HANDLEIDING WEBTOEPASSING RAAS

Transcriptie

1 / handleiding HANDLEIDING WEBTOEPASSING RAAS VOOR VRIJSTELLING VAN ARBEIDSPRESTATIES EN EINDELOOPBAAN / versie Handleiding webtoepassing RAAS 1/25

2 Inhoudstafel 1 Inleiding 3 2 Helpdesk webtoepassing 3 3 Toegang tot de webtoepassing 3 4 Inloggen in de webtoepassing 3 5 Webtoepassing 4 vooraf 4 Gegevens van vóór 1 januari 2019 zijn overgenomen 4 Meer zien op de schermen van de toepassing 5 Startscherm 5 ondersteuning voor het vermijden van het ingeven van foutieve gegevens 5 algemene gegevens 6 Het tabblad Gegevens van de voorziening 7 Het tabblad Bankgegevens 9 Het tabblad Contactgegevens 9 Het tabblad Betalingsgeschiedenis 10 Het tabblad Certificaten 11 Het tabblad Voorzieningstypes 12 personeel 13 Het tabblad Personeel 14 aangifte 17 Aangiftes 17 Prestaties 18 Bevestiging van kwartalen 18 RAPPORTEN 19 BEVESTIGING VAN KWARTALEN 20 Controle en sanctiebepalingen 23 6 Informatieveiligheid 24 EUROPESE VERORDENING: BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER GEGEVENS 24 Toegangen in de applicatie 25 Beveiliging van gegevens Handleiding webtoepassing RAAS 2/25

3 1 Inleiding Binnen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin willen we werk maken van een betere gegevensdeling tussen de zorg- en welzijnsactoren onderling en met de overheid. De samenwerking en gegevensuitwisseling tussen overheden en voorzieningen moeten zo verbeteren. Dat kan ook de administratieve lasten voor de voorzieningen en de beheerskosten voor de overheid verminderen. De webtoepassing RaaS van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, past binnen die doelstellingen. Concreet betekent dat: - dat u als voorziening via de webtoepassing de tegemoetkoming vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan aanvraagt; - dat u de gegevens op elk moment elektronisch kunt nakijken; - dat u in de webtoepassing het bedrag van de tegemoetkoming (en hoe dat bedrag tot stand is gekomen) kunt raadplegen. 2 Helpdesk webtoepassing De helpdesk is opgedeeld in een helpdesk voor functionele (inhoudelijke) vragen en een voor technische vragen. De functionele vragen worden opgelost door functionele experten. Per functioneel domein is er een e- mailadres voorzien. Voor ouderenvoorzieningen is dat adres: RaaS@zorg-en-gezondheid.be Met vragen over het gebruikers- en toegangsbeheer kan je contact opnemen met het federale contactcenter van ehealth. 3 Toegang tot de webtoepassing Op de pagina toegangs- en gebruikersrechten instellen voor de webtoepassing vindt u alle informatie over hoe u toegang krijgt tot de toepassing en hoe u de nodige gebruiksrechten instelt. 4 Inloggen in de webtoepassing De webtoepassing is bereikbaar via een webbrowser (zoals Internet Explorer, Mozilla Firefox of Google Chrome) via het volgende URL-adres: U hoeft hiervoor geen specifieke software te installeren op uw computer. Het volstaat dat u die URL ingeeft in de webbrowser waarmee u ook websites bekijkt. Het is wel aan te raden een recente versie van uw browser te installeren Handleiding webtoepassing RAAS 3/25

4 Wanneer u de URL van de webtoepassing ingeeft in uw webbrowser, moet u zich identificeren. Het inloggen in de webtoepassing gebeurt met een elektronische identiteitskaart (e-id): stop uw elektronische identiteitskaart in de kaartlezer (die is soms ook ingebouwd in het toetsenbord), en voer vervolgens uw PIN-code in. Let op dat u bij het inloggen in de keuzelijst Binnen de organisatie kiest voor de subafdeling Voorziening voor welzijn, volksgezondheid en gezin. Figuur 1: Inloggen in RaaS Het hele proces van toegangsbeheer is uitvoerig beschreven op de website van Zorg en Gezondheid: 5 Webtoepassing VOORAF Gegevens van vóór 1 januari 2019 zijn overgenomen VAZG heeft de toepassing op 1 januari 2019 overgenomen van het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering. De gegevens die vóór 1 januari 2019 in de toepassing aanwezig waren, zijn hierbij overgenomen Handleiding webtoepassing RAAS 4/25

5 Meer zien op de schermen van de toepassing Pas het percentage van weergave op het scherm aan als u bepaalde woorden in de toepassing niet volledig goed weergegeven ziet op het scherm (aanbevolen resolutie van het scherm is 1280 x 1024 pixels, of hoger). STARTSCHERM Na het inloggen komt u op de startpagina terecht: ONDERSTEUNING VOOR HET VERMIJDEN VAN HET INGEVEN VAN FOUTIEVE GEGEVENS In de toepassing zijn verschillende controles ingebouwd, die u helpen om de gegevens zo correct mogelijk in te geven. Enkele voorbeelden: Handleiding webtoepassing RAAS 5/25

6 ALGEMENE GEGEVENS Klik in de linkerkolom op Algemene gegevens. U krijgt nu volgend scherm: De tabbladen Forfaitgeschiedenis, Conventies en Bed types hebben enkel belang voor de woonzorgcentra, centra voor kortverblijf en dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning Handleiding webtoepassing RAAS 6/25

7 Het tabblad Gegevens van de voorziening De officiële naam van uw voorziening, de erkenningsdatum, in voorkomend geval de sluitingsdatum, de sector, de Gemeenschap/Gewest, de bevoegdheidscode, de taalrol en de plaats hebben wij ingevuld en kunt u zelf niet aanpassen. Als u van oordeel bent dat één van die gegevens niet correct is, neemt u contact op met ons. Gebruik hiervoor het adres voor functionele vragen (raas@zorg-en-gezondheid.be). U moet op dit tabblad RSZ(PPO), de Gem(iddelde) wekelijkse arbeidsduur voltijdse prestaties en de startdatum van die gemiddelde wekelijkse arbeidsduur invullen. U kunt op het tabblad ook een eerste en tweede invullen. Opgelet: de startdatum van de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur kan nooit in de toekomst vallen. Klik hiervoor onderaan rechts in het scherm eerst op het woord Aanpassen. Vul bij RSZ(PPO) het nummer van de sociale zekerheid van uw voorziening in. Vul bij Gem. wekelijkse arbeidsduur voltijdse prestaties een cijfer in dat overeenstemt met de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur voor voltijdse prestaties in uw voorziening. Dat cijfer kan niet hoger zijn dan Handleiding webtoepassing RAAS 7/25

8 Vul op dezelfde lijn bij Startdatum de datum in waarop de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur voor voltijdse prestaties voor uw voorziening toepassing vond. Bevestig de ingevoerde gegevens door onderaan rechts op het woord Bewaren te klikken. Hoeveel adressen moet de voorziening in de toepassing inbrengen? Bij de registratie van een nieuwe voorziening brengt Zorg en Gezondheid het adres in dat de voorziening heeft gecommuniceerd aan het agentschap. Dat adres ziet de voorziening op het tabblad Contactgegevens bij Contactpersoon. Een voorziening kan dat adres wel wijzigen, maar nooit zonder adres laten. Daarnaast kan de voorziening nog drie andere adressen in de toepassing inbrengen: twee op het tabblad Gegevens van de voorziening en één op het tabblad Contactgegevens bij Directeur. Wij bevelen aan dat elke voorziening ten minste twee adressen in de toepassing heeft, die op een verschillende server worden verwerkt. Bijvoorbeeld één adres in de voorziening zelf die werkt op server X en één adres bij een medewerker van de voorziening die werkt op server Y. Dit om zoveel als mogelijk veilig te stellen dat een communicatie, die nu nog enkel digitaal gebeurt en geen verzending van papieren documenten meer met zich mee brengt, ook effectief door de voorziening wordt opgepikt. Vanuit dezelfde bezorgdheid bevelen wij ook aan dat de voorziening vier adressen in de toepassing inbrengt, als de voorziening zelf geen generiek adres gebruikt waarop verschillende medewerkers van de voorziening toegang hebben. Zorg er voor dat u de adressen in de toepassing up-to-date houdt! Telkens Zorg en Gezondheid een communicatie uitstuurt naar een voorziening, kijkt Zorg en Gezondheid na of de communicatie ook effectief op alle adressen is aangeleverd. adressen die een bericht genereren dat de communicatie niet kon worden aangeleverd, zorgen ervoor dat Zorg en Gezondheid moet nagaan tot welke voorziening die adressen behoren en dat wij vervolgens contact opnemen met de betrokken voorzieningen om de adressen correct te brengen. Deze arbeidsintensieve werkzaamheden worden best vermeden Handleiding webtoepassing RAAS 8/25

9 Het tabblad Bankgegevens Op het tabblad Bankgegevens vindt u de gegevens terug die Zorg en Gezondheid gebruikt om u de financiële tegemoetkoming te betalen, als u er recht op hebt: U kunt wijzigingen aanbrengen door onderaan rechts op Aanpassen te klikken. Vergeet niet om onderaan rechts op Bewaren te klikken nadat u (gewijzigde) gegevens hebt ingevuld. Het tabblad Contactgegevens Vul op het tabblad Contactgegevens de gegevens in of wijzig ze door onderaan rechts op Aanpassen te klikken: Handleiding webtoepassing RAAS 9/25

10 Vergeet niet om onderaan rechts op Bewaren te klikken nadat u gegevens hebt ingevuld. Het tabblad Betalingsgeschiedenis Het tabblad Betalingsgeschiedenis geeft u een overzicht van de tegemoetkomingen vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan. Het overzicht bevat, per lijn, volgende informatie: een identificatienummer (Id); de referentieperiode waarop de berekening betrekking heeft (Referentieperiode); wil bijvoorbeeld zeggen dat het om een berekening gaat die betrekking heeft op de referentieperiode van 1 juli 2017 tot 30 juni type betaling: - de normale volgorde voor vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan is Eindafrekening ; Voorschot 3 ; Voorschot 4 ; Voorschot 1 ; Voorschot 2 het recht, zijnde een bedrag in euro (= Berekend); de uitvoeringsdatum, dit is de datum waarop Zorg en Gezondheid de berekening heeft uitgevoerd; het betaald bedrag in euro, dit is het bedrag in euro als recht, verminderd met wat de voorziening eerder teveel heeft ontvangen; datum betaling: dit is de datum die Zorg en Gezondheid in de toepassing heeft ingebracht op de uitvoeringsdatum. Deze stemt niet altijd overeen met de reële datum van betaling. De reële datum van betaling staat vermeld op de brief die de voorzieningen ontvangen; het bedrag in euro dat de voorziening eerder teveel heeft ontvangen (RC voor betaling; RC staat voor rekening-courant); IBAN: het rekeningnummer van de voorziening waarop het verschuldigde bedrag werd gestort; een beschrijving; een PDF-document. Dit document biedt u nog verdere informatie aan. In dat document verneemt u ook welke de betaalmomenten zijn voor de tegemoetkomingen. Opmerking: Derde luik is enkel van toepassing voor de woonzorgcentra, centra voor kortverblijf en dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning Handleiding webtoepassing RAAS 10/25

11 Welke informatie vind ik in de toepassing als mijn voorziening het Rizivnummer verliest? U vindt in het tabblad Betalingsgeschiedenis volgende informatie terug: in voorkomend geval: de afrekening voor de referentieperiode die voorafgaat aan de referentieperiode waarin uw voorziening het Rizivnummer heeft verloren; de afrekening van de referentieperiode waarin uw voorziening het Rizivnummer heeft verloren; als uw voorziening nog geld tegoed heeft vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan : een manuele betaling bij Eindeloopbaan ; het eindresultaat. Voorbeeld: Het tabblad Certificaten In het tabblad Certificaten moet u het volgende doen: klik op het groene kruisje links van het woord Toevoegen of op het woord Toevoegen zelf klik op het pijltje in kolom Beschrijving selecteer Attest sociaal akkoord, vul startdatum in en klik in vakje bij kolom Toegestaan (in dat vakje krijg je dan een vinkje). Klik in de kolom Aanpassen op het groene vinkje Handleiding webtoepassing RAAS 11/25

12 klik nog eens op het groene kruisje links van het woord Toevoegen of op het woord Toevoegen zelf klik nog eens op het pijltje in kolom Beschrijving en selecteer Attest eindeloopbaan vul startdatum in en klik in vakje bij kolom Toegestaan (in dat vakje krijg je dan een vinkje). Klik in de kolom Aanpassen op het groene vinkje. Door het aanvinken van die certificaten verklaart u dat u voldoet aan de voorwaarden voor het aanvragen van de tegemoetkoming vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan. U verklaart namelijk dat: als u Attest eindeloopbaan op Toegestaan inbrengt: dat uw voorziening de collectieve arbeidsovereenkomst of het raamakkoord met betrekking tot de vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan toepast; als u Attest sociaal akkoord op Toegestaan inbrengt: dat uw voorziening de sociale akkoorden toepast; Het tabblad Voorzieningstypes In dat tabblad kunt u het type van voorziening dat het agentschap Zorg en Gezondheid heeft geregistreerd, raadplegen: Handleiding webtoepassing RAAS 12/25

13 PERSONEEL Klik in de linkerkolom op Personeel. U krijgt nu volgend scherm: De tabbladen Coördinerend en raadgevend arts, Referentiepersoon dementie en Functiecomplement hebben enkel belang voor de woonzorgcentra, centra voor kortverblijf en dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning Handleiding webtoepassing RAAS 13/25

14 Het tabblad Personeel Opgelet: tijdens het invullen van deze informatie kan het voorvallen dat u de boodschap Gelieve geldige data in te vullen krijgt, doorgaans komt dit omdat er een waarde in elke cel verwacht wordt, vul hier dus een 0 in (bij vervanger EL). In het tabblad Personeel kunt u werknemers toevoegen. Klik hiervoor op het groene kruisje links van het woord Toevoegen of op het woord Toevoegen zelf. U krijgt nu onder de woorden Voornaam, Achternaam en Rijksregisternummer nieuwe velden, waarin u de gegevens van een nieuwe werknemer kunt inbrengen. U bevestigt de ingebrachte gegevens door op het groene vinkje te klikken in de kolom Aanpassen. U kunt ook de gegevens van een werknemer die al werd geregistreerd, aanpassen. Klik hiervoor op het icoontje in de kolom Aanpassen. Als u een nieuwe werknemer heeft ingebracht, klikt u het icoontje in de kolom Details aan. U krijgt dan volgend scherm: Handleiding webtoepassing RAAS 14/25

15 Extra functies is enkel van belang voor de woonzorgcentra, centra voor kortverblijf en dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning. Klik onder het woord Contracten op het groene kruisje links van het woord Toevoegen of op het woord Toevoegen zelf. U krijgt dan het volgend scherm: Vul volgende gegevens in: Startdatum indien van toepassing: Einddatum Datum anciënniteit Type Kwalificatie Uren Uren vervanging eindeloopbaan (Uren verv. Eindeloopbaan). Dit zijn het aantal uren dat de werknemer is tewerkgesteld om andere werknemers te vervangen die gekozen hebben voor arbeidsduurvermindering in het kader van de maatregel vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan. Als de werknemer geen uren heeft als vervanger eindeloopbaan, dan moet het cijfer 0 worden ingevuld. Als het om een werknemer gaat op wie de maatregel vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan van toepassing is, klikt u bovendien onder Eindeloopbaan ook op het groene kruisje links van het woord Toevoegen of op het woord Toevoegen zelf. Vul volgende gegevens in: Datum keuze Begin recht Einde recht Leeftijdscategorie Uren premie Uren vrijstelling als het gaat om iemand op wie de maatregel van toepassing is, ingevolge onregelmatige prestaties: vink Onregelmatige prestaties aan Handleiding webtoepassing RAAS 15/25

16 U kunt ook een overzicht opvragen van de werknemers tewerkgesteld in een bepaald trimester, door in het vak achter het woord Trimester het gewenste trimester te selecteren. Nieuw! Vanaf het 1 ste kwartaal 2019 kan iemand die vervanger is, einde vervangingscontract heeft en binnen de 3 maanden opnieuw als vervanger in dienst wordt genomen, met verhoging van het aantal uren in het vervangingscontract, probleemloos in de RaaS-webtoepassing worden geregistreerd. Is er verplichting om de uren vrijstelling van arbeidsprestaties om te zetten in vervangende tewerkstelling? Uw voorziening dient de collectieve overeenkomst of het raamakkoord toe te passen. In de RaaS-webtoepassing is er evenwel geen controle of alle uren vrijstelling van arbeidsprestaties ook effectief door een vervangende tewerkstelling worden ingedekt. Moet iemand die gekozen heeft voor vrijstelling van arbeidsprestaties in dezelfde kwalificatie vervangen worden? Neen, de voorziening is volledig vrij in de keuze van kwalificatie van de vervanger(s). Verantwoord maatschappelijk ondernemen impliceert evenwel dat de voorziening verantwoorde keuzes maken, rekening houdend met de opdrachten waarvoor de voorziening staat. Revalidatievoorzieningen en multidisciplinaire begeleidingsteams palliatieve verzorging: altijd recht op ten minste één vervanger met 1/3 de tijds contract Revalidatievoorzieningen en multidisciplinaire begeleidingsteams palliatieve verzorging hebben altijd recht op ten minste één vervanger met 1/3 de tijds contract, ook als het aantal uren keuze voor vrijstelling van arbeidsprestaties minder bedraagt dan het aantal uren van een 1/3 de tijds contract Handleiding webtoepassing RAAS 16/25

17 AANGIFTE Klik in de linkerkolom op Aangiftes. U krijgt nu volgend scherm: Aangiftes U kunt hier de gegevens van de werknemers die u heeft aangegeven of u van plan bent om aan te geven voor een bepaald trimester raadplegen. Aan de rechterkant ziet u dat Aangiftes drie onderverdelingen heeft: Prestaties Gefactureerde dagen Handleiding webtoepassing RAAS 17/25

18 Bevestiging van kwartalen Gefactureerde dagen is enkel van belang voor de woonzorgcentra, centra voor kortverblijf en dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning. Prestaties Kies het trimester waarvoor u de prestaties wenst in te geven. U krijgt dan een scherm dat er als volgt uitziet: Klik voor elke werknemer helemaal rechts op het icoontje in de kolom Aanpassen. U kunt nu naar gelang van het geval Gepresteerde dagen, Niet-betaalde dagen of Betaalde uren inbrengen: Vergeet niet om de gegevens op te slaan door rechts op het groene vinkje te klikken. Merk op dat onder Gepresteerde dagen of Betaalde uren wordt verstaan: alle dagen of uren waarvoor de voorziening geld aan de werknemer verschuldigd is. In de openbare sector valt een statutair personeelslid met ziekte pas onder Niet-betaalde dagen vanaf het ogenblik dat dat personeelslid in disponibiliteit wegens ziekte is. Bevestiging van kwartalen Vooraleer u Bevestiging van kwartalen doet, is het van belang dat u goed de rapporten nakijkt. Wij behandelen het punt Bevestiging van kwartalen bijgevolg na het punt 5.7 RAPPORTEN Handleiding webtoepassing RAAS 18/25

19 RAPPORTEN In de toepassing zijn er rapporten beschikbaar, die u toelaten om na te gaan of alle ingebrachte gegevens voor een trimester ook volledig correct zijn. U vindt zes rapporten terug als u rechts klikt op Rapporten. De rapporten zijn: Overzicht eindeloopbaankeuzes Overzicht eindeloopbaan vervangers Overzicht prestaties personeel Overzicht verzorgingspersoneel Overzicht creatie van tewerkstelling (enkel van toepassing voor de woonzorgcentra, de centra voor kortverblijf en de dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning) Overzicht titels en beroepsbekwaamheden (enkel van toepassing voor de woonzorgcentra, de centra voor kortverblijf en de dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning) Om het rapport van een bepaald trimester te hebben, selecteert u eerst het trimester in kwestie. U kunt de rapporten in PDF of in excel openen. Vooral de excelbestanden kunnen handig zijn, omdat u hieruit de gegevens kunt kopiëren en anders selecteren in de vorm of volgorde zoals u de gegevens in de toepassing heeft ingebracht. Dit laat u toe om precies te weten of u geen fout heeft gemaakt bij het invoeren van gegevens. Het zevende rapport vindt u terug als u rechts klikt op Bevestiging van kwartalen. Ook hier laat het rapport in excelbestand u toe de nodige verificaties uit te voeren Handleiding webtoepassing RAAS 19/25

20 BEVESTIGING VAN KWARTALEN Klik in de linkerkolom op Bevestiging van kwartalen : U krijgt nu volgend scherm: Vooraleer u gegevens van een kwartaal bevestigd, kunt u een rapport afdrukken. Het rapport is zowel in PDF als in excel beschikbaar. Bovendien vindt u ook bij Rapporten vier rapporten terug, zowel in PDF als in excel. Klik voor het kwartaal dat u wenst te bevestigen, op [Nog te bevestigen] Handleiding webtoepassing RAAS 20/25

21 U krijgt dan volgende tekst: Klik op Bevestigen als u er zeker van bent dat de gegevens die u heeft ingebracht voor dat kwartaal correct zijn. U krijgt dan volgende tekst: Als u nu op OK klikt in het kader, bevestigt u de gegevens voor het betrokken trimester. U krijgt dan het volgende scherm te zien met de datum van bevestiging: Wenst u gebruik te maken van de mogelijkheid om een trimester één keer te laten heropenen? Stuur dan een naar raas@zorg-en-gezondheid.be. U stuurt die in het eerste jaar van toepassing tussen 11 december 2018 en 21 december Voor de volgende jaren is dat in de periode van 25 oktober tot 20 november. Moet de voorziening elk trimester gegevens aanleveren? Neen, dat is niet verplicht. Een voorziening mag na elk trimester gegevens aanleveren. Wij bevelen dat zelfs aan, omdat Handleiding webtoepassing RAAS 21/25

22 personeelsgegevens voortaan nog de enige gegevens zijn die met enorme vertraging beschikbaar zijn en die personeelsgegevens in de berekeningen van de tegemoetkoming vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan een beslissend element zijn. Bij gebrek aan tijdige personeelsgegevens of gebrek aan voldoende tijdige personeelsgegevens is het niet mogelijk om degelijke uitspraken te kunnen doen over de evolutie van de budgettaire uitgaven. Als u de gegevens na elk trimester aanlevert, hoeft u op dat tijdstip de gegevens van dat trimester nog niet te bevestigen. Bevestiging van de gegevens doet u best pas nadat de volledige referentieperiode voorbij is. Voorzieningen moeten wel tegen 30 september van elk kalenderjaar de gegevens van de referentieperiode van 1 juli van het voorliggend kalenderjaar tot 30 juni van het lopend kalenderjaar, bevestigen. Ik heb niet tijdig de gegevens aangeleverd. Wat gebeurt er nu? Uw voorziening ontvangt begin oktober een brief waarin erop wordt gewezen dat Zorg en Gezondheid de berekening opstart op 16 oktober (de eerste keer sturen wij een dergelijke brief uit in oktober 2019). In de tweede helft van oktober berekent en communiceert Zorg en Gezondheid de tegemoetkoming aan de voorzieningen. Hiervoor sluit Zorg en Gezondheid ambtshalve de trimesters af die nog niet door voorzieningen werden bevestigd. De berekeningen gebeuren bijgevolg enkel op de gegevens die de voorzieningen ook werkelijk hebben aangeleverd. Tijdens de periode van berekenen en communiceren door Zorg en Gezondheid kan geen enkele voorziening gegevens aanleveren die betrekking hebben op de referentieperiode van 1 juli voorafgaand jaar tot 30 juni van het lopend jaar. Na de communicatie heropent Zorg en Gezondheid ambtshalve de trimesters waarvoor voorzieningen nog geen gegevens hadden bevestigd voor de aanvang van de berekeningen. In december berekent en communiceert Zorg en Gezondheid opnieuw de tegemoetkoming aan de voorzieningen. Hiervoor sluit Zorg en Gezondheid opnieuw ambtshalve de trimesters af die op dat tijdstip nog niet door voorzieningen werden bevestigd. De berekeningen gebeuren bijgevolg enkel op de gegevens die de voorzieningen ook werkelijk hebben aangeleverd. Tijdens de periode van berekenen en communiceren door Zorg en Gezondheid kan geen enkele voorziening gegevens aanleveren die betrekking hebben op de referentieperiode van 1 juli voorafgaand jaar tot 30 juni van het lopend jaar. Na de communicatie heropent Zorg en Gezondheid ambtshalve de trimesters waarvoor voorzieningen nog geen gegevens hadden bevestigd voor de aanvang van de berekeningen. Voorzieningen die na de berekeningen van december nog niet bevestigde trimesters hebben, moeten ons de datum laten weten waarop de gegevens voor alle trimesters van de referentieperiode werden opgeleverd. Wij geven dit hierbij ook nog eens schematisch weer Handleiding webtoepassing RAAS 22/25

23 1 e werkdag september Zorg en Gezondheid stuurt brief naar alle voorzieningen met deadline om gegevens in te geven 1 e werkdag oktober Zorg en Gezondheid stuurt brief naar enkel de voorzieningen met openstaande trimesters (laatste waarschuwing) 15 oktober Dit is de laatste dag waarop voorzieningen gegevens kunnen bevestigen 16 oktober Zorg en Gezondheid sluit alle nog openstaande trimesters af oktober Zorg en Gezondheid berekenent en communiceert de tegemoetkomingen X+1 1 e werkdag november Zorg en Gezondheid heropent de niet-bevestigde trimesters november Voorzieningen kunnen heropening vragen voor bevestigde trimesters en aanpassingen aanbrengen 1 e werkdag december Zorg en Gezondheid sluit alle openstaande trimesters af december Zorg en Gezondheid herberekent en communiceert de tegemoetkmingen X+1 Moet de voorziening de gegevens die per trimester worden aangeleverd ook nog eens op papier bevestigen? Neen, dit is niet langer nodig. Gegevens bevestigd in de toepassing, hebben juridisch dezelfde waarde als gegevens die op papier worden bevestigd. En dit vanwege het toegangsbeheer tot de toepassing. CONTROLE EN SANCTIEBEPALINGEN Worden de gegevens die de voorziening bevestigt, gecontroleerd? Ja. Jaarlijks kruist Zorg en Gezondheid in november de gegevens die de voorzieningen hebben aangeleverd met de gegevens die beschikbaar zijn in ecad, de digitale databank die de gegevens bevat met betrekking tot het visum van verpleegkundigen en de erkenning van zorgberoepen (eerste toepassing evenwel in december 2018). Zorg en Gezondheid controleert ook of de werknemersgegevens die de voorziening aanlevert, overeenkomen met de gegevens in de databank van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Bij voorrang worden alle voorzieningen die vragen om een heropening van een trimester aan een dergelijke controle onderworpen Handleiding webtoepassing RAAS 23/25

24 Zorg en Gezondheid werkt verder samen met zorginspectie voor gerichte controles. Zorg en Gezondheid kan ook contact opnemen met de sociale inspectie (arbeidsinspectie). De voorzieningen zijn reglementair verplicht alle documenten ter beschikking te stellen die nodig zijn om controles efficiënt te laten verlopen. 6 Informatieveiligheid EUROPESE VERORDENING: BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER GEGEVENS Is de Europese verordening met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van toepassing op de aanlevering van gegevens? De Europese verordening met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is van toepassing op de aanlevering van de personeelsgegevens van de werknemers die in de toepassing worden aangegeven. Dit betekent dat twee aandachtspunten gerespecteerd moeten worden: 1. werknemers die niet worden meegenomen voor de uitvoering van de reglementering, mogen niet worden aangegeven in de toepassing Dit is het gevolg van de toepassing van de proportionaliteitsregel die moet worden gerespecteerd. 2. werknemers die in de RaaS-webtoepassing worden geregistreerd, hebben het recht op inzage en correctie van de gegevens die hen betreffen Op de website van Zorg en Gezondheid wordt dat recht uitdrukkelijk vermeld. Een werknemer die inzage in zijn gegevens wenst, vraagt bij de voorziening zijn gegevens op. Als die werknemers een correctie van die gegevens wenst, vraagt die werknemer dat ook aan de voorziening. Zorg en Gezondheid kan ook bij dat proces betrokken geraken als een werknemer een klacht indient Handleiding webtoepassing RAAS 24/25

25 TOEGANGEN IN DE APPLICATIE Kan ik een medewerker van de voorziening enkel toegang geven tot een deel van de toepassing? Neen, dat is niet mogelijk. Wat welke medewerker van de voorziening mag doen en niet mag doen, hoort tot de interne regels van elke voorziening. BEVEILIGING VAN GEGEVENS Is de digitale communicatie van Zorg en Gezondheid naar de voorziening beveiligd? Ja. Documenten die persoonsgegevens bevatten zijn enkel toegankelijk voor medewerkers van de voorziening die ook werkelijk toegangsrechten hebben op de toepassing Handleiding webtoepassing RAAS 25/25