Woonzorgmanagement update- info versie 3.6

Transcriptie

1 Woonzorgmanagement update- info versie Algemeen:! Aanmaak van facturen: optimalisatie van de snelheid waarmee de facturen worden aangemaakt.! Het inlogscherm voor WZM is visueel aangepast zodat je kan zien voor welk pakket je wil inloggen. 2. Aandachtspuntenscherm:! Er is een controle toegevoegd of een bewoner meer dan 1 lopende huisvestingscode heeft in het bewonersdossier, tabblad "Boekhoudcodes". De huisvesting wordt bepaald in de module CODES,dit door: maakt deel uit van de dagprijs aan te vinken, type verblijf en aantal personen in te vullen. Als u bij de bewoners in het bewonersdossier/boekhoudcodes, 2 codes heeft gekoppeld die met de huisvesting heeft te maken, krijgt u een melding in het aandachtspuntenscherm. Bij management/bezetting ziet u ook de codes die dubbel gekoppeld zijn. Care Solutions NV: pag. 1 van 16

2 3. Bewonersdossier:! Tabblad Admin 1: De controle op een geldig rijksregisternummer gebeurt enkel nog indien het gaat om een persoon met de Belgische nationaliteit. Als een bewoner een andere nationaliteit heeft, is er geen controle meer op het rijksregisternummer.! Gekoppeld met: vindt u opnieuw in het tabblad admin 1. De hoofdbetaler is verhuisd naar het tabblad facturatie. Tabblad Admin 2:! RR voorzien voor contactpersonen Klik op de puntjes. U heeft dan de mogelijkheid om de nationaliteit en rijksregisternummer van de contactpersoon in te vullen. Care Solutions NV: pag. 2 van 16

3 Tabblad Facturatie:! Tonen van IBAN- rekening in plaats van de bankrekening. Als u het IBAN nummer niet heeft, kan u op de puntjes klikken, de bankrekening invullen en klik op bereken. Het IBAN nummer wordt automatisch ingevuld.! De landencode werd toegevoegd aan het IBAN- nummer voor de bewoner en derde betalers.! Instelbaar maken per bewoner of een koppel 1 factuur moet krijgen voor het koppel of een aparte factuur voor de hoofdbetaler en de partner. Gekoppeld aan staat los van hoofdbetaler/hoofdbetaler voor: Gekoppeld met = informatief Hoofdbetaler = deze persoon betaalt de factuur van een andere bewoner. (zie hand- out 3.5)! Hoofdbetaler en taal zijn verhuisd van tabblad admin 1 naar het tabblad facturatie. Tabblad Derde betaler:! Bij derde betaler is er ook een mogelijkheid om bij type derde, natuurlijk persoon ( nt Belg) te selecteren. U kan ook het rijksregisternummer invullen van de derde betaler. (Klik op de achter de naam van de derde betaler).! Er is nu ook de mogelijkheid om EID- kaart van de derde betaler in te lezen. Care Solutions NV: pag. 3 van 16

4 ! Momenteel moet je, indien je de historiek wil bewaren, een derde betaler stopzetten en opnieuw aanmaken met andere instellingen indien percentage wijzigt, of codes enz... Om dit op te vangen is er nu een wizard beschikbaar die een bestaande kopieert (incl. codes) en de originele inactief zet. De datum van wijziging wordt gevraagd en gebruikt als startdatum voor de nieuwe en einddatum voor de vorige. Tabblad Gekoppelde documenten:! Gekoppelde documenten zijn nu ook voorzien in WZM.(klik op pijltjes re boven) Klik op het + - je. Ga naar de locatie waar u uw document heeft opgeslagen.(werkwijze zie WZD) Geef uw document een titel en een type. U kan kiezen of u het document wil tonen in alle toepassingen (WZD en WZM), of enkel in deze toepassing (WZM) Op deze manier kan u gescande bankdocumenten, paspoort enz. koppelen. Care Solutions NV: pag. 4 van 16

5 4. Codes:! Extra tabblad bij Codes 'indexering U heeft de mogelijkheid om verschillende codes gelijktijdig te indexeren. Vb. dagprijzen. Werkwijze: - Ga naar Codes/indexering. - Klik op het +- je - Vul het percentage en datum in. - Duidt de codes aan die geïndexeerd moeten worden. - Klik op indexering toepassen. Bij de code wordt de indexering en de historiek toegepast. Op de factuur van de bewoner wordt het tarief correct berekend. Care Solutions NV: pag. 5 van 16

6 5. Facturatie:! De naam van de dokter kan worden toegevoegd op de bewonersfactuur bij de code "doktersprestaties". Dit gebeurt enkel indien u heeft gekozen voor niet groeperen op factuur Op de factuur:! Beheer van mandaten : het is nu mogelijk om een mandaat te koppelen aan een andere bewoner/derde betaler/ocmw indien het IBAN- nummer identiek is. Werkwijze: - Maak eerst een mandaat aan voor bewoner 1, indien dit nog niet gemaakt is. - Klik op: link bestaand mandaat. U ziet hier de bewoner die hetzelfde mandaatreferentie heeft. Selecteer de referentie en klik op OK. - Klik niet op het +- je want dan voegt u een nieuw mandaat toe. - Dezelfde mandaatrefentie wordt gekoppeld aan bewoner 2. - Door op toon gelinkte te klikken kan u zien welke mandaten er aan elkaar gekoppeld zijn. Care Solutions NV: pag. 6 van 16

7 ! Bewonersfacturatie : aan het facturatieadres werd een landcode toegevoegd (voor bewoners en derde betalers). Vul in het tabblad Admin1 het land in bij het facturatieadres. Op factuur:! Creditnota's voor dokters op basis van creditnota's voor resident Voorheen diende u enkel op export doktersprestaties te klikken. Nu moet u eerst op bestendigen doktersprestaties klikken om de export te kunnen doen. Dit geeft u de mogelijkheid om de nodige correcties te doen. Reden: vb. als u een doktersprestatie te veel, of foutief heeft aangerekend. Werkwijze: - Na aanmaak en bestendigen van facturen, kan u doktersprestaties bestendigen. (Doktersprestaties bestendigen wordt enkel actief als de facturen bestendigd zijn). Care Solutions NV: pag. 7 van 16

8 - U kan een controle doen door op export doktersprestaties te klikken. U ziet hier 3 prestaties, in het exportbestand, die gekoppeld zijn aan de bewoner. - Op de factuur ziet u 3 prestaties die aangerekend worden. - Stel dat u een prestatie te veel heeft aangerekend, gaat u die eerst verwijderen, bij ingave facturen/doktersprestaties. - Ga naar facturen opzoeken en maak een creditnota aan.(zowel een creditnota als een correctiefactuur). - Op de factuur wordt eerst alles in mindering gebracht: Care Solutions NV: pag. 8 van 16

9 - Daarna wordt er een nieuw factuur gemaakt met de correctie. - Bestendig opnieuw uw facturen, alsook bestendigen van de doktersprestaties. In het exportbestand, wordt ook de correctie getoond. 6. Riziv facturatie:! De heraanmaak van de forfaitfacturen herberekent nu de pseudocodes en worden conform gezet met diegenen op het toelatingenscherm, zonder dat dit een wijziging in bedrag tot gevolg heeft. Vb. - Wanneer een toelating veranderd is, en u heeft die niet aangepast. - Wanneer u KV vergeet aan te vinken. Werkwijze: Pas de foutieve gegevens aan. Klik bij facturatie op herbereken forfait (dit als u reeds forfaits ROB en RVT heeft aangemaakt). Ga naar opzoeken facturen / klik op forfait Riziv. De factuur die herberekend is, vindt u onderaan in de lijst en kan u opnieuw afdrukken. Care Solutions NV: pag. 9 van 16

10 Het foutieve bedrag wordt in mindering gebracht. De correctie wordt aangepast.! De aanmaak van de forfaitfacturen houdt nu rekening met de laatst ingevoerde parameters en niet meer met de waarde van de parameters van de eerste maand van het huidige kwartaal. Parameters tijdens de aanmaak van de gewone facturen:! Parameters worden daarna op een andere keuze gezet: Care Solutions NV: pag. 10 van 16

11 Resultaat: De aanpassing is nu ook meteen zichtbaar bij het aanmaken van de forfaitfacturen, vroeger kwam dan de parameter, die tijdens de eerste facturatiemaand geldig was, op de factuur.! Wanneer de Mutcode (GR/KL risico's) van een bewoner verandert gedurende zijn verblijf, midden in een trimester, dan moet er voor die trimester 2 individuele nota's gemaakt worden. 7. Ingave facturen:! Ingave doktersprestaties: gebruik van het GMD- tarief in geval dat de prestaties geleverd zijn door een dokter die niet de huisarts is van de bewoner, en het Riziv- nummer van de huisarts wordt vermeld op het attest. Wanneer het GMD (globaal medisch dossier) is aangeduid, zal het systeem bij ingave doktersprestaties rekening houden met aangepaste tarieven, in het geval dat het de huisarts is die de prestatie heeft uitgevoerd. Wanneer er echter een andere dokter de prestatie uitvoert, zal er nu een popup verschijnen die meldt: Wanneer u "G + nummer Riziv huisarts" op het attest laat vermelden mag het tarief van GMD worden aangerekend. Wenst u dit tarief te gebruiken?' Als de gebruiker JA antwoord zal in het dossier het tarief van GMD worden gebruikt, anders het normale. Care Solutions NV: pag. 11 van 16

12 8. Management:! Extra kolom in management bezetting: overlijden / Afw. instelling verlaten.! Extra kolom in management bezetting: "Totaal KV" werd toegevoegd. 9. Instellingen :! DocMan: Velden systeemdatum + uur zijn toegevoegd. Weergave document: Velden toegevoegd die betrekking hebben op het adres van de rechthebbende uit het bewonersdossier, tabblad Mutualiteit. Care Solutions NV: pag. 12 van 16

13 ! Elektronische facturatie: Instellingenscherm, tabblad "elektronische facturatie : Je kan enkel elektronische facturatie (noemt nu MyCareNet) configureren als het gaat over een entiteit met ROB/RVT/CDV. Dus niet bij SF.! Afdeling en kamer: Nieuw type kamer "Publieke ruimte" toegevoegd. (Voor WZC die muuroproepsysytemen gebruiken vb. vanuit een toiletruimte kan er ook een oproep gebeuren)! Gebruikers: De gebruiker "SA" mag niet meer aanpasbaar, behalve het paswoord.! Boekhouding: Koppeling met ExpertM : bijkomende tekstbestanden zijn voorzien voor de analytische boekingen. Hiervoor dient er een aanpassing te gebeuren in settings.ini (neem hiervoor contact op met support). Vul bij instellingen/algemeen parametrisatie/ code entiteit in. Dit veld wordt gebruikt voor de verdeelsleutel. Er wordt bij het bestendigen van de facturen een export5. txt- bestand aangemaakt met daarin de verdeelsleutel. Mogelijkheid van export voor koppeling met boekhoudprogramma Navision. Creatie van de export TXT bestanden voor het boekhoudprogramma SAP. Care Solutions NV: pag. 13 van 16

14 ! Facturatie: Bij "Facturatie" is een bijkomende parameter voorzien die de mogelijkheid geeft om een kopie van de factuur af te drukken voor een derde betaler indien deze niets moet betalen. Vroeger kreeg deze derde betaler geen factuur. Het probleem vandaag is dat wanneer er een positief saldo is, dat dit wordt overgedragen naar de volgende maand. De volgende maand staat er dan ineens op de factuur dat men van de vorige maand nog een tegoed terugkrijgt. Deze volgende factuur krijgen alle derde betalers, maar de factuur waar zij niets voor moeten betalen krijgen ze nooit te zien.ze weten dus niet waar het overgedragen bedrag vandaan komt. Daarom de mogelijkheid voorzien om die facturen altijd af te drukken. 10. Lijsten:! Herwerking scherm bij de knop lijsten Op de vragenlijst bezetting RIZIV wordt nu de opsplitsing gemaakt tussen ROB D - > A rechthebbenden en niet- rechthebbenden. Tip: Bewoner moet wel in het tabblad mutualiteiten als niet gerechtigde aangevinkt staan. Care Solutions NV: pag. 14 van 16

15 ! Zakgeld/ huidige stand zakgeld: Het is nu mogelijk een rapport van de huidige stand van het zakgeld op te vragen. (Voor dit rapport maakt het niet uit of de maand al gefactureerd is of niet.) Indien de maand nog niet gefactureerd is, zal het rapport voor de code zakgeld kijken naar het tabblad 'Boekhoudcodes' in het bewonersdossier. Dit rapport geeft enerzijds de inkomsten (code zakgeld) en anderzijds de kosten gemaakt via zakgeld van die maand.! Katz scores (hoofdscherm) : mogelijkheid tot filteren van elke kolom. Care Solutions NV: pag. 15 van 16

16 ! Jaarverslag : mogelijkheid om de naam en voornaam, te verbergen, volledig en enkel de initialen te tonen. 11. Wachtlijstbeheer:! Mogelijkheid om de nationaliteit en rijksregisternummer in te vullen van de contactpersonen. Care Solutions NV: pag. 16 van 16