Wat is ClockIt: Easy Schedule Creator?

Transcriptie

1 Wat is ClockIt: Easy Schedule Creator? ClockIt is een eenvoudig te gebruiken shift planning pakket. De gebruiksvriendelijke interface en krachtige rapporten maken ClockIt de ideale software om de uurroosters op te stellen voor uw firma of afdeling. Maar de grootste troef van dit programma is de automatische inplanning van uw werknemers. Met één druk op de knop kan ClockIt een uurrooster opstellen! Natuurlijk biedt ClockIt een wijd gamma aan query's zoals gewerkte uren per periode, per werknemer, als ook een totaal overzicht van ingeplande shifts per dag. Daarnaast kan u ook uw eigen query aanmaken om gelijkaardige shifts weer te geven in een rapport. Met ClockIt was het opstellen van uurroosters nog nooit zo overzichtelijk! Met deze nieuwe versie kan u schema's opstellen beginnende van een dag tot zelfs meerdere maanden! Genereer uw roosters zelfs sneller en bespaar veel tijd door gebruik te maken van de automatische planner. Door per werknemer een profiel in te stellen weet ClockIt voldoende om autonoom een uurrooster te creëren. Wat ook uniek is aan ClockIt is de mogelijkheid om een eerder bewaard ClockIt bestand te gebruiken als sjabloon bestand om alzo alle kenmerken snel en eenvoudig te kunnen importeren. Hierdoor is het voldoende uw werknemer gegevens éénmaal in te geven en te hergebruiken in alle volgende schema's! Met dit produkt hebt u nooit nog een andere plannings software nodig. We zoeken continue hoe we onze software kunnen verbeteren en met onze actie gratis levenslang updates bent u zeker dat u ook van de aanpassingen van morgen kan genieten! Bedankt om voor ClockIt te kiezen! Het es-software.net - team. info@es-software.net

2 Een licentie verkrijgen. Deze software is niet gratis, om een volledige, gelicenceerde versie te verkrijgen, kan u uw order maken via ons online betaling systeem of per fax / telefoon. De afhandeling van uw betaling gebeurd door onze software partner ShareIt.com Koop uw volledige versie vandaag! Bezoek onze website voor meer info & prijslijst.

3 Versie V5.2 (uitgebracht op: 26 September 2005» ClockIt is meertalig! Momenteel zijn Engels en Nederlands beschikbaar. ClockIt gebruikers kunnen hun eigen taal toevoegen.» Statusbar bug (glitch) op windows XP systemen is opgelost.» Kleinere aanpassingen & verbeteringen.

4 Minimum Systeem Eisen. Pentium 166 (of hoger) Windows 98, Me, 2000 or Xp 64 Mb ram muis & toetsenbord 40Mb vrije schijf ruimte Optimale systeem eisen Een scherm resolutie van 1042x768 Pentium MHz (of hoger / gelijkwaardig) 128 MB Ram

5 Maak nieuw rooster adhv een sjabloon. Met deze optie kan u een nieuw rooster aanmaken door gebruik te maken van een reeds bestaand uurrooster. Geef de bestandsnaam op van het schema welke u als sjabloon wilt gebruiken. Uw nieuw rooster zal alle eigenschappen (zoals werknemers en shifts) overnemen van uw sjabloon. Gebruik de wizard wanneer u een gans nieuw rooster wilt aanmaken.

6 Wizard - Overzicht. Wanneer u op Bestand > Nieuw met Wizard klikt, dan wordt de ClockIt wizard geopend. Deze begeleidt u bij het aanmaken van een nieuw uurrooster. Aan de linker kant ziet u welke stappen doorlopen worden : * Uurrooster Periode * Definieer feestdagen * Werknemers * Shifts * Kleuren * Afgerond

7 Wizard - Defineer de periode voor uw rooster. Dit is de eerste stap bij het maken van een nieuw uurrooster. Hier geeft u aan op welke dag uw rooster moet starten en op welke het moet stoppen (dit kan worden aangepast nadat de wizard is afgelopen). Kies ook op welke dag u de weekverdeling wilt laten starten. Following view is presented: Klik op volgende om feest/vakantiedagen in te stellen.

8 Wizard - Vakantie/Feestdagen. Hier kan u de vakantie/feestdagen aanmaken. Deze dagen worden met een aparte achtergrondkleur weergegeven in uw rooster. U kan gebruik maken van voorgedefinieerde feesdagen door uw regio te kiezen in de lijst. Indien deze niet voorkomt, dan kan u gebruik maken van de 'custom' regio, of zelf een regio sjabloon aanmaken. Selecteer eerst de maand waarvoor u feest/vakantiedagen wilt toevoegen. Vul vervolgens de naam in van de feestdag alsook de dag en druk op de knop om deze toe te voegen. Druk op volgende om de werknemers in te vullen

9 Wizard - Werknemers. Hier kan u de werknemers die u wilt plannen opgeven. (Na afloop van de wizard kan u overige informatie toevoegen zoals adres, te werken uren, ploeg informatie, enz.) Alvorens u kan verder gaan met de wizard moet ten minste één werknemer ingevuld zijn. Om een werknemer toe te voegen, kies voor "Voeg werknemer toe" in de lijst. Vul vervolgens de naam van deze persoon in en druk op de bewaar knop. Om een werknemer te verwijderen moet u deze eerst selecteren in de lijst en vervolgens op "verwijder " klikken. Klik op volgende om de shifts aan te maken, of op vorige om de feest/vakantiedagen aan te passen.

10 Wizard - Shift instellingen. Hier kan u uw shift aanmaken (na afsluiten van de wizard kan u extra gegevens invullen) Minstens één shift moet aangemaakt zijn alvorens u kan verder gaan met de wizard. Kies 'Creëer Nieuw' in de lijst om een nieuwe shift aan te maken. Vervolgens kan u de eigenschappen van deze shift invullen.» Shift Naam: Hier moet u de naam van de shift invullen. Deze naam kan maximum negen tekens bevatten en is na bewaren niet meer wijzigbaar.» Overige Informatie: Hier kan u (optioneel) wat meer kommentaar kwijt over deze shift.» Icoon : Kies een icoon uit de lijst die bij deze shift past.» Shift Kleur: Kies voor 'Standaard' wanneer u de kleur uit shift kleur instellingen wilt overnemen, of kies voor andere kleur om deze shift weer te geven in uw rooster.» Shift Informatie: Hier moet u aangeven wat de werktijd is van deze shift. Pauzes en lunches moeten (indien niet betaald) niet worden weergeven. U kan de shift in maximaal zeven periodes verdelen (= shift items). Het aanmaken van shift items kan eenvoudig met de muis en de 'ins' toets van uw toetsenbord. 1. Selecteer het startuur van de shift in de tijdslijn door erop te klikken :

11 2. Hou de muisknop ingedruk en sleep de aanwijzer tot aan het stopuur : 3. Druk vervolgens op de 'ins' toets op uw toetsenbord om het item aan te maken : Een item editeren kan mbv de muis (verplaasten, vergroten/verkleinen) of door er dubbel op te klikken en in het weergegeven scherm het start- en of eind uur aan te passen. Een shift hoeft niet te beginnen op het uur. Om een item te laten starten op bv het half uur, is het voldoende om de tijdsweergave aan te passen naar bv 30 minuten. Hierdoor wordt ganse tijdslijn met dit interval weergegeven, en kan u uw shifts per half uur plannen. Om een item de verwijderen is het voldoende deze te selecteren en op de 'del' knop van uw toetsenbord te drukken. Druk op de bewaar knop om uw shift op te slaan. Na afsluiten van het instellingen scherm (met bewaren) zal u uw nieuwe shift in de shiftlijst kunnen selecteren en toewijzen. Om een bestaande shift te editeren moet u deze eerst in de lijst selecteren. Vervolgens kan u alle gegevens (behalve de benaming) aanpassen. Druk ook hier op de bewaar knop om uw wijzigingen op te slaan.

12 Klik op volgende om de kleuren in te stellen, of op vorige om de werknemers aan te vullen.

13 Wizard - Kleur Instellingen. Hier kan u de achtergrond kleuren instellen voor weekends, feestdagen alsook deze van de hoofdingen en de default kleur voor de shifts (per shift kan u een andere kleur kiezen tijdens de shift creatie. Een kleurband maakt uw uurrooster beter leesbaar. Afwisselend wordt een rij in de ene, dan in de andere kleur weergeven. Het interval en de te gebruiken kleuren kan u hier instellen. Opmerking: na afloop van de wizard kan u deze, en nog veel meer instellingen aanpassen. Klik op volgende om de wizard af te ronden, of vorige om de shifts aan te vullen.

14 Wizard - Afgelopen. Klik op de knop om de wizard af te sluiten, of ga naar een vorig scherm indien u nog aanpassingen wilt doen aan de kleur instellingen.

15 Toetsenbord / Muis General : F1 : Geeft de help weer over het actieve scherm F2 : Ga naar het instellingen menu F5 : Toon / Verberg de Eigen Query F6 : Toon / Verberg de Werknemer/Shift Query F7 : Toon / Verberg de Shifts/Dag Query F8 : Toon / Verberg de Gewerkte Uren Schedule Grid: ABC..Z : Indien deze toets ingedrukt wordt wanneer een cell actieve is. Dan zal de shift die begint met deze letter toegekend worden. Wanneer er meerdere shifts met deze letter beginnen, dan worden deze in een selectie lijst weergegeven waarna u de juiste kan kiezen. Pijlen : Verplaats de selectie End : Ga naar de laatste cell in de huidige rij Ctrl-End : Ga naar de cell rechts-onder Home : Ga naar de eerste cell in de huidige rij Ctrl-home : Ga naar de cell links-boven + key : Selecteer de volgende shift uit de lijst. - key : Selecteer de vorige shift uit de lijst.. Del : Verwijder de toegewezen shift in de geselecteerde cel(len). Enter : Wijs de geselecteerde shift toe aan de geselecteerde cel(len). Ctrl-linker mouseknop : Selecteer een regio van uw rooster Ctrl+A : Selecteer alles Ctrl+C : Kopieer alle geselecteerde cellen Ctrl+X : Knip alle geselecteerde cellen Ctrl+V : Plak alle geselecteerde cellen Ctrl+Z : Ongedaan maken Ctrl+Y : Herdoen (na ongedaan maken) Shift + pijlen : Selectie uitbreiden Shift + MuisKlik : Selectie uitbreiden Ctrl+MuisWiel : zoom in / uit Klik op Midden-muisknop : panning Klik KlinkerMuisknop : Zelfde als enter-toets Muis scroll : Zelfde als pijlen Dubbel klik op Hoofding : Selecteer alle cellen beneden deze hoofding

16 Overzicht. Na het openen of creëeren van uw ClockIt uurrooster, volgend beeld is weergegeven : Hier kan u volgende secties terug vinden: Menu items (bestand, edit, zoek,...) Snel Starten (wizard, open, bewaar,...) Shift Selectie Uurrooster Klik op een van de links hierboven voor meer informatie over dat onderwerp.

17 Shifts Toekennen. Alle beschikbare shifts zijn terug te vinden in de selectielijst : Selecteer hier de shift die u wilt toewijzen aan uw werknemer. Klik vervolgens op de overeenkomde cell in het rooster om de shift toe te wijzen. Indien u liever het toetsenbord gebruikt, dan is het voldoende om de focus naar de overeenkomende cell te verplaasten (met de pijltjes) en vervolgens de eerste letter van de shift in te drukken. Indien er meerdere shifts met deze letter beginnen, dan zullen alle geldige shifts in een selectiemenu worden weergegeven. Zie voorbeeld: (alle shifts beginnen met een 0) : Om een shift toekenning te verwijderen kan u: De 'Blanco' shift selecteren uit de lijst en deze toewijzen Nogmaals met dezelfde shift een toewijzing doen, waardoor deze uitgeblankt wordt. Of met het toetsenbord: met de "del" toets Om shifts te editeren, aan te maken of te verwijderen: kies in het menu voor opties > instellingen

18 Snel een week of maand toevoegen. Om snel een week of een maand toe te voegen kan u gebruik maken van de '»' knoppen op de overeenkomende hoofding (indien weergegeven) U kan dit ook via het menu "Opties> Toevoegen" to select a custom schedule range. Of via het instellingen menu.

19 Snel een maand of week verwijderen. Om snel een maand of week te verwijderen kan u gebruik maken van het popup menu. Klik met de rechtermuisknop op de overeenkomende hoofding (opgelet, de inhoud van deze popup hangt af van waar u klikt!) en kies voor verwijder week/maand. Opmerking: Het verwijderen van dagen kan niet ongedaan gemaakt worden. Gebruik het instellingen menu wannneer u een start en/of eind datum van uw rooster wilt aanpassen.

20 Schedule Grid - Overzicht. Om te beginnen, Selecteer een shift uit de lijst en klik vervolgens op de overeenkomde plaats op uw uurrooster om de shift toe te wijzen aan een bepaalde werknemer op een bepaalde dag. Gebruik het instellingen menu om uw shifts, werknemer en andere uurrooster eigenschappen te beheren en de verschillende queries om uw toekenningen te controleren.

21 Menu Items - Bestand. Volgende opties zijn voorhande : Nieuw : Opent de wizard die u begeleid bij het creëeren van een nieuw uurrooster Open : Open een ClockIt uurrooster HerOpen : Heropen één van de bestanden die u laast geopend heeft. Bewaar : Bewaar uw uurrooster (en overschrijf dit bestand) Bewaar Als : Bewaar uw uurrooster onder een andere bestandsnaam Exporteer : Exporteer uw uurrooster naar Word, Excel of HTML bestanden Printer Instellingen : Stel uw printer eigenschappen in Print : Print uw uurrooster of de geselecteerde query Sluit : Close current schedule. Afsluiten : ClockIt Afsluiten

22 Menu Items - Editeer. Maak ongedaan : Maak laaste handeling ongedaan Herdoe laatste wijziging : Herdoe laatste "ongedaan maken" Kopieer : Kopieer de geselecteerde cellen Knippen : Knip de geselecteerde cellen Plakken : Plakken vanuit plakbord Selecteerl : Selecteer (meerdere opties) Werknemers : Werknemers editeren/toevoegen/verwijderen Shifts Shifts toevoegen/verwijderen Feestdagen Feestdagen toevoegen/verwijderen

23 Selecteer Cellen. 1. Zelf Eén of meerdere cellen selecteren. Gebruik de ctrl toets in cominatie met de linker muis knop of de pijltjes op uw toetsenbord. De blauwe markering is het geselecteerde deel. 2. Standaard cell selectie 2.1 Selecteer alle cellen Gebruik de toetsencombinatie ctrl+a om het ganse rooster te selecteren 2.2 Dag, Week, Maand selectie Wanneer u alle cellen van een bepaalde dag, week of maand wilt selecteren, dan kan u dubbel klikken op de overeenkomende hoofding (indien beschikbaar) waardoor alle cellen onder deze hoofding geselecteerd worden.

24 Menu Items - Queries.» Bekijk/Verberg de Eigen Query» Bekijk/Verberg de Werknemer/Dag query» Bekijk/Verberg de Shift/Dag query» Bekijk/Verberg de Gewerkte Uren

25 Werknemer / Shift Query. Deze query kan worden weergegeven door op F6 te drukken of door het te selecterene in het menu. Dit is een van de standaard queries. Het geeft u een overzicht van alle toegekende shifts binnen een bepaalde periode. Deze periode kan u zelf bepalen door in uw rooster een selectie van een (aantal) dagen te maken. Wanneer u steeds zelfde periode wilt laten weergeven, dan kan u deze 'vastleggen' door op het slot icoon te klikken. Selecteer eerst de periode die u wenst weer te geven en druk daarna op het slot : Klik nogmaals op dit icoon om globale berekening weer te geven. Opmerking: deze optie is ook beschikbaar in de Gewerkte Uren Query. Wanneer beide zichtbaar zijn, dan zal het vastleggen van een bepaalde periode in de ene query automatisch ook voor de andere gebeuren. Zie Tevens :

26 Eigen Query Shift / Dag Query Gewerkte Uren

27 Eigen Query. Met deze optie kan u uw eigen queries samenstellen. Een eigen query is een verzameling van verschillende shiften. Bv. The query "Ochtend" kan de shiften van 6 tot 14H en van 9 tot 17H bevatten. Wanneer deze query geselecteerd wordt, dan zullen alle shifts die in de query zijn opgenomen (in dit voorbeeld twee) samengeteld worden. Dit kan handig zijn wanneer u wilt weten hoeveel personen op een bepaald uur (en dus niet noodzakelijk met dezelfde shift) aan het werken zijn. Indien uw reeds "Eigen Queries" hebt aangemaakt, dan kan u deze weergeven door ze in de kolom "Eigen Query" te selecteren. Indien er nog geen zijn aangemaakt, dan kan u dit via het instellingen menu. Door met de rechtermuisknop op de query te klikken, beschikt u over een aantal extra opties zoals exporteren, deleten of invoegen van een rij. Verwante ontwerpen : Shifts/Dagen query Werknemers/Shifts query Gewerkte Uren

28 Shifts / Dag Query. Met deze query kan u zien hoeveel keer een bepaalde shift toegekend is op een bepaalde dag. Overeenkomende sneltoets : F7 See tevens: Shift/Dag query bij gebruik van afdelingen Eigen Query Werknemer/Shifts Query Gewerkte Uren

29 Gewerkte Uren. U kan deze query oproepen met de functietoest F8 of via het menu. Wanneer u steeds zelfde periode wilt laten weergeven, dan kan u deze 'vastleggen' door op het slot icoon te klikken Selecteer eerst de periode die u wenst weer te geven en druk daarna op het slot :

30 Klik nogmaals op dit icoon om globale berekening weer te geven. Opmerking: deze optie is ook beschikbaar in de Werknemer/Shifts Query. Wanneer beide zichtbaar zijn, dan zal het vastleggen van een bepaalde periode in de ene query automatisch ook voor de andere gebeuren. Zie tevens : Gewerkte uren bij gebruik van afdelingen Eigen Query Shifts/Dag Query Werknemer/Shift Query

31 OverUren en afwezigheid instellen. Bij het opstellen van uw uurrooster gaat u uit van gegevens die u op dat ogenblik kent. Wenst u uw rooster op de moment zelf aan te vullen, dan kan u ondermeer gebruik maken van de over uren/afwezigheid optie, zonder dat u nieuwe shifts moet aanmaken. Om over uren/afwezigheid in te vullen moet u rechtsklikken op de overeenkomende cell en kiezen voor "Overuren toevoegen". Vervolgens wordt een nieuw scherm getoond aan de rechterzijde van clockit: Om een overzicht te krijgen van overuren en afwezigheid kan u de query "Gewerkte Uren" (F8) gebruiken, Hier ziet u vijf kolomen: Lijst van werknemers Uren : Gewerkte uren (rekening houdend met overuren & afwezigheid) Detail : Tijd + : overuren Detail : Tijd - : afwezigheid Detail : Voorgedefinieerd : Gewerkte uren zonder rekening te houden met overuren & afwezigheid) Zie ook Gewerkte uren

32 Menu Items - Zoek.» Zoek» Vervang» Snel Toevoegen» Beschikbare Werknemers

33 Zoek Menu. Deze optie laat toe om naar een bepaalde shift te zoeken. Geeft de shift in waarnaar u wilt zoeken. Kies eventueel voor extra zoek opties en druk op de OK knop. De eerste cell die voldoet aan uw zoek voorwaarde wordt gemarkeerd. Druk nogmaals op de OK knop om het volgende item te zoeken. Druk op cancel om het zoeken af te sluiten.

34 Het Vervang Menu. Deze optie laat toe om een shift te vervangen door een andere. Opmerking: bij grootte uurroosters, of wanneer er queries zichtbaar zijn, is het mogelijk dat deze operatie enige tijd vergt.

35 Menu "Snel Toevoegen" Hier kan u snel en makkelijk een shift toevoegen aan alle cellen met een bepaalde eigenschap. Deze eigenschap kan zijn dat het gaat om een bepaalde persoon, dat het weekends of feestdagen zijn, een bepaalde afdeling of een groepkleur (instelbaar door te dubbel klikken op de eerste kolom). Met deze optie kan u snel eenzelfde shift toewijzen aan een bepaalde werknemer of periode. Selecteer eerst een bepaalde periode indien u de wijzigingen enkel op uw selectie toelaat. Druk op de OK knop wanneer u uw selectie ingesteld hebt om deze toe te passen op uw uurrooster.

36 Zoek een werknemer op een bepaalde dag-uur Deze query laat toe om op ingeplande werknemers te zoeken op een bepaalde dag en voor een bepaald uur. Kies in het menu "Zoek > Beschikbare Werknemers" om deze query te gebruiken. Bij oproepen van dit scherm worden de datum en uur automatisch weergegeven. De weergegeven datum komt overeen met de datum van uw selectie. Het uur is het huidige uur (van uw pc). Natuurlijk kunnen beide gewijzigd worden. Druk vervolgens op 'Zoek' om alle werknemers weer te geven die ingepland zijn op deze dag & uur.

37 Menu Items - Opties. Instellingen : Ga naar het setup menu Auto Planner : automatic plannen van uw uurrooster Schema Modus : Stel uw rooster Lees/Wijzigbaar in Toon Info Bar : Bijkomende statusbar waarin de gedaande acties weergegeven worden Voegt een extra kolom toe achter de werknemer. Dit laat toe om Toon Info Kolom : meerdere shifts aan dezelfde werknemer op dezelfde dag toe te kennen. Toevoegen/Ver wijderen Voeg toe / verwijder maand / week Macro Laat toe om veel gebruikte handelingen op te nemen en af te spelen.

38 Informatie Kolom (afdelingen). Het menu"opties> Toon Info Kolom" laat toe om afdelingen toe te voegen aan uw schema. Na het selecteren van deze optie verschijnt een extra kolom, rechts van de werknemer: Klik op een cell in deze kolom om een afdeling toe te voegen. Druk op enter, of klik met de muis buiten dit veld om de naam te bewaren. Om een nieuwe "Shift lijn" toe te voegen bij een bepaalde werknemer moet u rechtsklikken op de InfoKolom en voor "Voeg shift lijn toe" kiezen.

39 Nu kan u twee shifts toekennen aan dezelfde werknemer op dezelfde dag. Herhaal bovenstaande wanneer u nog meer afdelingen nodig hebt. Om een shift lijn te verwijderen, klik met de rechtermuis knop op de Info Kolom en kies voor "Verwijder Shift Lijn"'. Om de volledige Info Kolom te verwijderen is het noodzakelijk dat elke werknemer maximum één afdeling heeft toegewezen. (maw, elke werknemer mag maar één keer voorkomen). Indien dit het geval is, klik in het menu "Opties > Verwijder Info Kolom". Merk op dat ook de queries gewijzigd zijn bij de weergave van afdelingen.

40 Queries met Afdelingen: Gewerkte Uren Wanneer u gebruik maakt van afdelingen (Info Col), dan wordt ondermeer de query 'gewerkte uren' uitgebreid.omdat ClockIt niet weet op welke manier meerdere shift toekenningen op dezelfde dag aan dezelfde werknemer moeten 'opgeteld' worden, moet u dit meedelen: Bij het selecteren van de Gewerkte Uren query, valt het op dat onder de hoofding 'Uren' een nieuw veld is bijgekomen. Door op dit veld te klikken, hebt u de mogelijkheid de berekeningswijze aan te passen. Er zijn drie berekeningswijzes beschikbaar: individueel, cumulatief en incrementeel/ 1. Individuele Uur berekening: Dit is een lijn per lijn weergave, er wordt niet gekeken naar andere shift toekenningen bij deze werknemer. 2. Cumulatieve Uur berekening: Dit is een sommatie van alle werkuren (shifts) die zijn toegekend aan de werknemer. Bv Wanneer u drie shifts hebt van elk acht uur (start en stop uur hebben geen belang), dan zal het resultaat 24 zijn. 3. Incrementeel: Dit is een cumulatieve berekening maar waarbij het start en stop uur van elke shift in rekening wordt gebracht. Enkel de tijd van shift2 die niet in shift1 zit, zal extra bijgeteld worden. Maw overlappende delen worden maar één keer geteld.

41 Bv(1). U hebt twee shifts van elk 4 uur. De ene start om 10 uur de andere om 15 uur. Het resultaat zal 8 zijn. Bv(2). U hebt twee shifts van elk 4 uur. Beide starten om 10 uur, het resultaat zal dus 4 zijn!

42 Queries met Afdelingen: Shifts/Dag. Wanneer u gebruik maakt van afdelingen (dmv optie InfoCol in het menu opties) dan wordt niet alleen een extra kolom voorzien in uw uurrooster, maar dan worden ook de queries aangepast: Deze Shifts/Dag query werkt net op dezelfde manier als deze zonder afdelingen, echter nu wordt elke shift per afdeling weergegeven alsook een totaal lijn en een lijn die alle blanco afdelingen omvat.

43 Werknemer & Shift Rapporten Het menu "Rapporten" laat toe om werknemer en shift info af te drukken. Omdat beide qua gebruik identiek zijn, wordt hieronder het voorbeeld van werknemer rapporten weergegeven. Links ziet u een overzicht van beschikbare werknemers. Rechts de data die beschikbaar is om af te drukken. Met de knoppen, of met de muis kan u deze naar behoeve schikken. Kruis de werknemers en data aan welke u in uw rapport wilt opnemen. Naast afdrukken kan u uw rapport ook exporteren naar word/excel en html bestand.

44 Add-Ons Add-ons laten toe om uw ClockIt versie aan te passen naar gelang uw noden. Bezoek onze website om nieuwe Add-ons te downloaden.

45 Menu Items - Help Help : Hier bent u nu Online Help : Bekijk de online help info Faq : Vaak gestelde vragen (Frequently Asked Questions) - online ClockIt Direct : Laatste info ivm ClockIt ontwikkeling / geplande release datum Check for updates : Controleer of uw versie up-to-date is. Online Login Log in op onze website en download de laaste versie About Meer info over de auteur, versie...

46 SnelStarten - Overzicht. Volgende items zijn beschikbaar in het snelstart menu:» Nieuw rooster» Open een uurrooster» Bewaar uurrooster» Print voorbeeld van het uurrooster» Uurrooster afdrukken» Knip» Kopieer» Plak» Ongedaan maken» Herdoe» Queries: Geef de Eigen Query weer Geef de Werknemer/Shift query weer Geef de Shift/Dag query weer Toon de Gewerkte Uren» help

47 Dagen Toevoegen. Dagen toevoegen aan uw uurrooster is heel makkelijk. Met een druk op de muisknop kan u een week of een maand toevoegen aan uw schema. Scroll hiervoor naar rechts in uw rooster tot aan het einde van het schema. Klik vervolgens op de overeenkomende knop in de week of maand hoofding om resp. een week of een maand toe te voegen. Opmerking: Een eerste klik op de knop zal ervoor zorgen dat de laatste periode vervolledigd wordt. Druk nogmaals om een volledig nieuwe periode weer te geven. E én of een paar dagen toe te voegen, alsook een ruimere periode, gaat best via het instellingen menu.

48 OverUren en afwezigheid instellen. Bij het opstellen van uw uurrooster gaat u uit van gegevens die u op dat ogenblik kent. Wenst u uw rooster op de moment zelf aan te vullen, dan kan u ondermeer gebruik maken van de over uren/afwezigheid optie, zonder dat u nieuwe shifts moet aanmaken. Om over uren/afwezigheid in te vullen moet u rechtsklikken op de overeenkomende cell en kiezen voor "Overuren toevoegen". Vervolgens wordt een nieuw scherm getoond aan de rechterzijde van clockit: Om een overzicht te krijgen van overuren en afwezigheid kan u de query "Gewerkte Uren" (F8) gebruiken, Hier ziet u vijf kolomen: Lijst van werknemers Uren : Gewerkte uren (rekening houdend met overuren & afwezigheid) Detail : Tijd + : overuren Detail : Tijd - : afwezigheid Detail : Voorgedefinieerd : Gewerkte uren zonder rekening te houden met overuren & afwezigheid) Zie ook Gewerkte uren

49 Maak vet gedrukt. Deze optie laat toe om eenvoudig bepaalde shifts te markeren. Klik met de rechtermuisknop op een toegewezen shift en kies 'Maak vet gedrukt'. Om de weergave terug normaal te maken, kies voor 'Vet gedrukt ongedaan maken'.

50 Instellingen - Werknemers. Volgend scherm wordt weergegeven na het klikken op het 'werknemers' icoon: Om een werknemer toe te voegen moet u eerst Voeg werknemer toe kiezen in de lijst. Vul daarna de naam in van deze werknemer en druk op de Voeg Toe knop. Vervolgens kan u de overige gegevens aanvullen. Opgelet: de wijzigingen worden niet automatisch bewaard, druk op de bewaarknop om alles te saven. Om een werknemer te verwijderen moet u deze eerst selecteren en vervolgens op de 'verwijder' knop drukken. Belangrijk: correcte instellingen zijn nodig voor automatisch plannen optie. Vervolgens kan u heel wat extra informatie omtrend deze werknemer invullen: Werknemer Info Hier kan u algemene informatie kwijt zoals personeelsnummer, contactinformatie,... Werk verdeling

51 Hier kan u onderandere aangeven hoeveel uur deze persoon moet werken, alsook of hij/zij mag ingepland worden op weekends en/of feestdagen. Bv wanneer u hier aangeeft dat een werknemer niet op weekends mag werken, maar tijdens het plannen toch een shift zou toekennen, dan zal ClockIt u hiervan op de hoogte brengen (via een melding in de Informatie Bar) Beschikbaarheid Hier kan u de beschikbaarheid van uw werknemer aangeven. Wanneer u een shift wilt toekennen dat buiten deze periode valt, dan zal ClockIt u hiervan op de hoogte brengen (via een melding in de Informatie Bar) Toekenbare Shifts

52 Hier kan u alle shifts aangeven die toekenbaar zijn aan deze werknemer. Wanneer u een shift zou toekennen die niet in deze lijst voorkomt, dan zal ClockIt u hiervan op de hoogte brengen (via een melding in de Informatie Bar). Deze lijst wordt tevens gebruikt als basis voor de autoplanner.

53 Instellingen - Shift Informatie Algemene Informatie Kies 'Creëer Nieuw' in de lijst om een nieuwe shift aan te maken. Vervolgens kan u de eigenschappen van deze shift invullen.» Shift Naam: Hier moet u de naam van de shift invullen. Deze naam kan maximum negen tekens bevatten en is na bewaren niet meer wijzigbaar.» Overige Informatie: Hier kan u (optioneel) wat meer kommentaar kwijt over deze shift.» Icoon : Kies een icoon uit de lijst die bij deze shift past.» Shift Kleur: Kies voor 'Standaard' wanneer u de kleur uit shift kleur instellingen wilt overnemen, of kies voor andere kleur om deze shift weer te geven in uw rooster.» Shift Informatie: Hier moet u aangeven wat de werktijd is van deze shift. Pauzes en lunches moeten (indien niet betaald) niet worden weergeven. U kan de shift in maximaal zeven periodes verdelen (= shift items). Het aanmaken van shift items kan eenvoudig met de muis en de 'ins' toets van uw toetsenbord. 1. Selecteer het startuur van de shift in de tijdslijn door erop te klikken :

54 2. Hou de muisknop ingedruk en sleep de aanwijzer tot aan het stopuur : 3. Druk vervolgens op de 'ins' toets op uw toetsenbord om het item aan te maken : Een item editeren kan mbv de muis (verplaasten, vergroten/verkleinen) of door er dubbel op te klikken en in het weergegeven scherm het start- en of eind uur aan te passen. Een shift hoeft niet te beginnen op het uur. Om een item te laten starten op bv het half uur, is het voldoende om de tijdsweergave aan te passen naar bv 30 minuten. Hierdoor wordt ganse tijdslijn met dit interval weergegeven, en kan u uw shifts per half uur plannen. Om een item de verwijderen is het voldoende deze te selecteren en op de 'del' knop van uw toetsenbord te drukken. Druk op de bewaar knop om uw shift op te slaan. Na afsluiten van het instellingen scherm (met bewaren) zal u uw nieuwe shift in de shiftlijst kunnen selecteren en toewijzen. Om een bestaande shift te editeren moet u deze eerst in de lijst selecteren. Vervolgens kan u alle gegevens (behalve de benaming) aanpassen. Druk ook hier op de bewaar knop om uw wijzigingen op te slaan.

55 Beschikbaarheid Hier kan u de frequentie aanpassen waarmee deze shift moet toegewezen worden (per dag). Oa. de autoplanner maakt van deze gegevens gebruikt om uw werknemers in te plannen.

56 Instellingen - Uurrooster Periode. Hier kan u de start en einddatum van uw uurrooster bepalen. Na het bewaren van de instellingen wordt uw rooster aangepast aan de nieuw gekozen periode. Let wel op: dit kan niet ongedaan gemaakt worden. U kan hier ook de eerste dag van de week meegeven. Dit geeft aan op welke dag de week moet beginnen (zaterdag, zondag of maandag) Merk op: De nieuwe start datum kan niet groter zijn dan de huidige einddatum van uw rooster. Indien u dit wenst kan u gebruik maken van de wizard om een nieuw rooster aan te maken.

57 Instellingen - Feestdagen Hier kan u uw feest/vakantie dagen beheren. U kan uw eigen feestdagen beheren door als regio 'custom' aan te duiden. Indien uw land in deze lijst voorkomt kan u hiervan gebruik maken. Hier zijn reeds een aantal officiële feestdagen in gedefinieerd. Indien uw land / regio niet in deze lijst voorkomt, dan kan u deze zelf aanmaken, of ons een sturen. Om een feestdag toe te voegen moet de naam van deze worden opgegeven. Druk daarna op de 'voeg toe' knop. Om een feestdag uit de lijst te verwijderen moet u deze selecteren en vervolgens op de verwijder knop drukken. Opmerking: Wijzigingen worden automatisch bewaard, ongeacht of u - bij afsluiten van het instellingen menu - de wijzigingen bewaard of niet.

58 Instellingen - Eigen Query. Hier kan u uw "Eigen Queries" beheren. Een eigen query is een verzameling van shifts die 'logisch' bij elkaar horen. bv. de query 'Ochtend' kan volgende shifts bevatten: shift1: van 6uur tot 14uur shift2: van 9uur tot 17uur Wanneer deze query wordt weergegeven, dan worden de shifts shift1 en shift2 als één aanzien en als één cijfer weergeven. In dit voorbeeld laat deze query toe om te weten hoeveel personeel beschikbaar is om bv 10 uur.

59 Instellingen - Uurrooster kleuren Hier kan u de kleurweergave van uw uurrooster aanpassen. Selecteer de gewenste kleur bij elk type dag en hoofding. U kan ook kleurbanden laten weergeven. Een kleurband verhoogt de leesbaarheid van uw rooster door bv elke andere lijn een kleur te geven. Hier kan u instellen hoeveel lijnen er tussen elke band moeten zijn alsook de bandkleur en niet-bandkleur. Zo kan u bevoorbeeld volgende uurroosters aanmaken :

60 Rooster Instellingen: Hoofdingen. Hier kan u de weer te geven hoofdingen van uw rooster instellen. Om een bepaalde hoofding weer te geven / te verbergen is het voldoende om de selectie van de betreffende hoofding aan / af te vinken. Een voorbeeld van hoe uw rooster er zal uitzien wordt rechts weergegeven. Het is ook mogelijk de tekst in de hoofding aan te passen van de jaarmaand en dag hoofding. Deze kunnen geselecteerd worden uit de lijst, of indien nodig zelf aangemaakt worden met de datum parameters (druk hiervoor op de?-knop boven de betreffende lijst).

61 Instellingen - Hoofdingen (werknemers) Hier kan u de weergave van uw werknemers aanpassen: Om de weer te geven naam aan te passen, kan u één van de definities selecteren in de lijst, of met behulp van de parameters uw eigen definitie aanmaken. Combinaties van achter-midden-en voornaam zijn mogelijk.

62 Instellingen - Query Kleuren Hier kan u de achtergrond kleuren instellen die moeten gebruikt worden om aan te geven dat een query cell aan een bepaald voorwaarde voldoet. Die voorwaarde wordt hier meegedefinieerd. Bovenstaand instellingen kunnen resutleren in onderstaand beeld : Hoe moet u de achtergrond kleuren instellen? Query: Klik hier om de query aan te geven waarvoor u voorwaarden wilt aanmaken Selectie I: Voor de Werknemer/Shift en Shift/Dag query kan u hier de shift instellen waarvoor de achtergrond van toepassing is. Voor De 'Eigen Query' moet u hier één van uw aangemaakte queries selecteren. Selection II: Voor de Shift/Dag en Eigen Query kan u hier een afdeling (indien van toepassing) meegeven. Voor de Werknemer/Shift query moet u een werknemer kiezen waarop de voorwaarden van toepassing zijn.

63 Waarde: Dit bevat twee zaken: links de operator : = Gelijk aan > Groter dan < Kleiner als In de tweede kolom moet u de waarde meegeven waarop de operator van toepassing is. Dit is deel één van uw formule. Alle cellen die voldoen aan deze voorwaarde zullen de geselecteerde achtergrond kleur krijgen. Tussen deel 1 en deel 2 van uw formule kan u een logische parameter meegeven: AND en OR (AND wil zeggen aan beide voorwaarden moet voldaan zijn. Or wil zeggen: aan één van beide voorwaarde moet minstens voldaan zijn) Bevoorbeeld: > 1 AND = 0 : Dit kan nooit voorvaalen: een waarde groter dan 1 kan nooit gelijk zijn aan 0 >1 OR=0 : Deze formule wordt toegepast op alle waarden behalve als de waarde gelijk is aan 1 > 3 and < 5 : Alle uitkomsten die gelijk zijn aan 4 krijgen de ingestelde achtergrondkleur Kleur: Hier kan u de achtergrond kleur kiezen die gebruikt wordt wanneer aan de formule voldaan is. De twee knoppen aan de rechterkant kunnen gebruikt worden om een rij te verwijderen (-) of om een rij te kopiëren (+) Om een lege rij toe te voegen kan u met de rechtmuisknop klikken en in het menu voor 'rij toevoegen' kiezen.

64 Instellingen - Backup. Deze optie laat toe om op vaste tijdsintervallen een backup te nemen van uw uurrooster. Druk op de activeer toets en geef vervolgens de directory mee waar de backup bestanden moeten bewaard worden alsook het tijdsinterval waarmee de backup moet genomen worden. De naam van dit backup bestand ziet er als volgt uit: [naam van het uurrooster] + [dag van de maand] + [_] + [maand] + [_] + [jaar] + [_] + [uur] + [_] + [minuut] + [second]

65 Setup Informatie Bar. Op deze pagina kan u selecties maken van meldingen die al-dan-niet moeten weergegeven worden in de Informatie Bar, onderaan het scherm (Indien u deze niet kan zien, kies in het optie menu voor "Toon Informatie Bar"). Met versie 1 van het ClockIt Help systeem kunnen volgende acties gelogged worden:» Shift acties: toekennen + controle of een toekenning geldig is.» Editeer acties: copy-past, ongedaan maken, snel toevoegen, vervangen» Bestand acties: open, bewaar, backup

66 Stuur ons een Indien u vragen hebt over ClockIt, of suggesties heeft voor nieuwe opties. Heb u een fout (bug) ontdekt? Stuur ons een mail door gebruik te maken van uw standaard programma, of online via onze website.

67 Uurrooster Afdrukken. Selecteer de cellen die u wilt afdrukken. In uw selectie hoeven niet alle dagen of alle werknemer vervat te zitten.(zie hieronder voor een voorbeeld). Indien u geen selectie gemaakt heeft, dan zal het volledige uurrooster afgedrukt worden.

68 Pagina Instellingen. In het menu Bestand > Pagina Instellingen krijgt u een overzicht van afdrukbare queries (enkel zichtbare queries kunnen afgedrukt worden). Na het selecteren van een query of uw schema verkrijgt u volgend scherm:: Hier kan u allerlei instellingen aanpassen met betrekking hoe uw rooster wordt afgedrukt op papier.

69 Query Afdrukken. In het menu Bestand > Print, krijgt u een overzicht van afdrukbare queries. (enkel zichtbare queries kunnen afgedrukt worden, de andere worden in het grijs weergegeven) Na het selecteren van een query krijgt u een voorbeeld van hoe het rapport er uit zal zien. Druk op de print knop om verder te gaan.

70 Stel een wachtwoord in. Met de bestandsbescherming kan u een paswoord instellen voor volledig en of lees toegang/ Om een paswoord aan uw uurrooster toe te voegen moet u in het menu Bestand > Beveiligen kiezen. Vervolgens wordt volgend scherm weergegeven: Om uw rooster te beveiligen dient u eerst aan te geven welke soort beveiliging u wilt instellen door het overeenkomde aan te vinken. Indien u geen beveiliging instelt, dan kan elke gebruiker het bestand openen. Bv wanneer iedereen het bestand mag lezen maar niet editeren, dan is het voldoende om enkel op de volledige toegang een wachtwoord in te stellen. Om een paswoord te verwijderen kan door de overeenkomde optie af te vinken.

71 Een wachtwoord beveiligd bestand openen. Om een bestand te openen dat met een wachtwoord beveiligd is... moet u het wachtwoord kennen! Volgend scherm wordt weergegeven bij het inladen van een beveiligd bestand: Hier zijn twee invul velden beschikbaar: Volledige toegang: dit laat toe om uw wijzigingen op te slaan Lees toegang: u mag dit document niet editeren, enkel bekijken. Vul het overeenkomende paswoord in. Indien juist, dan zal de knop ernaast oplichten. Zolang een verkeerd paswoord is ingevuld, blijft de figuur grijs.

72 Automatisch Plannen. Belangrijk :» Selecteer de te auto plannen periode alvorens beginnen!» Indien u enkele shift toekenningen binnen de geselecteerde periode niet wil laten herplannen, maak dan gebruik van de 'slot' toetsen :» Om goede resultaten te verkrijgen bij het auto plannen is het belangrijk om de werknemer en shift informatie zo volledig mogelijk in te vullen. Zo zal bij het niet invullen van 'toekenbare shifts' de autoplanner niet in staat zijn om uw werknemers te plannen. (Voor meer info, zie Shifts en Werknemers. Klik hieronder voor meer informatie over de mogelijkheden zijn van de huidige autoplanner versies: Klik hier om meer te weten te komen over auto planner versie 1. Klik hier om meer te weten te komen over auto planner versie 2.

73 Automatisch Plannen Versie 1.0 Versie 1.0 van de autoplanner bevat een zelfstandig planningssysteem voor uw werknemers met volgende kenmerken : Eénmalige itteratie per dag en werknemer. Weekend en Vakantiedagen worden in rekening gebracht.

74 Automatisch Plannen Versie 2.0 Versie 2.0 van de autoplanner bevat aanpasbare instellingen & meerdere verwerkings intervallen Eerst enkel zaken die u moet weten wanneer u gebruik maakt van deze autoplanner versie: Bij het plannen van een bepaalde periode, zal ClockIt deze periode steeds in weken verdelen en op basis van deze weken de planning doorvoeren. Er zijn twe mogelijkheden. Ofwel start uw selectie op de eerste dag van de week, ofwel ergens in de week. In het eerste geval, zal ClockIt kijken naar shift toekenningen in de week ervoor, in het tweede geval zal ClockIt de shifts die ingepland zijn op de dagen vanaf de eerste dag van de week tot de dag voor uw selectie in rekening brengen. Beginnen met de autoplannen op een leeg uurrooster, bij default settings, zal een leeg uurrooster als gevolg hebben. Om dit te vermijden: stel de teller "hoeveel keer een shift moet voorkomen" op nul. Om te beginnen, selecteer 'Gebruik AutoPlanner versie 2' Vul vervolgens de opties aan (indien nodig) : Indien een werknemer in dag-nacht ploeg werkt, gebruik dan shifts met een Min startuur verschil van... Dit is enkel nodig indien u werknemers wilt plannen die in een dag-nacht ploegensysteem werken. Alle beschikbare shifts voor de in te plannen dag & werknemer worden vergeleken met deze in de dagen ervoor. Indien het uurverschil hoger (of gelijk aan) de ingegeven waarde, dan zal de shift toegekend worden. (Om gebruik te maken van dit ploegensysteem moet dit worden aangegeven bij de werknemer info (instellingen) tabblad 'werkverdeling'). Indien een werknemer in ochtend-avond ploeg werkt, gebruik dan shifts met een Min startuur verschil van... Deze optie is gelijkaardig aan deze hierboven, maar geldt enkel voor de werknemers die in een ochtend-avond shift werken.alle beschikbare shifts voor de in te plannen dag & werknemer worden vergeleken met deze in de dagen ervoor. Indien het uurverschil hoger (of gelijk aan) de ingegeven