e-invoice Bridging Activiteitendomein e-invoice Gegevensverwerking Journaling Document-id e-invoicebridging.doc Versie 2.0 Datum november 2008

Transcriptie

1 Activiteitendomein Gegevensverwerking e-invoice Journaling Document-id e-invoicebridging.doc Versie 2.0 Datum november 2008

2 1. Waarom e-invoice Bridging? Motivering 1.1 Internet en boekhouding Het internet is een sociaal gegeven geworden waar je niet meer naast kunt kijken. Het zou onverantwoord zijn om het te negeren. Dit hulpmiddel biedt ons de mogelijkheid om de elektronische contacten tussen de overheden (ministerie van Financiën, Nationale Bank,...) en de boekhouders te verrijken. Het internet biedt tal van mogelijkheden, maar ook deze nieuwe vorm van communicatie is gebonden aan zowel technische als juridische beperkingen. Het verheugt ons dan ook dat het project e-invoice Bridging ontstaan is uit de samenwerking tussen: a) het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten, b) een lid van het Instituut, die wou aantonen dat het realistisch is om de organisatie van het kantoor gelijke tred te laten houden met de technologische ontwikkeling; c) de omzetting in België door Isabel van het project Finvoice ( dat werd ingevoerd en getest door de Finse vereniging van banken, en later geleidelijk uitgevoerd naar Zweden en de overige Scandinavische landen. Naar het zich laat aanzien geeft het project e-invoice Bridging blijk van een vernieuwde wil van het IAB om tegemoet te komen aan de behoeften van de sector en niet blindelings de door de softwarehuizen geleverde oplossingen te volgen. Het IAB bereikt het gros van de Belgische professionele cijferaars. Hun pro-contradebat over e-commerce en de impact ervan op de boekhouding krijgt door dit project nieuwe impulsen.

3 1.2 Een vereenvoudigd relatiemodel tussen e-commerce en de boekhouding De grafische weergave van de opeenvolgende stappen van een commerciële transactie, van offerteaanvraag tot en met de financiële afronding, levert een schema op zoals hieronder weergegeven. De eigenheden van elke branche kunnen leiden tot varianten en de toevoeging van sectorale eigenheden. Toch is deze interactie tussen de partners, koper en verkoper, een breed verspreid model. De boekhoudafdeling is in vrijwel alle etappes op de achtergrond aanwezig. Dat geldt zowel aan de kant van de verkoper (in het boekhoudkundige jargon: de leverancier) als aan die van de koper (in datzelfde jargon: de klant).

4 1.3 De centrale rol van de boekhouding De hierboven beschreven opeenvolging van gebeurtenissen vormt een model, een patroon, dat voor elke sector in meer of mindere mate moet worden aangepast. Zo wordt wat in de aankoopketen een bestelbon is, een transport- of hotelreservatie in de toeristische sector of een ander contracttype in andere branches. In elk geval is iedere in de boekhouding door een of meerdere posten ingeschreven gebeurtenis de weerslag van een feit dat zich al heeft verwezenlijkt of waarvan de realisatie vaststaat. Dat is de centrale rol van de boekhouding als centralisator van de zakelijke processen. De boekingen in de diverse journaals streven immers meerdere doelstellingen na: - in de boekhoudkundige rekeningen de financiële stromen registreren en ordenen die de weerslag zijn van de economische stromen; - de kwaliteit van de boekingen garanderen: waardedatum, bedrag, invoerdatum, evenwicht tussen debet en credit; - de opspoorbaarheid verzekeren van de rechtvaardigingsstukken in de boekhouding en omgekeerd: verwijzing, nummering, indexering van bij de invoer tot bij de archivering; - na de bekrachtiging waken over de onveranderbaarheid en de onomkeerbaarheid van de boekingen; - continuïteit, zodat de boekhouding kan worden gecontroleerd in de hele door de strengste regelgeving opgelegde termijn. Het archiveringssysteem moet dus op elk ogenblik de wedersamenstelling van de boeken mogelijk maken. Dat wil zeggen dat de archivering van de boekingen onafhankelijk moet worden doorgevoerd van met programmatuur, systemen of hardware verbonden formaten. Het door de technische werkgroep Boekhouding en Audit van het UN/CEFACT voorgestelde boekingsmodel ebxml voldoet aan al deze voorwaarden. De basiselementen die dit model uitmaken, werden onlangs goedgekeurd door het technisch ad-hoccomité Quality Assurance 1. Het project e-invoice Bridging rust dus op de beide pijlers van XML: het genormaliseerde formaat van de factuur en het genormaliseerde formaat van de boeking. 1 Accounting Entry januari 2008

5 1.4 De middelpuntvliedende kracht van de boekhouding De boekhouding ligt aan de basis van tal van rapporten en verklaringen, zowel voor intern gebruik als voor buiten de onderneming, zowel vrijwillig als opgelegd door de overheid die instaat voor de inzameling en de controle en/of publicatie van deze gegevens. Denk maar aan de verplichtingen voor de publicatie van de jaarrekening, de sociale en fiscale verplichtingen, enz. De boekhouding ligt aan de basis van de door de buitenwereld waargenomen getrouwheid van de onderneming. De verplichtingen met betrekking tot de aankoop- en verkooptransacties zijn vanzelfsprekend verbonden aan de eventuele facturen en creditnota s. De aftrekbare en verschuldigde btw wordt geboekt in overeenstemming met de op de ontvangen of uitgeschreven facturen geboekte bedragen. Het gebruik van genormaliseerde formaten voor facturen en boekingen ( schema volgens de XML-terminologie) biedt nieuwe controlemogelijkheden en staat bijgevolg garant voor een betere geloofwaardigheid van de boekhoudkundige organisatie binnen de onderneming. 1.5 De sleutelrol van de accountant Tot op vandaag konden enkel de transacties tussen de onderneming en haar externe partners, vooral dan bij de grotere ondernemingen, profijt halen uit de door EDI 2 mogelijk gemaakte productiviteitswinsten. Dat geldt dan nog voor grotere ondernemingen. E-commerce opent nu ook meer mogelijkheden voor kmo s. Zoals voor elk project moet ook de invoering van de elektronische factuur worden voorafgegaan door een precieze afbakening van het toepassingsgebied en definitie van de doelstellingen. Eén van de factoren die bepalend zal zijn voor het welslagen, is de analyse van het proces; de kwantificatie en kwalificatie van alle taken die verband houden met de verwerking van de facturen en de optimalisatie ervan. De accountant krijgt een nieuwe rol toebedeeld. Aangezien het houden van de boeken als dusdanig wordt beperkt tot een loutere inventarisopmaak, moet hij zich openstellen voor de waaier van nieuwe diensten. Hij moet een nieuwe organisatie ontwikkelen, aangepast aan de informatie- en communicatietechnologieën die voortaan voor iedereen bereikbaar zijn. De toekomst is aan de online boekhouding, de algemene beschikbaarheid van cijfergegevens, webservices, audit op afstand. In de kmo wordt de accountant zowel voorschrijver, architect, opdrachtgever, supervisor, controleur als gebruiker van deze organisatie. Hij zal waar nodig een beroep doen op verschillende externe specialisten op juridisch en technisch vlak om een juiste handelwijze te volgen op basis van een doordachte methodologie, opgebouwd uit procespatronen en gebruiksmodellen. De aankoopketen komt perfect in aanmerking om in elke tussenstap de gewenste boekhoudkundige mechanismen in te bouwen. 2 EDI is een acroniem voor Electronic Data Interchange. In het Nederlands: geautomatiseerde gegevensuitwisseling.

6 Het concept van het accounting token, uitgewerkt door de groep Boekhouding en Audit, werd voorgesteld, aangepast en in de elektronische documenten (berichten) opgenomen door verschillende sectorgroepen van UN/CEFACT, met name door de groepen Handel, UNOdocumenten, Bouw, Verzekeringen en Toerisme. 1.6 Het genormaliseerd formaat De nieuwe technologieën die het gevolg zijn van het internet maken nieuwe organisatiemodellen mogelijk. De onderneming, vroeger sterk op zichzelf gericht, is nu communicatief en open. Dat blijkt onder andere uit het feit dat haar tools net als die van haar partners onderling uitwisselbaar zijn, dat verplaatsingen van haar medewerkers en partners kunnen worden vermeden. De Kyoto-doelstellingen komen zo binnen handbereik, de planeet is er dankbaar voor. Concrete voorbeelden? Intranet, extranet, telewerk, groupware, WebLedger, leveranciers van toepassingsdiensten (ASP 3 ) of business services (BSP 4 ). Interoperabiliteit? De interoperabiliteit tussen verschillende platformen of tussen verschillende toepassingen op hetzelfde platform berust op de compatibiliteit van de uitgewisselde gegevens. Wanneer de formaten van verschillende informatiesystemen van elkaar verschillen, moet de ontvanger een interface bouwen om de gegevens van de verzender in overeenstemming te brengen met de eigenschappen van zijn eigen software. Dit geldt ook voor de elektronische facturen die zijn leveranciers hem zenden. Als alle zakenpartners hun facturen zouden verzenden volgens een formaat dat eigen is aan hun eigen facturatiesoftware, zou deze diversiteit de ontvanger van die facturen voor onoverzienbare problemen plaatsen. De business services providers (BSP s) werken deze hinderpaal weg door een basisformaat te voorzien. Dit basisformaat reduceert de aanpassingsproblemen. De business services providers maken hun aanbod nog aantrekkelijker in de mate dat zij hun dienstenpakket kunnen uitbreiden. Het is bij wijze van voorbeeld perfect mogelijk om naast genormaliseerde facturen ook genormaliseerde bestellingen te voorzien. Het is in deze zin dat het project e-invoice Bridging een automatische koppeling mogelijk maakt tussen de aankoopfacturen en een speciaal dagboek e-aankopen. Zoals hierboven beschreven, moet een methodologie die gericht is op de nieuwe samenwerkingsmogelijkheden worden gecombineerd met de invoering van al genormaliseerde en vrij bruikbare formaten voor elektronische documenten. 3 ASP: Application Services Provider 4 BSP: Business Services Provider

7 De organisatie van het optimale gebruik van de ter beschikking staande middelen is een van de hoofdopdrachten van de accountant. 1.7 De elektronische factuur Voorafgaande opmerking: de functie self-billing, die deel uitmaakt van het algemeen concept van de elektronische factuur, wordt in deze tekst niet besproken. Een hoofdstuk over de eigenhandige facturering zal eventueel op een later ogenblijk worden bestudeerd, in het kader van een geschikt pilotproject. Een elektronische factuur is een factuur die van de eerste tot de laatste stap wordt opgesteld, verzonden en behandeld op elektronische wijze, dat wil zeggen van bij de opstelling ervan door de verkoper, zijn medecontractant of een derde die voor zijn rekening optreedt, over de elektronische verzending ervan, tot en met de boekhoudkundige registratie ervan bij de koper. Een gedematerialiseerde factuur is een factuur die wordt opgemaakt op papier, fysisch door de verkoper verzonden, en door de koper wordt gedematerialiseerd, bijvoorbeeld met behulp van een scanner. De facturatieregels die van toepassing zijn in de lidstaten van de Europese Unie werden geharmoniseerd door Richtlijn 2001/115/EG van de Raad van 20 december tot wijziging van Richtlijn 77/388/EEG met het oog op de vereenvoudiging, modernisering en harmonisering van de ter zake van de facturering geldende voorwaarden op het gebied van de belasting over de toegevoegde waarde (PBEG, L 15/24 van 17 januari 2002). In deze richtlijn wordt onder andere gesproken over de elektronische facturatie. De Commissie heeft de bedoeling om ten laatste op 31 december 2008 een verslag op te stellen en een nieuwe reglementering voor te stellen. Deze Europese richtlijn is in alle lidstaten omgezet in nationale wetgeving. De richtlijn preciseert eveneens dat de lidstaten geen enkele andere verplichting of formaliteit kunnen opleggen met betrekking tot het gebruik van een systeem van verzending van facturen op elektronische wijze. In België is deze richtlijn ingevoerd met de wet van 28 januari 2004 tot wijziging van het wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde (Belgisch Staatsblad van 10/02/2004) 6 en het KB nr. 1 die de voorwaarden voor de opstelling, het gebruik, de aanvaarding en de archivering van de elektronische factuur voorschrijven. Tot de technische en beveiligingscriteria van de elektronische factuur horen onder andere de authenticiteit, de nietafwijzing, en de integriteit. Zo de factuur aan deze criteria beantwoordt, geldt zij zowel op fiscaal als op boekhoudkundig vlak als een volwaardige originele factuur. 5 NL versie nodig of UK 6

8 Het concept van de elektronische factuur, ook al is dat dan al technisch perfect, is evenwel tot mislukken gedoemd indien: 1. het aantal verschillende formaten bij de uitgifte of de ontvangst leidt tot hogere kosten dan die voor een papieren factuur; 2. de integratie in een boekhoudsoftware gebonden is aan een licentiegebonden interface; 3. de opname in een software of een archivering- en wedersamenstellingssysteem de volledige herbruikbaarheid door een andere software of een ander exploitatiesysteem niet kan garanderen. Het voordeel van het gebruik van een uniek formaat, indien mogelijk in overeenstemming met een internationale standaard, is duidelijk. In Europa worden elk jaar twintig miljard facturen uitgeschreven. De gemiddelde manipulatiekost van een papieren factuur (sortering, registratie, opstelling, archivering,...) bedraagt 15 euro voor de uitschrijver/verkoper en 8 euro voor de ontvanger/koper. Verschillende Europese vergelijkende studies tussen de kosten van een papieren factuur en haar elektronische tegenhanger, geven aan dat een papieren factuur 3,5 tot 4 keer duurder is dan een elektronische factuur. Tot de voordelen van de elektronische factuur horen onder andere: de snelle verzending; de efficiënte behandeling van de facturen en eventuele geschillen; de significante vermindering van het aantal geschillen, zoals blijkt uit de met de EDI opgedane ervaringen; de automatische opname van de posten van de factuur in de boekhouding; de verkleining van de papierberg; de verlaging van de archiveringskosten; de vermijding van kosten voor verzending en manipulatie van de papieren facturen (enveloppen, postzegels,...); de verzekering van de echtheid en de integriteit van de facturen; de beschikbaarheid van hulpmiddelen voor de systematische doorvoering van controles; de makkelijkere opvolging van de facturen (ontvangst, goedkeuring, voorbereiding en uitvoering van de betaling); de snellere afstemmingen van de rekeningen. 1.8 Normalisatie en webservices Webservices kunnen worden beschouwd als een tussenstap in de richting van nieuwe belangrijke commerciële ontwikkelingen. Op het vlak van de boekhouding opent de combinatie webservices-normalisatie tal van mogelijkheden om eens en voor altijd komaf te

9 maken met de discrepanties tussen verschillende softwaresystemen. Tegelijk treedt het contact tussen de accountant en zijn klanten een nieuw tijdperk binnen. Denken wij bij wijze van voorbeeld aan het WebLedger, een soort grootboek in cyberspace, aan teleconferenties via een software zoals het tot Google behorende Skype, en aan het simultaan documentenbeheer via sites als Webex.com. De onbeperkte beschikbaarheid van de rekeningen van de ondernemingen is nu al realiteit. Zij kunnen 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 worden geraadpleegd, waar ook ter wereld, wanneer ook tijdens de dag of de nacht, en door alle bevoegde personen. De bedrijfsleiders zullen dan ook van hun accountants accurate rekeningen eisen: nauwkeurig en zo goed als steeds in real time geüpdatet. De contacten tussen ondernemingshoofden en hun boekhoudexperts zullen zich toespitsen op meer diepgaande onderwerpen dan de toewijzing aan grootboekrekeningen, btw-problemen of de maandbalans. Het aantal contacten zal groeien, de duur ervan afnemen. Verplaatsingen worden duurder en moeten dus plaats maken voor televergaderingen en zelfs telewerk van bepaalde medewerkers. En dan hebben we het nog niet gehad over de aarzelend ingevoerde maar ruim potentieel inhoudende webcasts en andere op stapel staande innovaties... Het genormaliseerde minimale boekhoudplan is een Belgische norm, IFRS een internationale norm die net als de Engelse taal internationaal uitgroeit tot dé standaard. Om het genormaliseerde boekhoudplan te gebruiken of om het IFRS-model te gebruiken voor je financiële reporting is geen vergoeding vereist. Je betaalt toch ook geen auteursrechten aan een of andere instelling in Oxford omdat je Engels spreekt, of aan Van Dale omdat je je moedertaal correct schrijft? Wikipedia beschrijft een norm als een procedure of een maat waarvan een groep mensen met elkaar heeft afgesproken dat ze hem zullen gebruiken. Een norm duidt een geheel van eigenschappen aan voor een voorwerp, een wezen al dan niet virtueel. Al wat aan de norm beantwoordt, wordt als normaal beschouwd, anders is het abnormaal. Deze uitdrukkingen kunnen, maar moeten niet per se, een waardeoordeel inhouden. Normen en standaarden mogen niet door elkaar worden gehaald. In het Engels wordt voor beide begrippen het woord standard gebruikt, en verschillende vertalingen leiden tot verwarring. Anders dan een product dat beantwoordt aan een bepaalde norm, impliceert het gebruik van het woord standaardproduct niet dat alle interfaces ervan gekend zijn. Om in overeenstemming te zijn met een norm is dat wel het geval. Je spreekt dan over interoperabiliteit. (De cursieve tekst is de vertaling van het Franse Wikipedia-artikel.) Het is precies deze interoperabiliteit die zal worden gevraagd van het project e-invoice Bridging. Interoperabiliteit is het sleutelbegrip dat de inventarisatie van de specificaties van de noden van de boekhoudbranche zal overheersen. De norm ebxml 7 bestaat uit een aantal 7 ebxml is de Engelse afkorting van Electronic Business using extensible Markup Language, e-commerce met gebruik van XML, en vloeit voort uit de specificaties gebaseerd op de XML-taal die kan worden gebruikt voor de elektronische handel. Het is daarbij de doelstelling om een internationale open infrastructuur te leveren op

10 berichten waarvan de professionele inhoud is genormaliseerd, geschreven in de XML-taal 8, en met het oog op het algemene gebruik ervan ter beschikking gesteld in een repertorium. De norm ebxml is het tastbare resultaat van een gemeenschappelijk initiatief van OASIS 9 en UN/CEFACT 10, en overgenomen als technische specificatie ISO/TS Tegelijk verschijnen in de financiële wereld verschillende andere, soms opgelegde, normen of standaarden. Van dichtbij of van ver hebben zij een uitwerking op het dagdagelijkse werk van de boekhouder. Dat geldt met name voor de SEPA-norm 11, de norm ISO , of voor XBRL 13 in het proces van de inzameling van financiële overzichten. In het kader van het project e-invoice Bridging heeft een studie van de huidige toestand geleerd dat er al een beduidende verscheidenheid aan projecten voor de elektronische facturatie bestaat. De normalisering van de facturen met een Belgisch sausje blijkt al problematisch. De boekhoudwereld zal dan ook worden geconfronteerd met diverse formaten, die min of meer automatisch zullen worden verbonden met de journaals. De invoerprogramma s zullen daarom in staat moeten zijn om de gegevens van de verschillende formaten van elektronische facturen om te zetten in het formaat van de eigen bestanden. Andere mogelijkheid: de BSP levert op hetzelfde ogenblik het document in een genormaliseerd formaat. 1.9 De netelige kwestie van het origineel van een elektronische factuur Eerste vaststelling: de kopers die daarvoor over de nodige middelen beschikken, leggen hun leveranciers in een welomlijnd samenwerkingsprotocol zeer strikte regels op. Elke inbreuk daarop leidt tot de onmiddellijke weigering van de factuur. basis van XML, om op interoperabele wijze elektronisch zakelijke berichten uit te wisselen. Zie 8 extended Markup Language 9 OASIS: Organization for the Advancement of Structured Information Standards, een internationaal consortium voor de normalisering en de standaardisering van open bestandsformaten. OASIS is één van de handvol door de ISO toegelaten organisaties voor het voorstellen van standaarden volgens de fast track - (versnelde) procedure, waardoor wordt vermeden dan een technisch comité van ISO het werk van OASIS zou moeten overdoen UN/CEFACT: United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business, een werkgroep van de Economische Commissie van de Verenigde Naties voor Europa die de uitvoering moet voorstellen van elk middel gericht op de vergemakkelijking van de e-commerce, met name door het voorstellen van genormaliseerde elektronische documenten in het ebxml-formaat SEPA: Single Euro Payments Area ofwel gemeenschappelijke eurobetalingsruimte, een Europees project dat vanaf 2008 een interne markt moet invoeren voor de betalingsdiensten. 12 Norm, ontwikkeld door de Internationale Organisatie voor Normalisatie, gericht op de uitwerking van een universeel berichtenschema voor de financiële sector (banken). 13 XBRL: extended Business Reporting Language, standaard ontwikkeld door het consortium XBRL Int l voor de overdracht van financiële overzichten volgens de specificaties van de metataal met dezelfde naam, ontwikkeld in XML.

11 Dat kan problemen veroorzaken voor de administratieve, informaticatechnische en boekhoudkundige organisatie van de partners Het ondertekend origineel De belangrijkste voorwaarde waaraan de elektronische factuur moet voldoen, is dat de verkoper de factuur moet ondertekenen om er zo de authenticiteit en de integriteit van te garanderen. Het origineel van de factuur mag dus door de koper niet worden veranderd en evenmin worden aangevuld met informatie voor het aankoopdagboek. Er bestaan nog andere regels die evenwel geen betrekking hebben op de vraag die ons hier bezighoudt Fiscaliteit De boekhoudkundige uitsplitsing van de aankopen maakt een onderscheid tussen kosten en investeringen, en de fiscale gevolgen qua aftrekbaarheid en afschrijving. Op dezelfde wijze is de uitsplitsing van de bedragen voor de btw-aangiftes en voor Intracom en Intrastat vereist om de nodige financiële overzichten te kunnen opstellen en controleren De boekhoudkundige doctrine De boekhoudkundige doctrine vereist dat de aankoopfactuur de volgende gegevens vermeldt: - een chronologisch nummer op basis van het tijdstip van ontvangst; - de datum waarop de factuur door de koper is ontvangen; - een inputraster dat de te debiteren en crediteren bedragen bevat, evenals de rekeningen waarop moet worden geboekt; - de verdeling tussen de aftrekbare en de niet-aftrekbare bedragen in overeenstemming met de periodieke btw-aangifte Controleerbaarheid Bij auditcontroles moet bovendien kunnen worden nagegaan of: - de volgorde van de in een aankoopdagboek opgenomen facturen ononderbroken is; - alle ontvangen facturen wel degelijk werden geboekt; - omgekeerd, of elke op een rekening geboekte factuur wel degelijk is gebaseerd op een factuur uit het aankoopdagboek Onverenigbaarheden Een boekhoudsoftware wordt bijgevolg geconfronteerd met een verplichting en tegelijk met het tegenovergestelde ervan. Enerzijds moet de mogelijkheid bestaan om alle hiervoor beschreven vermeldingen aan te brengen op de factuur, maar anderzijds mag de originele factuur niet worden gewijzigd. De gegevens met betrekking tot de boekhouding en de in het verlengde ervan liggende verplichtingen zoals btw, Intracom en Intrastat, kunnen, indien gekend door de verkoper, worden opgenomen in het document van de elektronische factuur door de overeenkomstige zones in te vullen. Toch blijft het onmogelijk om de vroeger met een stempel aangebrachte gegevens op te nemen: het nummer van de factuur in het aankoopdagboek e-invoices en de datum waarop de factuur door de koper is ontvangen.

12 1.9.6 Door de business services provider (BSP) genummerde factuur Deze oplossingspiste, die op een bepaald ogenblik door de werkgroep e-invoice Bridging werd overwogen, werd intussen weer verlaten. Ook op deze wijze zou het immers niet mogelijk zijn om de datum van de ontvangst van de factuur door de koper te vermelden Kopie van de factuur Papieren kopie van de elektronische factuur In tegenstelling tot de letter van de wetgeving en tegen de geest van de boekhoudkundige doctrine in, maakt een oplossing waarbij zou worden gewerkt met een papieren kopie van de factuur met de aanhechting van een post-it waarop de door de doctrine vereiste vermeldingen en de fiscale uitsplitsingen zouden worden vermeld, weinig kans. Nochtans is dit precies wat dreigt bij de kleinere bedrijven die onmogelijk het hoofd kunnen bieden aan de veelheid van factuurformaten Werkkopie (zonder handtekening) van het bestand van de elektronische factuur Door een dusdanige oplossing zou het document kunnen worden aangevuld met de elementen die vereist zijn voor de registratie (ingangsnummer, datum), de btw-gegevens, en de toewijzing aan de boekhoudkundige rekeningen. De werkkopie zou alle overige elementen van de originele factuur onveranderd laten. Afgewacht moet nog worden of de uitdrukking kopie voor de fiscale overheid geen onoverkomelijk obstakel zou betekenen Ingangslogboek Deze oplossing bestaat in de uitwerking van een schakel tussen het bestand van de elektronische factuur en de boeking. Het ingangslogboek is een sequentieel geïndexeerde registratie die een uniek nummer toekent aan elke ontvangen elektronische factuur. Dit sequentieel nummer verwijst enerzijds naar het origineel bestand via de naam van het bestand en eventueel zijn URL of locatie wanneer dit bestand niet bij de onderneming zelf is opgeslagen. Het verwijst voorts naar de boeking zelf, via het lognummer dat bij de ontvangst (beter: de goedkeuring) van de factuur werd toegekend. De registratie in het logboek kan nog andere gegevens bevatten, met name die van het inputraster: de debet- en creditrekeningen waarop moet worden geboekt en de fiscale elementen, zo die niet voorkomen op het originele document.

13 1.9.9 Genormaliseerde aankoopboeking De werkgroep e-invoice Bridging erkent de toegevoegde waarde van het model van de genormaliseerde boeking. Hij is van oordeel dat elke verzending van een elektronische factuur door een verkoper best wordt vergezeld door het voorstel van aankoopboeking, opgesteld in overeenstemming met het genormaliseerde formaat dat in maart 2008 werd goedgekeurd door UN/CEFACT 14, de normalisatie-instelling van de Verenigde Naties. Als de koper de verschillende te gebruiken boekhoudrekeningen niet heeft meegedeeld, zal de uitschrijver van de factuur een gebruikelijk alarmbericht inbouwen. Uitgaande van dit alarmbericht kan de boekhoudsoftware de boeking aanvullen met de geschikte rekeningen. Voorbeeld: leverancier vervangt het onbekende nummer van de leveranciersrekening, aankoop komt in de plaats van de kosten- of balansrekening, btw staat voor het btwbedrag als totaal, of uit te splitsen in aftrekbaar en niet-aftrekbaar gedeelte. Zo tekent zich een oplossing af die iedereen moet kunnen tevredenstellen: de fiscale overheid, omdat de factuur als boekhoudstuk een ondertekend origineel is dat verwijst naar een uniek sequentieel nummer dat is geregistreerd in het logboek; de boekhoudkundige doctrine, omdat de vereiste vermeldingen door de registratie in het logboek de factuur koppelen aan de overeenkomstige boeking; de btw-administratie, omdat de datum van ontvangst van de factuur staat vermeld in het logboek; de leveranciers, die een eigen factuurformaat wensen te behouden; de producenten van facturatiesoftware, die door de toevoeging van een genormaliseerd bericht aan de boeking een eenvoudige koppeling leggen met elk boekhoudsysteem; de producenten van boekhoudsoftware, die dankzij één enkele genormaliseerde interface vermijden aanpassingen te moeten aanbrengen voor alle bestaande factuurmodellen; 14 UN/CEFACT: United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business, een werkgroep van de Economische Commissie van de Verenigde Naties voor Europa die de uitvoering moet voorstellen van elk middel gericht op de vergemakkelijking van de e-commerce, met name door het voorstellen van genormaliseerde elektronische documenten.

14 de business services providers (BSP) zoals Isabel, die een werkelijke toegevoegde waarde leveren bij de registratieprocedure in de boekhouding; last but not least de interne en externe auditors en overige controleurs, aan wie de te allen tijde controleerbare zekerheid wordt geboden dat elke ontvangen factuur is opgenomen in de boekhouding, en omgekeerd dat elke factuur in de boekhouding de weerspiegeling is van het onveranderbare originele rechtvaardigingsstuk.

15 2. Werkhypothese Goedkeuring gemeenschappelijk IEC-project e-invoice Bridging. Een of meerdere kantoren worden uitgenodigd. De softwareproducenten die dat wensen, worden uitgenodigd om deel te nemen aan het pilotproject. Isabel past het project Finvoice zoveel mogelijk aan de noden van de kantoren aan. De proof of concept wordt geconcentreerd op de noden van de sector en is onmiddellijk bruikbaar voor de accountants in de ondernemingen. 2.1 Medewerkers Alain Bernard Nicolas Corluy Olivier de Bonhome Jean-Marie Hillewaere Robert Lemense Christian Luyten 2.2 Waarnemers geen 2.3 Hoofduitgever Micheline Claes Olivier de Bonhome

16 3. Omvang van het project Het project e-invoice Bridging behandelt de opstelling van elektronische facturen voor de prestaties van een accountantskantoor, de verzending van deze facturen via de dienst Zoomit van de business services provider Isabel, de ontvangst ervan door de klanten, en de registratie van deze facturen. Het vestigt de aandacht op de rol van de accountant: aan verkoperszijde wanneer hij zijn honoraria in rekening brengt, en aan koperszijde wanneer hij zelf de taak op zich neemt om de door zijn klant ontvangen te facturen te registreren in het aankoopdagboek. De door de accountant in rekening gefactureerde prestaties, ingevoerd voor rekening van de klant, zullen hem in een volgende honorariumnota worden aangerekend. Dit soort perpetuum mobile dat beide partijen geld kost, kan tot nul worden teruggebracht dankzij de elektronische facturatie verbonden met de overeenkomstige automatische schrijfbewerking. Illustratie van de werklast: Een boekhoudkantoor van gemiddelde omvang stuurt maandelijks gemiddeld 300 tot 600 honorariumnota s naar zijn klanten. Zijn secretariaatsdiensten staan elke maand in voor de manuele verwerking van deze zeshonderd facturen. In de gevallen dat de facturatie niet geïntegreerd is in het interne boekhoudsysteem, voert de boekhouder de zeshonderd verkoopfacturen in in de boekhouding van het kantoor. Van zijn kant ontvangt elke klant zijn factuur van het boekhoudkantoor. De klant moet manueel de ontvangst, de controle en de betaling van de factuur verzorgen. In de loop van de volgende maand brengt elk van deze zeshonderd klanten zijn aankoopfactoren binnen bij het boekhoudkantoor. Bij die facturen: de zeshonderd door het kantoor zelf uitgeschreven honorariumnota s. Zij worden behandeld door de medewerkers van het boekhoudkantoor om te worden opgenomen in de respectieve boekhoudingen van de klanten. Naast de kosten voor de manipulatie voor zowel klant als kantoor, en voor drukken, frankering en verzending, worden in dit voorbeeld zowat 2400 boekingen per maand uitgevoerd, dat zijn er op jaarbasis: 600 verkoopfacturen per maand 600 aankoopfacturen per maand 600 ontvangen betalingen per maand 600 uitgevoerde betalingen per maand. Tussen de procedures voor de registratie van de verkopen bij het boekhoudkantoor en van de aankopen bij de klant, en tussen de procedures van de uitgevoerde betalingen door de klant en van de ontvangen betalingen door het kantoor, bestaat een duidelijke symmetrie. In

17 combinatie met de nieuwe informatie- en communicatietechnologieën openen zich hier voor beide partijen interessante mogelijkheden om de administratieve lasten te verlichten. Deze theorie maakte indruk op zowel het uitvoerend comité van het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten als het onmisbare pilotproject. Eind 2007 richtte het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten de werkgroep E-Invoice Bridging op in samenwerking met de maatschappij Isabel. De werkgroep kreeg de opdracht om een pilotproject te starten voor het gebruik van de elektronische factuur door de boekhoudkundige sector, en voor de automatische integratie van deze factuur in het aankoopdagboek van de boekhouding bij de koper en in het verkoopdagboek van de boekhouding bij de verkoper. Het pilotproject kan later eventueel worden uitgebreid tot op het ogenblik van de boeking van de betaling met inbegrip van het bericht remittance advice, dat wil zeggen de kennisgeving dat de betalingsopdracht aan de bank werd overgemaakt waarbij in de hele procedure gebruik wordt gemaakt van de genormaliseerde boekingen. 3.1 Implementering Ter herinnering: het weerhouden scenario heeft de bedoeling om de honorariumnota aan de klant te verzenden samen met de genormaliseerde boeking voor het aankoopdagboek elektronische aankoopfacturen. Om de business service provider de mogelijkheid te bieden om de volledige aankoopboeking op te maken op basis van het bericht van de elektronische factuur, bovenop de traditionele vermeldingen van elke factuur, moet dit bericht de rekeningnummers bevatten waarop moet worden geboekt plus de aanwijzingen voor de btw-ventilaties door de koper.

18 4. De noden van de sector 4.1 Professionele omgeving Spelers Spelers samenvatting Koper Application Services Provider (ASP) (leverancier van toepassingsdiensten) Factor Bank Business Services Provider (leverancier van business services) Boekhouder, accountant Webservices Externe archivering Boekhoudsysteem Facturatiesysteem (Verkoper) Verkoper In deze context is de koper een klant die het beheer van zijn boekhouding heeft toevertrouwd aan een accountantskantoor. Dit is de onderneming die belast is met het beheer van de berichten e-invoice et Accounting Entry tussen de partners, evenals van de alarmberichten die daarmee zijn verbonden. Niet van toepassing in deze context. Komt niet tussen in de door deze toepassing beoogde stappen. De banken van verkoper en koper zijn belangrijke spelers in de fase van de betaling van de factuur. Onderneming die de Application Services Provider aanvult. Is belast met de registratie van de aankoopfacturen in de boekhouding van de koper; staat tevens in voor registratie van de verkoopfacturen in de boekhouding van het accountantskantoor. Archiveert de elektronische facturen in overeenstemming met de geldende wetgeving. Niet van toepassing in deze context. Koper en verkoper staan allebei zelf in voor de archivering om hun wettelijke verplichtingen na te komen. Informatiesysteem belast met de opstelling van de jaarrekening van een unit. Software die de factuur opmaakt in overeenstemming met het formaat XML Finvoice. In deze context is de verkoper het kantoor dat voor rekening van zijn klanten (hier: kopers) de boekhouding beheert.

19 4.2 Gezichtshoek van het vakgebied Om de gegevensinvoer te vereenvoudigen, wordt het dagboek in het algemeen opgesplitst in hulpdagboeken, zoals vereist door de organisatie van een boekhoudsysteem. In overeenstemming met de boekhoudprincipes bestaat een aankoopboeking uit een aantal posten. Vanzelfsprekend moet het totaal van de debetposten gelijk zijn aan het totaal van de creditposten. Elk boekingspost wordt geboekt op het debet of het credit van de rekeningen die zijn vermeld in het boekhoudplan van de onderneming. Beroepsactiviteit Registratie Actie Identificatie hulpdagboek Identificatienummer van de rekening Verkopen Aankopen Financieel, bank, kas Diverse, bijv. lonen, afschrijvingen, enz. moet bestaan moet bestaan moet bestaan moet bestaan moet bestaan moet bestaan moet bestaan moet bestaan Model van het vakgebied Elektronische factuur Vakgebied De accountant, dienstenverstrekker, factureert regelmatig zijn diensten aan Beschrijving zijn klanten. In het kader van de opstelling van de boekhouding voor zijn klant boekt de accountant de aankoopfacturen. Daaronder bevinden zich ook de facturen die hij zelf heeft uitgeschreven. Hij weet precies op welke rekeningen de factuur moet worden geboekt. Waarom zou hij die rekeningnummers dan niet automatisch zelf vermelden op het ogenblik dat hij de (papieren of elektronische) factuur opstelt? De accounting token, ontwikkeld binnen de werkgroep TBG12 (Accounting & Audit) van UN/CEFACT, werd met het oog daarop voorzien en werd toegevoegd. De combinatie van de elementen van de elektronische factuur met de accounting token biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van de eveneens door de werkgroep TBG12 UN/CEFACT genormaliseerde boeking. Boekhouding Industrie / diensten De problematiek van de elektronische factuur kan eveneens worden bekeken vanuit de invalshoek van de opberging ervan. In het systeem van de klassieke papieren factuur bergt het administratief personeel van de aankoopdienst de facturen op in een ordner te betalen

20 facturen. De thesaurie voert dan de betaling van de factuur uit (na goedkeuring van de daartoe gevolmachtigde persoon). Zij bergt de factuur op in een ordner betaalde facturen. De accountant is dan verantwoordelijk voor de uitvoering van de boekingen van de facturen in deze ordner. Zij worden genummerd en overgebracht naar de ordner met de geboekte facturen. De elektronische factuur wordt op soortgelijke wijze opgeslagen. Zodra de webservice de factuur ontvangt, slaat zij ze op in een map ontvangen facturen. Als de ontvanger van de factuur het document op zijn scherm raadpleegt, wordt de factuur overgeplaatst naar een map gelezen facturen. De gevolmachtigde keurt de factuur dan goed, waarna ze wordt getransfereerd naar een map aanvaarde facturen. In geval van weigering of betwisting biedt de procedure de mogelijkheid om de betrokken factuur over te brengen naar een map met geweigerde of betwiste facturen. Als de thesaurie de factuur betaalt, komt zij terecht in een map facturen in betaling. De accountant analyseert vervolgens de facturen in de map aanvaarde facturen en facturen in betaling, om ze te behandelen in de boekhouding. De facturen bevinden zich daarna in de map geboekte aankoopfacturen. Deze facturen, die klaar zijn om te worden geboekt, krijgen een nummer dat overeenkomt met het boekingsnummer in het dagboek van de elektronische aankoopfacturen. Zij komen dan terecht in de boekhoudkundige rekeningen.

21 4.2.1 Gezichtshoek van de noden van het vak Samenvatting van de grafieken gebruiksmodellen De verkoper, in dit geval het accountantskantoor, schrijft een factuur uit volgens het 1. Door de verkoper uitgeschreven factuur formaat XML Finvoice. De verkoper geeft dit XML-bericht door aan de BSP. De BSP stelt een PDF-factuur op in overeenstemming met het schema XML Finvoice. De BSP stelt op hetzelfde ogenblik een bericht op voor een aankoopboeking op basis van de 2. Ontvangstbevestiging van de factuur bij elementen van Finvoice. De drie berichten de koper worden ter beschikking gesteld van de webservicesverstrekker met een statuut ontvangen factuur. De BSP bevestigt de ontvangst van de factuur bij de koper. Na de ontvangst van de kennisgeving ontvangen factuur van de BSP bekijkt de koper de factuur van de verkoper (ongetwijfeld in PDF-formaat). Op basis van de elementen van de factuur beschikt de koper over de mogelijkheid om de factuur te accepteren, ze te weigeren of te betwisten in overeenstemming met een met de 3. De koper betwist of weigert de factuur verkoper overeengekomen procedure. De kennisgeving van de betwisting of de weigering wordt gegeven door de koper aan de BSP en aan de verkoper. De BSP kent een statuut toe dat in overeenstemming is met de door de koper gedane kennisgeving. De BSP brengt de verkoper op de hoogte van de aanpassing van het statuut van de factuur. Als de koper de factuur goedkeurt, geeft hij de goedgekeurde factuur een volgnummer voor de 4. De koper keurt de factuur goed map elektronische aankoopfacturen en geeft hij de verwijsadressen aan naar het document en de plaats waar het is opgeslagen.

22 5. De accountant werkt de rekeningen bij De goedgekeurde elektronische facturen worden geregistreerd in een speciaal dagboek elektronische aankoopfacturen en geboekt. De interfaceprocedure met de boekhoudsoftware voorziet in een automatische invoer en in een uitzonderlijke mogelijkheid tot manuele invoer. Symmetrie tussen verkoopfactuur en aankoopfactuur Deze grafiek geeft de algemene procedure weer voor de activiteiten, verbonden met de (papieren) verkoopfactuur aan de kant van de verkoper en de aankoopfactuur aan de kant van de koper.

23 Deze grafiek geeft de algemene procedure weer voor de activiteiten, verbonden met de elektronische verkoopfactuur aan de kant van de verkoper en van de registratie van de aankoop aan de kant van de koper. Zij toont eveneens dat in geval van de outsourcing van de opmaak van de verkoopfacturen (flux 1 bis), de genormaliseerde boeking de mogelijkheid biedt om bij de verkoper dezelfde invoerautomatismen te volgen.

24 4.2.2 Ander aspect van de interoperabiliteit, de groei van de boekhouding Het gebruik van de genormaliseerde boeking in combinatie met de elektronische factuur biedt een koper dus de mogelijkheid om de facturen van zijn verkoper(s) automatisch in zijn boekhouding te coderen. Maar bovendien stelt zij een verkoper in de mogelijkheid om zijn eigen verkoopfacturen automatisch over te dragen naar zijn boekhouding. Het komt inderdaad al te dikwijls voor dat een facturatiesoftware (ERP-systeem) niet kan communiceren met de boekhoudsoftware van dezelfde onderneming... De softwareproducenten zijn niet altijd voldoende gemotiveerd om ervoor te zorgen dat de gegevens uit hun ERP-systeem direct kunnen worden geëxporteerd naar een boekhoudsoftware van een van hun concurrenten. Met de normalisering van een boeking, verbonden aan een elektronische factuur, wordt eveneens de overdraagbaarheid gewaarborgd van de verkoopfacturen tussen een ERP-systeem dat een elektronische factuur kan opstellen, en een boekhoudsoftware die een genormaliseerde boeking kan opnemen. Er moet bijgevolg niet meer worden gezorgd voor een coördinatie tussen de producenten van ERP-systemen en die van boekhoudsoftware. Deze toepassing is eveneens interessant voor de verkoper die geen ERP-systeem heeft en die het beheer van zijn boekhouding uitbesteedt aan een boekhoudkantoor. Dankzij de elektronische factuur kan deze toepassing haar eigen verkoopfacturen samen met de boekingen zenden naar het kantoor, dat deze kan opnemen in de boekhouding van de klant. Beide afgeleide functionaliteiten zijn in de praktijk belangrijk. De elektronische factuur fungeert bijgevolg als een garantie voor de interoperabiliteit tussen de programma s voor commercieel beheer en de boekhoudprogramma s, ook binnen eenzelfde onderneming.

25 4.3 De diensten van de business service provider Kennisgeving ontvangen factuur Naam van de professionele procedure Identificatie Spelers Beschrijving Voorafgaande voorwaarde Post-conditions Scenario Opmerkingen Kennisgeving van de BSP aan de koper van de ontvangst van een factuur BSP, koper, webservice opslag / archivering facturen De BSP meldt de koper een ontvangstbevestiging van de factuur De BSP heeft een factuur van de verkoper gekregen, bestemd voor de koper. De koper stuurt de BSP een ontvangstbevestiging. Nadat de BSP de facturatiegegevens van de verkoper heeft gekregen, converteert hij de factuur naar het PDF-formaat dat overeenkomt met de elektronische XML-factuur en voegt daar de boodschap aankoopboeking bij in genormaliseerd XML-formaat. De BSP meldt de koper dat dit uit drie elementen bestaand geheel tot zijn beschikking staat.

26 4.4 Opbouw van de professionele procedure Uit het hierboven gedefinieerde gebruiksmodel zijn de volgende elementen (objecten) gebleken, op te nemen in alle stappen van het proces. Objecten die deel uitmaken van de gebruiksmodellen (Use Case Summary) Ontvangstbevestiging Overgemaakt door de koper aan de BSP als antwoord op de kennisgeving Factuur ontvangen Goedkeuring factuur Interne procedure koper Gegevens XML elektronische factuur/facturen Zie productiedossier Finvoice Gegevens factuur Mapping tussen facturatiesoftware en Finvoice Aankoopboeking Voor de boekhouding bij de koper Verkoopboeking Voor de boekhouding bij de verkoper Finvoice Factuur Finvoice in XML-formaat Logboek dagboek e-aankopen Procedure van sequentiële registratie van de aankoopfactuur Kennisgeving betwisting / weigering Alarmbericht van de koper aan de BSP en de verkoper Factuur goedgekeurd Alarmbericht van de koper aan de BSP en de verkoper Factuur betwist / geweigerd Alarmbericht van de koper aan de BSP en de verkoper Elektronische factuur / facturen Alarmbericht van de koper aan de BSP en de verkoper Factuur ontvangen Alarmbericht van de BSP aan de koper Factuur geweigerd Alarmbericht van de koper aan de BSP en de verkoper PDF-factuur PDF-formaat opgesteld door de BSP op basis van het bericht Finvoice en door de BSP ondertekend XML-factuur Facturen Finvoice in XML-formaat Boekhouding koper Rol koper Boekhouding kantoor Rol verkoper Boekhouding dossier klant Rol van de accountant bij zijn klant Bericht aankoopboeking Boeking in genormaliseerd formaat Bericht XML aankoopboeking Boeking in genormaliseerd formaat Kennisgeving Overgemaakte informatie Procedure betwisting Procedure overeengekomen tussen koper en verkoper Procedure van omzetting van de elektronische factuur Vertaling formaat in een aankoopfactuur volgens het interne formaat van de boekhoudsoftware die de jaarrekening opstelt Bekrachtiging boeking dagboek e- aankopen Actie rol accountant

27 4.4.1 Gecombineerd proces van de uitgifte van de factuur door de verkoper Beschrijving van het gebruiksmodel Professionele procedure Identificatie Spelers Beschrijving Voorafgaande voorwaarde Postconditions Uitgifte elektronische factuur Uitgifte XML-factuur Verkoper, BSP, webservice, koper De verkoper stelt de factuur op in overeenstemming met het door de BSP voorziene formaat, in dit geval Finvoice. Er bestaat een contract van dienstverlening tussen de verkoper en de BSP. De koper heeft ermee ingestemd om de facturen van de verkoper te ontvangen in de vorm van een elektronisch bericht volgens het met de business service provider overeengekomen formaat. De BSP controleert eventueel of het btw-nr. van de verkoper een actief nummer is, op voorwaarde dat deze controle door de bevoegde overheid mogelijk wordt gemaakt. De verkoper is op de hoogte van de nummers van de rekeningen waarop de koper zijn aankoop zal boeken. De koper aanvaardt ten volle zijn rol in de scenario s

28 Scenario De facturatiesoftware van de verkoper stelt de factuur op in overeenstemming met het formaat van het XML-bericht van de BSP. De XML-factuur wordt naar de BSP gezonden. De BSP converteert de XML-factuur in PDF-formaat. De BSP ondertekent het PDF-bestand. De BSP converteert de XML-factuur in een genormaliseerde XML-boeking aankoopfactuur en gebruikt daarbij de rekeningen vermeld in het factuurbericht. De BSP levert de XML-berichten factuur en aankoopboeking, evenals de ondertekende PDF-factuur, af bij de webservice belast met de bewaring ervan. De BSP verwittigt de koper ervan dat een factuur ter beschikking staat in zijn postvak goed te keuren facturen bij de webservice.

29 4.4.2 De business service provider Beschrijving van het gebruiksmodel Naam van de professionele procedure Identificatie Spelers Beschrijving Voorafgaande voorwaarde Post-conditions Scenario Opmerkingen Kennisgeving van de BSP aan de koper van de ontvangst van een factuur. BSP, koper, webservice opslag / archivering facturen. De BSP verwittigt de koper van een ontvangstbevestiging van de factuur. De BSP heeft van de verkoper een voor de koper bedoelde factuur ontvangen. Nadat hij de facturatiegegevens heeft gekregen van de verkoper, stelt de BSP een elektronische factuur op (XML-formaat), een PDF-bestand dat beantwoordt aan het beeld van de elektronische factuur om het bestand elektronische XML-factuur om te zetten in een voor de koper leesbaar beeld, en een bericht aankoopboeking in standaard-xml-formaat. De BSP meldt de koper dat dit uit drie elementen bestaand geheel tot zijn beschikking staat.

30 4.4.3 De koper betwist of weigert de factuur Twee verschillende gevallen: a) betwist wil zeggen: nummering en boeking met manuele aanpassingen in afwachting; b) weigering: de factuur heeft nooit bestaan.

31 Beschrijving van het gebruiksmodel Naam van de professionele procedure Identificatie Spelers Beschrijving Voorafgaande voorwaarde Postconditions Scenario Opmerkingen Betwisting van de factuur door de koper Betwisting of verwerping Koper, BSP, verkoper De koper betwist of verwerpt de factuur. De facturen a) bevat fouten, of b) is zonder voorwerp. a) De koper registreert de factuur in zijn boekhouding op hetzelfde ogenblik als een te ontvangen creditnota; b) De koper brengt onmiddellijk de BSP en de verkoper op de hoogte van het verwerpen van de factuur. De BSP brengt op zijn beurt de verkoper op de hoogte, die na controle de BSP zijn akkoord geeft om ze verworpen factuur te vernietigen. De BSP haalt deze factuur uit het circuit van de bewaarde documenten. De verkoper stelt een interne creditnota op om deze factuur in zijn boekhouding te annuleren. De koper controleert de factuur en stelt redenen vast om de factuur te betwisten of te verwerpen. Hij deelt zijn beslissing mee aan de BSP. Hij brengt tegelijk de verkoper op de hoogte en vraagt hem eventueel een creditnota om de factuur geheel of gedeeltelijk te annuleren. Indien de annulatie volledig is, komt er waarschijnlijk later de uitgifte van een nieuwe verbeterde factuur. Indien de koper de factuur verwerpt, zal zij niet worden geregistreerd in het aankoopdagboek voor de e-facturen.

32 4.4.4 De koper keurt de factuur goed Beschrijving van het gebruiksmodel Naam van de professionele procedure Identificatie Spelers Beschrijving Voorafgaande voorwaarde Postconditions Scenario Opmerkingen Goedkeuring van de factuur Goedkeuring Koper, verkoper, BSP, webservice Na controle keurt de koper de factuur goed. De BSP heeft de koper op de hoogte gebracht van de ontvangst van een factuur. Wijziging van het statuut goedgekeurde factuur De koper heeft kennis genomen van de factuur, en heeft ze in overeenstemming bevonden met de werkelijk geleverde producten of diensten. De factuur krijgt het statuut goedgekeurd dat nodig is voor de registratie in het speciale aankoopdagboek voor e-facturen. Het statuut goedgekeurd is eveneens vereist voor de betaling van de factuur (valt buiten het toepassingsgebied van het project e-invoice Bridging).

33 4.4.5 Koper: dagboek e-facturen

34 Naam van de professionele procedure Identificatie Spelers Beschrijving Voorafgaande voorwaarde Postconditions Scenario Opmerkingen Verwerking van de factuur door de accountant Verwerking van de factuur door de accountant Accountant, BSP De accountant verwerkt de factuur De factuur werd door de koper goedgekeurd De accountant controleert of de factuur alle vereiste boekhoudgegevens bevat. Hij bekrachtigt de standaardboeking om deze te integreren in het aankoopdagboek van de boekhoudsoftware. Indien er gegevens ontbreken, vult hij de informatie aan en geeft hij deze door aan de BSP zodat deze laatste bij de ontvangst van een volgende factuur van de verkoper zelf kan vervolledigen. Voorbeeld: een verkoper X stuurt een factuur op die de kostenrekening van de koper niet bevat. De accountant vult dit gegeven aan en geeft het door aan de BSP. Als de BSP later een volgende factuur van verkoper X krijgt, kan hij het ontbrekende rekeningnummer zelf toevoegen Betaling van de factuur Buiten de huidige omvang van het project.

35 4.5 Gegevensstroom Activiteitendiagrammen Deze diagrammen geven de gegevensstromen weer met de overeenkomstige gebruiksmodellen Factuur verkoper

36 De koper betwist of weigert de factuur

37 De koper keurt de factuur goed

38 De koper (of de accountant) stelt het dagboek facturen e- aankopen op

39 4.6 Informatiemodel boodschap boeking De boodschap boeking verzorgt de registratie van de financiële stromen debiteur en crediteur. De genormaliseerde boodschap «accounting entry» definieert de rekeningen, bedragen, deviezen, taxen, referenties, betalingscondities, aantallen, enz.. die geregistreerd moeten worden in de boekhouding. De boekingen stemmen overeen met de elektronische facturen en kredietnota s die in aanvullende dagboeken «e-aankoopfacturen» en «e- aankoopkredietnota s»worden bijgehouden. Een boeking bevat evenveel detaillijnen als dat er rekeningen en bedragen geboekt moeten worden.