V-PAPER DE GEBRUIKER CENTRAAL & IT IN CONTROL

Transcriptie

1 V-PAPER DE GEBRUIKER CENTRAAL & IT IN CONTROL Het draait niet om de werkplek, maar om mensen.

2 INHOUDSOPGAVE INTRODUCTIE... 3 MEDEWERKERS EN IT OP EEN LIJN... 4 GEEN EENVOUDIGE OPLOSSING... 5 VAN WERKPLEK NAAR WORKSPACE... 6 CASUS KOENEN EN CO... 8 WAT IS ONMISBAAR?... 9 KORTOM...11 VALID

3 INTRODUCTIE Er wordt steeds meer van medewerkers verwacht, meer productiviteit, meer creativiteit. Business processen worden steeds beter geautomatiseerd en uitzonderingen worden door de mens opgevangen. Medewerkers zijn overal bereikbaar en willen te allen tijde kunnen werken. Ze krijgen hiervoor meer ruimte om hun werkdag in te delen, Het Nieuwe Werken wordt alom geadopteerd. Het is aan de IT-afdeling om hier adequaat op in te spelen: zorg dat applicaties en data waar en hoe dan ook 24x7 beschikbaar zijn. Met deze gedachten in het achterhoofd richt deze whitepaper zich op de implicaties voor de werkplek. Er wordt gekeken naar; De uitdagingen waar bedrijven zich mee geconfronteerd zien; De oplossingen die tot nu toe zijn aangedragen (en waarom ze niet voldoen); Hoe de ideale werkplek er dan wél uit ziet; Waar je op moet letten als je op zoek bent naar de ideale werkplek voor jouw organisatie. Wij gaan ervan uit dat je je herkent in minstens één van de volgende stellingen; Je bent (mede-) verantwoordelijk voor IT binnen jouw organisatie; Je hebt behoefte om de tevredenheid en productiviteit van medewerkers te verhogen dankzij verbeterde werkplekken; Je overweegt een nieuw werkplekconcept en wilt weten wat de beste oplossing is, maar vooral ook wat de belangrijkste aspecten zijn waar je op moet letten. VALID

4 MEDEWERKERS EN IT OP EEN LIJN Veranderingen volgen elkaar steeds sneller op. Alles moet beter, sneller en goedkoper. De werknemer krijgt ook nog eens meer te eisen. Toenemende globalisering en vooral ook digitalisering zorgen er voor dat talentvolle mensen van over de hele wereld binnen no time bereikt kunnen worden. Op de arbeidsmarkt maken de laatste babyboomers plaats voor Generatie Y. De loyaliteit die de oudere generatie nog had, is met de komst van de millenials verleden tijd. Maar we willen niet dat ons personeelsbestand leegloopt, dus doen we er alles aan talent aan te trekken en aan boord te houden. Dit betekent dat de organisatie werkomstandigheden moet creëren die voldoen aan de hedendaagse eisen. De grens tussen privé- en zakelijke tijd vervaagt. Thuis kunnen werken is geen wens meer, maar een absolute must. Daarnaast wordt er niet alleen nog gebruik gemaakt van de laptop, maar ook van een smartphone en een tablet. Zo verwacht Gartner dat in % van alle mobiele medewerkers werk zullen verzetten met een privé smart device. De tijd waarin uit te leggen was dat de bedrijfs-pc toch echt het enige device was om mee te werken, omwille van control en veiligheid, behoort tot het verleden. Voor de IT-afdeling heeft dit verregaande gevolgen. Enerzijds wordt er verwacht dat IT instaat voor een robuuste en solide infrastructuur, waar de applicaties en data veilig en betrouwbaar zijn. Anderzijds wordt van IT de flexibiliteit verwacht om aan de continu veranderende wensen en behoeften van de gebruikers te voldoen. De gebruiker schreeuwt om nieuwe functionaliteit, maar IT wil de controle niet kwijtraken en is gebonden aan een budget dat onder druk staat. Maar de gebruiker laat niet op zich wachten. Wanneer IT niet snel genoeg kan faciliteren, wordt er gezocht naar een andere uitweg. Het spectrum aan cloudapplicaties en -diensten biedt voldoende keuze en de gebruiker weet de weg er naartoe te vinden. IT wordt omzeild, met alle gevolgen van dien. Aan IT de taak om de regie weer in handen te nemen. Dit betekent dat zij ervoor moet zorgen dat de werkplek voldoet aan de wensen en behoeftes van de gebruiker, zonder de veiligheid van data en applicaties uit het oog te verliezen én de kosten binnen de perken te houden. VALID

5 GEEN EENVOUDIGE OPLOSSING Om deze uitdagingen het hoofd te bieden zijn er vele oplossingen te bedenken. Maar zijn ze toereikend? In de loop der jaren zijn allerlei oplossingen ontwikkeld, die nog steeds in gebruik zijn. Client-Server, Server Based Computing (SBC), Virtual Desktop Infrastructure (VDI), Desktop-as-a-Service (DaaS) Iedere oplossing heeft voor- en nadelen. Kosten lopen zeer uiteen, net als de gebruikerservaring en de complexiteit voor IT. TE INFLEXIBEL, TE STAR, TE DUUR, TE MOEILIJK, NIET SECUUR? Genoeg oplossingen dus, maar geen van deze oplossingen biedt een ultieme uitkomst. De Client-Server werkplek voldoet niet vanwege de hoge beheerkosten en de security risico s. SBC en VDI zijn niet toereikend wanneer er offline gewerkt moet worden, of wanneer er zware applicaties gebruikt moeten worden en DaaS is vaak een té standaardoplossing, die niet aansluit bij de behoeftes van de gebruikers en/of eisen van de business applicaties. Gebruikers willen Single Sign-On, of in ieder geval tijd winnen en ergernis vermijden door heel erg vaak gebruikers-id en wachtwoord te moeten intoetsen. Applicaties gebruiken nou eenmaal allerlei protocollen en middelen om autorisatie en authenticatie te ondersteunen. Daarnaast zijn er nog uitdagingen op het gebied van opslag en backup. Wanneer een medewerker vertrouwelijke informatie thuis op zijn NAS bewaart, wat gebeurt er als de medewerker uit dienst gaat? Het privégebruik van bijvoorbeeld social media op zakelijke devices brengen ook de nodige uitdagingen mee. En nog los daarvan, wat te denken van de implementatie van de nieuwe werkplek? Soms duurt een werkplekproject jaren. Tegen de tijd dat het afgerond is loop je twee Windows versies achter. VALID

6 VAN WERKPLEK NAAR WORKSPACE De ideale werkplek is moeilijk te definiëren, want one size fits all is allang niet meer van toepassing. Wat Valid betreft dienen we niet meer te denken over een werkplek maar over een persoonlijke workspace. Het gaat er vooral om dat men toegang heeft tot functionele diensten: applicaties, data en documenten. De ideale gebruikerservaring ontstaat wanneer de presentatie van applicaties geschikt is voor elk device, wanneer men aan een document werkt, vroeg in de ochtend in de keuken op een tablet, en later op kantoor naadloos het werk hervat op een laptop. Het device is een medium en niet meer het centrale onderwerp van de werkplek. De logistiek en de beveiliging moeten vanzelfsprekend wel goed geregeld zijn. De drempel om aan veiligheidseisen te voldoen moet zo gebruikersvriendelijk als mogelijk zijn. PRETTIG WERKEN Het is belangrijk dat de werkplek eenvoudig aan te passen is aan waar de gebruiker om vraagt, afhankelijk van het apparaat waarmee gewerkt wordt en de locatie waarin het werk wordt uitgevoerd. De gebruikerservaring staat hierbij bovenaan. Is dat namelijk niet het geval, dan schiet de werkplek zijn doel voorbij. Zaken als Single Sign-On (SSO) en Selfservice functionaliteiten dragen hieraan bij. Eén keer inloggen om vervolgens toegang te krijgen tot alle systemen en zelf zaken regelen. Dat is de wens. Naast verschil in welke applicaties gebruikt worden, zit er ook verschil in hoe applicaties gebruikt worden. Wanneer er op een laptop gewerkt wordt, worden er andere eisen gesteld aan een applicatie dan wanneer diezelfde applicatie wordt geraadpleegd via een smartphone of tablet. Medewerkers moeten in staat zijn om ongeacht waar dan ook, waarmee dan ook en via welke verbinding dan ook, hun werk te kunnen doen. De ideale werkplek moet dusdanig ingericht zijn dat dit op een veilige en beheerste manier gerealiseerd kan worden. >> VALID

7 >> IT IN CONTROL Het lijkt een hele uitdaging om die veiligheid werkelijkheid te maken, wanneer data en applicaties op veel verschillende devices en middels veel verschillende verbindingen geraadpleegd worden. In werkelijkheid hoeft dit niet zo n uitdaging te zijn, als ervoor gezorgd wordt dat de data en applicaties veilig zijn. Zaken als Identity & Access Management, Sterke Authenticatie en Security & Rapportages dragen hier substantieel aan bij. Als onderdeel van hun dagelijks werk, zullen veel mensen informatie delen met behulp van , file-sharing sites en clouddiensten. In die situaties hebben traditionele beveiligingsmaatregelen, zoals firewalls, slechts een beperkte effectiviteit als het gaat om de beveiliging van deze data. Documenten kunnen op een eenvoudige manier worden beveiligd met de Rights Management functionaliteit, zodat het niet meer uitmaakt waar het document wordt opgeslagen, de beveiliging wordt hiermee een onderdeel van het document. Zodoende hoeft IT zich geen zorgen meer hoeft te maken over de overdaad aan verschillende devices, de werkplek is hiermee device-onafhankelijk en de IT-afdeling is in control. Het gebruik van de werkplek is dus niet alleen flexibel voor de gebruiker, maar natuurlijk ook veilig. GET CURRENT, STAY CURRENT Innovatie staat niet stil. En dat geldt zeker voor innovatie op het gebied van ICT. Nieuwe apparaten die de markt betreden, weer een nieuwe Windows versie of Cloud-diensten. Kortom, de werkplek van morgen kan totaal anders zijn dan de werkplek van vandaag. Doorontwikkeling is een van de belangrijkste pijlers van de ideale werkplek. De ideale werkplekoplossing maakt het ook mogelijk continu up-to-date te blijven. SUCCESVOLLE IMPLEMENTATIE Maar tot een dergelijk eindresultaat komen is makkelijker gezegd dan gedaan. Het invoeren van een nieuwe werkplek vergt een gedegen projectaanpak. Slechts de verzameling van eisen, analyse en ontwerp zijn vaak niet voldoende om succesvol de transitie te maken naar het nieuwe concept. Het gaat om acceptatie en het realiseren van business benefits. Dit vergt betrokkenheid van management en medewerkers, zodat het uit te leggen is waarom sommige keuzes gemaakt worden. Zaken als project-, service- en transitiemanagement zijn van groot belang om dit te realiseren. Deze disciplines leveren een wezenlijke bijdrage aan het gehele proces en dragen bij een geslaagde transitie en dus een hogere acceptatie van de nieuwe werkplek binnen de organisatie. VALID

8 CASUS KOENEN EN CO Koenen en Co is een organisatie van gedreven en veelzijdige accountants, belastingadviseurs en bedrijfsadviseurs. Koenen en Co is de vooruitstrevende totaaladviseur voor zakelijk Zuid-Nederland. De ICT-strategie van Koenen en Co is gericht op het afnemen van ICT-diensten uit de Cloud, via Software-asa-Service Web-based oplossingen. Om haar ICT-omgeving te vernieuwen heeft Koenen en Co Valid gekozen als uitbesteder. Valid heeft haar Private Cloud concept ingezet gecombineerd met de Microsoft Office 365 Public Cloud dienst. Daarnaast zijn we ook verantwoordelijk voor het werkplekbeheer, zowel remote als lokaal, op alle Koenen en Co vestigingen. Dankzij een gedegen migratieplan, waarbij er veel aandacht is besteed aan het testen van de bedrijfsapplicaties op de nieuwe omgeving, heeft Valid haar beloftes van een naadloze migratie naar de Valid Private Cloud en een stabiele ICT-infrastructuur waargemaakt. VALID

9 WAT IS ONMISBAAR? Het realiseren van een nieuwe werkplek is geen gemakkelijke exercitie. Het is een ingrijpende verandering die goed begeleid dient te worden om de nieuwe werkplekoplossing tot een succes te maken. Het is belangrijk om de volgende aspecten in overweging te nemen, wanneer het gaat om het invoeren van een nieuwe werkplek. SECURITY Kies een oplossing die erin voorziet dat het beveiligen van data en applicaties device-onafhankelijk is en waar de security centraal geregeld kan worden. STABILITEIT Innovatie mag niet ten kosten gaan van stabiliteit. Een stabiele werkplekomgeving ontzorgt de IT-afdeling en houdt de beheerkosten onder controle. Neem dit mee in de overweging van een nieuwe werkplek. GEBRUIKERSADOPTIE Het gaat hoe dan ook om de productiviteit van de medewerkers. Sluit de werkplekoplossing écht aan op de wensen van de gebruikers? Acceptatie is van groot belang, dus is het verstandig om eindgebruikers en hun managers te betrekken bij het maken van de noodzakelijke keuzes tussen functionaliteit, ergonomie en kosten. SCHAALBAARHEID Gemakkelijk op- en afschalen voor wat betreft gebruikersaantallen is belangrijk om een sterk fluctuerende business behoefte adequaat in te vullen. Maar niet alleen de aantallen, ook zaken als storage en bandbreedte moeten schaalbaar zijn. HAALBAARHEID Het introduceren van een nieuwe werkplekoplossing is een intensief traject. Om risico s te beheersen, kijk naar ondersteunende dienstverleningen zoals transitie-, adoptie- en projectmanagement. Ook wanneer je organisatie over de benodigde deskundigheid beschikt, is het noodzakelijk dat de dienstverlener die de nieuwe werkplek gaat implementeren over de juiste ervaring en expertise beschikt. >> MODULAIR Wat vandaag voldoende is, is volgend jaar wellicht al achterhaald. Door te kiezen voor een werkplekoplossing die een modulair karakter heeft wat betreft functionaliteit ben je ervan verzekerd dat de werkplek langere tijd mee zal gaan. VALID

10 >> KOSTENBEHEERSING Om grip op de kosten te houden, moet de gekozen oplossing hier inzicht in bieden. Initieel, maar zeker ook nadat de nieuwe werkplek is gerealiseerd. Een flexibel afrekenmodel is hiervoor uitermate geschikt. Kijk dus goed naar het afrekenmodel dat een dienstverlener hanteert. geweest bij het proces. Een dienstverlener die acteert als een strategische partner. Een partij die je helpt met het realiseren van Business Benefits, ervoor zorgt dat nieuwe technologieën geadopteerd worden waardoor de business van jouw organisatie nóg beter tot zijn recht komt. Daar gaat het immers om. TOEKOMSTVAST Er zijn genoeg dienstverleners die in staat zijn om uw organisatie te voorzien van nieuwe technologie. Maar met slechts het implementeren van de werkplek is het succes nog niet gegarandeerd: de nieuwe omgeving zal ook naar behoren beheerd moeten worden. Doe je dit zelf, of besteed je dit uit? In dat laatste geval, is het wel zo verstandig om de gloednieuwe werkplek te laten beheren door een partij die vanaf het begin af aan betrokken is VALID

11 KORTOM... Een goede werkplek is van belang om de potentie van medewerkers optimaal te benutten. Een werkplekconcept dat goed binnen de organisatie past faciliteert optimaal, mobiliteit en samenwerking. Dit, zonder dat de veiligheid van data en applicaties in het geding komt. Kortom, het realiseren van Business Benefits voor jouw organisatie. Het zorgt ervoor dat IT de regie in handen houdt en dat werknemers het gevoel hebben dat ze ondersteund worden in hun manier van werken. Wanneer je voor het realiseren van een dergelijke werkplek hulp van buitenaf zoekt, is het belangrijk dat de samenwerking leidt tot een lange termijn relatie. Dat de dienstverlener als een echte partner acteert is geen overbodige luxe. De techniek moet uiteraard naar behoren functioneren, maar de menselijke factor maakt uiteindelijk het verschil. Met FleXpace geeft Valid antwoord op de uitdagingen van de werkplek anno nu. FleXpace is modulair opgebouwd waarbij er ruimte blijft voor maatwerk. Het biedt gebruikers optimaal gebruikersgemak terwijl IT de regie houdt. Valid biedt Consultancy en Managed Services aan. In dat laatste geval, een transparant en flexibel afrekenmodel op basis van pay per use zorgt ervoor dat ook de financiën in control zijn. Valids bewezen trackrecord op het gebied van infrastructurele projecten uit zich in een bewezen aanpak gebaseerd op eigen Best Practices. De naadloze overgang naar FleXpace is daarmee geborgd. Kijk voor meer informatie over FleXpace en de Valid aanpak op Weten wat de mogelijkheden zijn voor uw organisatie? Neem contact op met uw accountmanager, bel ons voor een afspraak op of stuur een naar VALID

12 Voor solide ICT-infrastructuren, innovatieve Business Applications en slimme Business Intelligence oplossingen is Valid de partner bij uitstek. Met onze Outsourcing & Cloud Services ontzorgen we onze klant verregaand en bieden we de broodnodige flexibiliteit. Met onze Project-, Quality- en Service Management-diensten zorgen we ervoor dat veranderingen niet alleen succesvol doorgevoerd worden, maar dat deze ook duurzaam zijn en in de praktijk gaan renderen. Valid is een ambitieuze organisatie. Stay Ahead is niet alleen onze belofte, het is ook onze mentaliteit. Ruim 300 ervaren professionals, opererend vanuit Eindhoven, Maastricht en Utrecht, zijn continu bezig zichzelf verder te ontwikkelen en te innoveren. Zo laten we onze klanten voorop lopen op het gebied van ICT en leveren we een belangrijke bijdrage aan hun succes