CONQUAESTOR EN HET ONDERWIJS

Transcriptie

1 CONQUAESTOR EN HET ONDERWIJS Ervaringen in de onderwijssector ConQuaestor

2 Strategische Risicomanagement Stichting BOOR heeft ConQuaestor gevraagd te begeleiden bij het herijken van het risicoprofiel en de bepaling en categorisering van het benodigde weerstandsvermogen. Hierbij is de volgende aanpak gevolgd: (1) scherpe formulering van de strategische doelen (One Page Strategy Card); (2) opstellen van het risicoprofiel met daarbij passende beheersmaatregelen (Risk Framework); (3) het kwantificeren van dit risicoprofiel naar benodigd weerstandsvermogen gecategoriseerd per organisatieniveau; (4) opstellen eindrapportage met daarbij een (concept voorstel) risicoparagraaf voor de jaarrekening. Interim Manager Concern Control (plv directeur) De bedrijfsvoering verder ontwikkelen en die ontwikkeling verbinden aan de ambities op het gebied van Onderwijs & Onderzoek. Dat is de uitdaging waarvoor de dienst Financiën, Planning & Control (FP&C) zich de komende jaren geplaatst ziet. Als afdelingshoofd Concern Control was de heer Wemmenhove verantwoordelijk voor de integrale bestuurlijke en financiële planning en control - cyclus van de Vrije Universiteit. De afdeling bestaat uit de onderdelen: Financieel en Business Control, Project Control en Reporting. De afdeling is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, kaderstelling en implementatie van het strategische financiële beleid, ontwikkeling business control en het risicomanagement van de VU als totaal. En verder draagt de afdeling zorg voor een eenduidige, heldere (bestuurlijke) rapportage op het gebied van onderwijs, onderzoek, bedrijfsvoering, financiën van de VU als geheel en van de verschillende eenheden. Onder Concern Control verstaat de VU kortom het proactief beheersen van de organisatie in al haar facetten (onderwijs, onderzoek, kennisvalorisatie, bedrijfsvoering en financiën) om daarmee de basis te creëren om de organisatie goed te kunnen laten (be)sturen. Quick Scan Financiele Bedrijfsvoering Naar aanleiding van gebleken onbetrouwbare management informatie heeft Stichting Lucas Onderwijs ConQuaestor gevraagd een quick scan uit te voeren naar de financiële bedrijfsvoering van de organisatie. Hierbij is de volgende definitie door ConQuaestor gehanteerd: Betrouwbare management informatie is een resultante van een proces, waarin een samenspel plaats vindt tussen mensen en systemen, waarbij geldt dat de wijze waarop dit georganiseerd en aangestuurd wordt in sterke mate bepalend is voor de kwaliteit van deze informatie. ConQuaestor en het Onderwijs 2 11

3 Binnen deze opdracht is een methode gehanteerd welke de opzet (kaders en uitgangspunten), het bestaan (toepassing en opvolging) en de werking (doeltreffendheid en effectiviteit) heeft vastgesteld. Daarbij is gekeken naar specifieke elementen binnen de domeinen: Besturing & Organisatie (strategie, besturingsmodel, Interne organisatie van structuren en verantwoordelijkheden); Processen (Cyclus van Planning & Control, procesbeschrijvingen en taken, bevoegdheden & verantwoordelijkheden met betrekking tot financiële processen, AO/IC); Instrumenten & Systemen (De kwaliteit van management rapportages: fomats, instrumentarium, financiële (management informatie) systemen en de toepassing ervan); Mensen (financiële competenties en houding & gedrag). ConQuaestor heeft op bovenstaande domeinen een diagnose gesteld en Stichting Lucas Onderwijs concrete handvatten ter verbetering gepresenteerd. Deze zullen in de nabije toekomst door de organisatie opgepakt worden. Projectleider Lange Termijn Financiering en Interim manager Corporate Treasury Als projectleider Lange Termijn Financiering en interim manager Corporate Treasury was de heer Wemmenhove verantwoordelijk voor het aantrekken van externe financiering ter waarde van ongeveer 250 mio waarbij wordt onderhandeld met een bankconsortium, de Europese Investeringsbank en met het Ministerie van Financiën (schatkistbankieren). Daarbij moet de bestaande derivatenportefeuille gehedged worden met de financieringsbehoefte. Ook het updaten van het Treasury Statuut, ontwikkeling cashmanagement, liquiditeitssturing en optimalisering betalingsverkeer behoort tot de verantwoordelijkheden. Inrichten afdeling Control, Audit en Risk voor ROC Binnen dit ROC is in 2010 een nieuwe afdeling Control-Audit-Risk opgericht. ConQuaestor is gevraagd om als kwartiermaker de eerste maanden een aantal producten op te leveren. De activiteiten betreffen naast het bouwen van een Control Framework ondermeer het ontwikkelen van methodiek voor kostprijscalculatie, ontwikkelen van een format voor business cases, opstellen management informatie, inrichten Planning & Control-cyclus en het ontwikkelen van een systematiek voor audit en risk. Casus: ROC Aventus ConQuaestor en het Onderwijs 3 11

4 Financieel besturingsmodel voor Hogeschool ConQuaestor heeft voor Hogeschool Leiden een financieel besturingsmodel geïmplementeerd dat een meerjarig perspectief toont van exploitatie- en balansontwikkelingen. Daarnaast heeft ConQuaestor diverse business cases opgesteld van interne en externe projecten, zoals de aan- en verkoop van bepaalde onderwijsonderdelen. Doordat zowel de financiële effecten van de business cases alsmede enkele andere parameters middels knoppen beïnvloed kunnen worden dient het model als scenarioanalyse en ter ondersteuning van beleid. Casus: Hogeschool Leiden Onderzoek naar proces van formatieplanning VO Casus: Elde College In opdracht van het Elde College voert ConQuaestor op dit moment een onderzoek uit naar het proces van formatieplanning. ConQuaestor zal concrete resultaten en aanbevelingen leveren. Begeleidingstraject Kwaliteitshandboek voor Universiteit In opdracht van Nyenrode Business Universiteit voerde ConQuaestor een begeleidingstraject uit met betrekking tot de totstandkoming van beschreven en afgestemde uniforme processen met betrekking tot: Onderwijs, ICT en Financiën. Casus: Nyenrode Business Universiteit Reorganisatie in primair en speciaal onderwijs ConQuaestor heeft Innovo begeleidt tijdens een stevige reorganisatie. Rol van ConQuaestor was het leiden van een groot aantal werkgroepen die input hebben geleverd voor een strategisch beslisdocument. Tevens heeft ConQuaestor ondersteund tijdens de implementatie. Casus: INNOVO (60 scholen) ConQuaestor en het Onderwijs 4 11

5 Verbetertraject projectadministratie voor een universiteit ConQuaestor heeft voor de Vrije Universiteit Amsterdam de financiële risico s met betrekking tot de projectadminsitratie van 2 e en 3 e geldstroom activiteiten in kaart gebracht en de kwaliteit van de afdeling Projectadministratie verbeterd. Casus: Vrije Universiteit Amsterdam Risicomamangement voor HBO instelling ConQuaestor is door Hogeschool Leiden gevraagd om met haar specifieke branchekennis en een toegesneden aanpak en instrument het eerste risicoprofiel op te stellen, te koppelen aan het bestaand beleid en het in te bedden inde PDCA cyclus. Casus: Hogeschool Leiden Onderzoek kostprijsmodel in het kader van KP7 voor universiteit Doelstelling voor ConQuaestor was om helder te krijgen of het integrale kostprijsmodel van TU Delft tegemoet komt aan de kwaliteitseisen van de Europese Commissie bij certificering van deze methodiek n.a.v. middelenverstrekking vanuit het Zevende Kaderprogramma en de daarbij aansluitende bepalingen aangaande de bekostigingssystematiek vanuit de Nederlandse overheid. Casus: Technische Universiteit Delft Onderzoek voor overkoepelende organisatie VO Casus: VO-raad ConQuaestor heeft in opdracht van de VO-raad een onderzoek uitgevoerd naar de huidige en gewenste kennis van bestuurders in het Voortgezet Onderwijs in het kader van het rapport van Commissie Don. De resultaten van het onderzoek zijn gepresenteerd in de projectgroep Bedrijfsvoering van de VO-raad. ConQuaestor en het Onderwijs 5 11

6 Adviestraject Begrotingproces voor het Samenwerkingverband VO ROC Ter ondersteuning van de directeur van het samenwerkingsverband VO/ROC Nijmegen e.o. heeft ConQuaestor een adviserende rol gespeeld bij de begroting 2011, met name daar waar het gaat om het gedegen inbedden van de VO-deelname in de begroting van het Flex College. Wij hebben toegezien op de betrouwbaarheid van de gegevens, geadviseerd over de inrichting en opbouw van de begroting en het begrotingsproces begeleid tot aan de goedkeuring in het bestuur. Casus: Samenwerkingsverband VO-ROC Nijmegen Professionaliseren van de bedrijfsvoering bij een PO/VO instelling ConQuaestor heeft de Stichting Willem van Oranje begeleid bij het verder professionaliseren van de bedrijfsvoering. De bestaande ambities, de gekozen strategie en de bijbehorende risico s zijn bij elkaar gebracht en gespiegeld aan het financiële perspectief van de stichting. Vervolgens is er een ontwikkelplan uitgewerkt voor de middellange termijn, een tijdspad met fasering van op te pakken speerpunten in de bedrijfsvoering. De aanpak is gestart met een preventieve doorlichting. Vervolgens is de financiële huishouding geanalyseerd en is het weerstandsvermogen beoordeeld. Uiteindelijk is een roadmap ontwikkeld welke een concreet plan van aanpak biedt voor de stichting Willem van Oranje. Deze aanbevelingen zijn concreet opgepakt door de stichting Willem van Oranje in samenwerking met ConQuaestor. Speerpunten zijn: de ontwikkeling van het stafbureau, liquiditeitsplanning, meerjarenbalanspositie en het effectueren van de methodiek beleidsrijk begroten. Casus: Stichting Willem van Oranje (5 basis- en sbo-scholen en 2 vo-scholen) Doorlichting van de financiële kolom van een Universiteit ConQuaestor is door de Universiteit van Tilburg gevraagd de werking, organisatie, instrumenten en rol/houding van de financiële kolom van de gehele universiteit door te lichten. Het betreft alle faculteiten inclusief het ondersteunend dienstenbureau. Het proces vindt plaats in drie fases: (1) het opstellen van de meetlat voor het doorlichten; (2) het doorlichten a.d.h.v. webbased vragenlijsten en een aantal interviews; (3) de analyse en presentatie van bevindingen / aandacht- en verbeterpunten. Casus: Universiteit van Tilburg ConQuaestor en het Onderwijs 6 11

7 Business Case voor Samenwerkingverband VO ROC Voor het Samenwerkingsverband VO - ROC Nijmegen heeft ConQuaestor op grond van geformuleerde uitgangspunten door het bestuur een Business Case opgesteld. De Business Case maakt inzichtelijk of de bedrijfsvoering van het samenwerkingsverband kostendekkend uitgevoerd kan worden. De opdrachtgever wilde specifiek zicht hebben op de effecten van een aantal afzonderlijke stappen die gezet moeten worden om vanuit de feitelijke situatie naar de gewenste, haalbare situatie te komen. Casus: Samenwerkingsverband VO-ROC Nijmegen Begeleiding fusie primair onderwijs ConQuaestor begeleidt de voorgenomen fusie tussen stichting Focus en stichting ProoSes. De begeleiding houdt in gevraagd en ongevraagd advisering van het CvB/Directie en de RvT/Bestuur, projectmanagement in de vorm van begeleiding van de projectgroepen Personeel, Financiën en Onderwijs. Een fusie-effectrapportage conform de concept fusietoets (wetswijziging ligt ter beoordeling in de Eerst Kamer) is opgesteld. De Governance hebben wij uitgewerkt in zowel de koude documenten (bestuur- en managementstatuut) als in warme documenten (besturingsfilosofie en besturingsmodel). Ook de communicatie naar de in- en externe stakeholders is onderdeel van het takenpakket van ConQuaestor. Casus: Stichting Focus (42 basis- en so/sbo-scholen) en Stichting ProoSes (9 openbare basisscholen) Risicomanagement voor ROC instelling ConQuaestor is door, zowel ROC Noorderpoort als ROC Eindhoven, gevraagd om met haar specifieke branchekennis, toegesneden aanpak en instrumenten om het eerste risicoprofiel op te stellen, te koppelen aan het bestaand beleid en het in te bedden inde PDCA-cyclus. Casus: ROC Noorderpoort, ROC Eindhoven ConQuaestor en het Onderwijs 7 11

8 Beoordeling financiële positie en kwartiermaken controllerfunctie ConQuaestor is gevraagd een onderzoek uit te voeren naar opbouw, systematiek en samenstelling van het weerstandsvermogen in termen van financieringsbehoefte en reservebuffer(s). In de opdracht zit een herberekening van het weerstandsvermogen met een analyse waar manoeuvreerruimte zit, rekening houdend met trends en ontwikkelingen. Daarnaast wil Stichting BMS haar planning & control steviger positioneren en uitwerken in de praktijk. Tot op heden leunden de 30 scholen van de stichting met name op het administratiekantoor. Het college van bestuur heeft besloten op kantoor een eigen controller aan te stellen. Voorbereidend aan ConQuaestor de vraag een viertal zaken op te pakken, te weten a) inrichting planning & control, b) op hoofdlijnen uitlijnen en beschrijven van administratieve organisatie, c) gereedstomen van een schooljaar begrotings systematiek en d) het opstellen en inrichten van management informatie en bijbehorende rapportages. Casus: Bisschop Möller Stichting Doorontwikkelen en implementeren van een Management Informatie Systeem De invoering van lumpsum in augustus 2006 heeft bij schoolbesturen in het primair onderwijs geleid tot een heroverweging van tot dan toe gevolgde wijze van sturing en vormgeving van beleid. Deze nieuwe manier van sturing en vormgeving van beleid betekent een fundamentele wijziging van informatiebehoefte op operationeel, tactisch en op strategisch niveau door de hele organisatie heen. Het takenpakket van ConQuaestor bestond uit: Definiëren van de Kritieke Succesfactoren en opstellen van de KPI-boom; De functionele en technische implementatie van het MIS; Concretisering van de Prestatie-Indicatoren uit onderliggende bronsystemen; Het beïnvloeden van gedrag en houding van het management van de basisscholen met betrekking tot het gebruik van management informatie; Aansturing van diverse werkgroepen Casus: Stichting Focus Herinrichting staforganisatie en uitlijnen planning & control Begeleiding van het college van bestuur voor het herinrichten van de staforganisatie en het formuleren van nieuw beleid. Voor de proceseigenaren zijn taken bevoegdheden verantwoordelijkheden gedefinieerd. Vervolgens is per afdeling de planning & control cyclus opgezet waarbij afstemming met de schooldirecteuren heeft plaatsgehad wie wat wanneer aan informatie moet aan- en opleveren, om de management informatie vervolgens te bundelen en in een gewenst format te presenteren aan het college. Casus: Stichting Fortior ConQuaestor en het Onderwijs 8 11

9 Administratieve organisatie bestuursbureau Herijking van het besturingsmodel vond plaats (intro RvT-CvB model) wat haar weerslag had op de processen. De gehele ist-situatie is met de proceseigenaren in beeld gebracht, vervolgens de soll-situatie om aan hand van een gap-analyse de gewenste situatie te beschrijven en schematisch weer te geven. Casus: INNOVO (60 scholen) Strategisch adviseur college van bestuur, kwartiermakerschap directeur Financiën en inrichting van Planning & Control cyclus Klankbord en (financieel) adviseur voor het management van onderwijsorganisaties bij bestuurlijk, strategische vraagstukken. Rolinvulling op basis van brede ervaring met soortgelijke trajecten bij andere onderwijsinstellingen in het verleden. Verder gevraagd om het kader te scheppen en eerste invulling te geven aan de nieuw te werven functie directeur financiën. Resultaat is het op een dusdanige wijze doorontwikkelen van de planning & control dat er een situatie ontstaat van een professionele financiële besturing. Concreet is een door bestuurlijk strategische prioriteiten gestuurde planning & control cyclus ingericht, is een cyclus opgebouwd en uitgevoerd in samenspraak de stafafdeling financiën en het lijnmanagement (directorium), is een heldere rolverdeling tussen de betrokken actoren vastgelegd in het besturingsmodel, is een stabiele en betrouwbare financiële en niet financiële informatievoorziening en rapportage opgezet, en is een professionele samenwerkingsrelatie tussen de controlfunctie en het lijnmanagement (directorium) ingericht. Casus: Stichting Rijn en Heuvelland Strategische risico analyse Voor meerdere grote onderwijsinstellingen ( met meer dan 30 scholen) is een strategische analyse uitgevoerd, de zogenaamde kwalitatieve risicoanalyse. Deze analyse sluit aan bij de internationale standaarden van het COSO-framework en is geënt op het onderwijs. De uitkomsten van de analyse leveren een set van beheersmaatregelen om bestaand beleid verder aan te scherpen dan wel nieuw beleid formuleren, redenerend vanuit een gewenste tolerantiegrens. Casus: o.a. Stichting Focus ConQuaestor en het Onderwijs 9 11

10 Due diligence onderzoek In het voortraject van uiteindelijk fuseren is een financieel onderzoek gedaan naar de haalbaarheid van de besturenfusie van scholen. Hierbij is onderzoek gedaan naar de huidige positie met betrekking tot personeel, huisvesting en financiën. Daarnaast zijn specifieke risico's, onzekerheden en afwijkingen in beeld gebracht met betrekking tot de financiële feiten. Casus: Stichting Melior, Stichting Christoffel, Stichting Spor, Stichting Fortior en Akkoord Haalbaarheidsonderzoek introductie Leonardo concept Er is een financieel onderzoek uitgevoerd voor twee onderwijsinstellingen in Nijmegen naar de introductie van het Leonardo concept, wat zich heel specifiek richt op onderwijs voor meer- en hoogbegaafden. Er worden vanuit de overheid nog geen structurele middelen voor ingezet, en aan ConQuaestor is gevraagd de kostenkant nauwkeurig in kaart te brengen, een veldonderzoek te doen naar middelen via andere kanalen en een helder, eenduidig advies uit te brengen. Casus: Stichting Sint Josephscholen en Stichting Conexus Strategische huisvesting voor ROC instelling ROC Leeuwenborgh is bezig haar huisvestingsbeleid te herijken. ConQuaestor is gevraagd voor advisering, inbreng van experts en expertise bij de herijking van het strategisch plan voor huisvesting. In deze fase is gefocust op beantwoording van de wat vraag, de hoe vraag komt in de tweede fase aan de orde. Casus: ROC Leeuwenborgh Projectleiding ontwikkeling en implementatie Business Intelligence oplossing (Reportal) Stichting Carmel College is bezig met het optimaliseren van haar financiële functie. Onderdeel hiervan is het ontwikkelen en implementeren van een business intelligence oplossing met dashboards en rapportage mogelijkheden om over applicaties en organisaties heen met alle mogelijke dwarsdoorsnedes te kunnen rapporteren. ConQuaestor is gevraagd het projectleiderschap over dit project te voeren. Wij hebben ons gericht op het vertalen van eisen en wensen van gebruikers naar voor ontwikkelaars bruikbare informatie en het bedrijfsmatig aansturen van het project dat, toen wij starten, kampte met vertragingen. Casus: Carmel College ConQuaestor en het Onderwijs 10 11

11 Diagnosticeren en verbeteren van het financieel management Stichting BOOR is bezig met het verbeteren van het financieel management binnen de stichting. ConQuaestor is door het College van Bestuur gevraagd om te ondersteunen bij het fundamenteel op orde brengen van de (financiële) huishouding en sturing. In verschillende deelprojecten zijn de volgende werkzaamheden door ConQuaestor verricht; Het leveren van een financieel interim manager voor het verzelfstandigde servicebureau (administratiekantoor); Het standaardiseren van de financiële en personele administratie; o Het opstellen van een digitale accounting handleiding met het oog op de standaardisatie; o Het implementeren van de standaardadministratie. Het opstellen van een dienstverleningsovereenkomst (SLA) tussen het verzelfstandigde servicebureau en de stichting; Het ondersteunen bij het opstellen en valideren van de jaarrekening; Het invoeren tussentijdse periodeafsluitingen nieuwe stijl en het realiseren van de eerste periodeafsluiting; Onderwijsdiners Jaarlijks organiseert ConQuaestor een aantal Onderwijsdiners voor het onderwijs waarin kennisuitwisseling en ervaringen gedeeld worden op het gebied van digitalisering, bedrijfsvoering, shared services en alle verwante thema s, waaronder verandertrajecten, implementatie, voorbereiding, uitrol. Doelgroep zijn bestuurders en financieel managers. Er zijn altijd twee gastsprekers aanwezig en er is volop gelegenheid voor interactie. Voor meer informatie over onze dienstverlening aan onderwijs kunt u contact opnemen met: Drs. Astrid van Noortwijk, Onderwijs Consultancy en Interim dienstverlening of astrid.van.noortwijk@conquaestor.nl ConQuaestor en het Onderwijs 11 11