksteradiel Pag. 5 van 14

6 Bijlagen bij vrijwilligersbeleid Bijlage A Functieomschrijvingen Bijlage B Het verzekeringspakket Bijlage C Vrijwilligersovereenkomst Pag. 6 van 14

7 Bijlage A Functieomschrijvingen Bestuursfuncties Voorzitter De voorzitter zit de bestuurs- en ledenvergaderingen van de vereniging voor. Verder onderhoudt de voorzitter de contacten met de gemeente Tytsjerksteradiel en andere organisaties die voor de vereniging van belang zijn. Ook de contacten met zusterverenigingen vallen onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter. Tenslotte vertegenwoordigt de voorzitter de vereniging in gremia waarvan het bestuur lidmaatschap nuttig of noodzakelijk vindt. Hierbij kan de voorzitter zich, met toestemming van het bestuur, ook door een ander bestuurslid laten vertegenwoordigen. De voorzitter maakt deel uit van het dagelijks bestuur van de vereniging. Secretaris De secretaris notuleert de bestuurs- en ledenvergaderingen. Hij/zij is verantwoordelijk voor de correspondentie van de vereniging en het archiveren van de stukken. De secretaris maakt deel uit van het dagelijks bestuur. Penningmeester De penningmeester beheert de financiën van de vereniging en zorgt voor een gedegen boekhouding. Hij/zij zorgt voor het vervaardigen van de financiële jaarstukken t.b.v. de jaarlijkse algemene ledenvergadering. De penningmeester is tevens verantwoordelijk voor het beheer van het ledenbestand. De penningmeester maakt deel uit van het dagelijks bestuur van de vereniging. Coördinator Een coördinator heeft de algemene leiding over de hem of haar toegewezen tak van sport. Een coördinator is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de desbetreffende tak van sport. De vrijwilligers die bij de toegewezen tak van sport horen leggen verantwoordelijkheid af aan de coördinator. De coördinator is tevens het eerste aanspreekpunt bij conflicten. Verder maakt de coördinator deel uit van het algemeen bestuur en is daarmee de bestuursvertegenwoordiger voor de toegewezen tak van sport. De coördinator maakt elk jaar voor de algemene ledenvergadering een jaarverslag over het afgelopen jaar en een werkplan en begroting voor het komende jaar. PR-medewerker Pag. 7 van 14

8 De PR-medewerker zorgt voor alle uitingen van de vereniging zowel intern als extern. Dit houdt in het formuleren en uitvoeren van een marketingplan, het creëren en onderhouden van de nodige brochures en posters en het leiding geven aan de redactie van het verenigingsorgaan de Sporttik. De PR-medewerker is tevens verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten met de adverteerders en het werven van nieuwe adverteerders. De PR-medewerker maakt deel uit van het algemeen bestuur. Overige functies Medewerker loodscommissie De medewerkers van de loodscommissie zorgen, samen met hun coördinator, voor het beheer en onderhoud van de locatie Burgumermar. Zij geven ook de nodige assistentie, eventueel aangevuld met gelegenheidsvrijwilligers, bij evenementen die aldaar worden georganiseerd. Redactielid De redactieleden zorgen samen met de PR-medewerker voor het, door de leden, in laten vullen en het regelmatig verschijnen van het verenigingsblad de Sporttik. In onderling overleg wordt één redactielid of de PR-medewerker aangewezen als opmaakredacteur en is daarmee verantwoordelijk voor het feitelijk samenstellen van de Sporttik met een eenduidige lay-out. Lid kascommissie De leden van de kascommissie controleren eenmaal per jaar, ca. een maand voor de jaarvergadering de boekhouding van de vereniging. Zij brengen verslag uit van hun bevindingen in de jaarvergadering. Toezichthouder zwemmen Een toezichthouder zwemmen zorgt voor de veiligheid in en rond het zwembad. Verder staan zij de leden bij met raad en daad. De toezichthouder helpt de leden waar nodig met het in en uit het water gaan, al dan niet met behulp van de tillift. Een toezichthouder beschikt over een EHBOdiploma of is bereid zo snel mogelijk na aanstelling een EHBO-cursus te volgen. De toezichthouder is zelf verantwoordelijk voor het actueel houden van het EHBO-diploma. Zwemtherapeut De zwemtherapeut geeft aan de leden die daar belangstelling voor hebben tijdens de normale zwemuren aquajogging in een apart deel van het zwembad. De zwemtherapeut is zelf verantwoordelijk voor het werven van leden voor deze activiteit uit de zwemmende leden. Zeilbegeleider op volgboten Pag. 8 van 14

9 De zeilbegeleider op volgboten heeft de vaardigheid om met de volgboten van de vereniging (een zodiak en een sampan) tijdens de algemene vaartijden de zeilboten te begeleiden en waar nodig de haven in en uit te slepen. De zeilbegeleider op de volgboten heeft bij voorkeur een klein vaarbewijs. Zeilbegeleider in zeilboot De zeilbegeleider in de zeilboten begeleidt de leden tijdens het zeilen. De zeilbegeleider geeft waar nodig instructie en is verantwoordelijk voor de veiligheid aan boord. De zeilbegeleider helpt waar nodig bij het in- en uitstappen, al dan niet met behulp van de tillift. Kanobegeleider De kanobegeleider vaart tijdens door de vereniging georganiseerde kanotochten mee met de kanoënde leden en zorgt voor hun veiligheid onderweg en helpt waar nodig bij het in- en uitstappen. De kanobegeleider moet een goede zwemmer zijn. Pag. 9 van 14

10 Bijlage B Het verzekeringspakket Het verzekeringspakket van de vereniging ten behoefte van de vrijwilligers is ten dele automatisch is afgesloten via het lidmaatschap van de sportbond NebasNsg. Aanvullend zijn er ook een aantal verzekeringen afgesloten via de gemeente via de vrijwilligerscentrale Tytsjerksteradiel. Het pakket omvat de volgende verzekeringen en dekkingen Aansprakelijkheidsverzekering Voor leden en vrijwilligers Deze verzekering dekt de schade die door leden of vrijwilligers aan derden (niet-familieleden) wordt toegebracht. Het omvat zowel zaakschade (schade aan spullen van anderen) als letselschade (verwondingen of erger). Verzekerden zijn: Bestuur, betaalde medewerkers (als de VVAST die zou hebben), leden, vrijwilligers en stagiaires. Als één van de verzekerden een roerende zaak van de VVAST (bijvoorbeeld een zeilboot of een kano) beschadigt dan is dat verzekerd met een eigen risico van 45,- en een maximum van 4500,- per claim. Het is een secundaire verzekering. Dat betekent dat iemand die een schade veroorzaakt eerst zijn of haar eigen aansprakelijkheidsverzekering (WA-verzekering) moet inschakelen. Voor het deel dat niet door de eigen verzekering wordt gedekt kan de verzekering van de VVAST worden ingeschakeld. Ongevallenverzekering Voor leden en vrijwilligers Deze verzekering dekt de financiële gevolgen van een ongeval tijdens werkzaamheden voor de VVAST. Verzekerden zijn: Bestuur, betaalde medewerkers (als de VVAST die zou hebben), vrijwilligers en stagiaires. Ook dit is een secundaire verzekering. Dus iemand die gewond raakt tijdens werkzaamheden voor de VVAST moet eerst zijn of haar eigen ziektekostenverzekering inschakelen. Voor het deel dat niet door de eigen verzekering wordt gedekt kan de verzekering van de VVAST worden ingeschakeld. Doorlopende reisverzekering Voor vrijwilligers De doorlopende reisverzekering die via de vrijwilligerscentrale is afgesloten dekt alle uitstapjes die de vrijwilliger voor de vereniging meemaakt. Uitstapjes hoeven niet steeds te worden aangemeld. De vereniging doet jaarlijks bij de vrijwilligerscentrale opgave van de gehouden uitstapjes. Pag. 10 van 14

11 Aanvullende cascoverzekering Voor vrijwilligers Deze verzekering dekt, in aanvulling op de eigen verzekering, de schade, het eigen risico en een deel van de terugval in no-claimkorting als de vrijwilliger, rijdend in de eigen auto voor de vereniging, een aanrijding met schade aan de auto krijgt. Wat biedt de autocasco-verzekering? Deze verzekering dekt de schade aan de privéauto van vrijwilligers die hun privéauto gebruiken voor dienstrijden en waarvan de gereden kilometers bij de verzekeringnemer zijn gedeclareerd. De dekking omvat een vergoeding voor de: materiele schade aan de auto, veroorzaakt door een van buiten komend onheil, zoals o.a. aanrijding, brand, diefstal en ruitbreuk. het verlies of de vermindering van korting over de eerste drie verzekeringsjaren na de schadedatum. Voorwaarde voor dekking is dat: De auto eigendom is van een vrijwilliger Het gebruik plaatsvindt op verzoek van de leiding binnen het kader van de activiteiten van de vereniging. De maximale uitkering van deze verzekering wordt jaarlijks bepaald. Ter oriëntatie: het verzekerde bedrag in 2008 is per gebeurtenis. Overige verzekeringen Naast de bovenstaande verzekeringen voor leden en vrijwilligers zijn ook de roerende en onroerende zaken die de VVAST in eigendom heeft verzekerd. Mocht het nodig zijn om aanspraak te maken op één van de bovenstaande verzekeringen meldt dit dan zo snel mogelijk bij het bestuur (secretaris en/of penningmeester). Pag. 11 van 14

12 Bijlage C Vrijwilligersovereenkomst Pag. 12 van 14

13 VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST VVAST De Vereniging voor Aangepast Sporten Tytsjerksteradiel, hierna te noemen de vereniging, vertegenwoordigd door: functie: en: woonachtig te... straat huisnr. hierna te noemen: de vrijwillig(st)er, spreken het volgende af: A Deze overeenkomst gaat in per.. en geldt voor een periode van ten hoogste twee maanden. Na afloop van deze periode zal een gesprek volgen, waarin de wederzijdse ervaringen worden besproken. Deze overeenkomst kan na dit overleg voor onbepaalde periode worden verlengd dan wel worden beëindigd. B.1 De vrijwillig(st)er onderschrijft de doelstelling van de vereniging evenals die van het werk waarvoor hij/zij zich verantwoordelijk heeft gesteld. De vrijwillig(st)er is bereid om deze werkzaamheden te verrichten voor de vereniging. Werktijden worden in overleg afgesproken. De vrijwillig(st)er hoeft naast de geregelde taken geen ander werk uit te voeren, tenzij hierover afspraken zijn gemaakt. B.2. C.1. De vrijwillig(st)er verklaart zich akkoord met de plicht tot geheimhouding van hetgeen hem/haar bij het uitoefenen van het werk ter kennis komt over de vereniging, bezoekers en cliënten. De vereniging stelt de vrijwillig(st)er in staat werkzaamheden te verrichten zonder dat daar een geldelijke vergoeding tegenover staat. Pag. 13 van 14

14 C.2 De vereniging zal eventuele aankopen, en door de vrijwillig(st)er gemaakte kosten terug betalen, onder voorwaarde dat de vereniging vooraf toestemming heeft gegeven. Reiskosten worden altijd vergoed. Bij openbaar vervoer de werkelijke kosten en met de auto de door het bestuur VVAST gestelde vergoeding (op moment van ondertekenen van deze overeenkomst 0,19 per kilometer). C.3 De vereniging zal voor de vrijwillig(st)er een verzekering afsluiten betreffende wettelijke aansprakelijkheid en ongevallen. D.1 Over de taak en werkzaamheden van de vrijwillig(st)er zijn de volgende afspraken gemaakt:.. D.2 Over de begeleiding van de vrijwillig(st)er door de beroepskracht (en) van de instelling zijn de volgende afspraken gemaakt:.. E F De vereniging en de vrijwillig(st)er zullen de in deze overeenkomst neergelegde afspraken naar behoren nakomen. De vrijwilligster krijgt kosteloos een exemplaar van het vrijwilligersbeleid en van deze overeenkomst van de vereniging. Aldus in tweevoud opgemaakt te (plaats) op.(datum) De vereniging, vertegenwoordigd door: De vrijwillig(st)er:.. (handtekening). (handtekening) Pagina 14 van 14