Met trots stellen wij u het eerste jaarverslag van het AFM voor. U kunt het jaarverslag bestellen via de publicatiedatabank van de Vlaamse overheid.

Transcriptie

1 Beste lezer, Welkom bij de allereerste nieuwsbrief van het Agentschap voor Facilitair Management (AFM). Driemaandelijks laten wij u, onze (potentiële) klant, niet alleen kennismaken met ons agentschap, maar brengen wij u ook op de hoogte van de evoluties in onze dienstverlening en wijzigingen in ons aanbod. Wist u trouwens dat u tevreden bent over de samenwerking met ons agentschap, maar vindt dat onze transparantie beter kan? U leest er alles over in de resultaten van onze jaarlijkse imagobarometer. Voorts kunt u kennismaken met onze raamcontracten en te weten komen hoe wij u hierbij willen betrekken. In de komende edities van deze AFM-nieuwsbrief zullen wij ook telkens een team in de kijker plaatsen. Onze servicelijn, uw eerste contactpunt, is als eerste aan de beurt. Veel leesplezier, Kristel Gevaert Administrateur-generaal AFM Jaarverslag 2008 Met trots stellen wij u het eerste jaarverslag van het AFM voor. U kunt het jaarverslag bestellen via de publicatiedatabank van de Vlaamse overheid. Missie & Visie AFM U bent misschien vertrouwd met onze dienstverlening, maar kent u onze organisatie wel? Maak kennis met het Agentschap voor Facilitair Management. Imagobarometer Het AFM streeft een kwaliteitsvolle dienstverlening met bijhorende klantentevredenheid na. Om dit te verwezenlijken peilen we vanaf nu jaarlijks naar ons imago, de realisatie

2 van onze waarden en doelstellingen, én de tevredenheid over onze dienstverlening. Lees hier de resultaten van. Klanten betrekken bij raamcontracten Eén van de voornaamste kerntaken van het AFM bestaat uit het aanbieden van raamcontracten voor facilitaire goederen of diensten aan alle entiteiten van de Vlaamse Overheid. Ontdek hier de procedure, het volledige aanbod en de op stapel staande contracten. Team in de kijker: AFM Servicelijn De AFM Servicelijn is het centrale contactpunt van het AFM, opgestart om een vlotte bereikbaarheid en een goede opvolging van de dienstverlening te kunnen garanderen. Maak kennis met onze servicelijn. Wenst u zich in of uit te schrijven voor onze nieuwsbrief? Stuur ons een .

3 Missie & Visie AFM Het lijken misschien modewoorden, maar toch zijn de missie, de visie en de waarden van een organisatie essentieel voor de werking ervan. Want ze bepalen het heden en de toekomst. Het is dan ook belangrijk dat jullie, onze klanten, weten waarvoor het AFM staat en waar we naartoe willen. Missie = wie zijn we? Het AFM verstrekt facilitaire dienstverlening met het oog op het kwaliteitsvol, effectief, marktconform en zuinig uitbouwen en beheren van het patrimonium, teneinde de dienstverlening van de organisatie-entiteiten binnen de beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid te ondersteunen. Dienstverlening = wat doen we? Het AFM biedt 8 dienstverleningstypes aan zijn klanten aan: huisvesting gebouwgebonden dienstverlening catering schoonmaak digitale drukkerij goederen- en contractbeheer logistiek transport adviesverlening Visie = waar willen we naartoe? Het AFM wil uitgroeien tot hét kenniscentrum voor facilitair management en hierin het eerste aanspreekpunt zijn voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid. Daarbij willen we een voorbeeldfunctie vervullen naar de maatschappij door op efficiënte wijze een duurzaam facilitair management te realiseren binnen de Vlaamse overheid. Strategische doelstellingen = hoe gaan we dit bereiken? Binnen de Vlaamse overheid dé referentie worden inzake marktkennis. Binnen de Vlaamse overheid dé referentie worden inzake kennis van de wet- en regelgeving. Een diepgaande kennis verwerven van onze (potentiële) klanten. Een aantrekkelijk dienstenaanbod bieden. Continu een efficiënte en effectieve dienstverlening verzekeren. Een goede bekendheid en positief imago realiseren/verwerven én behouden. Een transparante rapportering aanreiken. Beschikken over een hechte en gemotiveerde ploeg van professionele personeelsleden. Een duurzaam facilitair beleid voeren.

4 Waarden = hoe gaan we dit bereiken? Door middel van de gedeelde waarden van de Vlaamse overheid: Klantgerichtheid Samenwerken Voortdurend verbeteren Betrouwbaarheid maar ook onze eigen waarden: Verantwoordelijkheidszin Professioneel Transparant Dynamisch Slogan = "Uw noodzaak, onze kerntaak" Een ambtenaar kan niet werken zonder een dak boven zijn hoofd, op een lege maag, enzovoort. Wat u nodig heeft om te werken, daar zorgen wij voor! Organogram

5 Imagobarometer Het AFM streeft een kwaliteitsvolle dienstverlening met bijhorende klantentevredenheid na. Om dit te realiseren hebben we dan ook het initiatief genomen om jaarlijks te peilen naar het imago van het AFM, de realisatie van onze waarden en doelstellingen, én de tevredenheid over onze dienstverlening. Wij danken u in ieder geval voor uw deelname. Voor deze eerste editie zijn we immers erg tevreden met de responsgraad van 40%. Bovendien bleek de respons mooi gespreid over alle beleidsdomeinen en functiegroepen heen, waardoor de resultaten zeker representatief te noemen zijn voor de volledige VO. Een blik op de resultaten Over het imago van het AFM zijn de meningen verdeeld met net iets meer positieve als negatieve indrukken. Het komende jaar steken we dan ook nog een tandje bij om voor alle potentiële klanten uit te groeien tot het eerste aanspreekpunt inzake facilitaire dienstverlening. Uit de respons blijkt dat ook jullie als (potentiële) klant de specifieke waarden en strategische doelstellingen van het AFM hoog inschatten. Vooral inzake samenwerking en duurzaamheid scoren we reeds vrij goed. Het streven naar de verdere realisatie van deze waarden en doelstellingen staat binnen het AFM uiteraard centraal. Daarbij hebben jullie aangegeven dat we vooral nog kunnen verbeteren op het vlak van transparantie en klantgerichtheid van onze dienstverlening en rapportering. Actiepunten Om op korte termijn tegemoet te komen aan de voornaamste verwachtingen zijn inmiddels dan ook reeds een aantal concrete verbeterprojecten opgestart. Zo wordt ondermeer werk gemaakt van een transparant dienstenaanbod, zodat alle klanten een duidelijk beeld hebben van wat ze van een bepaalde dienstverlening mogen verwachten. Bovendien streven we ernaar om, in samenspraak met onze klanten, op middellange termijn te komen tot concrete en duidelijke service level agreements, waarvan een transparante en klantgerichte rapportering uiteraard een essentieel deel uitmaakt. Als een eerste stap op weg naar meer transparantie bieden we jullie onderaan alvast een blik op de volledige resultaten van de AFM imagobarometer editie.

6 Klanten betrekken bij raamcontracten Eén van de voornaamste kerntaken van het AFM bestaat uit het aanbieden van raamcontracten voor facilitaire goederen of diensten. Omdat we onze klanten hierbij zo nauw mogelijk willen betrekken werd er een nieuwe procedure uitgetekend waarbij we maximaal proberen te communiceren over onze op stapel staande contracten. Hoe gaat de nieuwe procedure in zijn werk? 1. Het AFM bevraagt alle geïnteresseerde entiteiten naar hun noden en wensen. 2. De materiespecialist(en) van het AFM voeren een marktonderzoek uit en gaan de haalbaarheid na. 3. Op basis hiervan stelt het AFM een ontwerpbestek op en volgt de nodige feedback naar alle geïnteresseerden. 4. Het AFM staat vervolgens in voor de gunningsprocedure. Hierbij worden de offertes geëvalueerd door een jury, samengesteld uit materiespecialisten van het AFM en (waar mogelijk) afgevaardigden van de geïnteresseerde entiteiten en/of onafhankelijke experts. 5. Na de gunning worden alle geïnteresseerde entiteiten van de Vlaamse overheid geïnformeerd over het nieuwe raamcontract en de precieze bestelmogelijkheden. 6. Elke entiteit van de Vlaamse Overheid kan rechtstreeks bestellen bij de leverancier, ook zonder voorafgaande mandaatstelling. De facturatie verloopt rechtstreeks tussen klant en leverancier, zonder tussenkomst van het AFM. 7. Structurele problemen met de leverancier worden opgevolgd door de contractbeheerder van het AFM, die in naam van alle klanten een oplossing onderhandelt met de leverancier. Wat zijn de voordelen voor u, onze klant? Betere voorwaarden bij leveranciers dankzij de schaalvoordelen Vermijden van complexe en tijdrovende administratieve lasten m.b.t. overheidsopdrachten Genieten van de inhoudelijke vak- en marktkennis bij het AFM en alle andere betrokken entiteiten Zeker van raamcontracten die steeds conform zijn met alle geldende regelgeving (wetgeving, omzendbrieven, enz.) Op elk moment rechtstreeks bestellen bij de leverancier, zonder bijkomende administratieve lasten of verplichte tussenkomst van het AFM (voortaan ook zonder voorafgaande mandaatstelling) Vrijblijvende interesse en medewerking, zonder verplichting tot afname naderhand Welke raamcontracten worden aangeboden? Een volledig overzicht van de raamcontracten die momenteel beschikbaar zijn kunt u steeds raadplegen op onze extranetsite, meer bepaald via bz.vonet.be/raamcontracten.

7 Bij elk raamcontract vindt u alle benodigde product- en contractinformatie. Let er wel op dat u bij elke bestelling steeds het correcte referentie- of besteknummer vermeldt, zodat u kunt genieten van de gunstige voorwaarden van het contract. Op onze extranetsite vindt u ook een overzicht van alle raamcontracten die in voorbereiding zijn, zodat u op de hoogte kan blijven van de status en voortgang van bestelmogelijkheden die op stapel staan. Interesse of meer weten? Met alle vragen, opmerkingen of suggesties kan u steeds terecht bij de AFM Servicelijn op het centrale nummer (02 55) of via mail naar 32000@vlaanderen.be.

8 Team in de kijker: AFM Servicelijn U kunt bij de AFM Servicelijn terecht met alle vragen, klachten of suggesties met betrekking tot facilitaire dienstverlening. Onze lieftallige dames Zoë en Greet staan alle werkdagen van 8u tot 17u ter beschikking van alle (potentiële) klanten van het AFM. Door gebruik te maken van de AFM Servicelijn bent u zeker van een vlotte bereikbaarheid van het AFM. Alle oproepen worden geregistreerd en bijgevolg wordt er een nauwgezette opvolging aan uw melding aan gekoppeld. Wij garanderen ook een snelle en duidelijke reactie op uw vraag, klacht of suggestie. Voor alle meldingen garanderen wij u een inhoudelijk antwoord binnen de 10 werkdagen volgend op de dag van de melding. Onder inhoudelijk antwoord verstaan we een duidelijk en volledig antwoord op een gestelde vraag en/of een concreet voorstel tot oplossing voor een gemelde klacht of suggestie. Indien een oplossing niet mogelijk blijkt binnen de periode van 10 werkdagen mag u op zijn minst rekenen op een update over de stand van zaken én een duidelijke timing. Waar geen oplossing voor een gemelde klacht mogelijk of haalbaar is, geven wij steeds een gemotiveerde toelichting om dit te verduidelijken. U kunt de AFM Servicelijn op werkdagen steeds bereiken van 8u tot 17u: Telefonisch op het nummer (02/55) Via op het adres 32000@vlaanderen.be

9 Raamcontracten in voorbereiding Raamcontract Opmaak van risico-analyses voor hoog- en laagspanningscabines Levering en plaatsing van data-, signaalbekabeling en elektriciteitswerken Onderhoud van telefoniesystemen van het merk NEC-Philips Nieuw / hernieuwing Status Nieuw Gegund Timing Meer informatie Kwartaal 3 Nieuw Aanbesteding Kwartaal 4 Nieuw Aanbesteding Kwartaal 4 Veiligheidscoördinatie Nieuw Aanbesteding Kwartaal 4 Ecologisch rijden Nieuw Aanbesteding Kwartaal 4 Algemene signalisatie Nieuw Aanbesteding Kwartaal 4 Opmaak van risicoanalyseverslagen op basis van het KB van 02 juni 2008, nota C2/112 en Nota nr.66 aan de erkende organismen voor hoogspanningsuitrustingen en (zwaar belaste) laagspanningsuitrustingen in gebouwen, met aandacht voor zowel de elektrische als de omgeving aspecten Raamcontract voor plaatsing van bekabeling voor data en telefonie, voor signaalsturing, voor aansluiting van brandmelders alsook diverse elektrische plaatsingswerken Onderhoudscontract voor telefonie-installaties van het merk NEC-Philips, met service level agreement Selectie van veiligheidscoördinator ontwerp en uitvoering, cf. KB voor tijdelijke en mobiele werkplaatsen Het bestek voorziet de organisatie van cursussen & het aanbieden van een opvolgingsmodule voor ecologisch (= milieubewust) rijden. Heraanbesteding wegens geen conforme inschrijvingen. Het bestek voorziet de plaatsing van signalisatie binnen gebouwen, voor bv. vergaderzalen, voor aanduiding van afdelingen etc. De bedoeling is om, via deze procedure, uniforme signalisatie te

10 Vorming Autocad Nieuw Aanbesteding Kwartaal 4 Berschermhandschoenen (5 percelen) Persoonlijke beschermingsmiddelen (6 percelen) Persoonlijke beschermingsmiddelen tegen kettingzagen (5 percelen) Hernieuwing Voorbereiding Kwartaal 4 Hernieuwing Voorbereiding Kwartaal 4 Hernieuwing Voorbereiding Kwartaal 4 installeren in de gebouwen. Het bestek voorziet de 1-daagse vorming van kleine groepen gebruikers in het gebruik van het Autocad-pakket. De gebruikers zullen kleine wijzigingen etc. kunnen aanbrengen. Voor het eigenlijke tekenwerk is een andere diepgaander vorming nodig. Het bestek voorziet ook Trueview vorming. Hernieuwen van de huidige raamcontracten: - all-round winterhandschoenen - all-round beschermingshandschoenen - latexhandschoenen - wegwerp latex handschoenen - handschoenen tegen bramen Hernieuwen van de huidige raamcontracten: - oorkappen met hoofdbeugel - oorkappen voor montage op veiligheidshelm - veiligheidshelm met vizier - veiligheidsbril ruimtezichtbril - veiligheidsbril met metalen montuur - wegwerpoverall Hernieuwen van de huidige raamcontracten: - hoge veiligheidsschoenen met bescherming tegen kettingzagen - veiligheidsknielaarzen met bescherming tegen kettingzagen - beschermingshandschoenen met bescherming tegen kettingzagen (type 1 en 2) - kettingzaagbroek - bosmaaierbroek

11 Laarzen en sokken (4 percelen) Personenvoertuigen (19 percelen) Hernieuwing Voorbereiding Kwartaal 4 Hernieuwing Voorbereiding Kwartaal Fotokopiepapier Hernieuwing Voorbereiding Kwartaal Automatisatie van (sub)metering in gebouwen Nieuw Voorbereiding Kwartaal Opmaak van energie-audits Nieuw Voorbereiding Kwartaal Technopreventieve middelen en bewakingsdiensten (2 percelen) Nieuw Voorbereiding Kwartaal Hernieuwen van de huidige raamcontracten: - gewone knielaarzen - veiligheidsknielaarzen - veiligheidslieslaarzen - sokken voor laarzen Hernieuwen van het huidige raamcontract Hernieuwen van het huidige raamcontract Installatie van meters en submeters, voor registratie van energieverbruiken, voor comfortmetingen met bijhorende energieboekhouding software. Inbegrepen ook een perceel voor plaatsing van stookolie debietmeters (cf. EPC). Dossier is naar IF. Opmaak van energie-audits voor gebouwen met inbegrip van Return on Investment inschatting van energiebesparende maatregelen. Dossier is naar IF. Perceel 1: installatie en onderhoud van technopreventieve uitrustingen (inbraakdetectie, branddetectie, camerabewaking ). Perceel 2: voorzien van bewakingsdiensten (incl meldkamer, mobiele ploeg). Dossier is naar Vlaamse regering.