Communicatie en de werkinstructie

Transcriptie

1

2 Communicatie en de werkinstructie

3 Communicatie algemeen De student gaat een onderhoudsproject voorbereiden en uitvoeren en daarbij medewerker(s) begeleiden. Welke communicatievaardigheden moet je hiervoor gebruiken? - opdracht ontvangen en doorlezen of voorbereiden, - afspraken maken en overleggen met klant, planning en derden, - vastleggen van informatie in werkomschrijving, plan of werkbon, - medewerker(s) instrueren, motiveren en feedback geven. Welke kun jij al goed en welke dien je nog te verbeteren?

4 Inleiding communicatie verbaal (mondeling, praten, luisteren) schriftelijk (op papier/ digitaal; beeld of tekst) non-verbaal (houding, gelaatsuitdrukking) -> effect; - lichaamstaal 60% - klank/ toon 20% - inhoud/ taal 20% Dit gaat over waarnemen met al je zintuigen! feeling Hoe vind jij jouw communicatievaardigheden? Wat wil of moet je nog verbeteren of veranderen?

5 Verbale communicatie Verbale communicatie is meestal bewuste boodschap of signaal. Vaak met voorbereiding, dus nagedacht over; - waarom iets wordt gezegd, - wat er gezegd gaat worden, - hoe het gezegd gaat worden, - in welke vorm of medium! Dit heeft een (on-)gewenst effect! En kan tot feedback leiden!

6 Medium/ vorm voor de boodschap Welke ken jij en geef telkens een voorbeeld uit jouw BPV. Telefoon, mobiel, Whatsapp, sms Computer, Internet, Outlook Brief, offerte, werkomschrijving Fax, scan, PDF Krant, vakblad, nieuwsbrief Televisie en/ of radio, Planbord of memo, Etc. Eisen hieraan zijn; - aantrekkelijkheid, - toegankelijkheid, - duidelijk/ zakelijk, - niveau en correctheid. -> volgens GroeneWelle richtlijnen!!

7 Non-verbale communicatie Non-verbale communicatie vaak onbewust, herkennen van nonverbale signalen helpt je: de ware bedoeling van de gesprekspartner te onderkennen, de bedoeling van je boodschap op je gesprekspartner over te dragen. Signalen; lichaamshouding, stem verheffen, gezichtsuitdrukkingen, geeuwen, met voorwerp spelen, handen in de zak, etc. Herken jij dergelijke signalen of doe jij het? Bewust of onbewust?

8 En herken jij deze vormen of signalen?

9 Goede communicatie Bij goede en doelgericht mondelinge communicatie zijn 3 zaken van belang: - actief luisteren, - samenvatten en - (door)vragen stellen. Dit noemen we wel LSD!

10 Activiteiten ondernemen om na te gaan of dat: wat je wilde zeggen ook zo overgekomen is, wat je hoorde, datgene was wat de ander bedoelde over te brengen, ieder misverstand is opgehelderd voordat het gesprek verder gaat.

11 Sturende luistervaardigheid, hierdoor concrete informatie, dus goed beeld van de situatie. Vaak overgeslagen, door haast of men al denkt te weten waar het om gaat. Hierdoor soms verkeerde beslissingen genomen of praat men langs elkaar heen. Vragen stellen blijkt moeilijk, er zijn een aantal soorten; - open vragen, - gesloten vragen, - suggestieve vragen, - gedragsvragen.

12 Goede vragen stellen en doorvragen voor de juiste informatie

13 Tijdens of na het vragen stellen, samenvatten van de vele informatie, hierdoor: bepalen of je het goed hebt begrepen, de ander ziet dat je goed hebt geluisterd, je dwingt jezelf eerst te luisteren en te begrijpen, voordat je reageert. Tijdens gesprek samenvatten, is stimulans voor de ander om verder te praten en brengt rust, hierna evt. zelf vraag stellen. Is een sturende luistervaardigheid. Ook te gebruiken om gesprek te beëindigen, je trekt na de samenvatting een conclusie. Soms op schrift zetten!

14 Voor- en nadelen van mondelinge en schriftelijk communicatie

15 Werkvloer communicatie formeel en informeel/ intern en extern. verticaal, horizontaal en diagonaal. dezelfde taal spreken, goede kennis van vakjargon en vakgebied, dialect. soms makkelijker; elkaar kennen en soms aan een half woord genoeg. lastiger bij complexere zaken, zoals; werkoverleg, maken van nieuwe afspraken, overleg over functioneren, etc. ook geven van een uitleg, planning en instructie!

16 Werkinstructie geven Instructie voorbereiden Instructie uitvoeren Beoordelen van uitgevoerde taak Omschrijven van beoordelingscriteria Feedback geven Feedback ontvangen -> Welke ervaringen hebben jullie hiermee?

17 Als iemand een opdracht anders uitvoert dan je had gedacht, heb je geen goede instructie gegeven!.

18 Welke vormen kom je tegen? Uitleg van werkwijze Toolbox Praktische instructie Gebruiksaanwijzing Voorlichting Handleiding Instructiekaart

19 Instructie voorbereiden en uitvoeren Zender wil de ontvanger iets duidelijk maken; wat, hoe en waarom iemand iets moet weten of kunnen. Dit kan schriftelijk en mondeling, voor individu of groep. Definitie: zorgen dat vorm en inhoud van de boodschap zodanig afgestemd worden op de persoon of groep, dat het gewenste eindgedrag wordt getoond. Het geven van instructie - ofwel de afstemming van inhoud en vorm op de groep - vraagt om drie subvaardigheden: inlichten (voor), voorlichten (tijdens), toelichten (na).

20 Voorbereiding van instructies Het leerdoel vaststellen; - kennis, - vaardigheid en - houding (gedrag). De vaardigheid in stappen verdelen; - handelingsstappen (hoe) en - leerstappen (waarom). Geschikte instructievorm bedenken -> Hoe zou je een dergelijke handeling aanleren?

21 Instructievormen Beeldend Schriftelijk Mondeling, direct en indirect Demonstratie Handleiding Leergesprek -> of combi s - Wat zijn de verschillen? - Voor welke soort instructie geschikt? - Geef voorbeeld onderwerpen uit t groen - Welke heeft jou voorkeur?

22 Uitvoeren van instructie Bestaat uit de volgende stappen; 1. Bepaal wat u gaat instrueren. 2. Bereid de leerling (lln) voor. 3. Demonstreer de taak. 4. Laat de lln de taak onder begeleiding doen. 5. Laat de lln de taak alleen doen. En verder de juiste instructiemiddelen, materialen, gereedschappen en omgeving.

23 Opdrachten: Instructie geven (optie) Laat de leerlingen een instructie voorbereiden, vanuit werk, stage of Green Projects. En/of voer de volgende opdrachten uit; 1. Tekenen n.a.v. instructie (Natekenen plaatje) 2. Schrijf een instructie hoe je met jouw mobieltje een sms-bericht verstuurt. Sla geen stappen over! 3. Geef een mondelinge instructie hoe je de bosmaaier start.

24 Effect van de instructie Kennis- en vaardigheidsniveau van de lln. Inzicht en achtergrond van de lln. Stimulerende leeromgeving; - tijd, - plaats, - sfeer Leerstijl van de lln. Instructeur (m/v)

25 Instructie aan een groep Een instructie aan een groep moet je goed voorbereiden, hierdoor; - meer zelfvertrouwen, - goede uitstraling, En verder; de groep er wat aan heeft, de mensen zich niet vervelen en jij doelgericht vertelt, op het juiste niveau toespreekt, begripsvorming, groepsvriendelijk, serieuze benadering. Je kunt dit bereiken als je antw. kunt geven op de vragen: Wat draag ik over aan de groep? Hoe draag ik het over aan de groep?

26 Checklist instrueren Bepaal het doel van de instructie. Zorg voor de benodigde instructiematerialen. Bepaal de manier van instructie geven (bijvoorbeeld alleen tekst of voordoen, enzovoort). Zorg voor een goede instructie in stappen en kritische punten. Zorg dat je erachter komt wat de medewerker al weet. Welke nieuwe kennis wordt aan bestaande kennis toegevoegd? Maak duidelijk hoe gehandeld moet worden en welke houding van de medewerker wordt verwacht. Vertel waarom het belangrijk is de instructie goed te volgen. Geef een overzicht van wat je gaat doen, zo mogelijk met eindresultaat. Probeer na te gaan wat de medewerker van de instructie verwacht. Geef de belangrijke stappen van de instructie aan. Controleer per stap of de instructie begrepen is. Laat de medewerker de belangrijkste punten samenvatten. Bied mogelijkheden voor een samenvatting of het stellen van vragen. Stel duidelijk vast welk einddoel bereikt moet worden. Ga na of de medewerker het belang van de instructie bij het uitoefenen van de functie kan vertellen. Laat de medewerker onder jouw leiding de handeling uitvoeren. Geef aan wat meetbare punten of concrete handelingen zijn waarop de medewerker zichzelf kan controleren. Controleer of de einddoelen bereikt zijn. Stel de medewerker in een kort afrondend gesprek in de gelegenheid tot het stellen van vragen. Stel vast wat de medewerker zelfstandig kan uitvoeren. -> Was dit een duidelijke instructie of toch niet te volgen..

27 Controles na de instructie Voer regelmatig controles uit. Geef de lln altijd positieve feedback, met daarbij aandacht voor; - gedrag, gevoel en gevolg. En verder; spreek vanuit jezelf, begin met de goede zaken, koppel dit aan recent gedrag, wees concreet, hou het kort, geef suggesties voor verbetering. -> Hoe doe jij dit? Welke voorkeur?

28 Opdracht 1a. Voor deze opdracht dien je een praktische instructie te gaan opzetten en geven. Dit is voor de BBL op hun werk en voor de BOL tijdens de praktijkdagen of voor je project/ opdrachtgever, je geeft hierbij een soort casusomschrijving. Lukt dit voor jou niet geef dit dan vroegtijdig aan, zodat we een alternatief aan kunnen dragen. Bereidt deze instructie als volgt voor; Leerdoel vaststellen. Aan te leren vaardigheden in stappen verdelen. Geschikte instructievorm bedenken. 1b. Voer de instructie uit op school of je werk en geef een reflectie van jouw rol. 1c. Aan welke criteria moet een goede instructie voldoen. Stel een lijstje op en pas hem toe op jouw instructie, evt. door een ander laten invullen/ beoordelen.

29