Privacyverklaring Slimmerik Versie december 2018

Transcriptie

1 Privacyverklaring Slimmerik Versie december 2018 Inleiding Slimmerik is een kleine organisatie die ondersteuning biedt bij autisme. Slimmerik is gecontracteerd jeugdzorgaanbieder bij alle gemeenten in Friesland. Wanneer u ondersteuning van Slimmerik ontvangt, vragen we u naar uw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat uw privacy wordt gerespecteerd, daarom behandelen we uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Hierbij houden wij ons aan de geldende wet- en regelgeving die op het verwerken van persoonsgegevens van toepassing is. Slimmerik is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Omdat deze verklaring onderhevig is aan de geldende wet- en regelgeving, wordt de privacyverklaring van tijd tot tijd aangepast. U kunt altijd de laatste versie van de privacyverklaring inzien via het kopje privacyverklaring op de website van Slimmerik. Contactgegevens: Slimmerik Adres: Boeier 2, 9051 PP Stiens Telefoonnummer: Website: Kvk: In deze verklaring 1. Welke persoonsgegevens wij verzamelen 2. Wat wij met uw persoonsgegevens doen 3. Uw recht op inzage 4. Uw recht op dataportabiliteit 5. Uw recht op vergetelheid en het bewaren van het dossier 6. Gegevensuitwisseling intern bij Slimmerik 7. Gegevensuitwisseling aan derden buiten Slimmerik 8. Veilige communicatie 9. Beveiliging 10. Andere belanghebbende organisaties 11. Website 12. Klachten gegevensbescherming 13. Contactpersoon gegevensbescherming

2 1. Welke persoonsgegevens wij verzamelen Wij verzamelen de volgende gegevens van onze clie nten en/of ouders en verzorgers: 1. Gegevens Naam, adres, woonplaats, adres, telefoonnummer, geboortedatum Doel Identificatie en communicatie 2. BSN Identificatie 3. Gezagsgegevens Toestemming voor intake en ondersteuning vragen aan beide ouders met gezag. Als de cliënt verwezen is door een wettelijke verwijzer, dan gaan wij ervan uit dat er toestemming is verleend voor verwijzing door beide ouders met gezag. 4. Gezondheidsgegevens Ondersteuning bieden op maat voor de clie nt 2. Wat wij met uw persoonsgegevens doen Wij bewaren uw gegevens in uw elektronische dossier en/of in uw schriftelijke dossier en gebruiken deze alleen in het kader van de ondersteuning. Slimmerik bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan voor het doel waarvoor de gegevens verzameld zijn noodzakelijk is. 3. Uw recht op inzage U heeft het recht uw dossier in te zien. Hieronder ziet u welke wettelijke regels hierbij horen. Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door Slimmerik. Clie nt jonger dan 12 jaar Ouders met gezag hebben inzagerecht in het dossier van hun kind. Zij kunnen ook een kopie vragen van het dossier of een deel daarvan. Het kind heeft geen inzagerecht. Clie nt tussen 12 en 16 jaar Ouders met gezag hebben recht op inzage in het dossier van hun kind. Het kind heeft inzagerecht. P pag. 2

3 Clie nt vanaf 16 jaar De ouders hebben alleen recht op inzage en afschrift in het dossier van hun kinds als hun kinds hiervoor toestemming geeft. Het kind vanaf 16 jaar heeft inzagerecht. 4. Uw recht op dataportabiliteit Uw recht op dataportabiliteit houdt in dat de gegevens die u aan ons aanlevert, ook weer door u kunnen worden opgevraagd om over te dragen aan een andere (zorg)aanbieder. 5. Uw recht op vergetelheid en het bewaren van het dossier In de Algemene Verordening Gegevensbescherming staat het recht om vergeten te worden. Dit geldt in principe niet voor medische dossiers, dus ook niet voor uw dossier bij ons. U mag wel vragen om gegevens uit uw dossier te verwijderen. Als u geen verzoek doet om gegevens te bewaren, dan bewaren wij uw dossier gedurende 15 jaar na einde van de ondersteuning. Dit gaat in vanaf het 18 e jaar van de clie nt. Gegevens die tijdens de ondersteuning die niet in het (digitale) clie ntdossier worden bewaard (zoals gegevens in telefoon, , laptop, externe harde schijf, camera, of notities op papier, worden niet langer bewaard dan nodig. 6. Gegevensuitwisseling intern bij Slimmerik Overleg tussen onze medewerkers die bij uw ondersteuning betrokken zijn, is belangrijk om u goede zorg te kunnen geven. Dit hoort daarom bij onze werkwijze. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. 7. Gegevensuitwisseling aan derden buiten Slimmerik Wanneer wij uw gegevens gaan uitwisselen met derden, dus personen en organisaties buiten Slimmerik, vragen wij altijd eerst uw toestemming. Tenzij er wettelijke verplichting is deze te mogen of moeten delen (zoals in het kader van b.v. de Meldcode of politie). Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen. 8. Veilige communicatie De ondersteuning vindt voor een groot deel bij u thuis plaats. Daarnaast hebben we ook veel contact op afstand. Medewerkers kunnen tussen huisbezoeken door met u bellen, mailen, SMS-en, Skypen, Appen, enzovoorts. Wij willen deze communicatie zo veilig mogelijk houden. Daarom hebben we de volgende huisregels voor onze medewerkers: P pag. 3

4 1. Post, bellen, SMS-en, Skypen en Face-Timen zijn voldoende veilig om privacygevoelige informatie uit te wisselen 2. Om veilig te mailen versleutelen we de bestanden met een wachtwoord. Gewone wordt in overleg met u alleen gebruikt om niet-privacygevoelige informatie uit te wisselen 3. Whats-App en andere berichtenapps gebruiken wij alleen in overleg met u. De van Slimmerik wordt gehost bij JouwWeb. Als jij contact opneemt via de formulieren of via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op de servers van JouwWeb. 9. Beveiliging Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we de volgende maatregelen genomen; Medewerkers van Slimmerik hebben alleen toegang tot informatie via een persoonlijk wachtwoord. Alle computers zijn beveiligd met een inlognaam met wachtwoord. Alle computers zijn voorzien van de laatste versie van antivirussoftware. Schriftelijke dossiers worden altijd in een afgesloten kast met slot bewaard. 10. Andere organisaties / personen Gegevens van andere organisaties / personen (bijvoorbeeld gebiedsteammedewerker, scholen, andere zorgaanbieders) worden opgeslagen als de informatie gedeeld is per mail, visitekaartje, folders of op een andere manier. Gegevens worden gebruikt door Slimmerik gedurende de looptijd van het contact en afhandeling achteraf. Gegevens worden bewaard tijdens het contact tot 5 jaar achteraf. Van medewerkers in dienst bij Slimmerik en eventuele externe collega's waarmee wordt samengewerkt worden naam, adres, telefoonummer, geboortedatum, VOG, WKKGZ referenties, kopie ID, bankgegevens, opleidingsgegevens, AGB code, eventuele tuchtrechtelijke maatregelen en eventuele andere gegevens verzameld t.b.v. van de samenwerking, samenwerkingsovereenkomsten, contracten en wettelijke eisen binnen de zorg. Gegevens worden aangeleverd door de medewerker en collega, dan wel gevraagd met akkoord van de medewerker of collega. Op de website van Slimmerik wordt een foto van de medewerker met zijn werkervaring en diploma s geplaatst. De foto en informatie wordt door de medewerker aangeleverd. Bij niet meer werkzaam zijn bij Slimmerik wordt deze informatie direct verwijderd. 11. Bezoekers website De website en back-ups van de website worden gehost bij JouwWeb. Gegevens die jij achterlaat op de website van Slimmerik zijn op de servers van JouwWeb opgeslagen. Op onze website kunnen bezoekers in contact komen. Dit kunnen zij doen door middel van het contactformulier. Op dit formulier vullen websitebezoekers verschillende persoonlijke gegevens in. P pag. 4

5 Contactformulier Bij het aanvragen van contact middels het contactformulier vragen wij de aanvrager de volgende gegevens in te vullen: naam telefoonnummer adres bericht Deze gegevens worden nadat de aanvrager op de knop verzenden heeft gedrukt, per mail verzonden naar de contactpersoon van Slimmerik. Deze neemt aan de hand van de ingevoerde gegevens contact op met de aanvrager. De met gegevens wordt binnen een maand nadat contact is opgenomen, verwijderd. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken Slimmerik gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. 12. Klachten Bij een klacht over de gegevensbescherming willen wij u vragen om contact met ons op te nemen. Mocht u er helaas niet uitkomen met ons, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Autoriteit Persoonsgegevens Postbus AJ DEN HAAG Of via Contactpersoon gegevensbescherming De contactpersoon gegevensbescherming binnen Slimmerik is Erik Velstra, bereikbaar via info@slimmerik-ondersteuning.nl of P pag. 5