Order-Direct pagina 1-1

Transcriptie

1 Order-Direct is een bedrijfsomvattend geautomatiseerd registratiesysteem waarmee u de dagelijkse gang van zaken binnen uw bedrijf vastlegt en bestuurt. Het pakket beschikt over uitgebreide mogelijkheden ten aanzien van de registratie van artikelen, klanten en leveranciers, en een reeks van bonsoorten op verkoop- en inkoopgebied. Order-Direct bevat een groot aantal functies voor het opvragen en vergelijken van combinaties van gegevens. Op deze manier verkrijgt u een zo compleet mogelijk beeld van de gang van zaken binnen uw bedrijf, op ieder gewenst moment. Order-Direct is bedoeld voor organisaties in het midden- en kleinbedrijf. De MS-DOS versie van het pakket is reeds enkele jaren in gebruik binnen bedrijven in diverse bedrijfstakken, uiteenlopend van machinegroothandels, computerwinkels en installatiebedrijven, tot aan textielgroothandels en plantenkwekerijen. Het pakket is ontwikkeld vanuit de dagelijkse praktijk en daardoor bijzonder gebruiksvriendelijk. Order-Direct is geen boekhoudpakket. Het is ook geen vervanger voor uw boekhoudpakket. Een boekhoudpakket is met name gespecialiseerd in de registratie en verwerking van financiële gegevens achteraf. Order-Direct is ontwikkeld om naast uw financiële administratie te worden gebruikt om de dagelijkse gebeurtenissen binnen uw bedrijf te registreren en te besturen op het moment dat deze plaatsvinden. In combinatie met één van de standaard boekhoudpakketten, zoals AccountView, Exact of Multivers, vormt Order-Direct de kern van de automatisering binnen uw bedrijf. Het pakket kan worden gebruikt op een stand-alone computer, maar komt volledig tot zijn recht in een netwerkomgeving. De benodigde hardware-configuratie bestaat uit één van de gangbare netwerken, zoals Microsoft Windows, Novell en Linux, met standaard computers. Hierna volgt een overzicht van de belangrijkste onderdelen van het pakket met afbeeldingen van een aantal schermen. pagina 1-1

2 Overzicht De mogelijkheden binnen Order-Direct zijn talrijk en zeer uiteenlopend. Naast het standaardpakket zijn er bovendien een aantal uitbreidingen verkrijgbaar in de vorm van modules. Deze worden aan het eind besproken. Hieronder volgen de belangrijkste kenmerken van het standaardpakket. Artikelen Order-Direct bevat een uitgebreid artikelbestand, compleet met artikelgroepen, kortingsgroepen, configuraties, lokaties en artikelnummers per klant. Bij ieder artikel horen een standaard inkoopprijs, verkoopadviesprijs, maximale korting en BTW-groep. Bovendien kan een aktieprijs worden opgegeven, met bijbehorende aktieperiode. Artikelomschrijvingen kunnen worden ingevoerd in alle door Order-Direct ondersteunde talen; Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans en Italiaans. Er kan gebruik worden gemaakt van artikelgroepen. Ieder artikel behoort tot ten hoogste één artikelgroep. Een artikelgroep kan op zijn beurt weer deel uitmaken van een andere artikelgroep. Bij ieder artikel kunnen een drietal tekstregels worden ingevoerd met aanvullende informatie over het artikel. Telkens wanneer u het betreffende artikel opvraagt verschijnen deze tekstregels tevens op het scherm. U kunt er zelfs voor kiezen om deze regels ook op verkoopbonnen te laten plaatsen. Behalve de drie opmerkingsregels kan bij een artikel een complete artikeltekst worden opgegeven, met een onbeperkt aantal regels. Aan een artikel kan een reeks andere artikelen worden gekoppeld in de vorm van een artikelconfiguratie. Dit is handig bij samengestelde artikelen en veel voorkomende combinaties van artikelen, zoals een computerconfiguratie of de verwijderingsbijdrage bij elektrisch gereedschap. Een configuratie kan ook tekstregels bevatten. Artikelen die slechts tijdelijk in het artikelbestand zijn opgenomen, bijvoorbeeld omdat ze eenmalig voor een klant worden besteld, worden aangeduid met een speciale artikelcode, beginnend met de letter X. Deze X-codes blijven in het bestand aanwezig zolang ze in gebruik zijn. Vervolgens kunnen ze worden opgeschoond naar de historiebestanden. Het systeem genereert deze codes zelf; er is geen aparte invoer voor nodig. Order-Direct biedt de mogelijkheid om een aantal bedrijfsruimten te definiëren. Een artikel heeft ten hoogste één lokatie in iedere bedrijfsruimte. Wanneer u een artikel oproept, worden automatisch de bijbehorende lokaties getoond. Doordat u bij iedere bedrijfsruimte een kleur kunt opgeven is snel te zien op welke plaatsen binnen het bedrijf een artikel zich bevindt. pagina 2-2

3 Klanten en leveranciers In het debiteurenbestand worden de gegevens van alle klanten en leveranciers vastgelegd, met contactpersonen, bedrijfssoorten, produktgroepen, opmerkingsregels en debiteurtekst. Behalve de standaardgegevens, zoals het bedrijfsadres, faktuuradres, telefoonnummer, faxnummer en adres, kunnen voor iedere klant en leverancier een groot aantal instellingen worden ingegeven, zoals de kortingsgroep, BTW-nummer, betalingstermijn en de standaard betalingskorting. Bovendien kunt u instellen van welke bedrijfsafdeling(en) de betreffende debiteur klant is. Bij iedere debiteur kunnen maximaal tien tekstregels worden ingevoerd met aanvullende informatie. In het geval van belangrijke informatie kunt u aangeven dat deze op het scherm moet worden getoond, telkens wanneer de betreffende debiteur wordt opgevraagd, waar dan ook binnen het programma. Voor leveranciers is bovendien een vijftal tekstregels beschikbaar voor standaard-opmerkingen op bestelbonnen. Behalve deze tekstregels is aan iedere debiteur een complete debiteurtekst gekoppeld met een onbeperkt aantal regels. Bij iedere klant en leverancier kan een onbeperkt aantal contactpersonen worden opgegeven, inclusief hun afdeling, functie, telefoonnummers en adres. Met behulp van bedrijfssoorten geeft u aan tot welke bedrijfstak een klant behoort. Een klant kan deel uitmaken van meerdere bedrijfssoorten. Het gebruik van bedrijfssoorten is bijvoorbeeld handig bij het maken van selecties voor mailings, maar u kunt ook prijsafspraken voor een bedrijfssoort definiëren. In het geval van een leverancier kunt u bovendien diens produktgroepen bijhouden. Dit vergemakkelijkt het zoeken naar leveranciers die een bepaald produkt voeren. Vanuit Order-Direct creëert u eenvoudig nieuwe berichten met gebruikmaking van de gegevens van een debiteur of leverancier en diens contactpersonen. pagina 3-3

4 Prijsafspraken Order-Direct kent diverse methoden om prijsafspraken vast te leggen, uiteenlopend van afspraken die voor alle debiteuren gelden tot afspraken per debiteur afzonderlijk. Deze methoden kunnen in combinatie met elkaar gebruikt worden. Het programma bepaalt steeds de meest gunstige conditie voor de betreffende debiteur en past deze toe. Voor individuele artikelen kunt u het toepassen van prijsafspraken uitschakelen. Een afspraak die wordt vastgelegd voor de speciale debiteur contant geldt voor iedereen; u hoeft ze in dat geval dus niet voor alle debiteuren afzonderlijk in te voeren. Verkoopbonnen Order-Direct ondersteunt het verkooptraject met een reeks van verkoopbonnen die allen met elkaar gekoppeld zijn: offertes, orderbevestigingen, verzendbonnen, reparatiebonnen en fakturen. Iedere bon heeft zijn eigen valutasoort, die tussentijds kan worden gewijzigd. Alle prijzen worden dan automatisch omgerekend. Alle bonnen en overzichten kunnen worden afgedrukt in één van de ondersteunde talen. Offerte Een offerte is een prijsopgave van één of meerdere artikelen, bestemd voor een klant. Iedere offerte kan worden voorzien van aanvullende gegevens, zoals de naam van de aanvrager, het aanvraagnummer van de klant en een begeleidende tekst. Order-Direct biedt de mogelijkheid om hiertoe standaard offerte-teksten te definiëren. pagina 4-4

5 Orderbevestiging Wanneer een klant akkoord gaat met een offerte, dan wordt hiervan een orderbevestiging gemaakt. U hoeft de bonregels dus niet over te typen. Een orderbevestiging bevat een reeks van artikelen die nog niet kunnen worden uitgeleverd, bijvoorbeeld omdat ze nog uit het magazijn gehaald moeten worden. Orderbevestigingen worden ook aangemaakt wanneer er sprake is van artikelen die niet op voorraad zijn en dus eerst besteld moeten worden, of wanneer een klant niet in staat is de artikelen mee te nemen, bijvoorbeeld in geval van een telefonische order. In dat geval wordt het offertestadium overgeslagen. Verzendbon Het volgende stadium in het verkooptraject is de verzendbon. Hierop staan artikelen die door een klant (of één van diens medewerkers) zijn meegenomen, bij de klant bezorgd, of naar de klant opgestuurd, maar nog niet zijn betaald. Een verzendbon wordt meestal door de klant ondertekend, als bewijs dat de artikelen daadwerkelijk zijn meegenomen of afgeleverd. Een verzendbon kan het vervolg zijn op een orderbevestiging die (gedeeltelijk) wordt uitgeleverd, maar kan ook los worden aangemaakt. Verzendbonnen met nog niet ingevulde prijzen zijn altijd van fakturering uitgesloten. Desgewenst kan een verzendbon ook expliciet van fakturering worden uitgesloten, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van een zichtzending. Reparatiebon Een aparte categorie vormen de reparatiebonnen. Deze hebben betrekking op de reparatie, onderhoudsbeurt of keuring van een machine, computer, of iets dergelijks. Reparatiebonnen worden doorgaans gebruikt op een speciale reparatieafdeling of onderhoudsdienst binnen het bedrijf. Op een reparatiebon worden de gebruikte onderdelen en het aantal arbeidsuren vermeld. Reparaties kennen drie stadia: in reparatie, gereed en afgehaald. Er is sprake van een externe reparatie wanneer reparaties worden opgestuurd naar de leverancier of fabrikant. Order-Direct biedt ook ondersteuning bij het keuren van elektrisch gereedschap; bij een reparatiebon kan een keuringsrapport worden aangemaakt, vastgelegd en afgedrukt. Faktuur Een faktuur is een rekening voor een aantal artikelen en/of reparaties, te voldoen door de klant. Een faktuur kan worden aangemaakt als vervolg op een verzendbon of afgehaalde reparatie, maar wordt ook veelal bij contantverkopen gebruikt. pagina 5-5

6 Automatisch faktureren Verzendbonnen en reparatiebonnen worden meestal automatisch gefaktureerd; het systeem verzamelt dan alle te faktureren bonnen en maakt er fakturen van. Betalingen In het onderdeel betalingen worden fakturen als betaald gemarkeerd. Hier kunt u ook eventuele aanvullende informatie kwijt, zoals betalingsafspraken met de klant. Wanneer een faktuur als betaald wordt gemeld, dan kan de bijbehorende faktuur naar de historiebestanden worden overgebracht, samen met alle eventuele gekoppelde bonnen. Alle betalingsgegevens worden bewaard om een beeld te kunnen verkrijgen van het betalingsgedrag per debiteur. pagina 6-6

7 Alle bonsoorten beschikken over een voorziening om de inhoud van de bon te versturen per , zowel als tekst als in HTMLopmaak. berichten kunnen rechtstreeks worden verstuurd vanuit Order-Direct, maar ook via Outlook. Bestellingen en leveringen De inkoop houdt zich bezig met het plaatsen van bestellingen van artikelen bij verschillende leveranciers en het zorgdragen dat deze bestellingen binnen afzienbare tijd worden geleverd. Een artikel wordt besteld wanneer een klant er specifiek om vraagt, maar bestellingen worden ook vaak geplaatst om de voorraad op peil te houden of te brengen. Aan iedere bestelling is een drietal tekstregels gekoppeld, waarin u informatie over de bestelling kwijt kunt, zoals leveringsafspraken met de leverancier en de verwachte leverdatum. Deze tekstregels zijn altijd zichtbaar wanneer de bestelling wordt opgeroepen, en kunnen dan naar believen worden aangevuld. Op deze manier is steeds de status van de bestelling duidelijk voor een ieder binnen het bedrijf. De inkoopmodule van Order-Direct is gekoppeld aan de rest van het programma. Zo verschijnt bijvoorbeeld bij het opvragen van een debiteur voor wie er artikelen zijn binnengekomen en thans gereed liggen om te worden uitgeleverd, een melding op het scherm. De inkoopmodule van Order-Direct omvat losse bestellingen, bestelbonnen en het onderdeel expeditie. Losse bestelling Een losse bestelling heet los omdat deze nog niet daadwerkelijk in bestelling staat bij de betreffende leverancier. Een losse bestelling is te zien als een soort herinnering of verzoek dat een artikel besteld moet worden. Deze stap is bedoeld voor bedrijven die beschikken over een speciale inkoper of inkoopafdeling, die verantwoordelijk is voor alle bestellingen. Wanneer dit niet het geval is, of een bestelling dient met spoed te gebeuren, dan kan deze stap worden overgeslagen en meteen een bestelbon worden aangemaakt. Order-Direct bevat een aantal onderdelen om losse bestellingen in te voeren en te bekijken. Order-Direct biedt de mogelijkheid om vanuit iedere verkoopbon losse bestellingen aan te maken. In geval van een orderbevestiging of reparatiebon worden deze bestellingen automatisch gekoppeld met de betreffende bon. Zo is steeds bekend voor welke debiteur een bestelling bestemd is. pagina 7-7

8 Bestelbon Een bestelbon is een overzicht van artikelen die besteld moeten worden bij een bepaalde leverancier. Zo n bestelbon wordt meestal per fax naar de betreffende leverancier gestuurd. Op de bestelbon is plaats voor een aantal tekstregels met aanvullende opmerkingen en eventueel een afwijkend afleveradres. Expeditie Het onderdeel expeditie dient voor het binnenboeken van door een leverancier geleverde bestellingen, ten teken dat zij binnen zijn. Dit is voor andere onderdelen in het programma het teken dat de betreffende artikelen kunnen worden uitgeleverd aan de klant. pagina 8-8

9 RMA/Retourzendingen Een retourzending bestaat uit een aantal artikelen die om één of andere reden worden teruggestuurd naar de leverancier, bijvoorbeeld omdat ze defect zijn of niet correct zijn geleverd. In Order-Direct kunt u losse retourzendingen aanmaken, waarna deze per leverancier worden verzameld en op een retourbon worden geplaatst. Vervolgens worden de artikelen teruggestuurd naar de leverancier. In een apart programma-onderdeel houdt u per retourzending de status bij. Wanneer de leverancier vervangende artikelen stuurt, dan worden deze hier binnengeboekt. U kunt in dit onderdeel retourzendingen ook als afgehandeld markeren. Statusoverzichten Order-Direct bevat een groot aantal overzichten voor het opvragen van de status van bonnen, bestellingen en retourzendingen, waaronder openstaande offertes, uit te leveren orderbevestigingen, te faktureren verzendbonnen, gereedgemelde reparaties, nog niet betaalde fakturen, losse bestellingen, backorders, geleverde bestellingen en expeditiemutaties. pagina 9-9

10 Omzetoverzichten Order-Direct omvat een aantal programma- onderdelen voor het opvragen van omzetoverzichten per artikel, debiteur en medewerker, en combinaties hiervan. Vele programma-onderdelen beschikken over een rechtstreekse koppeling met Microsoft Office. Alle omzetoverzichten exporteert u met één druk op de knop naar een Excel werkmap. Omzetgegevens kunnen tevens worden opgevraagd per dag, maand en jaar. Rekenen In dit onderdeel kan snel een overzicht worden gemaakt van een aantal artikelen met verkoopprijzen voor een bepaalde klant. Het biedt dezelfde functionaliteit als de verkoopbonnen, echter zonder dat er iets wordt opgeslagen. Op deze manier kan snel een prijsopgave worden gemaakt, zonder daarvoor een complete verkoopbon te moeten opstarten. Dit onderdeel is gekoppeld met de verschillende kladkasboeken. pagina

11 Brieven Order-Direct biedt de mogelijkheid tot het maken van eenvoudige brieven. Hoewel dit onderdeel niet de mogelijkheden biedt van een tekstverwerker zoals Word, heeft het als voordeel dat de opslag centraal gebeurt en dat er gebruik kan worden gemaakt van het algemene debiteurenbestand. Binnen Order-Direct kunnen standaard briefteksten worden gedefinieerd voor gebruik in brieven en mailings. Mailings In dit onderdeel maakt u mailings aan, gebaseerd op een brieftekst. Selectie van adressen vindt plaats op uiteenlopende manieren. Behalve het afdrukken van brieven bestaat ook de mogelijkheid tot het afdrukken van adressenlijsten, etiketten en enveloppen. Mailings kunnen worden bewaard als bedrijfssoort of produktgroep. Barcodes Order-Direct biedt ondersteuning voor barcodelezers, verbonden met de computer via het toetsenbord of via een speciaal uitleesstation. Artikel-etiketten, lokatie-etiketten en alle bonnen kunnen worden afgedrukt voorzien van barcodes. De barcode bij een artikel zoals toegekend door de leverancier kan worden gekoppeld aan de artikelcode van Order-Direct. Het gebruik van barcodes levert een aanzienlijke snelheidswinst op en vermindert de kans op fouten. pagina 11-11

12 Etiketten Order-Direct ondersteunt een reeks van etiketsoorten, waaronder artikeletiketten, adresetiketten en lokatie-etiketten. Voor iedere etiketsoort kan een onbeperkt aantal formaten met etiketdefinities worden opgegeven. Etiketdefinities kunnen volledig naar wens worden samengesteld, inclusief vaste teksten, barcodes en afbeeldingen. Kasboek Het kasboek is bedoeld voor het registreren van kasmutaties. In plaats van het rechtstreeks invoeren van mutaties in het centrale kasboek, kunt u ook gebruik maken van een aantal kladkasboeken. De mutaties in de kladkasboeken kunnen dan worden overgebracht naar het centrale kasboek. Deze voorziening is handig wanneer uw bedrijf over meerdere kassa s beschikt. Medewerkers In het medewerkersbestand legt u de algemene gegevens van uw medewerkers vast. Van iedere medewerker kunt u diens vrije dagen bijhouden. De agenda en het bestand met vrije dagen zijn met elkaar gekoppeld. Bij het maken van een nieuwe bon, debiteur en artikel en bij het afboeken van bestellingen en betalingen wordt om een medewerkernaam gevraagd. pagina

13 Vrije dagen Order-Direct biedt de mogelijkheid om de vrije dagen en ziekte-dagen van iedere medewerker bij te houden. Hiervan kunnen overzichten worden afgedrukt per week, per maand en per jaar. Beveiliging en afscherming Programma-onderdelen en -functies worden beveiligd en afgeschermd door middel van wachtwoorden en de mogelijkheid om iedere menuoptie in en uit te schakelen. pagina 13-13

14 Uitvoer naar printers De uitvoer van bonnen, etiketten en overzichten naar een printer kan naar believen worden ingesteld. Zo kan bijvoorbeeld worden bepaald welke uitvoer standaard naar welke (netwerk-) printer moet worden gestuurd. Iedere uitvoer beschikt over een eigen printertekst, dit is een verzameling regels met een eigen lettertype en positie op het papier. Iedere standaard omschrijving op een bon of lijst, zoals faktuurnummer of openstaande bestellingen, kan naar believen worden aangepast in ieder van de door Order-Direct ondersteunde talen. Helpinformatie Ieder onderdeel binnen Order-Direct is voorzien van uitgebreide helpschermen met aanvullende informatie over het gebruik en de mogelijkheden van dat onderdeel. Bij alle meldingen die door het pakket worden gegeven kan een verklarende helptekst worden opgeroepen. pagina

15 Optionele modules Voorraadbeheer Met de module voorraadbeheer houdt u de actuele voorraad van ieder artikel bij. Wanneer u een artikel oproept wordt hierbij steeds de voorraad getoond. De voorraad wordt automatisch bijgewerkt wanneer er artikelen worden verkocht en bestellingen worden binnengeboekt. Door het instellen van minimale en maximale voorraden kan het systeem een besteladvieslijst samenstellen van alle artikelen die onder de minimale voorraad dreigen te komen en dus moeten worden bijbesteld. Per artikel kan een historie worden opgeroepen van alle voorraadmutaties die op dat artikel hebben plaatsgevonden. Deze module biedt ook de mogelijkheid om een complete voorraadhistorie op te bouwen. Zo kunt u het verloop van de voorraad, zowel per artikel, per artikelgroep als voor alle artikelen, nauwkeurig volgen. Tenslotte biedt deze module ondersteuning bij het inventariseren van de gehele bedrijfsvoorraad. pagina 15-15

16 Machines en onderhoudsbeurten Wanneer uw bedrijf zich bezighoudt met meer complexe artikelen, zoals autowasinstallaties, verwarmingsketels en computernetwerken, dan kunt u deze module gebruiken om hiervan een bestand bij te houden met uiteenlopende gegevens zoals de plaatsings- of installatiedatum en onderhoudscontracten. Reparaties en onderhoudsbeurten die plaatsvinden aan zo n machine of netwerk worden automatisch opgenomen in een historiebestand. U kunt steeds actuele overzichten opvragen van de reparatie- en onderhoudskosten van een machine. pagina

17 Debiteurenbewaking Deze module registreert de gang van zaken rondom betalingsherinneringen en aanmaningen, gebruikmakend van een aantal fasen, vanaf eerste herinnering tot uit handen geven ter incasso. U stelt zelf in wanneer debiteuren of openstaande fakturen overgaan naar een volgende fase. Het systeem houdt voor iedere debiteur diens huidige fase bij en genereert de bijbehorende aanmaningen. Importeren van externe bestanden Hoewel Order-Direct over zijn eigen artikelbestand beschikt, kan het programma ook gebruik maken van externe bestanden. Met de module externe bestanden converteert u artikelbestanden die worden aangeleverd door leveranciers naar het juiste formaat, zodat ze vanuit Order-Direct benaderd kunnen worden. Bovendien kunt u met deze module snel prijzen vergelijken en wijzigingen doorvoeren in het artikelbestand van Order-Direct. Deze voorziening is bij uitstek geschikt voor bedrijven die te maken hebben met voortdurend veranderende prijzen, zoals in de computerbranche. De module bevat ook een optie voor het converteren van adressenbestanden. pagina 17-17

18 Wagenpark Wanneer uw bedrijf beschikt over een wagenpark voor monteurs die reparaties en onderhoud ter plaatse bij klanten uitvoeren, dan registreert u met deze module de voorraad per bedrijfswagen. Bijboekingen op de wagenvoorraden vinden plaats met behulp van een speciale bonsoort; pakbonnen. Notities Bij het aannemen van een telefoongesprek bestaat de mogelijkheid om enkele algemene gegevens van dit gesprek vast te leggen, zoals datum en tijd, de betreffende klant of leverancier, de naam van de medewerker en een korte weergave van het gesprek. Deze notities worden bewaard bij de betreffende debiteur en kunnen later worden geraadpleegd. Niet afgehandelde notities worden automatisch gemeld op de computer van de betreffende medewerker(s). pagina

19 Online catalogus en Webshop Deze module biedt de mogelijkheid tot het bijhouden van een apart bestand met artikelen die deel uitmaken van een produktcatalogus of online winkel op het Internet. De artikelen worden gemarkeerd in het standaard artikelbestand van Order-Direct en voorzien van aanvullende gegevens, zoals een produktfoto en een voorraadindicatie. Vervolgens kan met de exportfunctie een speciaal bestand worden aangemaakt dat als basis dient voor een complete Internet-catalogus of -winkel. De inhoud van het exportbestand is niet van invloed op het uiterlijk van de uiteindelijke site; dit uiterlijk kan naar believen worden aangepast door een professionele Webdesigner. Order- Direct zorgt er dan voor dat de gegevens op de site steeds actueel zijn. pagina 19-19

20 Exporteren naar AccountView Deze module biedt de mogelijkheid om kasmutaties en faktuurbedragen geautomatiseerd vanuit Order-Direct naar het boekhoudpakket AccountView over te brengen. Bij grotere aantallen kasmutaties en fakturen levert deze module een aanzienlijke tijdsbesparing op. EDI Wereldwijd maken vele bedrijven gebruik van de EDIFACT-standaard voor de uitwisseling van informatie. Met de EDImodule kunnen bestellingen van klanten in het EDIFACT-formaat als orderbevestigingen worden geïmporteerd in Order- Direct. Deze module biedt tevens de mogelijkheid om fakturen te exporteren in het EDIFACT-formaat. Serienummers Deze module is speciaal ontwikkeld voor de registratie van serienummers bij artikelen. Serienummers kunnen worden opgegeven bij het binnenboeken van bestellingen, op verzendbonnen en reparatiebonnen, en op fakturen en garantiebewijzen. De module bevat een onderdeel waarmee op uiteenlopende manieren naar serienummers kan worden gezocht. Bijlagen Met deze module kunnen aan iedere bon, machine, artikel en debiteur/leverancier één of meerdere bijlagen worden gekoppeld. Zo n bijlage kan een Word document of een Excel werkboek zijn, maar ook een afbeelding, zip-file, Internetadres, een MS-Access database, etc. Door op de bijlage te dubbelklikken wordt de bijbehorende applicatie opgestart en de bijlage geopend. Deze module is bedoeld om verwijzingen te kunnen registreren naar aanvullende informatie die niet rechtstreeks binnen Order-Direct wordt bijgehouden, zoals een afbeelding bij een artikel, een Excel-kostprijsberekening bij een offerte en een gescande inkoopfaktuur bij een bestelbon. pagina

21 Ondersteuning Order-Direct is een gebruikersvriendelijk pakket met een consistente manier van besturen en uitgebreide helpinformatie. Toch zal er vanwege de vele mogelijkheden, zeker in het begin, behoefte bestaan aan nadere uitleg en ondersteuning. De ondersteuning op het pakket vindt plaats op een drietal manieren: 1. Telefonisch; u kunt uw vragen telefonisch voorleggen aan een helpdesk. De helpdesk is bemand met medewerkers die goed op de hoogte zijn van alle ins en outs van het pakket op gebruikersniveau. Zij kunnen de meeste vragen direct beantwoorden. Wanneer een vraag gedetailleerder is en enig uitzoekwerk behoeft, wordt zij doorgespeeld naar medewerkers met inhoudelijke kennis van het programma. 2. Via Internet; voor Order-Direct is een speciaal Webboard in het leven geroepen. Dit is een gebruikersforum waarop u vragen kwijt kunt die zo snel mogelijk beantwoord worden. Op het Webboard worden ook de nieuwste ontwikkelingen ten aanzien van Order-Direct bekend gemaakt. Wanneer de telefonische helpdesk niet bereikbaar is (op zondagen en in de avonduren) kunt u uw vragen voorleggen per Ter plaatse; voor ingewikkelde zaken zoals bestandsconversies of het opzetten van voorraadbeheer is het soms gewenst dat ondersteuning op de lokatie van uw bedrijf zelf plaatsvindt. Dit zal ook vaak het geval zijn tijdens de initiële implementatie van het pakket. Met het afsluiten van een onderhoudscontract krijgt u toegang tot de telefonische helpdesk en het Order-Direct Webboard. Bovendien zijn alle updates van het pakket dan kosteloos verkrijgbaar. pagina 21-21