Profielschets lid Raad van Toezicht

Transcriptie

1 Profielschets lid Raad van Toezicht Onderstaand treft u het functieprofiel aan voor een lid van de Raad van Toezicht (RvT) binnen Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Houtverwerkende Industrie en Jachtbouw. Bij voorkeur staat voor dit RvT-lid, na inventarisatie van de gewenste competenties en in het licht van de RvT als collectief, een vacature open met als aandachtsgebied governance en communicatie. Het pensioenfonds Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Houtverwerkende Industrie en Jachtbouw (PHJ) is het pensioenfonds voor de sectoren houtverwerkende industrie (HVI) en waterrecreatie en de houten en kunststoffen Jachtbouw (Jachtbouw). Het pensioenfonds kent een bestuur in de zin van de Pensioenwet. Het bestuur van het pensioenfonds heeft, in overleg met sociale partners, in het kader van de Wet versterking bestuur pensioenfondsen gekozen voor het (aangepaste) paritaire bestuursmodel. Het bestuur bestaat uit acht leden, die door het bestuur worden benoemd. Daartoe worden drie leden voorgedragen door werknemersorganisaties, vier leden voorgedragen door de werkgeversorganisaties en één lid voorgedragen door de leden namens pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan. De zittingstermijn van de leden bedraagt 4 jaar. Het bestuur vergadert ongeveer acht keer per jaar en legt jaarlijks verantwoording af door middel van onder meer het jaarverslag. Het pensioenfonds kent een verantwoordingsorgaan (VO) en maakt gebruik van een RvT voor het intern toezicht. De RvT bestaat uit drie deskundige en gezaghebbende personen, die onafhankelijk zijn van het bestuur en van de uitvoerders waaraan het pensioenfonds werkzaamheden heeft uitbesteed. Het fonds heeft een voorzittersoverleg, een beleggingsadviescommissie, een pensioencommissie en een risicocommissie. Deze commissies bereiden voorstellen voor en adviseren het bestuur. In een aantal gevallen hebben zij mandaat om besluiten te nemen. Het bestuur blijft te allen tijde eindverantwoordelijk. 1. Taken en verantwoordelijkheden De taken en bevoegdheden van de RvT zijn vastgelegd in de statuten van het fonds en het reglement raad van toezicht. De RvT oefent integraal toezicht uit op het pensioenfondsbestuur en staat dit met raad terzijde. Zij benoemt een voorzitter vanuit haar midden. De leden van de RvT handelen steeds in het belang van de doelstelling van het fonds, zonder specifieke opdracht en onafhankelijk van welk ander belang ook. De RvT heeft minimaal één keer per jaar overleg met het VO. Bestuur en RvT komen minimaal twee maal per jaar bij elkaar. De RvT woont tevens minimaal twee keer per jaar de vergaderingen van de commissies bij. Doel van hun dialoog is dat deze bijdraagt aan het effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds en aan een beheerste en integere bedrijfsvoering. De RvT beoordeelt om dat te bereiken: de beleidsprocedures en processen; de bestuursprocedures en processen; de checks en balances binnen het fonds; de manier waarop het bestuur het fonds aanstuurt; de manier waarop het bestuur risico s identificeert en beheerst; de manier waarop het bestuur ervoor zorgt dat hij tot evenwichtige besluiten kan komen. De RvT bespreekt zijn bevindingen over het bestuurlijke functioneren met het bestuur en legt over zijn bevindingen verantwoording af aan het VO. In een eigen paragraaf vermeldt de RvT zijn bevindingen in het jaarverslag van het pensioenfonds. Eventueel disfunctioneren van het bestuur Bladnummer 1 van 6

2 bespreekt de RvT met het bestuur zelf en meldt hij aan het VO en de voordragende partijen. Een bestuurslid wordt benoemd en ontslagen door het bestuur, na het horen van de RvT over de procedure. De RvT betrekt de naleving van de Code Pensioenfondsen bij zijn taak. De RvT heeft continu aandacht voor het eigen functioneren, evalueert dit jaarlijks en rapporteert hierover aan het bestuur en het VO. Eens per drie jaar betrekt de RvT bij de evaluatie een onafhankelijke derde partij. De leden van de RvT worden benoemd door het bestuur na bindende voordracht door het VO. 2. Tijdsbesteding Een bestuurslid moet voldoende tijd beschikbaar hebben en bereikbaar zijn om zijn/haar taak als bestuurslid goed te kunnen vervullen. Kandidaten die benoemd worden tot lid van de RvT van een pensioenfonds, moeten voldoen aan de wettelijke normering van tijdsbeslag. De voltijd equivalent score voor de functie van een lid van de RvT is 0,1. Voor de functie van voorzitter RvT is de voltijd equivalent score 0,2. 3. Kennis en competenties en professioneel gedrag De geschiktheid van het lid van de RvT wordt bepaald aan de hand van zijn of haar kennis, vaardigheden (competenties) en professioneel gedrag. Kennis Van een onafhankelijk deskundig lid van de RvT wordt verwacht dat hij beschikt over kennis en ervaring die bijdraagt tot een evenwichtige samenstelling van de RvT en die zorgt voor een adequate werking van de RvT. Voor borging van de deskundigheid beschikt de RvT over een deskundigheidsmatri. Ieder lid van de RvT dient ten minste individueel te beschikken over geschiktheidsniveau A op de onderstaande deskundigheidsgebieden. Geschiktheidsniveau B is vereist op het specifieke deelgebied van ieder lid. Voor deze openstaande vacature is dan ook geschiktheidsniveau B vereist op deskundigheidsgebieden governance en communicatie. Deskundigheidsgebied Niveau A Niveau B 1. het besturen van een organisatie X 2. relevante wet- en regelgeving X 3. pensioenregelingen en pensioensoorten X 4. financieel-technische en actuariële aspecten X 5. administratieve organisatie en interne controle X 6. communicatie X 7. uitbesteding X Competenties Voor de vacature voor een onafhankelijk deskundig lid van de RvT met als aandachtgebied governance en communicatie zijn de volgende competenties gewenst en noodzakelijk: Competenties Omschrijving gewenst noodzakelijk Denken 1. Strategisch denken Breder of dieper inzicht verschaffen in problemen of situaties door ze in een meer omvattend begrippenkader te plaatsen en van daaruit handelen. De grote lijnen en Bladnummer 2 van 6

3 2. Multidisciplinair denken en oordeelsvorming voornaamste implicaties van gebeurtenissen in beeld hebben en houden. Verder kijken en denken dan de dagelijkse focus. Dwarsverbanden en de samenhang zien en communiceren tussen de verschillende domeinen/ deskundigheden. Effectief in het onderkennen en oplossen van problemen. Een vraagstelling ontleden, verbanden leggen en logische conclusies trekken en tot een realistische beoordeling komen. 3. Verantwoordelijkheid Heeft inzicht in eterne en interne belangen, weegt zorgvuldig af en legt verantwoording af. Toont lerend vermogen en is zich bewust van de verantwoordelijkheid die de functie met zich meebrengt. 4. Reflecterend vermogen Handelen in het bewustzijn van de professionele taak en van de eigen positie, kennis en vaardigheden. Eigen denken en handelen en dat van het bestuur kritisch kunnen bezien en beoordelen. Voelen 1. Loyaliteit Identificeert zich met de onderneming en voelt zich betrokken. Kan motiveren dat hij of zij (ondanks eventuele nevenfuncties) voldoende tijd aan zijn of haar functie kan besteden om deze naar behoren te kunnen uitvoeren. 2. Samenwerking Samen met anderen de activiteiten richten op een gemeenschappelijk doel. Het gezamenlijke resultaat op de eerste plaats stellen en zich daarvoor naar beste kunnen inzetten. Een goede onderlinge sfeer bevorderen. 3. Communicatief vermogen Meningen, ideeën en gecompliceerde zaken in begrijpelijke taal duidelijk kunnen maken in woord en geschrift, gebruik makend van ter zake doende middelen 4. Omgevingsbewustzijn Weten en begrijpen hoe een pensioenfonds en diens omgeving (denk aan: fondsorganen, IT, sociale partners, toezichthouders, Bladnummer 3 van 6

4 uitvoerders, adviseurs, etc.) werkt en hoe daarbinnen te manoeuvreren ten einde de gestelde doelen te bereiken. Kracht 1. Stressbestendigheid Kunnen verwerken van spanningen binnen het bestuur. Effectief blijven presteren onder tijdsdruk en bij onvoldoende middelen, tegenslag, teleurstelling of tegenspel. 2. Onafhankelijkheid Staan voor de eigen opvattingen en principes en bereid zijn anderen met meer macht en invloed hiermee te confronteren. Verantwoordelijkheid nemen en dragen voor eigen doen en laten. 3. Authenticiteit Is consistent in woord en daad, waarbij gedachten en gevoelens ook in lijn zijn met wat hij of zij zegt en doet. Dit betekent tevens het open communiceren van intenties, ideeën en gevoelens, het uitnodigen tot openheid en eerlijkheid en de toezichthouder juist informeren over de werkelijke situatie en erkennen van risico s en problemen naar de toezichthouder. 4. Besluitvaardigheid Weloverwogen beslissingen nemen door het ondernemen van acties of zich vastleggen door het uitspreken van meningen, zelfs als belangrijke informatie ontbreekt en dus onvolledig is. 5.Onderhandelingsvaardigheid Ontdekt en benoemt gemeenschappelijke belangen op een wijze die tot overeenstemming leidt. 6. Klant-, kwaliteits & resultaatgerichtheid Is gericht op het leveren van kwaliteit en op de mogelijkheden om deze waar mogelijk te verbeteren. Specifiek betekent dit ook dat niet wordt meegewerkt aan het uitvoeren van een pensioenregeling die wezenlijk afwijkt van de doelstellingen en uitgangspunten, waaronder de risicohouding van het pensioenfonds. Dit betekent ook het opstellen van een missie, visie en strategie die in het belang is van de Bladnummer 4 van 6

5 belanghebbenden bij het pensioenfonds, besluitvorming volgens een heldere en gedocumenteerde beleids- en verantwoordingscyclus en het periodiek evalueren van de effectiviteit van het beleid en het zo nodig bijsturen daarvan. 7. Strategische sturing Zaken in een groter verband kunnen plaatsen, verder kijken en denken dan de dagelijkse focus. 8. Overtuigingskracht Anderen weten te overtuigen 9. Voorzittersvaardigheid Kan vergaderingen op efficiënte en NVT effectieve wijze leiden. Is in staat een sfeer te creëren waarin iedereen gelijkwaardig kan participeren. Heeft oog voor de taakvervulling en verantwoordelijkheid van anderen. 10. Leiderschap Geeft richting en sturing aan de besluitvorming binnen het pensioenfonds, de samenwerking van de verschillende organen van het pensioenfonds en de juiste uitvoering van het vermogensbeheer en de pensioenadministratie namens het pensioenfonds. Staat open voor en biedt ruimte aan kritische discussies. NVT Professioneel gedrag Van een lid van de RvT wordt professioneel gedrag verwacht. Dit betekent dat het RvT-lid aantoonbaar voldoende tijd beschikbaar heeft conform de in de functieprofielen opgenomen voltijdequivalent, de fondskarakteristieken kent, zich bewust is van board room dynamics en gekenmerkt wordt door integer gedrag. 4. Gewenst opleidingsniveau en ervaring Van een kandidaat bestuurslid wordt verwacht dat hij of zij beschikt over: 1. een brede maatschappelijke belangstelling en ervaring; 2. een HBO- of academisch niveau van denken en functioneren; 3. inzicht in bestuurlijke processen; 4. een relevant netwerk en de VITP-Toezichtscode onderschrijven; 5. een relevant netwerk in het werkgebied en marktsegment waarin het fonds zich bevindt. 6. eigenschappen die het mogelijk maken om een stevige gesprekspartner te zijn voor het bestuur; 5. Functie eisen Van een lid van de RvT wordt verwacht dat hij beschikt over: Bladnummer 5 van 6

6 affiniteit met de doelstelling en strategie van het pensioenfonds en bereidheid om zich tot het uiterste in te spannen voor de belangen van het pensioenfonds; het vermogen de doelstelling van het pensioenfonds, vastgelegd in het pensioencontract met sociale partners en in de statuten, te bewaken, ook door evenwicht te zoeken tussen die doelstelling en de eigen inbreng vanuit de deskundigheid en of ervaring op het gebied van financiële verslaglegging en interne beheersing; kennis van de maatschappelijke functies van het pensioenfonds en van de belangen van alle stakeholders daarbij; het vermogen om de hoofdlijnen van het totale beleid van het pensioenfonds te beoordelen en zich een afgewogen oordeel te vormen over de basisrisico s die daarbij worden gelopen; Nevenfuncties: bereid tot openbaarmaking van nevenfuncties conform beleid PHJ. De leden van de RvT bepalen zelfstandig op welke wijze zij hun kennis en deskundigheid onderhouden. Zij leggen hierover verantwoording af aan het VO. 6. Diversiteit Het bestuur streeft naar diversiteit in de samenstelling van RvT. De RvT is bij voorkeur complementair samengesteld zodat de leden competenties en invalshoeken inbrengen die elkaar aanvullen. Het bestuur streeft er naar dat in de RvT één man en één vrouw zitten en ten minste één lid boven en één lid onder de veertig jaar. Om de diversiteit binnen de RvT te bevorderen en gezien de huidige samenstelling van de RvT gaat de voorkeur van het fonds uit naar een vrouw jonger dan veertig jaar. Dit om binnen de RvT een redelijke afspiegeling te vormen van de belanghebbenden. De belanghebbenden in het fonds moeten zich niet alleen vertegenwoordigd weten in de verschillende pensioenfondsorganen. Het is ook belangrijk dat zij zich in deze organen herkennen. Daarmee kan het vertrouwen in het pensioenfonds toenemen. Bovendien kan daarmee de belangstelling voor het doen en laten van het fonds toenemen en het draagvlak worden vergroot voor de, soms moeilijke, beslissingen die door het fonds genomen moeten worden. Als vertegenwoordigers van diverse groepen betrokken zijn bij het proces, ontstaat er een meervoudig perspectief en zullen door een meer genuanceerde besluitvorming de risico s worden beperkt. Dit komt de besluitvorming ten goede. 7. Duur zittingstermijn De zittingsduur van een lid van de RvT is maimaal vier jaar. Een lid van de RvT maimaal één keer worden herbenoemd. Hiervoor is een rooster van aftreden opgesteld. 8. Benoemingsprocedure De leden van de RvT wordt benoemd door het bestuur na bindende voordracht door het VO. Het VO en het bestuur hebben hiervoor een gezamenlijke selectieprocedure ingericht. De leden van de RvT zijn volgens hetgeen is vastgelegd in de Pensioenwet medebeleidsbepalers van het pensioenfonds. Voordat een voorzitter en/of een lid van de RvT door het bestuur kan worden benoemd, moet het te benoemen lid zijn/haar medewerking verlenen aan de geschiktheidstoets door DNB. Het bestuur moet bij de voordracht van het te benoemen lid van de RvT bij DNB motiveren waarom hij de voorgedragen persoon geschikt acht als lid van de RvT van het pensioenfonds. 9. De hoogte van de vergoeding of de onkostenregeling De hoogte van de vergoeding is vastgesteld op ,- all-in eclusief BTW per jaar. Deze beloning wordt vastgelegd in het door het bestuur vastgestelde en openbaar gemaakte beloningsbeleid. Bladnummer 6 van 6