GREEN ARCHIVING Digitale archivering en het milieu

Transcriptie

1 GREEN ARCHIVING Digitale archivering en het milieu Nikki Smit // Student # // nsmitters@gmail.com Bachelorscriptie Cultureel Erfgoed & Archivistiek B Hoofdbegeleider: Dr. Geert-Jan van Bussel Begeleider: Els van den Bent // Reinwardt Academie // Amsterdam

2

3 Management summary The explosively growing mass of information is putting great pressure on the information and archiving systems. They can barely process the enormous amount of information. The negative effects from the growth of digital information impede the accomplishment of the responsibilities within an archiving system. One of these negative effects are the harmful effects to the environment. This environmental problem is cited in the special research group Digital Archiving & Compliance at the Hogeschool van Amsterdam, School of Design and Communication. Green Archiving focusses on the environmental problem of the digital information storage. The necessity of realizing the method of Green Archiving takes the central part in this research. Because Green Archiving is a new subject within the information management sector, this research is also meant as an introduction to the new method. For the realisation of Green Archiving the are three necessary parts to be named: 1. Green Computing: the opportunities of climate neutral storage of digital information. 2. Information- alignment: the designation of functional responsibility for the archiving of information and the designation of the storage level. 3. The method of appraisal, selection and destruction: the actual insertion and implementation. Integration of knowledge between archival science, information science and information technology is essential. This research has looked for the possibility of adding green and durable aspects to the information value chain. The research answers to the question how the method of appraisal, selection and destruction can actually be inserted and implemented in the digital setting. The main problem to be solved in this research is the following: How can archival knowledge on the domain of appraisal, selection and destruction, be applied to limit the explosive growth of digital government information and contribute to the reduction of environmental harm? 3

4 In order to obtain the answer to this problem, the following six sub questions have been used as a guide for the research: 1. What is the current impact on the environment of the explosive growth of the digital government information? 2. What is Green Computing and what is the necessity of it? 3. Can the Environmental Pillar be applied to digital goverment information? 4. What is the current method of appraisal, selection and destruction of digital government information 5. What is the goal of the method of Green Archiving? What archival knowledge on the area of appraisal, selection and destruction can contribute to Green Computing and hereby make Green Archiving possible? 6. How can Green Archiving be generalized in a way that the government organisations become aware of its necessity and will be able to apply it. The main goal of this research is to create awareness within the archives of the necessity of Green Archiving. The following goal is to generalize the different parts of Green Archiving in a manner so they will be applied. Eventually the goal is achive a entirely compliant governement. The problem and goal of this research have been accomplished through literature and qualitative research. The literature research involved different online articles. Through the literature research the answers to the first three sub questions have been given in the first three chapters of the research. Here the current situation around the growth of digital information and the environmental problems have become clear. The findings from the literature research are used and tested during the qualitative research. The qualitative research consisted of eight conversations held with experts from the field. Through these conversations the current situation around the appraisal, selection and destruction is displayed. This gives the answers to the last three subquestions in the last three chapters. For a practical review a small case study was performed at the Nederlandse Muziek Instituut and a seminar was followed at the cybercenter of KPN in Almere. The findings of the quality and practical research have shown what the biggest problems and solutions are for the realisation of Green Archiving. 4

5 The results from the different sub questions have led to the following answer on the main problem of the research: For a broad-based acceptance and realisation of Green Archiving by the government there are measures to be made to solve the organizational and technological problems of digital destruction. On organizational level the awareness of its necessity is missing. On technological level there are far more possibilities than the government can handle at the moment. These measures come together in the so model of the case system. The model needs to be applied on a central level within the governmental environment of implementation and control. Though information-alignment within the model it is possible to create a system of automatic selection and destruction. This makes it possible to realise checked destruction so that only information of value will stay stored. This will lead to the reduction of the explosive growth of stored digital information. Together with the initiatives from Green Computiing the harmful effects on the environment can be limited. This research brings added value to the existing discussions on the problems around the digital information infrastructure of the government organizations. The results from this research give an exploratory representation of the problems and solutions around Green Archiving. During the research some contradiction has arisen on certain subjects. These contradictions can be of value for future discussions or research. By doing so eventually the taboos that are stuck on digital destruction should finally be broken and the method of Green Archiving can be realised. When this is reached, the goals of this research are achieved. 5

6 Managementsamenvatting De explosief groeiende informatiemassa legt een steeds grotere druk op informatie-en archiveringssytemen. Zij kunnen de enorme massa aan informatie nauwelijks meer verwerken. De negatieve gevolgen van de groei aan digitale informatie bemoeilijken het afleggen van verantwoording binnen organisaties. Een van deze negatieve gevolgen zijn de schadelijke milieueffecten. Dit milieuprobleem wordt onderzocht binnen het bijzondere lectoraat Digital Archiving & Compliance aan de Hogeschool van Amsterdam, Media Creatie en Informatie. Green Archiving richt zich op op milieuproblematiek van (digitale) informatieopslag. In dit onderzoek heeft het belang van de realisatie van een methodiek van Green Archiving centraal gestaan, vooral met betrekking tot digitale informatie. Omdat Green Archiving een nieuw onderwerp is binnen de informatiebeheersector dient dit onderzoek tevens als introductie op de nieuwe methodiek. Voor het realiseren van Green Archiving zijn drie verschillende onderdelen nodig: 1. Green Computing: de mogelijkheden van klimaatneutrale opslag van digitale informatie. 2. Informatie-afstemming: het vastleggen van de functionele verantwoording voor de archivering van informatie en het aanwijzen van het bewaarniveau. 3. De methodiek van waardering, selectie en vernietiging: daadwerkelijk inzetten en uitvoeren. Kennisintegratie tussen archivistiek, informatiekunde en informatietechnologie is hierbij essentieel. In dit onderzoek is gekeken naar de mogelijkheid om groene en duurzame aspecten toe te voegen aan de informatiewaardeketen. Het onderzoek geeft antwoord op de vraag hoe de methodiek van waardering, selectie en vernietiging daadwerkelijk ingezet en uitgevoerd kan worden in de digitale omgeving. Hierbij is de volgende probleemstelling gehanteerd: Hoe kan archivistische kennis op het gebied van waardering, selectie en vernietiging, toegepast worden om de explosieve groei van digitale overheidsinformatie te beperken en een bijdrage leveren aan het terugbrengen van de schade aan het milieu? Om antwoord te verkrijgen op de probleemstelling is gebruik gemaakt van de volgende zes deelvragen: 1. Wat is de huidige impact op het milieu van de explosieve groei van opgeslagen digitale overheidsinformatie? 2. Wat is Green Computing en wat is hier de noodzaak van? 6

7 3. Kan de Environmental Pillar toegepast worden op digitale overheidsinformatie? 4. Wat is de huidige methodiek van waardering, selectie en vernietiging van digitale overheidsinformatie? 5. Wat houdt de Green Archiving methodiek precies in? Welke archivistische kennis op het gebied van waardering, selectie en vernieitiging kan een bijdrage leveren aan Green Computing en hiermee Green Archiving mogelijk maken? 6. Hoe kan Green Archiving zo worden veralgemenisererd dat overheidsorganisaties zich bewust worden van het belang ervan en deze ook gaan toepassen? Het doel van dit onderzoek is ten eerste om bewustwording te creëren bij erfgoedinstellingen zoals archiefdiensten, van het belang van Green Archiving. Vervolgens is het doel om de onderdelen van Green Archiving zo te veralgemeniseren dat deze ook toegepast kunnen worden. De probleem- en onderzoeksdoelstelling zijn met behulp van literatuuronderzoek en kwalitatief onderzoek tot stand gebracht. Het literatuuronderzoek is verricht aan de hand van verschillende online artikelen. Door middel van het literatuuronderzoek is in de eerste drie hoofdstukken antwoord gegeven op de eerste drie deelvragen. Hiermee is de huidige situatie rondom de groei van digitale informatie en het milieuproblematiek duidelijk geworden. De bevindingen uit het literatuuronderzoek zijn gebruikt en getoetst tijdens het kwalitatief onderzoek. Het kwalitatief onderzoek bestond uit een achttal gesprekken met experts uit de praktijk. Door middel van de gesprekken is de huidige situatie rondom de methodiek van waardering, selectie en vernietiging in de digitale omgeving in kaart gebracht. Hiermee worden de laatste drie deelvragen in de laatste drie hoofdstukken beantwoord. Voor praktische toetsing van Green Archiving is een kleine casus uitgevoerd bij het Nederlands Muziek Instituut en is een seminar gevolgd bij het cybercenter van KPN in Almere. Hieruit is gebleken wat de grootste problemen en oplossingen zijn voor het realiseren van Green Archiving. 7

8 De bevindingen die tot stand zijn gekomen door het beantwoorden van de deelvragen hebben tot het volgende antwoord op de probleemstelling geleid: Voor een breedgedragen acceptatie en realisatie van Green Archiving door de overheid dienen er maatregelen genomen te worden om de organisatorische en technologische problemen van digitale archivering (en vooral van waardering, selectie en vernietiging) te verhelpen. Organisatorisch ontbreekt het bewustzijn van het belang hiervan. Technologisch is er veel meer mogelijk dan de overheid momenteel doet. Deze maatregelen komen samen in het model van het zaaksyteem. Op centraal niveau dient het model toegepast te worden binnen de omgeving van de uitvoering en inspectie van de overheid. Door middel van informatie-afstemming kan binnen het model een systematiek van (automatische) selectie en vernietiging ontwikkeld worden. Hierdoor wordt het mogelijk om gecontroleerd te vernietigen en blijft alleen informatie van waarde opgeslagen. Dit zal leiden tot het terugdringen van de groei in de opslag van digitale informatie. Samen met de initiatieven van Green Computing kan hiermee de schadelijke gevolgen van digitale informatieopslag beperkt worden. Dit onderzoek brengt toegevoegde waarde aan de bestaande discussies over de problemen rondom de digitale informatiehuishouding van de overheid. De resultaten van het onderzoek geven een verkennend beeld van de problemen en oplossingen rondom Green Archiving. Tijdens dit onderzoek is over een aantal kwesties tegenspraak ontstaan. Hier kunnen in de toekomst verdere interessante discussies of vervolgonderzoek uit ontstaan. Deze discussies moeten er uiteindelijk toe leiden dat de taboes rondom digitale vernietiging worden doorbroken en de methodiek van Green Archiving vorm en leven krijgt in de praktijk. Wanneer dit gebeurd, heeft dit onderzoek zijn doel bereikt. 8

9 Voorwoord In dit adviesrapport is de uitwerking te vinden van het onderzoek naar Green Archiving; digitale archivering en het milieu. Het onderzoek is uitgevoerd in het kader van het bijzondere lectoraat Digital Archiving & Compliance aan de Hogeschool van Amsterdam, Media Creatie en Informatie. Het rapport is samengesteld door Nikki Smit, student Cultureel Erfgoed aan de Reinwardt Academie te Amsterdam. Het afstudeeronderzoek heeft een archivistisch onderwerp wegens het volgen van de minor Archieven en de keuze om het diploma Archivistiek B te behalen. Het onderzoek is bedoeld voor: IT-Specialisten, mensen van de Documentaire Informatie Voorziening, ambtenaren bij de uitvoering en inspectie, archivarissen en andere informatiebeheerders in het algemeen, onderzoekers en andere belanghebbenden of geïnteresseerden. Graag wil ik een aantal mensen bedanken voor hun bijdrage tijdens dit afstudeeronderzoek. Allereerst gaat mijn dank uit naar mijn scriptiebegeleider Geert-Jan van Bussel. Door zijn enthousiasme, kennis en tijd heb ik inzicht en overtuiging gekregen in het belang van Green Archiving. Ook Els van den Bent wil ik bedanken voor de tijd die ze genomen heeft om mij te begeleiden. De kritische blik van mijn twee begeleiders hebben dit onderzoek op het juiste pad gehouden. Daarnaast wil mijn dank betuigen aan mijn bijzondere gesprekspartners: Steph Scholten, Hans Waalwijk, Hans Timmerman, Charles Jeurgens, Stan Bosch, Rienk Jonker, Paul Osseweijer en Erik Samaan. De kennis en innovatieve ideeën die zij met mij hebben gedeeld vormen de kern van dit onderzoek. Als laatste wil ik nog een speciale dank geven aan mijn eigen kennissenkring die mij tijdens het onderzoek heeft geholpen: Teun Schoemaker, Fred Smit, Rita Molenaar voor hun redactionele ondersteuning en Emma Olanders voor het grafisch ontwerp en productie van het onderzoeksrapport. Zonder allen was dit onderzoek niet mogelijk geweest, mijn dank is groot! 9

10 10

11 Inhoudsopgave Inleiding 13 Aanleiding 15 Kader en thema van het onderzoek 16 Probleemstelling en deelvragen 17 Onderzoeksdoelstelling en methodiek 17 Verantwoording kwalitatief onderzoek Groei van digitale informatie Huidige hoeveelheid digitaal archief De digitale wereld Gedigitaliseerd erfgoed binnen Europa en Nederland De Nederlandse archiefvormers en born-digital archief Impact op milieu Datacenters en hun dirty secrets Slot Green Computing Sustainism is the new modernism Nederlandse archiefdiensten Bestaande apparatuur Nieuwe apparatuur Computerindustrie Datacenters Duurzame energie De vooruitzichten Slot Museale discoursen over een duurzame archiefsector Museale discours over duurzaamheid Museale discours over afstoting De acceptatie van afstoting door discours over duurzaamheid Verandering in het museale paradigma Waardebepaling van collecties De belemmeringen en vooruitzichten Slot Omgang met digitale informatie in de archiefsector; theorie en praktijk Objecten van waardering, selectie en verwijdering Organisatorische aspecten Technologische aspecten Casus NMI Slot 64

12 5. Green Archiving methodiek Introductie Green Archiving Green Computing Duurzame archiefopslag met tape Derde industriële revolutie Informatie-afstemming Waardering, Selectie en Verwijdering Slot Bewustmaking en toepassing Bewustmaking overheid Veralgemeniseren van Green Archiving Technologische toepassingen Archivistische toepassingen Slot 89 Conclusie 91 Discussie 95 Reflectie 96 Bronnen 97 Bijlagen 103 Bijlage I: KPN bespaarmeter 105 Bijlage II: Ultrium LTO tape 106 Bijlage III: Bewaarniveau en hulpadministraties 107 Bijlage IV: Model specificatie te vernietigen archiefbescheiden 108 Bijlage V: Relatie catalogus typen 109

13 INLEIDING

14

15 Inleiding Aanleiding Met de komst van het internet en de digitale mogelijkheden die hierdoor zijn ontstaan is er veel veranderd voor de informatiebeheersector. De explosief groeiende informatiemassa legt een steeds grotere druk op informatie-en archiveringssytemen. Zij kunnen de enorme massa aan informatie nauwelijks meer verwerken. De negatieve gevolgen van de groei aan digitale informatie bemoeilijken het afleggen van verantwoording binnen organisaties. Een van deze negatieve gevolgen is de schadelijke milieueffecten. Green Archiving richt zich op deze milieuproblematiek. Vanuit de informatietechnologie is Green Computing ontstaan; initiatieven voor groener energieverbruik. Deze initiatieven kunnen aangevuld worden met archivistische kennis op het gebied van waardering, selectie en vernietiging. Kennisintegratie tussen archivistiek, informatiekunde en informatietechnologie is hierbij essentieel. Bij archiefbeheerders is er niet of nauwelijks bewustzijn aanwezig dat het opslaan en archiveren van digitale informatie effect heeft op het milieu; wel aanwezig is het besef van het belang van waardering, selectie en vernietiging. Bij de archiefvormers is het vernietigingsproces wel bekend, maar desondanks zijn ze zich niet bewust van het belang van het saneren van informatie. Hier ligt een probleem. De explosief groeiende digitale informatie wordt nauwelijks meegenomen in vernietigingsprocessen. Daarnaast zijn vele erfgoedinstellingen druk bezig hun cultureel erfgoed te digitaliseren. Aangezien dit materiaal allemaal bewaard moet blijven, zijn er geen mogelijkheden om deze informatiemassa te reduceren. Overwegingen vanuit milieubewustzijn spelen bij deze digitaliseringsprocessen geen enkele rol van betekenis. Met dit onderzoek wordt gekeken naar de mogelijkheid om groene en duurzame aspecten toe te voegen aan de informatiewaardeketen. Het onderzoek geeft antwoord op de vraag hoe de methodiek van waardering, selectie en vernietiging daadwerkelijk ingezet en uitgevoerd kan worden in de digitale omgeving. 15

16 Kader en thema van het onderzoek Het onderzoek is uitgevoerd in het kader van het bijzondere lectoraat Digital Archiving & Compliance aan de Hogeschool van Amsterdam, Media Creatie en Informatie. Green Archiving is een thema op het programma van dit bijzondere lectoraat waar Geert-Jan van Bussel lector van is. 1 Digital archiving (Boudrez, Dekeyser, Dumortie 2005) richt zich op het ontstaan, de bewerking de terugvindbaarheid en het behoud van informatie in de volledige bestaanscylcus daarvan en wordt sterk bepaald door eisen van compliance. Compliance wil de naleving van wet- en (interne en externe) regelgeving, normen en richtlijnen aantonen, zodat verantwoording afgelegd kan worden aan legitieme fora en bewijs geleverd kan worden van rechten en plichten voor de uitvoering van bedrijfsprocessen, voor het verrichten van taken, voor het verantwoorden van handelingen in organisaties, voor het afleggen van maatschappelijke verantwoording en voor het behouden van cultuurhistorisch erfgoed. De betrouwbaarheid van informatie is daarvoor essentieel (Van Bussel, Ector 2009). 2 Green Archiving is een nieuw thema binnen de erfgoedsector en in het bijzonder bij archiefdiensten. Met Green Archiving wordt de informatiewaardeketen gebruikt om de hoeveelheid opgeslagen digitale informatie terug te brengen. Hierbij wordt gestreefd om alleen dategene op te slaan wat van waarde is. Wanneer de opslag van uitsluitend waardevolle informatie is gerealiseerd wordt de schade tot het milieu beperkt. Tegelijkertijd kunnen organisaties op een eenvoudiger wijze verantwoording afleggen van hun handelen. Dit maakt Green Archiving een cruciaal thema van Digital Archiving & Compliance. Voor het realiseren van Green Archiving zijn drie verschillende onderdelen nodig: 1. Green Computing: de mogelijkheden van klimaatneutrale opslag van digitale informatie. 2. Informatie-afstemming: het vastleggen van de functionele verantwoording voor de archivering van informatie en het aanwijzen van het bewaarniveau. 3. De methodiek van waardering, selectie en vernietiging: daadwerkelijk inzetten en uitvoeren. 1 Bussel. Archiving: 5. 2 Bussel. De gewoonste: 1. 16

17 Probleemstelling en deelvragen Met dit onderzoek wordt in kaart gebracht wat de mogelijkheden zijn om groene elementen toe te voegen aan de informatiewaardeketen. Hierbij is de volgende probleemstelling gehanteerd: Hoe kan archivistische kennis op het gebied van waardering, selectie en vernietiging, toegepast worden om de explosieve groei van digitale overheidsinformatie te beperken en een bijdrage leveren aan het terugbrengen van de schade aan het milieu? Om antwoord te verkrijgen op de probleemstelling is gebruik gemaakt van de volgende zes deelvragen: 1. Wat is de huidige impact op het milieu van de explosieve groei van opgeslagen digitale overheidsinformatie? 2. Wat is Green Computing en wat is hier de noodzaak van? 3. Kan de Environmental Pillar toegepast worden op digitale overheidsinformatie? 4. Wat is de huidige methodiek van waardering, selectie en vernietiging van digitale overheidsinformatie? 5. Wat houdt de Green Archiving methodiek precies in? Welke archivistische kennis op het gebied van waardering, selectie en vernietiging kan een bijdrage leveren aan Green Computing en hiermee Green Archiving mogelijk maken? 6. Hoe kan Green Archiving zo worden veralgemeniseerd dat de overheidsorganisaties zich bewust worden van het belang ervan en deze ook gaan toepassen? Onderzoeksdoelstelling en methodiek Het doel van dit onderzoek is ten eerste om bewustwording te creëren bij de erfgoedinstellingen (zoals archiefdiensten) van het belang van Green Archiving. Vervolgens is het doel om de onderdelen van Green Archiving zo te veralgemeniseren dat deze ook toegepast kunnen worden. De resultaten van het onderzoek kunnen als een handleiding gebruikt worden voor het terugbrengen van de opgeslagen informatiemassa en hiermee de milieueffecten beperken. 17

18 De onderzoeksdoelstelling is met behulp van literatuuronderzoek en kwalitatief onderzoek tot stand gebracht. Het literatuuronderzoek is verricht aan de hand van verschillende online artikelen. Omdat Green Archiving een nieuw onderwerp is, bestaan hierover nog geen handboeken of voltooide wetenschappelijke studies. Door middel van het literatuuronderzoek is in de eerste drie hoofdstukken antwoord gegeven op de eerste drie deelvragen. Hiermee is de huidige situatie rondom de groei van de digitale informatie en het milieuproblematiek duidelijk geworden. De bevindingen uit het literatuuronderzoek zijn gebruikt en getoetst door het verrichten van kwalitatief onderzoek. Het kwalitatief onderzoek bestond uit een achttal gesprekken met experts uit de praktijk. De laatste drie deelvragen worden hier in de laatste drie hoofdstukken beantwoord.door middel van de gesprekken is de huidige situatie rondom de methodiek van waardering, selectie en vernietiging in de digitale omgeving in kaart gebracht. Hieruit is gebleken wat de grootste problemen en oplossingen zijn voor het realiseren van Green Archiving. Verantwoording kwalitatief onderzoek De keuze voor kwalitatief onderzoek is gemaakt omdat het via deze methode mogelijk is om gemakkelijk en snel aan waardevolle informatie te komen met de mogelijkheid om door te vragen. Een andere argument is dat Green Archiving een nieuw onderwerp is. Hiervoor is ruimte en tijd nodig om het onderwerp toe te lichten. Een persoonlijk gesprek is hier het meest geschikt voor. De gesprekken zijn gevoerd met een achttal experts uit verschillende beroepsvelden. De deskundigen zijn gekozen wegens hun expertise en innovatieve ideeën met betrekking tot drie verschillende gebieden waarbinnen mijn onderzoek zich afspeelt. Deze gebieden zijn de erfgoedsector, de archiefsector en de sector van de IT industrie. Hieronder volgt per gebied een korte toelichting op degene waarmee gesproken is en argumentatie van gemaakte keuzes. Erfgoed De archiefdiensten maken deel uit van de erfgoedsector in zijn geheel. Hiervoor heb ik Steph Scholten gesproken, directeur van Erfgoed Universiteit van Amsterdam. Tevens maakte hij deel uit van de commissie voor het opstellen van Leidraad voor het Afstoten van Museale Objecten. Het doel van het gesprek was om de museale discours van afstoten te vergelijken met archiefvernietiging. Tevens werd duurzaamheid als plicht van de erfgoedsector besproken. 18

19 Archief Met betrekking tot de archiefsector is gesproken met Hans Waalwijk, Charles Jeurgens en Rienk Jonker. Hans Waalwijk is werkzaam bij de Archiefschool en Hogeschool van Amsterdam. Charles Jeurgens is zowel werkzaam bij de Leidse Universiteit als hoogleraar Archivistiek als bij de UvA als universitair docent Archivistiek. Hij is ook betrokken geweest bij de commissie waardering en selectie, die het rapport Gewaardeerd verleden heeft gepubliceerd. Rienk Jonker is informatieadviseur en gemeentearchivaris bij de gemeente Leeuwarden. Hij zit in een aantal projecten van Leeuwarden Digitaal, die als doel hebben dat de gemeente Leeuwarden volledig digitaal gaat werken. Uit de gesprekken is gebleken wat de huidige methode van waardering, selectie en vernietiging is in de digitale praktijk en welke verbeteringen hier in moeten worden aangebracht. De verschillende manieren voor de bewustwording van het belang en toepassing van Green Archiving zijn ook besproken. IT industrie Door de digitalisering van informatie wordt de archiefsector steeds meer informatietechnologisch van aard. Hiervover zijn gesprekken gevoerd met Hans Timmerman, Stan Bosch, Paul Osseweijer en Erik Samaan. Hans Timmerman is Chief Technology Officer bij EMC Nederland. EMC houdt zich onder andere bezig met cloud computing en big-data. Stan Bosch is werkzaam als consultant bij HP. Hij houdt zich bezig met informatiemanagement in de breedste zin, ook op het gebied van archivering en records management. Paul Osseweijer is verantwoordelijk voor de IT-beheer bij het Nederlands Muziek Instituut. Erik Samaan is projectleider bij het project Digitaal Werken Rijksoverheid. Het DWR-project werkt aan een rijksbreed archiveringsysteem. Het doel van deze gesprekken was om een beeld te krijgen van wat de technologische mogelijkheden zijn voor het realiseren van Green Archiving. Gehanteerde methodiek voor gesprekken Voorafgaand aan ieder gesprek is een lijst opgesteld van vragen. Deze waren voor ieder gesprek weer anders, afhankelijk van de persoon en de verkregen informatie uit voorgaande gesprekken. Het gesprek begon altijd met een introductie op Green Archiving. Vervolgens werd gevraagd wat de eerste gedachte en mening was van de Green Archiving methodiek. Vervolgens zijn vragen gesteld om antwoord te krijgen op de laatste drie deelvragen van het onderzoek. De gesprekken zijn opgenomen en vervolgens getranscribeerd. Alle gebruikte uitspraken in de hoofdstukken zijn direct afkomstig uit de gesprekken. De audio-opnames en transcripties van de gesprekken zijn op aanvraag verkrijgbaar. 19

20 20

21 1 GROEI VAN DIGITALE INFORMATIE

22

23 1. Groei van digitale informatie De hoeveelheid digitale informatie in onze informatiemaatschappij neemt ieder jaar explosief toe. Op steeds meer terreinen van de samenleving ontstaat digitalisering van processen en informatie. Op het terrein van cultureel erfgoed is digitaal erfgoed ontstaan. Voor de archiefdiensten betekent dit digitaal archief. Het is niet makkelijk om concrete cijfers te verkrijgen van de huidige hoeveelheid digitaal archief. Men moet namelijk kijken naar zowel de informatie die ontstaat bij de archiefvormers als het archief dat is overgebracht naar archiefbewaarplaatsen voor eeuwige bewaring en dus erfgoed is geworden. Om toch een beeld te geven wordt gekeken naar drie onderzoeken op drie verschillende niveaus. Het eerste niveau is de digitale wereld. Hierna volgen de gegevens van archiefbewaarplaatsen in Europa en Nederland. Als derde wordt gekeken naar Nederlandse overheid als archiefvormer en de ontwikkeling van born-digital erfgoed. Na het in kaart brengen van de hoeveelheid digitale informatie wordt stilgestaan bij de schadelijke gevolgen voor het milieu. Het zijn met name de datacenters waar het risico op vervuilende praktijken het grootst is. 1.1 Huidige hoeveelheid digitaal archief De huidige hoeveelheid digitaal archief binnen de archiefdiensten is niet gemakkelijk in kaart te brengen. Ondanks dat de instellingen volop aan het digitaliseren zijn, kunnen zij nog niet allemaal met concrete cijfers komen. Een reden hiervoor is dat digitaal archief op verschillende manieren tot stand komt, waardoor het onduidelijk is wat digitaal archief precies is. De term digitaal archief verdient daarom nog nader toegelicht te worden aan de hand van de definitie van digitaal erfgoed uit het ABC-DE-woordenboek uitgegeven door Digitaal Erfgoed Nederland. 3 Digitaal erfgoed is de digitale verschijningsvorm van cultureel erfgoed. Hierin zijn drie vormen te onderscheiden: Digitale informatie over erfgoed, bijvoorbeeld beschrijving, detailfoto s of digitale reconstructies van het erfgoedobject. De informatie wordt meestal in een geordende vorm (bijvoorbeeld in een database) beschikbaar gesteld. Gedigitaliseerd erfgoed: erfgoed dat van origine niet digitaal is, maar waarvan een digitale reproductie is gemaakt. Born-digital erfgoed: erfgoed dat van origine al digitaal is, zoals elektronische archieven, digitale kunst of foto s die met een digitale camera zijn gemaakt. 3 Stichting DEN 2008:

24 Om voor dit onderzoek een compleet beeld te verkrijgen van cijfers over digitaal archief is gekeken naar onderzoek dat zowel gegevens bevat van archiefbewaarplaatsen als archiefvormers. Archiefbewaarplaatsen zijn in een hoog tempo hun materiaal aan het digitaliseren tot gedigitaliseerd erfgoed. Archiefvormers binnen de Nederlandse overheid dragen steeds meer born-digital archieven over. Dit levert een dubbele infrastructuur van informatieopslag. Voordat deze twee kanten van de archiefsector worden behandeld volgen eerst enkele cijfers over de digitale wereld De digitale wereld In 2011 heeft het Interntaional Data Corporation, gesponsord door het EMC, het rapport Digital Universe uitgebracht met cijfers over de hoeveelheid digitale informatie, die er wereldwijd is. Volgens het onderzoek was er in 2011 een totaal aan 1.8 zetabytes aan digitale informatie. Deze hoeveelheid staat gelijk aan 500 quadriljoen (10 15 ) bestanden. De voorspelling is dat in 2015 de teller van digitale informatie de 7,9 zetabyte zal bereiken. Voor de komende tien jaar wordt verwacht dat de hoeveelheid bestanden 75 keer zal verdubbelen. De beschikbare informatietechnologen met de taak die informatie te beheren zal slechts 1,5 keer verdubbelen. Hierdoor zal er waarschijnlijk een enorme achterstand in het beheer ontstaan. Er gaat veel geld om in de digitale wereld. Sinds 2005 is 4 miljard dollar geïnvesteerd in het creëren, beheren en opslaan van informatie in het Digital Universe. Het gaat om een onvoorstelbare hoeveelheid informatie en zal enorm veel energie gaan kosten om zelfs maar een fractie ervan in stand te houden. Verwacht wordt dat van de 7910 exabytes aan digitale informatie in 2015 minstens 20% ondersteund wordt door Cloud Computing Gedigitaliseerd erfgoed binnen Europa en Nederland De eerste gegevens van Europa In 2009 verscheen het onderzoeksrapport NUMERIC door de Chartered Institute of Public Finance and Accountancy in opdracht van de Europese Commissie. Doelstelling van het onderzoek was om een statistische kader te ontwikkelen waarmee de vooruitgang in het digitaliseren van cultureel materiaal en informatie gemeten kan worden. Het onderzoek heeft plaatsgevonden tussen mei 2007 en mei 2009 en was het eerste in zijn soort. Nog nooit eerder was er onderzoek gedaan naar dergelijke gegevens op Europees niveau. Voor het onderzoek werd een selectie gemaakt van Europese culturele instellingen die collecties beheren, die van significante waarde zijn voor het nationale culturele erfgoed. Uiteindelijk was de respons een representatieve mix van 788 archiefdiensten, musea, bibliotheken en audiovisuele 4 International Data Corporation The Digital Universe study infographic. 24