Integriteitscode. Integriteit en HW Wonen: bij twijfel niet inhalen

Transcriptie

1 Integriteitscode

2 Integriteitscode Integriteit en HW Wonen: bij twijfel niet inhalen Wat we met de integriteitscode willen bereiken is het bewust worden in denken en doen. Integriteit, gedragsregels, spelregels. Wat mag er wel en wat mag er niet? Hoe behoor je je te gedragen en hoe niet? Waar liggen de grenzen? Allemaal vragen die je eigenlijk op een persoonlijke manier oplost in de dagelijkse praktijk. Toch vinden we het als HW Wonen belangrijk dat we ook samen afspreken waar we ons aan houden. Dat schept duidelijkheid: zowel voor onszelf als voor de klanten en leveranciers waar we contacten mee hebben, en het bepaalt hoe we als HW Wonen in de samenleving staan. Het is nodig om met elkaar spelregels af te spreken. We moeten kritisch zijn op onszelf en ons afvragen of we denken en handelen volgens die spelregels. Is dat niet het geval, dan moeten we dat aanpassen. En wel direct. Daar moeten we elkaar in ondersteunen. Omdat het om het gemeenschappelijk belang van HW Wonen gaat. De werkgroep Integriteit (vertegenwoordigd uit verschillende teams) heeft deze Integriteitscode HW Wonen samengesteld. 1. De zin van intregriteitsbeleid Integer handelen gaat terug naar de wortels, de cultuur van de organisatie. Daarmeebedoelen we de normen, waarden en regels die ons binden. Die bepalen wat kan en mag. En wat niet. We vinden integriteit belangrijk, mede omdat HW Wonen in een glazen huis functioneert. En terecht, want als corporatie werken we voor mensen op een krappe woningmarkt, met vermogen dat oorspronkelijk maatschappelijk is gefinancierd. Bovendien hebben we te maken met wetten die ons handelen bepalen. Kortom, we zijn een maatschappelijke onderneming en dat schept, geheel terecht, verplichtingen en vraagt om zorgvuldig handelen. Transparant handelen. Dat wordt nog eens versterkt door de belangrijke positie die HW Wonen inneemt binnen de Hoeksche Waardse gemeenschap. We werken regionaal en dienen een publiek belang. Dat maakt dat we een maatschappelijke voorbeeldfunctie hebben. We vinden het belangrijk dat anderen een goed beeld van ons hebben en werken aan een positief imago. Integriteit van handelen is in de eerste plaats een persoonlijke verantwoordelijkheid. De vereiste openheid en transparantie maakt het noodzakelijk iedereen binnen HW Wonen te betrekken bij vraagstukken rondom integriteit. Onder het motto bij twijfel niet inhalen vragen we medewerkers, bestuursleden en commissarissen voortdurend hun voorgenomen handelen te toetsen bij collega s. Ook achteraf, maar dan meer in termen van verantwoording, dient die toetsing plaats te vinden. Voor bestuursleden en commissarissen geldt bovendien dat zij zich ook extern moeten kunnen verantwoorden. Ook als er spelregels zijn geformuleerd, resteert een grijs gebied. In die gevallen is en blijft het je eigen verantwoordelijkheid om de juiste keuze te maken. Daarom zijn de spelregels die zijn neergelegd in deze gedragscode, niet een zakelijke opsomming wat wel en niet mag en kan. Het is vooral een denkraam. In zijn algemeenheid geldt, dat medewerkers van HW Wonen zich er voortdurend van bewust dienen te zijn, dat hun handelen het belang van HW Wonen in het algemeen en dat van haar huurders in het bijzonder moet dienen. Dagelijkse beslissingen brengen risico s met zich mee, wees je daar bewust van. Het moet dan ook een basishouding zijn, dat elke vorm van belangenverstrengeling, oneigenlijke beïnvloeding, vriendjespolitiek of de schijn daarvan vermeden dient te worden. Neem beslissingen Integriteitscode HW Wonen - april

3 waarbij je integriteit in het gedrang kan komen in overleg of bijzijn van je teamorganisator of collega. Dit bevordert de transparantie en de toetsbaarheid. Draag je taken, in zaken waar sprake is van belangenverstrengeling of persoonlijke relaties, over aan jouw teamorganisator of collega. Vandaar het motto: bij twijfel niet inhalen. 2. Het geldt voor iedereen De Integriteitscode geldt voor iedereen die voor HW Wonen in actie komt. Dus niet alleen voor medewerkers, maar ook voor bestuursleden, commissarissen, huurmedewerkers en stagiaires. De Integriteitscode voor bestuursleden en commissarissen is gelijk aan die voor de medewerkers. Bestuursleden en commissarissen hebben een voortrekkersrol. Juist zij dienen openheid en transparantie te bevorderen. Dat betekent dat zij extra kritisch moeten kijken naar hun handelen. Intern, maar ook naar de buitenwereld. Integriteit is een vast onderwerp in het Bestuursteam, RvC-vergaderingen en Jaarverslagen. Het bestuur laat hierdoor zien dat het onderwerp integriteit zichtbaar in haar omgeving wordt uitgedragen. Specifieke regels met betrekking tot offerte, inkoop en aanbestedingsbeleid zijn beschreven in het inkoopbeleidsplan. 3. De spelregels Om in grote lijnen aan te geven wat wel of niet mag en kan, hebben we spelregels opgesteld. Die willen we in grote lijnen behandelen. We behandelen eerst de onverenigbaarheden (3.1): zorg dat je belangenverstrengeling vermijdt. Daarna gaan we in op geschenken en giften (3.2), het correct omgaan met HW Wonen-informatie (3.3), het scheiden van zaak en privé (3.4), uitgaven en declaraties (3.5) en het gedrag op de werkplek (3.6). Nadrukkelijk wordt hier vermeld dat het verboden is om geschenken, uitnodigingen, etc. aan te nemen van een relatie waarmee op dat moment wordt gesproken of onderhandeld over opdrachtverlening. 3.1 Onverenigbaarheden Medewerkers doen opgave van al hun (financiële) belangen, waaronder aandelen, opties en dergelijke, in bedrijven en instellingen waarmee HW Wonen zaken doet. Dit geldt nadrukkelijk voor de belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden, die bij de zakelijke relatie een invloedrijke positie bekleden (in het algemeen een leidinggevende functie). Ook tussentijds ontstane en in de toekomst nog te ontstane belangen dienen te worden gemeld. Bij contacten in de privésfeer met (zakelijke) relaties van HW Wonen, gaan we uit van de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers. We doen een beroep op het durven nemen van die verantwoordelijkheid bij het beoordelen of een relatie integer en marktconform is. Voor het vervullen van alle (betaalde) nevenfuncties, gelden de gebruikelijke regels uit de CAO Woondiensten. Schriftelijke toestemming vooraf staat daarbij altijd centraal. P&O houdt een register bij van alle nevenfuncties van medewerkers, Bestuur en RvC. HW Wonen waardeert het dat medewerkers bestuurlijke functies vervullen in maatschappelijke organisaties. Het is zelfs denkbaar dat HW Wonen daarvoor in beperkte mate faciliteiten verleent. Tegelijkertijd beseffen we dat bestuurlijke nevenfuncties kunnen leiden tot strijdige belangen. Hierin biedt de goedkeuring vooraf de oplossing. Mocht strijdigheid van belangen pas aan de orde komen nadat de betreffende bestuurlijke functie is aanvaard, dan treedt de medewerker van HW Wonen, op eerste verzoek van het bestuur, terug uit deze nevenfunctie. 3.2 Geschenken en giften Medewerkers nemen geen geschenken of giften in geld of natura aan. Op deze regel gelden slechts twee uitzonderingen. Ten eerste als het giften of geschenken betreffen die aan HW Wonen worden gedaan in het algemeen belang. Denk aan erfenissen en legaten, die toevloeien aan de algemene middelen van HW Wonen en aan geschenken die direct ten goede komen aan de woon- en/of leefomgeving in wijken, buurten, straten waar HW Wonen bezit heeft. Het Bestuursteam besluit of een dergelijke gift wordt geaccepteerd en beslist over de keuze van de bestemming. De tweede uitzondering betreft geschenken met een waarde onder de 50,- en met een alledaags karakter (bos bloemen, een fles wijn). Maak altijd melding van ontvangen of aangeboden persoonlijke geschenken of giften binnen je team en registreer deze in het openbaar register op Intranet. Registreer ook geschenken die vallen onder de uitzonderingen. Valt het geschenk niet onder de uitzonderingen, dan moet het Integriteitscode HW Wonen - april

4 geweigerd of geretourneerd worden. Met het oog op de ontvangst van geschenken is het niet toegestaan privéadressen door te geven aan relaties. Geschenken, zoals kerstpakketten, die toch op het privéadres worden bezorgd, worden gemeld binnen je team. Ook als deze een waarde hebben van minder dan 50,-. Sinds 2016 wordt aan relaties gevraagd om hun kerstattentie niet meer aan (medewerkers van) HW Wonen te sturen maar deze eindejaarsgeschenken voor de medewerkers te vervangen door een donatie aan een goed doel. Jaarlijks worden één of meer goede doelen gekozen waaruit gekozen kan worden door de werkgroep Integriteit. Op deze wijze dragen wij bij aan hen die in de maatschappij net iets extra s nodig hebben. Indien er toch nog eindejaarsgeschenken worden afgeleverd (op kantoor of privé), dan worden medewerkers geacht deze bij HW Wonen in te leveren, waarna deze onder het personeel worden verloot. Uitnodigingen voor lunches en diners neem je uitsluitend aan als ze evident in het belang zijn van HW Wonen. Bovendien mag het niet conflicteren met de onafhankelijkheid in de besluitvorming binnen HW Wonen. Het verdient de voorkeur dat de kosten van lunches en diners waaraan door HW Wonen-medewerkers wordt deelgenomen, door HW Wonen worden betaald. Voor het aannemen van uitnodigingen voor lunches en diners worden daarnaast de volgende vuistregels gehanteerd: zorgvuldigheid en doelmatigheid: beoordeel kritisch of het informele contact noodzakelijk is. De onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn; wederkerigheid: de medewerker heeft van zijn/haar kant namens HW Wonen de mogelijkheid de relatie een lunch of diner aan te bieden; soberheid: wees terughoudend in de keuze van de gelegenheid. Ook in het gebruik van alcohol wordt terughoudendheid betracht; openheid: van aangenomen uitnodigingen wordt altijd melding gemaakt binnen je team. Wanneer gebruik gemaakt wordt van een uitnodiging dan dient de medewerker dit bekend te maken via het openbaar register op intranet Relatiebeheer Deelname aan (sport)toernooien, bedrijfsbezoeken, informatiebijeenkomsten, seminars, congressen en beurzen, welke gratis of tegen niet-marktconforme prijzen worden aangeboden, mogen worden geaccepteerd als het een functiegericht of vakinhoudelijk karakter heeft. Overleg altijd even binnen je team en registreer je deelname via het openbaar register op intranet. 3.3 Informatie Ga zorgvuldig om met de informatie waarover je uit hoofde van je functie beschikt. Dat betekent, dat oneigenlijk gebruik van die kennis niet is toegestaan. Bij het hanteren van die kennis worden bovendien de normale privacyregels in acht genomen. Medewerkers houden geen informatie achter die in het belang van HW Wonen is. Als deze geheim of vertrouwelijk is, dan vraagt dat om een integere afweging van de belangen. Beschik je uit andere bronnen over informatie die je niet kenbaar mag maken, meld het binnen je team. Dan kan eventueel besloten worden je tijdelijk van de betreffende zaak af te halen. Medewerkers moeten zorgen dat informatie over HW Wonen, deugdelijk wordt bewaard. Onbevoegden mogen er geen kennis van kunnen nemen. 3.4 Scheiding zaak en privé Het gebruik van HW Wonen-eigendommen voor privédoeleinden is slechts beperkt toegestaan. Met het gebruik van de zakelijke mobiele telefoon voor privédoeleinden dient terughoudendheid betracht te worden. Het uitoefenen van bedrijfsmatige activiteiten voor eigen rekening of voor rekening van een derde met behulp van eigendommen van HW Wonen, is uiteraard in het geheel niet toegestaan. De artikelen in de grijpvoorraad in het magazijn zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik. Daarnaast is het niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door HW Wonen betreft, inclusief de toewijzing van woningen. Hetzelfde geldt voor diensten van derden. Integriteitscode HW Wonen - april

5 Het is voorts niet toegestaan om, al dan niet tegen betaling, gebruik te maken van diensten van HW Wonen. Hiermee wordt niet het huren van een woning bedoeld en evenmin het gebruik van de afgeschreven bestelbus en idem dito oude aanhangwagen (met inachtneming van het registratiesysteem) en gereedschap waarover de allround vakmannen beschikken voor een klus in alleen hun eigen woning. Indien voor privédoeleinden gebruik wordt gemaakt van de diensten van een bedrijf of instelling, waarmee HW Wonen zakelijke binding heeft, of korter dan een jaar voor de datum waarop van de betreffende dienst gebruik wordt gemaakt, zakelijke bindingen heeft gehad, dan dient dit te gebeuren tegen algemeen geldende verkoopvoorwaarden. De afwikkeling van de opdracht mag niet via HW Wonen lopen. 3.5 Uitgaven en declaraties Onkosten die je maakt in het kader van het uitoefenen van je functie, worden vergoed volgens bestaande regelingen en richtlijnen. Desgevraagd dient de hoogte en de functionaliteit te worden onderbouwd. In alle gevallen geldt het doelmatigheid- en soberheidcriterium. Medewerkers declareren geen kosten, die reeds op andere wijze 3.6 Gedrag op werkplek en buiten werktijd worden vergoed (door HW Wonen of door derden). Als medewerkers van HW Wonen zijn we ons ervan bewust dat we werkzaamheden verrichten in het belang van de maatschappelijke Gemaakte kosten worden gedeclareerd binnen één maand na de functie van HW Wonen in het algemeen, en van de klanten in het datum waarop ze zijn gemaakt, onder overlegging van deugdelijke bijzonder. Daarmee houden we rekening. Dat betekent dat we ons betalingsbewijzen. Eventueel verstrekte voorschotten worden eveneens professioneel gedragen, verbaal en non-verbaal uiten en dergelijke. In binnen een maand afgerekend, onder overlegging van deugdelijke het bijzonder wordt over de huurders/klanten, toezicht, overige zakelijke betalingsbewijzen. relaties en de collega s van HW Wonen altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedragingen. Het is goed om het begrip functionaliteit nog wat verder in te kleuren. Met functionaliteit wordt bedoeld, dat met het doen van uitgaven het Buiten werktijd spreken en gedragen de medewerkers zich te allen tijde belang van HW Wonen direct gediend moet zijn. Het is dus niet met respect jegens HW Wonen, haar klanten, medewerkers, toezicht en functioneel om uitgaven te doen of onkosten te maken, die hooguit overige zakelijke relaties. Elke verbale of non-verbale uiting die ook indirect het belang van HW Wonen dienen. Hierbij wordt onder meer maar enigszins een discriminerend of seksistisch karakter heeft, is uit gedoeld op uitgaven of onkosten die uitgelegd kunnen worden als den boze. Eventuele ongewenste situaties op dit gebied kunnen zijnde een verkapte vorm van beloning, dan wel als zogenaamde snoep- worden gemeld bij de vertrouwenspersoon van HW Wonen, meer of pretuitgave. Ook hier zijn transparantie en openheid van belang. informatie hierover is op intranet te vinden. Integriteitscode HW Wonen - april

6 4 Handhaven van de spelregels Medewerkers zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor de naleving van de gedragscode. Ook hierin dient openheid en transparantie te worden betracht. Openheid dient in dit geval ook een ander doel. Het is van belang, dat na vaststelling van de integriteitscode, een gangbare praktijk wordt ontwikkeld. Immers, de voorspelbaarheid van het gedrag van HW Wonen is daarmee gediend. Hoe lastig dit in de praktijk ook is, het is zaak om binnen HW Wonen een cultuur te handhaven c.q. te vestigen van aanspreken en aangesproken worden. Elkaar kunnen, willen en mogen aanspreken op gedrag dat met integriteit te maken heeft, is uiteindelijk de beste manier om de gedragscode en het gedachtegoed dat erachter ligt ook daadwerkelijk in te voeren en te handhaven. persoonlijke zaak. Ga bij jezelf na of je je denken en doen kunt verantwoorden. Op een manier die past bij een moderne woningcorporatie die met beide benen midden in de samenleving staat. Maatschappelijk verantwoordelijk handelen staat centraal: we zijn er voor en door onze klanten. Houd daarbij in gedachten: bij twijfel, niet inhalen.. In gevallen waarin zich toch interpretatieverschillen voordoen of gevallen waarin een vermoeden van overtreden van de gedragscode speelt, is primair een rol weggelegd voor het Bestuur. Kwesties waarbij het vermoeden bestaat van ernstige overtreding van de Integriteitscode, worden altijd gemeld bij het Bestuur. Van strafbare feiten wordt daarnaast altijd aangifte gedaan. Indien een medewerker het niet eens is met een opgelegde sanctie, staat het de medewerker vrij om het besluit bij het Bestuur aan te kaarten. Indien dit leidt tot een geschil tussen Bestuur en medewerker, bestaat er een arbeidsrechterlijk conflict. Hiervoor zijn in de CAO Woondiensten en bij Wet de rechten van werknemers geregeld en beschermd. In een integer handelende organisatie moet er altijd ruimte zijn om incidenten binnen je team te melden, desnoods anoniem. Als dat niet gewenst is, kunnen incidenten via het Bestuur of via P&O worden gemeld. Die kan rechtstreeks met de verantwoordelijken communiceren. 5. Tot slot De spelregels zijn er om nageleefd te worden en het spel fair te spelen. De Integriteitscode is een openbaar stuk. Alle huurders, maar ook leveranciers en andere externen zijn op de hoogte gebracht van de code. Om de twee jaar evalueren we de Integriteitscode, waarbij onze integriteit centraal staat. Ook in het jaarverslag maken we melding van zaken die in dit verband relevant zijn. Nogmaals, integriteit is primair een Integriteitscode HW Wonen - april

7 gegevens Postbus BA Oud-Beijerland t. (0186) Bezoekadres Lamborghinilaan ND Oud-Beijerland contactalgemene