Versie: 11.0 Definitief. Gebruikershandleiding GVOP applicatie

Transcriptie

1 Versie: 11.0 Definitief Gebruikershandleiding GVOP applicatie

2 Wijzigingsbeheer Versie Datum Omschrijving Auteur(s) n.a.v. release 6.10/6.11/6.12 Jérémie Laisina Word import 2.0/2.5 op default gezet. Jérémie Laisina Nieuwe functionaliteit, Word export Wijziging n.a.v. release 6.2 Jérémie Laisina Wijziging n.a.v. release 6.1 (vervangen presentatie Jérémie Laisina platen) Wijziging bijlage tekst Jérémie Laisina Wijziging n.a.v. release 6.0 Rick Tromp Aanpassing tekst kolom samenvatting van de Jérémie Laisina metadata tabel Wijziging n.a.v. release 5.0 Jérémie Laisina Wijziging aanpassen marker tekst Jérémie Laisina Wijziging n.a.v. release 4.1 Jérémie Laisina Wijzigingen n.a.v. release 3.3 Jérémie Laisina Wijzigingen paragraaf Jérémie Laisina Wijzigingen n.a.v. release 3.1 Mathijs Kleijnen Wijzigingen n.a.v. release 2.1 Eric Wijnschenk Wijzigingen n.a.v. release 2.0 Eric Wijnschenk Toevoegingen n.a.v. release 1.3 Eric Wijnschenk Toevoegingen n.a.v. release 1.2 Eric Wijnschenk Review Jeroen van Hemert Eric Wijnschenk Initiële versie Eric Wijnschenk Inhoud 1. INLEIDING INLOGGEN ROLLEN GVOP APPLICATIE COMBINEREN VAN ROLLEN BESCHRIJVING ROLLEN FUNCTIONALITEITEN WERKVOORRAAD... 7 MIJN WERKVOORRAAD... 7 GROEP WERKVOORRAAD AANMAKEN NIEUWE PUBLICATIE DOCUMENT BEWERKEN IN XOPUS XML-EDITOR ACTIES OP DOCUMENT DOCUMENT DETAILS INZIEN DOCUMENT BEWERKEN METAGEGEVENS BEWERKEN GEOINFORMATIE VIA KIES GEBIED INVOEREN GEOINFORMATIE VIA KAARTMODULE INVOEREN GRONDSLAG

3 4.4.4 BIJLAGEN BEWERKEN EIGENSCHAPPEN INZIEN VOORBEELD BEKIJKEN DOCUMENT EXPORTEREN DOCUMENT VERSTUREN DOCUMENT GOEDKEUREN (ALLEEN ROL CONTROLEUR) DOCUMENT PUBLICEREN (ALLEEN ROL PUBLICIST) PUBLICATIE AFBREKEN (ROL PUBLICIST) DOCUMENT VERWIJDEREN OVERIGE FUNCTIES DOCUMENTEN ZOEKEN AANLEVERINSTRUCTIES TITELS BESLUITEN METADATEREN PER BESLUIT OPNEMEN PRIVACYGEVOELIGE GEGEVENS IN BESLUIT BIJLAGE 1: OVERZICHT METADATAVELDEN

4 1. Inleiding De Gemeenschappelijke Voorziening voor de Officiële Publicaties (GVOP) is een voorziening waarmee decentrale overheden hun regelgeving rechtsgeldig via internet bekend kunnen maken. Door middel van de GVOP kunnen de deelnemende overheidsorganisaties een elektronisch publicatieblad uitgeven volgens de eisen uit de Wet elektronische bekendmaking. Het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) heeft in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de GVOP ontwikkeld. Deze gebruikershandleiding beschrijft de diverse functionaliteiten van de GVOP applicatie. De GVOP is een web applicatie en kan in principe vanaf iedere werkplek met een internetverbinding worden bereikt. 4

5 2. Inloggen De gebruiker start de applicatie door de internetbrowser te openen en vervolgens het adres in te tikken. Vervolgens logt de gebruiker in met zijn persoonlijke DigiD-OP. Na het inloggen verschijnt de onderstaande scherm. In dit scherm worden de organisaties benoemd waarvoor een publicatie gepubliceerd kan worden. Selecteer in dit scherm de organisatie waarvoor je een publicatie wilt doen. Zodra een organisatie is geselecteerd verschijnt het scherm van Mijn werkvoorraad. Rechts boven het scherm staat de link Organisatie wijzigen. Bij het klikken op deze link wordt terug genavigeerd naar het scherm om voor een andere organisatie te publiceren. NB: Een handleiding aanvragen DigiD-OP is beschikbaar op de projectwebsite 5

6 3. Rollen GVOP applicatie Gebruikers in de GVOP applicatie kunnen bepaalde acties uitvoeren. De acties die een gebruiker mag uitvoeren zijn gekoppeld aan een rol. De contactpersoon van de organisatie geeft aan welke rollen een persoon mag uitvoeren. We kennen binnen de GVOP applicatie drie rollen: invoerder, controleur en publicist. 3.1 Combineren van rollen Het is mogelijk om de rollen te scheiden per persoon. Een beleidsmedewerker kan dan invoeren, een juridisch controller een document controleren en een communicatiemedewerker het document publiceren. Het is ook mogelijk om deze rollen bij één persoon onder te brengen. Dit betekent dat één persoon zowel kan invoeren, controleren als publiceren. 3.2 Beschrijving rollen Rol Invoerder Controleur Publicist Beschrijving rechten De Invoerder kan nieuwe documenten aanmaken of importeren. De Controleur kan documenten goedkeuren De Publicist kan documenten ter publicatie aanbieden en publicaties intrekken die ter publicatie zijn aangeboden totdat de publicatiedatum is verstreken. Acties per rol: Nieuw document aanmaken Document bewerken Metagegevens bewerken Metagegevens inzien Informatieve bijlagen bewerken Invoerder x x x x x x x x x Controleur x x x x x x x x x Publicist x x x x x x Bijlagen bewerken Voorbeeld bekijken Document exporteren Document verwijderen Document goedkeuren Document publiceren Document afbreken 4. Functionaliteiten In de GVOP applicatie kunnen publicaties worden aangemaakt, gecontroleerd en vervolgens gepubliceerd. Om dit te bereiken worden een aantal schermen doorlopen. Hieronder wordt uitgelegd hoe deze stappen worden doorlopen. 6

7 De GVOP is een web applicatie, dit betekent dat alle knoppen bedient kunnen worden door eenmaal te klikken. Dubbelklikken is niet nodig. 4.1 Werkvoorraad Mijn werkvoorraad Na het inloggen opent het scherm Mijn werkvoorraad. In dit scherm vindt u de documenten die op de naam van de gebruiker staan en die is ingelogd. Een document wordt op naam gezet bij het aanmaken van een nieuw document of als de gebruiker een document in behandeling neemt. De volgende informatie wordt er gepresenteerd: Documenttitel Titel van het document. Documenttype Toont het documenttype, mogelijkheden zijn: Verordeningen, Plannen ruimtelijk, Plannen overig, Beleidsregels, Overige besluiten van algemene strekking, Beschikkingen aanvraag, Beschikkingen afhandeling, Overige overheidsinformatie. Behandelaar De persoon die het document in behandeling heeft. Een leeg veld betekent dat het document door niemand in behandeling is genomen. Activiteit GVOP kent op dit moment drie activiteiten: Voorbereiden, Beoordelen en Bekendmaken. Status Dit stoplicht geeft aan of de activiteit nog moet worden gestart (leeg), bezig is (half gevuld) of is afgerond (gevuld en aangevinkt). Naam Niet gestart In behandeling Afgerond Stoplichtje 7

8 Groep werkvoorraad In de Groep werkvoorraad staan de documenten van de organisatie die nog niet in behandeling zijn genomen. Per rol is er een groepswerkvoorraad. Als de gebruiker inlogt als invoerder, dan ziet hij in de groepsbak alleen de documenten met de activiteit Voorbereiden die niet zijn toegewezen aan een persoon. Een gebruiker die als rol zowel invoerder als controleur heeft, ziet de documenten die in de activiteiten Voorbereiden en Beoordelen staan. 4.2 Aanmaken nieuwe publicatie Een gebruiker met de rol invoerder kan nieuwe publicaties aanmaken. Om een nieuwe publicatie aan te maken wordt er op Nieuwe publicatie geklikt. Vervolgens wordt een selectie scherm geopend met een aantal keuzes. Het scherm is verdeeld in drie selecties namelijk: Type besluit; Publicatiedoelen; En documenten. Met de knop volgende kan het publicatieproces worden vervolgd of geannuleerd met de knop Annuleren. Type besluit Als er op de dropdown-menu wordt geklikt worden de diverse documenttypes getoond. Het is verplicht een documenttype te kiezen om de publicatie te realiseren. 8

9 Publicatiedoelen Bij de publicatiedoelen worden de bladen getoond waarin gepubliceerd kan worden. Aan de hand van het soort documenttype worden de beschikbare bladen en rubrieken weergegeven. Documenten. Bij documenten wordt de verschillende wijze waarop de publicatie kan worden opgemaakt getoond. Aan de hand van het soort publicatie worden de beschikbare opties getoond. Eén van de opties is het importeren vanuit een Word document. Hiermee kan een publicatie worden opgemaakt door middel van een geïmporteerd Word-document. Door een Word document te selecteren wordt het document geopend in de editor. Voor de Word import is het noodzakelijk dat de KOOP templates worden toegepast. De KOOP templates kan je vinden op de KOOP website of door op de link hier te klikken. De URL is De Word import staat default op de KOOP template. Om een bekendmaking te importeren die niet is opgebouwd met de KOOP template dient de functie Maak gebruik van de Word-import 1.0 versie worden aangevinkt. *Let op: KOOP adviseert om de KOOP templates te gebruiken. De Word-import 1.0 functionaliteit wordt op termijn uit gefaseerd. Tevens heeft de Wordimport met de KOOP templates een hogere zekerheid van succesvol importeren. 4.3 Document bewerken in XOPUS XML-editor Na het aanmaken van een nieuwe publicatie wordt de editor geopend. De editor werkt op basis van XML. Vervolgens kan de publicatietekst worden ingevoerd. NB: Een uitgebreide instructie over de werking van de XOPUS XML-editor kan gevonden worden op de projectwebsite Bewaar na het invoeren en bewerken van de publicatietekst door op opslaan te klikken. Sluit vervolgens de editor af door op Sluiten te drukken. 9

10 4.4 Acties op document Vervolgens wordt het detailscherm van het document getoond. Dit scherm geeft altijd een preview van het document weer. De actiemenu wordt aan de rechterkant wordt de actiemenu getoond. Afhankelijk van de rol van de gebruiker en de status van het document worden de verschillende acties getoond. (zie hoofdstuk 3: Rollen GVOP applicatie) Document details inzien Het starscherm voor het document. Hier wordt de voorbeeldweergave van de inhoud van het document getoond Document bewerken Start de editor op om aanpassingen in het document uit te voeren Metagegevens bewerken Voer de metadata in voor het document. De metadata zijn kenmerken van het document, waardoor het document gevonden kan worden. 10

11 Ieder publicatieblad heeft de eigen (verplichte) metadatavelden. Het tabblad Staatscourant is zichtbaar indien er is aangegeven dat er in het Staatscourant gepubliceerd moet worden. Na het invoeren en/of bewerken drukt u op opslaan om de gegevens op te slaan. NB: Zie Bijlage 1 voor een overzicht van de verplichte en niet-verplichte metadatavelden. Hier wordt ook toegelicht dat bij een aantal velden een maximale aantal waarden kan worden ingevuld Geoinformatie via kies gebied Bij kies gebied kan je een gebied aangeven als de publicatie moet gelden voor de gehele gemeente. Na het invoeren is het niet meer noodzakelijk om bij specifieke locatie een marker te plaatsen. 11

12 Invoeren geoinformatie via kaartmodule Hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1) Open de kaartmodule door te klikken op Toon kaart in het metadatveld Coördinaten. 2) Zoek de gewenste locatie op door het adres in te voeren in locatie zoeken of Hectometerpaal zoeken. 3) Nadat u de gewenste locatie heeft gevonden kan het op de kaart worden gemarkeerd via Marker plaatsen. Indien de wens is om meerdere locaties te markeren kan de kaart worden verschoven naar de juiste locatie en opnieuw op Marker plaatsen worden geklikt. 4) Na het plaatsen van de marker kan het worden verplaatst door de marker in de kaart te selecteren en met de muis te verschuiven. o De locatie kan worden verwijderd door op de marker te klikken en vervolgens op Marker verwijderen te klikken 5) Als de invoer selectie is voltooid kan het gereed worden gemaakt door op Gereed te klikken. Vervolgens verschijnt het Metagegevens bewerken scherm. 6) Sla vervolgens de ingevoerde locaties op via de knop Opslaan in het Metagegevens bewerken scherm Invoeren grondslag De grondslag van een besluit is de naam van de bestaande regeling waarin de bevoegdheid wordt gegeven om het huidige besluit te nemen. Zo mag een gemeente een verordening opstellen voor ambtelijke bijstand, omdat artikel 33, lid 3 van de Gemeentewet dit wettelijk toestaat. Vaak vindt u de grondslag vermeldt in de aanhef van het te publiceren besluit, al kan het ook voorkomen dat de grondslag onbekend is. Klik achter de regel Grondslag op Link. Er verschijnen nu 4 opties: 12

13 1) Als de grondslag gebaseerd is op landelijke wetgeving, dan kiest u voor de optie Basiswettenbestand link. Hier kunt u zoeken op de naam en een artikel van een wet. Vervolgens klikt u op het gevonden resultaat en geeft u de mogelijke leden aan van het artikel. Klik vervolgens op Maak link en dan vervolgens op Ok. 2) Beleidsregels kunnen een grondslag hebben in een verordening. Via de optie Link naar een website kunt u een link vermelden naar een verordening, bijvoorbeeld naar decentrale.overheid.nl. 3) Als er geen grondslag aan het besluit ligt, dan kiest u voor de optie N.v.t.. 4) Als de grondslag onbekend is, dan kiest u voor Onbekend Bijlagen bewerken Geeft een overzicht van de bijgevoegde bijlagen. Hier kunnen de informatieve bijlagen worden toegevoegd of verwijderd. Deze informatieve bijlagen worden samen met de bekendmaking gepubliceerd. 13

14 Let op: Informatieve bijlagen zijn alleen te vinden in het archief op en dus niet op Eigenschappen inzien Toont het overzicht van de eigenschappen van het document. Hier staat bijvoorbeeld wanneer het document is aangemaakt, of het document is goedgekeurd en wat het officiële publicatienummer is Voorbeeld bekijken Bekijk het voorbeeld document, gelijk aan hoe het document gepubliceerd wordt. Deze transformatie kan enkele minuten duren, afhankelijk van de drukte op het systeem. U dient eerst te kiezen in welke huisstijl u het voorbeeld wilt zien. Uw eigen elektronisch publicatieblad of de Staatscourant. NB: In oudere browsers zoals IE 7 en 8 krijgt u beveiligingsmeldingen als het document gedownload is. U kunt vervolgens het document openen door opnieuw de stappen te doorlopen om een voorbeeld te bekijken. 14

15 4.4.7 Document exporteren Exporteer het document om te bewerken in een extern systeem of om het document te gebruiken in het reguliere besluitvormingstraject. Deze transformatie kunnen enkele minuten duren, afhankelijk van de drukte op het systeem. U kunt exporteren naar de volgende formaten: docx, odt, pdf, xml. U dient eerst te kiezen naar welke huisstijl u het bestand wilt exporteren. Uw eigen elektronisch publicatieblad of de Staatscourant. NB: In oudere browsers zoals IE 7 en 8 krijgt u een beveiligingsmeldingen als het document gedownload is. U kunt vervolgens het document openen door opnieuw de stappen om een document te exporteren te doorlopen Document versturen Verstuur het document naar de groepsbak van de invoerders, controleurs of publicisten. Afhankelijk van uw rol ziet u hier de groepsbak waar u het document naar kan doorsturen Document goedkeuren (alleen rol Controleur) Via deze optie kan een document worden goedgekeurd. Het afkeuren van een document is niet mogelijk. Indien een document moet worden aangepast kunt u via de actie Document versturen het document terugsturen naar de invoerders. Het document wordt gecontroleerd of de gehele publicatie correct is en alle benodigde informatie zoals content, geo-informatie en metadata correct is aangeleverd door de invoerder. Indien er zaken zijn die ontbreken wordt hierover een specifieke foutmelding gegeven, zodat de controleur onvolkomenheden kan herstellen. Bij een foutmelding wordt de publicatie afgekeurd en de publicatie kan niet naar de groep publicisten worden verstuurd. Als de metadata van een document niet is ingevuld, krijgt de gebruiker een functionele melding met een beknopte instructie welke metadata nog ingevuld moet worden. 15

16 Document publiceren (alleen rol Publicist) Via deze optie kunt u het document publiceren in de diverse publicatiebladen. U kunt aanvinken in welk publicatieblad u het document wilt publiceren. De diverse publicatiebladen worden alleen gepubliceerd op werkdagen. Het is dus niet mogelijk om een publicatiedatum op te geven die in het weekend of op een feestdag ligt. De minimale verwerkingstijd van een publicatie is op dit moment 2 werkdagen. Dit betekent dat als u een document woensdag wilt publiceren, het document uiterlijk maandag ter publicatie aangeboden moet zijn. LET OP: Alleen goedgekeurde documenten kunnen worden gepubliceerd Publicatie afbreken (rol Publicist) Het afbreken van een publicatie is mogelijk tot aan de publicatiedatum. Het is niet mogelijk op de publicatiedatum zelf een publicatie af te breken. Als de publicatiedatum is verstreken is deze actie ook niet mogelijk Document verwijderen Via deze optie verwijdert u het document uit de applicatie. Nadat een document is goedgekeurd kan het document niet meer worden verwijderd. 16

17 4.5 Overige functies Documenten Zoeken Via het zoekvenster linksboven in de pagina kunt u documenten zoeken. Na het invoeren van de zoekopdracht klikt u op Documenten zoeken. Er wordt dan gezocht op de titel van documenten van uw organisatie. De zoekresultaten worden vervolgens in het scherm getoond. Via Uitgebreid zoeken kunt u naast zoeken op titel, op diverse kenmerken zoeken. 17

18 18

19 5. Aanleverinstructies Om een besluit op de juiste manier te publiceren, zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten waar u aan moet denken bij het opstellen van een document. Hieronder vindt u een aantal richtlijnen. 5.1 Titels besluiten Omdat alle publicaties als losse berichten in de elektronische publicatiebladen komen is het belangrijk dat u een duidelijk onderscheidende titel opgeeft. Dit verbetert de vindbaarheid van de publicaties door burgers, bedrijven en andere geïnteresseerden. De titel zou in ieder geval de volgende informatie moeten bevatten: - De naam van het bestuursorgaan (Gemeente s-gravenhage) - Korte omschrijving van het besluit ((Brom)fietsverwijderingsbeleid 2013) - De locatie waar het besluit op betrekking heeft (omgeving Station Den Haag Holland Spoor) Dit zou bijvoorbeeld de volgende titel opleveren: Gemeente Den Haag (Brom)fietsverwijderingsbeleid gemeente 2013 omgeving Station Den Haag Holland Spoor Rubriek opnemen in de titel bij publiceren van kennisgevingen beschikkingen Daarnaast wordt op basis van de titel de rubriek voor de zoekservice lokale bekendmakingen bepaalt. In het geval dat u een omgevingsvergunning publiceert dient u het type in de titel van het document op te nemen, bijvoorbeeld: - De naam van bestuursorgaan (Gemeente Ede) - Korte omschrijving van het besluit (Kennisgeving verlening omgevingsvergunning voor het vergroten van het kerkgebouw) - De locatie waar het besluit betrekking op heeft (Leeuweriklaan 35) Dit zou bijvoorbeeld de volgende titel opleveren: Gemeente Ede - Kennisgeving verlening omgevingsvergunning voor het vergroten van het kerkgebouw Leeuweriklaan Metadateren per besluit Om er voor te zorgen dat de besluiten optimaal vindbaar zijn raden wij aan om een document aan te maken per besluit, zodat deze uniek wordt gemetadateerd. Indien u besluiten gaat bundelen in de GVOP-applicatie is het voor burgers niet meer mogelijk om geattendeerd te worden op een specifiek besluit. 5.3 Opnemen privacygevoelige gegevens in besluit Sommige besluiten kunnen persoonsgegevens bevatten. U wordt geacht om als aanleveraar zelf terughoudendheid te betrachten bij het opnemen van dergelijke gegevens in uw publicaties. U dient zich steeds af te vragen of dit een doel dient in de bekendmaking van een besluit. Eventueel kunt u zelf overgaan tot het anonimiseren van een besluit voor publicatie. 19

20 Bijlage 1: Overzicht Metadatavelden Algemeen Naam Verplicht Aantal waarden Rubriek Waarde Documenttype Ja Oneindig - Soort documenttype: Verordeningen Plannen overig Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Overige overheidsinformatie Instelling gemeenschappelijke regelingen Beleidsonderwerp Ja Oneindig - Selecteer Bestuur Cultuur en recreatie Economie Financiën Huisvesting Internationaal Landbouw Migratie en integratie Natuur en milieu Onderwijs en wetenschap Openbare orde en veiligheid Recht Ruimte en infrastructuur Sociale zekerheid Verkeer Werk Zorg en gezondheid Coördinaten Ja Oneindig - Door een marker te plaatsen op de kaart worden de gegevens toegevoegd aan het document. Grondslag Ja Oneindig - Verordeningen - Plannen overig - Beleidsregels - Overige besluiten van algemene strekking - Instelling gemeenschappelijke regelingen Ruimtelijk plan identificatie nummer Ja 1 - Plannen ruimtelijk Ruimtelijk plan identificatie. Referentienummer Ja 1 Verordeningen Plannen overig Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking - Overige overheidsinformatie - Plannen Ruimtelijk - Beschikkingen aanvraag - Beschikkingen afhandeling Door te verwijzen naar andere wetgeving wordt de grondslag toegevoegd aan het document. De grondslag kan ook niet van toepassing of onbekend zijn. Kenmerk of referentienummer binnen de eigen organisatie. Samenvatting Nee Oneindig - De tekst in dit veld wordt in de attenderingsmail onder de titel getoond. Een lezer van de attenderingsmail kan dan in een oogopslag lezen waar de bekendmaking van toepassing is.. 20

21 Zakelijke mededeling in de Staatscourant. De optie om een zakelijke mededeling in de Staatscourant te publiceren is enkel van toepassing bij een zakelijke mededeling in de rubrieken Plannen ruimtelijk, Plannen overig, Beschikkingen aanvraag en Beschikkingen afhandeling. Rubriek Naam Verplicht Aantal waarden Waarde - Plannen ruimtelijk Type ruimtelijk plan Ja 1 Maak een keuze - Aanwijzing - Beheersverordening - Bestemmingsplan - Exploitatieplan - Inpassingsplan - Omgevingsvergunning met planafwijking - Provinciale verordening - Structuurvisie - Voorbereidingsbesluit - Wijzigings- of uitwerkingsplan - Plannen overig Informatietype Ja 1 Maak een keuze - Bekendmakingen aan de scheepvaart - Onteigeningen - Overig - Beschikkingen aanvraag - Beschikkingen afhandeling Type vergunning Ja 1 Maak een keuze - Andere vergunningen - Omgevingsvergunningen 21