Invoerinstructies bij het project In dienst van het Hof ( )

Transcriptie

1 Invoerinstructies bij het project In dienst van het Hof ( ) Versie: 6 maart 2017 LET OP De stamboeken en registers zijn heel verschillend, de meeste zijn opgemaakt in kolommen, maar soms staat de informatie op andere wijze genoteerd. Wanneer er kolommen aanwezig zijn kan de volgorde en benaming van de kolommen per register verschillen. Niet alle informatie uit de gevraagde velden komt op elke scan voor. Voor de registers van de Hofcommissies (zie Voorkeuren) gelden aparte regels, zie pagina 5 van deze instructie. Uitgangspunt: De gegevens worden ingevoerd zoals ze op de scan staan. Algemeen: Oude/verouderde schrijfwijzen worden overgenomen zoals ze op de scan staan. Dit om verschillen in interpretatie zoveel mogelijk te voorkomen. Als er gegevens zijn doorgehaald, maar deze zijn wel leesbaar, dan worden ze tóch ingevoerd. Het kwam regelmatig voor dat wanneer men uit dienst ging de inschrijving in het stamboek werd doorgestreept, die strepen kunnen worden genegeerd. Diakritische of speciale tekens worden letterlijk overgenomen (bijvoorbeeld: François of René of in een geografische naam zoals België). Leestekens zoals haakjes ( ), aanhalingstekens of schuine strepen / worden niet ingevoerd, uitzondering hierop vormen koppelstreepjes -. Wanneer een teken ontbreekt of onleesbaar is, wordt daarvoor in de plaats ingevoerd. Meerdere ontbrekende of onleesbare tekens worden door evenzoveel apenstaartjes vervangen. Wanneer van een datum alleen een jaar bekend Wanneer de informatie voor een verplicht veld op de scan niet kan worden teruggevonden, dan wordt #### ingevoerd. Als een scan geen te indexeren gegevens bevat (omdat het bijvoorbeeld een kaft is), wordt deze aangemerkt als onbruikbaar met de knop onder de invoervelden. LET OP: controleer altijd ook het onderste gedeelte van de scan! Er staan geen vaste aantallen personen op een scan en er kunnen nog meer personen staan. Ook kunnen onderaan gegevens staan die dwars over de kolommen heen zijn geschreven. 1

2 Bij de velden Achternaam en Tussenvoegsel: Het veld Achternaam is een verplicht veld. Neem de naam letterlijk over zoals hij er staat, ook buitenlandse namen worden overgenomen zoals ze op de scan staan. Schrijf afkortingen niet uit. Bij sommige vrouwen staat zowel de gehuwde naam als de meisjesnaam ( geboren ) vermeld. Neem alleen de meisjenaam over, de eerstgenoemde (gehuwde) naam wordt niet overgenomen. Af en toe komt na de naam van een vrouw de vermelding Weduwe van... voor, gevolgd door de naam van de echtgenoot. Deze toevoeging wordt niet overgenomen. Alleen de achternaam van de vrouw (meisjesnaam) wordt in het veld Achternaam ingevuld. Titels, uitgeschreven of afgekort, worden niet overgenomen (bijvoorbeeld: jonkheer of baron). Bij het veld Voornaam: Het veld Voornaam is een verplicht veld. Neem het letterlijk over zoals het er staat: één of meer voornamen of voorletter(s). Meerdere voornamen worden achter elkaar overgenomen, alleen gescheiden door een spatie (bijvoorbeeld: Johanna Cornelia Maria). Bij één of meer voorletters wordt achter elke letter een punt geplaatst (bijvoorbeeld: A.B. van Dam). Bij het veld Geboortedatum: Het veld Geboortedatum is een verplicht veld. Als er geen geboortedatum staat vermeld op de scan, vul dan #### in. Data worden in een vast formaat met cijfers weergegeven. Zo wordt 4 juli 1825 ingevoerd als: Bij het veld Geboorteplaats: Neem de plaatsaanduiding letterlijk en volledig over. Leestekens zoals haakjes of apostrof niet overnemen, met uitzondering van het koppelstreepje (bijvoorbeeld: s-gravenhage of Zuid-Amerika). Eventueel het leesteken vervangen door een spatie (Leuven/België wordt Leuven België). Afkortingen worden letterlijk overgenomen en niet voluit ingevoerd. Leestekens of een eventuele punt achter een afkorting worden niet mee overgenomen, met uitzondering van het koppelstreepje (bijvoorbeeld: Amst, Helder, s-hage). Als er een aanduiding van een provincie en/of land direct achter een geboorteplaats wordt vermeld, wordt deze ook letterlijk overgenomen in hetzelfde veld, achter de geboorteplaats (bijvoorbeeld: Rijswijk NBr of Macao in China). 2

3 Woorden als idem, id, of alsvoren worden niet overgenomen. In zo n geval wordt in de regel daarboven (of daar weer boven) gezocht naar de eerste uitgeschreven plaatsnaam. Deze wordt als geboorteplaats overgenomen. Als bij de geboorteplaats onbekend staat, wordt dit letterlijk ingevoerd: onbekend. Bij het veld Overlijdensdatum: Deze informatie staat niet altijd vermeld. De overlijdensdatum kan in de kolom aanmerkingen staan, maar staat soms ook halverwege of onderaan dwars over de pagina geschreven. Als dit niet vermeld staat, dit veld leeglaten. Data worden in een vast formaat met cijfers weergegeven. Zo wordt 4 juli 1825 ingevoerd als: Bij het veld Beroep: Het veld Beroep is een verplicht veld. In dit veld wordt het beroep (de functie, kwaliteit, betrekking, rang of graad) van de persoon genoteerd. Neem alleen de beroepen over in dienst van het koninklijk huis, dus niet van eerder uitgevoerde functies bij andere werkgevers. LET OP: soms staat er een kolom met informatie over eerdere betrekkingen met daarin een vermelding van een functie in koninklijke dienst, omdat iemand bij een ander hofdepartement heeft gewerkt, of bij een ander lid van de koninklijke familie dan waar het stamboek betrekking op heeft. In dat geval wordt dit beroep ook overgenomen en in volgorde als eerst vermeld. Neem het beroep over in de spelling zoals het er staat, maar zonder hoofdletter. Soms staat er een specificatie van het beroep of een vermelding van de werkzaamheden. Het eerste is van belang, het tweede hoeft niet te worden opgenomen (wel vermelden arbeider in den moestuin maar niet belast met de administratie). Een toevoeging over wie de persoon in dienst was (bijvoorbeeld: in dienst van prins Alexander) is niet nodig. Neem wanneer er meerdere functies (in koninklijke dienst) genoemd worden deze in hetzelfde veld achter elkaar over, gescheiden door een puntkomma ; en een spatie (bijvoorbeeld: lakei; kamerdienaar; valet). Neem ook kleine veranderingen in de functiebenaming op (bijvoorbeeld: lakei; eerste lakei). Bij het veld Datum in dienst: Data worden in een vast formaat met cijfers weergegeven. Zo wordt 4 juli 1825 ingevoerd als:

4 Neem alleen de datum over van de eerste functie in dienst van het koninklijk huis. Data van veranderingen van functie worden niet overgenomen. LET OP: soms staat er een kolom met informatie over eerdere betrekkingen met daarin een vermelding van een functie in koninklijke dienst, omdat iemand bij een ander hofdepartement heeft gewerkt, of bij een ander lid van de koninklijke familie dan waar het stamboek betrekking op heeft. In dat geval is dit de eerste functie in dienst van het koninklijk huis en wordt de aldaar vermelde datum overgenomen. Bij het veld Datum uit dienst: Data worden in een vast formaat met cijfers weergegeven. Zo wordt 4 juli 1825 ingevoerd als: De datum uit dienst is bijvoorbeeld de datum dat iemand met pensioen ging. Soms is de datum uit dienst gelijk aan de overlijdensdatum, neem deze datum alleen in het veld Datum uit dienst over als expliciet vermeld staat dat het dienstverband beëindigd is wegens overlijden. *Zie de volgende pagina voor de aparte instructies voor de registers van de hofcommissies* 4

5 Instructies Hofcommissies De registers van de Hofcommissies zijn zodanig afwijkend dat we hiervoor een aparte instructie hebben. Algemeen: Dezelfde Algemene regels als hierboven genoemd zijn van toepassing Een plaatsnaam wordt niet opgenomen. Instructies bij het veld Achternaam, Tussenvoegsel en Voornaam gelden dezelfde regels als hierboven. Hier volgen nog enkele toevoegingen: Meerdere namen op één regel Wanneer er op één regel meerdere namen voorkomen kunnnen deze namen op twee afzonderlijke regels worden opgenomen, met in het veld Nummer bij beiden hetzelfde nummer. Let op, soms staan er verschillende namen, maar gaat het om één persoon. Dat is te herkennen aan termen als de weduwe of geb. (van geboren). Zie dit voorbeeld: Wat ze hier bedoeld hebben is 'M.C. Weverleij weduwe van J.V. Kastel' De invoer zou er zo uitzien: Achternaam: Weverleij Voornaam/Voorletters: M.C. Nummer: No 270 N, No 249 P Meisjesnaam (geb.) Bij de tweede regel van het voorbeeld hierboven is sprake van een meisjesnaam, te herkennen aan geb., volgens de regels van het veld Achternaam (zie p. 2) nemen we in dit geval de meisjesnaam over. Hier staat 'M.M. Meijer, geboren Kreautler' Achternaam: Kreautler Voornaam/Voorletters: M.M. Nummer: No 72 P 5

6 Dit kan ook omgekeerd voorkomen, zoals in dit voorbeeld: Hier staat J.L.S. Spekking geboren Vromans Achternaam: Vromans Voornaam/Voorletters: J.L.S. Nummer: A No 20 De weduwe Als er enkel een achternaam met de toevoeging 'de weduwe' staat plaatsen we die toevoeging in het veld voor de Voornaam/Voorletters, zo blijft deze informatie onderdeel van de naam. In het voorbeeld hierboven: Achternaam: Kok Voornaam/Voorletters: de weduwe Nummer: No 73 P Instructies bij het veld Beroep: Neem het beroep letterlijk over, maar zonder hoofdletter. Wanneer het niet vermeld wordt laat je dit veld leeg. Instructies bij het veld Onderwerp: Soms staat er achter een naam informatie die niet een plaats (wordt niet opgenomen) of beroep (plaatsen in het veld Beroep ) is. Dan wordt die informatie in het veld Onderwerp opgenomen. Achternaam: Blonden Voornaam/Voorletters: A. Beroep: stalknecht Onderwerp: huwelijk Soms staat er in plaats van een naam informatie. Neem deze informatie over in het veld Onderwerp en vul bij de velden Achternaam en Voornaam #### in, dit zijn namelijk verplichte velden en kunnen niet leeg gelaten worden. 6

7 Bijvoorbeeld, hieronder staan twee onderwerpen: Onderwerp: Arbeiders op het Loo (oude) Nummer: 188, 194 Onderwerp: Almanak (staats) redactie Nummer: 249 Wanneer het niet vermeld wordt laat je dit veld leeg. Instructies bij het veld Jaartal: Niet elke scan bevat jaartallen. Dit geldt alleen voor scans die er zo uitzien, met de nummers in één of twee kolommen achter de namen (en onderwerpen): Neem het jaartal over dat boven de groep personen vermeld staat. Soms staat er geen jaartal boven, omdat deze op de vorige pagina staat. Neem dan het jaartal dat bij de volgende groep staat vermeld en trek daar een jaar vanaf. Instructies bij het veld Nummer: Het veld Nummer is een verplicht veld. Neem het nummer volledig over zoals het er letterlijk staat (inclusief een toevoeging als Nr of No), soms wordt dit nummer gevolgd door een letter. Neem die in kapitalen over. Let op: dit geldt voor scans die er als volgt uitzien, met het nummer direct achter de naam: 7

8 Wanneer de namen gevolgd worden door nummers in een aparte kolom, dan worden de nummers niet voorafgegaan door No, want dit staat ook niet op de scan (Zie voor een voorbeeld van zo n scan hierboven Bij het veld Jaartal ). Meerdere nummers scheiden met een komma. In sommige gevallen staan de nummers achter een naam verdeeld in twee kolommen: een kolom ingekomen stukken en een kolom uitgegane stukken. Plaats in dat geval voor het nummer eerst IN voor inkomend of UIT voor uitgaand. Wanneer er meerdere nummers staan, deze scheiden met een komma (bijvoorbeeld: IN 201, UIT 109 en bij meerdere nummers: IN 201, 358, UIT 156, 258). Deze nummers worden niet voorafgegaan door No, want dit staat ook niet op de scan. Verwijzing In een bijzonder geval staat er geen nummer maar een verwijzing. Neem deze op in het veld Nummer Nummer: zie Blankenberg 8