AANLEVERPROTOCOL GEMEENTELIJKE MONITOR SOCIAAL DOMEIN 2015

Transcriptie

1 AANLEVERPROTOCOL GEMEENTELIJKE MONITOR SOCIAAL DOMEIN 2015 Doel van dit document Dit document bevalt de bestandsspecificaties en aanleverrichtlijnen behorend bij de gegevensaanlevering voor de gemeentelijke monitor Sociaal Domein. Dit protocol heeft alleen betrekking op de gegevens die door gemeenten worden aangeleverd aan CBS. Het protocol beschrijft gedetailleerd welke definities worden gehanteerd bij aanlevering van de gegevens en hoe de gegevens zijn opgebouwd. Versie 4 augustus

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding Toelichting op het protocol Wijzigingen ten opzichte van de versie van 13 maart Doel en beheer Opbouw aanleverprotocol... 7 DEEL I: AANLEVERRICHTLIJNEN... 8 Niveau uitvraag gegevens... 8 Definities aan te leveren bestanden... 8 Selecteren van de aan te leveren data... 9 Leeswijzer Wet maatschappelijke ondersteuning specialistisch Samenvatting bestandsspecificaties Wmo Aanmaakdatum bestand Gemeentecode Burgerservicenummer (BSN) Type maatwerkarrangement (productcategorie) Type instelling/aanbieder Beoogde startdatum ondersteuning (ingangsdatum) Beoogde einddatum ondersteuning Leveringsvorm (toewijzing) Datum start daadwerkelijke ondersteuning Einddatum ondersteuning Intensiteit van ondersteuning Daadwerkelijk betaald bedrag (kosten specialistische ondersteuning Wmo) Reden beëindiging ondersteuning Sociale basisondersteuning Jeugd DEEL II. AANLEVERPROCES Aanlevertermijnen

3 Aanleverproces: rol coördinator en uploadportaal Aanleverproces: tijdslijn en stappen Visualisatie van het aanleverproces Q1+Q Bijlage I: Vragen en antwoorden over aanlevering gegevens voor Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein Bijlage II: Veelvoorkomende (technische) fouten in aangeleverd gegevensbestand (d.d. 3 juni 2015)1 Bijlage III: AGB-codelijst

4 1. Inleiding 1.1. Toelichting op het protocol Gemeenten staan voor een grote veranderopgave om met minder middelen, kwalitatief goede zorg en ondersteuning te organiseren. Goede informatievoorziening is noodzakelijk voor het slagen van de decentralisaties. Adequate beleidsinformatie past binnen de maatschappelijke trend om naar de resultaten van zorg en ondersteuning te kijken. Voor dit doel is de gemeentelijke monitor Sociaal Domein ontwikkeld. Wat is de gemeentelijke monitor Sociaal Domein? De gemeentelijke monitor Sociaal Domein helpt gemeenten om beleidsinformatie voor het Sociaal Domein (Jeugd, Wmo en Participatiewet) inzichtelijk te maken. De monitor biedt op termijn inzicht in de effecten van het beleid en in het antwoord op de vraag of de gestelde doelen zijn gehaald. In 2015 biedt de monitor inzicht in indicatoren over gebruik van voorzieningen in het Sociaal Domein, aangevuld met een gemeenteprofiel en early warning items 1. Tegelijk worden de indicatoren met gemeenten en andere stakeholders doorontwikkeld. Veel informatie is bij CBS reeds beschikbaar. Voor informatie over de Participatiewet en de Jeugdwet wordt gebruik gemaakt van de gegevens die gemeenten, respectievelijk jeugdaanbieders al leveren aan CBS. Dit aanleverprotocol richt zich alleen op de gegevens over de specialistische ondersteuning Wmo, de kosten per voorziening voor Jeugd en de sociale basisondersteuning. Dit wordt hieronder nader toegelicht. Koppeling van gegevens aan beschikbare informatie: verrijking vermindert administratieve lasten Gemeenten leveren de benodigde gegevens vermeld in dit protocol aan bij het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). CBS verzamelt de gegevens, maakt waar mogelijk de koppeling met gegevens uit hun eigen database (verrijking), anonimiseert deze en stelt deze geaggregeerd beschikbaar via Dit betekent dat gemeenten slechts een gedeelte van de gegevens aanleveren, en door middel van aanvulling door CBS meer en verrijkte informatie ter beschikking krijgen, bijvoorbeeld over early warning items en een gemeenteprofiel. Op de website en op worden de resultaten van de monitor openbaar beschikbaar gesteld. De gegevens zullen nooit herleidbaar zijn naar personen en zijn in lijn met relevante regelgeving op het gebied van privacy en de bescherming van persoonsgegevens. Aansluiting monitor op bestaande infrastructuur gegevensuitwisseling Om de registratielast voor gemeenten en aanbieders zoveel mogelijk te beperken zoekt de monitor aansluiting bij de bestaande infrastructuur rondom informatievoorziening. Om die reden wordt er voor de Participatiewet gebruik gemaakt van de gegevens die reeds worden aangeleverd aan CBS (SRG en BUS). Voor de Jeugdwet zal hoofdzakelijk gebruik worden gemaakt van de gegevens die door instellingen worden geleverd aan CBS voor Beleidsinformatie Jeugd 2. Alleen met betrekking tot kosten wordt op totaalniveau (van voorzieningen) een aanvullende uitvraag bij gemeenten gedaan. De 1 Voor een volledig overzicht van de doelstellingen en indicatoren van de monitor, zie 2 Deze gegevensaanlevering is een wettelijke verplichting 4

5 gegevens betreffende Wmo-ondersteuning sluiten zoveel mogelijk aan op de taal van de iwmostandaarden 3. De gegevens die direct bij gemeenten worden uitgevraagd betreffen daarom alleen de volgende onderwerpen: Specialistische ondersteuning in het kader van de Wmo (op BSN-niveau uitgevraagd). Bij het bepalen van de voor de monitor benodigde gegevens is aansluiting gezocht bij de standaarden iwmo. Het gebruik van de iwmo-standaarden vergemakkelijkt het aanleveren van gegevens voor de monitor. Specialistische ondersteuning Jeugd (op voorzieningenniveau en dus niet op persoonsniveau): informatie betreffende de kosten. Sociale basisondersteuning (aansluiting met IV3-informatie en dus niet op persoonsniveau): informatie betreffende de kosten. Deze gegevens worden reeds door gemeenten met meer dan inwoners aan CBS geleverd. Deze informatie wordt apart aangeleverd, omdat er bij de reguliere aanlevering van IV3 geen besluitmoment bestaat voor publicatie ( opt-in : zie onder voor een toelichting). Omdat het financiële gegevens betreft wordt het van groot belang geacht gemeenten om akkoord op publicatie te vragen. Daarnaast leveren gemeenten met minder dan inwoners geen IV3-informatie aan bij CBS. Om beide redenen is sprake van een aanvullende levering voor de kosten van sociale basisondersteuning verdeeld naar twee IV3 codes. Kwaliteit data en publicatie: door middel van opt-in kwaliteitscontrole door gemeenten Er dient onderscheid te worden gemaakt in enerzijds het toetsen van de kwaliteit van de aangeleverde data en anderzijds het verzoek om wel of geen akkoord te geven op het gebruik van de aangeleverde gegevens voor de publicatie van inzichten. Daarom is besloten om de plausibiliteitstoets voor de gegevensaanlevering Q1+Q2 tweeledig te maken: 1) Op orde : naast een technische toets wordt er door CBS tevens een rapportage teruggekoppeld op basis waarvan uw gemeente de aangeleverde gegevens kan toetsen op juistheid en volledigheid. In deze rapportage zet CBS de aangeleverde gegevens af tegen een groep van gemeenten met een vergelijkbare grootte en tegen alternatief beschikbare data (bijvoorbeeld CAK data en IV3-informatie). Deze informatie koppelt CBS vervolgens terug aan de coördinator van de desbetreffende gemeente. Op basis hiervan kunt u als gemeente beoordelen of de aangeleverde gegevens op orde zijn, oftewel compleet en inhoudelijk correct zijn. Indien de aangeleverde gegevens in de eerste ronde niet compleet of niet correct zijn, dan heeft een gemeente de mogelijkheid om een correctielevering te doen. 2) Opt-in : indien u heeft doorgegeven dat de aangeleverde gegevens volledig en correct zijn, dan kunt u in deze vervolgstap aangeven of de gegevens gebruikt mogen worden voor de verwerking van inzichten en publicatie van deze inzichten op wjsg.nl. Hiervoor ontvangt de coördinator van uw gemeente een terugkoppeling van CBS met daarin een verwerking van uw gegevens tot inzichten. Op basis van deze rapportage kan uw gemeente het opt-in besluit nemen, dat wil zeggen besluiten of CBS de gegevens mag gebruiken voor informatie, publicatie en onderzoek. Zonder uw toestemming in de vorm van dit opt-in besluit, worden uw gegevens niet gepubliceerd. 3 Voor meer informatie over de iwmo-standaarden en berichten kunt u terecht op de website 5

6 CBS kan op haar beurt ook besluiten om data niet te publiceren, indien het er niet van overtuigd is dat de data van voldoende kwaliteit zijn. Daarbij wordt de kwaliteit van de dataset in delen beoordeeld; indien CBS van oordeel is dat een deel van de dataset van onvoldoende kwaliteit is, zal zij in eerste instantie alleen dat deel van de dataset niet publiceren. In deel II wordt het proces van aanlevering tot publicatie verder toegelicht, evenals de opt-in keuze voor gemeenten. Ontwikkeling monitor Dit aanleverprotocol heeft betrekking op de aanlevering van gegevens over 2015 en dus op de aanlevering in april 2015 (Q1), september 2015 (Q1 & Q2) en januari 2016 (Q1 t/m Q4 2015). De verwachting is dat in 2016 en de daaropvolgende jaren ontwikkelingen zullen plaatsvinden in de opzet van de monitor. Het aanleverprotocol zal aan de hand van deze ontwikkelingen worden aangepast Wijzigingen ten opzichte van de versie van 13 maart 2015 Op 13 maart 2015 is de laatste versie van dit aanleverprotocol gepubliceerd. Daarin is aangegeven dat naar aanleiding van doorontwikkeling van de gegevensaanlevering, wijzigingen kunnen plaatsvinden. Onderstaand vindt u een overzicht van alle gemaakte wijzigingen in dit protocol na 13 maart Plausibiliteitstoets: Vanaf de gegevensaanlevering over Q1+Q is de plausibiliteitstoets tweeledig om onderscheid te kunnen maken in enerzijds het beoordelen van de kwaliteit van de aangeleverde gegevens door gemeenten en anderzijds het beoordelen of de gecreëerde inzichten op basis van de aangeleverde gegevens gepubliceerd mogen worden van gemeenten. Conform deze wijziging worden twee verschillende spiegelrapporten geproduceerd door CBS. Txt.-bestand: De bestanden mogen in zowel.csv als.txt worden opgeslagen en aangeleverd. Te includeren data: We willen gegevens hebben van alle voorzieningen met een startdatum die uiterlijk mag liggen op de laatste datum van de aan te leveren periode. Voor de aanlevering Q1+Q2 betekent dit het volgende: o Wmo: het aanwezig zijn van een beoogde startdatum tot en met Deze datum kan voor al lopende voorzieningen onder de oude Wmo (o.a. hulpmiddelen en hulp bij het huishouden) wel voor 1 januari 2015 liggen. o Jeugd: het aanwezig zijn van een startdatum tot en met (NB: startdatum hoeft niet aangeleverd te worden: alleen de totale kosten per voorziening worden aangeleverd. Gebruik dit gegeven voor het opstellen van het totaal van individuen) Wijziging in gegevensaanlevering proces: Er is een andere periode voor de aanlevering van Q1+Q2 gekozen, namelijk 1 september t/m 23 oktober. De volgende bijlagen zijn toegevoegd aan het aanleverprotocol: o Vragen en antwoorden over aanlevering gegevens voor Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein o Veelvoorkomende (technische) fouten in aangeleverde gegevensbestanden o AGB-codelijst 1.3. Doel en beheer Het doel van dit aanleverprotocol is het verstrekken van een eenduidige toelichting op de bestandsspecificaties en het aanleverproces. Het aanleverprotocol heeft alleen betrekking op de 6

7 gegevens die door gemeenten worden aangeleverd aan CBS. Het protocol beschrijft gedetailleerd welke definities worden gehanteerd bij aanlevering van de gegevens en hoe de gegevens zijn opgebouwd. Het aanleverprotocol wordt beheerd en ge-update door KING. Dit document betreft de definitieve specificaties voor de tweede gegevensaanlevering over Q1+Q2 (uitvoering in september 2015). Dit document kan aangepast worden ten behoeve van verbetering van de kwaliteit van de aanlevering. Ook wordt het document waar nodig aangepast ten gevolge van de inhoudelijke doorontwikkeling van de gemeentelijke monitor (vanaf 2016) en de versie 2.0 van de iwmo-standaarden die vanaf 1 januari 2016 in werking zal treden. U vindt de laatste versie van het protocol altijd op de website van KING onder het thema gemeentelijke monitor Sociaal Domein Opbouw aanleverprotocol Het aanleverprotocol bestaat uit drie delen: Deel I bevat de aanleverrichtlijnen, de daarbij horende definities en de opbouw van de gegevens. Het deel is opgesplitst in drie afzonderlijke hoofdstukken: o Hoofdstuk 2 heeft betrekking op de aanlevering van gegevens over de specialistische ondersteuning binnen de Wmo. o Hoofdstuk 3 heeft betrekking op de aanlevering van gegevens over de sociale basisondersteuning. o Hoofdstuk 4 heeft betrekking op de aanlevering van gegevens over de Jeugdwet. Deel II bevat een beschrijving van de stappen die gemeenten zetten in het proces voorafgaand aan de data-aanlevering. Ook is een overzicht van de aanlevertermijnen opgenomen. Tevens bevat dit deel de praktische informatie met betrekking tot de gegevensaanlevering aan CBS. 7

8 DEEL I: AANLEVERRICHTLIJNEN Niveau uitvraag gegevens Voor de uitvraag over specialistische ondersteuning binnen de Wmo worden gegevens over cliënten uitgevraagd op persoonsniveau. Voor de identificatie van personen wordt gebruik gemaakt van het Burgerservicenummer (hierna: BSN). Op basis van dit nummer kan stapeling van gebruik van voorzieningen worden geïdentificeerd, kunnen andere persoonsgegevens worden opgehaald en kunnen de gegevens worden gekoppeld aan informatie over de wijk en gemeente waarin diegene is ingeschreven. Gegevens worden nooit op BSN-niveau gepubliceerd en zijn in de publicatie nooit herleidbaar naar individuen. Voor de sociale basisondersteuning en de Jeugdwet worden gegevens niet aangeleverd op persoonsniveau maar op gemeenteniveau. Definities aan te leveren bestanden De gegevensset bestaat uit drie aparte bestanden voor de verschillende onderdelen: Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) niveau BSN Gegevensset sociale basisondersteuning niveau gemeente Gegevensset Jeugdwet niveau gemeente De drie bestanden worden opgeslagen als.csv of.txt. Let op: indien u.csv gebruikt en het csv-bestand vervolgens opent in Excel, dan bestaat het risico dat veldnotaties veranderen. Na het uploaden van het bestand in CBS portaal keurt de technische toets uw bestand in dit geval af. CBS kan alleen bestanden inlezen met een juiste veldnotaties. Tip: open het csv-bestand niet, of als.txt (Wordpad) indien u nog handmatig wijzigingen wilt doorvoeren. Naast de extensie.csv is ook.txt toegestaan. Maar dan wel met ; als scheidingsteken en de overige restricties. Het te hanteren scheidingsteken in zowel het.csv als.txt bestand is een ; (puntkomma). De naam van de bestanden begint met een vaste tekst, met daarna de code van de uitvraag (voor Q1+Q2 is dit H12015). Eventueel kunt u na deze code gescheiden door een underscore zelf tekst toevoegen: o Bestandsnaam 1: WMO_[code uitvraag]_[vrije tekst].csv (of.txt) o Bestandsnaam 2: SBO_[code uitvraag]_[vrije tekst].csv (of.txt) o Bestandsnaam 3: JEUGD_[code uitvraag]_[vrije tekst].csv (of.txt) Bijvoorbeeld: WMO_H12015_gestuurd door Henk.CSV Let op: een correcte bestandsnaam is essentieel. Bij een foutieve bestandsnaam komt uw bestand niet door de technische toets van CBS. De volgende tekens zijn niet toegestaan in de naam van het bestand: :\ /? ; * > < ] [ en. (. alleen vóór de extensie csv of txt). De code uitvraag vult u dus altijd in. Het is niet nodig de gemeentecode of naam op te nemen in de bestandsnaam, deze is onderdeel van het aanleverbestand zelf. Levert u een bestand aan voor meerdere gemeenten? Dan onderscheidt CBS de gegevens door middel van de gemeentecode in het bestand. De drie bestanden bevatten alle drie één rij met kolomkoppen/veldnamen. 8

9 Voor alle bestanden geldt dat bij het ontbreken van informatie, een cel leeg gelaten mag worden (met uitzondering van de verplicht te vullen velden). In iedere bestandslevering worden de aan te leveren bestanden gezipt naar één zip-bestand met de naam MSD.ZIP. Een praktische reden hiervoor is dat per upload slechts één bestand tegelijk geüpload kan worden. Dit is overigens niet verplicht: u kunt ook de verschillende bestanden apart uploaden in meerdere uploadsessies. Wanneer u één bestand upload, dan hoeft u dit bestand niet in een zipbestand te zetten. Selecteren van de aan te leveren data Wmo: het aanwezig zijn van een (beoogde) startdatum tussen 1 januari 2015 en 30 juni Dit geldt voor de levering in september over Q1+Q2. SBO: Geboekte posten IV3 over Q1+Q Dit geldt voor de levering in september over Q1+Q2. Jeugd: het aanwezig zijn van een startdatum tussen 1 januari 2015 en 30 juni 2015 (NB: de startdatum zelf wordt niet aangeleverd: gebruik deze restrictie om de kosten op basis van individuele gegevens op te tellen en lever het totaal per voorziening op gemeenteniveau aan). Het betreft de datum waarop de zorg daadwerkelijk is gestart. Dit geldt voor de levering in september over Q1+Q2. Zie voor een nadere toelichting op de restricties en de gehanteerde data, de toelichting in hoofdstuk 2, 3 en 4. Leeswijzer Opbouw gegeven Onder dit kopje wordt de opzet en opbouw van het gegeven beschreven. Ook is een tabel opgenomen waarin de volgende kolommen zijn opgenomen: o Type data In deze kolom staat het type data beschreven. In de dataset wordt alleen gebruik gemaakt van numerieke data. Deze vormen van data zijn enkel opgebouwd uit getallen. o Aantal tekens Deze kolom geeft de standaard voor het aantal tekens waaruit het betreffende gegeven is opgebouwd. Het aantal tekens is altijd gelijk; gegevens worden aangevuld met voorloopnullen. Velden zonder waardes blijven leeg 4. o Opbouw gegevens Deze kolom geeft de opbouw van het gegeven weer. N: staat voor een cijfer tussen 0 en 9. EEJJMMDD: dit is de standaard opbouw voor data. Bijvoorbeeld: 2 januari 2015 wordt weergegeven als Voor een aantal gegevens wordt ook UUMM toegevoegd: dit staat voor uren en minuten. o Aansluiting iwmo: bericht en aansluiting iwmo: veld Deze kolom geeft de aansluiting met de specificatie in iwmo weer waar van toepassing. Gebruik deze informatie (in samenhang met het veld) voor de exacte definitie. 4 In de iwmo-standaarden hebben velden zonder waardes ook nullen. Voor de gegevensaanlevering conform dit aanleverprotocol is het uitvullen van lege cellen met nullen niet nodig. 9

10 2. Wet maatschappelijke ondersteuning specialistisch Onder de Wmo specialistische ondersteuning vallen alle vormen van ondersteuning die op grond van de Wmo verstrekt worden waarvoor in die gemeente een beschikking vereist is. De bestandsdefinitie van WMO is via het veldnummer en de berichtcode direct gekoppeld aan de iwmostandaard. Het veldnummer en de berichtcode worden niet als veld opgenomen in het databestand, maar dienen als hulpmiddel voor u als gemeente en uw softwareleverancier om de gewenste bestanden samen te stellen. Voor de duidelijkheid is ook de Wmo-veldnaam opgenomen in de bestandsspecificatie. Let op: Het is niet zo dat het berichtenverkeer of een aansluiting op het GGK als bron wordt gehanteerd. De bron blijft de gemeente (gegevens geregistreerd in de back office/financieel systeem). Om de definitie van de gevraagde informatie te vergemakkelijken, maken wij expliciet inzichtelijk dat wij dezelfde informatie opvragen als die wordt gebruikt voor het berichtenverkeer iwmo. De gevraagde informatie betreft zowel Zorg in Natura (ZIN) als Persoonsgebonden Budget (PGB). In het geval van PGB zal informatie ontbreken, zoals het aantal geleverde producten. In het bestand wordt de beschikbare PGB-informatie meegenomen. Daar waar informatie ontbreekt, mag het desbetreffende veld leeg gelaten worden. De gevraagde informatie over Wmo betreft zowel de nieuwe Wmo-taken waar gemeenten per 1 januari 2015 verantwoordelijk voor zijn, als de oude Wmo-taken, zoals hulpmiddelen en hulp bij het huishouden. Het aantal tekens in het Wmo-bestand moet exact overeenkomen met het aangegeven aantal tekens. Gebruik eventueel voorloopnullen. Als er gegevens in het veld ontbreken kan het veld wel leeggelaten worden (met uitzondering van de verplicht te vullen velden), de cel hoeft dan niet volledig met nullen gevuld te worden. In alle drie de databestanden is een extra veld Aanmaakdatum bestand als veld opgenomen. Geef hier de datum en het tijdstip in waarop het bestand is aangemaakt. Dit veld wordt gebruikt door CBS om gegevens van verschillende leveringen (door dezelfde gemeente) te allen tijde te kunnen onderscheiden. 10

11 2.1. Samenvatting bestandsspecificaties Wmo Veldnaam Veldnaam iwmo Rubriekn ummer iwmo Bericht code iwmo Type Aantal positie s Patroon Aanmaakdatum bestand* n.v.t. n.v.t. n.v.t. Num 12 EEJJMMDDUUMM Gemeentecode* Gemeentecode Num 4 NNNN BSN* BSN Num 9 NNNNNNNNN Type maatwerkarrangement (toewijzing) 5 ** Productcategorie (toewijzing) Num 2 NN Type aanbieder/instelling Wmo aanbieder Num 8 NNNNNNNN Beoogde startdatum ondersteuning** Ingangsdatum Num 8 EEJJMMDD Beoogde einddatum ondersteuning** Einddatum Num 8 EEJJMMDD Leveringsvorm Leveringsvorm (toewijzing) (toewijzing) Num 1 N Type Productcategorie maatwerkarrangement (declaratie) (declaratie) Num 2 NN Datum start daadwerkelijke ondersteuning* Einddatum ondersteuning Intensiteit van ondersteuning (beschikt volume) Intensiteit van ondersteuning (beschikte eenheid) Intensiteit van ondersteuning (geleverde eenheid) Intensiteit van ondersteuning (geleverd volume) Begindatum product Einddatum product Num 8 EEJJMMDD Num 8 EEJJMMDD Volume Num 8 NNNNNNNN Eenheid Num 2 NN Tijdseenheid zorgperiode Aantal uitgevoerde producten Num 2 NN Num 4 NNNN Definitief betaald bedrag 6 N.v.t. n.v.t. n.v.t. Num 8 NNNNNNNN Reden beëindiging Mutatiecode Num 2 NN Reden intrekking Reden intrekking Num 1 N * Verplicht (onderdeel van de basisset) ** Verplicht wanneer een vergelijkbaar veld ontbreekt (zie de bestandsspecificaties van de velden voor een nadere toelichting) 5 Daar waar dit hulpmiddelen (zoals woningaanpassingen, rolstoelen e.d.) betreft, is dit expliciet ook onderdeel van de gevraagde informatie. 6 Het definitief betaalde bedrag kent geen equivalent in de iwmo-berichten. Het betreft het bedrag per product per cliënt, dat in het eerste half jaar (Q1+Q2) van 2015 daadwerkelijk is uitbetaald. 11

12 2.2. Aanmaakdatum bestand De datum en het tijdstip waarop het bestand is aangemaakt door de gemeente. CBS gebruikt deze informatie om meerdere leveringen van elkaar te onderscheiden. Dit gegeven komt op iedere regel terug. Type data Aantal tekens Opbouw gegeven Aansluiting Aansluiting iwmo: bericht iwmo: veld Numeriek 12 EEJJMMDDUUMM n.v.t. n.v.t Gemeentecode De gemeentecode voor iedere gemeente. CBS gebruikt deze informatie om de aangeleverde informatie te koppelen aan de desbetreffende gemeente. Het is mogelijk om in één bestand meerdere gemeentecodes te hanteren indien u voor meerdere gemeenten aanlevert. De gemeentecode komt op iedere regel terug. Type data Aantal tekens Opbouw gegeven Aansluiting Aansluiting iwmo: bericht iwmo: veld Numeriek 4 NNNN Burgerservicenummer (BSN) Het unieke persoonsnummer waarmee de ontvanger van ondersteuning staat ingeschreven in de Basisregistratie personen (BRP). Voor maatwerkarrangementen waaraan geen BSN is gekoppeld bijvoorbeeld een rolstoel in een verzorgingshuis kan de waarde worden gebruikt. Opbouw gegeven Het gegeven is opgebouwd uit het BSN van de cliënt. Type data Aantal tekens Opbouw gegeven Aansluiting iwmo: bericht Numeriek 9 NNNNNNNNN Aansluiting iwmo: veld 2.5. Type maatwerkarrangement (productcategorie) Betreft het type ondersteuning dat de cliënt ontvangt. De typen maatwerkarrangementen zijn gelijk aan de productcategorieën die worden gehanteerd in de iwmo-standaarden. Opbouw gegeven Voor de specialistische ondersteuning die in het kader van de Wmo geleverd wordt, worden de typen maatwerkarrangementen onderscheiden, zoals die ook in de onderstaande tabel zijn opgenomen. De type maatwerkarrangementen zijn gelijk aan de productcategorieën in iwmo. 12

13 Categoriecode Type maatwerkarrangement (productcategorieën iwmo) 01 Hulp bij het huishouden 02 Begeleiding 03 Persoonlijke verzorging 04 Kortdurend verblijf 05 Woondiensten 06 Overige ondersteuning gericht op het individu of huishouden/gezin 07 Dagbesteding 08 Vervoersdiensten 09 Overige groepsgerichte ondersteuning 10 Overige maatwerkarrangementen 11 Rolstoelen 12 Vervoervoorzieningen 13 Woonvoorzieningen 14 Overige hulpmiddelen 15 Beschermd wonen 16 Opvang 17 Spoedopvang 18 Overige bescherm wonen en opvang Het betreft informatie over de toegewezen productcategorie (en niet de beschikte productcategorie) en de gedeclareerde productcategorie. De gedeclareerde categorie is leidend (waar beiden beschikbaar zijn, wordt gekeken naar gedeclareerd ). Daar waar nog geen informatie over declaraties beschikbaar is, wordt toegewezen gehanteerd. Type data Aantal tekens Opbouw gegevens Aansluiting iwmo: bericht Toegewezen Numeriek 2 NN Gedeclareerd Numeriek 2 NN Aansluiting iwmo: veld 2.6. Type instelling/aanbieder Betreft het type instelling of aanbieder dat het maatwerkarrangement levert. Het gegeven betreft de gehele AGB-code. Aan de hand hiervan worden aanbieders ingedeeld naar een typelijst. Zie bijlage III. Let op: er kan geen andere codering dan de AGB codering worden gebruikt voor type instelling/aanbieder. Opbouw gegeven Het gegeven is opgebouwd uit de AGB-code van de aanbieder die de ondersteuning levert. De code kan bestaan uit 7 of 8 tekens. Bij een AGB-code van 7 tekens zorg dan voor een voorloopnul zodat er 8 tekens ingelezen kunnen worden. 13

14 Type data Aantal tekens Opbouw gegevens Aansluiting Aansluiting iwmo: bericht iwmo: veld Numeriek 7-8 NNNNNNNN Beoogde startdatum ondersteuning (ingangsdatum) Betreft de datum van de beoogde start van zorg; ook wel de dag dat ondersteuning voor de eerste keer geleverd mag worden. Dit is dus niet de datum waarop de beschikking is afgegeven maar de datum waarop de zorg daadwerkelijk zal starten. Let op: De beoogde startdatum mag nooit na 30 juni 2015 liggen. Opbouw gegeven De datum wordt weergegeven zonder streepjes en is als volgt opgebouwd: jaar-maand-dag. Type data Aantal tekens Opbouw gegevens Aansluiting Aansluiting iwmo: bericht iwmo: veld Numeriek 8 EEJJMMDD Beoogde einddatum ondersteuning De datum die aangeeft op welke dag de ondersteuning af dient te lopen en de ondersteuning voor de laatste keer geleverd dient te worden (beoogde einddatum). Dit is dus niet per definitie gelijk aan de datum waarop de ondersteuning daadwerkelijk voor de laatste keer wordt geleverd (zie voor die informatie einddatum ondersteuning ). Let op: De beoogde einddatum mag nooit vóór de beoogde startdatum liggen. De beoogde einddatum mag nooit vóór 1 januari 2015 liggen. Voor de volgende typen maatwerkarrangementen is de einddatum niet relevant wegens het materiële karakter. Voor deze typen ondersteuning hoeft dus geen einddatum te worden aangeleverd: Categorie 11: Rolstoelen Categorie 12: Vervoersvoorzieningen Categorie 13: Woonvoorzieningen Categorie 14: Overige hulpmiddelen Opbouw gegeven Er worden geen tussenstreepjes gebruikt en de volgorde jaar-maand-dag wordt gehanteerd. Type data Aantal tekens Opbouw gegevens Aansluiting Aansluiting iwmo: bericht iwmo: veld Numeriek 8 EEJJMMDD

15 2.9. Leveringsvorm (toewijzing) Betreft de leveringsvorm (ZIN dan wel PGB) waaronder het maatwerkarrangement wordt verleend. Het betreft de toegewezen leveringsvorm. Opbouw gegeven De codelijst conform iwmo standaarden wordt gehanteerd. Het betreft de volgende codelijst: 2: persoonsgebonden budget (PGB) 4: zorg in natura (ZIN) Let op: Alleen deze codes kunnen worden meegenomen kunnen door CBS niet worden ingelezen. Type data Aantal tekens Opbouw gegevens Aansluiting Aansluiting iwmo: bericht iwmo: veld Numeriek 1 N Datum start daadwerkelijke ondersteuning Betreft de datum van de daadwerkelijke start van zorg; ook wel de dag dat ondersteuning voor de eerste keer geleverd is onder verantwoordelijkheid van de gemeente. Dit is dus niet de datum waarop de beschikking is afgegeven of de beoogde startdatum maar de datum waarop de zorg daadwerkelijk is gestart onder verantwoordelijkheid van de gemeente. Let op: De daadwerkelijke startdatum mag nooit na 30 juni 2015 liggen De daadwerkelijke startdatum mag nooit vóór de beoogde startdatum liggen De daadwerkelijke startdatum voor overgangscliënten (cliënten die de gemeenten heeft overgekregen vanuit de AWBZ) kan niet voor 1 januari liggen Opbouw gegeven De datum wordt weergegeven zonder streepjes en is als volgt opgebouwd: jaar-maand-dag. Type data Aantal tekens Opbouw gegevens Aansluiting Aansluiting iwmo: bericht iwmo: veld Numeriek 8 EEJJMMDD Einddatum ondersteuning De datum die aangeeft op welke dag de ondersteuning af is gelopen en de ondersteuning voor de laatste keer geleverd is (daadwerkelijke einddatum en niet de beoogde of beschikte einddatum). Let op: 15

16 De daadwerkelijke einddatum mag nooit vóór de daadwerkelijke startdatum liggen. De daadwerkelijke einddatum mag nooit vóór 1 januari 2015 liggen De daadwerkelijke einddatum mag nooit na de beoogde einddatum liggen. Voor de volgende typen maatwerkarrangementen is de einddatum niet relevant wegens het materiële karakter. Voor deze typen ondersteuning hoeft dus geen einddatum te worden aangeleverd (het veld mag leeg gelaten worden): Categorie 11: Rolstoelen Categorie 12: Vervoersvoorzieningen Categorie 13: Woonvoorzieningen Categorie 14: Overige hulpmiddelen Opbouw gegeven Er worden geen tussenstreepjes gebruikt en de volgorde jaar-maand-dag wordt gehanteerd. Type data Aantal tekens Opbouw gegevens Aansluiting Aansluiting iwmo: bericht iwmo: veld Numeriek 8 EEJJMMDD Intensiteit van ondersteuning Betreft het aantal keren of uren dat ondersteuning gegeven wordt. Om de intensiteit te berekenen, zijn de volgende gegevens nodig: Begin- en einddatum periode (daadwerkelijke data) De tijdseenheid waarin de ondersteuning is geleverd (bijvoorbeeld in uren) Het aantal keer dat de ondersteuning is geleverd (bijvoorbeeld 10) Een voorbeeld voor individuele begeleiding: de ondersteuning is daadwerkelijk geleverd tussen 1 januari 2015 en 30 juni De tijdseenheid zorgproduct is uren en het aantal keer dat de ondersteuning is geleverd is 300. Dat betekent dat 300 uur individuele begeleiding is geleverd in een periode van 25 weken. Dat betekent dat gemiddeld ongeveer 12 uur individuele begeleiding per week is geleverd. Dit gegeven wordt alleen berekend over ondersteuning die is beëindigd zodat alle benodigde gegevens beschikbaar zijn en niet meer bijgesteld worden. Voor de volgende typen maatwerkarrangementen is de intensiteit van ondersteuning wegens het materiële karakter niet relevant. Voor deze typen mogen de desbetreffende velden dus leeg gelaten worden: Categorie 11: Rolstoelen Categorie 12: Vervoersvoorzieningen Categorie 13: Woonvoorzieningen Categorie 14: Overige hulpmiddelen 16

17 Opbouw gegeven Omdat de intensiteit berekend dient te worden, worden een aantal gegevens uitgevraagd. Het betreft de volgende gegevens. Er wordt zowel naar beschikte als naar geleverde informatie gevraagd. Bij voorkeur wordt de geleverde informatie gebruikt. Indien deze informatie niet voorhanden is of niet in tijdseenheden maar in euro s 7 is uitgedrukt, wordt de beschikte informatie gebruikt. Type data Aantal Opbouw Aansluiting Aansluiting tekens gegevens iwmo: bericht iwmo: veld Beschikt volume Numeriek 8 NNNNNNNN Beschikte eenheid Numeriek 2 NN Geleverd volume Numeriek 4 NNNN Geleverde eenheid Numeriek 2 NN Onderstaand zijn de benodigde codelijsten opgenomen voor beschikte eenheid en geleverde eenheid. We sluiten aan bij de definities die worden gehanteerd in de codelijsten van de iwmo standaarden voor Codelijst toegestane waarden beschikte eenheid Codelijst toegestane waarden geleverde eenheid Code Betekenis Code Betekenis 01 Minuten per week 01 Minuut 02 Uren per week 04 Uur 03 Dagdelen per week 14 Etmaal (24 uur) 04 Dagen per week 16 Dagdeel (4 uur) 05 Etmalen per week 81 Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk 06 Minuten per maand 00 Niet van toepassing 07 Uren per maand 08 Dagdelen per maand 09 Dagen per maand 10 Etmalen per maand 11 Minuten totaal binnen geldigheidsduur beschikking 12 Uren totaal binnen geldigheidsduur beschikking 13 Dagdelen totaal binnen geldigheidsduur beschikking 14 Dagen totaal binnen geldigheidsduur beschikking 15 Etmalen totaal binnen geldigheidsduur beschikking 16 Stuks/aantal 17 Euro s 18 Interval (klasse) 7 Het is mogelijk om euro s aan te geven in deze velden (zie codelijsten). De intensiteit wordt alleen in tijd en niet in euro s uitgedrukt. 17

18 2.13. Daadwerkelijk betaald bedrag (kosten specialistische ondersteuning Wmo) Betreft de kosten die gemaakt zijn voor de specialistische ondersteuning op persoonsniveau. Het daadwerkelijk betaalde bedrag kent geen equivalent in de iwmospecificaties. Het betreft het bedrag per product per cliënt, dat in het eerste half jaar (Q1+Q2) van 2015 daadwerkelijk is uitbetaald door de gemeente. Onder de kosten vallen niet de uitvoeringskosten: de kosten die door gemeenten worden gemaakt voor de organisatie van ondersteuning, zoals kosten verbonden aan de toegang. Omdat niet alle voorzieningen binnen de Wmo op dezelfde manier worden gefinancierd duiden we met onderstaand voorbeeld nader hoe u de kosten dient aan te leveren: Voorbeeld: Kosten van hulpmiddelen Indien het gaat om een aangeschaft hulpmiddel: hiervoor dient alleen het daadwerkelijk betaalde bedrag voor een hulpmiddel in de periode Q1+Q te worden opgegeven. Wanneer het hulpmiddel is aangeschaft voor 1 januari 2015 of na 30 juni 2015 dan hoeven de kosten niet worden opgegeven. Indien het gaat om gehuurde hulpmiddelen: hiervoor dienen de daadwerkelijk betaalde huurprijzen voor een hulpmiddel in de periode Q1+Q te worden opgegeven. Indien betaling plaatsvindt buiten deze periode (bijvoorbeeld jaarlijks aan het einde van het jaar) dan dient u deze kosten NIET op te geven, deze kosten worden opgegeven in de betreffende periode dat deze daadwerkelijk worden gemaakt (Q4 in dit voorbeeld). Let op: Een definitief betaald bedrag per product in het eerste halfjaar van 2015 kan niet zonder daadwerkelijke startdatum van het desbetreffende product worden aangeleverd. Opbouw gegeven Dit gegeven is opgebouwd uit het bedrag per product per cliënt, dat in het eerste half jaar van 2015 (Q1+Q2) daadwerkelijk is betaald. Het bedrag wordt uitgedrukt in eurocenten. Bijvoorbeeld: = tienduizend eurocent; dit is 100 Euro. Type data Aantal Opbouw Aansluiting Aansluiting tekens gegevens iwmo: bericht iwmo: veld Numeriek 8 NNNNNNNN n.v.t. n.v.t Reden beëindiging ondersteuning De reden van een beëindiging van de Wmo-ondersteuning bij cliënt. Dit gegeven kan op twee momenten ontstaan: bij beëindiging conform registratie bij de gemeente en beëindiging conform registratie bij de aanbieder. De tweede variant wordt op dit moment nog niet ondersteund door het berichtenverkeer en zal daarom veelal nog niet beschikbaar zijn bij gemeenten. Daarom worden twee velden opgenomen: reden intrekking en reden beëindiging. Indien reden beëindiging beschikbaar is, wordt dit veld meegenomen in de analyse. Let op: Reden beëindiging dient altijd te worden aangeleverd in combinatie met een datum beëindiging. Indien reden beeindiging is opgegeven maar datum beeindiging ontbreekt, dan zal het bestand worden afgekeurd in de technische toets van CBS. 18

19 Opbouw gegeven Dit gegeven is opgebouwd uit de code die hoort bij de reden van beëindiging van ondersteuning en de reden intrekking. Type data Aantal Opbouw Aansluiting Aansluiting tekens gegevens iwmo: bericht iwmo: veld Reden intrekking Numeriek 1 N Reden beëindiging Numeriek 2 NN In de onderstaande codelijst zijn de verschillende redenen van beëindiging en intrekking en de bijbehorende codes opgenomen: Codelijst toegestane waarden reden beëindiging Codelijst toegestane waarden reden intrekking Code Betekenis Code Betekenis 02 Overlijden 1 Cliënt overleden Cliënt wil nu de zorg en/of 2 Negatief indicatiebesluit 12 ondersteuning (nog) niet Overplaatsing (er is een melding aanvang 3 Herindicatie 17 ondersteuning) Aanbieder kan nu de zorg en/of 4 Overplaatsing 18 ondersteuning nog niet leveren Levering zorg en/of ondersteuning is 5 Wijziging leveringsvorm 19 beëindigd - toewijzing sluiten Levering zorg en/of ondersteuning is 6 Uitstroom 20 beëindigd - toewijzing aanhouden 21 Overdracht toewijzing (er is geen melding aanvang ondersteuning) 31* Verhuizing naar andere gemeente 32* Voortzetting ondersteuning in sociale basisondersteuning 33* Voortzetting in Zvw 34* Voortzetting in Wlz * deze codes zijn nog niet opgenomen in de bestaande codelijst, maar komen naar verwachting bij de volgende release van de iwmo standaarden in 2016 beschikbaar 19

20 3. Sociale basisondersteuning Onder sociale basisondersteuning vallen alle vormen van ondersteuning waarvoor geen toegangsbesluit vereist is. Binnen de sociale basisondersteuning worden binnen deze monitor geen typen ondersteuning onderscheiden. Wel wordt een onderscheid gemaakt tussen de IV3-categorieën Sociale basisondersteuning algemene voorziening Wmo en Jeugd (670) en Sociale basisondersteuning eerstelijnsloket Wmo en Jeugd (671) 8. Voor beide IV3- categorieën worden de gemaakte kosten uitgevraagd. Er wordt vooralsnog geen onderscheid gemaakt naar kostencategorieën. Nader onderzoek (met gebruikmaking van reeds bij CBS bekende informatie) kan uitsluitsel geven over de wenselijkheid dit in de toekomst te doen. Echter, omdat de IV3-codes recent zijn gewijzigd en naar verwachting het komend jaar wederom wijzigen, wordt er nu voor gekozen alle posten op de genoemde codes mee te nemen. Gemeenten met meer dan inwoners leveren de gevraagde informatie al verplicht 4 keer per jaar aan bij CBS. Alleen voor gemeenten met minder dan inwoners is dit niet verplicht. Er is voor gekozen deze informatie alsnog uit te vragen bij alle gemeenten om twee redenen: 1. Het verkrijgen van gegevens van gemeenten kleiner dan inwoners 2. Het verkrijgen van de mogelijkheid om deze informatie mee te nemen in de opt-in, waarbij dus nooit informatie wordt gepubliceerd zonder expliciete toestemming van de gemeente. Bij niet opnieuw opvragen van deze informatie is de opt-in variant niet mogelijk. Omdat kosten contextgevoelige informatie bevat, is het van belang de opt-in in te zetten. Opbouw gegeven De bestandsdefinities voor het bestand SBO zijn als volgt: Veldnaam Type Aantal tekens* Specificatie Aanmaakdatum Num 12 EEJJMMDDUUMM bestand Gemeentecode Num 4 NNNN IV3code Num 3 NNN Kosten Num 8 NNNNNNNN * Het is niet verplicht met voorloopnullen te werken Let op: de kosten sociale basisondersteuning worden aangeleverd in een los bestand. Het kostenveld is opgebouwd uit de kosten in hele euro s die de gemeente heeft gemaakt over de betreffende periode en is gekoppeld aan de IV3-codelijst. Codelijst IV3: Sociale basisondersteuning algemene voorziening Wmo en Jeugd Sociale basisondersteuning eerstelijnsloket Wmo en Jeugd 8 De definities van deze gegevens sluiten aan bij de Meicirculaire

21 4. Jeugd Informatie over ondersteuning in het kader van Jeugdwet wordt slechts beperkt opgevraagd bij gemeenten. De monitor maakt namelijk gebruik van de gegevens die jeugdaanbieders reeds aan CBS aanleveren in het kader van Beleidsinformatie Jeugd 9. Voor de gemeentelijke monitor Sociaal Domein worden alleen gegevens betreffende de kosten uitgevraagd. Dit wordt gedaan op een geaggregeerd niveau per type voorziening (en dus niet op persoonsniveau). Wel kunt u de gegevens samenstellen op basis van individuele gegevens Kosten per type ondersteuning Het betreft de totale gedeclareerde kosten in een gegeven per periode, per type voorzieningen zoals die ook voor de beleidsinformatie Jeugd worden onderscheiden. De kosten zijn de kosten die gemaakt worden ten behoeve van het primaire proces, hier buiten vallen de uitvoeringskosten (bedrijfsmatige kosten die door gemeenten worden gemaakt t.b.v. de uitvoering van de ondersteuningstaken). Opbouw gegeven Dit gegeven is opgebouwd uit de code die behoort bij het type voorziening waar de kosten (2.2.2.) betrekking op hebben. In de onderstaande tabel Codelijst Jeugd inclusief vertaaltabel zijn in kolom 1 en 2 de verschillende typen voorzieningen en de bijbehorende codes opgenomen. Deze typelijst wordt gebruikt voor de gegevensaanlevering van aanbieders aan CBS (Beleidsinformatie Jeugd). Omdat alle overige informatie over Jeugd wordt hergebruikt uit die informatieset, wordt aangesloten bij deze typelijst. Er is dus sprake van hergebruik van veel informatie die via Beleidsinformatie Jeugd door CBS bij aanbieders wordt opgevraagd. Om hier bij aan te sluiten, wordt deze codelijst hergebruikt. Ter inhoudelijke verduidelijking van de codelijst voor Jeugd wordt in de kolom 3 van de tabel Codelijst Jeugd inclusief vertaaltabel een vertaling gemaakt naarde productcategorieën IJW. Let op: U dient NIET de nummering van de productcategorieën IJW te gebruiken in de aanlevering van de kosten voor Jeugd. Het invullen van de gevraagde gegevens zal enig handmatig werk vragen van de gemeente. U kunt overigens voor meerdere gemeenten in één bestand de gegevens opnemen. De kosten voor Jeugd worden aangeleverd in een los bestand. De bestandsdefinities voor het bestand JEUGD zijn als volgt: Veldnaam Type Aantal tekens* Specificatie Aanmaakdatum Num 12 EEJJMMDDUUMM bestand Gemeentecode Num 4 NNNN Type ondersteuning Num 2 NN Kosten Num 8 NNNNNNNN * Het is niet verplicht met voorloopnullen te werken 9 Deze gegevensaanlevering is wettelijk verplicht. 21

22 Opbouw kosten Het kostenveld betreft de geaggregeerde kosten (geaggregeerd over alle cliënten die gestart zijn met een voorziening) behorend bij de periode tot en met U neemt dus niet de volledige toegewezen kosten voor een traject mee maar alleen de kosten die behoren bij de periode tot en met (Q1+Q2 voor de tweede levering). Het betreft niet de gedeclareerde kosten, maar de verwachte kosten. Dit omdat veelal met bevoorschotting wordt gewerkt en informatie over daadwerkelijke, gedeclareerde kosten nog niet beschikbaar zijn. U dient dus zelf de beschikte/verwachte kosten van een traject naar de juiste looptijd te verdisconteren. Een voorbeeld: Een cliënt ontvangt vanaf 1 januari 2015 jeugdhulp met een toegangsbesluit met een looptijd van 1 jaar. Conform het toegangsbesluit zijn de kosten voor het gehele traject euro. Voor januari t/m juni 2015 zijn de verdisconteerde kosten dus (12.000/12 maanden)*6 maanden = euro. Codelijst Jeugd inclusief vertaaltabel Code Type individuele voorziening IJW-productcategorie Jeugdhulp zonder verblijf- geleverd door het wijkteam 21 Geleverd door het wijkteam 31 - Zonder verblijf: uitgevoerd door wijk- of buurtteam Jeugdhulp zonder verblijf- niet geleverd door het wijkteam 22 Jeugdhulp zonder verblijf algemeen * 23 Ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder 32 - Zonder verblijf: ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder 24 Daghulp op locatie van de aanbieder 33 - Zonder verblijf: daghulp op locatie van de aanbieder 25 Jeugdhulp in het netwerk van de jeugdige 34 - zonder verblijf: jeugdhulp in het netwerk van de jeugdige Jeugdhulp met verblijf 26 Pleegzorg 35 - Met verblijf: pleegzorg 27 Gezinsgericht 36 - Met verblijf: gezinsgericht 28 Gesloten plaatsing 37 - Met verblijf: gesloten plaatsing 29 Verblijf bij een jeugdhulpaanbieder, anders dan 38 - Met verblijf: overig residentieel bovenstaand verblijf Kinderbeschermingsmaatregelen 30 Kinderbeschermingsmaatregelen algemeen* 31 Voogdij 32 Voorlopige voogdij 33 Tijdelijke voogdij 34 Ondertoezichtstelling 35 Voorlopige ondertoezichtstelling Jeugdreclassering 36 Jeugdreclassering algemeen* 37 Toezicht en begeleiding: gedwongen kader 38 Toezicht en begeleiding: vrijwillig 39 Individuele trajectbegeleiding Harde Kern 22

23 40 Individuele trajectbegeleiding Criem 41 Scholings- en trainingsprogramma 42 Gedragsbeïnvloedende maatregel 43 Voorbereiding gedragsbeïnvloedende maatregel, voorwaardelijke sepot, schorsing voorlopige hechtenis, voorwaardelijke invrijheidsstelling Activiteiten in het preventief justitieel kader 44 Activiteiten in het preventief justitieel kader * U kunt de algemene codes gebruiken wanneer het niet mogelijk is om informatie nader op te splitsen. In het geval van jeugdreclassering bijvoorbeeld, komen kleine aantallen voor. Daarom kunt u er ook voor kiezen de algemene code te hanteren. 23

24 DEEL II. AANLEVERPROCES Aanlevertermijnen De aanlevertermijnen (onder voorbehoud) zijn weergegeven in de onderstaande tabel: Periode Aanlevering Toelichting Q1 en Q September 2015 Eerste aanlevering over half jaar Q1, Q2, Q3 en Q Januari 2016 Start reguliere cyclus Q1 en Q Juli 2016 Regulier Q3 en Q Januari 2017 Regulier Aanleverproces: rol coördinator en uploadportaal Voor het zo veilig mogelijk uploaden en downloaden van gegevens over uw gemeente en het nemen van beslissingen omtrent publicatie is het belangrijk dat CBS beschikt over de contactgegevens van een coördinator. Deze coördinator is namens uw gemeente verantwoordelijk/gemachtigd voor: Het aanleveren van een functioneel, niet-persoonsgebonden adres (bijvoorbeeld Het aanleveren van de juiste gegevens aan CBS Het verlenen van toestemming voor publicatie van de gegevens door CBS en (zie aanleverproces verderop) Dat betekent overigens niet dat deze coördinator al deze activiteiten ook daadwerkelijk zelf uit dient te voeren. Hij of zij is wel aanspreekpunt voor CBS voor deze drie punten; alle informatie-uitwisseling zal via deze coördinator verlopen. Per gemeente kan bij CBS maar één coördinator aangemeld worden. Dit omdat er één aanspreekpunt per gemeente dient te zijn t.b.v. het verkrijgen van toestemming voor publicatie. Het is mogelijk dat de gegevensaanlevering voor meerdere gemeenten door één contactpersoon en in dezelfde bestanden plaatsvindt. CBS verzoekt alle gemeenten hun coördinator door te geven. Indien u dit nog niet heeft gedaan, dan kunt u een sturen naar monitorsociaaldomein@cbs.nl waarin u aangeeft contactpersoon te zijn. U ontvangt dan een registratieformulier. Het registratieformulier kan ook hier worden gedownload. De coördinator ontvangt van CBS de inloggegevens voor het up- en downloadportaal. Er worden 2 portalen ingericht: een uploadportaal waar de gemeente de gegevensaanlevering richting CBS mee verzorgt en een downloadportaal. Dit is de omgeving waarin CBS de spiegelinformatie klaarzet voor u om te downloaden (de informatie op basis waarvan u uw keuze voor publicatie baseert, zie aanleverproces voor meer informatie). Zodra er gegevens van CBS voor gemeenten klaar staan ontvangt de gemeente hierover een met instructies om deze gegevens op te halen. De inlogcode voor het ophalen van gegevens ontvangt de coördinator tijdig per post. Wij raden alle coördinatoren aan om met een functioneel adres te werken. Een functioneel e- mailadres is niet persoonsgebonden en kan gebruikt blijven worden als in de toekomst iemand anders de rol van coördinator overneemt. Daarnaast kan de inbox van dit adres met meerdere personen 24

25 worden gedeeld. Een voorbeeld van een functioneel adres is Waarschijnlijk zal dit adres nog aangemaakt moeten worden binnen uw organisatie. Alle communicatie over de gegevensverzameling van uw gemeente wordt gericht aan de coördinator die u aan CBS doorgeeft. Daarom is het belangrijk dat u hier de juiste contactgegevens invult en eventuele toekomstige wijzigingen tijdig doorgeeft via monitorsociaaldomein@cbs.nl. Na aanmelding van een coördinator, communiceert CBS over de inloggegevens voor het uploadportaal aan de door u doorgegeven coördinator. Let op: regel tijdig vervanging bij afwezigheid van de coördinator. Zorg daarnaast dat inlogcodes worden gedeeld met de vervangende perso(o)n(en). Aanleverproces: tijdslijn en stappen Op de volgende pagina is het aanleverproces visueel weergegeven. De te doorlopen stappen worden onderstaand toegelicht. De genoemde data gelden voor de aanlevering over Q1+Q2. Voor de daarop volgende gegevensaanleveringen gelden dezelfde stappen. De tijdslijn hiervoor wordt door CBS in een later stadium gecommuniceerd. Gegevensaanlevering over Q1+Q september: EERSTE AANLEVERING Q1+Q2 De gemeente levert via het uploadportaal van CBS gegevens aan over Q1+Q (dit gebeurt met 3 aparte bestanden: specialistische ondersteuning Wmo, kosten sociale basisondersteuning en kosten Jeugd). Het is mogelijk om voor meerdere gemeenten in één bestand de gegevens aan te leveren (bijvoorbeeld voor 5 gemeenten één bestand m.b.t. kosten Jeugd). In geval van samenwerkingsverbanden kan dit praktisch zijn. CBS onderscheidt gegevens op basis van de gemeentecode. Binnen 1-3 werkdagen na (iedere) aanlevering: TECHNISCHE TERUGKOPPELING VANUIT CBS De gemeente ontvangt na aanlevering zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 3 werkdagen een technische terugkoppeling van CBS die betrekking heeft op de technische juistheid van de aangeleverde gegevens. Denk aan een controle op het bestandsformat en het juiste aantal tekens in kolommen. Indien sprake is van een foutieve upload kan direct een nieuwe aanlevering worden gedaan. U kunt meerdere keren aanleveren om te komen tot een technisch juist bestand. Een overzicht van veelvoorkomende fouten bij het aanleveren van gegevens aan CBS vindt u in bijlage II van dit document. Deze technische terugkoppeling vindt altijd plaats naar de gemeenten die het bestand heeft aangeleverd. De terugkoppeling vindt per plaats, geadresseerd aan de coördinator via het functionele adres. Uiterlijk 2 oktober: TERUGKOPPELING CBS OP ORDE De gemeente ontvangt spiegelrapport I met inhoudelijke spiegelinformatie ten behoeve van de plausibiliteitscontrole op de kwaliteit en juistheid van de aangeleverde gegevens. Dit betreft dus een plausibiliteit op de getoonde resultaten. CBS koppelt de door uw gemeente aangeleverde gegevens terug, afgezet tegen o.a. informatie van het CAK en informatie van gemeenten van een vergelijkbare grootte. Let op: Er moet vóór 25 september een technisch correct bestand binnen zijn om op 2 oktober spiegelrapport I te ontvangen. Indien u deze deadline niet haalt heeft u tot 23 oktober opnieuw de 25

26 tijd om te werken aan een technisch juiste aanleverbestanden. U krijgt dan echter pas op 30 oktober spiegelrapport I op orde en heeft dan geen mogelijkheid meer om een eventuele correctielevering te doen oktober: CORRECTIELEVERING Q1+Q2 Periode voor een eventuele correctielevering Q1+Q2. Uiterlijk 30 oktober: TERUGKOPPELING CBS OPT-IN De gemeente ontvangt spiegelrapport II (én spiegelrapport I in het geval van een correctielevering). In spiegelrapport II zijn de aangeleverde gegevens verwerkt tot inzichten, op basis waarvan gemeenten besluiten of de aangeleverde gegevens gebruikt mogen worden voor publicatie op wsjg.nl en de website van CBS. Uiterlijk 20 november: BESLUIT OPT-IN DOOR UW GEMEENTE De coördinator koppelt de keuze al dan niet te publiceren of een correctielevering te doen terug aan CBS door middel van het sturen van een ingevuld toestemmingsformulier naar monitorsociaaldomein@cbs.nl. U heeft 3 weken de tijd (van 30 oktober t/m 20 november) om te bepalen of akkoord wordt gegeven op de publicatie. Aan de hand van de informatie uit spiegelrapport II kiest u uit 2 opties: 1. De resultaten lijken plausibel, publicatie toegestaan (opt-in). De gemeente kan alleen de volledige gegevensset goedkeuren. 2. De resultaten lijken niet plausibel, niet opnieuw aanleveren (opt-out). De gegevens worden niet gepubliceerd. Na het verkrijgen van toestemming voor publicatie start CBS met verrijken van de gegevens en het berekenen van de indicatoren voor publicatie. Publicatie vindt zo snel mogelijk en uiterlijk in januari 2016 plaats. 26

27 Visualisatie van het aanleverproces Q1+Q september Uiterlijk 2 oktober 2-23 oktober Uiterlijk 30 oktober Uiterlijk 20 november Gegevensaanlevering Q1+Q2 Op orde Terugkoppeling spiegelrapport I door CBS Correctielevering Q1+Q2 Opt-in Terugkoppeling spiegelrapport II door CBS Gemeente koppelt besluit terug aan CBS Na iedere aanlevering ontvangt uw gemeente binnen 3 werkdagen een technische terugkoppeling van CBS. U kunt direct en zo vaak als mogelijk een nieuw bestand aanleveren om te komen tot een technisch juist bestand. Alle gemeenten die uiterlijk 25 september een technisch juist bestand hebben aangeleverd ontvangen spiegelrapport I om te beoordelen of de aangeleverde gegevens volledig en juist zijn. De gemeente kan dan nog besluiten tot een correctielevering. Uiterste deadline voor het aanleveren van een correctielevering is 23 oktober. Alle gemeenten die uiterlijk 23 oktober een technisch juist bestand hebben aangeleverd ontvangen spiegelrapport II op basis waarvan gemeenten besluit tot publicatie kunnen nemen (opt-in) of niet (opt-out). Gemeenten die spiegelrapport I nog niet hebben ontvangen op 2 oktober, krijgen deze gelijktijdig met II. 27