Ambitie- en resultaatbeschrijving voor Cultuurportaal Netwerkstad Twente

Transcriptie

1 Ambitie- en resultaatbeschrijving voor Cultuurportaal Netwerkstad Twente 17 maart 2008 l Versie 1 Opgesteld door: Robin Grimmelikhuyse Present Media Internet Management Gronausestraat 710 l Enschede l l

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Managementsamenvatting... 2 Inleiding... 3 Webdefinities... 4 Van strategie naar ontwerp... 9 Inhoud van het cultuurportaal: Basis, Plus en Compleet Scenario s Beheer en exploitatie Bijlage Versiebeheer Versie Datum Status Versie maart 2008 Concept Versie maart 2008 Definitief Managementsamenvatting In opdracht van Netwerkstad Twente heeft Present Media een onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van het inrichten van een Cultuurportaal. Dit project volgt op een eerder onderzoek onder de verschillende culturele instellingen, waarin is onderzocht of en zo ja in welke mate deze instellingen een bijdrage zouden willen leveren aan het Cultuurportaal. Het onderzoek dat voor u ligt borduurt voort op dat gedachtegoed, maar focust zich enerzijds op het bepalen van de internetdoelen en de bijbehorende ambities en anderzijds op de vertaling van deze doelen en ambities naar een projectplan voor de uitvoering van het project. Als eerste stap in dit proces is een inventarisatie gedaan met de cultuurambtenaren om te bepalen wat zij, als inhoudsdeskundige, vonden van het Cultuurportaal. Wat moet er in zitten, wat juist niet?. Dat heeft als basis gediend voor de functionele invulling van het Cultuurportaal. Parallel daaraan zijn gesprekken gevoerd om de organisatiedoelen vast te leggen. Op basis van de organisatiedoelen zijn de zgn. internetdoelen geformuleerd. De internetdoelen geven aan wat er gerealiseerd moet worden middels het Cultuurportaal. Deze internetdoelen zijn vervolgens weer vertaald naar doelstellingen. Deze doelstellingen leiden vervolgens weer tot specifieke functies die vormgegeven worden in of met het cultuurportaal. Deze te realiseren doelstellingen zijn: - Alle gemeentelijke kunstcollecties zijn gedigitaliseerd en toegankelijk gemaakt. - Via het Cultuurportaal zijn alle bestaande websites op het gebied van kunst en cultuur in de Netwerkstad bereikbaar. - Het Cultuurportaal trekt bezoekers per jaar. - Het Cultuurportaal is een belangrijk onderdeel van - Groei van het bezoekersaantal op het portaal van 2% per jaar. - Gebruikersparticipatie (deelname aan recensies, blogs, etc) van minimaal 100 verschillende personen. - Door het verbeterde informatieaanbod en de bereikbaarheid stijgen de bezoekersaantallen aan de deelnemende culturele instellingen met 5% per jaar. pagina 2

3 Om het Cultuurportaal zodanig in te richten dat bovenstaande doelstellingen gerealiseerd kunnen worden, is een fasering aangebracht. Begonnen wordt met de Basis uitvoering om daarna, via de Plus -uitvoering, door te (kunnen) ontwikkelen naar een Compleet -uitvoering. Afhankelijk van de ambitie van de gemeente kan de doorontwikkeling naar een Plus of Compleet uitvoering in een vervolgtraject uitgevoerd worden. De focus van het onderhavige document en het bijbehorende projectplan ligt op de eerste fase, nl. het ontwikkelen van de Basis -uitvoering van het Cultuurportaal. De incidentele kosten hiervoor zijn uitgedrukt in een minimum en maximum investering en variëren tussen ca en ,-. Een precieze uitwerking van activiteiten, nodig om de Basis -uitvoering te realiseren staan in het projectplan. Inleiding In dit document is de onderbouwing te vinden van het projectplan Cultuurportaal. Alle achterliggende aannamen, uitgangspunten en randvoorwaarden worden beschreven en uitgewerkt. Verder geeft het inzicht in het gewenste ambitieniveau en dient het ter afbakening van de scope. Vervolgens kan per gemeente bepaald worden welke activiteiten doorlopen moeten worden. Er hebben gesprekken met de verschillende Netwerksteden plaatsgevonden om de wensen en eisen te inventariseren en basisdoelen en een architectuur van het Cultuurportaal te bepalen. Deze onderdelen worden hierna verder beschreven. In dit onderliggende document worden de volgende onderdelen besproken. Allereerst wordt de wensen en eisen vertaald naar webdefinities. Daarna zullen de basisdoelen gebaseerd op de gevoerde gesprekken beschreven worden. Vervolgens wordt de basisarchitectuur van het Cultuurportaal beschreven. De verschillende mogelijkheden qua uitvoering van het Cultuurportaal met de daarbij behorende faseringen komen daarna aan bod. Aan het einde van het document wordt een voorstel gedaan voor het inrichten van het technisch en inhoudelijk beheer van het Cultuurportaal georganiseerd en beheerd kan worden. pagina 3

4 Webdefinities Tijdens de inventarisatie van wensen en eisen bleek een groot verschil in ambities tussen de verschillende Netwerksteden. Eén van de uitdagingen voor dit project is het bieden van een raamwerk waarin alle steden de eigen ambities kunnen verwezenlijken. Het is niet de bedoeling dat gemeenten op elkaar gaan wachten bij de realisatie, maar dat elke organisatie dat kan doen in een eigen tempo. De bevindingen met betrekking tot het resultaat zijn opgenomen in bijlage 1 van dit document. Om toch te komen met een gezamenlijk kader is voorgesteld om het strategisch definitie model voor internet, hiervoor te gebruiken. Dit model gaat er vanuit dat alle activiteiten die nodig zijn in een project als het Cultuurportaal, gerelateerd moeten/kunnen worden aan strategische uitgangspunten van de organisatie. Door dit model te gebruiken kunnen een groot aantal activiteiten in het projectplan benoemd worden. Uitleg over het Strategisch Definitie Model voor Internet Allereerst worden de doelen, doelstellingen en doelgroepen gedefinieerd Hieruit voortvloeiend worden de internetdoelen, -doelstellingen en -doelgroepen bepaald. Per doelgroep wordt er een user scenario geschreven die globaal aangeeft wat die doelgroep op het Cultuurportaal gaat bekijken. Ondertussen moeten ook de externe factoren, ambities en andere randvoorwaardelijk factoren worden meegenomen in dit project. Daarna zal er per doelgroep een persona (ijkpersoon) beschreven worden. Deze persona krijgt een task mee, op basis van één van de doelstellingen. Hoe deze persona het Cultuurportaal doorloopt en welke stappen hij/zij neemt wordt beschreven in een use case. In deze use cases komen dus ook de content zones (pagina s) naar voren die belangrijk zijn op het Cultuurportaal. Als dit is vastgesteld kunnen de requirements (wensen en eisen) in kaart gebracht worden en kan een interactie en navigatie ontwerp opgesteld worden. Waaruit blijkt welke content er op het Cultuurportaal getoond moet worden. Focus in dit document (Ambitie- en resultaatbepaling) ligt op een nadere uitwerking van de basisdoelen, doelstellingen, doelgroepen en ambities. De overige aspecten worden in het project nader uitgewerkt (zie Projectplan Cultuurportaal Netwerkstad Twente). Basisdoelen Op basis van de gesprekken is gekeken naar de rechtvaardiging van dit project. Vragen zoals waarom zou een Cultuurportaal ontwikkeld moeten worden? en waarom moeten kunstcollecties digitaal ontsloten worden? zullen met het formuleren van deze basisdoelen beantwoord kunnen worden. Vanuit organisatieperspectief volgt hieronder een aantal doelen die in meer of mindere mate voor alle gemeenten geldend zijn. Deze doelen staan geformuleerd in de gemeentelijke beleidsplannen en zijn besproken gedurende dit project. Figuur 1: Strategisch Definitie Model voor Internet Organisatiedoelen: 1. Samenwerking en afstemming op het gebied van kunst en cultuur in de Netwerkstad Twente verbeteren. pagina 4

5 2. Cultuurmarketing: bekendheid met en deelname aan kunst en cultuur in de Netwerkstad vergroten. 3. Cultuureducatie: informatie over kunst en cultuur in de Netwerkstad digitaal toegankelijk maken. 4. Citymarketing: identiteit steden zichtbaar maken en imago versterken. 5. Cultuur en economie: toerisme, recreatie en vestigingsklimaat in de Netwerkstad verbeteren. 6. Legitimatie en verantwoording van gemeentelijke kunst- en cultuurbeleid Als afgeleide doelen kunnen nog geformuleerd worden: - Voorbeeld van een grensoverschrijdend project dat de steden niet zonder elkaar kunnen realiseren. - Voorbeeldproject dat de ontwikkeling en toepassing van breedbanddiensten een impuls geeft. Internetdoelen: Het opzetten en beheren van een Cultuurportaal op internet, dat bijdraagt aan de overall visie en waarmee wordt ingespeeld op de informatiebehoefte van de hieronder genoemde doelgroepen. O.a. door het via het Cultuurportaal : - Breed ontsluiten van het gehele kunst- en cultuuraanbod in Netwerkstad Twente via alle relevante disciplines (organisatiedoelen 1 en 4). - Inspelen op informatie van de verschillende doelgroepen en aanbieden van digitale diensten die deelname vergemakkelijken (organisatiedoelen 2, 3 en 5). - Digitale ontsluiting van de gemeentelijke kunstcollecties (organisatiedoelen 2, 3 en 6). - Bovenregionale positionering (organisatiedoelen 1, 4 en 5). Internet doelstellingen Op basis van bovengenoemde doelen, ervaring van vergelijkbare initiatieven en desk research kunnen de volgende hierop aansluitende internet doelstellingen worden opgesteld. Alle acties zijn er op gericht om deze doelstellingen te realiseren, binnen 3 jaar na oplevering van het Basisportaal. - Alle gemeentelijke kunstcollecties zijn gedigitaliseerd en toegankelijk gemaakt. - Via het Cultuurportaal zijn alle bestaande websites op het gebied van kunst en cultuur in de Netwerkstad bereikbaar. - Het Cultuurportaal trekt bezoekers per jaar. - Het Cultuurportaal is een belangrijk onderdeel van - Groei van het bezoekersaantal op het portaal van 2% per jaar. - Gebruikersparticipatie (deelname aan recensies, blogs, etc) van minimaal 100 verschillende personen. - Door het verbeterde informatieaanbod en de bereikbaarheid stijgen de bezoekersaantallen aan de deelnemende culturele instellingen met 5% per jaar. Internet doelgroepen Op basis van het desk- en fieldresearch kunnen de volgende internet doelgroepen worden geformuleerd: - (potentiële) bezoekers uit de (Eu)regio en uit de rest van Nederland. - (potentiële) Kunst- en cultuurliefhebbers, bedrijven en instellingen binnen Netwerkstad. - (potentiële) Kunst- en cultuurliefhebbers uit de (Eu)regio en uit de rest van Nederland. - Inwoners,cultuursector, bedrijven, instellingen en opleidingen binnen de Netwerkstad. - Lokale, regionale en landelijke media. - Andere overheden. Hieronder wordt aangegeven wat de verwachte informatiebehoefte van de doelgroep zal zijn: - (potentiële) kunst- en cultuurliefhebbers, inwoners en (potentiële) bezoekers: a. een volledig aanbod van kunst en cultuur in het Netwerkstad gebied, waarbinnen op geavanceerde wijze gezocht kan worden naar het actuele aanbod, kaartjes kunnen worden gereserveerd, gekocht en/of voor ingeschreven kan worden en b. achtergrondinformatie als recensies van bezoekers, bio s, stukjes film en links naar andere interessante vergelijkbare voorstellingen of exposities. pagina 5

6 - mensen en instellingen, die de kennis en inzichten in cultureel Twente willen vergroten. - bedrijven en instellingen: inzicht krijgen in de mogelijkheden die de kunst- en cultuurinstellingen in de regio bieden voor bedrijven en instellingen, zoals groepsarrangementen, rondleidingen, workshops e.d. - opleidingen: inzicht krijgen in de mogelijkheden die de kunst- en cultuurinstellingen bieden voor scholen, zoals educatieve programma s op het gebied van kunst, cultuur en erfgoed. of object) in een bepaald doel te bereiken, en het bieden van social networking, een virtuele community voor kunst- en cultuurliefhebbers in de regio. Internet ambities Om bovengenoemde doelstellingen te kunnen realiseren en rekening te houden met de verwachte informatiebehoefte, zal het op te zetten Cultuurportaal in moeten zetten op het volgende ambitieniveau: Vraaggerichte informatiestructuur. Dit houdt in dat de vraag van de bezoeker van het portaal centraal staat. Door op de juiste wijze invulling te geven aan vraagpatronen komt de bezoeker op de juiste plaats op het portaal. In de toekomst zal deze ambitie op bepaalde terreinen uitgebreid kunnen worden naar een gepersonaliseerd aanbod. Dit kan door het gebruik van profielen. Responsieve tot pro-actieve houding ten opzichte van de bezoeker van het portaal. Dit betekent dat de bezoeker op actieve wijze geattendeerd wordt op voor hem of haar relevante onderwerpen, links, (gerelateerde informatie) etc. De mogelijkheid bezoekers transacties te laten doen, zoals het reserveren van bepaalde plaatsen of het bestellen van kaartjes. Op bepaalde terreinen zal er direct op bestaande reserveringssystemen kunnen worden geboekt. In dat geval is er sprake van integratie. De toegevoegde waarde van bezoekersparticipatie (vorm van peer influence ) is voor dit portaal groot. Dit houdt in dat bezoekers van de site (consumenten, professionals, etc.) op diverse terreinen hun mening of waardering kunnen geven, die van waarde kunnen zijn voor andere bezoekers. Andere ambities waaraan in de toekomst verder invulling gegeven kan worden zijn collaboration, het op het portaal samenwerken aan bijvoorbeeld een stuk (tekst pagina 6

7 Customer LifeCycle (CLC): Uit bovenstaande opsomming van doelen, doelstellingen en ambities blijkt een ambitieus eindresultaat. Omdat dit niet van het ene op het andere moment te realiseren is, is het van belang om een focus in het ontwikkeltraject aan te brengen. Dit wordt gedaan door een nieuw model te introduceren, te weten: de Customer Life Cycle. - Frequente bezoekers eigen weblog/ruimte te geven - Stimuleren van peer influence door bijvoorbeeld Mail a friend functies - Mogelijkheid om profielen aan te maken - Stimuleren social networking, bijvoorbeeld door het creëren van een virtual kunst community in de regio Grafisch ziet dat er als volg uit. Dit model onderscheidt bij een klant drie fasen, de user EXPERIENCE, user INTIMACY en de user LOYALTY. Elke fase stelt andere eisen wensen aan de website ten aanzien van bv. gebruik en functionaliteit. De user EXPERIENCE fase moet een gebruiker vooral stimuleren om een bezoek te brengen aan en gebruik te maken van het portaal. Dit kan door de focus te leggen op: - Internet marketing - Interessant/volledig en vraaggericht aanbod/content - Diverse zoekingangen - Eenvoudige en duidelijke navigatie - Eenvoudige en duidelijke bestel/betaalmogelijkheid - Links naar relevante informatie - Multimediale inzet (RSS, podcast, etc) De user INTIMACY fase is vooral bedoeld om bezoekers te betrekken en het vergroten van de interactie. Dit gebeurt door de focus te leggen op: - Panels en weblogs - Creëren van bezoekersparticipatie (geven van mening, waardering over bepaalde kunstvorm) - Samenwerking (collaboratie) aan bepaalde kunstvorm - Insturen van tips/ideeën of bijdragen aan kunstvorm op het web - alerts - Prijsvragen De user LOYALTY, de derde en laatste fase, is vooral bedoeld om van bezoekers ambassadeurs van het Cultuurportaal te maken. Dit is overigens een andere vorm van loyaliteit dan de loyaliteit t.o.v. de culturele instellingen, verbonden aan het portaal. Figuur 2: Customer Life Cycle Voor het Cultuurportaal ligt de focus in eerste instantie op het realiseren van een goede user EXPERIENCE (de hierna benoemde Basis - variant. In de vervolgfasen ( Plus - en Compleet -variant) ligt de nadruk op het terug laten keren van de gebruiker (INTIMICY) en het vasthouden van de gebruiker (LOYALTY). Dit kan o.a. gedaan worden door: pagina 7

8 Bovenstaande fasering vertaalt zich verderop in dit document naar de verschillende uitvoeringsmogelijkheden van het Cultuurportaal. Voor dat daar echter dieper op ingegaan wordt, worden eerst de randvoorwaarden en uitgangspunten die in deze fase bepaald kunnen worden, nader vastgesteld. Randvoorwaarden en uitgangspunten De invulling van het project is sterk afhankelijk van een aantal factoren. Denk hierbij aan bv. de verschillende ambities van de gemeenten of het feit dat er reeds voor een beheerorganisatie is gekozen. Hieronder worden de randvoorwaarden en uitgangspunten benoemd waarmee in deze fase van het project al rekening mee gehouden dient te worden. Randvoorwaarden: - Er zal een projectorganisatie worden ingericht, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het plan. Voor de betrokkenen van de projectorganisatie worden de rollen, taken en verantwoordelijkheden besproken. - Het project gaat pas van start als de organisatie die het beheer op zich neemt bekend is. Hiervoor is een aantal scenario s opgesteld, die verderop in dit document zijn uitgewerkt. - Wil het project slagen, zal de beheerorganisatie bij het project betrokken moeten zijn als opdrachtgever. Op welke partij de keuze valt is nu nog niet bekend. Het besluit daarover vindt plaats in het bestuurlijk overleg Netwerkstad. - Er zijn voldoende financiële middelen beschikbaar voor onderhoud, beheer, marketing, etc. - De systemen die de cultuuraanbieders gebruiken zijn geschikt voor het automatisch genereren van content. - Een minimale deelname van de culturele instellingen is vereist: in ieder geval deelname uit elke netwerkstad op het gebied van muziek, toneel, erfgoed en beeldende kunst. - Culturele instellingen binnen zich aan de van te voren opgestelde metadata richtlijnen en actualisatiegraden. - Het moet mogelijk zijn om feeds uit externe bronnen te verkrijgen, zoals van de VVV s. Uitgangspunten: - Gemeenten en Culturele partners zijn producteigenaar. In de huidige opzet is er voor gekozen om de leverancier van een specifiek stuk informatie, verantwoordelijk te laten zijn voor de feitelijke juistheid van die informatie. Onjuist aangeleverde informatie wordt daardoor ook onjuist getoond. - Beeldende kunst De gemeenten zijn leveranciers van de beeldende kunst informatie. Zij zijn eigenaar in dat opzicht ook verantwoordelijk voor de compleetheid van de informatie. - Het Cultuurportaal draait centraal. Het portaal wordt in een zgn. Applicatie Service Providing (ASP) omgeving gehost. Dit wat oudere concept wordt tegenwoordig ook wel Software as a Service (SaaS) omgeving genoemd. - De informatie leveranciers (culturele partijen en gemeenten) krijgen de beschikking over software waarmee de informatie, (automatisch of handmatig) bijgewerkt kan worden. pagina 8

9 Van strategie naar ontwerp Architectuur van het portaal Op basis van de gesprekken met de gemeenten, eerder onderzoek en verkenningen van de mogelijkheden wordt onderstaande architectuur voorgesteld als basis voor de invulling van het Cultuurportaal. Op figuur 3 wordt duidelijk gemaakt dat de gebruikers op een gemeenschappelijk Twents Cultuurportaal komen, eventueel direct bij de selectie van het aanbod, door middel van een banner of link op de gemeentelijke website. De gebruikers vinden daar zowel het gemeenschappelijke cultuuraanbod als de beschikbare digitale gemeentelijke kunstcollecties. Dit zouden een soort van verschillende kamers kunnen zijn van het portaal. De informatie, afbeeldingen en overige functies worden binnen één portaal aangeboden en worden gevoed door de verschillende eigen sites van instellingen en gemeenten. De gemeentelijke kunstcollecties worden aan de hand van een XML adapter (gestandaardiseerde koppeling) automatisch ingelezen in het Cultuurportaal. Het levert daarmee geen extra beheer op. Voor de culturele instellingen zijn er twee opties: 1. Enerzijds kunnen ze de inhoud handmatig invoeren op een afgeschermd deel van de website (het Cultuurportaal). 2. Anderzijds kunnen zij ook van een XML adapter gebruik maken om de informatie (agenda s, programma s, tentoonstellingen en achtergrondmateriaal) automatisch uit te wisselen. Voor de beheersituatie is een aantal punten belangrijk: Gemeenten behouden de eigen website(s) naast het Cultuurportaal. Gemeenten behouden verschillende systemen voor het beheer van de kunstcollecties. Het portaal bevindt zich op afstand van de participerende culturele instellingen op internet. Via een content management systeem kunnen ze de content, die niet automatisch wordt gegenereerd, onderhouden. Figuur 3: Architectuur van het Cultuurportaal pagina 9

10 Inhoud van het cultuurportaal: Basis, Plus en Compleet Hieronder worden de drie verschillende uitvoeringsmogelijkheden van het Cultuurportaal beschreven; Basis, Plus en Compleet. Per uitvoering worden de eigenschappen van het portaal voorgesteld op basis van hetgeen hiervoor is beschreven en de gevoerde interviews bij de afzonderlijke gemeenten. Dit is een globale opsomming en dient om een idee te krijgen van de functionaliteiten die horen bij de verschillende uitvoeringen. De functionele en technische invulling wordt in het project nader uitgewerkt. Hoewel er een logische en ook technische volgordelijkheid in de verschillende uitvoeringen zit, hebben de gemeenten een zekere mate van vrijheid in de volgorde waarop ze functionaliteiten ontwikkeld willen hebben. Dit is gedaan om tegemoet te komen aan de uiteenlopende uitgangssituaties en ambities van de verschillende steden. Beschrijving van de Basis -variant Zoals hiervoor aangegeven richt de Basis -variant zich erop om de eerder beschreven user EXPERIENCE te vergroten. Algemeen Een doelgroep/vraaggerichte (aanbod niet centraal) site waarop via meerdere zoekingangen, geavanceerd gezocht kan worden naar actuele informatie. Daarbij wordt de bezoeker gewezen op aanverwante/gerelateerde informatie, zoals andere voorstellingen en recensies die ook interessant kunnen zijn voor de bezoeker van het portaal. Er wordt in dit basis portaal op de juiste wijze doorverwezen naar de VVV websites en de gemeentelijke websites. Functie Een aantal functies binnen het basis pakket die reeds benoemd kunnen worden zijn: Cultuurportaal: Culturele agenda/activiteitenkalender Video weergave (Youtube, myvideo) Foto upload (flickr.com) Audio en podcast mogelijkheid RSS (abonneren op inhoud) Kunstcollectie online binnen het portaal (thematisch zoeken, op basis van kenmerken), waarbij achtergrondinformatie over de werken wordt gegeven en foto s geupload kunnen worden. Meertalig Beheer Ten aanzien van het beheer biedt het basis pakket het volgende: Eigen beheeromgeving voor culturele instellingen. Eenvoudig content management systeem voor handmatig beheer. Techniek Voor de techniek is in deze variant het volgende nodig: Systeemkoppelingen en standaarden (XML gebaseerd). XML adapter voor automatisch beheer kunstcollecties; XML adapter voor automatisch uploaden van content. pagina 10

11 Beschrijving van de Plus -variant De Plus -variant richt zich erop om de in de Customer Life Cycle beschreven user INTIMICY te vergroten. Algemeen Dit bestaat uit het Cultuurportaal (functie, beheer en techniek) zoals beschreven bij Basis, met daaraan toegevoegd het hieronder beschreven Geo pakket, het Flashy content pakket en het Fun pakket. De Plus -variant richt zich op het verhogen van de user intimicy, zoals het creëren van meer interactie met de bezoeker van het portaal. Functie Functies die bijdragen aan het creëren van meer intimicy zijn o.a. Het Geo-pakket bestaat uit: Geografisch kaartmateriaal Uitwisseling met services van derden (TomTom) Google Maps Virtuele tentoonstellingen en kunstroutes Het Flashy content pakket bestaat uit: Aantrekkelijke multimedia content Interactieve mogelijkheden (panels, weblogs) User-generated content Kunstproductie: virtueel podium of atelier community functie voor creatieve doelgroep Mogelijkheden voor amateurs Het Fun pakket bestaat uit: Prikbord Educatieve games Viral marketing, ecards Beschrijving van de Compleet -variant De Compleet -variant richt zich er tevens op om de LOYALTY van de bezoeker van het portaal te verhogen, bijvoorbeeld door er ambassadeurs van te maken. Algemeen Dit bestaat uit de functies zoals beschreven bij Basis en Plus, maar ook uit de onderstaande pakketen. De focus van de Compleet -variant ligt op het verbeteren van de user LOYALTY. Functie Het Promo pakket bestaat uit: nieuwsbrief Zoekmachine marketing Banners Huis aan huis bladen Acties Samenwerking met partners voor geïntegreerd aanbod (hotels, restaurants, etc.) Arrangementen van partners Het Educatie pakket bestaat uit: Rondleidingen Materiaal voor schoolopdrachten Materiaal voor spreekbeurten Het Ticketing pakket bestaat uit: Ticketing voorziening en organiseren Het Kunstuitleen pakket bestaat uit: Kunstuitleen voorziening en organiseren Het Personalisatie pakket bestaat uit: Instellen profiel Pro-actieve dienstverlening Zoeken o.b.v. profielinformatie pagina 11

12 Scenario s Beheer en exploitatie In voorgaande hoofdstukken is dieper ingegaan op de inhoud (scope) van het Cultuurportaal. Dit portaal zal op een gegeven moment in beheer genomen en functioneel verder ontwikkeld moeten worden. Dit hoofdstuk gaat dieper in op de inrichting van een beheerorganisatie. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een tweetal scenario s die als mogelijkheid dienen voor de organisatie van beheer en exploitatie van het Cultuurportaal. Per scenario worden de volgende punten uitgewerkt: De organisatie en hoe deze zal gaan werken. Voor- en nadelen van het scenario. Als het Cultuurportaal is opgeleverd, moet het beheerd en onderhouden worden. Deze werkzaamheden gelden voor beide hieronder genoemde scenario s. Er zijn drie focusgebieden te onderscheiden: 1. Beheeractiviteiten, met daarin: Contentbeheer Technisch beheer Opstellen en actueel houden schrijfwijze(r) Moderatie van gebruikerscontent ( blogs, gebruikerscontent etc.) 2. Communicatie, met daarin: Uitvoeren communicatieplan Uitwerken terugverdienscenario s 3. Doorontwikkeling, met daarin (onderdelen) van de Plus -variant Compleet -variant 0,75 fte 0,5 fte Terugverdienen Op termijn kan door bijvoorbeeld inkomsten uit reclame een terugverdieneffect optreden. Of dat gebeurt en in welke mate is afhankelijk van o.a. bezoekersaantallen. Andere bronnen van inkomsten kunnen liggen in het ontwikkelen van bepaalde functies, zoals webveilingen van kunst, of het aanbieden van producten in samenwerking met commerciële partijen (hotels, winkels etc.) Als laatste wordt gewezen op de mogelijkheid om het portaal te gebruiken als een doorverwijsplek naar galeriehouders of andere (commerciële) culturele partijen. Omdat het beheer van het Cultuurportaal gemeenteoverstijgende is en er op regionaal niveau regie gevoerd moet worden, gaat de voorkeur er naar uit om het beheer & onderhoud, onder te brengen bij de Regio Twente. Geschat wordt dat de hiernaast geschetste activiteiten ongeveer 1,25 fte in beslag zullen nemen. In eerste instantie beperkt dit zich initiatief zich tot de vijf netwerksteden, maar de bedoeling is om door te groeien naar een regionaal portaal. Inrichting van het project Scenario 1 Regio is opdrachtgever Inhoud De beheerders van het systeem zijn gedurende het project opdrachtgever voor het ontwikkelen van het Cultuurportaal. Zij bepalen, in samenspraak met de leverancier, de precieze technische en functionele invulling van het eindresultaat. Verwacht wordt echter wel dat er bij de Regio onvoldoende technische kennis aanwezig is om ook op dat vlak een goed opdrachtgever te zijn. Om de technische realisatie toch goed aan te kunnen sturen, wordt in dit scenario de ontbrekende kennis extern ingehuurd. Voor Er is één opdrachtgever Opdrachtgever is financieel verantwoordelijk voor het eindresultaat. Sneller te realiseren, door minder afstemming. Tegen Waarschijnlijk een duurdere variant door externe inhuur pagina 12

13 Scenario 2 Regio en Stichting Breedband Twente zijn opdrachtgever Inhoud Het opdrachtgeverschap voor de implementatie van de techniek wordt ondergebracht bij Stichting Breedband Twente en voor het functionele gedeelte ligt het opdrachtgeverschap bij de Regio. Na oplevering wordt zowel het technisch als functioneel beheer ondergebracht bij de Regio Twente. Deze twee partijen zijn gedurende het project gelijkwaardige opdrachtgevers, maar elk voor een ander onderdeel. Voor Variant is waarschijnlijk goedkoper door minder inhuur Technische know-how is in-house belegd. Tegen Er zijn twee kapiteins op het schip. Er moet een constante afstemming zijn tussen functie en techniek. Financiële verantwoording wordt gesplitst. SBT moet capaciteit ter beschikking stellen. Op basis van jarenlange ervaring met projectmanagement, gaat de voorkeur uit naar scenario 1. Dit scenario is naar verwachting wel iets duurder, maar doordat de projectleiding in één hand ligt, wordt ook verwacht dat het project sneller uitgevoerd kan worden. pagina 13

14 Bijlage 1 Opsomming van de genoemde eigenschappen van het Cultuurportaal in de inventarisatie: Gemeente Almelo Portaal Kunstcollecties Aanpak / fasering eerste fase Simpel Toegankelijk Klantvraag bepaald aanbod Meertalig (en/du) Actueel (lijst met actuele onderdelen) Terugvindbaarheid Doelgroepgericht Altijd toegankelijk (24/7) Thematisch kunnen navigeren (kenmerken) Compleet en volledig Eerste stap eenvoudig Nog niet naar winkel Weinig interactieve mogelijkheden in 1 ste instantie. Kijk naar Gids! Gemeente Borne Portaal Kunstcollecties Aanpak / fasering eerste fase Doelgroepgericht Voor de burger logische zoekingangen Vraaggericht (aanbod niet centraal) Wel inhoudelijke content, niet alleen doorverwijzen. Meerdere zoekingangen Mogelijkheden voor amateurs Goede doorverwijs integratie met VVV sites en gemeentelijke sites Digitaal aanbieden van de kunstcollectie (Borne heeft daar nog geen stappen in gezet) Geen kunstuitleen online Laagdrempelig voor instellingen Kijk naar VVV s Twentse nadruk Gemeente Oldenzaal Portaal Kunstcollecties Aanpak / fasering eerste fase Verschillende niveaus; gemeente, netwerkstad-steden en regio Goede doorverwijs integratie met VVV sites en gemeentelijke sites Eenvoudig te vinden op internet (marketing) Culturele activiteitenkalender Meertalig Online ontsluiten van kunstcollecties In deze fase nog geen online uitleenfunctie Thematisch kunnen navigeren (kenmerken) Altijd toegankelijk (24/7) Zoeken in gemeenschappelijk aanbod Kunnen samenstellen kunstroutes Zorgvuldig informeren van instellingen Realisme Niet te ambitieus Gefaseerd doorontwikkelingen Eenvoudig beginnen, ambitieus groeiscenario Laagdrempelig platform bieden Eenvoudig voor instellingen om aan te haken Twentse nadruk Kijk naar Gids! pagina 14

15 Gemeente Enschede Portaal Kunstcollecties Aanpak / fasering eerste fase Basisinstrument Weinig interactieve mogelijkheden in 1 ste instantie Instrument voor de consument Diverse zoekingangen Uitgebreide zoekmogelijkheden Aanbod kan creatief en afwisselend gepresenteerd worden Responsief Geïntegreerde content; ook arrangementen (hotels, culinair, etc.) Online ticketing Collecties online ontsluiten Beknopte informatie over de werken Virtuele tentoonstellingen kunnen samenstellen Waar hangt het? Foto s Klein beginnen Eerst nadruk op kwantiteit van het aanbod, daarna pas kwaliteit Gemeente Hengelo Portaal Kunstcollecties Aanpak / fasering eerste fase Meer zijn dan verzamelaanbod Interactieve mogelijkheden Online videomateriaal Online audiomateriaal (en podcasts) Innovatieve diensten Eenvoudig te vinden op internet (marketing) Spannende en interessante content Rekening houden met educatieve doelgroep Kunstproductie: virtueel podium of atelier community functie voor creatieve doelgroep Online ticketing Ook specifieke educatieve doelgroep Aanbieden als interessant geïntegreerd onderdeel van het Cultuurportaal Haalbaar Realistisch Promotie van het portaal zelf pagina 15