Privacyverklaring Van den Borne Oogzorg Bladel Hapert

Transcriptie

1 Privacyverklaring Van den Borne Oogzorg Bladel Hapert pagina 1 Privacyreglement Van den Borne Oogzorg pagina 5 Privacybeleid Van den Borne Oogzorg pagina 11 Privacyverklaring Van den Borne Oogzorg Bladel Hapert Via de diverse diensten van Van den Borne Oogzorg worden privacygevoelige gegevens oftewel persoonsgegevens verwerkt. Van den Borne Oogzorg acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Dat betekent onder andere dat: Van den Borne Oogzorg duidelijk vermeldt met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doet Van den Borne Oogzorg via deze privacyverklaring; Van den Borne Oogzorg de verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden; Van den Borne Oogzorg u eerst vraagt om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist; Van den Borne Oogzorg passende beveiligingsmaatregelen neemt om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eist van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken; Van den Borne Oogzorg uw recht respecteert om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen. Van den Borne Oogzorg is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze zorgvuldig te lezen. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op :11 Gebruik van persoonsgegevens Bij het gebruiken van onze service verkrijgen wij bepaalde gegevens van u. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven, in het kader van de door u gevraagde dienst, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Wij gebruiken de volgende gegevens voor de in deze privacyverklaring genoemde doelen: Naam, adres woonplaats Oogmeetgegevens Telefoonnummer Werkzaamheden / kijkgedrag adres Allergieën Geboortedatum Medicijngebruik Geslacht Gezondheid BSN Zorgverzekeraar Familiaire belasting IBAN Doel verwerking persoonsgegevens Wij gebruiken en bewaren de persoonsgegevens voor verschillende doelen. De verwerking van gegevens van onze klanten heeft als doel: Het ontvangen en verwerken van bestellingen of opdrachten van klanten; 1

2 Het leveren van de bestelde producten/diensten; Het uitvoeren van de overeenkomst of opdracht; Het doen van betalingen en het berekenen van de inkomsten- en uitgaven stroom; Het innen van vorderingen; Het onderhouden van contacten door de verwerkingsverantwoordelijke met de klanten; Het administratieve gedeelte zoals de accountscontrole. Registreren Bij gebruik van onze website kunt u zich registreren. Na registratie bewaren wij de door u opgegeven persoonsgegevens. Wij bewaren deze gegevens zodat wij u kunnen contacteren in het kader van uitvoering van de overeenkomst. Wij zullen uw gegevens niet aan derden verstrekken, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit of indien dit wettelijk verplicht is. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik van onze service kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen. Afhandelen bestelling Wanneer u bij ons een dienst of een product afneemt, maken wij voor de afhandeling daarvan gebruik van uw persoonsgegevens. Indien dat nodig is voor een goede afhandeling kunnen wij uw persoonsgegevens ook aan derden verstrekken. Een abonnement afsluiten Via Van den Borne Oogzorg kunt u een betaald abonnement afsluiten voor het Kinderbrillen groeiplan en het Oogzorgabonnement. Voor dit doel vragen wij aan u de voor de betaling benodigde gegevens. Deze worden niet voor andere doeleinden gebruikt. Reclame Wij kunnen u, naast de informatie op onze website, ook op de hoogte brengen van onze nieuwe producten en diensten: per post per of nieuwsbrief via social media Als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, geeft u ons toestemming om uw gegevens op te slaan en deze te gebruiken. Wilt u deze berichten niet meer ontvangen, dan kunt u zich uitschrijven via de afmeldlink in deze s of een bericht sturen aan bladel@vdborne-opticiens.nl. Neem voor het inzien van uw gegevens of voor het doorgeven van een wijziging ook even contact met ons op. Contactformulier Wij bieden via onze website de mogelijkheid om vragen te stellen of een afspraak te maken middels een contactformulier, waarbij u gevraagd wordt diverse gegevens in te vullen. U kiest zelf welke gegevens u daarbij verstrekt en enkele gegevens zijn verplicht bij het maken van een afspraak. De gegevens die u ons toestuurt, worden bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan. Advertenties Onze website vertoont generieke advertenties, waarbij geen persoonsgegevens worden verzameld. Verstrekking aan derden Wij kunnen uw gegevens doorgeven aan onze partners. Deze partners zijn betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst en er is een verwerkersovereenkomst met hun afgesloten. Indien nodig vragen wij apart om uw uitdrukkelijke toestemming voordat zij uw gegevens krijgen. 2

3 Cookies Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Meer informatie hierover kunt u opvragen bij de fabrikant van uw browser. Met derden die cookies plaatsen hebben wij afspraken gemaakt over het gebruik van de cookies en applicaties. Toch hebben wij geen volledige controle op wat de aanbieders van deze applicaties zelf met de cookies doen wanneer zij deze uitlezen. Voor meer informatie over deze applicaties en hoe zij met cookies omgaan, zie graag de privacyverklaringen van deze partijen (let op: deze kunnen regelmatig wijzigen). Op onze website zijn social media buttons opgenomen. Hiermee verzamelen de beheerders van deze diensten uw persoonsgegevens. Website Binnen de website van Van den Borne Oogzorg wordt uitsluitend gebruik gemaakt van functionele en analytische cookies. Bij de analytische cookies betreft het cookies van Google Analytics en Snoobi B.V. Analyses, gebruikt om bezoekersaantallen te meten en te analyseren. De verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Het laatste octet van het IP-adres is gemaskeerd, waardoor deze gegevens anoniem worden. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie, en ook het specifieke privacybeleid google analytics. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan ons te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verstrekken indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. De door Snoobi verzamelde gegevens worden bewaard op dataservers in de Europese Unie. Op het verzamelen en gebruik van deze gegevens is de privacywetgeving van de EU en Finland van toepassing. Met Snoobi zijn uw gegevens in geen enkele vorm toegankelijk voor derden. Beveiliging Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. In het bijzonder nemen wij de volgende maatregelen: Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord De gegevens worden na ontvangst opgeslagen in een apart, afgeschermd systeem Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer u persoonsgegevens invoert Bewaartermijnen De hierboven beschreven persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of gebruikt. Het is van belang voor uw gezondheid en voor een goed advies om uw gegevens langere tijd te bewaren. De gegevens worden alleen op uw verzoek gewist, en als er wordt aangegeven dat de gegevens moeten worden doorgegeven aan een andere opticien. 3

4 Websites van derden Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze service zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken. Wijzigingen in deze privacyverklaring Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. Inzage en wijzigen van uw gegevens Voor vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage en wijzigingen in of verwijdering van uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande gegevens. U kunt ons ook een verzoek toesturen om deze gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Ook kunt u een verzoek indienen om een gegevensexport op te vragen voor gegevens die wij met uw toestemming gebruiken, of gemotiveerd aangeven dat u de verwerking van persoonsgegevens door ons wil laten beperken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Wanneer het gaat om inzage in persoonsgegevens gekoppeld aan een cookie, dient u een kopie van het cookie in kwestie mee te sturen. U kunt deze terug vinden in de instellingen van uw browser. Indien de gegevens niet kloppen, kunt u ons verzoeken om de gegevens te wijzigen of te laten verwijderen. Autoriteit Persoonsgegevens Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Contactgegevens Van den Borne Optiek B.V. Sniederslaan 25C 5531 EG Bladel bladel@vdborne-opticiens.nl KvK Van den Borne Optiek Hapert B.V. Markt EN Hapert hapert@vdborne-opticiens.nl KvK Disclaimer Dit document is een vertaling van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document. 4

5 Privacyreglement Van den Borne Oogzorg In dit reglement laat Van den Borne Oogzorg zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is. Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de klant en de opticien en staat daarmee hoog op de agenda. Opticiens hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Opticiens zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van klanten en medewerkers. Dat geldt voor taken op het gebied van registratie van gegevens, anamnese, oogmetingen, advies op het gebied van oogziekten en alle andere services en diensten. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van opticiens. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen. 1. Wetgeving en definities Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy-rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties. De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG): Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt. Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie. Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals biometrische gegevens, medische achtergrond of het Burgerservicenummer (BSN). Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA). Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen. 5

6 2. Reikwijdte Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen die binnen Van den Borne Oogzorg plaatsvinden. 3. Verantwoordelijke De directie en de eigenaar van Van den Borne Oogzorg is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens Van den Borne Oogzorg worden uitgevoerd. 4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG) De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking: Verzamelen, vastleggen en ordenen Bewaren, bijwerken en wijzigen Opvragen, raadplegen, gebruiken Verstrekken door middel van doorzending Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen Samenbrengen, met elkaar in verband brengen Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is. Doeleinden (Artikel 5, AVG) Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG) De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden: Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was Om een bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking Om een verplichting na te komen die in de wet staat Wijze van verwerking De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden. 6

7 Van den Borne Oogzorg zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de opticien alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de opticien dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de opticien en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie. Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG) Doorgifte Van den Borne Oogzorg geeft geen persoonsgegevens door met een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie. Van den Borne Oogzorg geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie. 5. Transparantie en communicatie In principe worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt tenzij er nadrukkelijke toestemming van de betrokkene is, bijvoorbeeld voor het doorgeven van informatie aan de Huis- en/of oogarts of als wettelijke regelgeving van toepassing is. Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG) Van den Borne Oogzorg informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan van den Borne geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop Van den Borne Oogzorg met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat Van den Borne Oozorg persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt. Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt. Verwijdering Van den Borne Oogzorg bewaart de persoonsgegevens zolang de klant van de diensten van Van den Borne Oogzorg gebruik maakt of zolang aannemelijk is dat de klant gebruik gaat maken van de diensten van Van den Borne Oogzorg, maar niet langer dan nodig is. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren. Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG) De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten: Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan Van den Borne Oogzorg te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt. Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt. 7

8 Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Van den Borne Oogzorg om dit te corrigeren. Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan Van den Borne Oogzorg te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen. Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Van den Borne Oogzorg zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking. Indienen van verzoek Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de ingediend worden. Van den Borne Oogzorg heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal Van den Borne Oogzorg laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij Van den Borne Oogzorg, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan Van den Borne Oogzorg aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene. 6. Geautomatiseerde verwerkingen Profilering (Artikel 22, AVG) Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; woonsituatie, interesses, gedrag of locatie. Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de website naar een bepaalde dienst kijkt, mag Van den Borne Oogzorg geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. Opticiens mogen wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering. Toelichting Wettelijk is het niet verplicht om aan te geven of de opticien gebruik maakt van profilering, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de klant. Een mogelijkheid zou zijn om hier te laten zien of, en waar, de opticien gebruik maakt van profilering. Het is mogelijk alleen aan te geven onder welke voorwaarden je het doet, of op welke punten je profilering gebruikt. Let op: Volgens de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. In Artikel 22.2 worden de uitzonderingen opgesomd: 1. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overkomst tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke. 2. Toegestaan door Nederlands/EU recht. 3. Na toestemming van de betrokkene. Optie 1: Profilering 8

9 Van den Borne Oogzorg maakt geen gebruik van profilering. Optie 2: Profilering Van den Borne Oogzorg maakt gebruik van profilering. Inzet van camera s Binnen Van den Borne Oogzorg wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht. Camera s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera s. Toelichting: De enige verplichting voor het gebruik van camera s is het op duidelijke wijze kenbaar maken wanneer iemand zich in het camera gebied bevindt. Wettelijk is het niet verplicht om via andere kanalen aan te geven waar de opticien zijn camera s heeft hangen, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de betrokkene. Cameratoezicht Van den Borne Oogzorg maakt gebruikt van cameratoezicht. Van den Borne Oogzorg heeft camera s in de volgende ruimtes geplaatst: Winkel entree Winkel voor Winkel kassa Winkel achter Het is van groot belang om de beveiliging van de camera s goed in te stellen wanneer de camera s verbonden zijn met het internet 7. Plichten van de opticien Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG) Van den Borne Oogzorg is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de opticien de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk: De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke; De doelen van de verwerking; Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen; Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens; Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie; De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist; Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen. Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG) Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Van den Borne Oogzorg voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking plaatsvindt of een verwerking waarbij 9

10 bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt. Datalekken (Artikel 33,34, AVG) We spreken van een data-lek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een data-lek heeft plaatsgevonden meldt Van den Borne Oogzorg dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP (Autoriteit Persoonsgegevens). Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt Van den Borne Oogzorg dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd. Afsluiting Als Van den Borne Oogzorg een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen bij Van den Borne Oogzorg en/ of bij de AP. Deze zal via de klachtenregeling van Van den Borne Oogzorg worden behandeld. Disclaimer: Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document. 10

11 Privacybeleid Van den Borne Oogzorg Binnen de opticienbranche en met name binnen Van den Borne Oogzorg wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van klanten, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld bij de klanten voor het goed uitvoeren van de diensten van de opticien. De klant moet erop kunnen vertrouwen dat de opticien zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaat ook de opticien mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. De opticien is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole. Het management speelt een cruciale rol bij het waarborgen van privacy. De opticien/contactlensspecialist/optometrist Ronald van den Borne geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat hij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van Van den Borne Oogzorg. Dit privacy-beleid van opticien/contactlensspecialist/optometrist Ronald van den Borne is in lijn met het algemene beleid van Van den Borne Oogzorg. Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens Van den Borne Oogzorg is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders: - Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europese Verordening Gegevensbescherming (AVG) - Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming Uitgangspunten De medewerkers van Van den Borne Oogzorg gaan op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteren de privacy van betrokkenen. De medewerkers houden zich hierbij aan de volgende uitgangspunten: Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Grondslag en doelbinding De medewerkers zorgen ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt. Wet Bescherming Persoonsgegevens (vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming Dataminimalisatie De medewerkers verwerken alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. De medewerkers streven naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt. 11

12 Bewaartermijn Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de dienstverlening goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven. Integriteit en vertrouwelijkheid De medewerkers gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelen deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door bevoegde personen en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgen de medewerkers voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in de Privacyverklaring en in het Privacyreglement. Delen met derden In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt Van den Borne Oogzorg afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. Subsidiariteit Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken klant zoveel mogelijk beperkt. Proportionaliteit De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel. Rechten van betrokkenen De medewerkers honoreren alle rechten van betrokkenen. De meest actuele versie van het beleid is te vinden op onze website Aldus vastgesteld door de directie van Van den Borne Oogzorg op 25 mei