WinRIS Outlook Add-in

Transcriptie

1 WinRIS Outlook Add-in

2

3 WinRIS Outlook Add-in 3 Inhoudsopgave Inleiding 5 De Outlook Add-in 7 De installatie van de WinRIS Outlook Add-in 7 De Outlook Add-in instellen 8 De systeeminstellingen 9 Gebruikersinstellingen 11 Synchronisatie configureren 13 Synchroniseren van acties 18 Synchroniseren van contactpersonen 25 verkeer archiveren in WinRIS 28 Openen WinRIS vanuit Outlook 33 Wijzigen van uw voorkeuren 33 module 37 Inleiding 37 Voorbereiding module 37 Gebruikersinstellingen 39 verzenden en ontvangen 42 Direct 50 ings verzorgen 55 Inleiding 55 Het maken van de selectie voor de ing 55 De wizard 57 Speciale gebeurtenissen en 61 Inleiding 61 Waarschuwen via 61 Wijzigingen in afspraak doorgeven via 63 De Outlook-beveiliging 65 De Outlook-agenda synchronisatiemodule 67 Welke informatie wordt gesynchroniseerd? 67 De outlooksynchronisatie instellen 69 De systeeminstellingen 70 De gebruikersinstellingen 71 Het starten van de synchronisatie 76 Na de synchronisatie 78 Bijzondere gevallen 78

4 WinRIS Outlook Add-in 4

5 WinRIS Outlook Add-in 5 Inleiding Outlook Add-in Vanaf WinRIS versie 8.4 is de integratie van WinRIS met Outlook volledig vernieuwd. WinRIS zal in Outlook vertegenwoordigd zijn met een WinRIS-werkbalk: de WinRIS Outlook Add-in. Wanneer u Outlook opstart zult u, naast de gebruikelijke menu's en knoppenbalken, een extra knoppenbalk zien verschijnen: Met behulp van deze knoppenbalk kunt u uw werkzaamheden in Outlook met enkele klikken in WinRIS laten verwerken. De WinRIS Outlook Add-in biedt de volgende mogelijkheden: Uw verkeer vanuit Outlook in WinRIS archiveren. Het kunnen koppelen van berichten vanuit Outlook aan een forecast en/of project. Vanuit WinRIS opgemaakte berichten op basis van een sjabloon verzenden. Het synchroniseren van uw Outlook-agenda met WinRIS en/of andersom (ook het kunnen koppelen van afspraken vanuit Outlook aan een forecast en/of project). Het synchroniseren van uw taken in Outlook met WinRIS en/of andersom. Het synchroniseren van de voor u belangrijke contactpersonen uit WinRIS met Outlook en/of andersom. Het openen van een bedrijvenscherm in WinRIS vanuit een bericht, taak of afspraak in Outlook. module Zonder gebruik te hoeven maken van de Outlook Add-in, kan er ook gebruik worden gemaakt van de WinRIS module. De WinRIS module is een module die een koppeling legt tussen WinRIS en uw E- mailprogramma MS Outlook. De doelstelling van de module is om s, verzonden naar of ontvangen van relaties, centraal in WinRIS te registreren. Dit voorkomt dat (belangrijke) e- mailcorrespondentie met uw klanten, prospects, relaties etc. decentraal in de IN- en UIT-boxen van uw collega s staan. Met de module kunt u ontvangen s vanuit uw IN-box van uw programma als actie opslaan in WinRIS (al dan niet gekoppeld aan bedrijf, contactpersoon, project etc). Deze acties vindt u direct in uw te-doenlijst en worden u ook als pop-up getoond. Hierdoor wordt u direct in WinRIS gewaarschuwd dat u heeft ontvangen. Ook kunt u in WinRIS acties aanmaken die als bericht via uw programma naar uw relatie worden verstuurd. Op deze wijze kunt u al het verkeer van en naar uw relaties als historie terugvinden in de betreffende schermen (bedrijf, contactpersoon etc.) Alle s die in WinRIS worden opgeslagen, vindt u ook nog terug in uw programma. WinRIS bewaart slechts kopieën van het bericht als actie in WinRIS. Tevens kunt u bij het ontvangen van s in WinRIS aangeven of u berichten wel of niet in WinRIS wilt opslaan. Hiervoor kunt u een accordeerscherm laten tonen. Outlook agendasynchronisatie module Zonder gebruik te hoeven maken van Outlook Add-in kan er naast de module ook gebruik worden gemaakt van de de WinRIS Outlook-synchronisatiemodule. Deze module is een WinRISmodule die het mogelijk maakt afspraken, zowel gemaakt in de agenda van WinRIS als in de agenda of kalender van MS Outlook, met elkaar uit te wisselen zonder gebruik te maken van de Outlook Add-in werkbalk in MS Outlook. Door deze synchronisatie is het onder andere mogelijk om afspraken tussen WinRIS en PDA s of mobiele telefoons uit te wisselen (deze synchroniseren immers met MS Outlook). Tevens kan het

6 WinRIS Outlook Add-in 6 zijn dat niet al uw collega s gebruik maken van WinRIS, maar dat zij wel inzicht in uw agenda moeten hebben. Hiervoor is deze module dan ook geschikt. Verschillen licenties Bij WinRIS Functional en Professional wordt standaard de MS Outlook Add-in meegeleverd. Dit houdt in dat alle gebruikers van WinRIS (die gebruik maken van WinRIS versie 8.4 of hoger) beschikken over de functie voor het archiveren van het verkeer van de Outlook Add-in. Als u over de optionele outlook-sychronisatie beschikt, zijn de overige functies van de Outlook Add-in ook beschikbaar. Deze zijn: het synchroniseren van acties (soort: agenda, te-doen, overig) het synchroniseren van bepaalde contactpersonen. De volgorde van dit gedeelte van de handleiding is als volgt: Uitleg van de MS Outlook Add-in module Uitleg van de module Uitleg van de MS Outlook agenda-synchronisatiemodule

7 WinRIS Outlook Add-in 7 De Outlook Add-in De installatie van de WinRIS Outlook Add-in De WinRIS Outlook Add-in is een programma dat naast de WinRIS-installatie apart geïnstalleerd moet worden. Plaats, om de installatie te starten, de WinRIS CD-Rom in de CD-speler en volg de instructies in het installatiemenu. U kunt het menu ook vanaf het netwerk handmatig opstarten door op het bestand Menu.exe te klikken. Let op: Kies de juiste installatie, afhankelijk van de versie van Microsoft Outlook op uw computer. De Outlook Add-in werkt alléén met Microsoft Outlook versie 2003 of versie 2007.

8 WinRIS Outlook Add-in 8 Kies in het installatiemenu van de CD-Rom voor de knop Installatie Outlook Add-in, afhankelijk van de versie van Microsoft Outlook op uw computer (versie 2003 of versie 2007). Let op: Bij het installeren van MS Outlook versie 2007 heeft u een extra bestand nodig van Microsoft. Dit bestand is het installatiebestand voor Collaboration Data Objects (ExchangeCdo.MSI). U moet dit bestand downloaden van de site van Microsoft, omdat dit bestand bij deze versie van Office niet meer standaard wordt bijgeleverd door Microsoft. (het webadres is op het moment van schrijven: 24F081725D36&displaylang=en). Installeer de Outlook Add-in door alle 3 de stappen uit te voeren (bij stap 2 ziet u alleen een scherm snel door het beeld gaan). Als u alle stappen doorlopen heeft, is de Outlook Add-in geïnstalleerd. De Outlook Add-in instellen Om de synchronisatie tussen WinRIS en MS Outlook goed te laten verlopen, is het noodzakelijk vooraf een aantal zaken juist in te stellen. Een deel van de instellingen zal gedaan moeten worden door de applicatiebeheerder en een deel kunt u als gebruiker zelf instellen. In de onderstaande beschrijving zal worden vermeld of de aanpassingen door uzelf of door de applicatiebeheerder kunnen/moeten worden gedaan.

9 WinRIS Outlook Add-in 9 Autorisaties De eerste stap naar de synchronisatie van de agenda tussen WinRIS en Outlook is het toekennen van de autorisatie om te synchroniseren. Hiertoe moet de applicatiebeheerder (op afdelingsniveau of op medewerkerniveau) de volgende autorisaties toevoegen: MS Outlook Add-in; module; Agenda-synchronisatie met Outlook. Zie hiervoor het hoofdstuk Gebruikers en autorisaties in het deel Applicatiebeheer. Door deze autorisaties verschijnen twee extra menu-opties: en Outlook. Let op: Wanneer, ondanks de toegekende autorisatie, de menu-optie Outlook niet verschijnt, gebruikt u een licentie waarin de Outlook Add-in of de Agenda export niet is geactiveerd. Dit kan betekenen dat uw bedrijf deze modules niet heeft aangeschaft of dat u een verkeerde (oude) licentie gebruikt, waarin de opties Add-in voor Microsoft Outlook of Agenda Export niet zijn opgenomen. Neem hiervoor contact op met uw applicatiebeheerder. De systeeminstellingen Wanneer afspraken en taken (te-doen-acties), gemaakt in Outlook, door middel van de synchronisatie in WinRIS geplaatst worden, zullen deze worden opgeslagen als acties in WinRIS. Door middel van de systeeminstellingen in WinRIS wordt bepaald onder welke voorwaarden deze acties worden opgeslagen. Deze systeeminstellingen kunnen alleen door een aplicatiebeheerder worden doorgevoerd. Open hiervoor in het menu Applicatiebeheer de optie Systeeminstellingen. Er verschijnt een systeeminstellingenvenster met een aantal tabbladen. Selecteer het tabblad Outlook sync. De volgende velden verschijnen:

10 WinRIS Outlook Add-in 10 Afspraken (agenda-acties en evenement-acties) en taken (te-doen-acties) moeten verschillend worden ingesteld. Via deze velden bepaalt u hoe acties vanuit Outlook in WinRIS zullen worden opgeslagen. Synchronisatie agenda Standaard bedrijf: wanneer u, door middel van de zoekknop naast het veld, een bedrijf selecteert, zal elke actie standaard worden gekoppeld aan dit bedrijf. Standaard contactpersoon: de actie wordt standaard aan deze persoon toegewezen. Tip: Het is het meest gangbaar de geïmporteerde actie niet standaard aan een bedrijf en/of contactpersoon te koppelen. Hiervoor kunt u simpelweg beide velden leeglaten. Het is dan later altijd mogelijk om per actie (afspraak of te-doen) alsnog het juiste bedrijf en de juiste contactpersoon toe te voegen. Standaard actietype: wanneer de actie wordt geplaatst in WinRIS krijgt deze het actietype dat u hierbij invult. U krijgt via de zoekknop naast het veld slechts de keuze uit de actietypes die als standaard actiesoort agenda toegewezen hebben gekregen. De applicatiebeheerder kan een standaard actie aanmaken voor alle afspraak acties vanuit Outlook. Standaard actietype evenementen: wanneer evenementen (gebeurtenissen die de hele dag duren) vanuit Outlook worden toegevoegd aan WinRIS zullen ook deze als actie worden aangemaakt in WinRIS. Het actietype dat voor deze acties gebruikt wordt, moet u hierin bepalen. Standaard prioriteit: kies de prioriteit die aan de geïmporteerde actie moet worden gekoppeld (dit is verplicht in te vullen).

11 WinRIS Outlook Add-in 11 Tip: Om snel te kunnen zien dat een afspraak uit Outlook afkomstig is, kunt u hiervoor eventueel een speciaal actietype gebruiken (bijvoorbeeld actie vanuit Outlook ) met een afwijkende kleur in de agenda. Synchronisatie tedoen- acties Standaard bedrijf: wanneer u, door middel van de zoekknop naast het veld, een bedrijf selecteert, zal elke te-doen-actie standaard worden gekoppeld aan dit bedrijf. Standaard contactpersoon: de te-doen-actie wordt standaard aan deze persoon toegewezen. Standaard actietype: wanneer de taak wordt geplaatst in WinRIS krijgt deze het standaard actietype dat u hierbij invult. U krijgt via de zoekknop naast het veld slechts de keuze uit de actietypes die als standaard actiesoort agenda toegewezen hebben gekregen. De applicatiebeheerder kan een standaard actie aanmaken voor alle te-doen-acties vanuit Outlook (taken). Standaard prioriteit: kies de prioriteit die aan de geïmporteerde actie moet worden gekoppeld (dit is verplicht in te vullen). Gebruikersinstellingen Wanneer de Outlook Add-in is geïnstalleerd, kunt u Outlook opstarten. U zult dan zien dat er een extra werkbalk is verschenen. In deze werkbalk vindt u in eerste instantie slechts één knop: Klik deze knop aan. Er verschijnt een venster waarmee u de Outlook Add-in kunt configureren. In dit venster moet u de volgende 3 stappen doorlopen: 1. Klik op de knop met het WinRIS-pictogram. Daarmee wordt de Outlook

12 WinRIS Outlook Add-in 12 Add-in geactiveerd. 2. Klik op de knop. Door deze knop aan te klikken, controleert u of de Add-in verbonden is met de juiste WinRIS-database. Meestal is hierin al de juiste database ingesteld (dit wordt overgenomen van uw WinRIS-programma). Let op: Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de Buitendienstmodule moet er altijd met dezelfde database vanuit Outlook worden gesynchroniseerd. Er kan niet met 2 verschillende databases afwisselend gesynchroniseerd worden, want dat kan problemen opleveren. U kunt dus alleen óf met de hoofddatabase óf met een lokale (zogenaamde vestigings-) database synchroniseren. 3. Klik op de knop. Hier voert u uw inlognaam en wachtwoord in van WinRIS. Met deze knop zorgt u ervoor dat direct bij het openen van Outlook ook direct een verbinding met WinRIS gelegd wordt. Onder deze knop kan ook een andere taal ingesteld worden. Dit zal over het algemeen dezelfde taal zijn als die in WinRIS wordt gebruikt. Het kan ook een andere taal zijn, dan moet WinRIS lokaal wel minstens eenmaal in die taal zijn gestart. Let op: Het kan weleens voorkomen dat u Outlook opstart en dat de WinRIS-werkbalk wel wordt getoond, maar geen knoppen bevat. Dat ziet er als volgt uit: U moet de Outlook Add-in dan handmatig in Outlook activeren. Handmatig activeren U kunt de Add-in activeren door in Outlook in het menu Extra, voor Opties te kiezen. Open vervolgens het tabblad Overige.

13 WinRIS Outlook Add-in 13 Kies voor Geavanceerde opties en klik in het verschijnende venster op de knop COM-invoegtoepassingen. Vink in de lijst met beschikbare invoegtoepassingen de WinRIS Outlook Add-in aan. En klik op. Hierdoor verschijnt de Add-in werkbalk weer. Synchronisatie configureren Acties van WinRIS kunnen worden gesynchroniseerd met de agenda en takenlijst van Outlook. Bij het synchroniseren van de agenda s van WinRIS en Outlook worden de agenda s van beide systemen met elkaar uitgewisseld. Synchronisatie instellen Wanneer u uw acties, afspraken en te-doen-acties wilt synchroniseren met Outlook moet u de synchronisatie in Outlook instellen. Klik op de knop Instellingen in de WinRIS Add-in-werkbalk.

14 WinRIS Outlook Add-in 14 Het instellingenscherm wordt dan weergegeven: Klik op de knop. Op het eerste tabblad, het tabblad Algemeen, kunt u onder andere de modus van de synchronisatie instellen. Met het veld Te gebruiken profiel kunt en hoeft u niets te doen. De WinRIS Outlook Addin zal altijd onder het geopende Outlookprofiel zichtbaar zijn. Om de modus in te stellen kunt u kiezen uit de volgende opties: 0. WinRIS is leading Afspraken, gemaakt en gewijzigd in WinRIS, zullen worden geëxporteerd naar Outlook. Wijzigingen aangebracht in Outlook zullen niet worden verwerkt in WinRIS. Afspraken die verwijderd worden in Outlook zullen vanuit WinRIS worden teruggeplaatst. 1. Outlook is leading Afspraken, gemaakt en gewijzigd in Outlook, zullen worden geïmporteerd in WinRIS. Wijzigingen aangebracht in WinRIS zullen niet worden verwerkt in Outlook. Afspraken die verwijderd worden in WinRIS zullen vanuit Outlook worden teruggeplaatst. 2. Automatisch Wijzigingen in afspraken gemaakt in zowel Outlook als WinRIS zullen worden gesynchroniseerd, waarbij de meest recente wijziging als leidend zal worden beschouwd. Nieuwe afspraken en verwijderde afspraken worden altijd gesynchroniseerd. 3. Vragen Nieuwe afspraken gemaakt in zowel Outlook als WinRIS zullen gesynchroniseerd worden. Bij wijziging en verwijdering van bestaande afspraken zal u worden gevraagd de wijziging te

15 WinRIS Outlook Add-in 15 autoriseren. Deze modus werkt alleen als de synchronisatie vanuit WinRIS wordt geinitieerd én er niet gekozen is om op de achtergrond te synchroniseren. Onder de modusinstellingen kan er gekozen worden of het synchroniseren op de achtergrond uitgevoerd moet worden. Als dit vinkje aanstaat, komt er geen synchronisatieschermpje in beeld wanneer de synchronisatie wordt uitgevoerd. U kunt ervoor kiezen van het synchroniseren een logbestand aan te laten maken. In dit logbestand worden alle regels die in het synchroniseerscherm verschijnen opgeslagen. Hierin kunt u dan later terugvinden of activiteiten zijn gesynchroniseerd en zo ja, vanaf wanneer (van de afspraken worden slechts de actienummers getoond, welke u in de WinRIS-database kunt terugvinden). Het verdient aanbeveling het logbestand op de lokale PC aan te maken. Eerste keer synchroniseren! Let op: Het is zeer belangrijk de juiste modus te kiezen bij de eerste keer synchroniseren! Bedenk goed welke agenda initieel gevuld is en zet deze op Leading. Als u nog geen gebruik heeft gemaakt van WinRIS, maar wel van MS Outlook, moet de modus op Outlook is leading staan. Als u al wel gebruik heeft gemaakt van WinRIS (er zijn al acties geregistreerd) en nog niet van de Outlookagenda, moet de modus WinRIS is leading worden gekozen. Dit is belangrijk, want als de verkeerde modus gekozen is, kunnen er gegevens verwijderd worden. Na de eerste keer synchroniseren kan de modus veranderd worden in Automatisch of Vragen. Zie ook het hoofdstuk module verderop in dit deel. Op het tabblad Interval kan worden bepaald wanneer er gesynchroniseerd moet worden. Als u kiest voor Synchroniseren bij start, dan wordt de synchronisatie uitgevoerd bij het opstarten van Outlook. U hoeft dan niet meer de knop aan te klikken op de WinRIS-werkbalk als u Outlook geopend heeft. U kunt het uitvoeren van de synchronisatie ook automatisch na een bepaalde tijdsinterval laten verlopen. U kunt zelf een tijdsinterval bepalen voor het uitvoeren van de synchronisatie.

16 WinRIS Outlook Add-in 16 Wanneer er een keuze is gemaakt voor Synchroniseren bij start of Automatisch synchroniseren moet er gekozen worden vanuit welk programma er gesynchroniseerd wordt: vanuit WinRIS of vanuit Outlook. Als Synchroniseren bij start of Automatisch synchroniseren geen van beide is aangevinkt, kan elk moment naar believen vanuit WinRIS of vanuit de Add-in worden gesynchroniseerd. Op het tabblad Agenda kunt u bepalen of er afspraken (actiesoort Agenda) gesynchroniseerd moeten worden. Dit doet u door een vinkje te plaatsen. Daaronder kan er ingesteld worden of de eerstvolgende keer eventueel meer dan 20 afspraken mogen worden verwijderd. WinRIS heeft een beveiliging ingebouwd tegen het onopzettelijk verwijderen van te veel gegevens. Het kan voorkomen dat van de ene op de andere dag in MS Outlook alle afspraken zijn verdwenen. Dit kan meerdere oorzaken hebben: Het PST-bestand is vervangen door een andere versie die leeg is (bijvoorbeeld bij herinstallatie van Outlook of wanneer u WinRIS lokaal wilt synchroniseren, nadat u dit normaliter op het netwerk doet). De afspraken zijn uit uw PDA verdwenen (bijvoorbeeld door een lege batterij) en na het uitwisselen met MSOutlook zijn daarop ook alle afspraken uit MS Outlook verdwenen. De modus is verkeerd ingesteld. In dit soort gevallen zouden er veel gegevens verloren kunnen gaan. Om dat te voorkomen zal WinRIS normaliter niet meer dan 20 acties in één keer verwijderen. Als dit wél moet gebeuren, moet het vinkje worden aangezet.

17 WinRIS Outlook Add-in 17 Er zal een melding worden gegeven Klik dan op Ja om door te gaan. De acties zullen verwijderd worden. Op het tabblad Te doen acties kunt u bepalen welke acties (actiesoort Te doen en/of Overig) moeten worden gesynchroniseerd. U kunt een vinkje plaatsen voor Te doen acties synchroniseren en/of Overige acties synchroniseren. Deze actiesoorten worden beide als taken in MS Outlook weergegeven. Daarnaast kan bepaald worden of er tijdens de eerstvolgende synchronisatie eventueel meer dan 20 acties mogen worden verwijderd. In Outlook kan de omschrijving van de te-doen-acties worden aangevuld met één van de volgende velden van WinRIS: Geen aanvulling Naam van het bedrijf Zoeknaam van het bedrijf Naam van de contactpersoon (voorletters en achternaam) Zoeknaam van de contactpersoon (achternaam, voorletters) Ook kan er voor gekozen worden een reservekopie te laten maken van verwijderde acties uit Outlook. Dit zijn de acties die afgehandeld zijn in WinRIS. Hiervoor kan een map in Outlook worden geselecteerd om de kopieën in op te slaan. Op het laatste tabblad, Contactpersonen, kunt u kiezen of u contactpersonen wilt synchroniseren. Ook voor contactpersonen kan er ingesteld worden dat bij de eerstvolgende synchronisatie meer dan 20 contactpersonen mogen worden verwijderd.

18 WinRIS Outlook Add-in 18 Contactpersonen in WinRIS In WinRIS kunt u per contactpersoon selecteren of de gegevens van de contactpersoon geplaatst moeten worden in uw Outlook. Dat doet u door het vinkje aan te zetten voor de Outlookkoppeling in WinRIS rechtsonder op het tabblad Algemeen van de betreffende contactpersoon. Er kunnen meerdere contactpersonen tegelijkertijd geselecteerd worden voor de synchronisatie. Hiervoor moet dan wel eerst een selectie worden gemaakt met daarin de contactpersoonsgegevens. Neem in die selectie het veld contactpersoon-code mee. In het resultaat van die selectie kan vervolgens via het rechter muismenu één of meerdere van de contactpersonen worden meegenomen in de MS Outlook-synchronisatie. Het vinkje Meenemen met MS Outlook synchronisatie is een persoonlijke instelling. De toestand van het vinkje wordt bijgehouden per gebruiker van WinRIS. Wanneer u klaar bent met het configureren van de instellingen, moet MS Outlook opnieuw opgestart worden. Synchroniseren van acties Handmatig synchroniseren met WinRIS Zodra u de gewenste instellingen hebt ingesteld, kan WinRIS gesynchroniseerd worden met uw Outlook. Klik op de knop om uw acties te synchroniseren. Er wordt dan een statusscherm getoond. (Wanneer u het vinkje Synchroniseren op de achtergrond uitvoeren aangezet heeft op het tabblad Algemeen bij de instellingen, wordt onderstaand scherm niet getoond.)

19 WinRIS Outlook Add-in 19 Na het synchroniseren zijn de acties en eventuele contactpersonen van WinRIS in Outlook geïmporteerd en/of andersom. Afspraken Hieronder is een voorbeeld van een agenda/te-doen-lijst weergegeven van WinRIS. We nemen als voorbeeld de afspraak van uur bij de Westlandse Bouwcombinatie B.V. Het actie-onderhoudscherm van de afspraak van uur ziet er als volgt uit:

20 WinRIS Outlook Add-in 20 Na synchronisatie worden de afspraken van WinRIS gekopieerd in de agenda van MS Outlook. De omschrijving van het actietype wordt als onderwerp in MS Outlook geplaatst. De naam van het bedrijf, de naam van de contactpersoon en de vestigingsplaats van het bedrijf worden in het locatieveld geplaatst in MS Outlook. In het memoveld worden de volgende gegevens geplaatst: Naam van het bedrijf Naam van de contactpersoon Adres van het bedrijf Telefoonnummer van het bedrijf Mobiele telefoonnummer van de contactpersoon; En de eventuele memo bij de actie (onder de stippellijn)

21 WinRIS Outlook Add-in 21 Te-doen-acties In dit voorbeeld is na de afspraak een offerte gemaakt en opgestuurd. Hierbij is er in WinRIS een te-doen-actie aangemaakt: Offerte gestuurd. Te-doen-acties worden als taken weergegeven in MS Outlook, mits het vinkje is aangezet bij de synchronisatie-instellingen op het tabblad Te doen acties. Alle onafgehandelde te-doen-acties van WinRIS worden gesynchroniseerd met MS Outlook. De te-doen-actie Offerte gestuurd ziet er na synchronisatie zo in Outlook uit: Het onderwerp van de taak is de actie-omschrijving van WinRIS. De einddatum is de datum van de actie.

22 WinRIS Outlook Add-in 22 In het memoveld worden de volgende gegevens van WinRIS geplaatst: Naam van het bedrijf T.a.v.-veld van de contactpersoon Adres van het bedrijf Telefoonnummer van het bedrijf Mobiele telefoonnummer van de contactpersoon De eventuele memo van de actie (onder de stippellijn) Let op: Als de modus in MS Outlook op WinRIS is leading staat, heeft het geen zin om te-doen-acties af te handelen in MS Outlook, want als u daarna gaat synchroniseren met WinRIS zullen de taken weer als niet voltooid in MS Outlook weergegeven worden. Dit worden dus weer onafgehandelde te-doen-acties. Het is daarom belangrijk om te weten wat de modus is van uw MS Outlook, dit is te zien op het tabblad Algemeen bij de synchronisatieinstellingen! Afspraken vanuit Outlook Wanneer de synchronisatiemodus op Outlook is Leading of op Automatisch staat kunnen afspraken en taken gemaakt worden in MS Outlook die daarna worden gesynchroniseerd met WinRIS.

23 WinRIS Outlook Add-in 23 Na het synchroniseren vanuit MS Outlook zullen in WinRIS de gesynchroniseerde afspraken wit getoond worden in de agenda (een andere kleur kan ingesteld worden door uw applicatiebeheerder) met als actietype Actie vanuit Outlook (ook instelbaar). De afspraak is nu nog niet gekoppeld aan een specifiek actietype, bedrijf en/of contactpersoon. In WinRIS kunnen het juiste actietype en bijbehorend bedrijf en/of contactpersoon geselecteerd worden.

24 WinRIS Outlook Add-in 24 Actiedetails openen In MS Outlook kunnen de actiegegevens van WinRIS bekeken en/of bewerkt worden. Er kan van te voren in MS Outlook worden bepaald waaraan de actie gekoppeld moet worden: Bedrijf Contactpersoon Forecast Project Klik daarvoor op de knop, het volgende scherm wordt geopend: Hier kan de actie gekoppeld worden aan gegevens in WinRIS. U kunt de juiste actiegegevens selecteren met behulp van de zoekknoppen. Na het instellen van de actiegegevens kan MS Outlook gesynchroniseerd worden met WinRIS.

25 WinRIS Outlook Add-in 25 Synchroniseren van contactpersonen Vanuit Microsoft Outlook In Outlook kunnen contactpersonen worden toegevoegd en die kunnen daarna worden gesynchroniseerd met WinRIS. Let op: Let op dat er in de juiste modus wordt gesynchroniseerd! Zie hiervoor paragraaf Synchronisatie configureren. Zodra de contactpersoon is aangemaakt in Outlook, moet de contactpersoon geselecteerd worden (als de naam donker gemarkeerd is, is de persoon geselecteerd). Er kunnen meerdere personen geselecteerd worden door het ingedrukt houden van de control (CTRL)knop en de personen te selecteren met uw muis. Klik vervolgens op de knop om de contactpersonen te markeren voor WinRIS. Nu wordt (eventueel na elkaar, per persoon) het volgende scherm getoond:

26 WinRIS Outlook Add-in 26 Er kan een keuze gemaakt worden uit de volgende opties: Koppelen met: De contactpersoonsgegevens van Outlook kunnen gekoppeld worden met een bestaande contactpersoon in WinRIS. Een nieuwe contactpersoon aanmaken bij: Als de contactpersoon van Outlook nog niet bestaat bij een bestaand bedrijf in WinRIS, kan er vanuit Outlook een contactpersoon worden aangemaakt bij een bedrijf. Een nieuwe contactpersoon aanmaken: De contactpersoon van Outlook kan ook als een losse contactpersoon worden opgeslagen in WinRIS. Dat wil zeggen dat de persoon niet aan een bedrijf wordt gekoppeld, maar als een particulier in WinRIS wordt opgeslagen. Niet koppelen: Hiermee kan een eerdere koppeling ongedaan worden gemaakt. Zodra er een keuze is gemaakt, is/zijn de perso(o)n(en) gemarkeerd voor WinRIS. Klik op de knop om te synchroniseren. De modus van de Outlook Add-in moet op Outlook is Leading of op Automatisch staan, anders zal de contactpersoon niet in WinRIS terechtkomen. Open bedrijf in WinRIS Vanuit Outlook kan het bij de contactpersoon behorende bedrijfsscherm (of in het geval van een losse contactpersoon; het contactpersoonscherm) in WinRIS geopend worden met behulp van de knop. In WinRIS kunnen de contactpersoonsgegevens aangepast en aangevuld worden. Als een contactpersoon vanuit MS Outlook wordt gesynchroniseerd, is het geslacht van de

27 WinRIS Outlook Add-in 27 contactpersoon in WinRIS nog onbekend (ook al is het geslacht al bepaald in MS Outlook). De functieomschrijving is wel ingevuld, maar de functiecode moet nog geselecteerd worden. Dit is belangrijk, zodat er later selecties gemaakt kunnen worden. Het vinkje Meenemen met MS Outlook synchronisatie bij de contactpersoon staat gelijk aan, omdat de contactpersoon vanuit Outlook gesynchroniseerd is. Synchroniseren vanuit WinRIS Wanneer de gegevens van een contactpersoon zijn aangevuld in WinRIS en het vinkje Meenemen met MS Outlook synchronisatie staat aan, wordt die contactpersoon meegenomen in de synchonisatie met MS Outlook. Als er niet gekozen is voor automatisch synchroniseren, kan er in Outlook op de knop krijgen. geklikt worden om de gegevens vanuit WinRIS in Outlook te Het adres van het bijbehorende bedrijf wordt na de synchronisatie bij de contactpersoon weergegeven. Ook de andere gegevens van WinRIS staan nu in Outlook bij de betreffende contactpersoon.

28 WinRIS Outlook Add-in 28 verkeer archiveren in WinRIS Inkomende archiveren Uw binnengekomen berichten leest u in MS Outlook. Wanneer u het bericht belangrijk genoeg vindt om te archiveren in WinRIS, selecteer dan het bericht in Outlook en klik in de WinRIS-werkbalk op de knop. Een bericht wordt als actie opgeslagen in WinRIS. In de Outlook Add-in kunt u vooraf voor het bericht bepalen of dit ook aan een project of forecast gekoppeld moet worden. Het project of forecast kunt u opzoeken en selecteren met de zoekknopjes achter de velden (het tonen van deze beide velden kunt u bij de instellingen eventueel uitzetten). Als u de actie in WinRIS alvast afgehandeld wilt hebben, dan kunt u het vakje aanvinken.

29 WinRIS Outlook Add-in 29 Wanneer het adres in WinRIS bij een contactpersoon bekend is, dan zal de Add-in u al voorstellen het mailbericht aan deze contactpersoon te koppelen. Wanneer het adres van de afzender niet in WinRIS kan worden gevonden, dan kunt u zelf een contactpersoon toewijzen. Dat doet u door op de blauwe hyperlink te klikken. Mocht de contactpersoon nog niet aanwezig zijn in WinRIS, dan kunt u het bericht wel alvast in WinRIS opslaan om het eventueel later aan een contactpersoon te koppelen. Kies in dat geval voor de tweede optie in het scherm. De komt dan als actie in uw te-doen-lijst. Let op dat u, als u de actie nog aan een bedrijf of contactpersoon wilt koppelen, de mail dan niet bij het in WinRIS opslaan op afhandelen zet. Instellingen bewaren Wanneer u een contactpersoon hebt gekozen, dan kunt u ervoor kiezen om deze keuze altijd te gebruiken wanneer u opnieuw een bericht van deze afzender archiveert. Vink in dat geval het vakje aan. Als het adres van de contactpersoon nog niet opgeslagen is in WinRIS, dan wordt er een extra optie weergegeven:. Als u het adres behorende bij het bericht wilt opslaan in WinRIS bij de geselecteerde contactpersoon, vink dan deze optie aan.

30 WinRIS Outlook Add-in 30 Let op: Kies niet voor adres opslaan <..>, als er al een ander adres is opgeslagen in WinRIS bij de contactpersoon. Het oude adres wordt anders overschreven! Opslaan in WinRIS Als u klaar bent met de instellingen en het bericht wilt opslaan in WinRIS, klik dan op. Op dat moment zal er in WinRIS een actieregel worden aangemaakt: Het onderwerp van het bericht wordt weergegeven in de omschrijving. De tekst van het bericht wordt in de memo opgeslagen. Eventuele attachments worden als bijlagen aan de actie gekoppeld. Tevens wordt het bericht in zijn originele vorm aan de actie gekoppeld. Er is dan in het actieonderhoudsscherm een extra knop zichtbaar:. Klikt u deze aan, dan zal het originele bericht in Outlook geopend worden. Weergave opgeslagen in WinRIS aanpassen in Outlook Wanneer u besloten heeft een bericht in WinRIS op te slaan, dan zal dit bericht in Outlook gemarkeerd worden als opgeslagen in WinRIS. U kunt deze markering eventueel ook zichtbaar maken door dit veld in de weergave van uw berichten in Outlook toe te voegen: Klik met uw rechter muisknop op de kopregel boven uw lijst met ingekomen berichten (de grijze balk onder Postvak IN ) en kies voor de optie Huidige weergave aanpassen. In dat venster klikt u op de knop Velden.

31 WinRIS Outlook Add-in 31 Kies onder de tekst Beschikbare velden selecteren uit: in de keuzelijst de optie Gebruikersvelden in Postvak IN en dubbelklik het veld WinRISimported. Het verschijnt dan in het rechter veldenlijstje. Nu zal een extra kolom in de weergave getoond worden die aangeeft of het mailbericht in WinRIS is opgeslagen. Door te slepen kunt u het op de gewenste plaats zetten. Via de knop Knoppen opmaken in het scherm waarin u zojuist voor Velden hebt gekozen, kunt u de kolom ook eventueel een andere koptekst meegeven. Let op: WinRISimported is een globaal vinkje dat voor alle gebruikers van WinRIS in uw organisatie geldt. Als er meerdere collega s hetzelfde bericht hebben ontvangen en het is al eerder door een ander geïmporteerd, zal het vinkje ook getoond worden in de kolom.

32 WinRIS Outlook Add-in 32 Opnieuw opslaan in WinRIS Wanneer u een bericht dat al eerder in WinRIS is opgeslagen opnieuw wilt archiveren in WinRIS, dan kunt u simpelweg dezelfde procedure hanteren als eerder beschreven is. U zult echter wel in het scherm voor het opslaan een extra verschenen veld moeten aanvinken: Waarna u het bericht opnieuw in WinRIS kunt opslaan. Het bericht zal als een nieuwe actie worden opgeslagen. Verzonden berichten archiveren Naast het archiveren van inkomende berichten kunt u ook een door u (vanuit Outlook) verzonden bericht direct in WinRIS opslaan. Hiervoor hoeft u geen bijzondere handelingen te verrichten. Wanneer u een bericht verzendt door op de Verzenden-knop te klikken, dan wordt niet alleen het bericht verzonden, maar wordt u op dat moment ook gevraagd of u dit bericht in WinRIS wilt opslaan. Daartoe verschijnt een scherm dat vergelijkbaar is met het scherm waarmee u uw inkomende berichten verwerkt. In dit venster heeft u de gelegenheid om het bericht op te slaan als actie bij alle geadresseerden van de mail. Dit geldt voor zowel de direct-geadresseerden als voor de eventuele cc of bcc geadresseerden. Op deze wijze kunt u per geadresseerde bepalen of deze verzonden mail onder de betreffende contactpersoon moet worden gearchiveerd in WinRIS. Ook in dit venster kunt u ervoor kiezen om het adres van de geadresseerde(n) direct in WinRIS op te slaan.

33 WinRIS Outlook Add-in 33 Wanneer u uw keuze, bijvoorbeeld het opslaan van een bericht bij een geadresseerde, altijd wilt gebruiken, markeert u het vinkje Gebruik deze keuze altijd voor deze contactpersoon. Er zal dan voortaan, wanneer u weer een bericht naar dit adres verzendt, geen scherm meer verschijnen en het bericht wordt altijd opgeslagen. Let op: De actie die in WinRIS wordt aangemaakt van een verzonden bericht zal altijd meteen afgehandeld zijn. Openen WinRIS vanuit Outlook Open bedrijf in WinRIS Vanuit MS Outlook kunnen bedrijvenschermen en contactpersoonschermen (als het een losse contactpersoon is) van WinRIS geopend worden met behulp van de knop. Het openen van het bijbehorende scherm in WinRIS kan op twee manieren: Vanuit contactpersoon WinRIS openen Vanuit een losse contactpersoon in MS Outlook; Nadat een contactpersoon gesynchroniseerd is met een losse contactpersoon (zonder bedrijf) in WinRIS, kan de contactpersoon in MS Outlook geselecteerd worden, om dan op te knop te klikken om de contactpersoon in WinRIS te openen. Als de contactpersoon aan een bedrijf gebonden is (in WinRIS), dan wordt het bedrijfsscherm geopend. Vanuit een e- mailbericht WinRIS openen Vanuit een bericht in MS Outlook; Wanneer een bericht is gearchiveerd in WinRIS en het adres ook is opgeslagen in WinRIS kan het bedrijvenscherm worden geopend met behulp van de knop. U dient eerst het betreffende bericht te selecteren en dan op de knop te klikken. Wanneer er geen adres gevonden kan worden, wordt de volgende melding weergegeven: Wijzigen van uw voorkeuren U zult in de loop van de tijd diverse gemaakte keuzes bij het opslaan van verkeer hebben opgeslagen in uw voorkeuren. Mocht u achteraf toch de behoefte hebben om één of meerdere keuzes te wijzigen, dan kunt u dit doen door in de menubalk op de knop WinRIS en dan Instellingen te klikken.

34 WinRIS Outlook Add-in 34 Kies in het scherm vervolgens voor de optie importeren. Er verschijnt dan een venster met een aantal standaardinstellingen en daaronder de opgeslagen voorkeuren per adres. U kunt per scenario standaard waarden instellen: 1. adres bekend in WinRIS: Welke keuze maakt het systeem voor u wanneer een e- mailadres van een geadresseerde of afzender kan worden gevonden. Altijd opslaan in WinRIS: Als deze optie gekozen wordt, worden alle berichten met een bekend adres in WinRIS altijd automatisch gearchiveerd in WinRIS. Negeren: Er wordt geen actie op het bericht ondernomen, ook al is het adres bekend in WinRIS. Vragen: Ook al is een adres bekend in WinRIS, er zal altijd gevraagd worden of de gearchiveerd moet worden in WinRIS bij een bepaalde contactpersoon. 2. adres onbekend in WinRIS: Welke keuze wordt gemaakt als een adres niet kan worden gevonden in WinRIS Negeren: Als een adres niet bekend is in WinRIS, wordt het bericht niet geïmporteerd. Er wordt dus geen scherm getoond om het bericht te archiveren bij een bepaalde contactpersoon. Vragen: Als een adres niet bekend is in WinRIS, vraagt de Outlook Add-in bij welke contactpersoon het bericht moet worden gearchiveerd. 3. Geïmporteerde direct afhandelen: Moet de , die als actie in WinRIS wordt aangemaakt, wel of niet direct worden afgehandeld. Afhandelen: Alle geïmporteerde berichten zijn altijd afgehandelde acties in WinRIS. Het vinkje in het in WinRIS opslaan-scherm staat altijd aan. Niet afhandelen: Geïmporteerde berichten zijn nooit standaard afgehandeld in WinRIS. Het vinkje in het in WinRIS opslaan-scherm staat altijd uit.

35 WinRIS Outlook Add-in 35 Vragen: In het scherm waarmee u de archiveert in WinRIS zal het afhandelvinkje worden getoond zodat u die per bericht naar believen kunt invullen. Tevens vult u in het instellingenscherm uw eigen adres in. Dit adres zal worden genegeerd als u bijvoorbeeld ook uzelf in een te verzenden bericht als geadresseerde meeneemt.verder wordt hiermee bepaald of een bericht verzonden of ontvangen is. Het is dus essentieel dat dit veld correct wordt ingevuld! Tip: Alléén voor Exchangeserver-gebruikers: Voer achter het eigen adres uw alias in dat wordt gebruikt in de Exchange-instellingen. Bijvoorbeeld: jan@winris.com; Jan Krijger Microsoft Outlook herkent dat de alias bij Jan Krijger hoort en zal niet meer vragen of het bericht moet worden opgeslagen. In de grid onderin het scherm heeft u de gelegenheid om per bekend adres de opgeslagen keuze (opslaan, niet opslaan, vragen) te wijzigen. Als u bij het importeren van een bericht de optie Gebruik deze keuze altijd voor dit adres aangevinkt heeft, zal deze instelling hier worden opgeslagen. Deze opgeslagen voorkeuren kunnen per adres worden gewijzigd. Naast de al opgeslagen adressen kunt u andere contactpersonen en bijbehorende e- mailadressen toevoegen aan dit lijstje met voorkeuren. Als u op de knop klikt, kunt u handmatig een adres invoeren en de bijbehorende contactpersoon in WinRIS opzoeken.

36 WinRIS Outlook Add-in 36

37 WinRIS Outlook Add-in 37 module Inleiding Zonder gebruik te hoeven maken van de Outlook Add-in kan er ook gebruik worden gemaakt van de WinRIS module. De module van WinRIS maakt gebruik van de functionaliteiten van MS Outlook. Dit programma fungeert als doorgeefluik van voor WinRIS. De berichten die via deze applicatie van en naar WinRIS worden verzonden kunnen daarom ook nog altijd in het postvak IN en postvak UIT van het betreffende programma worden teruggevonden. Let op: In dit hoofdstuk wordt er vanuit gegaan dat u een correct werkende MS Outlook heeft waarmee u zonder problemen kunt verzenden en ontvangen. Is dit niet het geval, neem dit dan eerst met uw systeembeheerder op. De WinRIS module maakt slechts gebruik van deze applicatie en heeft geen invloed op de werking ervan. Voorbereiding module Profielen installeren WinRIS kan zowel worden gebruikt met Outlook, aangesloten op een MS Exchange-server, als met die wordt verwerkt in een lokaal pst-bestand. Voor MS Outlook dient de optie Gegevensbestanden voor samenwerking (CDO: Collaboration data objects) te worden geïnstalleerd. Dit kon voorheen (tot versie MS Office 2007) geïnstalleerd worden vanaf de cd-rom van MS Office. Let op: Bij het installeren van MS Outlook versie 2007 heeft u een extra bestand nodig van Microsoft. Dit bestand is een Collaboration Data Objects bestand (ExchangeCdo.MSI). Dit moet u downloaden van de site van Microsoft, omdat dit sinds versie 2007 niet meer standaard wordt bijgeleverd door Microsoft. (het webadres is op het moment van schrijven: 24F081725D36&displaylang=en). WinRIS maakt bij het communiceren met deze programma s gebruik van een zogenaamd profiel dat speciaal voor een gebruiker kan worden aangemaakt. Dit profiel is een standaard onderdeel van MS Outlook. Elke gebruiker die op een PC zijn of haar wil ophalen, zal een apart profiel krijgen waarin precies is gedefinieerd van welke adressen de berichten zullen worden opgehaald en waar de PC deze berichten kan vinden. Om te controleren met welk profiel de wordt opgehaald moet u het volgende doen: Open het configuratiescherm van Windows ( Control panel in de Engelstalige versie) en kies de optie Post of .

38 WinRIS Outlook Add-in 38 Hierdoor verschijnt een scherm dat afhankelijk is van uw versie van Outlook. Voor Outlook 97, 98 of Outlook 2000: Voor Outlook XP of Outlook 2003/2007: Klik op de knop Profielen weergeven voor een lijst met de aanwezige profielen.

39 WinRIS Outlook Add-in 39 Wanneer deze lijst uit slechts één regel bestaat, dan is direct duidelijk welk profiel gebruikt wordt voor de . Staan er meerdere neem dan contact op met uw systeembeheerder. Deze zal u kunnen vertellen welk van de getoonde profielen gebruikt wordt voor het ophalen van uw . Noteer de precieze naam van het profiel. Deze moet later worden ingevuld in een instellingenscherm in WinRIS. Gebruikersinstellingen Bij het in gebruik nemen van de functionaliteit moet elke gebruiker zijn eigen instellingen aangeven om via een profiel contact te kunnen maken met de box en het gebruik van de diverse functionaliteiten. Hiervoor moet een instellingenscherm worden ingevuld; dit verschijnt zodra u voor het eerst inlogt, mét autorisatie, of wanneer in de werkbalk van WinRIS in het menu de optie Instellingen wordt geselecteerd. Deze persoonlijke instellingen hoeven maar eenmalig te worden ingesteld om in de volgende keren dat WinRIS gebruikt wordt de module te kunnen gebruiken.

40 WinRIS Outlook Add-in 40 In dit scherm moet u (eenmalig) een aantal velden invullen om de goed te kunnen verwerken in WinRIS: Te gebruiken profiel: Dit is het belangrijkste veld van dit scherm. Hierin wordt aangegeven welk profiel voor deze gebruiker zal worden gebruikt om de e- mailberichten vanuit de box op te halen en om de uitgaande berichten te kunnen versturen. Hierin vult u letterlijk het profiel in zoals u dat in het eerste deel van dit hoofdstuk hebt genoteerd. Voor alle duidelijkheid: hierin niet uw adres invullen! Login-venster tonen: Dit veld heeft (nog) geen functie binnen de module. Outlook of Groupwise: Kies hier welk programma u gebruikt voor uw . Inhoud standaard In dit scherm kan een tekst worden geplaatst die onder alle door deze gebruiker verzonden berichten zal worden neergezet. Dit kan beschouwd worden als de standaardtemplate voor alle te verzenden berichten. Tip: In de standaard bij Inhoud standaard kunnen twee samenvoegvelden worden geplaatst; de datum van versturen en de aanhef van de contactpersoon. Hiervoor moeten deze in hoofdletters tussen < > worden geplaatst: <DATUM> en <AANHEF>. Deze kunnen dan tijdens het aanmaken van het bericht worden ingevuld door de knop codes invoegen aan te klikken in het scherm voor snel verzenden. Dit werkt alleen als er vanuit WinRIS een mail verstuurd wordt en als het vinkje uitstaat bij MS Outlook gebruiken om op te maken. accorderen voor: Wanneer u berichten vanuit uw programma binnenhaalt, zouden daar ook berichten tussen kunnen zitten die niet in WinRIS thuishoren (privé , reclameboodschappen etc.). Door middel van een accoordeerfilter kunt u deze boodschappen al uitfilteren alvorens deze in WinRIS zouden worden opgeslagen. Het al of niet gebruiken van dit filter kunt u door middel van deze instelling bepalen.

41 WinRIS Outlook Add-in 41 In deze groep velden kunt u aangeven of Alle berichten door u moeten worden bekeken en desgewenst doorgesluisd naar WinRIS of juist niet (dan blijft het bericht nog wel in de IN-box van het programma staan). Kies hiervoor de optie alle berichten. Alle berichten waarvan in WinRIS het adres van de afzender bekend is en automatisch moeten worden doorgesluisd als actieregel naar WinRIS bij de betreffende contactpersoon. Echter alle berichten waarvan het adres van de afzender niet bekend is, moeten alsnog handmatig worden bekeken en verwerkt. Kies hiervoor de optie Berichten met een onbekend adres. Elk bericht automatisch in WinRIS moet worden ingevoerd. Hierbij zullen berichten waarvan de afzender onbekend is, naar een speciaal daarvoor gedefinieerd bedrijf en contactpersoon gaan. Overigens zullen de berichten niet verplaatst, maar gekopieerd worden naar WinRIS. Elk bericht blijft altijd (als gelezen gemarkeerd) in Outlook aanwezig. Tip: Wanneer u besluit alle berichten automatisch in WinRIS te laten importeren, zullen deze als actie in uw te-doenlijst verschijnen en ook als pop-up worden getoond. Op die plaats heeft u de mogelijkheid om niet gewenste mail alsnog te filteren. Het voordeel van deze methode is dat u de mailtjes maar éénmaal hoeft te bekijken en direct kunt verwerken. Wanneer u de mails eerst filtert, krijgt u de mail in het filter getoond, maar zullen ze na akkoord ook nog eens in uw te-doenlijst verschijnen alwaar u de mailtjes alsnog moet verwerken (afhandelen, beantwoorden etc.). Ophalen en verzenden bij start: Door dit aan te vinken zal WinRIS na het opstarten direct de s verzenden die klaar staan om verzonden te worden voor de betreffende medewerker, en ontvangen. Automatisch ophalen en verzenden: Deze optie zal indien aangevinkt periodiek de e- mail automatisch verzenden en ophalen vanuit en in WinRIS. Dit gebeurt dan met tussenpozen van het aantal minuten die in het bijbehorende intervalveld zijn ingevuld. Fouten bij ophalen en verzenden direct melden: Als er tijdens het ophalen en verzenden van de fouten optreden (zoals een onmogelijk bestaand adres), zal WinRIS direct een foutmelding geven met de mogelijkheid om het verzenden te annuleren. Dit gebeurt alleen bij aanvinken van deze optie. Is deze niet aangevinkt, dan zal de foutmelding wel in het inlogscherm zichtbaar zijn, maar zal WinRIS het verzenden en ontvangen blijven voortzetten. Andere medewerkers mogen mijn ophalen en verzenden: Door dit vinkje aan te zetten is het voor andere gebruikers mogelijk om uw op te halen in WinRIS (zie paragraaf Ophalen en verzenden voor). MS Outlook gebruiken om op te maken: Deze optie kan alleen worden gebruikt als er gebruik wordt gemaakt van de Outlook Add-in. Wannneer dit vinkje aanstaat, wordt de template (het sjabloon) van MS Outlook gebruikt dat ingesteld is bij Sjabloon (volgende alinea). Wanneer dit vinkje uitstaat kan er gebruik worden gemaakt van de sjablonen die in WinRIS gemaakt zijn. De sjablonen kunnen worden gemaakt onder het menu Applicatiebeheer (zie verderop hoofdstuk Direct ). Let wel: dit zijn sjablonen in platte tekst, dus geen HTML opmaak. Sjabloon: Hier kan naar een template (OFT. bestand) worden verwezen (d.m.v. een pad). Dit template is alleen te gebruiken wanneer de optie MS Outlook gebruiken om op te maken aan staat. Als er een actie wordt gestart vanuit WinRIS wordt er een scherm in outlook geopend met een template (sjabloon). De lay-out van de template is in MS Outlook aan te passen. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van html. De lay-out van een template kan daardoor naar persoonlijke wens aangepast worden of in de huisstijl van uw bedrijf. Er kan geen gebruik worden gemaakt

42 WinRIS Outlook Add-in 42 van invoegvelden van WinRIS. Log bestand: Door in het bijbehorende veld een bestandsnaam (inclusief het pad er naartoe) zonder extensie in te voeren, zal elke ophaal- en verzendactiviteit binnen WinRIS worden geregistreerd in een logfile met de ingevoerde naam. Dit logfile wordt steeds aangevuld met nieuwe informatie om periodiek een overzicht van eventueel opgetreden fouten te kunnen maken. Ophalen en verzenden voor: Deze optie werkt alleen wanneer u gebruik maakt van MS Exchange-server! In het onderstaande overzicht worden alle medewerkers aangegeven waarvoor wordt opgehaald bij het activeren van Verzenden en ontvangen. Gebruikers kunnen echter alleen aan deze lijst worden toegevoegd als in de instellingen van die gebruiker daarvoor toestemming is gegeven (de optie Andere medewerkers mogen mijn ophalen en verzenden moet in hun instellingen geactiveerd zijn, zie boven). Door de knoppen en kunnen medewerkers aan de lijst worden toegevoegd en van de lijst worden verwijderd. Let op: Om voor anderen te kunnen ophalen, moet de profielnaam waarmee uw collega ophaalt een andere naam hebben dan uw eigen profiel. Dit profiel moet, naast uw eigen profiel, ook worden aangemaakt op uw werkstation. Tevens moet u volledig beheer over de mailbox van uw collega hebben. Neem hiervoor contact op met uw systeembeheerder. verzenden en ontvangen Het moment van verzenden en ontvangen van in WinRIS wordt bepaald door: De instellingen van de gebruiker (deze kan hebben bepaald dat er moet worden verzonden en ontvangen bij het opstarten, of dat er automatisch periodiek moet worden verzonden en ontvangen. Deze periode is in te stellen in de gebruikers instellingen). Door in de werkbalk onder het menu één van de de opties Nu zenden Nu ontvangen Nu zenden en ontvangen te activeren. Op dat moment verschijnt het logscherm waarin wordt weergegeven wat er gebeurt: