iminds / VIAA Aankoop van een media asset management systeem en integratiediensten

Transcriptie

1 1 iminds / VIAA Aankoop van een media asset management systeem en integratiediensten Oproep tot kandidatuurstelling in het kader van een beperkte offerteaanvraag

2 2 INHOUDSTAFEL 1 OVER IMINDS & VIAA IMINDS VIAA WAALSE KROOK VZW EN VIAA HET VIAA ARCHIEFSYSTEEM HIGH-LEVEL FUNCTIONALITEIT ARCHITECTUUR TYPISCHE USE CASES VERWACHTE HOEVEELHEDEN OPSPLITSING VAN HET PROJECT SCOPE VAN DEZE OFFERTEAANVRAAG INTEGRATIEDIENSTEN AANKOOP EN INSTALLATIE VAN HET MAM SYSTEEM TIMING EN PLANNING TOEPASSELIJKE WETGEVING SELECTIE-EISEN UITSLUITINGSCRITERIA CRITERIUM INZAKE DE FINANCIËLE EN ECONOMISCHE DRAAGKRACHT CRITERIUM INZAKE DE TECHNISCHE BEKWAAMHEID INSTRUCTIES VOOR KANDIDAAT-LEVERANCIERS DATUM WAAROP ANTWOORDEN INGEDIEND MOETEN WORDEN WIJZE VAN INDIENING TAAL AANBESTEDENDE OVERHEID LEIDEND AMBTENAAR INHOUD VAN UW KANDIDAATUURSTELLING - CHECKLIST SELECTIE VAN DE KANDIDATEN... 17

3 3 1 Over iminds & VIAA 1.1 iminds iminds is een onafhankelijke onderzoeksinstelling die in opdracht van de Vlaamse overheid innovatie binnen ICT stimuleert. Het iminds-team biedt bedrijven en organisaties actieve ondersteuning bij onderzoek en ontwikkeling en brengt daarvoor uiteenlopende bedrijven, overheden en non-profitorganisaties samen rond onderzoeksprojecten. Bij elk van die projecten komen zowel technische als niet-technische aspecten aan bod. Voor meer informatie over iminds kunt u terecht op De voorbije jaren heeft iminds een aantal projecten uitgevoerd rond digitaliseren, archiveren en ontsluiten. Belangrijkste onderzoeksprojecten daar waren onder meer BOM-VL, Vlaanderen in Beeld en Archipel, waaruit bleek dat er een grote vraag bestond naar een meer geïntegreerde aanpak voor het digitaal bewaren en ontsluiten van ons erfgoed. Deze projecten hebben geleid tot het ontstaan van het VIAA. De opstart van VIAA werd toevertrouwd aan iminds met de bedoeling om het VIAA eind 2014 te verzelfstandigen. Tot op heden is VIAA dus een project binnen iminds. iminds zal in het kader van deze opdracht optreden als aanbestedende overheid. In dit document dienen de termen VIAA, iminds en VIAA/iMinds gelezen te worden in de context van de opstart van VIAA binnen iminds. 1.2 VIAA Introductie en context De opstart van het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) werd op 21 december 2012 principieel goedgekeurd door de Vlaamse Regering. De belangrijkste taken van VIAA die vooralsnog geoperationaliseerd worden binnen iminds zijn: digitaliseren: bestaand materiaal uit de erfgoedsector en de mediasector digitaliseren archiveren: digitaal materiaal duurzaam bewaren en indexeren zodat het bruikbaar wordt voor verschillende doelgroepen interactie: het digitale materiaal ter beschikking stellen, bijvoorbeeld van scholen, bibliotheken en onderzoekers Missie en Visie VIAA is een service provider op het vlak van digitalisering, archiveren en interactie, waar dienstverlening en klantgerichtheid centraal staan. Er zijn op dit moment reeds 35 klanten ( content providers ) geîdentificeerd in de volgende sectoren: de audiovisuele sector (commerciële, publieke en regionale omroepen)

4 4 de cultuur-en erfgoedinstellingen (in eerste instantie in eerste instantie de door het Cultureel Erfgoeddecreet erkende instellingen. Ondertussen wordt ook bekeken welke diensten VIAA kan ter beschikking stellen voor bestuurlijke informatie (het Digitaal Archief Vlaanderen project, DAV). De oplevering van deze studie is gepland voor het najaar van VIAA beperkt zich op termijn duidelijk niet tot enkel audiovisueel erfgoed, ook andere vragen en noden kunnen dus potentieel later een invulling krijgen. Daarnaast wil VIAA zich ook niet enkel als erfgoedspeler profileren, maar wil ze bijv. door het realiseren van een handelsplatform voor content stimulerend werken voor nieuwe economische activiteiten en het hergebruik van waardevol materiaal. VIAA zal op termijn zowel gratis als betalende diensten aanbieden bovenop haar basisinfrastructuur. Voor meer informatie, zie Waalse Krook vzw en VIAA De VZW Waalse Krook is een strategische partner die meewerkt aan de opstart van VIAA. Zij zal in dat kader door iminds mee betrokken worden in de procedure. Het is dan ook van belang dat de vzw Waalse Krook zich kan vinden in de beslissingen terzake.

5 5 2 Het VIAA archiefsysteem In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van het volledige project en de opsplitsing in verschillende aanbestedingsdossiers. In het volgende hoofdstuk worden de details voor de aanbesteding rond MAM systeem en integratie in meer detail besproken. 2.1 High-level functionaliteit Het archiefsysteem is één van de belangrijkste deliverables binnen het VIAA. Het systeem vormt de basis voor de dienstverlening rond archiveren. De diensten die door dit systeem mogelijk gemaakt moeten worden zijn in eerste instantie: Het creëren van processen & workflows rond de instroom ( ingest ) en export van het gedigitaliseerd of born-digital audiovisueel materiaal. Het beheer mogelijk maken van het digitale archiefmateriaal door: rechtenbeheer, collectiebeheer, annotatie, rapportering, transcodering, hergebruik van materiaal, doorzoeken, etc. Dit zowel door VIAA als door de content providers. VIAA verzekert de opslag en lange termijn bewaring van het materiaal door redundante opslag, systematische controles en rapportering over de collectie en de formaten. Op basis van het archief systeem kan VIAA in de toekomst nieuwe diensten leveren zoals: Broker functie: een dienst die media professionals in staat stelt om materiaal te kopen uit elkaars collectie. VIAA levert het materiaal en regelt de financiële transactie. Annotatie technieken: Manuele annotatie is één van de meest tijdrovende aspecten van archivering. Automatische annotatie, crowd-sourced annotatie en andere nieuwe technologieën bieden hier interessante mogelijkheden. Interactie projecten: In 2014 wordt gekeken hoe het interactie luik van de werking gerealiseerd kan worden. Hetzij rechtstreeks via het archiefsysteem ofwel door integratie met derde oplossingen, zoals content delivery networks. 2.2 Architectuur Praktisch gezien bestaat het archiefsysteem uit drie grote componenten: Een beheersmodule. Eigenaars van het gearchiveerde erfgoed kunnen hiermee hun collecties beheren. Centraal hierin zijn rechtenbeheer en metadata maar ook workflows en rapportering worden geleverd door deze component. Opslagcapaciteit. De eigenlijke bestanden worden opgeslagen op een combinatie van opslagmedia op 2 verschillende locaties. Hosting en connectiviteit. Het geheel wordt het ondergebracht in twee data centers. Deze sites worden met elkaar en de buitenwereld verbonden. Vooral om de bewaring van de bestanden te verzekeren wordt de content opgeslagen op 2 geografisch gescheiden locaties.

6 6 Tegelijkertijd wordt mogelijk nog een derde exemplaar offline bewaard in een bunker of vault. De vault bevat een snapshot van de content die op maandelijkse of wekelijkse basis genomen zal worden. Op die manier zijn 3 exemplaren van elke asset beschikbaar. Vaulting valt buiten de scope van het huidige project het ontwerp van de oplossing zal dit wel moeten mogelijk maken. De figuur hieronder schetst high-level de belangrijkste componenten en sites. We lichten de belangrijkste aspecten hier kort toe: De storage component zal typisch bestaan uit o een low-cost oplossing (bvb: tape) o een low-latency component (bvb: disk gebaseerd) Elke site wordt via het internet ontsloten. De sites worden onderling via een redundante verbinding van enkele Gbit/s met elkaar verbonden. De primaire site zal de grootste load kennen: zij wordt gebruikt om de ingest te verwerken en om het content beheer mee te doen. In functie van de load kan VIAA er eventueel voor opteren om bepaalde functies in de toekomst naar de secundaire site over te hevelen (bvb interactie projecten, broker functie, etc.). In het geval het MAM-1 systeem enkel voor audiovisuele content geschikt is, is het mogelijk om er een tweede (MAM-2) naast te zetten, bvb voor het beheer van documenten.

7 7 2.3 Typische use cases We beschrijven hieronder een aantal typische use-cases. Ze dienen als voorbeelden van het gebruik van het systeem. De werkelijke use-cases zullen verder uitgewerkt worden in het bestek en ontwikkeld worden tijdens de implementatie van het systeem. Volgende use-cases worden besproken: ingest proces: intake van nieuw materiaal in het systeem. restore proces: hergebruik van een gearchiveerde asset. integriteitscheck: controle op de integriteit van het materiaal. Use case 1: ingest proces 1. Een batch gedigitaliseerd materiaal komt aan op LTO tape. De tapes bevatten typisch de essence (video of audio) en metadata in een gestructureerd formaat. 2. De tapes worden in een aparte partitie op de low-cost storage opgeslagen. 3. Het MAM systeem pikt de nieuwe content op en voert een aantal bewerkingen uit, bvb: a. Virus check b. Controle van MD5 checksum(s) c. Automatische kwaliteitscontrole 4. Transcodering naar een low-res file en archivering van de high-res file. De hoge resolutie file is de archief kopie, terwijl de lage resolutie zal gebruikt worden om bvb previews mee te genereren. 5. Eénmaal alle bewerkingen correct uitgevoerd werden wordt: a. de metadata opgeslagen in het MAM systeem b. de hi-res file opgeslagen op low-cost storage (2x) c. de low-res file opgeslagen op het low-cost systeem (2x). Op dat moment eindigt de workflow en is de file gearchiveerd. Use case 2: (partial) restore proces 1. Een gebruiker logt in op het MAM systeem en zoekt een bepaalde asset. De gebruiker voert een aantal zoekopdrachten uit en previewt een aantal films op lage kwaliteit. 2. De zoekopdracht levert resultaat op. Er zal een fragment van een oude documentaire hergebruikt worden. De gebruiker markeert dit fragment in het MAM systeem en scheduled een export van het fragment in een bepaald formaat en op een bepaald locatie. 3. Het fragment van de hoge resolutie kopie van de documentaire wordt gezocht op de low-cost storage tier en naar de buffer verplaatst. 4. Op de buffer wordt een transcodering uitgevoerd naar het gevraagde export formaat. 5. De export file wordt aangeleverd op de voorziene locatie. Use case 3: integriteitscheck 1. Elk exemplaar van elk bestand wordt op gezette tijden gecontroleerd op integriteit. Dit gebeurt door hetzij specifieke software die eigen is aan de opslag-oplossing hetzij een MD5 checksum die gecontroleerd wordt. 2. Indien de check faalt, wordt de kopie gemarkeerd voor delete en wordt de tweede kopie van de asset gecontroleerd op integriteit.

8 8 3. Indien ok, wordt deze laatste gekopieerd naar het eerste systeem. Indien niet, wordt een operator gewaarschuwd en moet het derde exemplaar terug gezet worden. 2.4 Verwachte hoeveelheden Onderstaande getallen geven inzicht in de kerncijfers en verwachte hoeveelheden die VIAA zal moeten verwerken. Deze cijfers dienen als basis voor de dimensionering van de componenten. Omschrijving Waarde Instroom uit digitaliseringsketen ( uur media) 1 PB / jaar Instroom uit born-digital content 1 PB / jaar Instroom uit intake van bestaande archieven (intake gespreid over 5 jaar) 1 PB / jaar Aantal exports (restore van individueel bestand) / jaar Gemiddelde bestandsgroote van hoge resolutie file 20 GB Gemiddelde bestandsgroote van lage resolutie file 1 GB Minimum grootte van een asset enkele MB Maximum grootte van een asset tot 1 TB Aantal content providers 35 Aantal MAM gebruikers 50 VIAA zal in eerste instantie hoofdzakelijk audiovisuele bestanden beheren. Op termijn kan dit uitgebreid worden met andere bestanden zoals foto s, documenten, Opsplitsing van het project Om de dienstverlening uit te bouwen start VIAA ondermeer met de bouw van een archiefsysteem, bestaande uit een infrastructuur component (storage en servers) en een software component (MAM, HSM,...). Het volledige systeem zal gehost worden in commerciele datacentres. Deze opdracht is een onderdeel van een project dat in totaal drie afzonderlijke offerteaanvragen omvat. Aankoop van housing faciliteiten. 2 geografisch verspreide lokaties voor de infrastructuur. Aankoop storage en infrastructuur voor een digitaal archiefsysteem. De aankoop van opslag systemen (typisch: tape robot en disk) om de verschillende versies van de bestanden op te archiveren. De aankoop van infrastructuur (servers, netwerk, opslag) voor de verwerking van de bestanden. Dienstlevering voor het ontwerp en de dimensionering van de infrastructuur. Dienstlevering voor de installatie en het onderhoud van de componenten.

9 9 Aankoop van een media asset management systeem en integratiediensten. (Dit dossier) De aankoop van een aantal software componenten zoals een Media Asset Management (MAM) systeem, een Hierarchisch Storage Management systeem (HSM), een workflow systeem en andere componenten waarmee de content beheerd kan worden. Dienstlevering rond de installatie en integratie van deze software componenten. Installatie operating systems, hypervizors, filesystemen, etc. Het is leveranciers toegestaan om aan te bieden op meerdere dossiers. Korting aanbieden die geldt over verschillende dossiers heen is niet toegestaan. We raden geinteresseerde leveranciers ook aan om het lastenboek rond storage en infrastructuur na te lezen. Geïnteresseerde leveranciers zullen alleszins geacht worden zich de inhoud daarvan eigen te hebben gemaakt voor zover deze inhoud relevant is voor de indiening van hun offerte. Deze documenten zijn vanaf 3 augustus 2013 beschikbaar op het e-tendering platform. 3 Scope van deze offerteaanvraag Deze beperkte offerteaanvraag handelt over de aankoop van het media asset management systeem en integratiediensten. iminds/viaa is voor dit dossier op zoek naar een leverancier die niet alleen de nodige componenten kan leveren maar ook een duidelijke inhoudelijke meerwaarde kan betekenen aan het hele project en bereidt is om een lange termijn relatie met VIAA op te bouwen gedurende de uitbouw van het platform gedurende minimaal 4 jaar. 3.1 Integratiediensten In het aanbestedingsdossier storage en infrastructuur worden hardware componenten (opslagsystemen, server infrastructuur en LAN/SAN fabric) gekocht voor het archiefsysteem die aan bepaalde technische eisen voldoet. Voor details omtrent de hardware verwijzen we naar de bestekken terzake. Tevens zal de keuze van de hardware meegedeeld worden aan de kandidaat-leveranciers van dit bestek. Voor de precieze datum van deze communicatie verwijzen we naar het hoofdstuk timing en planning. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer om op deze hardware het VIAA archiefsysteem te bouwen. Deze taken omvatten onder meer: Voorstel van het design van het systeem (LAN netwerk, SAN netwerk, virtualisatie) Installatie en configuratie van de hypervisors Installatie en configuratie van de operating systems Installatie en configuratie van de software componenten: MAM systeem, Transcoders, QA tools, etc. Storage integratie en storage management: HSM, Data Movers, parallele filesystemen, etc. Installatie, configuratie en documentatie. Fine-tuning en performance optimalisatie van de netwerk en storage componenten.

10 10 Configuratie van backup en recovery procedures van de systemen. Testen en documenteren van deze procedures. Site2site data replicatie, DR procedure en DRP test. 3.2 Aankoop en installatie van het MAM systeem VIAA zal voor het beheer van de digitale assets een MAM systeem en eventueel derde componenten (transcoders, workflow engines, rapporteringsmodules, etc) aankopen Leidende principes Leidende principes bij het zoeken naar de oplossing die VIAA zoekt zijn: Lange termijn-opslag: Het systeem richt zich specifiek op de lange termijn opslag van de assets, voorziet in rapportering en tools om de preservatie mogelijk te maken. Flexibiliteit / service oriented architectuur: Het archiefsysteem dient zo flexibel mogelijk ingezet te kunnen worden voor de gebruikers. Alle componenten worden maximaal uitgebouwd als een dienst, die ook apart afgenomen kan worden. Vendor lock-in wordt vermeden. Schaalbaarheid: Elke component is in staat om grote hoeveelheden data op een efficiënte manier te verwerken. Indien nodig kan de component met een minimale downtime uitgebreid worden om op veranderlijke behoeftes in te kunnen spelen. Ontsluiting: Het archiefsysteem wordt zo geconcipieerd dat de ontsluiting van de content (bvb. naar onderwijs) op een eenvoudige en snelle manier gerealiseerd kan worden, rekening houdende met het doelpubliek en de rechten. Import/export mogelijkheden: wat zijn de mogelijkheden naar geautomatiseerde import en export van de content en de metadata? Op welke manier kunnen assets of hele collecties in en uit het systeem gehaald worden? Wat is de exit strategie? Integratiemogelijkheden: op welke manier kan het MAM systeem geïntegreerd worden met o software componenten zoals transcoders, rapporteringssystemen, ERP en CRM systemen, tools voor automatische kwaliteitscontrole, workflow engines, etc. o de onderliggende hardware en storage o oplossingen voor de interactie projecten van VIAA. Openheid en API s: welke API s of SDK s biedt het systeem aan, wat is de onderliggende software architectuur. VIAA heeft de voorkeur voor een oplossing die kan passen in een service oriented architecture (SOA). Gebruiksvriendelijkheid: de mate waarin gebruikers makkelijk hun taken kunnen vervullen, de ondersteunde browsers en operating systemen Functionele eisen De functionele eisen die gesteld worden aan dit systeem zullen in detail het bestek omschreven worden. We geven hier een niet-limitatief overzicht: Multi-tenancy: VIAA werkt met verschillende content providers uit verschillende sectoren, met verschillende eisen. De content providers worden elk een tenant in het systeem. Een tenant zal bijvoorbeeld beschikken over: o Een eigen datamodel, typisch een subset van het VIAA datamodel

11 11 o Specifieke rechten of rechtenmodellen op de content o Aangepaste workflows, bvb voor de import/export van de content o Integratie met thesauri die specifiek zijn voor de tenant o Specifieke rapportering o... Rechtenbeheer en gebruikersbeheer. Zowel het beheer van de rechten op de collecties als individuele assets. Organisatie van assets in een bepaalde hiërarchie en volgende een bepaalde inhoudelijke logica. Bijvoorbeeld: afleveringen van series, verschillende films die samen 1 kunstwerk vormen, etc. Annotering of het toevoegen van metadata aan de assets, al dan niet op basis van of gecontroleerd door een woordenboek of thesaurus. Ondersteuning voor tijdsgebaseerde annotatie van video en audio bestanden. Ondersteuning van verschillende gestandaardiseerde metadatamodellen zoals EBUcore, PREMIS, METS, Dublin Core, ISAAR, ISAD(G), LOM, etc. Ondersteuning van workflows voor zowel ingest, kwaliteitscontrole als export van de assets. Beheer en inrichting van de workflows en rapportering over de workflows. Ondersteuning van digitale mediabestanden; dus video-codecs, audio codecs. Search ondersteuning. Zowel eenvoudige search als een expert search module. De search houdt rekening met tijdsgebaseerde metadata. Transcodering van de assets, indien nodig door integratie met een transcoding farm. In een latere fase zal VIAA zich richten op meer ge-automatiseerde workflows met ondersteuning voor ge-automatiseerde kwaliteitscontrole, verschillende layers van metadata per asset en media editing functionaliteit. Vallen binen de scope van dit project: De aankoop van de licenties voor alle software & support contracten van de hele oplossing zoals die voor het operating system, hypervisors, MAM software, backup software, HSM licenties, etc. Inrichting van de workflows. Support verzekeren van de codecs en formaten die VIAA zal gebruiken in het archief. Onderhoud en updates verzorgen op het systeem. Configuratie van de multi-tenant opzet. Inrichting van het rechtenbeheer, aanmaak gebruikers, integratie met een LDAP gebaseerd authenticatie mechanisme. Indien nodig: integratie met derde componenten zoals een business process engine, een transcoding farm, tools voor kwaliteitscontrole, etc. 4 Timing en planning VIAA wil op korte termijn een aantal zaken realiseren. Een eerste belangrijke deliverable in deze zal de oplevering van een eerste ingest-workflow zijn op 17 januari Daarmee moet VIAA in staat zijn om de eerste files uit de digitalisatieketen te archiveren.

12 12 Daarna zullen de processen verfijnd worden om grotere hoeveelheden data te kunnen verwerken tijdens een ramp-up fase. Voor het aanbestedingsdossier MAM en integratie wordt daartoe de volgende planning gehanteerd: Activiteit Enunciatieve aankondiging van de offerteaanvraag Publikatie van de kandidatuurstelling Indienen van kandidaatsdossiers Selectie van kandidaten + bestek verspreiden Communicatie infrastructuur keuze1 Deadline vragen over het bestek Informatiesessie over het bestek Indienen van de offerte Presentatie van de offerte Kennisgeving van de toewijzing (start standstill) Geplande gunning Deadline 11 juni augustus september :00 CEST 10 september september september oktober oktober :00 CEST 22 en 23 oktober november november 2013 We vermelden hier voor de volledigheid nog de belangrijkste milestones van de andere dossiers en de planning van de installatie: 3 augustus 2013: Bestekken rond hosting dossier en storage en infrastructuur worden publiek gemaakt. 23 september 2013: Kennisgeving van de toewijzingsbeslissing van hosting dossier en storage en infrastructuur dossier (start van de standstill) 09 oktober 2013: Definitieve gunning van hosting dossier en storage en infrastructuur dossier. Plaatsen van de bestelling. Vanaf 10 oktober wordt de hardware en infrastructuur geleverd en geinstalleerd in het datacentre. Op 17 januari 2014 moet VIAA in staat zijn om de eerste files op te slaan in het MAM systeem. 5 Toepasselijke wetgeving Deze offerteaanvraag voor leveringen maakt het voorwerp uit van een beperkte offerteaanvraag met vooraankondiging. De belangrijkste toepasselijke regelgeving: Wet overheidsopdrachten van 15 juni 2006 Koninklijk besluit van 15 juli plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Koninklijk besluit 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken 1 Op deze dag wordt kenbaar gemaakt aan welke hardware leverancier het infrastructuur dossier gegund werd, onder voorbehoud van beroep. Dit stelt de kandidaten in dit dossier in staat om hun offerte hierop af te stemmen.

13 13 6 Selectie-eisen 6.1 Uitsluitingscriteria OPMERKING: Hieronder worden de bepalingen van de artikelen 61 t.e.m. 66 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren inzake het toegangsrecht tot een opdracht summier samengevat. Het is aangewezen om de relevante bepalingen na te gaan in het voormelde KB. iminds behoudt zich het recht voor om bij onduidelijkheid over het voldaan zijn aan één of meerdere selectiecriteria contact op te nemen met de betrokken kandidaat/kandidaten Verplichte uitsluiting van het toegangsrecht Overeenkomstig artikel 61, 1 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1 deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2 omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3 fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4 witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme Facultatieve uitsluiting van het toegangsrecht Overeenkomstig artikel 61, 2 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat die : 1 in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2 aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen; 3 bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast;

14 14 4 bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; 5 niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 62 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; 6 niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; 7 zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt Bewijzen voor bovenstaande criteria Het bewijs dat de kandidaat zich niet in één van de gevallen vermeld in uitsluitingscriterium 1 of 2 bevindt, dient te worden geleverd door: A. voor de verplichte uitsluitingen en de facultatieve uitsluitingen met nrs. 1, 2 of 3 : een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan; B. voor de facultatieve uitsluitingen 5 en 6 : een attest uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land; C. voor de facultatieve uitsluitingen 4 en 7 : een verklaring op erewoord. Wanneer een document of attest als bedoeld in de voormelde punten A en B is vereist, niet wordt uitgereikt in het betrokken land of daarin niet alle in de verplichte uitsluitingen en de facultatieve uitsluitingen met nrs. 1, 2 of 3 bedoelde gevallen worden vermeld, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of, in landen waar niet in een eed is voorzien, door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst. 6.2 Criterium inzake de financiële en economische draagkracht De financiële en economische draagkracht van de inschrijver dient te worden aangetoond door de volgende documenten: 1 door de jaarrekeningen of de neergelegde jaarrekeningen, indien de wetgeving van het land van de kandidaat deze neerlegging voorschrijft; 2 door een verklaring betreffende de totale omzet en, in voorkomend geval, de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de de kandidaat met zijn activiteit is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn.

15 15 Indien de kandidaat om redenen die hij moet verantwoorden, niet in staat is de gevraagde referenties over te leggen, kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere documenten die een gelijkaardige bewijswaarde hebben. iminds behoudt zich het recht om meer informatie op te vragen of kandidaten te weigeren die over onvoldoende financiele of economische draagkracht beschikken. 6.3 Criterium inzake de technische bekwaamheid De technische bekwaamheid of de beroepsbekwaamheid van de kandidaat dient bewezen te worden aan de hand van de volgende documenten Gelijkaardige en recente referenties De kandidaat voorziet minstens 3 gelijkaardige en recente referenties bij 3 verschillende klanten. Daarbij moet telkens minstens 1 referentie: Zich situeren in de context van een digitaal archiefsysteem voor hoofdzakelijk mediabestanden (audio & video). Voldoende groot zijn, d.w.z. minstens 1 PB groot. Voldoende assets bevatten, d.w.z. minstens assets in het archief. Alle referenties dienen recent te zijn. Het project/contract loopt nog, of is maximaal 3 jaar oud, te rekenen vanaf de publicatiedatum van deze kandidatuurstelling. De referenties dienen aangeleverd worden op basis van de template in bijlage Verklaring omtrent de personeelsbezetting De kandidaat voorziet een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de inschrijver en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de laatste drie jaar. 7 Instructies voor kandidaat-leveranciers 7.1 Datum waarop antwoorden ingediend moeten worden Kandidatuurstellingen moeten ingediend worden ten laatste op dinsdag 3 september 2013, om 11u00 CEST. 7.2 Wijze van indiening De kandidatuurstelling moet elektronisch ingediend worden via het e-tenderingplatform van de Belgische overheid (e-procurement) en waarborgt de naleving van de voorwaarden van artikel 52, 1 van het KB plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli Kandidatuurstellingen die op een andere manier ontvangen worden (papier, CD-ROM, USB-stick ) zullen geweigerd worden.

16 16 Het e-procurement platform vind u hier: Meer informatie kan bekomen worden op of op De FAQ s over het werken met E-Notication en de overige handleidingen zijn te vinden op: Taal De leveranciers moeten hun offerte in het Engels of in het Nederlands opstellen, daarbij heeft Engels de voorkeur. Het bestek zal opgesteld worden in het Nederlands, met een vertaling in het Engels. 7.4 Aanbestedende overheid iminds, gevestigd op de Gaston Crommenlaan 8 bus 102, 9050 Ledeberg, zal in het kader van deze opdracht optreden als aanbestedende overheid. Het recht wordt evenwel voorbehouden aan iminds om, gedurende de procedure dan wel de uitvoering van de opdracht, de opdracht over te dragen aan het in voorkomend geval verzelfstandigde Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA). Door het indienen van een offerte aanvaardt een inschrijver deze overdrachtsmogelijkheid, zonder dat hij daarop aanspraak kan maken. De gebeurlijke overdracht zal onder geen enkel beding aanleiding mogen geven tot het aanpassen van zijn voorwaarden. 7.5 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de levering zal gebeuren door Matthias Priem: matthias.priem@viaa.be Telefoon: GSM: Het toezicht op de levering zal gebeuren door Nico Verplancke: nico.verplancke@viaa.be Telefoon: Inhoud van uw kandidaatuurstelling - checklist Uw kandidatuur dient te bestaan uit de volgende documenten. 1. Contactgegevens van de persoon binnen uw bedrijf die verantwoordelijk is voor deze opdracht. 2. Een lijst van minimaal 3 recente en relevante referenties van gelijkaardige opdrachten, waarmee u aantoont deze opdracht aan te kunnen.

17 17 3. Bewijzen dat de aanvrager zich niet in staat van uitsluiting bevind en over voldoende economische en financiele draagkracht beschikt. Details omtrent de documenten vind u in de toepasselijke wetgeving. De belangrijkste elementen zijn gekopieerd zijn onder het hoofdstuk wettelijke bepalingen. De op te leveren documenten hier zijn: a. Voor uitsluitingscriterium 1 en uitsluitingscriterium 2, 1, 2 of 3 : een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan; b. Voor uitsluitingscriterium 2, 5 en 6 : een attest uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land; c. Voor uitsluitingscriterium 2, 4 en 7 : een verklaring op erewoord; d. Een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid waaruit blijkt dat voldaan is aan de vereisten inzake de betaling van zijn bijdragen voor de sociale zekerheid; e. Een attest waaruit blijkt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. f. Bewijs inzake de financiële en economische draagkracht van de inschrijver. 7.7 Selectie van de kandidaten De selectie van de kandidaten zal gebeuren op basis van: De uitsluitingscriteria De selectiecriteria o Financieel economische draagkracht o Vakbekwaamheid, m.n. de referenties VIAA kan een doorselectie doorvoeren onder de geschikt bevonden kandidaten. Daarbij zal gebruik gemaakt worden van het selectiecriterium vakbekwaamheid en dus aan de hand van de referenties. Daartoe zal elk van de referenties beoordeeld worden op basis van: Relevantie (40%): De mate waarin het referentie project gelijkaardig is aan de oplossing die VIAA zoekt op functioneel niveau. Tegelijkertijd moet het project een voldoende grote omvang kennen (in termen van het aantal beheerde objecten, workflows, integraties, etc.) Kwaliteit (40%): De tevredenheid van de klant. VIAA zal de referentie contacteren om meer informatie te winnen omtrent het project. Tijdigheid (20%): De tijdige oplevering van het referentie project. VIAA zal (voor zover er voldoende geschikte kandidaten zijn) minimaal 3 en maximaal 10 kandidaten selecteren.