Branche Event Bonusopdracht Nils Bruijns Tom Janssen Jeroen Schiphorst CE1E

Transcriptie

1 Branche Event Bonusopdracht Nils Bruijns Tom Janssen Jeroen Schiphorst CE1E

2 Amsterdam Dance Event Korte beschrijving van het evenement (wat, waar, historie, hoeveel bezoekers e.d.) In het kader van de bonusopdracht hebben wij begin September de organisatie van Buma/Stemra benaderd om mee te mogen lopen (en helpen) op het Amsterdam Dance Event. Een week later kregen wij positief bericht terug, de organisatie was erg enthousiast over ons verzoek en ze stonden graag open voor het idee. Buma stelde aan ons voor om ons als runners in te zetten tijdens ADE, dit zodat wij een goede indruk kregen van het evenement zelf en de organisatie erachter. Amsterdam Dance Event wordt gezien als het Mekka voor liefhebbers van de internationale elektronische muziek scene, ook wel bekend onder de afkorting EDM (Electronic Dance Music). Naast het feit dat ADE het grootste clubfestival ter wereld is, biedt het ook onderdak aan de grootste elektronische muziekconferentie in Europa. ADE wordt sinds 1995 jaarlijks georganiseerd en trekt per jaar steeds meer bezoekers. De ADE conferentie biedt een platform aan voor alle professionals in het vak, zij kunnen hier o.a. debatteren, de laatste ontwikkelingen in de EDM scene volgen, netwerken en kennis met elkaar delen. De conferentie is verdeeld over 7 unieke locaties in Amsterdam, en heeft tijdens deze editie meer dan 5000 bezoekers gehad. Waarom is dit een publieksevenement of een zakelijk evenement? De ADE conferentie is een zakelijk evenement vanwege het feit dat de conferentie voor professionals op EDM gebied is, die tijdens dit evenement kunnen netwerken en kennis met elkaar kunnen delen. Dit is een externe communicatiedoelstelling en dat is kenmerkend aan een zakelijk evenement. 3 Tips 1. Onduidelijke routing; veel bezoekers konden bepaalde locaties in het conferentiegebouw niet vinden. 2. Weinig toegankelijkheid voor invaliden (met name rolstoelen) om het gebouw degelijk te kunnen betreden; de enige lift die aanwezig was reikte niet tot alle conferentiezalen en was uitsluitend te gebruiken door crew.

3 3. Klimaatbeheersing; in sommige zalen liep de temperatuur zeer hoog op door het aantal bezoekers die op dat moment in de zaal aanwezig waren. Dit kon niet worden verholpen doordat er weinig tot geen mogelijkheden waren om de zaaltemperatuur te verminderen (zoals bijv. airconditioning). 3 Tops 1. Mooie locatie, gebouw droeg een bepaalde sfeer met zich mee die erg prettig was om te ervaren. Het gebouw stamt namelijk uit de 18e eeuw en het interieur heeft nog altijd haar duidelijke authentieke kenmerken uit die tijd. 2. Grote diversiteit aan sprekers; er waren verspreid over 7 locaties in totaal 317 sprekers bij 176 panels. De sprekers varieerden van artiesten tot management en organisatoren, allen met een zeer grote expertise. 3. Professionele houding van alle personeelsleden ten opzichte van gasten en sprekers; iedereen werd vriendelijk en behulpzaam te woord gestaan. De onderlinge sfeer tussen zowel gasten als personeel was informeel ondanks de formele aard van het evenement. Was het evenement volgens jullie een doel op zichzelf of een middel? De ADE- conferentie was een middel. Voor de bezoekers was het een middel om tot het doel van grotere bekendheid, beter netwerk en bijhouden van laatste ontwikkelingen op EDM gebied te komen. Voor de organisatie was het een middel om alle mensen uit de EDM- scene samen te laten komen en hun kennis en ervaringen te delen. Welke trends zag je op dit evenement en hoe heeft zich dit vertaald? Netwerken, ook tijdens de conferentie kwam duidelijk naar voren dat mensen het zeer belangrijk en leuk vinden om nieuwe contacten te leggen en te onderhouden voor professionele doeleinden.

4 Amsterdam Music Festival Korte beschrijving van het evenement (wat, waar, historie, hoeveel bezoekers e.d.) Amsterdam Music Festival is zoals de naam al zegt, een festival gericht op muziek. Het werd dit jaar voor het eerst gehouden en maakt onderdeel uit van Amsterdam Dance Event, wat al sinds 1995 in Amsterdam gehouden wordt en dit jaar ruim driehonderdduizend bezoekers trok. Dit onderdeel was een samenwerking tussen Alda Events en ID&T. Het Amsterdam Music Festival duurde van 22:00 tot 7:00 en werd gehouden in de Amsterdam RAI. Het bestond uit drie stages die plaats boden aan ruim twintigduizend man. De area s werden allemaal gericht op verschillende stijlen binnen de elektronische muziek en gaven 22 dj s of dj- duo s de kans om hun kunsten te vertonen. Deze eerste editie bracht meteen een andere verandering met zich mee binnen het Amsterdam Dance Event; er werd geen aparte DJ Mag Top 100 awardsshow meer gehouden als feest op zich, maar deze werd geïntegreerd in dit evenement. Zo werd van tevoren beloofd dat de nummer één dj van de wereld om twaalf uur een live optreden zou geven en zijn prijs in ontvangst zou nemen. Ook de rest van de DJ Mag Top 100 zou hier worden aangekondigd en er zou een Legend Award worden uitgereikt. Waarom is dit evenement een publieksevenement of zakelijk evenement? Onderbouwing Amsterdam Music Festival is duidelijk een publieksevenement. Het was in principe voor iedereen toegankelijk door een vrije kaartverkoop en er waren geen of nauwelijks zakelijke intenties bij betrokken, aangezien het hier om een feest ging. 3 Tips 1. Amsterdam Music Festival was erg goed georganiseerd, maar dat komt mede doordat het om een samenwerking ging tussen twee doorgewinterde evenementenorganisaties. Het was daarom erg lastig om op echt grote verbeterpunten te komen, vandaar dat we maar op twee grote verbeterpunten komen en er nog twee kleine puntjes voor verbetering zijn.

5 2. De routing: De RAI is als je er onbekend bent, een groot doolhof, het begon in dit geval al bij de ingang. Er stond duidelijk aangegeven waar de hoofdingang was, maar wij moesten met onze passe- partouts en crewbandjes een andere ingang hebben. Deze stond echter niet goed aangegeven en we hebben een aantal keer moeten vragen waar onze ingang was. Wat wel redelijk slim is gedaan, is dat je bij de kleinere stages binnenkomt, waardoor je ook hier even een kijkje kan nemen. De mainstage stond echter nergens aangegeven waardoor we ook hier weer even naar moesten zoeken. Eenmaal onze plek gevonden en genietend van het feest, kwamen we daarna nog tot de conclusie dat de toiletten ergens in een hoekje weggestopt lagen. Als we dit feest zelf zouden organiseren, zouden we er voor zorgen dat er meer toiletten te vinden waren, zodat daar minder naar gelopen hoeft te worden. Ook routing- bordjes zijn essentieel bij de volgende editie van dit feest, zodat de medewerkers buiten minder worden lastig gevallen en men sneller de zaal vindt waar ze willen zijn. 3. De beveiliging: Een groot minpunt aan het feest was de beveiliging. We zijn zelf vaak aanwezig op feesten en festivals; en ongeveer overal word je gefouilleerd op drugs en wordt je tas gecontroleerd of er niks in zit waarmee je mensen enige schade aan kan brengen. Dit was bij Amsterdam Music Festival, tot onze verbazing, niet het geval. We hadden de mogelijkheid gewoon door te lopen zonder ook maar aangesproken of aangehouden te worden door een beveiliger. Dit was op het feest ook goed terug te zien in de hoeveelheid drugsgebruikers die aanwezig waren en fluitend door konden lopen met de drugs praktisch in het zicht. Hier heeft de security wat ons betreft een enorm modderfiguur geslagen en wij zouden er voor zorgen dat dit volgend jaar dan ook heel anders gaat gebeuren. De twee andere kleine verbeterpunten betreft het geluid en de volgorde van de line up. Het was helaas zo dat bij het optreden van Hardwell, die zojuist was verkozen tot beste dj ter wereld, de boxen werden opgeblazen. Omdat het toch wel even duurde voordat dit alles was opgelost, waren we bang dat we de hele avond slecht geluid zouden hebben, wat toch wel een negatieve bijdrage zou hebben aan het feest. Gelukkig was het echter na een tijdje toch opgelost en konden we daarna verder feesten. Het is echter zaak dat dit niet meer gebeurd, want het zorgt toch wel voor een inkak- moment op het feest. De

6 organisatie moet er dan dus voor zorgen dat de geluidsmensen alles onder controle hebben, of een beter geluidssysteem ophangen. Ook de volgorde van de line up vonden wij een beetje vreemd, maar dit is natuurlijk een persoonlijke mening. Daags van tevoren horen dat er een hardstyle- artiest de zaak af komt sluiten, om even later weer te horen dat een relatief onbekende naam de zaal afsluit, is een slechte zaak. Dit maakte het voor veel mensen toch makkelijker om te beslissen om eerder naar huis te gaan en niet het einde van het feest af te wachten. 3 Tops 1. De Horeca : Het eten en drinken op een festival kan een feest maken of kraken, je wilt natuurlijk niet te lang wachten op je consumpties. Dit heeft de organisatie goed begrepen en flink geïnvesteerd in lange bars en genoeg eetkraampjes. Het barpersoneel was altijd vriendelijk. Ondanks de enorme drukte stond je nooit langer te wachten dan een paar minuutjes. Dit zelfde gold voor het eten, er werd goed ingespeeld op de behoeften van de bezoekers, zo waren er ook waterijsjes te koop, buiten de standaard festivalhappen om. Ook hier was het personeel goed geregeld en werden de gasten van goed eten voorzien. 2. De decoratie: Voordat we naar het evenement gingen, hadden we geen idee wat we aan decoratie moesten verwachten, maar wat voor ons eerst een mysterie leek, eindigde als een van de meest geweldige ervaringen ooit. Wat een lichtshow! De organisatie heeft duidelijk niet bespaard op de hoeveelheid lasers en LED- schermen rond het podium hangen. De RAI was verder natuurlijk een redelijk kaal gebouw, maar dit merkte je totaal niet omdat je veel te goed werd afgeleid door wat er bij het podium gebeurde. We hebben nog nooit zoveel lasers bij elkaar gezien en nog nooit zo n scherp beeld van zo n gigantische schermen gezien, terwijl we toch al menig feest en festival gezien hebben. 3. De line up: We hebben nog nooit een feest gezien dat het voor elkaar krijgt om dj s die binnen de top dertig van de wereld staan op de tweede stage neer te zetten. De line up was op Amsterdam Music Festival zo enorm sterk dat er meerdere dj s uit de top tien van de DJ Mag aanwezig waren. Dit weerspiegelde zich goed op de verkoopcijfers, de eerste lichting van de line up was net bekend gemaakt of het festival was al uitverkocht. Het was mooi om te zien dat het merendeel van deze dj s gewoon Nederlands waren, wat het

7 nationale gevoel toch een beetje versterkte; maar ook een aantal gerenommeerde dj s uit het buitenland maakten furore op de mainstage en bij de twee andere area s. Amsterdam Music Festival was een sensatie om nooit te vergeten, de mensen, de sfeer, de muziek, bijna alles was goed verzorgd. Was dit evenement volgens jullie een doel op zichzelf of een middel? Leg uit. Dit evenement was zowel een doel op zichzelf als een middel. Het maakte onderdeel uit van Amsterdam Dance Event, maar werd volledig los gepromoot. Nergens is zoveel aandacht naar uitgegaan als dit evenement, vandaar dat het ook los kon staan van ADE. Welke trend zag je op dit event en hoe heeft zich dit vertaald? De trend die je op dit evenement duidelijk terug zag is beleving. Door middel van licht, led- schermen en pyrotechnieken werd er een show gecreëerd waar je bang van wordt. Het led- scherm, wat spreidde van de linkerkant van de zaal helemaal tot aan de rechterkant van de zaal, was niet alleen van enorme omvang, maar werd ook ondersteund door lasertechniek en andere vormen van belichting. Het effect hieruit was in één woord fenomenaal te noemen.

8 Vergelijke beide evenementen met elkaar en geef beide evenementen een cijfer. Amsterdam Music Festival is net als ons andere evenement een onderdeel van Amsterdam Dance Event, maar zou ook los op zichzelf kunnen staan, omdat dit gewoon goed geregeld was. Dit evenement zou van ons een 8 krijgen, omdat prijs voor een ticket redelijk hoog was (50 euro), maar je er wel veel voor terug kreeg. ADE Pro krijgt van ons een 7, omdat het in de hoofdlocatie logistiek redelijk goed geregeld was, maar ze behoorlijk inleveren op de tips die wij ook gegeven hebben.