EXPERTBASE. Handleiding.

Transcriptie

1 EXPERTBASE Handleiding

2 INHOUD 1 WAT IS EXPERTBASE? AANMELDEN DOSSIER Hoe maak ik een nieuw dossier aan? Dit is mijn eerste dossier Ik heb al een dossier en wil een nieuw dossier aanmaken Ik heb meerder dossiers en wil een nieuw dossier aanmaken Mijn dossiers Detail dossier Dossier wijzigen Nieuw dossier Bestaand dossier Dossier verwijderen ACTIE Nieuwe actie aanmaken Actie: Aanvraag toekenning van een startdatum en een principebeslissing Actie: Definitieve aanvraag Actie vervolledigen of aanpassen Aanvraag onvolledig (status bezig met indienen) Mijn acties lopende acties WIJZIGINGEN CERTIFICATEN MIJN GEGEVENS Contactgegevens aanpassen Rollen pagina 2 van 41 ExpertBase handleiding

3 1 WAT IS EXPERTBASE? ExpertBase is een toepassing waarin dossiers van groenestroom- en warmte-krachtinstallaties (met uitzondering van zonne-energie) worden beheerd. In deze toepassing kan een aanvraagdossier voor het verkrijgen van groenestroom- of warmte-krachtcertificaten ingediend worden. Eveneens kan de status van de dossiers opgevolgd worden. Vooraleer u in de toepassing ExpertBase kan, moet u alle stappen van de registratie in orde brengen. Nadien volstaat het om via de link aan te melden met uw identiteitskaart of federaal token. Informatie over toegang en registratie vindt u op onze website bij Registratie en Toegang. Volgende punten (die we verder uitvoeriger beschrijven in de handleiding) zijn onder andere mogelijk in ExpertBase: - Een principe of definitieve aanvraag samenstellen. - Een principe of definitieve aanvraag indienen. - De status van uw dossier opvolgen. De focus van deze handleiding is het praktische gebruik van de toepassing ExpertBase. De handleiding volgt zoveel mogelijk de opbouw van de databank ExpertBase handleiding pagina 3 van 41

4 2 AANMELDEN We gaan ervanuit dat alle stappen van de registratie in orde werden gebracht. Informatie over toegang en registratie vindt u op onze website bij Registratie en Toegang. Klik op de link het aanmeldscherm kiest u de aanmeldoptie die u wilt gebruiken. Afhankelijk van de aanmeldoptie die u gekozen heeft moet u uw pincode (eid) ingeven ofwel uw gebruikersnaam, wachtwoord en beveilingscode (federaal token) ingegeven. Nadien zal u moeten aanduiden vanuit welke doelgroep u wilt aanmelden. U ziet volgende opties: 1. Medewerker van een onderneming of organisatie: Als u optreed namens of voor uw onderneming, dan moet u deze optie kiezen. 2. Burger: U bent een natuurlijk persoon, u bent niet-btw plichtig. De productie-installatie en de certificaten die hieruit voorkomen behoren tot uw privé-eigendom. De installatie is geen onderdeel van een zaak of onderneming. 3. Medewerker van Vlaamse overheid: Enkel gemeenten en lokale besturen moeten deze optie aanduiden. pagina 4 van 41 ExpertBase handleiding

5 Als u de eerste keer aanmeld, zal u uw contactgegevens moeten invullen. Als u een medewerker van een onderneming bent, vult u de bedrijfsgegevens in. (werkmailadres, werk telefoonnummer, ). Als u dit wenst kan u twee mailadressen ingeven. Nadat u uw gegevens bevestigd heeft,moet u de algemene voorwaarden aanvaarden ExpertBase handleiding pagina 5 van 41

6 3 DOSSIER 3.1 HOE MAAK IK EEN NIEUW DOSSIER AAN? Maak een nieuw dossier aan als voor dit project of deze installatie nog nooit een dossier werd ingediend. Er kan maar één groenestroom- en/of warmte-krachtdossier opgestart worden per project. Als u zowel groenestroomcertificaten als warmte-krachtcertificaten wenst aan te vragen, dan moet u twee aparte dossiers aanmaken. Als u warmte-krachtcertificaten wenst aan te vragen, duidt u Warmte-krachtkoppeling aan. Als u groenestroomcertificaten wenst aan te vragen, duidt u Groenestroomproductie aan. Eveneens zal u het subtype (biogas, biomassa, windenergie, ) moeten aanduiden. De vragen die in de volgende schermen worden gesteld, worden bepaald door wat u hier aanduid. Het is belangrijk dat u het type dossier en subtype correct aanduid, nadien kan u dit niet meer wijzigen. Bent u particulier en krijgt u bij het indienen van uw dossier ondersteuning van uw installateur, dan kan u hier het ondernemingsnummer van de installateur toevoegen Dit is mijn eerste dossier Bent u een nieuwe gebruiker en heeft u nog geen dossier, dan zal u automatisch op het scherm Nieuw dossier aanmaken terechtkomen. pagina 6 van 41 ExpertBase handleiding

7 3.1.2 Ik heb al een dossier en wil een nieuw dossier aanmaken Als u één dossier heeft, komt u in het detail van het bestaande dossier terecht. Ga naar Nieuw dossier (verschijnt als u klikt op Dossiers) om een nieuw dossier aan te maken Ik heb meerder dossiers en wil een nieuw dossier aanmaken Als u al verschillende dossiers heeft, komt u na het aanmelden het scherm Mijn dossiers terecht. U kan een nieuw dossier aanmaken. Ga naar Nieuw dossier (verschijnt als u klikt op Dossiers, witte pijl) om een nieuw dossier aan te maken. 3.2 MIJN DOSSIERS Als u meerdere dossiers heeft, zal u een overzicht zien. Heeft u één dossier, dan komt u meteen in het detail van uw dossier terecht. 3.3 DETAIL DOSSIER De informatie in Detail dossier bevat de informatie van de goedgekeurde beslissing (= de meest recente beslissing of de beslissing die van kracht is) ExpertBase handleiding pagina 7 van 41

8 Detail dossier bevat in zijn meest uitgebreide vorm volgende info: - Algemene info (dossiernaam, status dossier, lopende acties, reden blokkering,...) - Installatie (ligging van de installatie, vermogen, netaansluiting, ) - Beslissing (startdatum, projectcategorie, naam certificaatgerechtigde, ) - Documenten (Beslissing, rapporteringsmodel, ) Bij nieuwe dossiers waar nog geen beslissing aanwezig is (= de actie aanvraag is nog in behandeling), zal de informatie in het detail beperkt zijn. Er kan enkel algemene informatie getoond worden. 3.4 DOSSIER WIJZIGEN Nieuw dossier Als uw dossier nog niet ingediend is, kan u de dossiernaam nog vrij wijzigingen. Als dit uw enige dossier is, komt u automatisch in dit scherm terecht. Heeft u meerdere dossiers dan gaat u naar Mijn dossiers (deze optie verschijnt als u op Dossiers klikt ) Let op, als u vaststelt dat er een verkeerd (sub)type dossier werd aangeduid, dan moet u de actie volledig verwijderen. pagina 8 van 41 ExpertBase handleiding

9 3.4.2 Bestaand dossier Momenteel kan enkel VEA het dossier wijzigen. Dit kan enkel als de beslissing eveneens wijzigt. 3.5 DOSSIER VERWIJDEREN Enkel mogelijk voor nieuwe dossiers, die een actie met de status niet ingediend bevat. Eens ingediend, kan u het dossier niet meer verwijderen. Let op, u moet eerst de actie(s) verwijderen, alvorens u het dossier kan verwijderen. Ga naar het dossier dat u wil verwijderen. Klik op de knop Verwijderen ExpertBase handleiding pagina 9 van 41

10 4 ACTIE Met een actie geeft u aan wat u in het dossier wilt aanvragen of melden. U kan de actie opstarten en later verder aanvullen. Het is aangewezen om de volgorde van de tabbladen te volgen. Volgende acties zijn mogelijk: - een aanvraag tot toekenning van een startdatum en een principebeslissing - een aanvraag tot een definitieve beslissing De inhoud van deze tabbladen werd bepaald door wat u reeds aanduidde in de schermen Dossier en Actie. Een actie bevat volgende tabblad: - Betrokkenen - Installatie - Productie - Metingen - Bijlagen - Indienen Een actie kan volgende statussen hebben: - Nieuw - Bezig met indienen - In behandeling (bij VEA) - Aan te vullen U kan acties met de status Nieuw, Bezig met indienen en Aan te vullen wijzigen. TIPS: - Sla regelmatig de ingevulde gegevens op. Dit doet u door op de knop Volgende of een ander tabblad aan te klikken. - Vul eerst de gegevens in, waarvan u absoluut zeker bent. Als u niet meteen het antwoord weet een bepaalde vraag, kan u deze best later invullen. Gegevens aanpassen kan invloed hebben op andere gegevensblokken en andere tabbladen. 4.1 NIEUWE ACTIE AANMAKEN Actie: Aanvraag toekenning van een startdatum en een principebeslissing Voor een installatie die nog niet in werking is, kan een startdatum vastgesteld en een principebeslissing geformuleerd worden. Het project moet binnen de 36 maanden na de aanvraag worden uitgevoerd, na deze periode zijn de principebeslissing en de startdatum niet meer geldig. Meer informatie over de startdatum vindt u op energiesparen.be Voorbeeld aanvraag principebeslissing voor een winddossier [schermvoorbeeld nieuwe actie invoegen naar analogie met ] [TO DO] Tabblad Betrokkenen We gaan ervanuit dat de Aanvrager degene is die de aanvraag opstart. Deze persoon of onderneming zal de aanvraag moeten indienen. pagina 10 van 41 ExpertBase handleiding

11 Tabblad Installatie Dit bevat volgende gegevensblokken: - Locatie/adres van de installatie - Technische gegevens waaronder vermogen en componenten - Vergunningen - Datum indienstneming TIP: Gebruik dezelfde TAG s (labels) op het energiestroomdiagram zoals bijvoorbeeld WT1 (windturbine 1), M1 (voor Motor 1), Als uw installatie bestaat uit bijvoorbeeld meerdere windturbines, dan voegt u bij Lijst componenten iedere turbine toe ExpertBase handleiding pagina 11 van 41

12 pagina 12 van 41 ExpertBase handleiding

13 Energiebronnen In dit scherm moet u de energiebron(en) toevoegen. Als u klikt op de knop Energiebron toevoegen, zal u volgende schermen zien: ExpertBase handleiding pagina 13 van 41

14 Tabblad Productie Dit bevat volgende gegevensblokken: - Aansluiting op het elektriciteitsnet - Andere productie-installaties - Productie van de elektrische energie TIP: Als de distributienetbeheerder niet (correct) wordt weergegeven, kijk dan het adres van de installatie (in tabblad Installatie) na. pagina 14 van 41 ExpertBase handleiding

15 Tabblad Metingen Dit bevat volgende gegevensblokken: - Verliezen - Meetapparatuur - Energiestroomdiagram ExpertBase handleiding pagina 15 van 41

16 Tabblad Bijlagen Hier kan u zelf nog een bijlage toevoegen, zoals bijvoorbeeld een begeleidend schrijven of een windstudie. pagina 16 van 41 ExpertBase handleiding

17 Tabblad Indienen Enkel de aanvrager kan de aanvraag indienen. Via Mijn Gegevens kan u nakijken of u de rol van aanvrager heeft. Alvorens de aanvraag kan worden ingediend, moet de aanvrager op erewoord verklaren dat deze correct en naar waarheid is ingevuld ExpertBase handleiding pagina 17 van 41

18 Als u klikt op de knop Indienen, verschijnt volgende melding: Als er gegevens ontbreken zal u hiervan een waarschuwing krijgen en moet u deze eerst aanvullen, alvorens u kan indienen. Eens ingediend, kan u de gegevens niet meer wijzigen Actie: Definitieve aanvraag Een beslissing kan alleen genomen worden voor installaties die al in werking zijn Voorbeeld definitieve aanvraag voor een aardgas WKK In het voorbeeld gaan we ervanuit dat er geen principebeslissing genomen is. Voor een project waarvoor er al een principebeslissing in ExpertBase is, kan u beter hoofdstuk Definitieve aanvraag na een principebeslissing raadplegen. pagina 18 van 41 ExpertBase handleiding

19 Actie aanmaken ExpertBase handleiding pagina 19 van 41

20 Tabblad Betrokkenen Overzicht betrokkenen: - Aanvrager: dit is de onderneming of persoon die de aanvraag moet indienen. - Eigenaars: per eigenaar moet er een bewijs van eigendom toegevoegd worden, dit kan een ondertekende verklaring zijn. - Certificaatgerechtigde: de onderneming of persoon die hier ingevuld is, zal (eens het dossier goedgekeurd is) de certificaten ontvangen. pagina 20 van 41 ExpertBase handleiding

21 Tabblad Installatie Dit bevat volgende gegevensblokken: - Locatie/adres van de installatie - Technische gegevens waaronder vermogen en componenten - Vergunningen - Datum indienstneming - Renovatiekosten - Andere overheidssteun TIP: Gebruik dezelfde TAG s (labels) op het energiestroomdiagram zoals bijvoorbeeld M1 (motor 1) ExpertBase handleiding pagina 21 van 41

23 Tabblad Energiebronnen Dit bevat volgende gegevensblokken: - Energiebron - Aansluiting op het aardgasnet - Voorbehandeling In dit scherm moet u de energiebron(en) toevoegen. Startscherm (= er is nog geen energiebron toegevoegd) Als u klikt op de knop Energiebron toevoegen, verschijnen volgende schermen: Naargelang de energiebron die u kiest, zullen er specifieke vragen bijkomen. In dit voorbeeld werd de energiebron aardgas toegevoegd ExpertBase handleiding pagina 23 van 41

25 Tabblad Productie Dit bevat volgende gegevensblokken: - Aansluiting op het elektriciteitsnet - Andere productie-installaties - Productie van de elektrische energie - Productie van de mechanische energie - Productie van de thermische energie - RPE - WKB TIP: Als de distributienetbeheerder niet (correct) wordt weergegeven, kijk dan het adres van de installatie (in tabblad Installatie) na ExpertBase handleiding pagina 25 van 41

27 ExpertBase handleiding pagina 27 van 41

30 Tabblad Metingen Dit bevat volgende gegevensblokken: - Hulpdiensten - Verliezen - Meetapparatuur - Energiestroomdiagram - Elektrisch eendraadschema - Piping & instrumentation-diagram - Warmte-krachtkeuringsverslag pagina 30 van 41 ExpertBase handleiding

34 Tabblad Bijlagen Hier kan u zelf nog een bijlage toevoegen, zoals bijvoorbeeld een begeleidend schrijven of een windstudie. pagina 34 van 41 ExpertBase handleiding

35 Tabblad Indienen Enkel de aanvrager kan de aanvraag indienen. Via Mijn Gegevens kan u nakijken of u de rol van aanvrager heeft. Alvorens de aanvraag kan worden ingediend, moet de aanvrager op erewoord verklaren dat deze correct en naar waarheid is ingevuld ExpertBase handleiding pagina 35 van 41

36 4.1.3 Actie vervolledigen of aanpassen Als u uw actie eerder heeft aangemaakt en u wenst de gegevens verder aan te vullen, dan komt u in dit scherm door in de menubalk Mijn Acties aan te duiden (Dossiers > Mijn acties). Mijn acties komt verder uitgebreid aan bod Aanvraag onvolledig (status bezig met indienen) Bij het indienen gebeurt er een eerste controle op volledigheid. Het overmaken van een volledig dossier heeft als grote voordeel dat de dossierbehandeling sneller en vlotter zal verlopen. Als er bij die eerste controle blijkt dat er gegevens of bijlagen ontbreken verschijnen er, rechts naast de naam van de tabbladen rode uitroeptekens. Als u op het betreffende tabblad klikt, zal u bovenaan in de rode kader zien wat er ontbreekt. Pas als u de gegevens opslaat (u klikt op de knop Volgende of kikt op een ander tabblad), zullen de rode uitroeptekens en rode kaders verdwijnen. pagina 36 van 41 ExpertBase handleiding

38 4.2 MIJN ACTIES LOPENDE ACTIES Via mijn acties krijgt u een overzicht van alle acties. pagina 38 van 41 ExpertBase handleiding

39 5 WIJZIGINGEN In ExpertBase is het nog niet mogelijk om wijzigingen zoals het melden van een defect, ingrijpende wijziging in een bestaand dossier, te melden. Zodra dit mogelijk is, zal dit hoofdstuk verder aangevuld worden. U kan uw wijzigingen in een bestaand dossiers per melden aan expertbase@vea.be ExpertBase handleiding pagina 39 van 41

40 6 CERTIFICATEN Via Mijn Certificaten kan de certificaatgerechtigde mits de juiste rechten rechtstreeks naar de certificatendatabank van de VREG. Praktische informatie over het gebruik van de certificatendatabank van de VREG vindt u op 7 MIJN GEGEVENS Via Mijn Gegevens kan u uw contactgegevens nakijken en aanpassen. Ook kan u nakijken welke rollen u heeft. Let op, enkel de lokale beheerder kan de rol aanpassen. De lokale beheerder is de persoon die door de verantwoordelijke van de onderneming aangeduid werd om toegang tot ExpertBase aan andere medewerkers van de onderneming te geven. Dit moet een werknemer van de onderneming zijn. Meer informatie hierover vindt u op pagina 40 van 41 ExpertBase handleiding

41 7.1 CONTACTGEGEVENS AANPASSEN Klik (onderaan) op de knop Wijzigingen. 7.2 ROLLEN Afhankelijk van de rol, die door de lokale beheerder toegewezen wordt, kan u: - dossiers indienen (rol aanvrager), - dossiers aanvullen (rol dossierbehandelaar met schrijfrechten), - dossiers raadplegen (rol dossierbehandelaar met leesrechten) ExpertBase handleiding pagina 41 van 41