Verenigingsplan S.V. t Harde

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Verenigingsplan S.V. t Harde"

Transcriptie

1 Verenigingsplan S.V. t Harde augustus 2018 Versie 3.1 0

2 Vastgesteld Versie Opmerking/wijziging 20 juni 2016 Versie 1.0 Verenigingsplan S.V. t Harde juni 2017 Versie 2.0 Update verenigingsplan S.V. t Harde organisatie penningmeester gewijzigd [Erwin Nagelhout toegevoegd als bestuurslid, Businessclub is vervallen]- organisatie voetbalzaken gewijzigd [wedstrijdsecretariaat en commissie scheidsrechterszaken zijn samengevoegd onder wedstrijdzaken, hieraan is pupil van de week toegevoegd] organisatie leden is gewijzigd [Incasseren contributie is als apart onderdeel toegevoegd] Huisstijl S.V. t Harde en alcoholconvenant als bijlage toegevoegd. 15 juni 2018 Versie 3.0 Update verenigingsplan S.V. t Harde augustus 2018 Versie 3.1 Nieuw alcoholconvenant met gemeente Elburg als bijlage toegevoegd. 2

3 Inhoudsopgave 1 Voorwoord Organisatie S.V. t Harde Portefeuillehouder commissies... 6 Voorzitter... 6 PR commissie... 6 Bouwcommissie... 7 Vertrouwenscommissie... 8 Supportersvereniging Groen Wit... 9 Secretaris Sponsorcommissie Klaverjasvereniging Penningmeester Financiële commissie Kantinecommissie Voetbalzaken Technische commissie Toernooicommissie Wedstrijdzaken Facilitaire zaken Commissie materialen en kleding Accommodatie commissie Leden Vrijwilligerscommissie Recreatiecommissie Ledenadministratie Incasseren contributie Voetbalschool Publicaties Bijlagen Huisstijl S.V. t Harde Alcoholconvenant gemeente Elburg d.d. juli

4 1 Voorwoord Voor u ligt het 3e verenigingsplan van S.V. t Harde. Dit dynamische plan zal voor ons de leidraad zijn om onze vereniging voor het komende jaar te gaan besturen. Tevens is het verenigingsplan een mooi middel waarin te lezen is wat er het afgelopen seizoen zoal is gerealiseerd, maar ook geeft het aan welke doelen er niet gehaald zijn. Al met al moet dit verenigingsplan een duidelijk beeld geven waar al onze commissies en wij als hoofdbestuur mee bezig zijn. S.V. t Harde is als vereniging dynamisch, wij willen op zoveel mogelijk zaken inspringen. Zaken welke ons als vereniging beter maken, maar ook zaken waarbij wij vinden dat een voetbalvereniging dit moet faciliteren. Neem alleen de sponsorcommissie, deze commissie is net als alle andere commissies, zich duidelijk aan het profileren. Je kan als sponsorcommissie simpelweg sponsoren binnenhalen, maar de uitdaging zit hem er vooral in om de sponsoren langer aan de vereniging te laten binden. Dit kan simpelweg zijn door geld aan ze te vragen, maar dat kan ook door samen te werken. Het afgelopen jaar is er op diverse plekken al behoorlijk samengewerkt met de sponsoren. Denk aan sponsoren welke personeel nodig hebben, wij proberen hun openstaande vacatures zoveel mogelijk bij hun doelgroep terecht te laten komen. Met andere woorden ontstaat er een win-win situatie. Zo zijn er nog vele samenwerkingen aan te geven, welke het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden. Dit bovenstaande was niet een doel op zich voor de sponsorcommissie het afgelopen jaar, maar heeft wel veel plaatsgevonden. Ook de komende jaren zal dit veelvuldig gaan plaatsvinden. Als S.V. t Harde moeten wij middenin de samenleving staan. Wij weten na het afgelopen seizoen dat dit ook zeker het geval is. Als voorbeeld zijn wij door politieke partijen uitgenodigd om onze input te geven aan het tot stand komen van het verkiezingsprogramma. Veel problemen in de samenleving kunnen vaak simpel opgelost worden door mensen deel te laten nemen aan het verenigingsleven. Daarin worden problemen als vereenzaming/ niet bewegen/ terug komen in de maatschappij gewoon opgelost. Daarom moet de drempel zo laag mogelijk gemaakt worden. De coalitiepartijen binnen de gemeente Elburg zijn bekend geworden en erg fijn hierbij was dat wij als voetbalvereniging onze input mochten geven op het coalitieakkoord bij monde van 1 politieke partij. Nog mooier om te zien is dat er 80% van wat wij aangeven nu ook terug te zien is in het coalitieakkoord. Dit benadrukt nog maar eens dat wij als vereniging een stevige steen zijn in onze samenleving. Dit bovenstaande heeft vorig jaar niet in het verenigingsplan gestaan als doelstelling, maar het heeft wel plaatsgevonden. Een ander mooi initiatief is het 60+ voetbal, hier is al veel over geschreven en er heeft al veel PR over plaatsgevonden. Maar ook dit initiatief is een schot in de roos. Met veel plezier zien wij deze mannen onze mooie sport beoefenen, waarbij bewegen niet het enige aspect is. Het sociale aspect is minstens zo belangrijk. Zoals u hierboven kan lezen is het verenigingsplan een mooie leidraad, maar het zorgt er niet voor dat wij als commissies en bestuur oogkleppen op hebben en alleen zorgen voor het afhandelen van de doelstellingen. Wij blijven dynamisch en pakken zoveel mogelijk kansen op, zo zorgen wij ervoor dat wij als vereniging middenin de samenleving blijven staan en als basis een gezonde organisatie hebben met realistische doelstellingen. Wij wensen een ieder weer een goed en mooi nieuw seizoen toe! John Reurink Voorzitter 4

5 2 Organisatie S.V. t Harde De bestuurssamenstelling en portefeuilleverdeling per 1 juli 2018 is als volgt: 1. Voorzitter John Reurink PR commissie Bouwcommissie Vertrouwenscommissie Supportersvereniging Actiecommissie 2. Secretaris Gijs van de Ridder Sponsorcommissie Klaverjasvereniging 3. Penningmeester Erwin Nagelhout Financiële commissie Kantinecommissie 4. Voetbalzaken René van t Goor Technische commissie (Gijs van de Ridder a.i.) Toernooicommissie Wedstrijdzaken 5. Facilitaire Zaken John Reurink (tijdelijk) Materialen en kleding Accommodatiecommissie 6. Leden Lucinda Fieten Vrijwilligerscommissie Recreatiecommissie Ledenadministratie Incasseren contributie Voetbalschool 5

6 3 Portefeuillehouder commissies Voorzitter Als voorzitter heb ik diverse commissies waar ik bestuurlijke verantwoordelijkheid over draag. Er zijn ook zaken die nu nog niet exact onder een commissie vallen, maar deze zaken wil ik toch bij de doelstellingen benoemen: Doelstellingen Oprichten jeugdbestuur met alleen maar jeugdleden. Actiecommissie opzetten om met de opbrengsten van de acties, fase 3 van de verbouwing (deels) te financieren. Wilco Palm zal deze commissie gaan aanvoeren. PR commissie Public Relations is geen samengestelde commissie. Binnen het onderdeel Public Relations vallen meerdere commissies. Annemieke Jolink is tijdens het afgelopen seizoen uitgevallen als hoofd van PRafdeling, hierdoor zijn wij op zoek naar een opvolg(st)er. De commissie Public Relations bestaat uit de volgende onderdelen en vrijwilligers: Public Relations intern / extern Vacant Hoofd a) Presentatiegidscommissie: José Bos Brink Hoofdredactie en coördinator Arnoud Kamerbeek Redactie Jean Michel van de Schootbrugge Redactie René van t Goor Redactie Hilke Vos Redactie John Reurink Mark Timmers Sponsorzaken b) Website: Robert van Hulsteijn Webmaster Jan Willem van Hoorn Redactie Jean-Michel van de Schootbrugge Redactie Rick van t Hul Redactie c) 1 ste elftal Rick van t Hul Programmaboekje Arnoud Kamerbeek Voorbeschouwing René van t Goor Verslagen 1ste elftal d) Nieuwsbrief Hilke Vos Redactie John Reurink Redactie 6

7 e) Social Media Rick van t Hul Facebook en Twitter Jean Michel van de Schootbrugge Facebook en Twitter Ilja Dominique Westerink-v.d. Schootbrugge Facebook en Twitter f) Fotografengroep Annemieke Jolink Coördinator Kees Bette Fotograaf Hans Timmers Fotograaf Monique Brunt Fotograaf Karin Grashuis Fotograaf Afgehandelde doelstellingen : Uniformiteit presentatiegids/clubgids/programmaboek. Redacteur(en) vinden voor nieuwsbrief. Schrijver wedstrijdverslagen 1e elftal zoeken. Duidelijke communicatielijn t.a.v. sponsorzaken. Realiseren, persbericht, logo sponsor toevoegen. Sponsoruiting op website / reclameband bij 1e elftal. Niet afgehandelde doelstellingen : Beeldbank realiseren, archivering verleden. TV schermen in de hoofdbestuurskamer en kantine functioneel maken. Doelstellingen : Vacature hoofd PR invullen. TV schermen in hoofdbestuurskamer en kantine functioneel maken. Planningsmatig werken, elk seizoen veel dezelfde activiteiten. Dit kan op PR gebied makkelijk weggezet worden door voor elk evenement een planning qua PR te maken. Voorbeeld: Evenement familiedag, 6 weken vooraf 1 e PR bericht plaatsen (kan aangepast bericht van jaar ervoor zijn), 4 weken voor evenement programma bekend maken, daarna elke week een reminder op social media plaatsen. Doelstellingen lange termijn: Beeldbank realiseren, archivering verleden. Graag willen wij op PR gebied stabiliteit behouden, het is daarom zaak om een hoofd voor PR zaken te vinden. Deze persoon kan zorgdragen dat alles rondom PR gebied blijft lopen zoals wij nu gewend zijn bij de vereniging. Daarbij zijn er nog altijd zaken te verbeteren, waarbij wij jaarlijks in kunnen groeien. Bouwcommissie De bouwcommissie is een commissie op projectbasis, deze commissie geeft sturing aan het bouwproces accommodatie S.V. t Harde. Na uitvoering van het revitaliseringsplan van 25 november 2014 zal de commissie weer opgeheven worden, of in een andere vorm doorgaan. Op dit moment is de bouwcommissie bouwfase 2 aan het voorbereiden. Doelstelling is om in 2018 te starten met deze fase. De bouwcommissie bestaat uit de volgende onderdelen en vrijwilligers: 1) Stuurgroep Hoofdbestuur is stuurgroep en verantwoordelijk voor het totale project, ook financieel. Binnen het hoofdbestuur is John Reurink verantwoordelijk voor het bouwproces. 7

8 2) Projectgroep John Reurink (vanuit hoofdbestuur) Projectleider Albert van Os Financiën Bertus Jeensma Contactpersoon overheid 3) Bouwgroep John Reurink Projectleider Arnold Visch Werkvoorbereider Wilco Oosterbos Vrijwilligerscoördinator Gert Dekker Uitvoerder Wim Reurink Uitvoerder Johan Struik Installaties Afgehandelde doelstellingen : Werkzaamheden bouwfase 2 in detail in kaart brengen. Conceptplan maken financiering bouwfase 2. Doelstellingen : Juli: Bouwplan fase 2 definitief maken (renoveren 3 kleedkamers, herindeling van algemene ruimtes, nieuwe gevel en dak ophogen). September: Bouwkosten geheel in kaart hebben met de laatste offertes. Oktober: Financieel plan vanuit hoofdbestuur gereed. Novemberr: Financieel plan ter goedkeuring aan ledenvergadering voorstellen. Bij goedkeuring gaan wij starten in januari 2019 i.v.m. nieuwe subsidieregeling voor voetbalverenigingen. Augustus 2019: Oplevering fase 2 Doelstellingen lange termijn: 2020 entreepartij aanpakken starten met bouwfase 3. Vertrouwenscommissie De vertrouwenscommissie opereert volledig onafhankelijk en zal normaliter het hoofdbestuur niet inschakelen bij een case indien dit niet benodigd is. Mocht dit wel nodig zijn, dan wordt alleen de voorzitter ingelicht. De voorzitter bekijkt of de case inderdaad binnen het dagelijks bestuur cq. hoofdbestuur behandeld moet worden. Er is een protocol vertrouwenscommissie (datum 2 juni 2016) opgesteld, hierin wordt uitgebreider op de materie ingegaan. Wij willen duidelijk maken dat de vertrouwenscommissie geen rechtbank is, de commissie probeert de onderwerpen die behandeld worden zo geruisloos mogelijk af te handelen. De vertrouwenscommissie bestaat uit de volgende vrijwilligers: Ad Claassen Alie van t Hul Albert van Os Afgelopen seizoen waren geen noemenswaardige zaken. Geruisloos wordt de VOG steeds meer ingevoerd binnen de vereniging. 8

9 Doelstellingen : In samenwerking met het hoofdbestuur, het introduceren van Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Doorgaan met wat wij in seizoen gestart zijn; het verder doorvoeren van de VOG voor alle vrijwilligers. Dit proces is een continue proces, welke bewaakt wordt door vertrouwenscommissie. Albert van Os begeleid alle aanvragen vanuit de vertrouwenscommissie. Albert zal alle verklaringen verzamelen en beheren. Hierbij zal Albert contact houden met de vrijwilligerscommissie om zo in de gaten te houden dat voor alle vrijwilligers een VOG wordt aangevraagd. De VOG binnen S.V. t Harde is 5 jaar geldig. Supportersvereniging Groen Wit De Supportersvereniging Groen Wit heeft een eigen bestuur, met eigen leden en eigen statuten. Officieel maakt de supportersvereniging geen onderdeel uit van de voetbalvereniging. Toch willen wij de supportersvereniging meenemen in het verenigingsplan, want zij maken wel degelijk deel uit van onze vereniging. De supportersvereniging kan niet bestaan zonder de voetbalvereniging en zijn daarom met elkaar verbonden. De statuten van de supportersvereniging zijn heel duidelijk: De supportersvereniging Groen Wit ondersteunt S.V. t Harde financieel en materieel waar mogelijk. Vijf keer per jaar zit er een afvaardiging van supportersverenigingsbestuur om tafel met een afvaardiging vanuit het hoofdbestuur van S.V. t Harde. Tijdens deze vergaderingen houden beide besturen elkaar op de hoogte van het wel en wee binnen beide verenigingen. Hierbij worden ook de materiële en financiële prioriteiten met elkaar besproken. Van elk overleg wordt een verslag gemaakt. Samenwerking en communicatie tussen beide besturen is zeer goed. De supportersvereniging stelt jaarlijks een vast bedrag beschikbaar voor de voetbalvereniging S.V. t Harde. Dit bedrag is ,00 euro. Dit bedrag zal tot en met seizoen aangevuld worden met 8.750,00 euro. Dit om de aflossingslasten van de voetbalvereniging te verlichten voor de lening die de voetbalvereniging is aangegaan bij de gemeente Elburg t.b.v. de verbouwing van kleedkamers fase 1. De Supportersvereniging Groen Wit bestaat uit de volgende bestuursleden tijdens seizoen : Dennis Elskamp Voorzitter Sjaak Vellekoop Penningmeester Bart Jan Olthuis Secretaris René Grootkarsijn Bestuurslid Mark Elskamp Bestuurslid Arjan van Driesten Bestuurslid Op 15 mei 2018 is bestuurslid Berend Bruijnes overleden na een kort ziekbed. Doelstellingen doorlopend : De goede samenwerking tussen beide besturen continueren. De komende 5 jaar gezamenlijk zorgdragen voor een gerevitaliseerd sportpark waar wij als beide verenigingen weer trots op kunnen zijn. 9

10 Secretaris Sponsorcommissie Sponsoring is een belangrijke inkomstenbron voor de vereniging, daarnaast zorgt het voor naamsbekendheid en betrokkenheid binnen de gemeenschap. De sponsorcommissie zorgt voor het onderhouden van de bestaande sponsoren en het acquireren van nieuwe sponsoren. Daarnaast zorgt de commissie ervoor dat er sponsoren zijn voor de aanschaf van de kleding van de teams (minimaal tenues, trainingspakken en tassen). De sponsorcommissie bestaat uit de volgende vrijwilligers: Mark Timmers Hoofd Angelique Veer Lid Jan van der Vegte Lid Gerwin Companjen Lid Doelstellingen doorlopend : Uitvoeren van de lopende zaken (presentatiegids, bedrijventoernooi, sponsorevent). Behouden van sponsoren met aflopend contract. Afgehandelde doelstellingen : Laatste 2 teams in nieuw wedstrijdtenue (JO17-2 en JO19-2). Uitbouwen van sponsorinkomsten naar (incl Rabobank kleding). Minimaal 5 teams voorzien van trainingspakken en tassen. Invoering pasjessysteem voor pakketsponsoren. Nieuw lid aanstellen. Hiermee zijn alle doelstellingen voor seizoen gerealiseerd en is er ook al gestart met het realiseren van de doelstellingen voor komend seizoen. Doelstellingen : Uitbreiding bordencapaciteit in ballenvangers. Uitbouwen van sponsorinkomsten naar Volmaken van het vrienden van t Harde bord. Verdere professionalisering pasjessysteem voor pakketsponsoren. Laatste teams in complete kledinglijn steken (pakken en tassen). Doelstellingen lange termijn: Uitbouwen van sponsorinkomsten naar Representatieve ruimte realiseren om sponsoren te ontvangen. Aantrekkelijk programma ontwikkelen voor bestaande sponsoren. 10

11 Klaverjasvereniging De klaverjasvereniging is een op zichzelf staande vereniging binnen S.V. t Harde. De leden van de klaverjasvereniging zijn lid van de voetbalvereniging, alleen zonder stemrecht. Dit is een afspraak vanuit het verleden om zo geen problemen met de sluitingstijden van de kantine te krijgen. Ook kan de voetbalvereniging subsidie aanvragen op leden ouder dan 65 jaar. De klaverjasvereniging maakt elke donderdagavond gebruik van de kantine van S.V. t Harde. De kantinecommissie van S.V. t Harde regelt vrijwilligers achter de bar, de klaverjasvereniging regelt de klaverjasavond. De klaverjasvereniging ondersteunt de voetbalvereniging met diverse bijdragen, zowel financieel als materieel. Het bestuur van de klaverjasvereniging bestaat uit de volgende leden: Peter van de Burg Leiding, financiën, inkoop Arris Klein Ondersteuning Gert Drost Competitieleider, administratie en publiciteit Op de competitieavonden krijgen de heren ondersteuning van Henk Schenk en Anton van der Biezen. Doelstelling doorlopend : Goede samenwerking met voetbalvereniging te continueren. Penningmeester Financiële commissie De financiële commissie draagt zorg voor de complete financiële huishouding van S.V. t Harde. Het zwaartepunt van de kas beheerder en kas-administrateur ligt bij de kantine, dit is de grootste geldstroom binnen de vereniging. In de bouwcommissie is een projectgroep actief met een financieel administratieve functie welke op projectbasis werkt. De financiële commissie bestaat uit de volgende vrijwilligers: Erwin Nagelhout Penningmeester Peter van den Burg Kasbeheerder Teunis van de Beerenkamp Kasbeheerder Johan Hut Kas en kantine administratie André van Egteren Kas en kantine administratie Albert van Os Bouwzaken Doelstellingen doorlopend : Hoofdbestuur voorzien van verbeterpunten voor financiële situatie. Aansluiting houden met kantinecommissie. Bewaken financiële situatie. Aansluiting houden met sponsorcommissie. Afgehandelde doelstellingen : Aansluiting vinden met de sponsorcommissie. Voorstellen welke budgetten aan portefeuillehouders (per bestuurs-onderdeel) kunnen worden toegewezen als onderdeel van het verenigingsplan. Beter inzichtelijk maken van de financiën en contracten kantine; Onderzoeken of de inkoop goedkoper kan en contracten in beeld brengen. 11

12 Kantinecommissie De kantinecommissie regelt alle zaken die met de kantine te maken hebben. Denk hierbij aan voorraadbeheer, planning en coördinatie van de personele bezetting en schoonmaak kantine. Daarnaast vervullen zij een adviserende rol bij het vaststellen van de verkoopprijzen, assortiment, kassasystemen, muziek, digitaal informatiebord en de televisie schermen. Verder houdt zij toezicht op de vastlegging van de financiën van de kantine. De kantinecommissie bestaat uit de volgende vrijwilligers: Vacant Kantinebeheerder Stevan Reurink Inkoop Marion Nagelhout Coördinatie Bar Wilma Hoekerd Coördinatie Keuken Erwin Verwoerd Coördinatie Evenementen Doelstellingen doorlopend : Sluitingstijden en beleid alcohol onder de 18 jaar handhaven zoals afgesproken met de gemeente Elburg na aanleiding van protocol verantwoord alcoholgebruik. Voorraden achter slot en grendel waardoor kans op oneigenlijk gebruik wordt tegengegaan. Afgehandelde doelstellingen : Meer barpersoneel vinden zodat de zaterdag in drie groepen kan worden opgedeeld. Inmiddels is het rooster voor twee groepen volledig rond. Er zijn nog circa 12 mensen nodig om het rooster te kunnen opdelen in drie groepen zodat er wordt voorkomen dat barpersoneel te lange dagen maakt. Optimalisatie inkoop waardoor besparingen op inkoop gerealiseerd kan worden; Deze doelstelling is ook opgenomen onder de financiële commissie. Aansluiting tussen beide commissies is hiervoor essentieel. Invoeren passysteem aan kassa en uitrollen aan sponsoren. Eigen verbruik inzichtelijker krijgen en als bestuur een norm instellen. Doelstellingen : Aanstellen van een kantinebeheerder. Meer bar- keukenpersoneel vinden, m.n. vrijwilligers voor de keuken is nog een tekort. Onderzoeken of het passysteem aan de kassa verder kan worden uitgerold. Kasverschillen, welke door gebruik van kassa en voorraadbeheer worden gecontroleerd, terugbrengen naar nihil. In het afgelopen seizoen is hier al op geïnvesteerd. Kasverschillen zijn er echter nog steeds. Uitzoeken of alle vergunningen aanwezig zijn, zoals vergunningen m.b.t. hygiëne en verantwoord alcohol gebruik. 12

13 Voetbalzaken Technische commissie Om de vereniging naar een hoger plan te kunnen tillen op voetbaltechnisch gebied heb je naast veel talent vooral structuur en duidelijke afspraken nodig. De Technische Commissie (TC) van de S.V. t Harde is aangesteld om deze structuur en afspraken te bewaken. Voor de doorontwikkeling van het algemene niveau van de vereniging moeten wij de diepte in. Dit betekent o.a. een verdieping van de voetbalschool en ook van de techniektraining. Het is voor onze vereniging van groot belang dat wij voldoende aanwas hebben bij de allerjongste jeugd. Daarnaast is het van belangrijk dat de begeleiding van deze talenten goed en gestructureerd verloopt. Het maken van een goed plan voor de aanwas en begeleiding van de jongste jeugd is een van de doelen voor komend seizoen. Tenslotte hebben wij ons afgelopen seizoen geconformeerd aan een spelersvolgsysteem. Om de scouting tot een succes te maken zullen wij hier nog meer en beter gebruik van moeten maken. Afgelopen seizoen is Jos Tijssen binnen de TC aangesteld als coördinator van dit onderdeel. Ook het verder door ontwikkelen van scouting en het spelersvolgsysteem is een doelstelling voor komend seizoen. De TC bestaat uit de volgende vrijwilligers: Edwin van Egteren Hoofd TC Bertus Jeensma TC-selectie Marc Brink TC-junioren Jacco Langstraat TC-pupillen Rosalie Brink TC-vrouwen De taken van de TC zijn: Contact onderhouden met en beoordelen en aanstellen van de trainers. De eindverantwoording voor het samenstellen van de verschillende teams. Gesprekken voeren met individuele spelers als ook met de spelersraden. Communicatie naar en begeleiding van de coördinatoren van diverse lichtingen. Om de TC-leden te ontlasten zijn er coördinatoren aangesteld, de coördinatoren bestaan uit de volgende vrijwilligers: Stefan Brink Coördinator JO9 JO11 Peter Olthuis Coördinator JO12 JO15 Maarten van Dijk Coördinator JO17 JO19 Vacant Coördinator MO11 VR-1 Jos Tijssen Coördinator scouting / spelersvolgsysteem De coördinatoren belasten zich met de volgende taken: Bewaken van de aantallen van alle teams op wedstrijddagen. Contacten onderhouden met de leiders van de diverse teams. Aanspreekpunt voor de ouders. Ondersteuning bieden bij het indelen van de teams. Afgehandelde doelstellingen : Invoeren voetbalschool op zaterdag. Invoeren scouting i.c.m. Talento speler volgsysteem bij O9 en O11. Doorontwikkeling van het niveau 1e Vrouwen team. Niet afgehandelde doelstellingen Technisch beleidsplan terugbrengen tot één A4-tje met hierop vijf principes waar wij voor staan. Techniektraining door ontwikkelen (planmatig). Opstellen opleidingsplan trainers. Opstellen opleidingsplan spelers. 13

14 Doordat er lopende het seizoen (onvoorzien) andere prioriteiten gesteld moesten worden zijn niet alle doelstelling voor het afgelopen seizoen gerealiseerd. Er is besloten om voor komend seizoen de prioriteiten wat te verleggen waardoor niet alle punten terugkomen in de doelstellingen voor het komende seizoen. Doelstellingen : Aanwas van jeugdleden (minimaal 25 kinderen in voetbalschool en minimaal vijf JO8 9 teams). Kwaliteit en structuur van trainingen JO8 / JO9 en JO11 verbeteren. Scouting / spelersvolgsysteem door ontwikkelen. Techniektraining door ontwikkelen (planmatig). Promotie 1 e elftal naar de 3 e klasse. Ontwikkelen en begeleiden van (jeugdige) trainers. Doelstellingen lange termijn Opstellen en uitvoeren opleidingsplan trainers. Uitvoeren en door ontwikkelen interne scouting. Zichtbare verbetering van het kwaliteitsniveau van spelers en het niveau waarop teams acteren. (alle jeugdselectieteams spelen minimaal 1 e klasse) Toernooicommissie De toernooicommissie moet meer vorm gaan krijgen. Belangrijke doelstellingen zijn het aanstellen van een persoon die de commissie aanstuurt. Het streven is om naast het JO9 toernooi nog een toernooi te organiseren voor de O11 of de O13. De toernooicommissie bestaat uit de volgende vrijwilligers: Vacant Hoofd Chris Huenestein Lid Jan Leusink Hulp op toernooidagen Bertha Badenbroek Hulp op toernooidagen Afgehandelde doelstellingen : Doorontwikkeling van het JO9 toernooi. G-Toernooi toevoegen aan de toernooicommissie. Niet afgehandelde doelstellingen : Aanstellen hoofd toernooicommissie. Project sjabloon ontwikkelen/vaststellen voor toernooien. Doorontwikkeling Kersttoernooi. Opzetten JO11 toernooi nieuwe stijl. Doelstellingen : Aanstellen hoofd toernooicommissie. Doorontwikkeling Kersttoernooi. Opzetten extra toernooi O11 of O13. Doelstellingen lange termijn Op de kaart zetten van aansprekende toernooien met regionale bekendheid. 14

15 Wedstrijdzaken Wedstrijdsecretariaat De wedstrijdsecretaris is belast met een aantal organisatorische en uitvoerende taken rondom het verloop van voetbalwedstrijden van de jeugd (O19 t/m O8) en senioren (selectie, dames, overige senioren, 60+, 45+, 35+ en G), zij neemt een centrale plaats in binnen onze voetbalvereniging. Het wedstrijdsecretariaat is verantwoordelijk voor de planning en een goed verloop van alle oefen- beker- en competitiewedstrijden volgens het regelement van de KNVB, en verantwoordelijk voor de communicatie naar alle betrokken partijen. Voor het wedstrijdsecretariaat geldt dat er ingesprongen moet worden op de nieuwe ontwikkelingen die ingezet worden door de KNVB. Binnen S.V. t Harde hebben wij een wedstrijdsecretaris senioren en junioren en een wedstrijdsecretaris pupillen, meiden en vrouwen. De consul keurt alleen de velden. De pupil van de week begeleid bij thuiswedstrijden van het eerste elftal de pupil van de week. De gastheer/gastvrouw ontvangt op zaterdag de scheidsrechters en de begeleiding van de teams. Het wedstrijdsecretariaat bestaat uit de volgende vrijwilligers: Chris Huenestein Senioren en junioren Marianne van de Schootbrugge Pupillen meiden en vrouwen Dennis Elskamp Consul Fennie van Os Organisatie pupil van de week Alie van t Hul Organisatie pupil van de week Vacant Gastheer zaterdagochtend commissiekamer Dries van de Schootbrugge Gastheer zaterdagmiddag commissiekamer Marianne van de Schootbrugge Gastvrouw zaterdagmiddag commissiekamer Doelstellingen doorlopend : De goede samenwerking tussen de wedstrijdsecretarissen continueren. De goede samenwerking tussen de wedstrijdsecretarissen en consul continueren. Continueren van de Pupil van de Week. Aansluiting houden bij nieuwe ontwikkelingen binnen de KNVB en zorgdragen dat de partijen waar dit invloed op heeft, hiervan op de hoogte zijn. Afgehandelde doelstellingen Invoering wedstrijdzaken app binnen de vereniging O13-O19 en senioren. Doelstellingen : Invoering wedstrijdzaken app voor de pupillen O11 t/m O8. Gastheer/gastvrouw vinden voor de zaterdagochtend. Dit kunnen meer mensen zijn die wekelijks afwisselen. 60+ binnen het wedstrijdsecretariaat onderbrengen. Document Wedstrijdsecretariaat S.V. t Harde updaten. Scheidsrechterzaken De scheidsrechterscommissie zorgt ervoor dat er altijd een scheidsrechter aanwezig is tijdens de wedstrijden. Daarnaast zorgt de commissie voor spelregelavonden om zodoende de scheidsrechters te blijven opleiden/ontwikkelen. De scheidsrechterscommissie is ook het aanspreekpunt voor alle scheidsrechters binnen de vereniging. De scheidsrechterscommissie werkt nauw samen met het wedstrijdsecretariaat en de technische commissie. 15

16 Voor de scheidsrechterscommissie geldt ook voor het komende seizoen dat deze zichtbaarder moet worden. Om meer gehoor hier aan te geven willen wij net als afgelopen seizoen een spelregelavond organiseren waarbij wij spelers en hun ouders/begeleiders uitnodigen om hun kennis te laten testen. Wij hopen hierbij op een grotere opkomst van onze leden. Daarnaast moeten wij bekijken of wij trainingsmogelijkheden binnen de club kunnen aanbieden aan onze leden. Hiervoor bestaan pakketten die afgenomen kunnen worden bij de KNVB. Wij moeten als S.V. t Harde ons meer in gaan zetten om maatschappelijke stages in te zetten. Dit kan o.a. gedaan worden bij de scheidsrechterscommissie. De scheidsrechterscommissie bestaat uit de volgende vrijwilligers: Bart Jan Olthuis Hoofd Peter van Hulsteijn Lid Vacant Afgehandelde doelstellingen : Organiseren spelregelavond. Inzetten maatschappelijke stages voor fluiten. Niet gerealiseerde doelstellingen Opleidingen organiseren voor scheidsrechters. Doelstellingen : Organiseren kick-off avond voor de (nieuwe) scheidsrechters. Organiseren spelregelavond. Uitbreiding van het aantal clubscheidsrechters realiseren. Opleiding organiseren voor scheidsrechters. Facilitaire zaken Commissie materialen en kleding De commissie materialen en kleding zorgt voor een verzorgd kledingpakket en klein materiaal voor de spelers, trainers en verdere leiders en staf van de diverse elftallen van de S.V. t Harde. Zij zorgen voor de uitgifte en inname van wedstrijdkleding en -materialen en zij onderhouden de kleding en materialen van S.V. t Harde De commissie materialen en kleding bestaat uit de volgende vrijwilligers: Chris Huenestein Digitaal bijhouden Stevan Reurink Inname en uitgifte Johan van Egteren Inname en uitgifte Tara de Weerd Wassen kleding Doelstellingen doorlopend : Einde seizoen Inname kleding, sorteren, repareren en/of vervangen. Voor aanvang competitie uitgifte kleding en klein materiaal aan trainers. Verantwoord omgaan en gebruik van het materiaal (doelen, doeltjes). 16

17 Afgehandelde doelstellingen : Trainers (Bovenbouw) voorzien van nieuw kledingpakket. Aanschaffen grote materialen, doelen, doeltjes etc. Opstarten verkoop clubartikelen. Op zoek naar een vrijwilliger voor het wassen van de kleding. Er voor zorgen dat i.s.m. de sponsorcommissie alle teams, trainers en begeleiders van een duidelijk kledingpakket voorzien zijn met de uitstraling van S.V. t Harde. Inhaalslag van (grote) materialen, d.w.z. doelen, doeltjes, ballenbakken etc. Doelstellingen : Serieus bekijken of er per spelend lid een bijdrage voor kleding gevraagd moet worden. Vereniging faciliteert erg veel kleding, waarbij kosten qua aanschaf hoog zijn. Bekijken hoe wij kunnen zorgen dat leden zorgzaam met kleding omgaan. Dit laat met regelmaat te wensen over. Accommodatie commissie Het beheren van de accommodatie, sportvelden en alle daar bijbehorende gebouwen en ruimtes, met uitzondering van de kantine. Het coördineren van het onderhoud en de wekelijkse werkzaamheden, er voor zorgdragen dat de vrijwilligers de middelen tot hun beschikking hebben om hun werk te kunnen uitvoeren. Beheren van alle apparatuur, computers, telefonie en verdere communicatie mogelijkheden. De accommodatie commissie bestaat uit een 2-tal personen: Johan Struik Wim Reurink 1x per maand is er overleg met bestuurslid facilitair. Zo worden alle werkzaamheden aan het complex met elkaar besproken. Accommodatiecommissie bestaat verder uit vele vrijwilligers, die er gezamenlijk voor zorgen dat ons complex er netjes en goed onderhouden uitziet. Afgehandelde doelstellingen : Oude kleedkamers opknappen (sauzen, verven). De entree vernieuwen. Doelstellingen : Vernieuwen van veld 2 (kunstgrasveld) zomer Dit seizoen tot een besluit met de gemeente Elburg komen hoe wij omgaan met het tekort aan trainingscapaciteit en speelvelden bij doorzetten van huidige groei aan leden. Energiegebruik minimaliseren, januari 2018 is er gestart met het maandelijks bijhouden van het verbruik water / gas en elektra. Plaatsen van een nieuwe zuil met daarop aangegeven programma / veld- en kleedkamerindeling Boiler is vervangen, oude boiler was geheel op. Techniekruimte wordt al geheel gemaakt zoals voor bouwfase 3 op tekening staat. Realiseren opslagplaats doeltjes bij pupillenveld. 17

18 Leden Vrijwilligerscommissie De vrijwilligerscommissie is vorig jaar gestart. Alle vrijwilligers zijn in kaart gebracht en in een document gezet. Afgelopen jaar zijn er bel avonden geweest om nieuwe vrijwilligers te werven, deze potentiele vrijwilligers zijn vastgelegd. Ook heeft de vrijwilligerscommissie het scheidsrechters ontbijt verzorgd en geholpen met het vrijwilligersfeest. Het is nu van belang dat iedereen deze commissie weet te vinden voor als er ergens vrijwilligers nodig zijn. De vrijwilligerscommissie bestaat uit de volgende vrijwilligers: Mirjam van Hoorn Diana Kolkman Doelstellingen doorlopend : Het aantal vrijwilligers vergroten. Zorgen dat elke vrijwilliger op de juiste plek zit, zodat ieder persoon en elke commissie het beste tot zijn recht komt. Overleg tussen commissies is noodzakelijk! Afgehandelde doelstellingen : Het vrijwilligersbeleid voor S.V. t Harde op papier zetten. Niet gerealiseerde doelstellingen Activiteiten van deze commissie ontwikkelen (jaarplanning). Doelstellingen : Zorgen voor betere bekendheid vrijwilligerscommissie binnen de vereniging. Activiteiten van deze commissie ontwikkelen (jaarplanning). Nieuwe belronde leden m.b.t. vrijwilligerswerk organiseren. Recreatiecommissie De recreatiecommissie zorgt voor een aantal activiteiten per seizoen anders dan voetbal. Al jaren lang organiseren zij voor de jongste kinderen het Sinterklaasfeest en het Paaseieren zoeken. Daarnaast organiseren zij ook de jaarlijkse familiedag en de snertloop. De commissie bestaat uit 3 dames, waar zij hulp nodig hebben schakelen zij deze zelf in. De recreatiecommissie bestaat uit de volgende vrijwilligers: Ilja-Dominique Westerink- van de Schootbrugge Hoofd Bernice Groothuis Lid Jelske Fikse Lid Doelstellingen doorlopend : Sinterklaas, Pasen, Snertloop en Familiedag in stand houden en kwaliteit borgen. Een afwisselend programma voor alle leeftijdsgroepen in de vereniging bieden. 18

19 Ledenadministratie De ledenadministratie draagt zorg voor een correcte afhandeling van nieuwe leden en leden die afscheid nemen van de vereniging. Hij zorgt er voor dat alle informatie op de juiste plek terecht komt en verzorgt de in- over- en uitschrijvingen in sportlink. De ledenadministratie bestaat uit de volgende vrijwilliger: Kay Bosscha Doelstellingen doorlopend : Een degelijke ledenadministratie behouden. Uitbreiding efficiënt gebruik van sportlink. Afgehandelde doelstellingen : Zorgen dat alle inschrijvingen, wijzigingen en opzeggingen digitaal via de nieuwe website plaats vinden. Direct onder de aandacht brengen van vrijwilligerswerk bij (ouders van) nieuwe leden. Incasseren contributie Afgelopen jaar is het ledenbestand opgeschoond en heeft elk lid een juist IBAN nummer in sportlink staan. Alle teruggekomen incasso s worden onderzocht en waar nodig de volgende maand opnieuw geïncasseerd. Hiervoor is een nieuwe vrijwilliger aangesteld. Het incasseren contributie bestaat uit de volgende vrijwilliger: Mariska Piksen Doelstellingen doorlopend : Afstemming Ledenadministratie Incasso verder optimaliseren. Er komen zo min mogelijk incasso s terug per kwartaal. Voetbalschool De voetbalschool is voor de allerjongste voetballertjes (3 tot 6 jaar) die vrijblijvend en gratis spelenderwijs met voetbal kennis maken. De trainingen van de voetbalschool worden verzorgd door Stijn Bosscha. Afgelopen jaar zijn wij gestart met de mini Champions League wedstrijden op de zaterdagochtend. Helaas heeft bovenstaande en de nodige pr er nog niet toe geleid dat het aantal voetballertjes is vergroot. De voetbalschool wordt begeleid door: Arie Paauwe Doelstellingen doorlopend : Een stabiele groep voetballertjes in de voetbal school hebben (+/- 30 a 40). De voetbalschool moet zorgen voor een stabiele inbreng van nieuwe leden. Deelnemen aan toernooien/wedstrijden in de regio. In de regio niet onderdoen voor de voetbalscholen van omliggende verenigingen. Afgehandelde doelstellingen : Nieuwe vrijwilliger vinden voor de coördinatie Voetbalschool. Andere opzet voetbalschool invoeren. 19

20 4 Publicaties vastgesteld Versie Document Waar te vinden 2003 Statuten S.V. t Harde bij publicaties bij publicaties 9 februari 2015 Ondertekende opdracht hoofbestuur en bouwcommissie 14 januari 2016 Alcoholconvenant gemeente Elburg Bijlage 5.2 in het verenigingsplan 2 juni 2016 Versie 1.0 Vertrouwenscommissie protocol bij publicaties 20 juni 2016 Versie 1.0 Technisch beleidsplan bij publicaties 1 augustus 2016 Versie 1.0 Wedstrijdsecretariaat S.V. t Harde bij publicaties 1 Februari 2017 Huisstijl S.V. t Harde Bijlage 5.1 in het verenigingsplan 15 juni 2018 Versie 3.0 Verenigingsplan S.V. t Harde bij publicaties 20

21 5 Bijlagen Huisstijl S.V. t Harde R 14 G 85 B 63 Pantone Solid Coated 343C Shirtkleur Verf/drukkleur 21

22 Alcoholconvenant gemeente Elburg d.d. juli

23 23