STADSSECRETARIS. Goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 16 december Functiebenaming/graad en functionele loopbaan

Transcriptie

1 STADSSECRETARIS Goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 16 december Functiebenaming/graad en functionele loopbaan Stadssecretaris (wettelijke graad). Doel van de functie Leiden (plannen, organiseren, opvolgen en coördineren) van de activiteiten van een netwerk van gemeentelijke organisaties en instellingen, teneinde het stadsbestuur te ondersteunen bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen en een adequate dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Plaats in de organisatie Als stadssecretaris bent u de eerste adviseur van het stadsbestuur, evenals de verbindingspersoon tussen het ambtenarenkorps en de bestuursorganen (gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen). U heeft in deze scharnierfunctie, op het knooppunt van administratie en beleid, een belangrijke coördinatierol. Rapporteert aan het College van burgemeester en schepenen. Resultaatsgebieden 1. U staat in voor de algemene leiding van de gemeentelijke diensten inzake de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid teneinde de korte en lange termijndoelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. als voorzitter het managementteam aanstuurt; de leden van het managementteam correct, tijdig en volledig de nodige informatie verschaft die bruikbaar is voor het managen van hun entiteiten (rapportering op maat) en erop toeziet dat deze entiteiten op hun beurt rapporteren aan het managementteam; de leden van het managementteam stimuleert om vanuit de ervaring met de beleidsuitvoering, op hun domein relevante beleidsvoorstellen te formuleren in lijn met de bestuursakkoorden

2 De rol als hoofd van het personeel opneemt: verzekert dat de randvoorwaarden vervuld zijn opdat de leidinggevenden op een correcte manier het personeelsbeleid zouden uitvoeren binnen hun diensten, hier eveneens toezicht op houdt, aandacht heeft voor welzijn op het werk, conflicten tussen partijen helpt oplossen, Actief participeert aan de managementmeetings: bijv. mee bespreken van belangrijke en/of dienstoverschrijdende dossiers, 2. U staat in voor de algemene leiding van de gemeentelijke diensten. Als stadssecretaris staat u aan het hoofd van het gemeentepersoneel en bent u bevoegd voor het dagelijkse personeelsbeheer (cf. de bepalingen in het GD kan dit geheel of gedeeltelijk gedelegeerd worden). U brengt het college van burgemeester en schepenen op de hoogte van het dagelijks personeelsbeheer. U behartigt het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, conform de wettelijke bepalingen. Instaat voor het collectief personeelsbeheer (vastleggen collectieve vakantieperiodes enzovoort) De lokale rechtspositieregeling (onder meer het intern organiseren van evaluatieprocedure) toepast De beslissingen van het dagelijks personeelsbeheer voorlegt aan het college ter kennisgeving en het college inlicht over functioneringsproblemen en onregelmatigheden. Deelneemt aan het syndicaal overleg en instaat voor een goed sociaal klimaat in de organisatie 3. Binnen het door de raad goedgekeurd organogram en in overleg met het managementteam tekent u een adequate organisatiestructuur uit en onderhoudt u efficiënte werkingsprocessen teneinde het realiseren van de doelstellingen van het bestuur te bevorderen en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Samen met het managementteam en het departement personeel & organisatie een adequate organisatiestructuur

3 en organogram opzet en up-to-date houdt De werkingsprocessen en de procedures van de organisatie evalueert en zonodig bijstuurt Instaat voor het opzetten en onderhouden van systemen om de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren 4. Conform de afspraken met de gemeenteraad en samen met het managementteam zet u een systeem van interne controle op, teneinde een effectieve, efficiënte en kostenbewuste werking van de organisatie te verzekeren. Samen met het managementteam de interne controlemechanismen bespreekt en opzet De beleidsuitvoering en bijhorende processen evalueert en bijstuurt teneinde de kwaliteit ervan te verbeteren Controlemaatregelen en -procedures opstelt om redelijke zekerheid te verschaffen over het behalen van doelstellingen, het naleven van wetgeving en procedures, de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie, het efficiënt en economisch gebruik van middelen, de bescherming van activa en het voorkomen van fraude Zelf, ook preventief, een aantal controletaken uitoefent Waakt over de correcte naleving van de vigerende reglementeringen 5. U vormt de brug tussen de administratie en de politiek. U stemt de werking van de gemeentelijke administratie af met de beleidsvisie met als doel het nastreven van een effectief en efficiënt ambtelijk bestuur dat op één lijn staat met de beleidsvisie. De vergaderingen van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen bijwoont en verantwoordelijkheid opneemt voor het opstellen van de notulen Rapporteert aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester en adviseert op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak

4 U zich gedraagt naar de onderrichtingen die u krijgt van de gemeenteraad en/of het college van burgemeester en schepenen, naargelang hun bevoegdheid Een afsprakennota sluit met het college van burgemeester en schepenen over de wijze waarop u en de overige leden van het managementteam met het college van burgemeester en schepenen samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren, en over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie Politieke beslissingslijnen implementeert Voor communicatie tussen de gemeentelijke administratie (managementteam) en het bestuur zorgt om zo een goede informatiedoorstroming en een maximale afstemming te waarborgen Samen met de burgemeester, de briefwisseling, reglementen en verordeningen, bekendmakingen en akten ondertekent 6. Mede door advies en informatieverstrekking draagt u bij tot de ontwikkeling van het professioneel niveau binnen de organisatie. Hiervoor is het belangrijk dat u in het managementteam alle documenten die aan de gemeenteraad, de commissie of het college worden voorgelegd, voorbereidt, om zo een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bekomen. Het college de agenda van de gemeenteraad laat vaststellen Een adequate voorbereiding verzekert van de dossiers die op het college gebracht worden en van de ontwerpen van besluit voor de gemeenteraad De rechtspositieregeling van het personeel voorbereidt Samen met het managementteam de afsprakennota (Gemeentedecreet art. 87 samenwerking bestuur administratie) voorbereidt. Samen met het managementteam het voorstel voor de strategische nota en meerjarenplanning opmaakt, alsook het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen teneinde voor het bestuur en de administratie een kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen en acties Toeziet (redactioneel, inhoudelijk, opvolging) op besluit- en dossiervorming van het college van burgemeester en schepenen en gemeenteraad Belangrijke subsidiedossiers voor grote projecten en het

5 stadscontract met de Vlaamse Regering opmaakt en opvolgt 7. U formuleert in overleg met het managementteam een duidelijke visie op de werking van de organisatie en maakt samen met de leden van het managementteam lange en korte termijnplannen op. Instaat voor de opvolging, bijsturing en evaluatie van plannen en budgetten Samen met het managementteam het voorstel van een strategische nota en meerjarenplanning opmaakt. Toeziet op een goede integratie van het financiële luik opgemaakt door de financieel beheerder, in het geheel van de strategische nota Deze voorstellen van plannen en budgetten bespreekt met het college en desgevallend op de gemeenteraad toelicht. 8. Als stadssecretaris bent u, ondersteund door de financieel beheerder, verantwoordelijk voor de kasstromen binnen de organisatie. Procedures geringe dagontvangsten in kaart brengt Risico-analyses uitvoert Gepaste controlemaatregelen treft Na advies van de financieel beheerder kasverrichtingen opdraagt aan één of meerdere medewerkers die hierdoor dan rekenplichtig worden De betalingsopdrachten ondertekent Beslist om, na advies van de financieel beheerder, bepaalde personeelsleden een provisie ter beschikking te stellen voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur en te belasten met de inning van geringe dagontvangsten 9. Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen, teneinde de werking van het stadsbestuur te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen:

6 Goede contacten verzekeren met de toezichthoudende overheid (afstemming, informatie-uitwisseling, verkrijgen van advies), Goede contacten onderhouden met collegae van andere steden en gemeenten; formeel (intergemeentelijke samenwerkingsverbanden) of informeel (uitwisseling van ervaring, advies,), Met de VVSG, dossiers van algemeen belang bespreken of op elkaar afstemmen, Zelf of via de medewerkers contacten onderhouden met externe experten (advocaten, projectontwikkelaars, studiebureaus, consultants,), In het algemeen, netwerken uitbouwen met actoren die bij de werking van de gemeentelijke overheid (kunnen) betrokken zijn, Instaan voor een adequate externe communicatie en public relations, Het stadsbestuur of de administratie vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, U volgt relevante maatschappelijke ontwikkelingen en evoluties op het vlak van het gemeentelijk beleid op. Studiedagen bijwoont Relevante literatuur, wetgeving, doorneemt 11. U verzekert een efficiënte en effectieve dienstverlening aan de bevolking. Zorgt voor de interne organisatie van de klachtenbehandeling Zorgt voor de interne organisatie van de behandeling van de aanvraag van ieder natuurlijk persoon, rechtspersoon of groepering ervan die erom verzoekt de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verstrekken of er een afschrift van te overhandigen.

7 12. Het stadsbestuur ondersteunen bij het aansturen van de paragemeentelijke organisaties, teneinde een effectieve en efficiënte (samen)werking (met) van deze organisaties te verzekeren: Het stadsbestuur ondersteunen bij het aansturen van de gemeentelijke VZW s, (autonome) gemeentebedrijven, de kerkfabriek, de politiezone, enz (voorstel van de beheersovereenkomsten, afstemming met, adviesverlening, opvolging, toezicht en controle,), Het overleg met het OCMW structureren en een goede samenwerking bevorderen, Goede contacten verzekeren met de intercommunales (om de belangen van het stadsbestuur veilig te stellen).

8 Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele kennis en kunde van: Publiek recht, Administratief recht (gemeentedecreet, nieuwe gemeentewet, wet op de overheidsopdrachten, decreet stedenbouw, milieuwetgeving, personeel en statutaire aangelegenheden,), Burgerlijk Recht, Managementtechnieken, Vertrouwd met organisatie-, project- en veranderingsmanagement, Organisatie- en peoplemanagement, Boekhouding en financiën, Politieke besluitvormingsprocessen, politieke structuur/verhoudingen, Openbaarheid van bestuur, administratief toezicht, motiveringsplicht, Basiskennis en kunde van: Gangbare informaticatoepassingen (i.e. Microsoft Office). Kennis van de organisatie en de huisstijl.

9 WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES VOORTDUREND VERBETEREN (niveau 4) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van het departement, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. IV. Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen. - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen. - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. - Voorziet in mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan. - Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat ze voor de eigen werking kunnen betekenen. - Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen tot verbetering te formuleren. KLANTGERICHTHEID (niveau 4) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de rechtmatige behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. IV. Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie aan klanten te optimaliseren - Legt voor de eigen ploeg/dienst/sectie/organisatie meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid. - Past binnen de ploeg/dienst/sectie/organisatie de diensten, procedures, doelstellingen aan om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden. - Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen. - Voorziet voor de eigen ploeg/dienst/sectie/organisatie in een systematische enquête rond klantentevredenheid (procedures). - Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren.

10 SAMENWERKEN (niveau 4) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van de ploeg/dienst/sectie/organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. IV. Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere ploegen/diensten/secties - Creëert structuren om de samenwerking met andere ploegen/diensten/secties te verbeteren. - Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere ploegen/diensten/secties te verstevigen. - Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de ploeg/dienst/sectie/organisatie en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan. - Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen ploeg/dienst/sectie overstijgen. - Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen ploeg/dienst/sectie overstijgen. - Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere ploegen/diensten/secties. BETROUWBAARHEID (niveau 4) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels en van sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg,). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. IV. Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat - Blijft correct en integer handelen rond basisregels, sociale en ethische normen, in situaties van grote externe druk. - Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat. - Houdt in zijn rol als lobbyist, promotor, onderhandelaar, facilitator, het algemeen belang duidelijk voor ogen en gedraagt zich daar ook naar. - Weet op een flexibele, maar zorgvuldige, objectieve en correcte wijze om te gaan met bestaande regels en procedures als de situatie dat vereist.

11 - Durft op een verantwoorde en onderbouwde wijze een uitzondering maken op de strikte regel, als dat het belang van onze organisatie dient. PERSOONSGERELATEERD GEDRAG OMGAAN MET STRESSFACTOREN (niveau 3) Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijdsof werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. III. Blijft kalm en rustig in complexe situaties waarin hij wordt geconfronteerd met een langdurige of regelmatig weerkerende hoge druk of met crisissituaties die de eigen opdracht overstijgen - Blijft onder moeilijke werkomstandigheden hoofd- en bijzaak in het eigen werk onderscheiden. - Presteert goed in situaties waar er sprake is van langdurige of zich herhalende hoge tijdsdruk, tegenslag en complicaties - Handhaaft zich in complexe situaties en in situaties met onzekerheden en onbekenden. - Blijft zich niettegenstaande grote tijdsdruk open opstellen voor meningen of opmerkingen van anderen. INTERPERSOONLIJK GEDRAG COACHEN (ONTWIKKELINGSGERICHT COACHEN) (niveau 3) Collega s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie. De term collega s moet ruim worden geïnterpreteerd. Het kan ook gaan om anderen, collega s buiten de eigen ploeg/dienst/sectie. III. Neemt verantwoordelijkheid op voor leren binnen de organisatie - Biedt steun en hulp aan collega s bij het volgen van de gemaakte keuzes in het kader van hun loopbaanontwikkeling. - Helpt anderen hun professionele doelstellingen te realiseren door opportuniteiten te linken aan vaardigheden en interesses. - Stimuleert een open communicatie rond leren. - Is op het vlak van opnemen van verantwoordelijkheid, voor leren binnen de organisatie, een echt voorbeeld voor de anderen. - Faciliteert kennisoverdracht binnen een team of groep. - Is in staat om diverse rollen te vervullen bijvoorbeeld als instructeur, mentor, supervisor, coach, intervisor, naar gelang van de omstandigheden.

12 360 -INLEVINGSVERMOGEN (niveau 3) Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en daarop adequaat te reageren ten aanzien van medewerkers, collega s, klanten, hiërarchie, III. Reageert (via houding en handelen) adequaat op impliciete, onuitgesproken gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen van anderen - Blijft efficiënt functioneren in een omgeving met onuitgesproken agenda s en weerstanden. - Geeft er blijk van de gevoeligheden en de (te verwachten) reacties van het veld goed in te schatten. - Speelt gepast in op impliciete en onuitgesproken gevoelens van anderen. - Is gevoelig voor de behoeften van de andere ploegen/diensten die in het beleidsdomein verantwoordelijkheid dragen. - Voelt aan wat belangrijk is voor de (politieke) opdrachtgever en speelt daarop in. OMGAAN MET INFORMATIE OORDEELSVORMING (SYNTHETISCH DENKEN) (niveau 3) Op basis van een afweging van relevante criteria, meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan. III. Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel - Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken. - Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk. - Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie. - Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve kanten. - Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt. LEIDERSCHAP DELEGEREN (niveau 3) Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen.

13 III. Delegeert ruime verantwoordelijkheidsgebieden - Creëert betrokkenheid en verhoogt de eigenwaarde van de medewerkers door hen de volle verantwoordelijkheid te geven over bepaalde dossiers, processen, en over de middelen om de vastgestelde output te bereiken. - Weet waar de sterke kanten van de medewerkers liggen en durft daarop te vertrouwen. - Initieert zelfsturing en empowerment (*) bij de medewerkers. - Geeft ruimte aan medewerkers om zaken op hun eigen manier te realiseren. - Geeft medewerkers bevoegdheid om in complexe en onvoorspelbare situaties autonoom te handelen.

14

15

16