Handleiding ledenadministratie NVVH kantoor

Transcriptie

1 Handleiding ledenadministratie NVVH kantoor versie oktober 2014 Inleiding U kunt via internet de gegevens van de leden van uw vereniging bijhouden. In deze handleiding staan de mogelijkheden beschreven. Inloggen Om te kunnen werken in de administratie van uw vereniging gaat u naar het internetadres: Vergeet niet de s achter https te zetten! Deze s staat voor secure (veilig) en dat betekent dat de data bij het versturen automatisch worden versleuteld ter beveiliging. Er komt nu een inlogscherm in beeld met een invoerveld voor uw gebruikersnaam en wachtwoord. Deze code is door Digisites aan het kantoor verstrekt. Indien u dit niet meer heeft of vragen heeft of als er sprake is van een (vermeende) storing kunt u contact opnemen met Digisites. Afbeelding: inlogscherm Typ vervolgens het woord op het plaatje over in het invoervakje rechts van dit plaatje. Klik tot besluit op de grijze knop om in te loggen. Ledenlijst en selectie van leden bekijken. Nadat u bent ingelogd ziet u automatisch het selectiescherm om te zoeken in het bestand van leden van uw vereniging. Zoekt u een specifiek lid, dan kunt u ook de naam invullen in het invoervlak rechts onder de tekst Zoeken. Klik na het invoeren van dit veld op deze tekst Zoeken. 1

2 Afbeelding: startpgina met selectiescherm: stel de zoekcriteria in ( minimaal 1 en maximaal 5) voor het vinden van leden die voldoen aan de criteria of klik op de knop Lijst voor de complete lijst leden Afbeelding: overzichtslijst leden Let op: na het inloggen start het systeem niet automatisch op met het tonen van de lijst van alle leden. Hiervoor moet op de knop met de tekst Lijst worden geklikt. De reden is dat als het systeem automatisch zou opstarten met de complete ledenlijst er moet worden gewacht op het ophalen van alle ledengegevens. Als een internetverbinding of computer traag is duurt dat een tijdje. Omdat er vaak alleen een specifiek lid of een specifieke groep leden moeten worden opgezocht wordt gestart met het selectiescherm om onnodig wachten te voorkomen. Desalniettemin is de complete lijst binnen 1 muisklik bereikbaar. 2

3 Afbeelding: zoekscherm voor het gericht zoeken van een lid Archief Leden die geen lid meer zijn van de NVVH worden in het archief geplaatst. De datum einde lidmaatschap (= datum einde lidmaatschap) ligt in het verleden. Om gegevens in de zoekresultaten zichtbaar te maken moet de optie Ook archief worden aangevinkt onder het zoekscherm in de rechter kolom. Zie vorige afbeelding. Overleden leden De datum einde lidmaatschap is bepalend of een lid in het archief terecht komt. Er wordt niet nader een reden van opzeggen gespecificeerd. Een uitzondering wordt gevormd als het gaat om een overleden lid. In dat geval wordt aangevinkt als extra informatie Overleden. Afbeelding: extra aanvinkoptie Overleden Overleden leden opzoeken in het systeem De afdelingen kunnen een lid archiveren door de einddatum in te stellen. Zij kunnen zelf geen leden definitief verwijderen uit de ledenadministratie. Als er sprake is van een overleden lid is het gewenst dat de afdelingsadministrateur naast een einde lidmaatschapsdatum ook de reden aanvinkt, namelijk Overleden. Het is de wens van de NVVH dat deze overleden leden ook uit het archief kunnen worden verwijderd. In de praktijk communiceert een NVVH afdeling namelijk niet (vanzelfsprekend) met het centraal bureau over het overlijden van een lid. Om het landelijke kantoor toch de mogelijkheid te bieden te controleren of er mogelijk nog overleden leden in de ledenadministratie staan, kan hierop in de administratie worden gezocht. 3

4 Als volgt dient dan te werk worden gegaan: Stap 1: ga naar de startpagina om een selectie samen te stellen. Stap 2: zet het eerste selectiescherm op Overleden Afbeelding: selectiescherm Overleden Stap 3: vink nu met de muis de vink aan achter het selectiescherm overleden, immers overleden leden hebben in de administratie een vink bij Overleden staan Afbeelding: selectiescherm Overleden met checkbox aangevinkt Stap 4: voer de zoekopdracht uit door te klikken op de knop LIJST. Stap 5: geen resultaten betekent dat er geen leden in de administratie aanwezig zijn met de vink Overleden. In de praktijk zou er sprake kunnen zijn van slordigheden, namelijk dat een afdeling deze extra vink bij een overleden lid niet heeft gezet. Stap 6: Als er wel zoekresultaten zijn kan per overleden lid op het potloodicoon worden geklikt. Vink tot besluit de optie NVVH lid verwijderen aan Afbeelding: Lid verwijderen uit het archief Terug keren naar de startpagina om een selectie samen te stellen Al u tijdens het werken terug wilt keren naar het startscherm met de 5 selectieopties en de knop met de tekst Lijst klikt u in de rechter balk op de tekst Selecteren. U krijgt dan opnieuw de pagina in beeld om een selectie te maken. Maar dit is niet noodzakelijk. Klik op deze pagina onderaan op de knop Lijst en de complete overzichtslijst van leden komt weer in beeld. Voor het maken van een selectie kunt u in deze handleiding de uitleg raadplegen onder het kopje Selectie maken. 4

5 Afbeelding: knop voor het oproepen van de overzichtslijst leden op de startpagina Er is in de linker bovenhoek ook een knop Home toegevoegd om snel naar de startpagina terug te keren voor het samenstellen van een zoekvraag. Afbeelding: homeknop in linker bovenhoekvan het scherm Gegevens van een lid bewerken Zoek met het selectiescherm of kies uit de overzichtslijst van leden een lid uit waar u de gegevens van zou willen lezen of wijzigen. Klik in deze lijst het potloodje voor de naam van dit lid met de muis aan. Afbeelding: gegevens bewerken van een lid door te klikken op potlood icoon U krijgt nu een formulier in beeld met invoervelden die zijn gevuld met de gegevens van dit lid. 5

6 Afbeelding: formulier voor aanpassen gegevens van een lid (de gegevens in de afbeelding zijn om privacy redenen onleesbaar gemaakt) U kunt nu in dit formulier gegevens aanpassen. Onder aanpassen wordt verstaan reeds ingevoerde gegevens wijzigen, verwijderen of verder aanvullen. Nadat u de gegevens heeft aangepast klikt u met de muis rechts onderaan dit formulier op het icoon van een floppydisk om de aanpassingen op te slaan. Afbeelding: floppydisk icoon voor opslag wijzigingen en kruis voor annuleren De gegevens zijn nu aangepast. Indien u weer de startpagina in beeld wenst, klikt u rechts in het menu op de tekst Selecteren. U krijgt dan een pagina in beeld om een selectie te maken. Maar dit is niet noodzakelijk. Klik op deze pagina onderaan op de knop Lijst en de complete overzichtslijst van leden komt weer in beeld. Nieuw lid invoeren Voor het invoeren van een nieuw lid kiest u in de rechter kolom bovenin de optie Nieuw persoon. 6

7 Afbeelding: nieuw lid invoeren Door hier op te klikken komt een leeg invoerscherm in beeld. Vul hier de gegevens in van het nieuwe lid. Let op: anders dan bij het van start gaan met deze ledenadministratie kan inmiddels, conform wens NVVH, niet meer flexibel het begin van lidmaatschap worden ingesteld. De datum stata automatisch op de datum van de invoer van het nieuwe lid in deze ledenadministratie. Het moment van invoer vormt de start van het lidmaatschap. Nadat u de gegevens heeft aangepast klikt u met de muis rechts onderaan dit formulier op het icoon van een floppydisk om de aanpassingen op te slaan. Afbeelding: leeg formulier voor het invoeren van gegevens van een nieuw lid De gegevens zijn nu aangepast. Het nieuwe lid staat nu opgenomen in de overzichtslijst van leden. Indien u weer de overzichtslijst in beeld wenst, klikt u rechts in het menu op de tekst Selecteren. U krijgt dan de startpagina in beeld om een selectie te maken. Maar dit is niet noodzakelijk. Klik op deze pagina onderaan op de knop Lijst en de complete overzichtslijst van leden komt weer in beeld. Het tonen van de complete lijst kan enige tijd duren, afhankelijk van de snelheid van uw computer en internetverbinding. Afbeelding: knop voor het oproepen van de overzichtslijst leden 7

8 Lid verwijderen Indien u een lid uit de administratie wenst te verwijderen zoekt u dit lid op in de overzichtslijst of door het maken van een selectie. Door het lid aan te klikken opent zich het formulier om de gegeven van dit lid te bewerken. U kunt nu 2 dingen doen: Het lid direct verwijderen: u vinkt met de muis de rode tekst Persoon verwijderen aan en bevestigt dit door te klikken op het icoon van een floppydisk om de aanpassing op te slaan. Het lid met einddatum verwijderen: een lid kan op een bepaald moment aangeven in het nieuwe jaar, per 1 januari, geen lid meer te willen zijn. In dat geval blijft dit lid tot en met 31 december wel gewoon lid. Het lid zal niet per direct worden verwijderd maar er moet een einddatum worden ingesteld. In dit voorbeeld geldt een einddatum 31 december + jaartal van het jaar waarin is opgezegd. Na het verstrijken van deze ingevoerde einddatum, die op het moment van invoer nog in de toekomst ligt, zal dit lid automatisch worden verwijderd uit de overzichtslijst leden. Selectie maken Werken met het selectiescherm kan zeker handig zijn. Met het selectiescherm kan een zoekvraag worden samengesteld. Er zijn in dit scherm 5 uitklapmenu s zichtbaar. Hier kan een zoekcriterium word ingesteld: minimaal 1 en maximaal 5. Afbeelding: selectie maken Daaronder kan worden aangegeven of de zoekresultaten, de leden die moeten worden opgezocht in het totale bestand, aan alle opgegeven criteria moet voldoen of juist aan 1 van deze criteria. Voorbeeld: als er wordt opgegeven als eerste zoekcriterium Voornaam is Marian en tweede zoekcriterium Achternaam is Jansen kan worden gekozen voor EN en OF. Als er nu EN wordt gekozen zal in de lijst zoekresultaten alleen Marian Jansen worden getoond. Als er echter OF wordt gekozen zal in de lijst zoekresultaten iedereen worden getoond met de voornaam Marian ( dus in de lijst staan Marian Bakker, Marian Jansen, Marian Kramer en Marian de Vries) en ook iedereen met de achternaam Jansen (dus in de lijst staan ook Joke Jansen, Marian Jansen en Rieneke Jansen). In het eerste geval (EN) bevat in dit voorbeeld de resultatenlijst slechts 1 naam en in het tweede geval (OF) worden er 6 namen getoond. Geen 7, want Marian Jansen voldoet 2 keer aan beide criteria, maar die dubbele zoekresultaten wordt er automatisch uitgefilterd. 8

9 Tot besluit kan er worden gekozen hoe de zoekresultaten moeten worden gesorteerd: bijvoorbeeld op achternaam of postcode. Deze keuze is bijvoorbeeld van belang als de zoekresultaten worden geplaatst in een Excelbestand: de gekozen volgorde van de zoekresultaten is tevens de volgorde waarin de gegevens in Excel terecht komen. Als sorteren op achternaam is gewenst hoeft er niets worden gewijzigd: dit is de standaardinstelling (zie afbeelding). Lezen en schrijven Zoals in het begin van deze handleiding al is aangestipt kunt u gegevens lezen en bewerken (schrijven). Voor het alleen lezen van gegevens kunt u op het icoon met het groene zaklampje klikken. Het icoon met het potlood staat voor bewerken. Klik hierop voor het aanpassen van gegevens. Uiteraard kunt u gegevens ook alleen lezen via het potloodicoon door in dat geval te lezen en verder niet te bewerken, hoewel dat dan wel mogelijk is. Afbeelding: potlood icoon voor het bewerken van gegevens en zaklamp icoon voor het lezen van gegevens Weergave in kolommen aanpassen Als u bent ingelogd ziet u automatisch een overzichtslijst. Op 1 rij (horizontaal) zit u de gegevens staan van 1 lid. Vertikaal ziet u kolommen, zoals een kolom met de achternaam. Standaard ziet u de kolommen Achternaam, Voornaam, Tussenvoeging, Plaats en . Zie afbeelding op pagina 2: Overzichtslijst leden Als u in deze overzichtslijst extra, aanvullende gegevens in beeld wenst die u niet automatisch na het inloggen ziet klikt u in de rechter kolom op de tekst Uitvoer-kolommen. 9

10 Afbeelding: aanpassen zichtbare kolommen U komt nu op een pagina terecht waar u met de muis aan en uit kunt vinken welke gegevens u in de overzichtslijst zou willen zien. Plaats bij de gewenste uitvoerkolommen een vink. Klik ter bevestiging van de gemaakte selectie kolommen op de knop Selecteren. Bij het bekijken van de overzichtslijst van leden komen nu de gegevens van de geselecteerde kolommen in beeld. Voorbeelden van een uitvoerkolom zijn de kolommen: achternaam, plaats, huisnummer, postcode, telefoonnummer en . Afbeelding: aanpassen getoonde kolommen Gegevens in een Excelbestand zetten De(selectie van) gegevens van de leden kunnen eenvoudig naar Excel worden overgezet. Klik op het Excel-icoon boven in beeld. De gegevens uit de zoekresultatenlijst worden nu automatisch in een Excel-bestand geplaatst. Het gaat daarbij om de selectie van leden die aan ingestelde criteria voldeden of alle leden als is geklikt op de knop lijst. Let op: afhankelijk van de snelheid van de eigen computer en de internetverbinding kan het exporteren van gegevens enige tijd duren, met name als het gaat om alle leden in combinatie met een selectie van vele of alle uitvoerkolommen. Afbeelding: Excel icoon Let op: Dit kan alleen als wordt gewerkt op een computer waarop Excel is geïnstalleerd. Bij het overzetten naar Excel worden alleen de uitvoerkolommen meegenomen die op dat moment zijn geselecteerd. Zie onder het kopje Kolommen aanpassen in deze handleiding. Controleer eerst of u de gewenste sortering van de gegevens hebt ingesteld als de sortering niet zoals standaard is ingesteld Achternaam moet zijn. Wanneer u van plan bent de gegevens naar een Excel-bestand over te zetten door te klikken om het Excel-icoon is het goed eerst te kijken of de benodigde gegevens in de kolommen van de overzichtslijst zichtbaar zijn. Indien er gegevens ontbreken is het noodzakelijk eerst de juiste kolommen te selecteren via de optie Uitvoerkolommen in de rechter gekleurde balk. 10

11 Schuifbalken Als niet alle gegevens direct in beeld komen omdat bijvoorbeeld de overzichtslijst van alle leden langer is dan de hoogte van het beeldscherm kan de schuifbalk worden gebruikt voor het naar boven of naar beneden schuiven van de gegevens. U kunt hiervoor klikken op de rode tekens die naar boven en beneden wijzen. Afbeelding: rode tekens voor het verschuiven van de getoonde gegevens op het beeldscherm Etiketten maken Klik op het pdf-icoon boven in beeld om de selectie van gegevens om te zetten in een bestand met etiketten of badges. Let op: dit is slechts een sjabloon voor 1 formaat etiketten. Kies etiketten die hierbij passen of maak zelf etiketten op een andere manier zoals via een samenvoegbestand in Word. Afbeelding: etiketten icoon Alle gegevens van alle leden in Excel zetten Om alle gegevens van alle leden in Excel te kunnen zetten moeten de volgende stappen worden ondernomen: - zorg er voor dat alle kolommen staan aangevinkt (zie hiervoor onder het kopje Weergave in kolommen aanpassen) door het klikken op de tekst Alles aanvinken. - klik op de knop lijst voor het tonen van alle leden (zie hiervoor onder het kopje Ledenlijst en selectie van leden bekijken.) - klik op de Excel knop (zie hiervoor onder het kopje Gegevens in een Excelbestand zetten ) 11

12 Alle gegevens van alle leden bekijken en in Excel zetten vergt veel capaciteit van uw computer en internetverbinding! Dit kan enige tijd in beslag nemen. Gegevens koppelen: functie toekennen Aan ieder lid opgenomen in ledenbeheer kan een functie worden gekoppeld. Ook meerdere functies per persoon koppelen is mogelijk. Afdelingsadministrateurs hebben deze optie in de administratie niet. Ook kan een functie bij een lid worden verwijderd. De procedure is dat als een lid een bepaalde functie gaat vervullen of de functie niet langer vervult wordt dit doorgegeven aan het NVVH kantoor ter verwerking in de administratie. Een selectie van leden met een bepaalde functie kan worden opgezocht door het maken van een selectie op functie via de startpagina. Voor het toekennen of verwijderen van een functie moet eerst in het systeem het lid worden opgezocht waarop dit van toepassing is. Klik vervolgens op het potloodicoon om de gegevens van deze persoon aan te passen. Als het bewerkscherm van gegevens in beeld is klik dan op het tabblad koppelingen, zie afbeelding. Afbeelding: tabblad Koppelingen Na het klikken op het tabblad Koppelingen wordt een pagina zichtbaar waarop een lid kan worden gekoppeld aan 1 of meerdere functies. De functies zijn gecategoriseerd op afdelingsbestuur, gewestelijk bestuur en algemeen bestuur, zichtbaar in 3 verschillende kaders. Een lid kan dus verschillende functies bekleden binnen de zelfde categorie, maar ook in verschillende categorieën: op zowel afdelings- en/of gewestelijk en/of algemeen niveau. 12

13 Afbeelding: beheerpagina voor het koppelen van 1 of meerdere functies aan 1 persoon De werking voor het koppelen van een functie aan een lid is in alle categorieën functies hetzelfde. Kies het juiste kader en klik op het icoon met de blauwe ketting om een functie toe te voegen. En kies in het uitklapmenu een functie uit: Klik onder het uitklapmenu op de knop Verwerken ter bevestiging. Herhaal deze handelingen als er nog een functie moet worden toegevoegd door te klikken op het icoon met de blauwe ketting om nog een functie toe te voegen: Dit kan onbeperkt worden herhaald. Als het uitvoeren van de functie(s) op een ander organisatorisch niveau plaats moet vinden moet van kader worden veranderd. Er ontstaat een aanklikbare lijst met verschillende functies: Klik voor het verwijderen van een functie bij het geselecteerde lid op de aanklikbare, onderstreepte functie in de lijst. De tekst verwijderen komt nu in beeld: vink met de muis Verwijderen aan en bevestig het verwijderen door te klikken op de knop Verwerken rechts naast de tekst Verwijderen: De geselecteerde functie is nu bij het geselecteerde lid verwijderd. Gegevens koppelen: beheer functielijsten Het kan zijn dat de lijst met functies, zoals besproken onder het kopje Gegevens koppelen: functie toekennen waaruit kan worden gekozen verouderd. Daarom is de lijst met functies 13

14 waaruit kan worden gekozen onderhoudbaar gemaakt. De lijst kann worden aangepast via het onderhoud Vaste waarden. Meer hierover onder het kopje Vaste waarden aanpassen. Beheer van toegangscodes Het kantoor kan de toegang van de gebruikers van het systeem beheren: klik onder Extra het menu open met de muis. Het woord Gebruikers is een verzamelnaam voor alle gebruikers van het systeem. Op dit moment zijn er 2 soorten gebruikers: het kantoor en het bestuur met alle bevoegdheden en de ledenadministrateurs van de afdelingen met beperkte bevoegdheden. Afbeelding: menu Extra openklappen, kies Gebruikers Dit menu staat standaard op Ledenbeheer. Kies hier nu de optie Gebruikers door aan te klikken met de muis. De beheerpagina voor het beheren van toegang wordt nu zichtbaar. Afbeelding: beheer gebruikers Vul een deel van een naam van een gebruiker in of klik op de knop Lijst voor het zoeken van een gebruiker. Door niets in te vullen en alleen op de knop Lijst te klikken verschijnt de hele lijst gebruikers. Door een afdeling te kiezen in het uitklapmenu en dan op lijst te klikken verschijnen de gegevens van de gebruiker (afdelingsadministrateur) van de gekozen afdeling. Na het klikken op de knop Lijst verschijnen niet alleen gebruikersgegevens maar ook de aanklikbare tekst Nieuwe gebruiker aanmaken. Dit is de optie om een nieuwe gebruiker toe te voegen en dus toegang te verstrekken. 14

15 Afbeelding: nieuwe gebruiker aanmaken en lijst geselecteerde gebruikersgegevens Op deze pagina is het mogelijk: - een gebruiker te verwijderen: klik op de gegevens van de gebruiker en verwijder de gebruiker. - de toegangscode van een gebruiker te raadplegen of te wijzigen: klik op de gegevens van de gebruiker en lees de gegevens van gebruiker of pas deze gegevens aan. - een nieuwe gebruiker toe te voegen: klik op de tekst Nieuwe gebruiker aanmaken (zie afbeelding) en vul de gegevens in. Klik ter bevestiging op de knop Verwerken. Afbeelding: nieuwe gebruiker aanmaken Let op: voor alle afdelingen is er al een gebruiker ingevoerd, iedere afdeling heeft 1 gebruiker (afdelingsledenadministrateur). Vaste waarden aanpassen Het kantoor kan vaste waarden aanpassen. Maak daarvoor gebruik van het menu onder Extra, zie afbeelding. 15

16 Afbeelding: menu Extra openklappen, kies Vaste waarden Dit menu staat standaard op Ledenbeheer. Kies hier nu de optie Vaste waarden door te klikken met de muis. De beheerpagina voor het beheren van vaste waarden wordt nu zichtbaar. Afbeelding: 2 lijsten waarvan de vaste waarden kunnen worden bewerkt In de ledenadministratie zijn 2 soorten vaste waarden aanwezig: de functies en de afdelingen. Onder vaste waarden wordt verstaan dat dit vaste keuzeopties/-lijsten zijn waar in de ledenadministratie een keuze uit kan worden gemaakt. De administrateurs kunnen de keuzelijst zelf niet wijzigen en het is ook wenselijk deze lijsten zo min mogelijk te wijzigen. Het gaat daarbij om de lijst van functies zoals besproken onder de kop Gegevens koppelen: functie toekennen Als er in de functielijst een functie moet worden verwijderd of toegevoegd kan dat alleen via Vaste waarden aanpassen. Klik in dat geval op de tekst Beheer van de lijst Functies (zie afbeelding). Bij het invoeren van gegevens van een lid moet worden aangegeven bij welke afdeling een lid hoort. In dat geval kan worden gekozen uit een vaste set afdelingsnamen. De administrateurs kunnen de keuzelijst zelf niet wijzigen en het is ook wenselijk deze lijst zo min mogelijk te wijzigen. Als er in lijst afdelingsnamen een afdeling moet worden verwijderd of toegevoegd kan dat alleen via Vaste waarden aanpassen. Klik in dat geval op de tekst Beheer van de lijst Afdelingen (zie afbeelding). 16

17 Beheer van de lijst functies: Afbeelding: bewerken van de functielijst Voor het toevoegen van een nieuwe functie, klikt u op Nieuwe functie. Het invoerveld moet hier worden ingevuld. Voer hier de nieuwe functienaam in. Ook kan de positie van de nieuwe functie in het uitklapmenu worden bepaald door met de muis de functie aan te klikken waar boven de nieuwe functie moet worden geplaatst. Maar dat is niet noodzakelijk. Klik tot besluit op de knop Verzenden. Afbeelding: invoer nieuwe functie en positiebepaling De nieuwe keuzeoptie (functie) is nu zichtbaar in de ledenadministratie als een lid moet worden gekoppeld aan een functie. Beheer van de lijst Afdelingen: Afbeelding: bewerken van de afdelingenlijst 17

18 Voor het toevoegen van een nieuwe optie, in dit geval een nieuwe afdeling, moet het invoerveld worden ingevuld. Voor hier de nieuwe afdelingsnaam in. Kies ook via het uitklapmenu onder de tekst Gewest: het gewest waar de nieuwe afdeling bij hoort. Ook kan de positie van de nieuwe afdeling in het uitklapmenu worden bepaald door met de muis de afdeling aan te klikken waar boven de nieuwe afdelingsnaam moet worden geplaatst. Klik tot besluit op de knop Verzenden. Afbeelding: invoer nieuwe afdeling en positiebepaling De nieuwe keuzeoptie (afdeling) is nu zichtbaar in de ledenadministratie als een lid moet worden gekoppeld aan een afdeling. Wijzigen van bestaande functies en afdelingen: hiervoor is besproken hoe nieuwe functies en afdelingen aan de keuzelijsten kunnen worden toegevoegd. Het kan zijn dat een bestaande afdeling of bestaande functie van naam veranderd. Via dit onderhoud van vaste waarden kunnen namen worden aangepast: de leden blijven dan automatisch gekoppeld aan de gewijzigde naam. Voorbeeld: stel dat de functie 2 e secretaris voortaan geschreven moet worden als Tweede secretaris, dan kan in vaste waarde de naam worden gewijzigd. Het lid of de leden met de functie 2 e secretaris krijgen nu automatisch de functie Tweede secretaris toegekend. Of een ander voorbeeld: leden die nu lid zijn van de afdeling Alphen worden automatisch lid van Alphen aan de Rijn als via vaste waarden de afdelingsnaam Alphen wordt gewijzigd aan Alphen aan de Rijn. Dus op het niveau van ledengegevens invoeren hoeft niets worden gedaan op het moment dat een vaste waarde die in gebruik is van naam veranderd. De oude namen worden alleen vervangen. Rapport samenstellen Dit menu staat standaard op Ledenbeheer. Kies hier nu de optie Rapporten door aan te klikken met de muis. 18

19 Afbeelding: menu Extra openklappen, kies Rapporten De beheerpagina voor het samenstellen van een rapport wordt nu zichtbaar. Het rapport heeft betrekking op het aantal leden per afdeling en voor de vereniging in het totaal. De leden per afdeling worden getoond op een bepaalde datum en onderaan staat het totaal aantal leden van de vereniging. Afbeelding: stel een rapport samen Stel op de pagina om een rapport te maken eerst een datum in. Klik daarna op de knop Telling. Het rapport wordt nu automatisch samengesteld en verschijnt in een 2 e venster. Afbeelding: rapport met telling leden Let op: zoals ook op de pagina staat vermeld zijn er rapporten samen te stellen vanaf 1 juli

20 Het rapport met telling leden kan ook worden geëxporteerd naar Excel. Klik na het samenstellen van de telling op het Excel icoon. Afbeelding: klik op Excel icoon voor exporteren van het rapport met telling leden Downloaden In het rechter menu van de ledenadministratie kunt u documenten downloaden met betrekking tot de werking van de ledenadministratie voor afdelingen en het kasboek. De handleiding voor kantoor wordt los verstrekt door Digisites aan kantoor. Afbeelding: menu Extra openklappen, kies Downloads Er worden 4 bestanden zichtbaar om te downloaden. Afbeelding: overzicht downloadable bestanden NB: voor het terugkeren naar de ledenadministratie nadat is gewerkt aan de onderdelen Downloads, Gebruikers, Vaste waarden of Rapporten moet in het menu onder Extra worden gekozen voor de optie Ledenbeheer. Het startscherm van de ledenadministratie met de 5 selectieopties komt weer in beeld. 20

21 Uitloggen Als u niet meer met de ledenadministratie hoeft te werken en uw werkzaamheden heeft afgerond kunt u uitloggen door te klikken op de tekst Uitloggen onderaan de gekleurde balk aan de rechterkant. Afbeelding: knop om uit te loggen 21