KORTE HANDLEIDING VERHUISBERICHT/OVERDRACHTBERICHT VANUIT MIRA

Transcriptie

1 KORTE HANDLEIDING VERHUISBERICHT/OVERDRACHTBERICHT VANUIT MIRA Idealiter bestaat het verhuisbericht uit: 1. EPDOVD edi-bericht 2. Patiëntdossier volledig in PDF-formaat 3. Documentendossiers van scans, brieven, opgeslagen berichten 4. Overdrachtsbrief naar de nieuwe huisarts met samenvatting van de huidige status. Het verhuisbericht vanuit MIRA is op de volgende wijze te maken. Stap 1 Overdrachtsbrief. Het beste maak je eerst de overdrachtsbrief naar de nieuwe huisarts. Dit is eenvoudig uit te voeren met een standaard brief gekoppeld aan MIRA. De lay-out van een dergelijke brief is te vinden als bijlage 1 van deze handleiding. Deze brief maakt gebruik van alle aanwezig patiëntgegevens vanuit zijn of haar dossier en desgewenst kan ook de geadresseerde worden opgezocht. In het nodige geval kunnen er ook belangrijke journaalregels worden geselecteerd om die op te nemen in de brief. Deze brief kan zonder extra handeling worden opgenomen in alle documenten van de patiënt en wordt op later moment pas geselecteerd om mee te sturen. Stap 2 EPDOVD edi-bericht Het EPDOVD bericht wordt in MIRA vanuit het scherm patiëntbeheer aangemaakt. Hiertoe hoeft alleen de patiënt in kwestie te worden geselecteerd en de knop onderaan [Overdracht (OVD)] te worden aangeklikt. Hierop volgt een keuze menu voor het [Exporteren] of [Importeren] van het bericht. Hier is de keuze natuurlijk [Exporteren]. Daarop volgt een scherm dat verschillend moet worden gebruikt door AHFgebruikers van MIRA (via hosting) en standalone gebruikers van MIRA (eigen server op praktijk). De AHF gebruikers plaatsen een vinkje in de bovenste box en selecteren in Soort adres de keuze Huisarts in beide plaatsen en in de rubriek adres het e- mailadres van de praktijk in. Dit is de enige manier voor AHF gebruikers om het bestand vanuit MIRA op een eigen werkplek te krijgen. De standalone gebruikers hoeven niets te wijzigen in het scherm volgend op [Exporteren]. Bij hen wordt het standaard bericht geplaatst in M:\Org\Extract\MedOvd. Het OVD bericht is terug te vinden waarbij de opbouw standaard de letters OVD worden gevolgd door de geboortedatum in formaat EEJJMMDD. Aan het einde van

2 de naam van het OVD bericht zijn de cijfers conform het patiëntrecordnummer in MIRA. Stap 3 Patiëntdossier in PDF-formaat. De uitvoer van het dossier in de meest basale vorm is snel gedaan. Hiertoe wordt in Patiëntbeheer de patiënt geselecteerd en in de linkerkolom de link Dossier aangeklikt. Met aanvinken Selectie mode boven aan en aanklikken [ Selecteer alles] kan vervolgens de knop [Print] worden aangeklikt. De volgende keuze dient dan te zijn [Chronologisch] en een voorzet van het dossier wordt getoond. Door nu bovenin dit scherm niet de printer-icoon maar het icoontje links daarvan aan te klikken verschijnt de mogelijkheid om het bestand als PDF op te slaan. Kies daarbij voor een handige locatie op de harde schijf van de werkplek en een handige naam bijv. DOS<geboortedatum><naam><volgnr> zodat het eenvoudig is terug te vinden. Stap 4 Aanvullende documentendossiers. Voor de aanvullende documentendossiers zijn er twee deelstappen. Berichtendossier. Bij het aanklikken van de link Berichten in de linker kolom in het scherm Patientbeheer verschijnt er een overzicht van alle elektronisch ontvangen berichten. Deze berichten zijn samen in één PDF-bestand op te slaan. Hiertoe dient eerst het vinkje Selectie mode te worden gezet zodat opvolgend [Selecteer alles] als mogelijkheid aangeklikt kan worden. Hierdoor verschijnen er selectiekruisjes in de eerste kolom bij de berichten in het overzicht en hoeft alleen nog gekozen voor de knop [Print]. Ook hier wordt dan een voorzet overzicht getoond die met het linker icoontje kan worden verwerkt tot een PDF bestand. Kies voor dit bestand een naam als bijv. BER<geboortedatum><naam><volgnr> en een handige locatie op de harde schijf van de werkplek zodat ook dit bestand gemakkelijk terug te vinden is. Brieven en scans Voor de uitvoer van brieven en scan is de link Documenten in de linker kolom nodig. Hierop klikken en er verschijnt een overzicht van alle brief- en scandocumenten. Het opnemen van het hele totaal is in dit scherm (nog) niet mogelijk. Niet alle brieven en scans zullen ook wenselijkerwijs altijd meegaan naar de nieuwe huisarts. Zo zijn persoonlijke scans of medische informatie brieven naar verzekeringsartsen niet per se overdraagbaar. Hier zal dus per brief een PDF bestand dienen te worden gemaakt. Bovenaan staat als eerste brief de belangrijke overdrachtsbrief. Door deze nu te openen en na beoordeling op te slaan in PDF formaat op de harde schijf in de handige locatie is de eerste stap als zodanig gezet. Kies bij het opslaan voor een bestandsnaam bijvoorbeeld BRF<geboortedatum><naam><volgnr>brf<volgnr> en in

3 plaats van opslaan als type word-document voor opslaan als type PDF dan is het eerste briefbestand compleet. Is ook dit overzicht helemaal doorgewerkt dan zijn inmiddels alle verhuisberichtbestanden compleet. Realiseer wel dat het EPDOVD edi-bericht het meest belangrijk is. Deze kan na ontvangst direct worden ingelezen in ieder ander HIS. De ontvangende husiarts kan er dan ok direct mee aan de slag. Nog geen twee tellen nadat het inlezen goed is afgerond kan er worden gewerkt met het patiëntdossier. Dit maakt zo belangrijk dat wij er allemaal meer gerbuik van gaan maken en dat we proberen het patiëntdossier zo geordend mogelijk over te brengen naar een nieuwe collega. Besef wel dat niet alle routes via internet veilig zijn. René van Leeuwen, voorzitter Softwarecommissie MIRA

4 BIJLAGE 1 LAYOUT OVERDRACHTSBRIEF BRIEFHOOFD Huisartsen: PLAATS, <DATUM> Betreffende: Aan: <PNAAM> <PGEBDAT> <PGESLACHT> <PSTRAATV> <PWOONPLV> BSN <PBSN> <PVERZ> <PPOLIS> <ADRNAAM> <ADRADRES> <ADRPOSTCODE> <ADRWOONPLAATS> Geachte collega, Bovengenoemde patiënt(e) heeft zich vanuit onze praktijk over laten schrijven in uw praktijk. Mogelijk is het adres van patiënt(e) nog niet bijgewerkt. Bijgesloten vindt u een dossieruitdraai op papier. Zelf werken wij met MIRA als HIS en als u dat wilt kunt u ook een EPDOVD van ons ontvangen (i.e. een digitaal dossier) Een korte samenvatting van intolerantie, allergie, recente medicatie en episodeoverzicht is aan deze brief toegevoegd. Met vriendelijke groeten,

5 <PNAAM> <PGEBDAT> <PGESLACHT> <PSTRAATV> <PWOONPLV> <PALLINT> <PCONIND> <GPROF> <GSTOP> <EPISODESDATUM> <JOUSEL>