Informatiebundel Opmaak werfreserve voor diensthoofd Grondzaken (A1a-A3a statutair - voltijds) selectieprocedure

Transcriptie

1 Informatiebundel Opmaak werfreserve voor diensthoofd Grondzaken (A1a-A3a statutair - voltijds) selectieprocedure 1/13

2 Inhoudstafel Algemene voorwaarden 3 Functiebeschrijving diensthoofd Grondzaken 4 Aanwervingsvoorwaarden en inschrijving 11 Wat houdt de selectieprocedure in 12 Hoe kunt u zich best voorbereiden 13 2/13

3 Algemene voorwaarden - De Belgische nationaliteit bezitten. - Een wettig verblijf in België en een algemene toegang tot de arbeidsmarkt. - Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. - De burgerlijke en politieke rechten genieten. - Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van zijn werk. - Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18/07/ Voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de functie gesitueerd is. Voor de functie diensthoofd Grondzaken is een masterdiploma ofwel een diploma van het universitair onderwijs of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs vereist. - In het bezit zijn van een rijbewijs. - Slagen voor de selectieprocedure. De kandidaten die ten onrechte aan het examen hebben deelgenomen, kunnen in géén geval toelaatbaar worden verklaard. 3/13

4 Functiebeschrijving Diensthoofd Grondzaken Functienaam: Diensthoofd Grondzaken Functie Afdeling: Grondzaken Functiefamilie: Management Functionele loopbaan: A1a-A3a Dienst: Grondzaken Subdienst: Code: Doel van de entiteit De dienst Grondzaken staat in voor het algemeen onderhoud van het openbaar domein. Daarnaast beoogt de dienst ook alle aspecten die te maken hebben met duurzaam beleid. Dit omvat zowel het onderhoud van de bestaande infrastructuur (wegen, riolering, groen, bushaltes, verkeersborden ) als de aanleg van nieuwe wegen en riolering of de plaatsing van nieuwe zaken die deel uitmaken van de wegenisinfrastructuur. De dienst staat ook in voor het algemeen onderhoud van de gemeentelijke gebouwen. Dit omvat zowel het 'dagelijkse' onderhoud van de bestaande gebouwen als het uitvoeren van diverse herstelwerken in deze gebouwen. Ook de oprichting van nieuwe gebouwen of uitbreidingen van bestaande gebouwen worden door deze dienst opgestart en opgevolgd. Daarnaast staat de dienst ook in voor het uitvoeren en het opvolgen van het gemeentelijk mobiliteitsplan, het coördineren, het realiseren en het adviseren van alle mobiliteitswerken en het afleveren van signalisatievergunningen voor werken op het openbaar domein verloopt via deze dienst. De dienst wordt ondersteund door administratieve medewerkers en een verantwoordelijke voor GIS. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: gemeentesecretaris Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst Grondzaken 4/13

5 Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam Management organisatie Kernresultaten Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende entiteiten. Doel: de gemeentelijke werking optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie. - deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam - mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten - aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen - suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de entiteiten - meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie) Communicatiestroom managementteam Actief bijdragen als lid van het managementteam tot de goede communicatiestroom tussen het managementteam en het bestuur. Doel: efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie in functie van de globale missie. - frequent overleg met de secretaris om problemen te bespreken, advies te verlenen - meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het bestuur - toelichting geven aan de bestuursorganen - beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkers en de uitvoering ervan verzekeren - samenwerking tussen de diensten bevorderen - informeren van de leden van het managementteam over de projecten en zaken waarmee de dienst bezig is 5/13

6 Strategische beleidsvoering Concipiëren en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen, binnen de budgettair voorziene ruimte van de entiteit. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de organisatie en bijsturen. Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen. - beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsnota's - opmaken van een voorstel van strategische nota en meerjarenplanning - waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen - toezien op een goede integratie van het financiële luik in het geheel van de strategische nota - jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken in overleg met de secretaris en het managementteam - bespreken met en rapporteren aan de beleidsorganen - evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan Budgetbeheer en meerjarenplanning Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning van de dienst. Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie. - inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier - aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten - zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle - advies verlenen om te komen tot een gefundeerd, samenhangend budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle - opvolgen van het dagelijks financieel beheer van de dienst - afstemming van / verbanden leggen met de budgetten van de hogere overheid en de gemeentelijke begroting Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rond de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken. - de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie - vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen dienst - briefen van de medewerkers om het benodigd kennisniveau op peil te houden - wetgeving en regelgeving kunnen toepassen 6/13

7 - organiseren van bijscholing, vorming voor het op peil houden van het benodigd kennisniveau - vakgerichte informatie raadplegen - naleven van het arbeidsreglement Projectmatig werken Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende en dienstoverschrijdende projecten. Doel: het meetbaar maken van vooropgestelde doelen, het tijdelijk bijeenbrengen van verschillende kennis en disciplines en het doorvoeren van veranderingen. - de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen - coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten - uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter beschikking stellen van de organisatie - opstarten en/of ondersteunen van projectgroepen - formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau worden gehouden Coördinatie en leiding van de dienst Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de dienst en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de dienst garanderen. - coördineren van de dagelijkse activiteiten van de dienst - waken over de uitvoering van de opdrachten - begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers - in overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de dienst - zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden - tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures - nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de dienst - instaan voor de continuïteit van de dienst - uitwerken van procedures voor het vlot verloop van de werkzaamheden binnen de dienst - toepassen van en waken over het correct en efficiënt gebruik van de interne project- en procesmethodieken - kwaliteitszorg implementeren en opvolgen - coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten - organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de dienst die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd 7/13

8 - zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk Coördinatie, opvolging en controle uitbestede werken Het voorbereiden, uitwerken en controleren van uitbestede patrimoniumwerken. Doel: bijdragen tot een efficiënt en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform de wettelijke bepalingen en afspraken. - het organiseren van planningsvergaderingen en het uitwerken en opvolgen van een planning - controleren van vorderingsstaten - verantwoordelijk voor de definitieve oplevering der werken - tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse overheidsopdrachten en procedures binnen de dienst - controle en opvolging van werken uitgevoerd door nutsmaatschappijen: controleren naar kwaliteit, kwantiteit en timing - bijwonen van de werfvergaderingen met aannemers - opvolging van de werven - opmaken van plaatsbeschrijvingen - contacten met studiebureaus en aannemers van werken - beoordelen van de inschrijvingen, vergelijking van offerten, ontwerp van gunningsbesluiten - controle van de eigen dossiers op naleving wetten, reglementeringen en vergunningen Mobiliteit Voorbereiding en opvolging van alle onderwerpen die betrekking hebben op mobiliteit. Doel: overleg plegen, advies uitbrengen en initiatieven voorstellen m.b.t. het verkeer en mobiliteit in het algemeen en de verkeersveiligheid in het bijzonder. - bijwonen van de mobiliteitsraad en instaan voor de opmaak van het verslag - voorstellen formuleren i.v.m. verkeerssignalisatie en verkeersveiligheid - opvolgen en ondersteuning bij opmaak en actueel houden van het gemeentelijk mobiliteitsplan Bescherming werkplaats De coördinatie van de preventie en bescherming op de werkplaats. Doel: garanderen van de veiligheid op het werk. - rondgang van de gebouwen - onderzoeken van arbeidsongevallen in overleg met de externe preventieadviseur - contacten met de preventieadviseur over psychosociale aspecten op het werk - contacten met de externe dienst voor preventie en welzijn op het werk - het opvolgen van verslagen van de externe preventieadviseur voor wat betreft de installaties, de machines, de gemechaniseerde werktuigen en de individuele of collectieve beschermingsuitrustingen 8/13

9 grondig voldoende elementair - coördineren risicoanalyse psychosociale aspecten - contacten met de arbeidsinspectie en keuringsorganisaties - voorbereiden en opmaken van een globaal veiligheidsplan - aanspreekpunt voor thema's ivm veiligheid - begeleiden en uitwerken van verschillende veiligheidsprojecten Advisering veiligheid en welzijn op het werk Adviezen verstrekken over veiligheid en welzijn op het werk aan de diverse organen binnen de organisatie. Doel: ondersteunen van de organisatie bij haar beleid in het kader van welzijn en veiligheid op het werk. - verstrekken van adviezen bij aankopen - verstrekken van adviezen bij het toezicht, het onderhoud en het gebruik van individuele en collectieve beschermingsmiddelen, machines en installaties - op vraag advies geven aan de leden van het comité voor veiligheid, gezondheid en verfraaiing van de werkplaatsen of, bij ontstentenis, aan de leden van de syndicale afvaardiging - opmaken en/of coördineren van het globaal preventieplan Verruimende bepaling: op vraag van de gemeentesecretaris verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X Financieel management X X HR-management X Strategisch management X X X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X Databanken (Access) X Outlook X X Presentaties (PowerPoint) X Rekenbladen (Excel) X X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking (Word) X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X X 9/13

10 gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Werkmiddelen en werkmethodieken X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X X Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Informatieverwerkend Analytisch denken X X X gedrag Visieontwikkeling X X Interactief gedrag Overtuigingskracht X X Teamwerk en samenwerken X X X Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X X Kwaliteit en nauwgezetheid X X X Probleemoplossend Besluitvaardigheid X X gedrag Klantgerichtheid X X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X X Resultaatgerichtheid X X 10/13

11 Aanwervingsvoorwaarden en inschrijving Om aan de selectieproeven te kunnen deelnemen, dient men in het bezit te zijn van een masterdiploma, ofwel een diploma van het universitair onderwijs of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs. De functie is voorbehouden voor Belgen. Men dient eveneens in het bezit te zijn van een rijbewijs.! Laatstejaarsscholieren of -studenten worden toegelaten tot de selectieprocedure als ze met hun kandidatuur een studiebewijs voorleggen en een verklaring dat ze binnen een termijn van maximum vijf maanden hun einddiploma kunnen behalen. Ze leveren het bewijs dat ze aan de diplomavereiste voldoen uiterlijk op de datum van hun aanstelling bij de gemeente. Sollicitaties (brief, CV, kopie van uw diploma, kopie van uw rijbewijs en uittreksel uit het strafregister) kunt u richten aan het college van burgemeester en schepenen (K. Albertlaan 1, 9840 De Pinte) of mailen naar internezaken@depinte.be en dit uiterlijk vrijdag 27 oktober 2017 (poststempel geldt). 11/13

12 Deel 1: schriftelijk deel Wat houdt de selectieprocedure in? Deze proef heeft als doelstelling het beoordelen van de nodige competenties en de mate waarin men zicht heeft op de job. De proef bestaat uit: - Competentieproef: De kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst. - Worksampleproef: Omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens de selectie aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t de functie kan hierin worden verwerkt. De schriftelijke proef is in zijn geheel eliminerend. Enkel de kandidaten die minstens 60 % van de punten weten te behalen op de schriftelijke proef, gaan over naar de mondelinge proef. De kandidaten dienen bovendien op elk onderdeel (competentieproef en worksampleproef apart) 50% van de punten te behalen. Deel 2: Psychotechnische proef De psychotechnische screening bestaat uit een op de functie en werkomgeving gerichte persoonlijkheidsvragenlijst en psychotechnische testen afgestemd op het niveau en de aard van de functie. Er wordt een uitspraak gedaan naar de geschiktheid van de kandidaat. Om te slagen dient men minstens geschikt bevonden te worden. Om als geslaagd beschouwd te worden dient u als geschikt geadviseerd te worden in de psychotechnische proef. Enkel dan wordt u toegelaten tot de mondelinge proef. Deel 3: Mondeling deel Tijdens de proef wenst de jury een evaluatie te maken van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie en van zijn interesse voor het werkterrein. De mondelinge proef is in zijn geheel eliminerend. Enkel de kandidaten die minstens 60% behalen op de mondelinge proef zijn geslaagd. 12/13

13 Hoe kunt u zich best voorbereiden? De eventueel te kennen leerstof zal na het aanvaarden van de kandidaturen op de website geplaatst worden. Ook nuttige links en bronnen zullen dan doorgegeven worden. Als u verdere informatie wenst te bekomen betreffende het loon, de algemene voorwaarden of de functie, kunt u zich richten tot de personeelsdienst op het telefoonnummer: of via mail internezaken@depinte.be 13/13