WHITE PAPER. Waarom Werken. Webinars. NOVEMBER 2012 Company Webcast BV

Transcriptie

1 Webinars Waarom Werken NOVEMBER 2012 Company Webcast BV

2 Waarom Webinars Werken De markt voor webinars zal de komende jaren ruim verdubbelen, zo blijkt uit recent onderzoek van Frost & Sullivan. Hoewel de groei tot nu toe vooral in Noord-Amerika plaatsvond, beginnen ook in Nederland en België steeds meer organisaties het nut van webinars in te zien. In Waarom Webinars Werken geven we antwoord op een viertal vragen: Wat zijn de belangrijkste redenen dat webinars werken? Wat zijn de meest gebruikte toepassingen voor webinars? Hoe ziet de ideale webinar omgeving eruit? Hoe te starten met het produceren van webinars? 2

3 WAT IS EEN WEBINAR? Een webinar is een samenvoeging van de woorden web en seminar. Het is een evenement op internet waarbij alleen online publiek aanwezig is. Dit in tegenstelling tot een seminar waarbij ook fysiek publiek present is. Soortgelijke termen die voor een webinar worden gebruikt zijn: web event, online seminar, webcast, weblecture en virtueel event. Een webinar wordt online gevolgd vanachter een pc, Mac, tablet of smartphone (live). De deelnemers aan een webinar zien of horen de spreker(s) via audio en video. Behalve het videobeeld zijn ook slides te zien van de presentatie, die synchroon lopen met de video en audio. Daarnaast kan een webinar worden uitgebreid met vele interactieve tools, zoals een chat, poll, toets en call2action. WAT ZIJN DE BELANGRIJKSTE REDENEN DAT WEBINARS WERKEN? Webinars worden steeds populairder onder marketeers, trainers en communicatiemedewerkers om één simpele reden: het werkt! Hoewel de toepassingen voor webinars sterk uiteen kunnen lopen, blijven de redenen dat een webinar goed werkt hetzelfde: 1. Direct contact met uw doelgroep. Met een webinar kunt u heel gericht een specifieke doelgroep bereiken én betrekken. Een kijker van het webinar kan, zonder dat hij of zij wordt gehinderd door de aanwezigheid van anderen, vragen stellen en feedback geven. Probeer dat maar eens te bereiken tijdens een (grote) fysieke bijeenkomst, waarin de meeste luisteraars vaak passief aanwezig zijn en hun hand niet durven op te steken! 2. Bereik uw doelgroep live, maar ook daarna. Niet iedereen kan altijd live aanwezig zijn bij een meeting. Een webinar geeft kijkers de mogelijkheid ook na de live uitzending de informatie te bekijken, zodat het bereik en de impact van uw communicatieboodschap enorm wordt verhoogd. Informatie en kennis worden daarmee behouden. Kijkers moeten uw webinar kunnen vinden. Een goed opgezet webinar is SEO geoptimaliseerd en daardoor goed vindbaar via Google. 3. Betrek het publiek en versterk uw boodschap. Wanneer u wilt dat uw communicatieboodschap nog sterker over komt, dan kunt u diverse (interactieve) tools inzetten tijdens een webinar om kijkers te betrekken. Bijvoorbeeld het tonen van slides, polls, chat en call2actions. Een oude, bekende Chinese wijsheid zegt: Tell me, and I will forget. Show me, and I will remember. Involve me, and I will understand. Dit is precies de kern van een goed opgezet webinar! 4. Webinars besparen kosten én tijd. Zowel webinar aanbieders als kijkers geven aan dat een webinar hen tijd en kosten besparen. Een webinar scheelt kijkers reiskosten en vaak enkele uren reistijd ten opzichte van een evenement waar ze naar toe moeten komen. Als aanbieder van een webinar bespaart u ook tijd en kosten. Bijvoorbeeld op de organisatie, huur van de locatie en catering. Niet voor niets leveren webinars lagere kosten op per lead! 3

4 VOOR WELKE TOEPASSINGEN ZIJN WEBINARS HET MEEST GESCHIKT? Hoewel webinars natuurlijk voor veel uiteenlopende doeleinden kunnen worden gebruikt, zijn er drie hoofdtoepassingen waarvoor webinars zeer veel toegevoegde waarde hebben: marketing & sales, training & opleiding en corporate communicatie. Hiernaast volgt een korte toelichting, inclusief een case per toepassing. Marketing & sales Webinars werken het beste als gerichte marketing & sales communicatie in business-to-business-, business-to-government- en business-to-consumer markten die een lange verkoopcyclus hebben. Webinars zijn vaak een belangrijk onderdeel van de gehele marketingmix om sales doelstellingen (gekwalificeerde leads of klantbinding) te realiseren. Case Een klein technologiebedrijf besloot rondom een actueel onderwerp een webinar te organiseren. Men regelde een externe spreker en een aantal cosponsors om het webinar te promoten. Het resultaat was overweldigend. Meer dan deelnemers schreven zich in, waarvan de helft echt aanwezig was tijdens het webinar. Het bedrijf positioneerde zichzelf als marktleider, kreeg nieuwe namen in de database en de verkoopcijfers gingen met 70 procent omhoog in de twaalf maanden na het webinar. Deze ervaring heeft het bedrijf overtuigd van de kracht van een webinar: Webinars kunnen echt de verkoopcijfers verdubbelen. Deloitte gebruikt webinars om aan haar training & opleiding verplichtingen te voldoen Training & opleiding Webinars zijn een ideale e-learning tool om gericht (interactieve) trainingen en opleidingen te verzorgen aan eigen medewerkers, intermediairs, leden (of een andere achterban), klanten, medisch specialisten of cursisten. Daarnaast bieden archief webinars zeer interessante naslagwerken en kennisbanken. Case Het gerenommeerde accountantskantoor Deloitte maakt al geruime tijd gebruik van webinars. Rosemary le Mair-Uljee van het Accounting & Auditing Center - Learning van Deloitte Accountants BV: De accountants van Deloitte dienen te voldoen aan een jaarlijkse Permanente Educatie verplichting. Webinars bieden in dit kader een uitstekende mogelijkheid om deze doelgroep te bereiken en in een korte periode te informeren over actuele ontwikkelingen via bijvoorbeeld IFRS updates en Audit Practises. Na het bekijken van de webinars en het beantwoorden van de toetsvragen kan de medewerker PE punten krijgen. 4

5 Corporate communicatie Webinars bieden een zeer effectieve en kostenefficiëntie manier om uiteenlopende communicatieboodschappen snel en persoonlijk over te brengen naar een gerichte (wereldwijde!) doelgroep, onafhankelijk van tijd en plaats. Case Funda.nl wil regelmatig communiceren met NVM makelaars, huizenkopers en verkopers. Funda.nl zet hiervoor sinds kort onder meer webinars in. Vanuit onze webinar studio heeft Funda.nl onlangs een webinar uitgezonden om makelaars en huizenverkopers zo goed mogelijk voor te bereiden op de NVM Open Huizen Dag. Het webinar gaf praktische tips en inzichten hoe men een huis zo goed mogelijk moet presenteren, zowel op internet als tijdens een bezichtiging. Het webinar trok honderden geïnteresseerden die gedurende het webinar vragen stelden aan de presentatrice van het webinar, Simone Kamberg-de Jong. Funda.nl: Webinars zijn voor ons een perfecte manier om op een persoonlijke wijze, snel een gerichte doelgroep te bereiken. Dit webinar leverde veel vragen op van kijkers en gaf ons de mogelijkheid om heel interactief met deze kijkers te communiceren. Funda.nl zet webinars in om interactief te kunnen communiceren met haar achterban 5

6 HOE ZIET DE IDEALE WEBINAR OMGEVING ERUIT? Een webinar is geen los element, maar bestaat uit een aantal samenhangende onderdelen, die gezamenlijk een webinar omgeving vormen. Voor de kijkers bestaat deze omgeving uit een webinar portaal, webinar landingspagina en webinar player. Voor de presentator en moderators is er nog een extra element: de webinar software. Ieder element uit de webinar omgeving komt hiernaast aan bod. Webinar portaal Het webinar portaal is een slimme manier om kijkers een overzicht te geven van alle aankomende en archief webinars. Het is dé centrale plek waarin alle webinars bijeenkomen, en waar korte informatie te vinden is per webinar. Kijkers hebben hier de mogelijkheid gericht webinars te zoeken. Om een webinar te kunnen bekijken dienen kijkers zich eerst te registreren. Na registratie kan een kijker zich aanmelden voor komende webinars. Een kijker ontvangt automatisch een bevestiging van de aanmelding en herinneringnotificaties per en/of sms. Een archief webinar is direct - na registratie - te bekijken. Indien niet veel webinars worden georganiseerd is een webinar portaal niet nodig. Het startpunt voor kijkers is in dat geval de webinar landingspagina of de webinar player (zie volgende pagina s). Het webinar portaal biedt op een overzichtelijke wijze alle aankomende en archief webinars 6

7 Webinar landingspagina De webinar landingspagina bestaat uit verschillende elementen. Allereerst is een uitgebreide beschrijving te vinden van het webinar. Dit is dé plek om kijkers te overtuigen en goed te informeren waarom ze het webinar moeten bekijken (of juist niet!). Daarnaast is het mogelijk een webinar te voorzien van belangrijke informatie zoals datum, starttijd, duur en spreker. Verder kan een webinar worden voorzien van tags. Tags helpen bij het indexeren en terugvinden van een webinar. De landingspagina is volledig SEO geoptimaliseerd, zodat deze door Google goed vindbaar is. Vanuit de landingspagina kan een kijker zich aanmelden voor een webinar of direct een webinar bekijken. Ook is het mogelijk het webinar te delen via social media zoals Facebook, Twitter en LinkedIn. Hiermee creëert u extra bereik en aandacht voor het webinar. Een webinar landingspagina informeert kijkers uitgebreid over het webinar 7

8 Webinar player De webinar player bestaat uit videobeeld dat synchroon loopt met de slides en de agenda. De webinar player kan worden voorzien van diverse interactieve mogelijkheden om kijkers te betrekken bij de uitzending. Zo is het mogelijk kijkers via de chatfunctie vragen te laten stellen. De vragen worden door een of meerdere moderators van uw organisatie beantwoord in de webinar player via onze zeer geavanceerde moderatie app. Via de moderatie app is het mogelijk heel snel en effectief (zeer) veel inkomende vragen te beantwoorden. Kijkers kunnen hun persoonlijke chat na afloop mailen aan zichzelf. Ook kunt u via polls of een enquête kijkers betrekken bij het webinar. Als laatste is het mogelijk zogenaamde call2actions te lanceren gedurende het webinar. Een call2action is dé manier leads te generen, doordat kijkers actief aangeven iets te willen. Een call2action kan bestaan uit meerdere opties die kijkers kunnen aanvinken. Achteraf is een webinar volledig geïndexeerd en doorzoekbaar op onder meer alle tekst die is gebruikt in de slides van het webinar. Hierdoor kunnen kijkers achteraf snel de juiste en voor hen interessante informatie nalezen zonder dat ze van A tot Z het webinar moeten bekijken. De webinar player biedt interactieve mogelijkheden zoals een chat en call2actions om leads te generen 8

9 Webinar software De presentator en moderators van een webinar hebben specifieke eigen tools nodig om een webinar te plannen en succesvol uit te voeren. Onze webinar software is volledig web based en bestaat uit drie onderdelen: de online manager, de LiveManager en de Moderator app. Via de online manager is het mogelijk een webinar te plannen en voor te bereiden. Verder beheert men hier alle aankomende en archief webinars en heeft men inzicht in uitgebreide managementinformatie per webinar en per kijker. Via de LiveManager kan de presentator gedurende de live uitzending het webinar bedienen. Hij/zij kan kiezen welke slide en welk agendapunt zichtbaar zijn, maar ook het lanceren van polls of call2actions, het geven van commentaar, inkomende vragen inzien en chatten met de moderators behoren tot de mogelijkheden. De Moderator app is bedoeld om meerdere moderators in staat te stellen heel snel en effectief (zeer) veel inkomende vragen te beantwoorden van kijkers. De LiveManager is een overzichtelijke tool, die de presentator gebruikt om het live webinar te bedienen 9

10 WHITE PAPER HOE TE STARTEN MET HET PRODUCEREN VAN WEBINARS? Het is belangrijk uiteindelijk gewoon te starten met het produceren van webinars. Alleen zó kunt u zelf ontdekken en ervaren welke mogelijkheden webinars u en uw doelgroep kunnen bieden. Er zijn twee manieren waarop u gebruik kunt maken van onze webinar oplossingen: full service en/of self service. Full service webinars Deze oplossing is vooral geschikt indien u slechts een paar webinars per jaar wilt produceren en/of de gehele productie van een webinar wilt uitbesteden. Een ervaren accountmanager begeleidt u in het gehele productieproces van een webinar. U kunt zelfs gebruik maken van onze webinar studio, die volledig is voorzien van de juiste webinar apparatuur en audiovisuele middelen. Uiteraard kan het webinar ook op een externe locatie naar keuze plaatsvinden. Na afloop van het webinar ontvangt u uitgebreide managementinformatie over het webinar én de kijkers. Self service webinars Deze oplossing past goed bij organisaties die regelmatig webinars willen organiseren én bereid zijn deze zelfstandig te produceren. Wij leveren u de juiste webinar apparatuur en onze online webinar software, waarmee u voor een jaarlijks vast bedrag, zelfstandig onbeperkt webinars kunt produceren (inclusief de hosting en streaming van alle webinars). Via onze online webinar software krijgt u uitgebreide managementinformatie per webinar en per kijker. Deze informatie is goed te koppelen of te integreren met uw eigen CRM pakket. FloraHolland maakt hier gebruik van onze webinar studio voor het realiseren van een full service webinar 10

11 Colofon Webinar.nl is een initiatief van Company Webcast BV. Company Webcast is de marktleider in de Benelux op het gebied van webcasts, webinars en weblectures. Dagelijks voeren wij tientallen live uitzendingen uit via ons technisch platform, genaamd RoyalCast. We zijn wereldwijd actief voor honderden organisaties zoals Heineken, Microsoft, Shell, AkzoNobel, Nyenrode Business University, Deloitte, Provincie Zuid-Holland en de gemeente Delft. Rivium Boulevard LK Capelle aan den IJssel Postbus AL Rotterdam telefoon +31 (0) of bel gratis 0800-WEBINAR websites