VLAAMSE SCHIETSPORTKOEPEL Vereniging zonder winstoogmerk Erkend door Sport Vlaanderen

Transcriptie

1 VLAAMSE SCHIETSPORTKOEPEL Vereniging znder winstgmerk Erkend dr Sprt Vlaanderen 1 ZITTING VAN 13 MAART 2018 NOTULEN Aanwezig:, penningmeester, bestuurder vanuit Vlaams-Brabant,, bestuurder vanuit Antwerpen,, bestuurder vanuit Limburg, bestuurder vanuit West-Vlaanderen,, vertegenwrdiger klei, vrzitter dirc delschieten Vr VSK-secretariaat: Administratief directeur Verntschuldigd:, secretaris-generaal, vertegenwrdiger klei, bestuurder vanuit Ost-Vlaanderen De admin dir verlpt de verntschuldigden en stelt de vraag wie er vergadervrzitter zal zijn. Vrzitter dirc delschieten zal de vergadering vrzitten. Dagrde Raad van bestuur A. TE BESLISSEN PUNTEN A.1 Gedkeuring verslag vrige vergadering. (9 januari 2018) De mail naar persn X met de vraag f hij de functies prvinciale cördinatr hantering en schietpreven Limburg en prvinciaal medewerker del ng uitefent, bleef nbeantwrd. Er werd dan k een tweede mail gestuurd met daarin de melding, zals besprken tijdens de vrige raad van bestuur, dat indien er geen reactie kwam vr de raad van bestuur van heden, zijn ntslag genteerd wrdt vr beide functies. Aangezien k hier geen reactie p kwam, nteert de raad van bestuur het ntslag van persn X vr de functie prvinciaal cördinatr hantering en schietpreven en prvinciaal medewerker del. Het verslag wrdt unaniem gedgekeurd. A.2 Gedkeuring syntheseverslag vergadering. (9 januari 2018) Het syntheseverslag wrdt unaniem gedgekeurd. A.3 Gedkeuring vrstel waarderingsregels bekhuding m vr te brengen p de AV De penningmeester geeft telichting: Het bekhudkantr had geadviseerd m waarderingsregels p te stellen. Dit zijn regels die je gaat gebruiken wanneer je iets gaat afschrijven, aan welk percentage dit dan is, er staat pgenmen dat vrderingen en schulden niet rentels mgen zijn, wat bestemde fndsen zijn, he met vrraden mgaan, De clubs hebben dit p vrhand gekregen nder de vrwaarde dat de raad van bestuur dit gedkeurt. De raad van bestuur keurt dit unaniem ged. A.4 Ontslag VSK-cördinatr Hantering en Schietpreven. Op 04/03/2018 heeft Persn Y zijn ntslag aangebden als VSK-cördinatr aan de secretarisgeneraal en de admin directeur. Blijkbaar stnden ng een aantal andere persnen in BCC. Smmige bestuurders hebben dan k de mail gekregen, andere niet. Smmige met bijlage andere niet. Indien persn Y zelf zijn ntslag niet gegeven had, had het punt k p de agenda gestaan. Dit m vlgende redenen: Via verschillende kanalen krijgt VSK de pmerking dat het niet kan dat een vrzitter van een VSK vzw - Bmgaardstraat 22 bus 7, 2600 Berchem - T F vsk@sprtschieten.be - Ondernemingsnr

2 Frs club aangesteld is als VSK-cördinatr. Dit was niet in het begin bij zijn aanstelling en hij had k altijd belft ver te kmen naar VSK In het huishudelijk Reglement is pgenmen dat de VSK-cördinatr p eigen initiatief twee keer per jaar met kmen rapprteren aan de RvB. In 2017 is hij niet geweest. VSK heeft hem dan zelf gevraagd te kmen tijdens de vergadering van januari Het belfde prgramma is er ng steeds niet. Dit is niet vlledig zijn fut, maar er werden andere vrstellen gedaan, waar geen terugkppeling van kwam. Als je het verslag leest is het allemaal de fut van de admin dir. Nu k VSK heeft verschillende mails naar persn Y gestuurd die nit beantwrd werden. In West-Vlaanderen zijn er examinatren benemd, in andere prvincies kn dit niet en de prcedures waren niet cnfrm deze van VSK. Hij was heel bs mdat hij het witte bek niet kreeg, maar dit is een tl vr nze clubs en zijn club was niet aangeslten bij VSK. Als hij een verslag stuurt van een vergadering mag dit enkel ver de vergadering gaan en niet ver cmmunicatie van nadien. Op de agenda van de vergadering stnd samenwerking bureel, maar het bureel was niet gevraagd, nch tijdig p de hgte van de vergadering De vergadering werd gerganiseerd in een Frs club, gelegen in Ostende, wat extra ksten met zich meebrengt vr VSK (verplaatsing) Vergadering gerganiseerd znder dat VSK hiervan p de hgte was. Het drgeven van de data van de vergadering aan het bureel was maar de maandag als de vergadering dinsdag was. De prv. cördinatren werden p dnderdag ervr gecntacteerd. De argumentatie is nu niet meer relevant, aangezien hij zelf zijn ntslag heeft gegeven. Vrstel m bij de huidige examinatren kandidaturen p vragen. In het HR art 9 3 zijn de vrwaarden pgenmen: Meerderjarig zijn Tegetreden lid zijn van de vereniging Aangesteld zijn als examinatr p het mment van de vacature Niet zijn verrdeeld vr enig misdrijf dat wapenbezit zu uitsluiten p basis van de geldende wetgeving. Leden van de RVB f van een directiecmité kunnen niet wrden benemd als cördinatr H en S preven. De kandidaturen dienen, uiterlijk p de datum vermeld in de vacature, bezrgt te wrden p de zetel van de vereniging gericht aan de secretaris-generaal. Prcedure: 1. Kandidaturen pvragen tegen vr 01/05/ Beslissing RVB 08/05/2018 Prbleem punten: 1. Kan er iemand aangesteld wrden m lpende zaken p te vlgen? 2. Prgramma wrdt nu aan gewerkt 3. Met dringend een examen gerganiseerd wrden vr examinatren. Er vlgt een krte gedachtewisseling tussen de bestuurders: Mgelijks zijn de examinatren ng niet p de hgte van het ntslag Er is van alles dat ntbreekt, de dentlgische cde is niet up t data Alle examinatren meten p een gelijk niveau werken De taken vr de prvinciale cördinatren meten duidelijk wrden. De admin dir krijgt de pdracht m het ndige te den i.v.m. het pvragen van kandidaturen. De raad van bestuur gaat akkrd dat bestuurder vanuit Vlaams-Brabant dit vanuit het bestuur tijdelijk pvlgt. A.5 Gedkeuring Balans, resultaat 2017 De balans en resultatenrekening 2017 werden met de agenda verstuurd. De vrmgeving is aangepast mdat we met een nieuw bekhudpakket werken. Van het resultaat (55.000eur) werd zals beslist p de algemene vergadering van vrig jaar eur gezet p bestemd fnds. Het resultaat 2017 was beter dan dit van Dit vrnamelijk tgv meer verkregen subsidies. In 2017 is er een lening afgeslten met de Leieschutters. Dit bedrag staat verdeeld nder de vrderingen ver 2 VSK vzw - Bmgaardstraat 22 bus 7, 2600 Berchem - T F vsk@sprtschieten.be - Ondernemingsnr

3 3 meer dan 1 jaar en 1 jaar. Er werd een intrest bepaald p basis van de gangbare marktrente. De raad van bestuur keurt de balans en de resultatenrekening 2017 unaniem ged. A.6 Gedkeuring begrting 2018 De begrting 2018 werd met de agenda verstuurd. Deze is idem als deze van december, behalve de subsidies vr tpsprter X werden crrect pgenmen nu. Tevens werd de lay-ut aangepast zals besprken in het verleden. De raad van bestuur keurt de begrting 2018 unaniem ged. A.7 Beslissing stand van zaken ziekte persneelslid Binnen VSK is er een persneelslid reeds langdurig ziek. De raad van bestuur bespreekt he ze hiermee verder wensen te gaan en wat de mgelijke pistes zijn. B. TE BESPREKEN PUNTEN B.1 Algemene vergadering maart 2018 Praktische inf De envelppe met de uitndiging van de AV is bijna 1 week nderweg geweest. Bij smmige bestuurders was hij er na 4 dagen, bij andere na 6. Bij smmige was de envelppe beschadigd, bij anderen viel dit mee. Er wrdt gekeken wat de ksten zijn m met DHL te versturen. De inf werd k in de clubzne geplaatst en de clubs hebben een mail gekregen dat het beschikbaar was. De vraag wrdt gesteld f het p papier pgestuurd met wrden. Dit geheel enkel p de pc lezen is niet praktisch. Tevens willen we pen cmmuniceren met nze clubs, dus p deze manier den we dit. De rganisatie van de verschillende vergadering wrdt krt verlpen. De namiddag vergaderingen allemaal achter elkaar De vraag wrdt gesteld f elk club nu slechts 1 keer telt. Dit wrdt bevestigd. B.2 Actielijst GDPR VSK vzw Tijdens een vrgaande vergadering van de raad van bestuur werden de bestuurder vanuit West- Vlaanderen en de admin dir aangesteld als verantwrdelijke GDPR. De bestuurder vanuit West- Vlaanderen heeft een actielijst pgesteld. B.3 Mail i.v.m. ngeldige schietbeurten binnen het kleischieten (wedstrijden) VSK heeft een mail gekregen dat de handtekening en stempel geplaatst tijdens een f meerdere federatiewedstrijden van dirc klei van verleden jaar niet werd aanvaard als geldige schietbeurt. Vermedelijk is de fute stempel (Waalse i.p.v. deze van VSK) gebruikt B.4 Mail klei in kader van nkstenvergeding arbiters klei: VSK heeft een mail ntvangen met de vraag welke vergedingen van tepassing zijn binnen VSK. Aangezien de vrige vrzitter van het dirc klei, ndanks herhaaldelijke vraag van de raad van bestuur, heeft nagelaten dit vr klei in rde te brengen, is er mmenteel een verschil in tarief pgenmen in het addendum bij het dcument ter infrmatie van de vrijwilliger bij vergedingen. Over dit punt wrdt nder de bestuurders van gedachten gewisseld. We meten binnen VSK gelijke tarieven hanteren binnen del en klei. Deze week kwam de vraag van een medewerker klei ver de tussenkmst van de rganisatie vr de club. Ok dit bedrag werd gelijkgesteld van 50 naar 75 eur. Jassen vr arbitrage met wel kunnen bekeken wrden. Mgelijk kan hier een spnsr vr gezcht wrden. Dit is k ged vr de visibiliteit van VSK. Het pgemaakt dcument zal vr klei en del gelijkgesteld wrden. De tarieven blijven vanuit VSK mmenteel behuden. B.5. Advies SBB i.v.m. al dan niet Btw-plichtig. VSK heeft bij SBB-advies gevraagd aangaande al dan niet Btw-plichtig, aangezien wij schijven verkpen, een webshp hebben,. Dit is niet nze hfdactiviteit, maar tch adviseren zij dat er gemengde btw-handelingen zijn en er dus met een verhudingsgetal gewerkt zal meten wrden. Dit zal dr het bekhudkantr verder uitgewerkt wrden. Het cntrle getal kan na een cntrle aangepast meten wrden. De raad van bestuur gaat unaniem akkrd m btw-nummer te activeren en peridiek aangifte te den. VSK vzw - Bmgaardstraat 22 bus 7, 2600 Berchem - T F vsk@sprtschieten.be - Ondernemingsnr

4 4 B.6 Stand van zaken Prvincies: Vlaams-Brabant: Prbleem met arbiters tijdens de prvinciale kampienschappen. Er zijn in Vlaams-Brabant te weinig vrijwilligers m te helpen tijdens de prvinciale kampienschappen. Er wrdt gekeken wat de mgelijkheden zijn. Antwerpen: geen punten Limburg 21/01/2018 heeft de verantwrdelijke vr Limburg vergadering gehad. Er waren 3 clubs aanwezig: Sakal, HKPS, Trigger. HKPS: Is zeer negatief ver de werking van VSK, het bestuur en de admin directeur. Tevens hebben zij kritiek p de werking van het dirc del betreffende de rganisatie van Vlaamse Sakal: Trigger: Kampienschappen, BOA, De aanvragen van de valideringen van de SSL via de club laten verlpen kan niet vr HKPS. Alles met via het secretariaat, zals bij Frs. Kan er een categrie SEN 4 pgericht wrden? Hier werd vrig jaar reeds achter geïnfrmeerd. Er waren slechts 5 schutters die hierp reageerde. De inschrijvingen van de Pk s meten anders. Je zu per uur meten kunnen inschrijven. (Tt p heden zijn de uitslagen van de Pk s drgegaan in Trigger ng niet bij de prv. medewerker tegekmen). Het VK Bwlingpin en Ordnnantie zu p dezelfde dag zijn. Dit wrdt bekeken. De vraag wrdt gesteld waarm er ingeschreven met wrden vr VK s. Er zijn schutters die nu zeggen dat ze zeker zullen meeden, znder rekening te huden met het technisch reglement. Ost-Vlaanderen: niet aanwezig West-Vlaanderen: alles k, de wedstrijden lpen mmenteel Dirc s Del: niets te melden Klei: niets te melden C MEDEDELINGEN C.1. Stand van zaken aansluitingen leden, sprtbeefenaars Het verzicht werd met de agenda gestuurd. Er zijn geen vragen ver. C.2. Vrzitter dirc del pnieuw actief Hij heeft aan de leden van de raad van bestuur een mail gestuurd met de melding dat hij terug actief is als vrzitter dirc del. D. VARIA Admin dir: Een club heeft aan VSK-subsidies gevraagd vr hun wedstrijd. Zij kunnen zelf niet bij Sprt Vlaanderen subsidies aanvragen mdat ze geen vzw zijn. Aangezien VSK geen hfdrganisatr is, kan VSK dit niet aanvragen. Verder heeft er niemand ng andere punten. De vergadering wrdt geslten m VSK vzw - Bmgaardstraat 22 bus 7, 2600 Berchem - T F vsk@sprtschieten.be - Ondernemingsnr

5 5 Vrzitter dirc del Vergadervrzitter VSK vzw - Bmgaardstraat 22 bus 7, 2600 Berchem - T F vsk@sprtschieten.be - Ondernemingsnr