FUNCTIEOVERZICHT MAVIM: HET NAVIGATIESYSTEEM VOOR SUCCESVOLLE TRANSFORMATIE EN DIGITALISERING MANAGE DE VOORDELEN: Visio.

Transcriptie

1 FUNCTIEOVERZICHT MAVIM: HET NAVIGATIESYSTEEM VOOR SUCCESVOLLE TRANSFORMATIE EN DIGITALISERING Onze software, Mavim, helpt organisaties om hun producten en diensten te verbeteren door adequate inrichting van hun informatiehuishouding. In onze zien van een Microsoft Oice Look & Feel. Alle functies die u gewend bent te gebruiken, zitten in Mavim. Van tekstverwerking tot knippen, plakken en kopiëren, tot het invoegen van afbeeldingen en zelfs video s. visie kan een organisatie alleen veranderen wanneer alle informatie over mensen, processen en systemen met elkaar verbonden wordt. Hierdoor wordt informatie waardevol. Door deze informatie in context - van strategie tot uitvoering - naar alle betrokkenen te communiceren en centraal te beheren ontstaat begrip, draagvlak en samenwerking. Dit is dé basis voor continue verbetering. Visio Mavim en Visio zijn naadloos geïntegreerd. Alle mogelijkheden die Visio biedt, heeft u hierdoor tot uw beschikking. Maar Mavim biedt meer. Met de automatische lay-out functionaliteit kunt u met één druk op de knop uw schema s recht en netjes uitlijnen. U kunt switchen tussen de Mavim boomstructuur en Visio. Uiteraard worden wijzigingen ook in beide richtingen Mavim stelt organisaties in staat zich snel aan te passen aan continu veranderende omstandigheden. Mavim is gebruikersvriendelijk, eenvoudig en vooral doorgevoerd. In de praktijk houdt dit in dat u uw processen kan ontwerpen in Visio en uw ontwerp direct in de Mavim boomstructuur wordt gewijzigd. snel te implementeren: klaar voor gebruik, makkelijk Importeren Maak gebruik van bestaande informatie! In Mavim is het mogelijk om Word-documenten en Visio-tekeningen te importeren. Is een onderwerp al beschreven in een ander systeem? U kunt deze informatie eenvoudig importeren en hergebruiken door middel van de SQL en XML import functionaliteit. in gebruik en tevens als een service. MANAGE Microsoft Oice Look & Feel Gebruiksvriendelijkheid is een van de belangrijkste uitgangspunten van de Mavim software, iedereen moet het kunnen gebruiken. Mavim is daarom voor- DE VOORDELEN: hergebruik bestaande oice documentatie modelleer processen met behulp van visio verbind alle relevante bedrijfsinformatie versiebeheer: breng de ist & soll situatie in kaart communiceer via intranet of sharepoint/oice365 creëer draagvlak middels de feedback mogelijkheden

2 Velden Leg uw secundaire informatie / metadata over onderwerpen vast in velden. Met deze standaard set informatie kunt u op gestructureerde wijze gegevens vastleggen. Denk hierbij aan: auteurschap, proceseigenaarschap, ingangsdata, revisiedata, versienummering en status, maar ook aan risico s en beheersmaatregelen. Mavim biedt hiermee een krachtige functionaliteit voor uw proces- en kwaliteitsmanagement, risicomanagement en documentmanagement. aangepast en nieuwe koppelingen en relaties kunnen hierin worden toegevoegd. Zoeken Mavim heeft een geavanceerde zoekfunctie. U kunt hiermee zoeken in alle informatie die is vastgelegd in Mavim en de daarbij behorende gekoppelde documenten. Gebruik meerdere woordcombinaties om de zoekopdracht te verfijnen of selecteer het type document waarin gezocht moet worden. Versiebeheer Maak een momentopname van een onderwerp en kijk, desgewenst, terug. Hoe was de situatie vorig jaar? Zijn er zaken gewijzigd die eigenlijk niet gewijzigd hadden moeten worden? Per onderwerp of detailproces tot op detailniveau wordt bepaald welke onderdelen worden opgenomen in de versie en publicatie. Schema s Maak gebruik van schema s om processen te visualiseren en structureren. Mavim ondersteunt de volgende schematechnieken: Proces-, Relatienetwerk-, Functie-stroom-, EPC-, BPMN 2.0-, Archimate-, en Navigeren Navigeer zonder restricties door de bestaande onderwerpen. Zoom in van hoofdniveau tot detailniveau en bekijk ook de werkinstructies. Vertaalverkenner Mavim ondersteunt een viertal talen; Nederlands, Engels, Duits en Frans. Dat geldt voor zowel de bediening en het gebruik, als voor de door de gebruiker vastgelegde informatie. De Mavim Vertaal Verkenner zorgt dat de informatie altijd uniform en in dezelfde structuur beschikbaar is. CONNECT IDEF0-schema s. Daarnaast kan via Swimlanes duidelijk worden gemaakt welke functionaris voor welk onderdeel van het proces verantwoordelijk is. Losstaande informatie krijgt meer betekenis wanneer relaties zijn gelegd en de onderlinge samenhang in Generieke schema s kunnen eenvoudig worden gedupliceerd met behoud van reeds aangebrachte koppelingen en relaties. De bestaande koppelingen en relaties kunnen in het gedupliceerde schema worden één oogopslag duidelijk is. Verbind bijvoorbeeld functionarissen met de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Of normen en wet- en regelgeving aan de bestaande processen en verkrijg inzicht in hoeverre hieraan wordt voldaan.

3 Connection Manager * Add-on De Connection Manager in Mavim biedt koppelingen naar diverse externe systemen zoals Infor M3, Microsoft Dynamics AX en SAP. De bedrijfsprocessen in Mavim kunnen hiermee rechtstreeks worden gekoppeld aan relevante applicatieschermen, functies en transacties in de externe applicatie. Hyperlinks Maak hyperlinks naar externe websites of intranet(ten), formulieren en documenten of naar normen/ wetten. Single sign-on De single sign-on functionaliteit biedt de keuzemogelijkheid om aan de hand van de vastgelegde gegevens in de Active Directory in te loggen. Hierdoor hoeft slechts eenmalig te worden aangemeld en niet apart te worden ingelogd. Import en export In Mavim kunnen data en bestanden eenvoudig worden geïmporteerd en geëxporteerd naar XML, Share- Point List, MindManager en de Active Directory. SHARE Distributiemanagement Definieer op centraal niveau de grote lijnen en verstuur een versie naar decentraal niveau. Op decentraal niveau (bijvoorbeeld een vestiging of filiaal) kan de informatie vervolgens specifiek gemaakt worden. Op het moment dat er op centraal niveau wijzigingen plaatsvinden, krijgen de vestigingen daar automatisch melding van. De informatie wordt vervolgens geüpdatet zonder dat daarbij de eigen aanvullingen verloren gaan. Compleet nieuwe webportal In de nieuwe versie springt allereerst de compleet nieuwe look & feel van de webportal in het oog. Naast de vernieuwde user interface met een zeer gebruiksvriendelijke navigatie biedt de Mavim webportal een persoonlijk dashboard voor iedere kijker, waarin favorieten, personlijke taken, eigen feedback, en abonnementen op content wordt getoond. Daarnaast biedt Mavim een innovatieve functionaliteit om in de webomgeving geavanceerd te kunnen zoeken. Oline Publiceer in een handomdraai een handboek vanuit Word. Creëer een PDF-document of XML-bestand. U kunt zelfs uw eigen organisatiespecifieke Helpfile maken. SharePoint Oice 365 Publicatie Mavim en SharePoint Oice 365 bieden één portal voor het ontsluiten van alle informatie en informatiemanagementvraagstukken en voor het borgen en delen van kennis. Deze krachtige combinatie maakt het mogelijk om alle informatie rond proces- en kwaliteitsmanagementtrajecten te communiceren binnen uw bestaande SharePoint-portal. Dit alles locatie-, tijds- en device - onafhankelijk. Door de koppeling met SharePoint en Oice 365 is bedrijfsinformatie samenhangend te structureren en publiceren. Het

4 gebruik van en werken met touch devices wordt in Mavim volledig ondersteund. Power BI Behalve de bestaande koppelingen en integraties met Microsoft-technologieën als Visio, SharePoint en Oice365 beschikt deze release over een dynamische koppeling met Microsoft Power BI. Deze koppeling zorgt ervoor dat de data uit Mavim wordt omgezet in rijke analyses en heldere visuele rapportages. Dit geeft beslissers op elk niveau inzicht in de voor hen relevante informatie en de mogelijkheid om gemakkelijker en beter te kunnen sturen op toekomstige doelstellingen. Abonnement Laat uw medewerkers zich abonneren op de voor hem/haar interessante topics middels de abonnement functionaliteit. Bij een wijziging of aanvulling in het onderwerp, krijgt de betreende medewerker automatisch een notificatie via . De koppeling met Outlook stelt u daarnaast in staat om taken uit te zetten vanuit het onderwerp. Stel de deadline van de taak in en wordt via Outlook herinnerd aan de naderende deadline. Mavim Portal taken U kunt door middel van Mavim Portal taken & acties delegeren in uw organisatie. Daarnaast is het mogelijk om de status en voortgang hiervan te bewaken en overzichten te creëren, waarin duidelijk zichtbaar is welke taken allemaal zijn toegewezen, wie ze heeft uitgevoerd en welke nog opgepakt dienen te worden. Yammer Yammer is volledig geïntegreerd in de SharePoint publicatie. Deze integratie vergemakkelijkt de samenwerking tussen betrokkenenen vergroot het draagvlak binnen de organisatie. IMPROVE Matrix Creëer overzicht en samenhang via de krachtige matrixfunctionaliteit. De mogelijkheden zijn vrijwel eindeloos. Verkrijg antwoord op bijvoorbeeld de volgende vragen: Welke risico s in de organisatie zijn afgedekt en welke niet? Aan welke normen wordt wel/ nog niet voldaan? Wie is voor welke fase van het proces verantwoordelijk? En hoe ziet de RASCI matrix eruit om verantwoordelijkheden en bevoegdheden in een oogopslag te kunnen zien? Daarnaast verschaft de matrix interne en externe auditors direct inzicht in de te toetsen punten. Excel Management Rapportages Heeft u met behulp van de rapportgenerator een uitgebreide rapportage gemaakt in het kader van bijvoorbeeld risicomanagement en wilt u op basis hiervan uitgebreide grafieken en spreadsheets genereren, dan kunt u nu met de Excel Management Rapportages de rapporten omzetten naar nog waardevollere overzichten en dashboards. Rapportgenerator Met behulp van deze zeer uitgebreide functionaliteit kunt u van vrijwel alle informatie in de Mavim data-

5 base voorgedefinieerde rapporten genereren. U kunt van lijsten onderwerpen alle gekoppelde informatie in een rapport tonen. Hiermee wordt het mogelijk om bijvoorbeeld heldere overzichten te creëren waarin wet & regelgeving wordt uitgezet tegenover de procesinformatie. Simulatiefunctie Simuleer uw procesgang en zie onmiddellijk waar de knelpunten en/of verbeterpunten in het proces zitten. Is de doorlooptijd bij een bepaald onderdeel van het proces te lang? Stokt de productiviteit bij een bepaalde afdeling? Zijn er processen die eiciënter ingericht kunnen worden? Kan er een kostenbesparing worden Als u zich bezighoudt met risicomanagement kunt u in de rapportgenerator aantonen welke risico s er binnen een bepaald proces bestaan en bovendien zichtbaar maken welke beheersmaatregelen hieraan zijn gekoppeld. Webformulieren U kunt zelf webformulieren samenstellen die u de mogelijkheid geven om op gestructureerde wijze input en feedback van de eindgebruikers te ontvangen, zoals klachten en incidenten, verbeteringen, audits en revisies. Notitiefunctie Geef medewerkers de kans om inhoudelijk te reageren, feedback te leveren en verbeteringen aan te dragen op de gepubliceerde informatie. gerealiseerd? Trainings- en videoportal Om het gebruikersgemak van de software te vergroten stelt Mavim voor alle gebruikers van de nieuwe versie een compleet trainings- en videoportal ter beschikking. Dit portal bevat instructievideo s rond het gebruik van verschillende functionaliteiten van Mavim en is zowel in het Nederlands als in het Engels beschikbaar. Met het Engelstalige trainings- en videoportal verwacht Mavim ook te voorzien in de behoefte van haar internationale klanten. Door bundeling van krachten en de nauwe samenwerking met (internationale) partners is een enorme groei op de internationale markt ontstaan. Audit & Approval Daarnaast kan met ingang van de nieuwe versie informatie statusafhankelijk worden gepubliceerd en bevat de software een zeer welkome feature voor audit & approval waarmee een volwaardige goedkeuringscyclus in gang kan worden gezet.